sistem basis data manajemen insiden pada pt

SISTEM BASIS DATA MANAJEMEN
INSIDEN PADA PT. BERCA
HARDAYAPERKASA
Jimmi Tentri
Binus University, Jalan Anggrek Cakra no. 14, Jakarta Barat (11480), Indonesia
[email protected]
Stephanus Yulianto, Jimmi Tentri, Win Allen
Dedi Trisnawarman, S.Si., M.Kom.
Abstract
The purpose of research is to analyze and resolve incidents that occurred in the management
of PT. Berca Hardayaperkasa in terms of incident management and ongoing Request
Change Config (RFC) and designing databases that help solve the problems that occur in
the management system. The method used there are 3 methods consist of, library research
methods, methods of fact-finding techniques and methods of analysis and design. Book study
method is a method of management by reading a few books and seek information via the
website that contains the concepts and theories related to the topic discussed. Methods of
fact-finding techniques is the method by studying the contents of the data, documents,
reports, and records related to the problem and conduct interviews with the parties involved.
Methods of analysis and design is a method to view and analyze existing systems and system
design. The results achieved in the writing is expected PT. Berca Hardayaperkasa can
resolve management problems which happens to be easier.
Keywords: Database, Incident, Request Change Config
Abstrak
Tujuan Penelitian ialah menganalisis dan menyelesaikan insiden manajemen yang
terjadi pada PT. Berca Hardayaperkasa dalam hal manajemen insiden dan Request
Change Config (RFC) yang sedang berjalan serta merancang basis data yang
membantu menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada sistem manajemen.
Metode yang digunakan ada 3 metode yang terdiri dari, metode studi pustaka,
metode fact-finding techniques dan metode analisis dan perancangan. Metode studi
pustaka adalah metode dengan membaca beberapa buku manajemen dan mencari
informasi melalui website yang berisi konsep dan teori yang berhubungan dengan
topik yang dibahas. Metode fact-finding techniques adalah metode dengan
mempelajari isi dari data, dokumen, laporan, dan catatan yang terkait dengan
permasalahan dan melakukan wawancara dengan pihak yang terlibat. Metode
analisis dan perancangan adalah metode dengan melihat dan menganalisa sistem
yang sudah ada serta perancangan sistemnya. Hasil yang dicapai dalam penulisan
skripsi adalah diharapkan PT. Berca Hardayaperkasa dapat menyelesaikan
masalah-masalah manajemen yang terjadi menjadi lebih mudah.
Kata kunci: Basis data, Insiden, Request Change Config
PENDAHULUAN
Sistem basis data merupakan sebuah sistem penyimpanan kumpulan file-file yang saling
berkaitan dengan file yang lainnya serta pengelolaan data dengan menggunakan komputer membentuk
suatu bangunan data untuk memberikan informasi, sehingga informasi yang disediakan cepat dan
akurat. Menggunakan sistem basis data di dalam suatu perusahaan, akan membantu perusahaan dalam
pengambilan keputusan yang lebih baik, tepat dan optimal. Sistem basis data sangat dibutuhkan oleh
semua perusahaan agar dapat bersaing dan mengungguli perusahaan lainnya di zaman yang kompetitif
ini.
Tuntutan agar dapat bekerja lebih baik, maka perusahaan membutuhkan sebuah sistem basis
data, salah satunya adalah PT. Berca Hardayaperkasa. PT. Berca Hardayaperkasa merupakan sebuah
perusahaan terkemuka yang menyediakan sistem komputasi, layanan konsultasi TI, teknologi
komunikasi dan jasa serta layanan untuk korporasi. Berca Hardayaperkasa telah menggunakan sistem
terkomputerisasi dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, sehingga salah satu masalah yang dihadapi
oleh PT. Berca Hardayaperkasa adalah adanya kebutuhan akan fitur yang belum didukung oleh sistem
yang telah berjalan, sehingga dapat membuat kegiatan-kegiatan di dalam perusahaan dapat menjadi
terganggu.
Dengan adanya sebuah sistem basis data manajemen insiden, diharapkan dapat mengatasi
permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. Berca Hardayaperkasa. Oleh karena, itu skripsi ini
membahas mengenai “SISTEM BASIS DATA MANAJEMEN INSIDEN PADA PT. BERCA
HARDAYAPERKASA”.
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Studi pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari referensi dari buku-buku yang berkaitan dengan
topik dan masalah yang dibahas sebagai dasar pertimbangan dalam memecahkan masalah-masalah
yang ada.
