BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi 2.1.1. Pengertian

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi
2.1.1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan salah satu kegiatan yang sering dilakukan pada
kehidupan sehari-hari guna dilakukan untuk menyampaikan suatu pesan atau
informasi antara dua orang atau lebih untuk mendapatkan timbal balik. Dengan
berkomunikasi maka seseorang (komunikator) dapat menyampaikan pesan atau
informasi kepada orang lain (komunikan) dan dapat menghasilkan feedback
(umpan balik) sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikator.6
Pengertian
komunikasi
adalah
suatu
proses
dimana
seseorang
menyampaikan stimulasi dalam bentuk kata-kata dengan tujuan mengubah atau
membentuk perilaku orang-orang. Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhankebutuhan untuk mengurangi rasa ketidak pastian bertindak secara efektif
mempertaruhkan memperkuat ego.
Deddy Mulyana7 mengatakan Kata komunikasi atau communication dalam
Bahasa Inggris berasal dari kata Latin communisi yang berarti “sama”,
communico, communication, atau communicare yang berarti “membuat sama” (to
make common). Istilah pertama (communis) paling sering disebut sebagai asal kata
6
Onong Uchyana Effendy, Ilmu Teori dan Filsafat Komunikasi, PT. Cita Aditya Bakti, Bandung,
2000, hal 28
7
Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2007, hal.
46
12
13
komunikasi. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, makna, atau suatu
pesan dianut secara sama.
Selain itu masih banyak definisi-definisi lainnya menurut para ahli yang
mendefinisikan berbagai macam definisi komunikasi. Salah satu menurut Carl
hovland8 mendefinisikan komunikasi sebagai proses yang memungkinkan
seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan yang (biasanya berupa
lambang verbal) untuk mempengaruhi orang lain (komunikate). Everett M
Rogers9 mengatakan komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari
sumber kepada penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku
mereka.
Menurut Onong Uchjana Effendi pengertian komunikasi itu minimalnya
harus mengandung kesamaan makna antara dua pihak yang terlibat. Dikatakan
minimal karena kegiatan komunikasi tidak hanya informative, yakni agar orang
lain mengerti dan tahu, tetapi juga persuasive, yaitu agar orang lain bersedia
menerima suatu paham dan keyakinan, melakukan suatu perbuatan atau kegiatan,
dan lainnya”10
Dalam bukunya, S. Djuarsa Sendjaja memberikan beberapa karateristik
dari komunikasi yaitu :11
8
Deddy Mulyana, op.cit., 68
Deddy Mulyana, op.cit., 69
10
Onong Uchjana Effendi. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Remaja Rosdakarya.
2006 hal 9
11
Sasa Sendjaja, dkk. Pengantar Ilmu Komunikasi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta
2001. Hal 2
9
14
1. Komunikasi adalah suatu proses
2. Komunikasi adalah upaya yang disengaja dan upaya tujuan
3. Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerjasama dari para pelaku yang
terlibat
4. Komunikasi bersifat simbolis
5. Komunikasi bersifat transaksional
6. Komunikasi menembus ruang dan waktu
Dari berbagai definisi disimpulkan maka komunikasi merupakan proses
interaksi antara komunikator dengan komunikan yang saling berbagi informasi
atau gagasan guna terciptanya informasi dan pemahaman yang diharapkan. Dan
dengan adanya komunikasi diharapkan akan terbentuk makna interorestasi
pemikiran dan opini yang sama antara komunikator (penyampaian pesan) dan
komunikan (penerima pesan) sehingga komunikasi dapat berjalan dengan efektif.
2.1.2 Tujuan Komunikasi
Selain itu, menurut R. Wayne Pace, Brenet D. Peterson, dan M. Dallas
Burnet dalam Onong Uchjana Effendi, menyatakan bahwa tujuan sentral kegiatan
komunikasi terdiri atas tiga tujuan utama, yaitu :
a. To Secure Understanding
b. To Establish Acceptance
15
c. To Motivate Action12
Pertama adalah To Secure Understanding, memastikan bahwa komunikan
mengerti pesan yang diterima. Apabila komunikan sudah dapat mengerti dan
menerima pesan tersebut, maka komunikan (penerima)nya itu harus dibina (To
Establish Acceptance) pada akhirnya kegiatan di motivasikan (To Motivate
Action).
