Persepsi Karyawan Bagian Akuntansi Terhadap Penerapan ERP

1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang semakin pesat serta persaingan bisnis yang
semakin meningkat. Banyak perusahaan terutama Perseroan Terbatas (PT)
dituntut untuk lebih meningkatkan kinerjanya dalam mengelola business process.
Salah satu upaya yang harus dilakukan yaitu dengan memanfaatkan sistem
informasi sebagai keunggulan daya saing perusahaan. Sistem informasi yang
terintegrasi dapat dijadikan sebagai alat untuk pengambilan keputusan strategi
bisnis. Salah satu pengembangan sistem informasi yang didukung dengan
perangkat Information Communication Technology (ICT) adalah ERP (Enterprise
Resource Planning). ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan sebuah
kerangka kerja transaksi perusahaan, suatu sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahaan manufaktur atau jasa guna mengintegrasikan dan
mengotomatiskan banyak proses internal dalam menangani proses manufaktur,
logistik, distribusi, akunting perusahaan, keuangan, dan sumber daya manusia. [1]
PT. PLN (Persero) merupakan salah satu perusahaan milik pemerintah
atau yang lebih dikenal dengan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) yang
bergerak di bidang pelayanan jasa tenaga listrik. Proses bisnis yang terjadi di
kantor PT. PLN (Persero) tidak lepas dari pemanfaatan teknologi informasi.
Adapun sistem sebelum menerapkan ERP (Enterprise Resource Planning) adalah
GL Magic. Kelemahan dari sistem GL Magic yaitu sistem tersebut belum bisa
terintegrasi dengan PT. PLN (Persero) Pusat, sehingga menyebabkan sulitnya PT.
PLN (Persero) Pusat mengetahui serta mengontrol kondisi laporan keuangan di
tiap masing-masing area wilayahnya secara online. Oleh karena itu, PT. PLN
(Persero) Pusat melakukan penyeragaman sistem pada seluruh PT. PLN Jawa dan
Bali. Tujuan dari penerapan sistem informasi yang baru adalah untuk standarisasi
proses bisnis di seluruh unit bisnis dan diharapkan dapat membantu dalam
kontribusi pada penyusunan laporan keuangan.
Tabel 1.1 Perbandingan sebelum menggunakan ERP dan sesudah menggunakan ERP secara
umum
Sistem Terdahulu
Keunggulan :
a. Lebih user friendly (lebih
mudah digunakan)
Sistem yang digunakan saat ini ERP
Keunggulan :
a. Integrasi data keuangan. Oleh
karena semua data disimpan
secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh
data yang up-to-date
b. Akses informasi secara real time.
c. Standarisasi Proses Operasi ERP
menerapkan sistem yang standar,
dimana semua divisi akan
menggunakan sistem dengan cara
yang sama. Dengan demikian,
operasional perusahaan akan
berjalan dengan lebih efisien dan
efektif.
d. Sistem lebih canggih.
7
Kelemahan :
a. Belum terintegrasi dengan
PLN Pusat (belum bisa
dionlinekan).
b. Kualitas sistem tidak
secanggih sistem ERP.
c. Proses pertukaran dokumen
masih manual dan dokumen
yang digunakan masih
hardcopy.
Kelemahan :
a. Sistem tidak fleksibel terhadap
kebijakan-kebijakan
yang
dilakukan oleh perusahaan.
b. Apabila
terjadi
kesalahan
penginputan data, maka akan
berakibat error sistem.
c. Sistem ERP lebih sulit digunakan.
d. Sistem ERP tidak bisa dibuka
secara bersamaan.
Dengan melihat perbandingan diatas, penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana persepsi karyawan bagian Akuntansi terhadap penerapan
ERP (Enterprise Resource Planning) dalam penyusunan laporan keuangan dengan
objek penelitian adalah PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan
D.I.Yogyakarta. Manfaat dalam penelitian ini yaitu untuk mengetahui sejauh
mana penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) yang ada di PT. PLN
(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta yang mana dalam proses
bisnisnya melaporkan segala pertanggungjawaban yang ada dibawah area wilayah
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta kepada PT. PLN
(Persero) Pusat. Sehingga penelitian ini mengacu pada karyawan bagian
Akuntansi karena pada bagian Akuntansi segala aktivitasnya secara keseluruhan
menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning) terutama dalam menyusun
laporan keuangan baik laporan keuangan triwulan maupun tahunan.
2.
Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah seperangkat aplikasi
bisnis terintegrasi, atau modul untuk digunakan secara luas dalam fungsi bisnis,
termasuk buku besar, hutang dagang, piutang dagang, perencanaan kebutuhan
material, manajemen order, pengendalian persediaan, dan manajemen sumber
daya manusia.[2] Penelitian mengenai penerapan ERP (Enterprise Resource
Planning) telah banyak dilakukan antara lain penelitian yang dilakukan oleh [3]
dan [4] menyimpulkan bahwa dengan adanya penerapan ERP/SAP (System
Application Product) menunjukkan keefektifan dalam menghasilkan informasi
akuntansi melalui pelaporan keuangan. Laporan keuangan triwulan dan tahunan
serta Laporan Kondisi Keuangan Perusahaan (KKP) dan flowchart laporan
keuangan. Serta seluruh transaksi merupakan data yang terbaru di dalam
ERP/SAP (System Application Product).
