Komunikasi Organisasi - Universitas Mercu Buana

Modul ke:
Komunikasi Organisasi
Efek Struktur Organisasi
Fakultas
FIKOM
Program Studi
PUBLIC
RELATIONS
www.mercubuana.ac.id
Reddy Anggara, S.Ikom., M.Ikom
A. Efek Struktur Organisasi
• Bagaimana informasi menyebar ke seluruh bagian
dalam organisasi dan bagaimana proses penerimaan
informasi dalam organisasi menjadi hal yang sangat
penting.
• Ada beberapa hal yang penting dalam mempelajari
aliran informasi dalam organisasi. Salah satunya
memahami terlebih dahulu konsep hubungan.
• Apalagi aliran informasi merupakan proses
menyampaikan informasi dalam berbagai posisi yang
menghubungkan bagian satu dengan bagian yang
lain.
Ciri Komunikasi organisasi yang paling nyata adalah
Konsep Hubungan :
1. Hubungan antar personal
2. Hubungan Posisional
3. Hubungan Atasan Bawahan
4. Hubungan Berurutan
B. Arah Aliran Informasi
Komunikasi Ke bawah ;
• Komunikasi ke bawah, berarti informasi mengalir dari jabatan
berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih
rendah.
• 5 jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan
kepada bawahan, yaitu:
1. informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
2. informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan
pekerjaan
3. informasi mengenai kebijakan dan praktek organisasi
4. infomasi mengenai kinerja pegawai
5. infomasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
• Faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah Arus
komunikasi dari atasan kepada bawahan tidak selalu berjalan
lancer, tapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain :
• Keterbukaan
• Kepercayaan pada pesan tulisan
• Pesan yang berlebihan
• Timing
• Penyaringan
• Metode Komunikasi Ke Bawah
• Tulisan saja
• Lisan saja
• Tulisan diikuti lisan
• Lisan diikuti tulisan
Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian
informasi kepada para pegawai (Level & Galle, 1988) :
• Ketersediaan. Metode yang tersedia cenderung dipergunakan setelah
diinventarisasikan terlebih dahulu.
• Biaya. Metode yang dinilai murah dipilih untuk penyebaran informasi rutin yang
tidak mendesak, metode yang dinilai mahal dapat digunakan jika penyebaran
informasi tidak rutin dan mendesak tapi lebih cepat.
• Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar
sering dipilih daripada metode yang baku.
• Relevansi. Metode yang lebih sering dipilih adalah yang tampak paling relevan
dengan tujuan yang hendak dicapai.
• Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakan
dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi tersebut.
• Keahlian. Metode yang sesuai dengan kemampuan pengirim untuk
menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya
cenderung digunakan.
Bentuk komunikasi yang biasa digunakan
dalam tiap metode adalah :
Metode Lisan :
• Rapat, diskusi,
seminar, konferensi
• Wawancara
• Telepon
• Kontak interpersonal
• Laporan lisan
• Ceramah
Metode Tulisan
• Surat
• Memo
• Telegram
• Majalah
• Suratkabar
• Deskripsi pekerjaan
• Panduan
pelaksanaan
pekerjaan
• Laporan tertulis
• Pedoman
kebijaksanaan
Metode Gambar
• Grafik
• Poster
• Peta
• Film
• Slide
• Display
• Foto
• Komunikasi Keatas
Komunikasi ke atas berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat
yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke atas
juga penting. Hal-hal yang harus dikomunikasikan ke atas adalah:
• memberitahukan apa yang dilakukan bawahan mengenai
prestasi, kemajuan, dan rencana masa depan.
• menjelaskan persoalan kerja yang belum dipecahkan dan
mungkin memerlukan bantuan.
• memberikan saran untuk perbaikan dalam unit-unit atau
dalam keseluruhan organisasi.
• mengungkapkan perasaan pikiran tentang pekerjaan mereka,
rekan kerja, dengan organisasi.
Sharma mengemukakan alasan mengapa komunikasi ke
atas terlihat amat sulit:
• kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran
mereka
• perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik
kepada masalah pegawai
• kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang
dilakukan pegawai
• perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat
dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang
disampaikan.
Prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan
Machaver (1952) bahwa program komunikasi ke atas
yang efektif harus :
• Direncanakan
• Berlangsung terus menerus
• Menggunakan saluran rutin
• Memerlukan pendengar yang obyektif
• Pengambilan tindakan berespons terhadap masalah
• Menggunakan bermacam-macam media dan metode
( yang paling efektif adalah tatap muka) dalam
meningkatkan aliran informasi.
Komunikasi Horisontal Terdiri dari penyampaian
informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja
yang sama. Tujuan komunikasi horisontal adalah:
• mengkoordinasikan penugasan kerja
• berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
• untuk memecahkan masalah
• untuk memperoleh pemahaman bersama
• untuk mendamaikan, berunding dan menengahi
perbedaan yang mungkin terjadi.
• menumbuhkan dukungan antar personal
• Komunikasi Lintas Saluran
Komunikasi ini yaitu informasi yang
diberikan melewati batas-batas
fungsional atau batasan unit kerja
C. Sifat Aliran Informasi dalam Organisasi
• Penyebaran secara serentak
penyebaran pesan yang sama harus tiba di beberapa tempat yang
berbeda pada saat yang bersamaan. Sehingga informasi ini bisa
diterima secara serentak. Penyebaran pesan ini memerlukan suatu
rencana untuk menggunakan strategi atau tekhnik penyebaran pesan
tertentu.
• Penyebaran secara berurutan
Penyebaran cara ini merupakan komunikasi utama dan paling sering
dipergunakan dalam organisasi. Penyebaran ini juga memperlihatkan
pola siapa berbicara kepada siapa.
• Kombinasi Penyebaran secara serentak dan berurutan
Penyebaran ini berusaha mengkombinasikan penyebaran secara
serentak dan berurutan.
D. Pola Aliran Informasi
Pola Roda
• Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang
menduduki posisi sentral.
• Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan
oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran
dan persetujuan anggota lainnya.
Pola Lingkaran
• Memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dangan yang lainnya
hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.
• Tidak seorang anggota pun yang dapat berhubungan langsung dengan
semua anggota lainnya.
• Tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh
informasi yang diperlukan dalam memecahkan persoalan.
• Hasil penelitian pada pola roda dan lingkaran menyatakan bahwa kedua
pola ini menghasilkan konsekuensi yang amat berbeda ( Bavelas, 1950;
Bavelas & Barrett, 1951 ; Burgess, 1969 ; Leavitt, 1951 ; Shaw, 1958 ).
E. Komunikasi Informal, Pribadi atau Selentingan
Beberapa sifat selentingan adalah sebagai berikut :
1. Berjalan melalui mulut ke mulut.
2. Bebas dari kehendak organisasi dan posisi.
3. Menyebarkan informasi dengan cepat.
4. Jaringan kerjanya digambarkan sebagai suatu rantai
kelompok, karena cara penyampaikan cenderung kepada
suatu kelompok dibandingkan pada 1 orang saja.
5. Peran pesertanya lebih cenderung menjalankan 1 dari 3
peranan sebagai penghubung, penyendiri atau
pengakhir.
6. Merupakan produk suatu situasi dari pada produk orang
dalam organisasi tersebut.
7. Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru
terjadi semakin besar kemungkinan untuk menceritakan pada orang
lain.
8. Bila suatu informasi disampaikan pada seseorang menyangkut
sesuatu yang menarik perhatian, semakin besar kemungkinan ia
menyampaikan informasi pada orang lain.
9. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam
kelompok fungsional dari pada antara kelompok-kelompok tersebut.
10. Umumnya 79 % - 90% dari rincian pesan yang disampaikan oleh
selentingan adalah cermat.
11. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, sehingga menghasilkan
kesalahan interpretasi, meskipun rinciannya cermat. Sehingga
seringkali terjadi miss understanding, karena informasi tidak lengkap.
12. Mempengaruhi organisasi (baik pengaruh untuk kebaikan atau untuk
keburukan)
Terima Kasih
Reddy Anggara, S.Ikom., M.Ikom