jawaban case II - Heru Pramono Sarmono

CASE STUDY CENTENE, FLOWSERVE and SHAW INDUSTRIES :
RELATIONSHIP, COLLABORATION and PROJECT SUCCESS
Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Dosen : Dr. Ir Arif Imam Suroso, MSc(CS)
Disusun Oleh :
HERU PRAMONO SARMONO
KELAS: EK-9
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 2
1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 2
1.2 Tujuan Penulisan ..................................................................................... 2
Bab II PEMBAHASAN ........................................................................................ 3
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Tehnologi Informasi saat ini yang terus berkembang dengan pesat membuat suatu
perusahaan atau organisasi berupaya pula untuk mengembangkan strategi pengembangan
bisnisnya,dalam perjalanannya banyak menemukan kendala dan permasalahannya,tentu
ini menjadi pembelajaran dalam praktek langsung maupun menjadi pengalaman yang
berharga untuk mengatasi masalah dan kendala tersebut sehingga perusahaan dalam
mengembangkan organisasinya membuat proyek-proyek strategis agar perusahaan dapat
terus berkembang dan dapat bersaing dalam dunia bisnis tehnologi informasi tersebut.
Dalam perkembanganya suatu perusahaan atau organisasi tetap menerapkan
prinsip-prinsip Universal dalam mengembangkan strategi bisnis maupun pengembangan
system tehnologi informasi yang mereka bangun terus-menerus sesuai dengan
perkembangan globalisasi saat ini.Misalnya prinsip kerjasama,menjaga hubungan
baik,adanya kepercayaan,bekerja cepat dan tepat waktu dan duduk bersama memecahkan
permasalahan yang ada untuk tujuan bersama sehingga tercapai tujuan yang ingin
dicapai.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan tugas paper ini adalah sebagai pemenuhan tugas
Ujian Akhir Triwulan mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen” oleh dosen Dr. Ir Arif
Imam Suroso, MSc(CS). Disamping itu pula untuk dapat mempelajari serta memahami
prinsip kerjasama,menjaga hubungan baik,adanya kepercayaan,bekerja cepat dan tepat
waktu , duduk bersama memecahkan permasalahan yang ada dan kolaborasi untuk
terciptanya system baru yang lebih baik.
2
BAB II
PEMBAHASAN
Pada Case 2 tergambarkan bagaimana perusahaan-perusahaan seperti Centene,
Flowserve dan Shaw Industries membangun suatu hubungan dan kolaborasi antar lini
dalam membangun dan mengembangkan sistem TI nya. Pada perusahaan Centene,
diceritakan bahwa mereka telah menyelesaikan sebuah sistem keuangan baru. CIO, Don
Imholz mengatakan proyek tersebut melibatkan beberapa orang, beberapa modul, serta
perencanaan keuangan dan perangkat lunak pelaporan dari Hyperion, yang selesai sangat
cepat –dalam waktu 12 bulan- dengan biaya sesuai anggaran. Proyek ini berhasil karena
menerapkan tehnologi dan menyewa infrastruktur system yang berpengalaman dengan
perangkat lunak, hubungan kerjasama yang baik antara organisasi IT, keuangan dan
sumber daya yang ada,dan ketrampilan organisasi yang terlibat didalamnya.
Hubungan yang tidak baik antata IT dan keuangan menjadi kontra produktif dapat
menunda proyek,disini jelas diperlukan kerjasama.Hubungan yang baik antara IT dengan
patner bisnisnya, manajer proyek dengan staf IT, manajer proyek dengan pengambil
keputusan, membuat proyek IT berada pada jalurnya, kata pemimpin IT dan manajer
proyek. Sebaliknya, hubungan yang tidak baik, bagaimanapun akan membuat proyek
gagal.