Perkembangan ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) berkembang dari Manufacturing
Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah evolusi dari Material
Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) secara modular biasanya menangani proses
manufactur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan
accounting perusahaan. Kesimpulannya bahwa sistem ini nantinya akan
membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
8
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Perkembangan ERP (Enterprise Resource Planning) dibagi beberapa tahapan,
yaitu :
a. Tahap 1 : Material Requirement Planning
Cikal bakal ERP (Enterprise Resource Planning) adalah konsep Material
Requirement Planning (MRP) atau perencanaan kebutuhan material.
b. Tahap 2 : Close-Loop MRP
Sistem ini dirancang untuk membantu menjalankan rencana pekerjaan di
berbagai lokasi pabrik, penjadwalan inventory internal dan eksternal.
c. Tahap 3 : Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Evolusi berikutnya dari sistem Close-Loop MRP adalah MRP II (untuk
membedakannya dengan MRP).
d. Tahap 4 : Enterprise Resource Planning (ERP)
Tahapan berikutnya adalah evolusi konsep manajemen sumber daya
organisasi/perusahaan adalah ERP (Enterprise Resource Planning). Dasardasar ERP (Enterprise Resource Planning) sebenarnya diturunkan dari
MRP II (Manufacturing Resource Planning), namun proses bisnisnya
diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi perusahaan yang
memiliki beberapa unit bisnis. Dengan sistem ERP (Enterprise Resource
Planning) integrasi keuangan lebih ditekankan, alat bantu rantai-pasok,
dukungan atas bisnis melintas batas fungsi organisasi bahkan melintas
perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
e. Tahap 5 : Extended Resource Planning (ERP II)
ERP (Enterprise Resource Planning) generasi berikutnya mulai
diluncurkan sekitar tahun 2000. ERP (Enterprise Resource Planning) ini
sering disebut Extended ERP (Enterprise Resource Planning) karena
merupakan perluasan dari fungsi-fungsi yang ada pada sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) yaitu mencakup fungsi-fungsi yang dapat
menjembatani komunikasi dengan supplier dan konsumen. Sistem
Extended ERP (Enterprise Resource Planning) ini tidak hanya berfokus
pada konsumen, proses produksi, transaksi real time, manajemen asset
perusahaan, bahkan berfokus pada usaha optimasi seluruh jaringan bisnis
termasuk integrasi dengan supplier. [5]
Modul ERP (Enterprise Resource Planning)
Beberapa modul yang terdapat di dalam sistem ERP (Enterprise Resource
Planning), antara lain :
a. Financial
a. FI – Financial Accounting
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap
keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan
perusahaan, berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal.
Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak
(mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan
hingga ke data transaksi awalnya.
9
b. CO – Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung 4 kegiatan operasional
:
 Pengendalian capital investment
 Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan
merencanakan pembayaran.
 Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan
penggunaan dana di setiap area.
 Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktifitas
perusahaan.
c. IM – Investment Management
Fungsi dari modul IM saling melengkapi dengan fungsi yang
dijalankan oleh modul TR (Treasury), namun modul IM lebih spesifik
ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan
fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam
membuat keputusan.
d. EC – Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise
Controller mengenai hal-hal berikut :
 Kondisi keuangan perusahaan.
 Hasil perencanaan dan pengendalian perusahaan.
 Investasi.
 Maintenance dari aset perusahaan.
 Akusisi dan pengembangan SDM perusahaan.
 Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan,
seperti ukuran pasar, market share, competitor performance.
 Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur
produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba.
e. TR – Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management
dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
b. Distribution and Manufacturing
1. LE – Logistics Execution
Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul
yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM, dan QM. Pada
intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing
hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga
delivery.
2. SD – Sales Distribution
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi
penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar.
Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat
struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol
aktivitas untuk memberikan kepuasaan kepada pelanggan dan
menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan
datang.
10
3. MM – Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen
dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan
konsumsi material, termasuk energi dan servis.
4. PP – Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan
jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.
5. PM – Plan Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan
peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan
mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas
operasional yang sedang berjalan.
6. QM – Quality Management
Modul QM berintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu
fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang
dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
7. PS – Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan, yaitu
:
 Perencanaan terhadap waktu dan nilai.
 Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost
element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis,
pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan.
 Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi pemintaan
material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya
manusia.
 Monitoring terhadap material, kapasitas, dan dana selama
proyek berjalan.
 Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.
c. Human Resources
Berfungsi untuik :
 Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat
waktu terhadap gaji, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan
SDM perusahaan.
 Melindungi data operasionalia dari pihak luar.
 Membangun sistem rekrutmen dan pembangunan SDM yang
efisien melalui manajemen karir. [6]
Konsep Dasar ERP (Enterprise Resource Planning)
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah terminologi yang
diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi seharihari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi
dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material, dan kapasitas. [7] Konsep
dari sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dapat diilustrasikan sebagai
berikut :
11
Gambar 1.1 Konsep Dasar ERP (Enterprise Resource Planning)[7]
Penerapan ERP (Enterprise Resource Planning)
Penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) adalah proses menetapkan
ERP (Enterprise Resource Planning) yang telah dibangun agar user
menggunakannya untuk menggantikan sistem lama. Ada 3 kategori Penerapan
ERP (Enterprise Resource Planning), yaitu :
a. Mengganti sistem manual dengan sistem ERP (Enterprise Resource
Planning).
b. Mengganti sistem informasi Non-ERP (Enterprise Resource Planning)
dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
c. Meningkatkan sistem yang telah ada, misalnya mengimplementasikan
modul baru untuk melengkapi modul yang sudah ada. [8]
Sumber : Hall, 2002
Gambar 1.2 Pendekatan Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning)
Dalam penerapan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) banyak
yang harus dilakukan untuk mengubah cara suatu organisasi bisnis menjadi
teknologi. Maka ada perusahaan yang mengalami kegagalan dalam menerapkan
ERP (Enterprise Resource Planning) disebabkan adanya masalah budaya dalam
perusahaan yang menentang tujuan dari perekayasaan proses. Strategi dalam
12
menerapkan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mencapai tujuan
yaitu melalui dengan menggunakan pendekatan :
a. Big-Bang
Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP (Enterprise Resource
Planning) secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya
adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem
baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya
adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.
b. Step-by-step (Phased Approach)
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya
berkonsentrasi mengimplementasikan modul terkait. Keseluruhan proses
bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas
dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan
datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.
Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang.
Manfaat dari ERP (Enterprise Resource Planning) hanya dapat dirasakan
sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.
c. Small Bang (Pilot Approach)
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi
perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang
terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.
Kekurangannya adalah membutuhkan banyak kustomisasi akibat adanya
operasi spesifik antar site.
Laporan Keuangan
Karakteristik Kualitas Laporan Keuangan menurut SFAC nomor 2, yaitu :
1. Constraint, dalam menyediakan laporan keuangan yang berguna harus
dipertimbangkan 2 batasan (constraint), yaitu :
a. Cost-Benefit (Pervasive Contraint). Cost dalam menyediakan
laporan keuangan harus dipertimbangkan dengan benefit yang
didapat dari menggunakan laporan tersebut. AICPA Special
Committee membuat batasan untuk membatasi biaya pelaporan,
antara lain :
Laporan harus tidak memuat informasi diluar kemampuan
manajemen atau yang mana manajemen bukan sumber
terbaik dari laporan tersebut, sebagai contoh laporan
mengenai competitor.