Sedangkan menurut Wifbur Schram (1974) tujuan komunikasi dapat
dilihat dari dua kepentingan, yakni :13
1. Kepentingan sumber pengirim
1. Memberikan informasi
2. Mendidik
3. Menghibur
4. Menganjurkan suatu tindakan
2. Kepentingan penerima/Komunikan
1. Menerima informasi
2. Mempelajari
3. Menikmati
4. Menerima/menolak anjuran
Komunikasi yang merupakan suatu kebutuhan dasar manusia untuk
berinteraksi. Hal itu seperti yang dijelaskan dalam pengertian komunikasi, dimana
12
Onong Uchjana Effendi, Komunikasi Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2006
hal 32
13
Ibid Sasa Sendjaja, dkk. Loc, cit. Hal 44
16
komunikasi merupakan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan
dengan menggunakan lambang-lambang baik verbal maupun non verbal dengan
tujuan membentuk atau mengubah perilaku orang-orang yang menjadi sasarannya
(khalayak).
2.1.3 Proses Komunikasi
Proses komunikasi merupakan bagian terpenting dalam kegiatan
komunikasi. Melalui proses komunikasi pesan yang ingin disampaikan akan tepat
pada sasaran dan dapat berjalan efektif. Dalam proses komunikasi, sumber dan
penerima pesan komunikasi, masing-masing melakukan tiga kegiatan atau
tindakan: encoding (membentuk kode-kode pesan), decoding (memecahkan kodekode pesan), dan interprenting (menginterpresentasikan pesan)14
Menurut Onong Uchjana Effendy yang dijelaskan dalam buku “Ilmu
Komunikasi dan Filsafat Komunikasi “bahwa proses komunikasi merupakan suatu
proses penyampaian pikiran atau pesan oleh seorang komunikator atau pengirim
pesan kepada komunikan atau penerima pesan dengan menggunakan suatu
lambang (symbol) sebagai media atau saluran.15
Proses komunikasi tidak akan terjadi apabila tidak ada komponenkomponen yang terlibat didalamnya, oleh karena itu untuk mencapai proses
14
Sasa Djuarsa, Pengantar Ilmu Komunikasi, Pusat Penerbit Universitas Terbuka, Jakarta, 2003,
hal 2.9
15
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Dan Filsafat Komunikasi, PT. Citra Aditya Bakti,
Bandung, 2003, hal. 11
17
komunikasi yang efektif perlu diperhatikan unsur atau komponen – komponen
penting yang sudah mutlak harus ada. Komponen komunikasi tersebut terdiri dari:
a. Sumber, yaitu pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk
berkomunikasi.
b. Pesan, yaitu seperangkat simbol verbal atau non verbal yang mewakili
perasaan, nilai, gagasan.
c. Media atau saluran, yaitu sarana atau alat yang digunakan sumber untuk
menyampaikan pesannya kepada penerima.
d. Penerima, yaitu orang yang menerima pesan dari sumber.
e. Umpan balik, yaitu apa yang disampaikan penerima pesan kepada sumber
pesan.
f. Efek, yaitu apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan
tersebut.16
2.1.4. Bentuk-bentuk Komunikasi
1. Berdasarkan jenisnya
a. Komunikasi intrapersonal, yaitu komunikasi dengan diri sendiri dan
dampaknya hanya dirasakan oleh diri sendiri.
b. Komunikasi intrapersonal, yaitu komunikasi dengan orang lain dan
dampaknya dapat dirasakan pada saat itu juga, oleh pihak yang terlibat.