2. Metode Penemuan Fakta
1 Mempelajari Dokumen
Mempelajari dokumen, surat, laporan dan catatan yang terkait dengan sistem yang berjalan
dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai masalah yang terjadi pada sistem dan
kebutuhan basis data seperti apa yang dibutuhkan dan yang diinginkan oleh perusahaan.
2 Wawancara
Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses manajemen karyawan yaitu
Supervisor Development untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi.
3 Observasi Perusahaan
Observasi secara langsung terhadap proses kegiatan karyawan yang berjalan pada PT. Berca
Hardayaperkasa
3. Metode Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan
Metode Analisis Sistem yang digunakan pada skripsi ini menggunakan pendekatan diagram aliran
data dengan sebuah bagan yang menjelaskan gambaran aliran data dari sistem.
4. Metode Analisis dan Perancangan Basis Data
Analisis dan perancangan basis data pada penulisan skripsi ini menggunakan pendekatan database
life cycle yang terdiri dari beberapa, sebagai berikut:
1. Database Planning
Membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. System Definition
Menentukan batasan dan ruang lingkup dari sistem yang dibuat dalam perusahaan.
3. Requirement Collection and Analysis
Mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan disetiap bagian dalam perusahaan yang akan
dibuatkan sistem aplikasi yang baru.
4. Database design:
a. Conceptual Database design
Mengidentifikasi dan menentukan entitas, tipe relasi, attribute, domain attribute, primary
key, dan alternate key.
b. Logical Database design
Menentukan relasi untuk model data logikal, mem-validasi model dengan normalisasi dan
membuat model data logikal.
c. Physical Database design
Menerjemahkan model data logical ke dalam DBMS (Database Management System),
mendesain file organisasi dan indeks, mendesain user interface dan mencakup akses data.
5. DBMS Selection
Memilih dan membuat DBMS yang tepat untuk mendukung sistem basis data dan membuat
model kerja dari sistem database yang dibuat.
6. Application Design
Mendesign UI dan aplikasi serta menerapkan dan memproses sistem aplikasi database yang
baru dalam perusahaan.
7. Prototyping Design
Membangun workmodel atau kegiatan dari sistem basis data dimana perancang atau pengguna
dapat memvisualisasikan dan mengevaluasi mengenai tampilan serta cara kerja dari sistem yang
dihasilkan.
HASIL DAN BAHASAN
Pembahasan dengan menggunakan 3 tahapan, yaitu: konseptual, logikal, dan fisikal. Didalam
konseptual merupakan pembahasan berupa proses membangun sebuah rancangan informasi yang
digunakan dalam suatu perusahaan, dimana didalam konsep ini dilakukan identifikasi tipe-tipe entity.
Tabel 1 Identifikasi Tipe Entity
No
1
Entity Name
Tiket
Description
Aliases
Occurance
Istilah umum yang menjelaskan suatu
Surat permohonan
Data yang berisi
masalah yang sedang dihadapi user
perbaikan
tentang
masalah
user
2
Solusi Insiden
Istilah umum untuk menjelaskan
tentang
masalah
beserta
Laporan Insiden
dengan
solusi
Data yang berisi
tentang
masalah
beserta
dengan
solusi yang telah
diberikan
3
RFC
Istilah umum untuk menjelaskan
Surat permohonan
Data yang berisi
permohonan
penggantian
pengajuan
pengaturan
penggantian
untuk
penggantian
sistem
untuk
pada
sistem atau server
4
RFC
Istilah
umum
Development
permohonan
menjelaskan
penggantian
sistem,
khusus untuk IT Development
Surat permohonan
Data yang berisi
penggantian
pengajuan
pengaturan
penggantian
untuk
pada
sistem atau server
5
Karyawan
Istilah
umum
yang
menjelaskan
seseorang yang bekerja pada sebuah
perusahan
Staff
Data yang berisi
tentang karyawan
6
7
Kategori
Istilah umum yang memberitahu
Insiden
kategori – kategori yang terdapat
tentang
pada insiden
insiden
Kategori Tim
Istilah umum yang menjelaskan tim
Kategori insiden
Pembagian Tim
dari teknisi yang ada
8
Departemen
Istilah
umum
yang
departemen-departemen
Data yang berisi
kategori
Data yang berisi
tentang tim
menjelaskan
yang
departemen
ada
Data
yang
berisikan
pada perusahaan
departemen
yang
tedapat
pada
perusahaan
9
Akses
Isitlah umum untuk menjelaskan
database
dan
server
yang
akses
ada
didalam perusahaan
Data yang berisi
database dan server
yang tedapat pada
perusahaan
Gambar 1 ERD Konseptual Awal
Pada tahapan logikal, dilakukan penurunan relasi untuk model dengan membuat relasi-relasi
yang merepresentasikan entitas-entitas, relationship dan atribut yang telah diidentifikasi. Dalam
tahapan ini juga dilakukan pemisahan atau normalisasi dari konsep yang sudah ada.