Manajemen tidak harus diminta untuk melaporkan
informasi yang secara signifikan akan merugikan posisi
kompetisi perusahaan.
Manajemen tidak harus diminta untuk menyediakan
forecasted financial statements, manajemen hanya
menyediakan informasi yang membantu user meramalkan
sendiri kondisi keuangan perusahaan di masa datang.
Manajemen hanya dibutuhkan melaporkan informasi yang
diketahuinya, ini berarti manajemen tidak berkewajiban
13
2.
3.
4.
5.
6.
7.
3.
mengumpulkan informasi yang tidak dimiliki dan
dibutuhkan dalam menjalankan bisnis.
Beberapa elemen laporan keuangan harus dilaporkan
apabila user dan manajemen setuju untuk dilaporkan
sebuah konsep flexsible reporting.
Perusahaan tidak diharuskan untuk melaporkan laporan
forward-looking kecuali ada sesuatu faktor aturan yang
memaksa perusahaan membuatnya.
b. Materiality (Threshold for Recognition). Batasan materiality
berhubungan dengan pengaruh sebuah item dalam operasi
keuangan sebuah perusahaan materiality adalah suatu faktor yang
dapat mengubah laporan.
Relevance. Laporan keuangan bisa disebut relevan apabila dapat
memberikan gambaran masa lalu (feedback value), gambaran masa depan
(predictive value) dan tepat waktu (timeliness).
Reliability. Laporan keuangan dikatakan reliabel jika dapat
diverifikasi,representational faithfulness, dan netral.
Neutrality. Laporan keuangan bersifat netral, contohnya laporan keuangan
untuk intern dan laporan keuangan untuk pajak seharusnya netral (sama).
Verifiability. Laporan keuangan harus bisa diverifikasi oleh metode
akuntansi lain dan hasilnya sama.
Representational Faithfulness. Laporan keuangan harus dapat dipercaya,
angka dan penjelasan yang dilaporkan adalah apa yang memang terjadi.
Comparability. Laporan keuangan akan lebih bernilai apabila bisa
dibandingkan dengan industri yang sejenis.[9]
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif.
Metode ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai fenomena yang ada
di masa sekarang. Penelitian deskriptif dapat diartikan sebagai penggambaran
suatu gejala sosial yang bertujuan untuk menggambarkan sifat objek yang diteliti
[10]. Sedangkan, metode kualitatif bertujuan untuk memberikan informasi yang
mutakhir sehingga bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Selain itu,
metode ini dapat diterapkan pada berbagai masalah [11].
Beberapa karakteristik dari penelitian kualitatif, diantaranya : penelitian
kualitatif lebih mementingkan proses dibanding hasil; penelitian kualitatif lebih
tertarik dengan pengalaman serta manfaat dari penelitiannya; penelitian kualitatif
merupakan instrumen utama dalam pengumpulan dan penganalisa data; penelitian
kualitatif melibatkan kerja lapangan, dimana peneliti biasanya melakukan
observasi terhadap orang-orang, keadaan, atau institusi dalam keadaan yang
sebenarnya terjadi; penelitian kualitatif bersifat deskriptif dimana peneliti lebih
tertarik dengan proses, makna, dan pemahaman yang diperoleh melalui kata-kata
atau gambar-gambar; dan proses dari penelitian kualitatif bersifat induktif dimana
peneliti membangun abstraksi, konsep-konsep, hipotesis, dan teori secara
terperinci [12].
14
a. Tahap 1 : Pengumpulan data. Dilakukan beberapa cara agar mendapatkan
data yang lebih baik. Sumber data yang digunakan data primer dengan
melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait pada PT. PLN
(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta, khususnya
informasi tentang sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang
diterapkan pada bidang Akuntansi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa
Tengah dan D.I.Yogyakarta. Data skunder menggunakan observasi,
membaca literatur, dan kuesioner. Tujuan observasi yaitu untuk
mengamati proses-proses yang sedang berjalan di PT. PLN (Persero)
Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta. Kuesioner digunakan untuk
menganalisa sejauh mana tanggapan responden terhadap penerapan ERP
(Enterprise Resource Planning).
b. Tahap 2 : Pengolahan data. Tahap ini bertujuan untuk mengolah data yang
dihasilkan pada tahap sebelumnya yaitu hasil kuesioner dan wawancara.
Penilaian terhadap hasil kuesioner menggunakan penilaian skala Likert,
yang mana penilaian ini digunakan untuk mengukur, sikap, pendapat, dan
persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang suatu fenomena.
Dengan skala Likert maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi
indikator variabel. Kemudian indikator tersebut dijadikan sebagai tolok
ukur untuk menyusun item-item instrumen yang dapat berupa pertanyaan.
[13]
Tabel 1.2 Penilaian Kuesioner Menggunakan Skala Likert
Jawaban
Bobot Nilai
Sangat setuju
5
Setuju
4
Cukup
3
Tidak setuju
2
Sangat tidak setuju
1
Untuk mengetahui presentasi skor dari masing-masing pernyataan
digunakan rumus, sebagai berikut :
Presentase Skor Total = Skor Total
Skor Ideal
x 100%
Presentase Skor Total (Keseluruhan) =
Jumlah presentase Skor Total
Jumlah item pernyataan
15
Tabel 1.3 Kriteria Presentasi Skor Tanggapan Responden Terhadap Skor Ideal
Jumlah skor %
20,00 – 36,00
36,01 – 52,00
52,01 – 68,00
68,01 – 84,00
84,01 – 100
Kriteria
Tidak baik
Kurang baik
Cukup
Baik
Sangat baik
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner berdasarkan
faktor-faktor yang terdapat dalam metode CSF (Critical Success Factor).
CSF (Critical Success Factor) digunakan untuk mengetahui kontribusi
serta kebutuhan IS/IT terhadap bisnis pada saat ini dan kedepannya
berdasarkan dampak perusahaan.[14] Faktor-faktor kesuksesan dalam
penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) dibagi menjadi 5
kelompok [15], antara lain :
Management/organisasi yang meliputi komitmen, edukasi,
keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung
jawab.