c. Komunikasi melalui media massa, baru akan dirasakan dan tampak dalam
beberapa waktu kemudian.17
16
Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat Suatu Study Komunikologis, Remaja
Rosdakarya, Bandung 2002, hal. 48
18
2. Berdasarkan ruang lingkupnya
a. Komunikasi internal, bertujuan membangun kerja sama, membuat dan
menjadikan karyawan ikut memiliki dan bertanggung jawab terhadap
organisasinya,
membentuk citra baik
organisasinya,
menanamkan
kepercayaan bagi publik eksternal
b. Komunikasi eksternal, menciptakan opini sebagai efek atau umpan
baliknya serta menciptakan relasi dan mengembangkannya. Itu merupakan
kelangsungan kehidupan organisasi.
c. Komunikasi vertical, sebagai nilai utama adalah pimpinan akan
mengetahui apakah karyawan mengerti pesan yang disampaikan.
d. Komunikasi diagonal, jalur komunikasi singkat atau pendek diperlukan
untuk menyampaikan berita secara cepat, merupakan penanganan praktis
ditengah-tengah kesibukan.
e. Komunikasi horizontal, merupakan organisasi keseluruhan, membuat
organisasi bersatu dan berfungsi.18
2.2 Hubungan Masyarakat (Humas)
2.2.1 Pengertian Humas
Public Relations atau dengan istilah lain kita kenal dengan sebutan
Hubungan Masyarakat (Humas) dikembangkan di Indonesia sejak awal decade
lima puluhan. Humas memiliki peran penting dalam suatu organisasi, baik itu
organisasi profit maupun organisasi non profit.
17
18
Ibid, Hal 88
Ibid, Hal 89-99
19
Humas atau Public Relations Society Of America (PRSA) memberi
beberapa definsi Humas, dan salah satu definisinya adalah bahwa Humas
merupakan pihak yang membantu suatu lembaga untuk berkomunikasi dengan
public dan merupakan kunci agar lebih efektif. Secara singkat Humas memiliki
arti manajemen hubungan.
Humas juga dapat mencakup berbagai macam hubungan atau relations
dengan banyak pihak termasuk masyarakat, kebutuhan akan kehadiran humas
tidak dapat dicegah terlepas kita menyukainya atau tidak karena humas
merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu perusahaan
secara positif.19
PR adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan
hubungan baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang
mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi.20
Sebagai fungsi manajemen, humas mencakup hal-hal sebagai berikut :
1. Memperkirakan, menganalisis, dan menginterprestasikan opini dan sikap
public, dan isu-isu yang mungkin mempengaruhi operasi dan rencana
organisasi, baik itu pengaruh buruk maupun baik.
2. Memberikan saran kepada manajemen disemua level dalam organisasi
sehubungan dengan pembuatan keputusan, jalannya tindakan, dan
19
M. Linggar Anggoro, “Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia”, 2002,
Hal 1.
20
Scot M. Cutlip, et al. Effective Public Relations, 2006 pearson education inc.
20
komunikasi, dan mempertimbangkan ramifikasi public dan tanggung
jawab sosial.
3. Meriset, melaksanakan, dan mengevaluasi secara rutin program-program
aksi dan komunikasi untuk mendapatkan pemahaman public yang
dibutuhkan untuk kesuksesan tujuan organisasi
4. Merencanakan
dan
mengimplementasikan
usaha
organisasi
untuk
mempengaruhi atau mengubah publik.
5. Menentukan tujuan, rencana, anggaran, rekuitmen, dan training staf,
mengembangkan fasilitas, mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk
melakukan semua hal tersebut diatas.
Sedangkan menurut Public Relation news (kasali, 1999:7) mengenai
definisi humas adalah:
“public Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan
evaluasi terhadap sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur
seseorang atau sebuah perusahaan terhadap publiknya,, meyusun rencana
serta menjalankan program-program komunikasi untuk memperoleh
pemahaman dan penerimaan publik.”
