BAB3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1
advertisement
BAB3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit 3.1.1 Latar Belakang Rumah Sakit Rurnah Sakit Kanker Dharmais merupakan rumah sakit kanker pertama eli Indonesia dan merupakan pusat kanker nasional serta menjaeli rumah sakit rujukan tertinggi eli bidang penanggulangan kanker di Indonesia. Sebagai pelopor di bidang pelayanan penyakit kanker, kami menerapkan pengobatan dengan pendekatan Tim Kerja (Timja) dengan berpedoman pada pelayanan terpadu, paripurna dan terjangkau oleh masyarakat. Timja atau Tim Kerja, yaitu pengobatan setiap jenis kanker elitangani oleh Tim Kerja mulai dari tahap diagnosis, pengobatan dan rehabilitasi, setiap pakar yang terkait memberi surnbangan pikiran, dengan demikian ketepatan diagnosis serta tindakan atau pengobatan yang direncanakan eliharapkan akan menjaeli lebih baik. Hingga saat ini kami telah membentuk 13 Timja dengan anggota dari berbagai elisiplin ilmu eli bidang kanker, dan juga dilengkapi oleh 10 disiplin ilmu sebagai tim konsultatif antara lain kardiologi, nefrologi, gastro enterologi, anestesiologi, pskiatri, gizi, tim paliatif nyeri, gigi dan mulut, imunologi dan psikologi. Rurnah Sakit Kanker Dharmais sebagai pusat penelidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan eli bidang kesehatan kanker secara menyeluruh, terpadu dan I I II : ! I 29 berkesinambungan dengan berorientasi pada kepentingan masyarakat serta upayaupaya peningkatan status kesehatan lainnya. 3.1.2 Prestasi Umum Rumah Sakit Berikut ini adalah prestasi urnurn yang diraih oleh Rurnah Sakit Kanker Dharmais: o Terakreditasi 16 layanan dengan Status Akreditasi PENUH TINGKAT LENGKAP diantaranya Administrasi dan Manajemen, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Keperawatan, Rekam Medik, Farmasi, K3, Radiologi, Laboratoriurn, Kamar Operasi, Pengendalian Infeksi di Rumah Sakit, Perinatal Resiko Tinggi, Pelayanan Rehabilitasi Medik, Pelayanan Gizi, Pelayanan lntensif dan Pelayanan Darah, dari Departemen Kesehatan RI Nomor: HK.00.06.3.5.4469, 29 September 2005. o Mendapat Tropi Jakarta Great Sale 2006 dari pemerintah DKI Jakarta kepada Rurnah Sakit Kanker Dharmais dalam partisipasi memeriahkan ulang tahun kota Jakarta untuk kategori "The Best Participant". o Perhimpunan Rumah Sakit Seluruh Indonesia memberikan p1agam penghargaan terbaik ke-3 dalam acara PERSKITI AWARD 2006 kategori Customer Service & Marketing kepada Rumah Sakit Kanker Dharmais. o Juara ke-2 Poster Patient Sqfety dalam acara WHO Clean Care for Care Server2007 30 3.1.3 Pelayanan Unggulan 3.1.3.1 Instalasi Deteksi Dini Kanker dan Ongkologi Sosial Unit Uji Kesehatan dan Deteksi Dini Kanker Rumah Sakit Kanker Dharmais melakukan pemeriksaan rutin (General Check Up) dan lebih khusus pacta pemeriksaan deteksi dini kanker dengan metode mutahir dan lengkap. 3.1.3.2 Pelayanan Endoskopi Bentuk pelayanan yang terdapat di Instalasi Endoskopi meliputi: saluran cema, dan saluran napas. Dalam pengembangan teknologi dan pengetahuan di bidang Endoskopi Rumah Sakit Kanker Dharmais bekerja sama dengan Universitas Toranomon-Jepang 3.1.3.3 Patologi Anatomi Laboratorium Patologi Anatomi Rumah Sakit Kanker Dharmais melakukan pemeriksaan petanda tumor, hispatologi sitologi dan imunopatologi serta menjadi rujnkan bagi klinik dan rumah sakit di Jabotabek. 3.1.3.4 Labotorium Klinik Laboratorium Klinik Rumah Sakit Kanker Dharmais melakukan pemeriksaan rutin dan spesialistik onkologi seperti : pertanda tumor immunoelectroforensis, diagnosis leukemia dan pemeriksaan status 31 immune dengan teknik flowcytometry, pemeriksaan sitogenesik dan mutasiP53. 3.1.3.5 Breast Conserving Treatment (BCT) Breast Conserving Treatment adalah suatu kemajuan pilihan terapi pada kanker payudara stadium dini dimana sebisa mungkin menghindari dari tindakan bedah konvensional mastektomi radikal (operasi pengangkatan payudara) 3.1.3.6 Terapi Radiasi Pasien Kanker Pelayanan Radioterapi di Rumah Sakit Kanker Dharmais adalah yang paling Jengkap saat ini di Indonesia, terdiri dari: radiasi ekterna, brakhiterapi dan radiasi interna. 