Pada perusahaan Flowserve, Linda Jojo, CIO Flowserve mempunyai keinginan
untuk menyederhanakan infrastruktur IT perusahaannya. Jojo beranggapan bahwa
proyek tersebut bukanlah sekedar proyek TI, melainkan tanggung jawab perusahaan
untuk melakukan perubahan untuk memperbarui system dan proses,membangun
infrastruktur IT dan memperkenalkan kemampuan IT secara global. Jojo mengumpulkan
35 perwakilan divisi dari seluruh dunia di markas pusat perusahaannya untuk duduk
berdiskusi memutuskan sistem dan proses yang berbeda-beda, apa yang layak dan tidak
layak dan
juga perbaikan-perbaikannya yang harus dilakukan.Flowserver juga
memanggil para ahli untuk mengetahui apa saja yang menjadi kelemahan perusahaan
3
Lebih lanjut Imholz mengatakan masalah kecil dapat menjadi serius “Jika anda
tidak melakukan sesuatu untuk menyelesaikannya pada waktu yang cepat dan tepat,
masalah tersebut menjadi lebih besar. Budaya keterbukaan sangat penting artinya bagi
kinerja sebuah proyek untuk dapat berhasil, adanya hubungan baik dan kepercayaan
serta semua pihak terlibat dan duduk bersama dalam menyelesaikan permasalahan kecil
maupun besar”
1. Dari beberapa contoh pemaparan diatas dapat dilihat bahwa usaha yang mereka
lakukan pada proyek mereka dalam membangun dan mengembangkan sistem IT telah
berhasil di tiap-tiap perusahaan karena adanya saling keterlibatan dan terbentuk suatu
hubungan antar departemen yang terkait di sistem yang mereka bangun. Karena
proyek yang mereka kerjakan bukanlah sekedar proyek milik orang IT. Tiap elemen
dilibatkan untuk membantu menelaah mana yang dianggap perlu dan mana yang tidak
untuk dibuatkan sistem yang baru.
2. Pada perusahaan Centene Don Imholz mengungkapkan bahwa perusahaan
menerapkan teknologi dan menyewa integrator system yang berpengalaman dengan
perangkat lunak yang membantu. Dan mereka juga memiliki hubungan kerjasama
yang baik antara organisasi IT, keuangan dan sumber daya yang ada. Sehingga
mereka melibatkan banyak pihak dalam mengerjakan proyek mereka. Pada
perusahaan Flowserve, mereka mengumpulkan 35 perwakilan divisi dari seluruh
dunia untuk membahas mengenai perubahan struktur sistem IT yang ada. mana yang
perlu perbaikan mana yang tidak perlu lagi digunakan. Pada perusahaan Shaw
Industries Livingston, mereka menggunakan “Scrum” sebagai pengembangan
perangkat lunak dalam praktek bisnisnya. IT kemudian membagi proyek ke dalam
sprint-30-hari kerja bertahap. Setelah itu, mitra bisnis menilai kemajuan IT dan
menyarankan perubahan yang diperlukan.
Dengan Scrum, mitra bisnis bertemu dengan IT selama empat sampai delapan
jam pertemuan, merencanakan untuk melihat semua proyek di backlog dan untuk
bersama-sama menentukan mana yang akan membawa nilai terbesar untuk Shaw
Industries. IT kemudian membagi proyek ke dalam sprint-30-hari kerja bertahap. Ketika
selesai IT sprint, mitra bisnis menilai kemajuan TI dan menyarankan perubahan yang
diperlukan.
4
3. Pada perusahaan Shaw Industries Livingston menggunakan Scrum dan metode Agile
dimana IT melakukan pertemuan dengan perusahaan untuk merencanakan bersamasama proyek yang akan dikerjakan, kemudian IT akan mengerjakan proyek secara
bertahap dalam kurun waktu tertentu biasanya antara 2 sampai 4 minggu, tahap ini
disebut sprint day. Kemudian setelah selesai pada satu tahapan tersebut dilakukan
evaluasi/ feedback oleh perusahaan mana saja yang sesuai dengan yang diinginkan
mana yang tidak perlu. Sehingga dapat di kontrol sejauh mana perkembangan proyek
tersebut. Apabila proyek tersebut tidak berjalan sebagaimana yang diinginkan maka
proyek tersebut dapat dihentikan sebelum semuanya terlanjur selesai dikerjakan. Ini
akan menghemat waktu dan biaya dibandingkan jika perusahaan mengevaluasi saat
proyek aplikasi tersebut selesai dikerjakan. Disamping itu, setiap tahapan perusahaan
juga dapat menguji apakah aplikasi tersebut berguna dengan baik sesuai rencana awal.