Menurut Scott M. Cutlip dan allen H. Center dalam buku Effective Public
Relations, mengatakan “Public Relations merupakan fungsi manajemen yang
menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan tata cara seseorang
atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan
21
suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman dan dukungan dari
publiknya.21
Humas atau Public Relations merupakan mediator yang berada antara
pimpinan organisasi dengan publiknya, baik dalam upaya membina hubungan
masyarakat internal ataupun eksternal.22 Public Relations pada hakikatnya adalah
kegiatan komunikasi, kendati agak berbeda dengan kegiatan komunikasi lainnya,
karena ciri hakiki dari komunikasi public relations adalah komunikasi dua arah
atau timbal balik. Dan arus komunikasi ini yang harus dilakukan dalam kegiatan
public relations, sehingga terciptanya umpan balik yang merupakan prinsip pokok
dari public relations.
2.2.2 Tugas dan Peran Humas
Sebagai sebuah kedudukan yang strategis diperusahaan/lembaga humas
memiliki banyak tugas yang harus dilakukan. Salah satunya adalah menyediakan
berbagai informasi kepada khalayak perihal kebijakan organisasi, kegiatan
produk/jasa, dan kegiatan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu
pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau khalayak.23
Ada pun ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi antara lain
meliputi aktivitas :
21
Scott M. Cutlip dan Allen H. Center, Effective Public Relations, Merancang dan Melaksanakan
Kegiatan Kehumasan dengan sukses, PT. Ideks Kelompok Gramedia, 2007, Jakarta, Hal.5
22
Rosady Ruslan, Ethics Comunnication, penerbit SIC, 2000, Surabaya, Hal 112
23
Frank Jefkins, Humas, PT. Intermasa, Jakarta, 1992, hal. 40
22
1. Membina hubungan kedalam (publik internal)
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi
dari
unit
perusahaan
itu
sendiri.
Seorang
PR
harus
mampu
mengidentifikasi hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam
masyarakat sebelum kebijakan itu dijalankan oleh perusahaan atau
organisasi.
2. Membina hubungan keluar (publik eksternal)
Yang dimaksud publik ekternal adalah publik pada umumnya
mengusahakan tumbuhan sikap dan gambaran publik yang positif terhadap
lembaga yang diwakilinya. Masyarakat adalah suatu kelompok orang yang
tergantung kepada tipe organisasi yang berbeda-beda dimana tempat
masyarakat itu berada.
Kegiatan Humas lebih diarahkan untuk menciptakan citra dan reputasi
perusahaan/lembaga, menjalin hubungan baik antara lembaga dengan masyarakat
dan mengidentifikasi kebutuhan masyarakat dan menciptakan kesamaan persepsi
antara lembaga dengan masyarakat.
Tugas Humas menurut Astrid S. Susanto, yang mengutip pendapat Cutlip
dan Center adalah sebagai berikut :24
1. Mendidik melalui kegiatan non profit suatu publik untuk menggunakan
barang/jasa instansinya.
24
Frida Kusumawati, Dasar-dasar Humas, PT. Ghalia Indonesia, Bogor, 2004, hal 26
23
2. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan
publik.
3. Meningkatkan penjualan barang/jasa
4. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan
masyarakat sehari-hari
5. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan
barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan.
6. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari
pesaing perusahaan oleh konsumen.
2.2.3 Fungsi Humas
Dalam
bukunya
“public
Relations
Priciples
and
Problem”
mengemukakan tiga fungsi PR :
A. It’s should serve the public’s interest (mengabdi pada kepentingan publik)
B. Manitan good communicsations (memrlihara komunikasi yang baik)
C. Stressing good mpral communications (menitik beratkan pada moral
tingkah laku yang baik.
Sedangkan
Onong
Uchana
Effendy
dalam
bukunya
“Hubungan
Masyarakat” mengemukakan empat fungsi PR, yaitu :
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal
24
c. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan meyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik
kepada organisasi.
d. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan
publik.