3.1.3.7 Poliklinik Luka dan Stuma Poliklinik Luka dan Stoma melayani perawatan luka kronik dan luka kanker serta perawatan kolostomi. 3.1.3.8 Rehabilitasi Klinik Tindakan yang dilakukan di Instalasi Rehabilitasi Medik (IRM) tidak hanya untuk pasien kanker saja, namun pasien non kankerpun dapat memanfaatkan pelayanan atau tindakan yang dilakukan di IRM meliputi: konsultasi dokter, konsultasi psikologi, fisioterapi, okupasi, terapi wicara, ortotik prostetik, petugas sosial medik dan bimbingan rohani. Unggulan pelayanan IRM adalah penanganan lympederma dan disphagia. 32 3.1.3.9 Hospice Homecare Pelayanan perawatan pasien kanker stadium terminal di rumah (hospice homecare) termasuk perawatan paliatif. Salah satu model pelayanan perawatan paliatif yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan pasien dan keluarga mencakup aspek bio-psiko-sosio dan spiritual. 3.1.3.10 Pelayanan Kanker secara Terpadu Untuk mewujudkan sistem pelayanan kanker terpadu telah dibentuk berbagai Tim KeJ.ja Kanker (13 Timja): 1. Timja Kanker Anak 2. Timja Kanker Kepala Leher 3. Timja Kanker Ginekologi 4. Timja Kanker Paru dan Thorak 5. Timja Kanker Kulit 6. Timja Kanker Muskulo Skeletal 7. Timja Kanker Mata 8. Timja Kanker Darah dan Sistim Limfoid 9. Timja Kanker Payudara 10. Timja Kanker Hati dan Saluran Cerna 11. Timja Kanker THT 12. Timja Kanker Susunan SyarafPusat dan Susunan Syarat Tepi 13. Timja Kanker Urologi 33 3.1.3.11 Akupuntur Medik Selain dari pada manfaat dalam bidang pengobatan pada saat ini akupuntur juga banyak berperan dalam bidang estetika seperti dalam hal pencapaian berat badan dan bentuk badan yang perawat kulit serta rambut dan lain sebagainya. Titik akupuntur merupakan daerah di kulit yang telah diketahui mempunyai sifat tahanan listrik lebih rendah dari sekitamya, serta kepadatan akhiran syaraf yang lebih dari pada jaringan sekitamya. Perangsangan pada titik akupuntur akan memberikan efek tertentu pada daerah perangsangan serta pada daerah lain yang jauh dari tempat perangsangan melalui mekanisme saraf dan humoral. Sehingga akan menimbulkan keinginan untuk penusukan pada titik akupuntur dapat menimbulkan sedikit rasa nyeri yang umumnya tidak berarti. Sebagaimana cara pengobatan lainnya, akupuntur juga mempunyai efek samping yang pada umurnnya jarang terjadi dan tidak berbahaya selama dilakukan secara profesional seperti pendarahan dan nyeri pada tempat penusukan. Kemungkinan terjadi infeksi dan penularan penyakit pada tindakan akupuntur dapat dihindari dengan penggunaanjarum sekali pakai. 3.1.3.12 Klinik Urologi Klinik Urologi Rumah Sakit Kanker Dharmais adalah klinik dengan pelayanan terpadu yang melayani secara professional untuk penderita dengan kelainan urology umum dengan kekhususan pada kelainan keganasan urology yang diproyeksikan kemudian untuk menjadi pusat rujukan regional. 34 3.1.3.13 Bedah Plastik Bedah Plastik Estetik adalah tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki penampilan tubuh yang sudah baik menjadi lebih baik. Tujuan diharapkan tubuh atau bagian tubuh yang dioperasi tampak lebih baik (estetik, cantik) sehingga pasien dapat menjalani kehidupan psikososiallebih baik. 3.1.4 Struktur Organisasi Rumah Sakit DR - L.., j j r·-----·-·"' Do: f'tong.JWlr.l Sal n emGriklntt'm 1'--·-·--' I 1 1 Komlte I Merlik r $ I Etik rlM I I Hulwm j Direi:tur St ber Oaya Manusia dan IDirektur Umum dan OimkiUr keua"!J<<" ope:ra lol\.'ll Pendldikan -·TI I I I ------------ I Bldiii';IME'dl b:. : r Verilikasol Pelayanilll Medik lr--'-"-1 a - Sub Baglan Sub Baglan Tala usaha 5UD85 g lan . .