4. Pada perusahaan Flowserve, Jojo mengungkapkan bahwa proyek yang mereka
jalankan bukan semata-mata proyek IT melainkan seluruh bagian terkait ikut andil
dalam menyelesaikan proyek tersebut. Mereka dikumpulkan menjadi satu di kantor
pusat mereka untuk membahas bersama mengenai pengembangan aplikasi yang akan
dibuat, di Perusahaan Flowserve diungkapkan contoh khusus yaitu mereka telah dapat
menyelesaikan proyek aplikasi IT dengan sangat cepat –dalam waktu 12 bulandengan biaya sesuai anggaran. Proyek ini berhasil karena hubungan kerjasama yang
baik antara organisasi IT, keuangan dan sumber daya yang ada, kemudian pada
perusahaan Shaw Industries Livingston mereka menggunakan Scrum yang sangat
membantu mereka dalam menyelesaikan proyek pengembangan aplikasi IT. Mitode
Agile menggunakan strategi evaluasi selama proses developing sehingga waktu dan
biaya yang dipergunakan sangatlah tepat dan efisien.
5. Dari ketiga contoh kasus yang dipaparkan pada Case 2 tersebut pada intinya
semuanya memiliki kesamaan cara bagaimana mereka menyelesaikan pembuatan/
pengembangan aplikasi IT mereka yaitu mereka melibatkan berbagai pihak yang
terkait dari seluruh departemen di perusahaan mereka masing-masing. Mereka duduk
untuk berdiskusi mengenai tools apa saja yang diperlukan dan mana saja yang perlu
disingkirkan. Mereka tidak menanggap proyek mereka semata-mata merupakan
proyek departemen IT saja. Kemudian penggunaan Scrum juga dapat dijadikan contoh
untuk diaplikasikan di perusahaan lain dalam membangun sebuah proyek berbasis IT.
5
Tidak sedikit perusahaan yang gagal dalam pengembangan aplikasi berbasis IT antara
lain karena kurangnya interaksi dingan developer, sehingga perbaikan akan menjadi
sebuah cost yang harus dibayar mahal, karena mereka akan bekerja dua kali, membuat
ulang apa yang telah dikerjakan, selain itu juga terdapat kesalah pahaman apa yang
dibutuhkan dengan apa yang dibuat oleh developer pada akhirnya proyek yang telah
dikerjakan akan menjadi sia-sia dan membuang budget. Penggunaan Scrum pada
intinya menyerupai metode IT Planning seperti pada gambar di bawah ini
Padangan
utama
Pembuatan
visi nilai
pelanggan dan
bisnis
Prioritas
Tujuan
utama
Model
dan
strategi
bisnis
Pengemban
gan dan
penggunaan
bisnis
Strategi
dan
arsitektur
bisnis/TI
Pertanyaan lebih
lanjut
Umpan
balik
Umpan
balik
Setiap tahapan dari fase-fase dilaksanakan dengan memberikan umpan balik
sehingga pengguna dapat dengan cepat menanggapi apabila terjadi ketidak sesuaian.
Untuk memulai sebuah proyek, perlu disamakan visi dan misi dari bisnis yang
bersangkutan kemudaian setelah menyamakan presepsi dibuat suatu model yang akan
menjadi acuan dalam pembuatan aplikasi IT pada tahap ini harus terjadi interaksi anatara
pengembang dengan user karena tahap ini merupakan dasar yang akan dikembangkan
menjadi aplikasi. Kemudian setiap tahapan diberikan umpan balik atau feedback kepada
user sampai terakhir pada tahap pengaplikasian.
Penggunaan metode tersebut diatas dapat diaplikasikan untuk perusahaanperusahaan yang akan mengembangkan aplikasi berbasis IT agar setiap proyeknya dapat
terlaksana dengan optimal dan bukan merupakan proyek yang un-usefull.
6
Menurut pendapat saya mau semaju apa perusahaan atau secanggih apa sitem IT
yang dibangun jelas prinsip-prinsip Universal harus diterapkan sebagai standar
pengembangan tehnologi informasi dan pengembangan strategi bisnis.Karena IT dipakai
secara internasional dan menjadi santapan dunia,sehingga prinsip-prinsip Universal pasti
diterapkan,apabila tidak diterapkan tidak mempunyai pondasi yang kuat untuk mengapai
dan menguasai bisnis dunia.
7