Menurut F. Racmadi dalam bukunya Public Relations dalam teori dan
praktek dan fungsi utama public relations adalah menumbuhkan dan
mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya,
intern ataupun ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan
motivasi, dan partisipasi public dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini
public) yang menguntungkan lembaga atau organisasi.25
2.3 Perencanaan Program Komunikasi
2.3.1. Pengertian Perencanaan Program Komunikasi
Perencanaan dibidang komunikasi dapat dibedakan menjadi dua tingkatan
mencerminkan pula cakupan dan perencanaan yang dimaksud. Yang pertama,
pada tingkat yang luas dan menyeluruh disebut sebagai perencanaan komunikasi
(communication planning), dan biasanya berskala nasional. Perencanaan ditingkat
nasional dan biasanya dikenal juga sebagai perumusan kebijakan komunikasi
nasional (national communication policy).
25
Soleh Soemirat, dkk, Dasar-dasar Public Relations, PT Remaja Rosdakarya, Bandung 2002,
Hal 6
25
Perencanaan komunikasi dalam rangka merancang dan melaksanakan
program kegiatan komunikasi sangat diperlukan karena pada dasarnya yang
menjadi kepentingan dari kegiatan ini adalah “suatu yang akan dilaksanakan
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”26. Tujuan yang
dimaksud adalah tujuan dari kegiatan komunikasi, dan tujuan komunikasi ini tentu
merupakan suatu kesatuan yang tujuan dari program pembanguan baik disektor
tertentu maupun pembangunan nasional secara keseluruhan27.
Sedangkan pengertian dari program komunikasi dan rekoordinir dari
berbagai metode komunikasi untuk keperluan pemusatan perhatian kepada, dan
menawarkan suatu pemecahan terhadap suatu masalah tertentu28.
2.3.2 Program Public Relations
Merancang program adalah sebuah tantangan tersendiri bagi praktisi PR
ketika program tampaknya sangat mendukung organisasi, alasan akan tahu bahwa
praktisi PR telah memahami apa yang telah dikerjakan oleh pihak manajemen dan
karenanya menjadi bagian dari tim manajemen.
Ketika merencanakan sebuah program, organisasi membuat keputusan
untuk esok hari. Jika kurang memperhatikan langkah perencanaan strategi dalam
proses PR mungkin menghasilkan program yang justru menimbulkan kontroversi
ketimbang memecahkan masalah, membuang-buang uang justru menimbulkan
kesalah pahaman dan kebingungan ketimbang kepastian dan pemahaman.
26
Zulkarnaen Nasution, Perencanaan Program Komunikasi, Universitas Terbuka, 2005, Hal 1.1
Ibid. Hal 1.1
28
Ibid. Hal 1.1
27
26
Rencana program PR diawali dengan pernyataan misi organisasi. rencana
berasal dari peran spesifik yang diserahkan kepada PR. Rencana itu dikaitkan
dengan temuan fakta. Urutan proses investagi terdiri dari empat aspek analisis
situasi :29
1. Pencarian ke belakang. Tidak ada organisasi, tidak ada problem, tidak ada
kesempatan yang tidak punya sejarah. Informasi latar belakang juga penting
jika PR harus menghadapi problem yang mendesak. Apa latar belakang
problem itu? Apa yang terjadi hingga menyebabkan PR terlibat dalam cara
yang berbeda atau baru? Problem PR juga punya sejarah.
2. Pencarian melebar, langkah selanjutnya adalah memantau opini publik
terhadap organisasi. Bagaimana karyawan merasakan kondisi pekerjaan
mereka? Bagaimana lingkungan sekitar memandang kehadiran dan tindakan
komunikasi? Apakah ada kesalah pahaman antara organisasi denga publiknya?
Apakah ada kejengkelan disuatu tempat? Dalam keadaan genting kepada
siapakah organisasi bisa bergantung? Dan kelompok mana yang akan senang
melihat organisasi tertimpa kesulitan atau dipermalukan?
3. Pencarian kedalam. Praktisi harus tahu apa yang membuat organisasi terus
bergerak dan apakah organisasi itu bergerak dengan dengan keyakinan, nilai
dan standar yang bisa dipahami oleh praktisi dan dijunjung tinggi dengan
tulus.