- SIJb BagOO '----1 SeiGI Pen;tode-an "" Peny kl lp&Mn r·-·-·--Fung!!olonal I 1·-·-·-·-·.J Req4 £v.ru= AI\Qg:ilran ......... Sli:IB g<an """"" '---::t_ SubBagbn tengkapan U ha ""'"""' I Sub Bagisn Data dAn I.Aporan c -- --, IMialas! Staf Mecllk dan ... Sutl n MObll6aSl D¥101 SublbgLm -=- IM.IIIItlai _I l _I 36 3.1.5 Visi dan Misi Untuk mencapai sasaran pembangunan kesehatan akhir tahun 2009, Departemen Kesehatan sebagai pemegang kebijakan di bidang kesehatan menetapkan visi: "Masyarakat Yang Mandiri Untuk Hidup Sehat (Self Motivated Community To Live Healthy Lives)" Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik sebagai salah satu dari penyelenggara pembangunan kesehatan mempunyai visi: "Terwujudnya Pelayanan Medik Prima" Untuk mendukung visi Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Rumah Sakit Kanker Dharmais menetapkan visi: "Rumah Sakit dan Pusat Kanker Nasional yang menjadi panutan dalam penanggulangan penyakit kanker di Indonesia" Visi tersebut mengandung makna bahwa Rumah Sakit Kanker Dharmais harus mampu menjadi pelopor dalam pelayanan kesehatan khususnya pelayanan kanker. Untuk dapat mewujudkan visi tersebut Rumah Sakit Kanker Dharmais menetapkan misi yaitu: 1. Melaksanakan pelayanan yang bermutu tinggi di bidang penanggulangan penyakit kanker. 2. Melaksanakan pendidikan yang bermutu tinggi di bidang penanggulangan penyakit kanker. 37 3. Melaksanakan penelitian yang bennutu tinggi di bidang penanggulangan penyakit kanker. Untuk mendukung visi dan misi tersebut Rumah Sakit Kanker Dhannais mempunyai motto: "Tampil lebih baik, Ramah dan Profesional" serta memiliki filsafah: "Membangun Kerukunan, Kebersamaan, Keterbukaan, dan Kejujuran menyertai kegiatan terpadu, demi mewujudkan Pelayanan terdepan Pelayanan Penanggulangan Kanker". 3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Pendaftaran Rawat Jalan Pasien datang untuk berobatlkonsultasi, jika pasien baru maka petugas admisi akan melakukan registrasi penomoran dan identifikasi pasien bam. Jika pasien adalah pasien lama maka petugas admisi akan mewawancarai pasten tentang nomor rekam medik pasien, dokter dan poli apa yang ingin dituju. Selanjutnya jika pasien merupakan pasien jaminan maka dia hams melakukan prosedur penerimaan pasien jaminan, jika tidak maka petugas admisi akan melakukan pengisian data, dan memberikan pasien bukti layanan (karcis) untuk ke poliklinik. 3.2.2 Prosedur Pendaftaran Rawat Inap Pertama-tama petugas admisi akan menanyakan surat pengantar pennintaan dirawat, kelas perawatan, cara pembayaran ke pasien. Kemudian petugas admisi akan melakukan konfinnasi kepada petugas ruangan Rawat !nap 38 apakah ada kamar rawat atau tidak. Jika tidak, petugas admisi akan menulis pasien tersebut dalam daftar tunggu. Jika ada, petugas admisi akan menanyakan pasien untuk melakukan prosedur penerimaan pasien jaminan untuk yang memiliki jaminan, kalau pasien tidak mempunyai jaminan maka petugas admisi akan melakukan identifikasi dan menyarankan pasien untuk menandatangani persetujuan dirawat, meminta rekam medik dan menganjurkan pasien untuk menyelesaikan prosedur administrasi, selanjutnya penerimaan pembayaran uang pasien ke kasir muka pasien untuk Rawat melakukan Inap. Bukti pembayaran (kwitansi) dibawa ke petugas admisi kembali, maka petugas admisi akan mendaftarkan pasien Rawat Inap apabila sudah siap dan mengantarkan pasien dan memberikan gelang pasien ke perawat Rawat Inap, selanjutnya akan dilakukan serah terima pasien kepada perawat ruangan Rawat Inap. 3.2.3 Prosedur Pengambilan dan Penyimpanan Rekam Medik Pertama petugas filling akan mengambil rekam medik ke setiap unit layanan, kemudian melakukan cross cek terhadap status yang dikembalikan. Selanjutnya petugas filling akan menyerahkan rekam medik ke petugas assembling, petugas assembling akan merapikan rekam medik dilanjutkan oleh petugas koding yang akan mengkode dan mengindeks sesuai dengan buku pedoman Pengelolaan Administrasi Rekam Medik Rumah Sakit Kanker Dharmais. Setelah selesai maka petugas filling akan memasukkan rekam medik ke dalam roll o'pack (Iemari tempat menyimpan rekam medik) dan mencabut tresser (map pengganti rekam medik yang dipinjam). 