Proses meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain
proses.
Teknologi meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan
interface.
Data meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan
maintenance dan integrasi data.
Personel meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan
pengembangan pengetahuan.
c. Tahap 3 : Analisis data. Tahap terakhir adalah melakukan analisis terhadap
hasil yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya. Tujuan analisis ini
adalah untuk melihat perubahan yang terjadi yaitu penerapan ERP
(Enterprise Resource Planning) pada laporan keuangan. Untuk
menganalisis penerapan ERP (Enterprise Resource Planning)
menggunakan metode CSF (Critical Success Factor) sebagai alat/tools.
dan untuk mengetahui berkualitasnya sebuah laporan keuangan,
berpedoman pada SFAC (Statement of Financial Accounting) nomor 2.
Langkah untuk menganalisis sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
yaitu dengan menyebar kuesioner kepada responden. Dalam kuesioner
tersebut berisi item-item yang berkenaan dengan perencanaan pemilihan
sebuah sistem sampai dengan tahap penerapannya. Dari hasil analisis
tersebut, maka dapat disimpulkan dari tanggapan yang diberikan oleh
responden mengenai penerapan ERP (Enterprise Resource Planning).
Hasil analisis penerapan ERP (Enterprise Resource Planning)
menggunakan metode CSF (Critical Success Factor), kemudian dikaitkan
dengan laporan keuangan yang mengacu pada konsep SFAC (Statement of
Financial Accounting) nomor 2.
16
4.
Hasil dan Pembahasan
Kegiatan utama di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.
Yogyakarta adalah mengontrol dan menangani pendistribusian tenaga listrik yang
terjadi di setiap wilayah unit. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.
Yogyakarta membawahi 11 Area Pelayanan Jaringan (APJ) dan 1 Area Pengatur
Distribusi (APD), yaitu :
APJ Semarang
APJ Kudus
APJ Surakarta
APJ Cilacap
APJ Yogyakarta
APJ Klaten
APJ Tegal
APJ Salatiga
APJ Purwokerto
APJ Pekalongan
APJ Magelang
APD Semarang
Fungsi dari masing-masing cabang tersebut adalah mendistribusikan listrik
kepada konsumen, membangun jaringan distribusi, pelayanan langganan dengan
sistem pembendaharaan serta melaporkan kegiatannya dengan membuat laporan
realisasi dan pertanggungjawaban kepada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa
Tengah dan D.I. Yogyakarta. Untuk mengintegrasikan proses bisnis agar lebih
efisien dan efektif dibutuhkan suatu sistem yang dapat menyederhanakan proses
bisnis pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta.
Sebelum menerapkan ERP (Enterprise Resource Planning). PT. PLN (Persero)
Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta menerapkan Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) berupa software GL Magic. Kelemahan dari sistem tersebut
adalah informasi yang dihasilkan tidak tepat waktu dan informasi (laporan
keuangan) kurang lengkap karena banyak data yang tertinggal, sehingga
menyebabkan user merasa tidak puas.
Hal tersebut ditegaskan oleh Deputi Manager bagian Akuntansi pada saat
dilakukan wawancara, “ … saat PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan
D.I. Yogyakarta menerapkan GL Magic, data-data harus terkumpul dalam jangka
waktu sebulan. Setelah seluruh wilayah unit yang terdiri dari 1 APD dan 10 APJ
diharuskan menyerahkan laporannya yang kemudian diproses selama 1-2 bulan di
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta, baru selanjutnya
disampaikan ke PT. PLN (Persero) Pusat. Konsekuensi untuk memperoleh
informasi tersebut dibutuhkan waktu yang cukup lama sehingga pihak manajemen
PT. PLN (Persero) Pusat tidak puas dengan kinerja dari sistem GL Magic karena
melihat dari sistem tersebut belum bisa terintegrasi baik oleh area wilayah PT.
PLN (Persero) Pusat maupun wilayah unit PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa
Tengah dan D.I. Yogyakarta, sehingga mengakibatkan terlambatnya penyampaian
informasi yang juga menghambat manajemen puncak dalam membuat keputusan
terutama yang berkaitan dengan perencanaan anggaran dan pengawasan
pelaksanaan transaksi”. Selain itu pada sistem GL Magic masih terdapat data yang
belum lengkap dikarenakan keterlambatan laporan dari kantor APD dan APJ yang
masuk di area wilayah unit PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.
Yogyakarta dalam menyerahkan laporan keuangannya ke PT. PLN (Persero)
Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta.
Hal inilah yang menyebabkan manajemen PT. PLN (Persero) Pusat
mempertimbangkan untuk melakukan upgrade dari sistem lama GL Magic ke
17
sistem yang baru yaitu ERP (Enterprise Resource Planning). Dengan ERP
(Enterprise Resource Planning) seluruh transaksi terintegrasi secara langsung ke
pusat sehingga PT. PLN (Persero) Pusat dapat melihat setiap saat transaksi apapun
yang terjadi dan informasi dapat diterima tepat waktu.
Tujuan implementasi ERP (Enterprise Resource Planning), yaitu :
a. Memperoleh benefit dari proses bisnis PLN yang lebih terkontrol dan
standard.
b. Mendapatkan benefit dengan mengadopsi Industrial Best Practice (IBP).
c. Menghasilkan mekanisme operasi dan kontrol yang didukung oleh sistem
ERP (Enterprise Resource Planning).
Dalam proses implementasi, parameter - parameter didalam sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) perlu dikonfigurasi untuk mengakomodasi proses
bisnis perusahaan, sebagai berikut :
a. Tahap Perencanaan
Pada tahap perencanaan, online survey administrator sistem akan
melakukan pengesetan mengenai pertanyaan survey, lingkup
peserta survey, hubungan antara pertanyaan dengan kesimpulan
yang ingin dicapai, pembuatan sesi survey, dan sebagainya.
Pada tahap ini, peserta survey belum dapat menjawab survey yang
diberikan melalui ESS (Employee Self Service).
b. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan, peserta sesi online survey menjawab
pertanyaan-pertanyaan survey.
c. Tahap Pasca Pelaksanaan
Pada tahap pasca pelaksanaan, peserta sesi online survey dapat
melihat hasil dari survey-survey yang pernah diselenggarakan di
PLN.