Gambar 2 ERD Fisikal Setelah di Normalisasi
Tahapan yang terakhir adalah perancangan fisikal, dimana pada tahapan ini model dari data
logikal yang telah dibuat sebelumnya, harus disesuaikan agar dapat berjalan sebagaimana mestinya,
dalam DBMS yang digunakan. Tahapan fisikal mencakup beberapa langkah, yaitu: menerjemahkan
model data logikal untuk DBMS, melakukan design representation, design general constraints,
menganalisa transaksi, memilih index, merancang user view, design security mechanism dan
rancangan desain aplikasi. Ini adalah contoh desain batasan umum dari DBMS yang dituju:
1.
Setiap Tr_Solusi_Insiden hanya memiliki ID_Insiden yang terdiri dari IR dan 6 digit angka.
CONSTRAINT CHECK (ID_Insiden LIKE ’IR [0-9] [0-9] [0-9] [0-9] [0-9] [0-9]’).
2.
Setiap Tr_Kategori_Insiden hanya memiliki ID_Insiden yang terdiri dari IC dan 3 digit angka.
CONSTRAINT CHECK (No_Kehadiran LIKE ’IC [0-9] [0-9] [0-9]’)
3.
Setiap Ms_Kategori_Tim hanya memiliki ID_Kategori_Tim yang terdiri dari TS dan 3 digit
angka.
CONSTRAINT CHECK (ID_Kategori_Tim LIKE ’TS [0-9] [0-9] [0-9]’)
4.
Setiap Ms_Departemen hanya memiliki Kode_Departemen yang terdiri dari DPdan 3 digit
angka.
CONSTRAINT CHECK (Kode_Departemen LIKE ‘DP [0-9] [0-9] [0-9]’)
5.
Setiap Ms_RFC hanya memiliki ID_RFC yang terdiri dari RF dan 3 digit angka
CONSTRAINT CHECK (ID_RFC LIKE ‘RF [0-9] [0-9] [0-9]’)
6.
Setiap Ms_RFC_Development hanya memiliki ID_RFC_Development yang terdiri dari RD dan
3 digit angka
CONSTRAINT CHECK (ID_RFC_Development LIKE ‘RD [0-9] [0-9] [0-9]’)
7.
Setiap Ms_Karyawan hanya memiliki ID_Karyawan yang terdiri dari tahun, bulan, dan angka.
CONSTRAINT CHECK (ID_Karyawan LIKE ‘YYMM [0-9] [0-9] [0-9]’)
8.
Setiap Detil_Tiket hanya memiliki ID_Tiket dan ID_Karyawan
9.
Setiap Detil_RFC hanya memiliki ID_RFC_Development dan ID_Akses
10. Setiap Ms_Tiket hanya memiliki ID_Tiket yang terdiri dari tahun, bulan, dan angka.
CONSTRAINT CHECK (ID_Tiket LIKE ‘YYMM [0-9] [0-9] [0-9]’)
11. Setiap Ms_Akses hanya memiliki ID_Akses yang terdiri dari AK dan 3 digit angka
CONSTRAINT CHECK (ID_Akses LIKE ‘AK [0-9] [0-9] [0-9]’)
Beberapa contoh rancangan layar desain aplikasi
Gambar 3Layar Registrasi Solusi Insiden
Gambar 4 Layar Pembuatan Solusi Insiden
SIMPULAN DAN SARAN
Dengan dibuatnya aplikasi ini PT. Berca Hardayaperkasa menjadi dapat:
a. Mengetahui solusi yang telah disetujui dan ditolak dimana sebelumnya terjadi kesulitan untuk
mengetahui status persetujuan insiden.
b. Menyimpan insiden-insiden yang sudah terjadi dan solusi yang sudah disediakan, dimana
sebelumnya data solusi insiden tidak tersimpan dengan rapi.