39 3.2.4 Prosedur Sistem Perjanjian Pasien Dokter/SMF akan membuat perjanjian dengan pasren sesuai dengan tanggal yang disepakati bersama dan dibuat formulir petjanjian untuk diserahkan kepada petugas administrasi unit. Lalu petugas administrasi unit akan menyerahkan formulir petjanjian rangkap putih dan rangkap kuning kepada pasien. Setelah itu, pasien akan menyerahkan formulir petjanjian rangkap kuning akan kepada petugas admisi. Petugas admisi akan menuliskan nomor yang dapat dihubungi dan akan mensortir formulir perjanjian rangkap kuning sesuai tanggal dan dicatat ke dalam buku ekspedisi pasien petjanjian. Setiap hari pukul 15.00 petugas filling akan mengambil semua formulir perjanjian rangkap kuning yang ada pada hari itu dan akan menyiapkan rekam medik untuk unit terkait. 3.2.5 Prosedur Peminjaman Rekam Medik Oleh Unit Pelayanan Medis Petugas filling menerima permintaan rekam medik dari petugas unit Layanan lalu mencatatnya pada lembar sementara. Petugas filling adalah petugas rekam medik yang bertugas mengambil, mendistribusikan dan menyimpan rekam medik. Setelah itu, Petugas filling akan mencari rekam medik sesuai dengan permintaan pada Roll o'pack (lemari tempat penyimpanan rekam medik). Bila tidak ditemukan maka Petugas filling akan membuat folder rekam medik sementara. Bila ditemukan maka Petugas filling akan mencatatnya ke dalam Buku Kendali 1 dan membuat Bon Pinjam. Buku Kendali 1 adalah buku yang berisikan catatan file rekam medik yang dipinjam oleh unit layanan medis. Setelah itu, petugas filling akan mengantarkan rekam medik tersebut kepada unit-unit layanan yang meminta. Petugas unit layanan menerima rekam medik yang dipesan dan 40 mencatatnya ke dalam Buku Ekspedisi Peminjaman serta menandatangani Bon Pinjam. Petugas filling menerima Bon Pinjam dan memasukkannya ke dalam tresser (map pengganti rekam medik yang dipinjam) serta memasukkannya ke dalam Roll o'pack. 3.2.6 Prosedur Peminjaman Rekam Medik Oleh Dokter/Pengguna Lainnya Peminjam akan membuat Surat Peminjaman Rekam Medik kepada Kepala Bagian Rekam Medik. Setelah disetujui oleh Kepala Bagian Rekam Medik, Daftar Permintaan tersebut akan diserahkan kepada Kepala Seksi Filling. Kepala Seksi Filling akan mengkoordinasikan dan membuat perjanjian dengan yang meminjam rekam medik lalu menyerahkan permintaan rekam medik ke petugas filling. petugas filling akan mencari rekam medik dan hila ditemukan, akan dicatat ke dalam Buku Kendali 2 lalu meletakkan rekam medik di meja yang telah disiapkan lalu diberikan kepada peminjam. Setelah selesai meminjam, peminjam akan mengembalikan rekam medik yang dipinjam lalu akan disimpan oleh petugas filling. 3.2.7 Prosedur Permintaan Salinan Rekam Medik Pasien /keluarga pasien akan menunjukkan kartu pasien kepada petugas administrasi rekam medik sebagai bukti permintaan salinan rekam medik. Petugas administrasi rekam medik akan meminta rekam medik yang akan dicopy kepada petugas filling. Petugas filling akan mencatat ke dalam Buku Kendali 1, membuat Bon Pinjam dan akan menyerahkan rekam medik kepada petugas administrasi Rekam Medik. Setelah menerima berkas rekam medik, petugas administrasi 41 rekam meelik akan mengcopy berkas-berkas yang diminta dan memberikannya kepada paseinlkeluarga pasien. Setelah menerima salinan tersebut, pasien/keluarga pasien akan tanda tangan eli Buku kendali 3. 