4. Pencarian jauh kedepan. Apakah nilai organisasi dapat dicapai? Dapatkah
perencanaan dan program PR dapat dimasukkan kedalamnya? Dapatkah
29
Scoot, M, Cutlip, Allen H. Center M. Broom, Effective Public Relations, 2007, Hal 363
27
perencanaan dan program PR memberi kontribusi praktis? Akankah organisasi
ini akan bertambah 10 tahun mendatang? Akankah organisasi ini bertambah
besar dan makin kokoh ataukah akan mengalami kemunduran bahkan lenyap?
Apa keunggulan dan kelemahannya? Apa kekuatan yang akan mempengaruhi
peluang keberhasilan atau kegagalan organisasi? Apakah resikonya dan
hasilnya sudah sepadan?
Sebelum adanya perencanaan program seperti diatas, terlebih dahulu
mengambil tindakan dalam pemikiran strategi, yaitu memprediksikan atau
menentukan tujuan masa depan yang diharapkan, menentukan kekuatan apa yang
akan membantu atau menghalangi upaya mengejar tujuan dan merumuskan
rencana untuk mencapai keadaan yang diharapkan.
2.3.3 Faktor Penting Dalam Penyusunan Rencana Program Komunikasi
Dalam penyusunan rencana program komunikasi baik itu suatu perusahaan
harus
menyusun
langkah-langkah prioritas
untuk
menjalankan program
komunikasi. Hal-hal tersebut dapat disusun berdasarkan hal-hal prioritas sebagai
berikut:30
1) Ketersediaan finansial
Kegiatan komunikasi yang akan dilakukan (apakah akan berbentuk siaran
televisi, atau hanya mencetak pamphlet, misalnya) tentu ditentukan oleh
tersedia atau tidaknya keuangan atau biaya untuk itu.
30
Zulkarimein Nasution, Op.cit, Hal 1.10 – 1.13
28
2) Kebutuhan nasioanal dan kebijakan Departemen
Dalam menentyukan kegiatan tertentu, mestilah disesuaikan dengan apa yang
menjadi kebutuhan nasional dan kebijakan departemen atau pun instansi yang
berkenaan dengan bidang masalah yang dimaksud.
3) Kebutuhan local dan kondisi setempat
Masyarakat tentu mempunyai kebutuhan-kebutuhan tertentu pula. Dengan
begitu, apa yang diperlukan oleh suatu masyarakat tertentu, tidak dapat
disamakan
dengan
masyarakat
lainnya.
Kondisi
setempat
harus
dipertimbangkan sebaik-baiknya, karena kerapkali justru kunci persoalan
terletak disini.
4) Ketersediaan sumber-sumber (resources) dan fasilitas
Sumber-sumber (resources) merupakan hal-hal yang diperlukan untuk
memungkinkan dilakukannya sesuatu. Termasuk ke dalamnya adalah
keahlian, sarana dan prasarana, tenaga, dan sebagainya. Ketersedian sumbersumber yang diperlukan untuk mengadakan kegiatan komunikasi tidak selalu
sama disemua tempat. Tergantung pada situasi dan kondisi yang ada. Bahkan
dapat dikatakan bahwa perbedaan ketersediaan itu diantara suatu masyarakat
dengan yang lain, sungguh berfariasi.
5) Kesegeraan efek terhadap khalayak
Dalam merencanakan suatu kegiatan komunikasi, juga harus dipertimbangkan
tentang kesegeraan (immediacy) efek yang kelak ditimbulkannya. Hal itu
memang dibutuhkan. Suatu kegiatan komunikasi memang ada efeknya, tapi
ada pula yang memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengetahui
29
efeknya. Penentuan kegiatan dengan efek yang mana yang ingin dicapai,
tergantung pada keperluan atau pun tujuan program yang bersangkutan.
Apabila yang diinginkan adalah komunikasi yang efeknya segera, maka harus
dicarikan bentuk yang dapat memenuhi hal itu.
6) Kemungkinan respons khalayak
Berdasarkan
perhitungan
dan
pengalaman
sebelumnya,
dapat
juga
diperkirakan bagaimana kemungkinan respons khalayak terhadap kegiatan
komunikasi yang direncanakan. Perkiraan ini seyogyanya dipertimbangkan,
agar kegiatan yang diadakan nantinya, benar-benar berhasil guna dan berdaya
guna.