c. Mengetahui RFC yang telah di setujui dan ditolak dimana sebelumnya terjadi kesulitan untuk
mengetahui status persetujuan RFC.
d. Mengetahui insiden apa yang memerlukkan RFC, sehingga dapat mengetahui hubungan antara
RFC dan insiden, dimana sebelumnya RFC sering tidak diketahui dibuat untuk insiden apa.
e. Mengetahui teknisi yang paling sering mengajukkan RFC, dimana sebelumnya tidak disimpan data
orang yang mengajukkan RFC
f. Mengetahui teknisi yang paling sering mengajukkan solusi, dimana sebelumnya tidak disimpan
data orang yang mengajukkan solusi
Saran yang dapat diberikan kepada PT. Berca Hardayaperkasa adalah sebagai berikut:
a. Kami menyarankan kepada PT. Berca Hardayaperkasa untuk melakukan pemeliharaan terhadap
sistem dalam periode tertentu agar tetap mendapat hasil maksimal dari sistem.
b. Kami menyarankan kepada PT. Berca Hardayaperkasa untuk melakukan back up dalam periode
tertentu untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan data
REFERENSI
Barclay, R.O., Murray, C. M. (2002). “What is Knowledge Management”, Knowledge Praxis,
available from http://www.media-access.com/ whatis.html
Bin Ladjamudin, Al Bahra (2005). “Analisis dan Desain Sistem Informasi” oleh Penerbit Graha Ilmu,
Tangerang
Connolly, T., &Begg C., (2010). Database System: A Pratical Approach to Design, Implementation,
and Management 5th. English: Addison Wesley
Frederic, W. Taylor. (2005). The Principles of Scientific Management, Harvard University. Harper &
Brothers.
Margono.
(2008).
DATABASE
MANAGEMENT
SYSTEM.
Retrieved,
dari
http://margono.staff.uns.ac.id/2008/10/14/database- management-system-dbms/
Martin, E. (1999). Managing Information Technology What Managers Need to Know (3rd ed.). New
Jersey: Pearson Education International.
Martin, J. (2011). Client/Server Databases: Enterprise Computing. New Jersey: John Wiley& Sons,
Inc.
O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2008).Management Information System. New York: McGraw Hill.
Octafian, D. Tri. (2011). Desain Database Sistem Informasi Penjualan Barang (Studi Kasus:
Minimarket “Grace” Palembang). Jurnal Teknologi dan Informatika (Teknomatika) Vol. 1, No.
2, dari http://isjd.pdii.lipi.go.id/
Rainer Jr, R. Kelly & Efraim Turban. (2009). Introduction to Information Systems Second Edition.
Asia: John Willey& Sons.
Raymond McLeod Jr, dan George P. Schell (2008). Sistem Informasi Manajemen edisi 10, Penerbit
Salemba Empat Jakarta.
Rico, Sierma, & Eva, H. Saragih. (2010). Riwayat Kerja si Dudi, Indonesia: Elex Media Komputindo.
Saraswati, Ni. W. S. (2011). Analisis Rancangan Basis Data Sistem Informasi keuangan PT. PLN
(Persero) Ap Gianyar. Jurnal Manajemen dan Teknologi Informasi Vol. 1, No. 2, dari
http://isjd.pdii.lipi.go.id/
Sembel & Hanny, Santoso (2002). “Bisnis Maya, Laba Nyata – Bunga Rampai Konsep, Aplikasi, dan
Tips Manajemen era Ekonomi Baru”. Penerbit Elex Komputindo.
Stephen Haag, Peter G. W. Keen (1996). Information technology: tomorrow's advantage today,
McGraw-Hill.
Suma’mur, (1996). “Keselamatan Kerja dan Pencegahan Kecelakaan”, Jakarta: Gunung Agung.
Suyanto, M., (2005). PengantarTeknologiInformasiuntukBisnis, Yogyakarta: ANDI.
Wang, Zhipeng, & Zhu, Hong. (2012). Research of Formal Verification of SQL Operation int Top
Level Specification of a Secure Database. International Jurnal of Database Theory and
Application Vol. 5, No. 3, darihttp://www.sersc.org
Whitten, Jeffrey L.: Dittman, Kevin C.: Bentley, Lonnie D., (2004). Metode design dan analisa Sistem
Bibliografi ed 6, Andi Offset. Yogyakarta.
RIWAYAT PENULIS
Jimmi Tentri lahir di kota Jakarta pada tanggal 12 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.