Gambar 1.3 Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning)
Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) di PT PLN (Persero) secara
umum terdiri dari 3 modul yang terintegrasi, yaitu :
1. ERP Back Office, terdiri dari :
18
a. ERP Keuangan/Akuntansi, ditujukan bagi pegawai yang akan
menjalankan transaksi yang berhubungan dengan fungsi di bidang
Keuangan/Akuntansi (Financial Management). ERP Keuangan
mencakup manajemen kas (treasury), buku besar (general ledger),
hutang usaha (account payable), piutang usaha (account receivable),
aktiva tetap (aset), anggaran (planning and budgeting), pajak (tax), dan
konsolidasi untuk tujuan laporan keuangan (financial reporting).
b. ERP Logistik, ditujukan bagi pegawai yang akan menjalankan
transaksi yang berhubungan dengan fungsi di bidang logistik material.
ERP Logistik mencakup proses pengadaan (procurement) dan
pengelolaan inventory. Aplikasi ini mencakup juga perkiraan
kebutuhan material (material planning) dan manajemen mutu (quality
management).
c. ERP SDM, ditujukan bagi pegawai yang akan menjalankan transaksi
yang berhubungan dengan fungsi di bidang SDM (Human Resource).
ERP SDM mengintegrasikan proses-proses SDM mulai sampai ke
proses pembayaran gaji pegawai.
2. ESS (Employee Self-Service) yaitu akses informasi dan layanan langsung
bagi pegawai.
3. SEM/BW (Strategic Enterprise Management/Business Warehouse),
terdapat laporan manajemen Keuangan, laporan manajemen SDM, dan
laporan manajemen SDM.
Gambar 1.4 Tampilan aplikasi ERP/SAP Logon
Berdasarkan gambar 4.2 menampilkan tentang aplikasi ERP/SAP (Systems
Applications Product) yang bisa dituju oleh user, antara lain :
- ERP Keuangan/Akuntansi (FM) : fungsi keuangan/ akuntansi.
- ERP Logistik/Material (MM) : fungsi logistik/material.
- ERP SDM (HRM) : fungsi Sumber Daya Manusia.
- ERP SEM-BW : fungsi Business Warehouse.
- ERP Training : fasilitas berlatih (Training Playground).
Perubahan proses bisnis yang terjadi pada PT PLN (Persero) Distribusi
Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta secara detail pada tiap area bisnis, yaitu :
19
a. Financial Management (FM)
Area Bisnis
Proses yang
terjadi
Sebelum menggunakan ERP
Sesudah menggunakan ERP
Financial
Management
General
Ledger
- Semua dokumen dari bagian
keuangan, logistik, dan SDM
diberikan kepada bagian
Akuntansi dan akan dijurnal oleh
bagian Akuntansi.
- Proses penjurnalan melalui
sistem ERP setiap bagian
seperti bagian keuangan,
logistik, dan SDM . Sehingga
penjurnalan tidak terpusat
kepada bagian Akuntansi.
Account
Receivable
- Laporan piutang dari bagian
Niaga yang telah direkonsiliasi
dengan Keuangan akan di posting
oleh bagian Akuntansi ke GL
Magic.
- Jurnal akan terposting secara
otomatis secara harian di
sistem ERP. Data koreksi
juga akan terposting melalui
interface kedalam ERP.
Cash
Management
- Hardcopy akan di rekonsiliasi
Bank ke SIMKEU dilakukan
pada akhir bulan.
- Rekonsiliasi Bank ke sistem
ERP dilakukan setiap hari
menggunakan program
interface.
Cost
Controlling
- Pemantauan anggaran tidak bisa
real time dan online.
- Pemantauan anggaran
dengan transaksi dapat
dilakukan real time dan
online.
Melihat perubahan proses yang terjadi pada area bisnis Financial
Management (FM) menunjukkan bahwa semua kegiatan yang berhubungan
dengan General Ledger, Account Receivable, Cash Management, Cost
Controlling sebagian dilakukan oleh bagian Akuntansi. Ini menyebabkan data
yang ada tidak bisa terpenuhi sesuai dengan dateline yang diberikan. Serta dengan
kinerja seperti itu dapat membuang tenaga serta waktu yang berakibat pada
manajemen puncak dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan
keputusan anggaran dan pengawasan pelaksanaan transaksi.
Setelah menerapkan ERP (Enterprise Resource Planning) bagian logistik
dan SDM dapat melakukan penjurnalan sesuai dengan area bisnisnya masingmasing. Salah satu kemampuan pada ERP (Enterprise Resource Planning) dapat
juga menggunakan program interface lain seperti AP2T, jadi manajemen waktu
yang digunakan lebih efisien dan efektif. Untuk menghasilkan laporan keuangan
yangberkualitas juga harus melihat prosesnya dan juga ketepatan waktu. Karena
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta mempunyai
tanggungjawab untuk melaporkan kondisi keuangan dari area wilayahnya yang
terdiri dari 11 APJ (Area Pelayanan Jaringan) dan 1 APD (Area Pelayanan
Distribusi).
20
b. Human Resource Management (HR)
Area Bisnis
Proses yang
terjadi
Human
Resource
Management
Organizational
Management
Sebelum menggunakan
ERP
- Semua proses
pengelolaan data masih
dilakukan secara manual.
Sesudah menggunakan ERP
- Struktur Organisasi yang
berbeda dapat dipelihara
dalam sistem pada versi yang
berbeda.
- Lowongan jabatan dapat
dimonitor di sistem.
- Struktur Organisasi di kelola
di sistem.
-Semua perubahan organisasi
(struktur, rincian, dll) akan
dilakukan terpusat di Kantor
Pusat dan melalui persetujuan
Kantor Pusat.
Personel
Administration
Time
Management
- Proses mentransfer data
pegawai masih panjang
artinya jika terdapat dua
unit, satu unit ingin
mentransfer data pegawai,
unit tersebut harus
mengambil data di
database di unit 1 dan
mengirimkan data kepada
unit 2, kemudian
dimasukkan kepada
database unit 2.