3.2.8 Prosedur Pelayanan Pasien Instalasi Rawat Darurat Dokter/perawat/pramuhusada/administrasi menerima pasien, jika pasien lama pasien harus membawa kartu pasien. Jika pasien baru maka pasien harus mengikuti prosedur pendaftaran pasien baru di admisi. Setelah itu perawat/administrasi/pramuhusada meminta dan mengambil berkas rekam meelik dan catatan keperwatan pasien. Dokter/perawat akan melakukan TRIAGE dan elicatat dalam formulir catatan meelik darurat, jika tidak eliperlukan tindakan maka pasienlkeluarga pasien dapat mengurus pembayaran, jika eliperlukan tindakan maka dokter/perawat akan melakukan tindakan dan mencatat setiap tindakan yang dilakukan. Jika pasien perlu dirawat, maka dokter/perawat akan melakukan konsultasi dengan pasien/keluarga/wali untuk menanyakan ingin eli rawat di Rumah Sakit Kanker Dharmais atau rumah sakit lain. Setelah pasien/keluarga/wali mengambil keputusan untuk elirawat di Rumah Sakit Kanker Dharmais dan ada tempat tersedia, maka dokter akan membuat Surat Rawat dan Cek Lis Serah Terima Pasien dan akan elilanjutkan dengan prosedur Rawat Inap. Jika tidak setuju untuk dirawat di Rumah Sakit Kanker Dharmais maka dokter akan membuat Formulir Kesimpulan perawat pasien pindah/pulang atau Surat Rujukan dan merninta keluarga pasien untuk mengurusi pembayaran. 42 3.2.9 Prosedur Penerimaan Pasien Jaminan 3.2.9.1 Prosedur Penerimaan Pasien Jaminan Yang Perusahaan Belum Ikatan Kerjaama Rawat Inap Pasien datang dengan membawa Surat Jaminan Perusahaan ke petugas layanan pasien jaminan. Petugas jaminan akan memberikan Surat Jaminan Perusahaan ke Kepala Sub Bagian Pengembangan Usaha untuk dicek. Setelah itu, Kepala Sub Bagian Pengembangan Usaha akan meneruskan Surat Jaminan Perusahaan tersebut ke Kepala Bagian Pelayanan Pelanggan untuk analisa bonafiditas, jika bonafid Surat Jaminan akan distempel dan disetujui. Jika tidak bonafid, Surat Jaminan Perusahaan ditolak dan Surat tersebut akan dikembalikan ke pasien oleh petugas layanan pasien jaminan, sedangkan jika Surat Jaminan Perusahaan diterima, maka petugas layanan pasien jaminan akan menginformasikan bahwa Surat Jaminan Perusahaan diterima dan memberikan fotokopi Surat Jaminan yang distempel ke pasien. 3.2.9.2 Prosedur Penerimaan Pasien Jaminan Lama Perusahaan Sudah Ikatan Kerjasama untuk Rawat Jalan Pasien datang dengan membawa Surat Jaminan Perusahaan ke petugas layanan pasien jaminan. Selanjutnya petugas layanan pasien jaminan akan melakukan konfirmasi kebenaran Surat Jaminan ke perusahaan yang bersangkutan. Jika Surat Jaminan sudah diterima, pasien 43 akan melakukan registrasi langsung di tempat petugas layanan pasien Jamman. 3.2.9.3 Prosedur Penerimaan Pasien Jaminan Baru Perusahaan Sudah Ikatan Kerjasama untuk Rawat Jalan Pasien datang dengan membawa Surat Jarninan Perusahaan ke petugas layanan pasien jaminan. Selanjutnya petugas layanan pasien jaminan akan melakukan konfirmasi kebenaran Surat Jaminan ke perusahaan yang bersangkutan. Jika Surat Jaminan sudah diterima, Surat Jaminan yang sudah diverifikasi tersebut akan diberikan ke pasien, kemudian pasien akan membawa Surat Jaminan yang sudah diverifikasi, surat rujukan untuk Rawat Jalan ke admisi Rawat Inap/Rawat Jalan untuk melakukan registrasi. 3.2.9.4 Prosedur Penerimaan Pasien Jaminan Lama/Baru Perusahaan Sudah Ikatan Kerjasama untuk Rawat Jalan Pasien datang dengan membawa Surat Jaminan Perusahaan ke petugas layanan pasien jaminan. Selanjutnya petugas layanan pasien jaminan akan melakukan konfirmasi kebenaran Surat Jaminan ke perusahaan yang bersangkutan. Jika Surat Jaminan sudah diterima, Surat Jarninan yang sudah diverifikasi tersebut akan diberikan ke pasien, kemudian pasien akan membawa Surat Jaminan yang sudah diverifikasi, berkas pengantar masuk untuk Rawat Inap ke admisi Rawat Inap/Rawat Jalan untuk melakukan registrasi. 44 3.2.10 Prosedur Penerimaan Pasien Asuransi Kesehatan Sosial Rawat Inap!Rawat Jalan Pasien datang dengan membawa berkas pasien asli dan fotokopi yang meliputi: kartu Asuransi Kesehatan/Askes, surat pengantar dari PT. Askes, rujukan Puskesmas, rujukan Rumah Sakit Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan PT. Askes ke petugas Pusat Pelayanan Administrasi Terpadu Rumah Sakit yang selanjutnya disebut PPATRS. Petugas PPATRS akan melakukan verifikasi terhadap dokumen tersebut. Jika tidak layak kartu Askes, berkas pasien asli dan fotokopi tersebut akan dikembalikan ke pasien, sedangkan jika layak maka kartu Askes dan berkas pasien asli akan dikembalikan ke pasien beserta Surat Jaminan Pelayanan (SJP) Rawat Inap/Rawat Jalan yang sudah ditandatangani oleh petugas PPATRS dan pasien, kemudian pasien akan membawa SJP untuk registrasi di admisi Rawat Inap/Rawat Jalan. 