7) Pengalaman sebelumnya
Dalam kaitan ini, pengalaman melakukan kegiatan komunikasi sebelumnya
baik ditempat lain maupun ditempat yang sama merupakan pertimbangan yang
berharga untuk menjadi patokan. Dengan demikian dapat dihindari hal-hal
yang tidak diinginkan, sekaligus berusaha lebih baik lagi agar program yang
dilaksanakan nantinya, membawa hasil seperti yang diharapkan31.
Sebagai landasan perencanaan dan program kerja manajemen strategi
humas, yaitu secara garis besar memenuhu faktor-faktor berikut:
1. Melakukan atau merancang suatu SWOT, yaitu dengan memprediksi
sejauhmana sumber-sumber daya kekuatan atau kemampuan dan posisi
kelemahan yang dilihat segi internalnya. Kemudian dilihat sejauhmana
31
Ibid, hal 1.14
30
pengevaluasian mengenai kesempatan atau peluang yang ada, bahkan
berupa ancaman yang datang dari segi eksternalnya.
2. Mengevaluasi mengenai perencanaan, pengorganisasian, koordinasi,
pelaksanaan dan pencapaian tujuan yang diharapkan dimasa-masa
mendatang khususnya, dan mencapai tujuan bersama yang terintegrasi
dengan tujuan organisasi atau perusahaan pada umumnya.
3. Melaksanakan
manajemen
dan
aktivitas
humas
berdasarkan
pengumpulan data, perencanaan, komunikasi dan pengevaluasian.
4. Penyampaian analisis fakta secara aktual yang beredar dimasyarakat
baik mengenai persepsi, sikap, maupun opini dan lain sebagainya.
Berdasarkan pengamatan atau penyelidikan tentang kliping berita yang
disiarkan dimedia cetak, bahan publikasi perusahaan dan mengadakan wawancara
tertentu dengan pihak atau tokoh yang dianggap terkait dengan kepentingan
tertentu.32
2.3.4. Langkah-langkah Perencanaan Program Komunikasi
Meskipun mungkin dibutuhkan, namun tidak semua hal ditampung dalam
rencana program komunikasi. Mungkin saja sesuatu hal dipandang baik, tapi tidak
berarti lantas masuk dalam rencana. Perencanaan program komunikasi hendaklah
32
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M, Broom, Effective Public Relations, edisi ke 8,
2007, Hal 121
31
mempertimbangkan berbagai keterbatasan yang ada sehingga rencana yang
disusun menjadi lebih realistis, langkah-langkah yang dapat diambil antara lain:33
1. Menganalisis masalah
Langkah pertama adalah menganalisis masalah yang dihadapi. Hasil analisis
inilah yang menjadi titik tolak dalam menyusun perencanaan program
komunikasi. Setelah melakukan analisis yang benar, kita akan mengetahui
persis apakah sebenarnya masalah yang dihadapi.
2. Menganalisis khalayak
Khalayak yang hendak dijangkau dengan program komunikasi yang akan
dilancarkan hendaklah dianalisis terlebih dahulu. Analisis dimaksudkan agar
penyelanggara program benar-benar mengenali persis siapa yang akan
menjadi khalayak program.
3. Merumuskan objective/tujuan spesifik
Sama dengan ketika kita merencanakan akan menempuh suatu perjalanan
sejak semula sudah ditetapkan empat tujuan perjalanan tersebut. Dalam
perencanaan program komunikasipun begitu, harus jelas hasil yang akan
hendak dicapai. Itulah yang disebut sebagai objectives.
4. Memilih media atas saluran komunikasi
Berdasarkan analisis khalayak dan rumusan objectives, dilakukan pemilihan
media atau saluran komunikasi apa yang akan digunakan untuk menjangkau
khalayak. Pilihan ini dapat berupa kombinasi multi media.