- Proses transfer data bisa
langsung dilakukan antar unit
1 dan unit 2 tanpa harus
mentransfer data secara
manual, karena unit 1 dan unit
2 sudah terintegrasi dengan
sistem ERP sehingga data
bisa di sharing secara real
time.
- File pegawai tidak bisa
di transfer pada kantor
pusat sehingga proses
memonitor status transfer
tidak terjadi
- Status transfer pegawai
dapat di monitor pada sistem
oleh Kantor Pusat dan Unit
Area.
- Sistem informasi
terdahulu pengelolaan
waktu tidak bisa dikelola
secara lengkap.
- Jatah cuti tahunan/cuti besar
dan tunjangannya dihasilkan
secara otomatis dari
perhitungan di dalam sistem.
- Evaluasi waktu kerja
dilakukan oleh sistem.
- Perhitungan IPS bonus
berdasarkan hasil evaluasi
waktu kerja dari sistem.
- Pengelolaan data yang
terkait dengan waktu kerja
pegawai diatur secara terpusat
di dalam sistem.
Payroll
- Untuk mengolah data
- Proses simulasi payroll
21
Incident Report
Management
penggajian masih
menggunakan sistem yang
sederhana dan tidak
terintegrasi dengan bagian
lain .
dapat dilakukan di sistem.
- Proses laporan insiden
masih dilakukan dengan
manual dan memakan
waktu yang lama karena
alur prosesnya panjang.
- Proses sudah dilakukan oleh
sistem dan alur prosesnya
cepat.
- Proses payroll dilakukan di
sistem.
- Hasil payroll dapat langsung
di posting karena terintegrasi
dengan bagian Keuangan.
Perubahan yang terjadi pada area bisnis Human Resource Management
(HR) terletak pada pengelolaan data SDM, terlihat dari sentralisasi proses payroll
terjadi di Kantor Distribusi, untuk pajak penghasilan tiap pegawai telah secara
otomatis dihitung oleh sistem. Ini berbeda saat sebelum menggunakan ERP
(Enterprise Resource Planning) semisal untuk mengurus SPPD (Surat Perintah
Perjalanan Dinas) masih dilakukan secara manual oleh bagian SDM.
Tetapi berbeda setelah menerapkan ERP (Enterprise Resource Planning),
dengan menggunakan ESS (Employee Self Service) yang telah terintegrasi dengan
ERP (Enterprise Resource Planning) dapat memberikan layanan kepegawaian
untuk setiap pegawai PLN, seperti absensi dan cuti, informasi penghasilan, data
pribadi, pengembangan karir, dan pencarian pegawai.
c. Material Management (MM)
Area Bisnis
Material
Management
Proses yang
terjadi
Sebelum menggunakan
ERP
Sesudah menggunakan ERP
Inventory
Management
- Proses inventory
management masih manual
dan belum terintegrasi.
- Proses sudah terintegrasi
oleh sistem ERP, sehingga
tingkat keakuratan data tinggi.
Warehouse
Management
- Proses pengaturan
gudang masih dilakukan
manual oleh petugas.
- Sistem ERP dapat mengelola
tempat penyimpanan hingga
ke level rak.
Adanya integrasi Inventory Management di ERP (Enterprise Resource
Planning) terutama dengan bidang Keuangan dan Akuntansi mempunyai tingkat
kekuratan data yang tinggi. Di bagian pengelolaan material terdapat proses
verifikasi 3-way-matching yang meliputi surat pesanan, penerimaan barang, dan
invoice yang telah terintegrasi didalam sistem ERP (Enterprise Resource
Planning). Begitu juga dalam pengelolaan tempat penyimpanan, keberadaan
fungsi kataloger-material master termasuk diantaranya penetapan kode
normalisasi dan penamaan material, penetapan standarisasi satuan/ SKU (Stock
Keeping Unit), klasifikasi, spesifikasi teknis serta klasifikasi/pengelompokkan
bertujuan untuk memastikan agar tidak terjadi duplikasi.
Dalam melakukan penelitian ini juga memberikan kuesioner kepada
bagian Akuntansi/Keuangan tujuannya untuk mengetahui persepsi dari karyawan
bagian Akuntansi mulai dari perencanaan sampai dengan penerapan ERP
22
(Enterprise Resource Planning). Dari tanggapan responden dengan kuesioner
tersebut, sebagai berikut :
a. Management/Organisasi
Tabel 1.4 Tanggapan Responden Mengenai Management/Organisasi
Pernyataan
Pemilihan konsultan
dari luar yang
disiapkan untuk
membantu proses
persiapan penerapan
ERP
Kebutuhan untuk
melakukan
penambahan atau
pelatihan tenaga ahli
dalam
mengoperasikan
sistem
Perencanaan
infrastruktur yang
mendukung dalam
keberhasilan
penerapan sistem ERP
5
4
3
2
1
Jumlah
Skor
Total
3
7
0
0
0
10
43
Skor
Ideal
50
30%
70%
0%
0%
0%
100%
86%
0
10
0
0
0
10
40
50
0%
100%
0%
0%
0%
100%
80%
2
8
0
0
0
10
42
50
20%
80%
0%
0%
0%
100%
84%
Sumber : Data kuesioner yang telah diolah 2012
Total : 125, Persentase Skor : 83,3%
Berdasarkan tabel 1.4 yang telah disajikan bahwa tanggapan responden
mengenai management/organisasi dari masing-masing item pernyataan meliputi
pemilihan konsultan dari luar yang disiapkan dalam membantu proses penerapan
ERP (Enterprise Resource Planning) sebesar 86%, kebutuhan dalam penambahan
tenaga ahli dalam mengoperasikan sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
mendapat tanggapan dari responden sebesar 80%, sedangkan perencanaan
infrastruktur yang mendukung keberhasilan penerapan sistem ERP (Enterprise
Resource Planning) mendapat tanggapan sebesar 84%. Hasil faktor CSF
tanggapan responden secara keseluruhan mengenai management/organisasi
diperoleh dengan presentase skor 83,3%.