3.2.11 Prosedur Penerimaan Pasien Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas) Rawat lnap!Rawat Jalan Pasien datang dengan membawa berkas pasien asli dan fotokopi yang meliputi: kartu Jamkesmas, Surat Keterangan Tidak Mampu RT/RW Kelurahan Kecamatan Dinas Sosial, fotokopi KTP KK, rujukan Puskesmas, rujukan Rumah Sakit Umum!Rumah Sakit Umum Daerah, basil Patologi Anatomi/Penunjang lain yang menyatakan kanker ke petugas Rumah Sakit Kanker Dharmais untuk diverifikasi. Jika tidak layak kartu Jamkesmas, berkas pasien asli dan fotokopi tersebut akan dikembalikan ke pasien, sedangkan jika layak kartu Jamkesmas, berkas pasien asli dan fotokopi akan dikembalikan ke pasien untuk dibawa ke 45 petugas Askes untuk disetujui (masuk daftar peserta Jamkesmas atau tidak). Setelah disetujui dari petugas Askes, kartu Jamkesmas dan berkas pasien akan dibawa oleh pasien ke petugas Rumah Sakit Kanker Dharmais untuk clibuat Surat Jaminan Pelayanan (SJP). Selanjutnya petugas Rumah Sakit Kanker Dharmais akan memberikan SJP, kartu Jamkesmas dan berkas pasien asli ke pasien, kemudian pasien akan membawa SJP untuk registrasi di admisi Rawat Inap/Rawat Jalan. 3.2.12 Prosedur Memulangkan Pasien Meninggal Dari lnstalasi Rawat lnap Staf perawat Rawat inap mendapat kepastian pasien sudah meninggal dari dokter jaga ruangan/dokter primer, hila kepastian meninggal diberikan oleh dokter jaga maka perawat akan mengabarkan pada dokter primer lewat telepon. Selanjutnya dokter primer akan membuat Sertifikat Medis Pasien Meninggal dan Ringkasan Pasien Meninggal. Kemuclian perawat/petugas data entry akan berkoordinasi dengan petugas Farmasi dan petugas Gizi bahwa pasien telah meninggal, maka petugas Farmasi akan menyiapkan return obat dan perawat akan membuat Formulir Pembatalan Makan ke Instalasi Gizi. Petugas data entry akan menginformasikan ke Bagian Tata Rekening bahwa pasien akan pulang meninggal dan konfirmasi waktu untuk keluarga mengurus administrasi ke kasir. Selanjutnya petugas data entry akan menyerahkan Formulir Surat Pulang dan memberitahukan keluarga untuk mengurus administrasi ke kasir serta membawa kembali Surat Pulang yang sudah di cap lunas ke Rawat Inap kembali. Kemudian staf perawat Rawat inap memastikan keluarga/pasien telah selesai mengurus administrasi, maka perawat akan membantu merapikanjenasah, dan menghubungi 46 kamar jenasah yang selanjutnya akan diteruskan pada Prosedur Pemulasaran Jenasah. 3.2.13 Prosedor Memulangkan Pasien Dari Instalasi Rawat Inap Setelah dokter primer menyatakan pasien layak pulang, maka dokter primer/dokter jaga Rawat !nap akan membuat Formulir Surat Pulang. Kemudian perawat/petugas data entry akan berkoordinasi dengan petugas Farmasi bahwa pasien sudah layak pulang, maka petugas Farmasi akan menyiapkan obat pulang dan mengurus return obat. Petugas data entry akan menginformasikan ke Bagian Tata Rekening bahwa pasien akan pulang atas keinginan sendiri dan konfirmasi waktu untuk mengurus administrasi ke kasir. Selanjutnya petugas data entry akan menyerahkan Formulir Surat Pulang dan memberitahukan pasien!keluarga untuk mengurus administrasi ke kasir serta membawa kembali Surat Pulang yang sudah di cap lunas ke Rawat Inap kembali. Kemudian staf perawat Rawat inap akan memberikan pendidikan kesehatan mandiri di rumah sesuai kemampuan pasien dan keluarga. Setelah ito, staf perawat Rawat inap memastikan keluargalpasien telah selesai mengurus administrasi, maka perawat akan melakukan Ceklist Pasien Pulang dan memberikan berkas pasien pulang sepertiform laboratorium dan form surat kontrol. Selanjutnya staf perawat Rawat !nap akan mengubungi Gizi untuk pembatalan makanan pasien pulang 47 3.2.14 Prosedur Pelayanan Bedah Sentral Untuk Rawat !nap dan IGD Secara