33
Ibid, Hal 1.20
32
5. Mengembangkan pesan
Isi pesan yang akan disampaikan hendaklah dirancang terlebih dahulu sebaikbaiknya. Pengembangan pesan atau disebut juga message design merupakan
langkah untuk merancang dan menata pesan agar penyampaiannya kepada
khalayak sasaran dapat efektif.
6. Merencanakan produksi media
Setelah segala sesuatu mengenai tujuan, strategi, pemilihan media dan
sebagainya ditetapkan maka kini dirumuskan rencana produksi media. Setiap
media yang dipilih memerlukan perencanaan produksi agar hasil yang
diperoleh nantinya dapat sesuai dengan objectives yang telah ditetapkan.
7. Merencanakan manajemen
Untuk melaksanakan program komunikasi, diperlukan suatu pengelolaan atau
manajemen agar semua unsur yang terkait dalam program ini disusun jadwal
kegiatan serta siapa yang bertugas untuk setiap tugas.
8. Merencanakan monitoring dan evaluasi
Sejak dari awal sudah harus dicantumkan dalam perencanaan program
komunikasi
mengenai
aspek
monitoring
dan
evaluasi.
Monitoring
dimaksudkan untuk secara terus menerus mengikuti jalannya proses program
komunikasi yang dimaksud. Sedangkan evaluasi merupakan penelitian
terhadap pencapaian program, agar segala masukan dapat menjadi bahan
untuk menyempurnakan program.
33
Dalam pelaksanaan program komunikasi diperlukan suatu strategi yang
tepat untuk mencapai tujuan komunikasi. Definisi dan strategi komunikasi itu
sendiri menurut Effendy adalah :
“Strategi komunikasi adalah keseluruhan keputusan kondisional yang
akan dijalankan guna mencapai tujuan komunikasi.”34
Strategi pada hakikatnya adalah (planning) dan manajemen untuk
mencapai suatu tujuan. Jika strategi yang diterapkan tepat, makna segalanya akan
berjalan dengan lancar. Strategi seperti perencanaan, berlaku untuk semua
program maupun kegiatan-kegiatan tugas, strategi menjadi penting karena
memberikan fokus terhadap usaha yang dilakukan untuk membantu mendapatkan
hasil serta melihat jauh kedepan. Strategi dapat didefinisikan sebagai penentuan
tujuan dan sasaran jangka panjang, dan adopsi upaya pelaksanaan dan alokasi
sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.35
Bila dikaitkan dengan masalah pokok penelitian maka yang dimaksud
dengan strategi komunikasi adalah suatu perencanaan atau tindakan yang
dilakukan oleh Humas BPJS Ketenagakerjaan untuk mencapai tujuan yng
diinginkan yaitu mengkomunikasikan (menyampaikan) informasi Pelaksanaan
program tentunya tidak terlepas dari peran humas atau PR. Secara struktural,
humas merupakan fungsi dari suatu organisasi atau perusahaan. Humas
merupakan fungsi yang terpisah dari sistem manajemen perusahaan. Humas
bertindak sebagai pendukung manajemen perusahaan (back up of corporate
34
35
Onong L. Effendy, Dimensi-dimensi komunikasi, Bandung Alumni 1981, hal 59
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Op.cit, Hal 353
34
manajemen), sehingga mampu menciptakan citra perusahaan (make on image and
corporate identity) kepada masyarakat sehingga masyarakat paham akan
informasi yang disampaikan.
Agar program-program atau suatu kegiatan humas dapat berjalan dengan
lancar berhasil perlu dilakukan sebagai berikut:36
1. Tentukan tujuan yang hendak dicapai
2. Tentukan target
3. Tentukan ruang lingkup
4. Tentukan jangka waktu
5. Tentukan publik sasaran
6. Tentukan tema, topic dan issue
7. Tentukan efek/dampak yang diharapkan
8. Tentukan fasilitas, perlengkapan, atau sarana yang menunjang
9. Pembentukan team work yang solid dan professional
36
Rosady Ruslan, Manajemen Komunikasi Konsep dan Aplikasi, PT Raja Grafindo Persada,
Jakarta, 2002. Hal 120