Dari hasil presentase tersebut dibuktikan dengan adanya perencanaan yang
dilakukan oleh PT. PLN (Persero) Pusat untuk melakukan penyeragaman di setiap
area wilayahnya. Dibutuhkan manajemen yang baik, agar pelaporan keuangan
menjadi efisien dan efektif. Pemilihan konsultan yang disiapkan untuk membantu
proses persiapan penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) terkait juga
dengan cost dalam menyediakan laporan keuangan. Karena dengan adanya sistem
yang terintegrasi pada 3 divisi yaitu Keuangan/Akuntansi, Logistik, dan SDM
memberikan hasil optimal dalam penyusunan laporan keuangan. Sehingga dapat
meminimalisir biaya pelaporan serta penyampaian laporan yang diluar batas
kemampuan manajemen.
23
b. Proses
Tabel 1.5 Tanggapan Responden Mengenai Proses
Pernyataan
Kemampuan sistem
dalam mendukung
peningkatan proses
yang lebih efisien
dan efektif
Kemampuan sistem
untuk berjalan pada
berbagai sistem
operasi tanpa
ketergantungan
pada jenis sistem
operasi tertentu.
Kemampuan sistem
dalam
penerapannya tidak
mempunyai
kekurangan atau
kesalahan program
5
4
3
2
1
Jumlah
Skor
Total
3
6
1
0
0
10
42
30%
60%
10%
0%
0%
100%
84%
0
6
3
1
0
10
35
Skor
Ideal
50
50
0%
60%
30%
10%
0%
100%
70%
0
3
3
4
0
10
29
50
0%
30%
30%
40%
0%
100%
58%
Sumber : Data kuesioner yang telah diolah 2012
Total : 106, Persentase Skor : 70,6%
Berdasarkan tabel 1.5 tanggapan responden mengenai proses, pada item
pernyataan kemampuan sistem dalam peningkatan proses yang lebih efisien dan
efektif diperoleh respon 84%, kemampuan sistem untuk berjalan pada berbagai
sistem operasi tanpa ketergantungan dengan sistem operasi tertentu mendapat
respon 70%, sedangkan pada item pernyataan kemampuan sistem dalam
penerapannya tidak mempunyai kesalahan program (bugs) mendapat respon 58%.
Dari hasil faktor CSF pada kuesioner tanggapan responden mengenai proses
mendapat presentase 70,6%.
Hasil presentase tersebut dibuktikan dari keberhasilan efisiensi waktu yang
terjadi dalam perjurnalan transaksi, yang semula bisa lebih dari 10 hari karena
hanya berpusat pada bagian Akuntansi. Kini semua bagian seperti Keuangan,
SDM, dan Logistik bisa melaporkan posisi keuangannya. Artinya bahwa pihak
manajemen bisa mendapatkan informasi secara lebih cepat dan dapat mengetahui
secara detail laporan keuangan tiap divisi (Keuangan, SDM, dan Logistik).
24
c. Teknologi
Tabel 1.6 Tanggapan Responden Mengenai Teknologi
Pernyataan
Kemudahan
penggunaan sistem
(user friendly) oleh
user akan
mempengaruhi
keputusan dalam
seleksi sistem
Kemampuan sistem
untuk mendukung
peningkatan
fleksibelitas
perusahaan dalam
melakukan bisnis
Ketersediaan modul
yang lengkap pada
sistem ERP dalam
mendukung proses
bisnis
5
4
3
2
1
Jumlah
Skor
Total
1
9
0
0
0
10
41
10%
90%
0%
0%
0%
100%
82%
0
9
1
0
0
10
39
Skor
Ideal
50
50
0%
90%
10%
0%
0%
100%
78%
1
9
0
0
0
10
41
50
10%
90%
0%
0%
0%
100%
82%
Sumber : Data kuesioner yang telah diolah 2012
Total : 121, Persentase Skor : 80,6%
Berdasarkan tabel 1.6 pada item pernyataan kemudahan penggunaan
sistem yang user friendly akan mempengaruhi keputusan seleksi sistem mendapat
respon 82%, hal yang sama juga terjadi pada ketersediaan modul yang
mendukung dalam proses bisnis. Sedangkan kemampuan sistem untuk
mendukung peningkatan fleksibilitas di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa
Tengah dan D.I. Yogyakarta dalam melakukan proses bisnisnya mendapat respon
78%. Faktor teknologi yang diperoleh dengan nilai CSF sebesar 80,6% dibuktikan
dengan adanya real time processing, data yang telah terupdate dapat dilihat oleh
seluruh fungsi bisnis yang berada di wilayah unit PT PLN (Persero) Distribusi
Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta. Dan juga pihak PT. PLN (Persero) Pusat dapat
mengetahui semua laporan keuangan baik laporan keuangan triwulan dan laporan
keuangan pada setiap area wilayahnya.
25
d. Data
Tabel 1.7 Tanggapan Responden Mengenai Data
Pernyataan
Kemampuan sistem
dalam melakukan
hubungan interaksi
dengan sistem lain
mempengaruhi
keputusan dalam
seleksi sistem
Kemampuan sistem
untuk meningkatkan
transparansi aliran
informasi akan
mempengaruhi
keputusan dalam
seleksi sistem
Integrasi yang kuat
antar modul di dalam
sistem akan
mempengaruhi
keputusan dalam
seleksi sistem
5
4
3
2
1
Jumlah
Skor
Total
3
6
1
0
0
10
42
Skor
Ideal
50
30%
60%
10%
0%
0%
100%
84%
2
6
2
0
0
10
40
50
20%
60%
20%
0%
0%
100%
80%
1
8
1
0
0
10
40
50
10%
80%
10%
0%
0%
100%
80%
Sumber : Data kuesioner yang telah diolah 2012
Total : 122, Persentase Skor : 81,3%
Berdasarkan tabel 1.7 tanggapan responden mengenai data, kemampuan
sistem dapat melakukan hubungan interaksi dengan sistem lain diperoleh respon
84%, kemampuan sistem untuk meningkatkan transparansi aliran informasi
mendapat respon 80%, serta data yang ada di dalam sebuah sistem mampu
berintegrasi secara kuat antar modul di dalam sistem mendapat respon 80%. Hasil
nilai CSF diperoleh presentase 81,3% dibuktikan dengan adanya kebutuhan
informasi antar wilayah unit di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.
Yogyakarta sudah terintegrasi (online). Dari segi keuangan, tiap-tiap divisi tidak
perlu menunggu lama untuk melaporkan keuangan yang terjadi di tiap area
wilayah unit.