Elektif Perawat Ruangan akan menyerahkan Form Pendaftaran Pasein Operasi kepada admin Instalasi Bedah Sentral(IBS). Jika diperlukan pemeriksaan VC, maka admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) akan membuat Form Permintaan Pemeriksaan Hispatologi kepada Instalasi Patologi Anatomi. Setelah Farm Pendaftaran Pasien Operasi diterima oleh admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) maka akan mencatat data-data Pasien ke dalam Buku Pendaftaran Operasi. Perawat penanggung jawab Instalasi Bedah Sentral (IBS) akan membaca Buku Pendaftaran Operasi tersebut dan akan menentukan jam operasi. Setelah perawat penanggung jawab Instalasi Bedah Sentral (IBS) menentukan jam, maka admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) akan mengetik jadwal operasi dan mengedarkannya ke perawat ruangan tempat pasien dirawat. Dan sehari sebelum tanggal operasi akan dilakukan konfirmasi oleh admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) kepada perawat ruangan. Pada hari operasi, perawat ruangan akan membawa turun pasien, Persiapan Operasi, Rekam Medik, Surat Layak Operasi dan Persetujuan Tindakan Medik ke perawat penerima Intalasi Bedah Sentral (IBS). Perawat penerima Intalasi Bedah Sentral (IBS) akan mengecek persiapan operasi dan dicatat ke dalam Catatan Perioperative. Jika belum lengkap, perawat penerima Intalasi Bedah Sentral (IBS) akan melakukan konfmnasi kepada perawat ruangan untuk melengkapi berkas-berkas yang diperlukan seperti : Persiapan Operasi, Rekam Medik, Surat Layak Operasi dan Persetujuan Tindakan Medik . Jika sudah 48 lengkap, perawat ruangan akan membawa turun kembali Persiapan Operasi, Rekam Medik, Surat Layak Operasi dan Persetujuan Tindakan Medik kepada perawat penerima Intalasi Bedah Sentral (IBS). Setelah semua dikatakan lengkap, maka perawat penerima Intalasi Bedah Sentral (IBS) akan membawa pasien, Persiapan Operasi, Rekam Medik, Surat Layak Operasi, Persetujuan Tindakan Medik dan Catatan Perioperative ke perawat ruang operasi. Begitu pasien dan Rekam Medik sampai di ruang operasi, perawat anastesi dan perawat sirkuler akan mengecek Persiapan Operasi dan mencatat ke dalam Catatan Perioperative. Perawat anastesi akan memasang IV Line (infus) dan memberikan obat premedikasi, dan dicatat ke dalam Catatan Anastesi. Perawat sirkuler dan perawat instrumentator akan menghitung alat operasi dan akan dicatat ke Catatan Penggunaan Alat Operasi. Setelah itu, perawat operasi, dokter anastesi dan dokter bedah akan secara bersama-sama melakukan time out dan melihat Rekam Medik pasien. Dokter anastesi akan melakukan pembiusan dan dicatat ke Catatan Anastesi. Setelah Dokter Anastesi melakukan anastesi, dokter bedah akan melakukan pembedahan dan dicatat ke dalam Laporan Pembedahan. Jika pada saat pembedahan dilakukan, dan diperlukan pemeriksaan Instalasi Patologi Anatomi, maka dokter bedah akan membuat Form Permintaan Pemeriksaan Hispatologi ke Instalasi Patologi Anatomi. Setelah selesai melakukan pembedahan, dokter bedah akan menutup luka bagian yang dibedah. Di samping itu, perawat sirkuler dan perawat instrumentator akan menghitung alat operasi dan akan dicatat ke Catatan Penggunaan Alat Operasi. Lalu perawat sirkuler, perawat instrumentator, dan petugas Farmasi akan menghitung 49 pemakaian barang Farmasi dan akan dicatat ke Catatan Pemakaian Barang Farmasi. Laporan Pembedahan akan diserahkan oleh dokter bedah ke admin Instalasi Bedah Sentral(IBS). Perawat anastesi dan perawat sirkuler akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room IRR). Perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room IRR) akan menerima pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi. Setelah itu, perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room IRR) akan melakukan perawatan dan akan dicatat ke dalam Catatan Perioperative. Jika pasien layak keluar, maka perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room I RR) akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke perawat Rawat Singkat. Perawat Rawat Singkat akan melakukan perawatan dan akan dicatat ke dalam Catatan Keperawatan. Catatan Keperawatan tersebut akan masuk ke dalam Rekam Medik. Jika pasien berasal dari Rawat Inap, maka perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR) akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke Perawat Ruangan. 