Data merupakan faktor yang berhubungan file-file dalam perusahaan,
sehingga dengan adanya file-file tersebut aliran proses dalam PT. PLN (Persero)
Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogykarta yang jika dalam penerapan ERP
(Enterprise Resource Planning) akan diintegrasikan dari setiap bagian divisi.
Serta proses penginputan pada ERP (Enterprise Resource Planning) dilakukan
dengan satu kali input, ini bertujuan agar tidak terjadi duplikasi.
26
e. Personel
Tabel 1.8 Tanggapan Responden Mengenai Personel
Pernyataan
Kebutuhan untuk
melakukan
penambahan
(pelatihan) tenaga
ahli dalam
mengoperasikan
sistem
Komitmen top
management
terhadap usaha
untuk implementasi
ERP
Adanya ERP
champion yang
menghubungkan
top management
dengan tim
Konsultan yang
berkualitas akan
mempengaruhi
keputusan dalam
seleksi sistem
5
4
3
2
1
Jumlah
Skor
Total
1
7
1
1
0
10
38
Skor
Ideal
50
10%
70%
10%
10%
0%
100%
76%
2
7
1
0
0
10
41
50
20%
70%
10%
0%
0%
100%
82%
1
7
2
0
0
10
39
50
10%
70%
20%
0%
0%
100%
78%
2
7
1
0
0
10
41
50
20%
70%
10%
0%
0%
100%
82%
Sumber : Data kuesioner yang telah diolah 2012
Total : 159, Persentase Skor : 79,5%
Faktor personel dalam hal ini sangat berpengaruh terutama manusia,
karena manusia merupakan pelaku atau objek aktif untuk mencapai kesuksesan.
Dari tabel 4.5 tanggapan responden mengenai personel yaitu didapat persentase
sebesar 79,5%, dapat diketahui bahwa faktor personel (manusia) baik. Meskipun
telah dikategorikan baik, tidak berarti PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah
dan D.I. Yogyakarta harus tetap mempertahankan kualitas manusia, karena
dengan baiknya kemampuan yang dimiliki maka akan berpengaruh juga pada
pemilihan serta penerapan ERP (Enterprise Resource Planning).
Adanya komitmen top management pada penerapan ERP (Enterprise
Resource Planning) juga menjadi pertimbangan dalam penyusunan laporan
keuangan. Karena manajemen hanya melaporkan informasi yang diketahuinya.
Serta salah satu elemen laporan keuangan harus dilaporkan, apabila user dan
manajemen setuju.
27
5.
Simpulan
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I. Yogyakarta telah
menerapkan ERP (Enterprise Resource Planning). Dari penelitian yang dilakukan
dapat dilihat dengan perubahan proses bisnis. Dengan penerapan ERP (Enterprise
Resource Planning) laporan keuangan terkoordinasi dengan baik. PT. PLN
(Persero) sebelum melakukan penyeragaman sistem di setiap area wilayah juga
harus melakukan survey untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan sistem yang
lama dalam melakukan kerja pada area bisnis.
Dengan metode CSF (Critical Success Factor) dapat diterapkan untuk
mengetahui sejauh mana kinerja dari sistem yang akan diterapkan. Dari 5 faktor
yang ada pada CSF (Critical Success Factor) dapat dilihat yaitu mulai dari
management/organisasi, proses, teknologi, data, dan personel. Tiap faktor dapat
diketahui bagaimana alur dari perencanaan dalam pemilihan sistem hingga
penerapan sistem tersebut. Sehingga dalam penyusunan laporan keuangan, baik
laporan triwulan maupun tahunan dapat meminimalisir biaya pelaporan yaitu cost
benefit dan materiality.
6.
Daftar Pustaka
[1] Ramadhani, Fitri, 2011. Analisis Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Dampaknya Terhadap Kepuasaan Kerja Pegawai Pada PT. PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat Dan Banten, Bandung : Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia.
[2]Martin, Wainright E. 2002, Managing Information Technology. Fourth Edition.
New Jersey : Prentice Hall.
[3]Rahayu, Azis, 2010, Analisis Efektivitas SAP (System Application Product) R/3
Terhadap Informasi Akuntansi Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Divisi
Regional I Sumatera, Medan : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
[4] Iwai, Maslija Noviani, 2007. Analisis Efektivitas Sistem Informasi Persediaan
dan Pendistribusian Barang Pada PT Excelcomindo Pratama, Tbk Cabang
Medan, Medan : Universitas Sumatera Utara.
[5]Mustopa, Doni, 2010, Analisis Kualitas Software Systems Applications Product
In Data Processing (SAP) Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Pada PT.
PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
Bandung : Universitas Komputer Indonesia.
[6]Tarigan, Zeplin Jiwa Husada, 2007, Pengaruh Key User Terhadap Kinerja
Perusahaan Pada Implementasi Teknologi ERP, Malang : Tesis Universitas
Brawijaya.
[7] Wibisono, Setyawan, 2005, Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi
Sistem Informasi Terintegrasi, Semarang : Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Stikubank.
[8]Hartono, M., Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan
Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan
Pengelolaan, Edisi 1. Yogyakarta : Penerbit Andi.
[9] Hierarchy of Accounting Qualities, FASB, SFAC No.2 page 20, May 1980
28
[10]Maman Kh, 2002. Menggabungkan Metode Penelitian Kuantitatif dengan
Kualitatif. Bogor : Institut Pertanian Bogor.
[11]Husein, Umar. 1999. Metodologi Penelitian : Aplikasi dalam Pemasaran.
Jakarta : Gramedia
[12]Creswell, J. W. 1994. Research Design : Quantitative And Qualitative
Approach. London : Sage.
[13] Guritno, Suryo, Sudaryono, Rahardja, Untung. 2011, Theory and Application
of IT Research (Metodologi Penelitian Teknologi Informasi), Yogyakarta :
Penerbit Andi.
[14] Ward, J. and Griffiths, P, 1996, Strategic Planning for Information System
2nd ed. Chicester : John Wiley & Son.
[15] Tarigan. Zeplin Jiwa Husada, Tjipto, Silvy Iskandar, Yunita, Sarah, dkk.
2011. Analisa Implementasi Enterprise Resource Planning Pada Perusahaan.
Jurnal.
29