3.2.15 Prosedur Pelayanan Bedab Sentral Untuk Rawat Jalan Secara Elektif Perawat rawat jalan akan menyerahkan Form Pendaftaran Pasien Operasi kepada admin Instalasi Bedah Sentral(IBS). Jika diperlukan pemeriksaan VC, maka admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) akan membuat Form Permintaan Pemeriksaan Hispatologi kepada Instalasi Patologi Anatomi. Setelah Form 50 Pendaftaran Pasien Operasi diterima oleh admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) maka akan mencatat data-data pasien ke dalam Buku Pendaftaran Operasi. Perawat penanggung jawab Instalasi Bedah Sentral (IBS) akan membaca Buku Pendaftaran Operasi tersebut dan akan menentukan jam operasi. Setelah perawat penanggung jawab Instalasi Bedah Sentral (IBS) menentukan jam, maka admin Instalasi Bedah Sentral(IBS) akan mengetik jadwal operasi. Pacta hari operasi, perawat penerima Instalasi Bedah Sentral (IBS) akan mengecek Persiapan Operasi dan mencatat ke dalam Catatan Perioperative. Perawat anastesi akan memasang IV Line (infus) dan memberikan obat premedikasi, dan dicatat ke dalam Catatan Anastesi. Perawat sirkuler dan perawat instrumentator akan menghitung alat operasi dan akan dicatat ke Catatan Penggunaan Alat Operasi. Setelah itu, perawat operasi, dokter anastesi dan dokter bedah akan secara bersama-sama melakukan time out dan melihat Rekam Medik pasien. Dokter anastesi akan melakukan pembiusan dan dicatat ke Catatan Anastesi. Setelah dokter anastesi melakukan anastesi, dokter bedah akan melakukan pembedahan dan dicatat ke dalam Laporan Pembedahan. Jika pacta saat pembedahan dilakukan, dan diperlukan pemeriksaan Instalasi Patologi Anatomi, maka dokter bedah akan membuat Form Permintaan Pemeriksaan Hispatologi ke Instalasi Pataologi Anatomi. Setelah selesai melakukan pembedahan, dokter bedah akan menutup luka bagian yang dibedah. Di samping itu, perawat sirkuler dan perawat instrumentator akan menghitung alat operasi dan akan dicatat ke Catatan Penggunaan Alat Operasi. Lalu perawat sirkuler, perawat instrumentator, dan petugas Farmasi akan menghitung pemakaian barang Farmasi 51 dan akan dicatat ke Catatan Pemakaian Barang Fannasi. Laporan Pembedahan akan diserahkan oleh dokter bedah ke admin Instalasi Bedah Sentral(lBS). Jika kondisi pasien masih belum menunjukkan tanda-tanda membaik, maka perawat anastesi, perawat sirkuler, dan perawat anastesi akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke Ruang ICU. Jika tidak diperlukan perawatan ICU, maka perawat anastesi, dan perawat sirkuler akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR). Perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR) akan menerima pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi. Setelah itu, perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR) akan melakukan perawatan dan akan dicatat ke dalam Catatan Perioperative. Jika kondisi pasien memburuk, maka perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR) akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke perawat ICU. Jika Pasien harus dirawat inap di Instalasi Rawat Inap, maka perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR) akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke perawat ruangan Rawat !nap. Jika pasien layak keluar, maka perawat Ruang Pemulihan (Recovery Room!RR) akan membawa pasien, Catatan Perioperative, Rekam Medik, Laporan Pembedahan, dan Catatan Anastesi ke perawat Rawat Singkat. Perawat Rawat 52 singkat akan melakukan perawatan dan akan dicatat ke dalam Catatan Keperawatan. Catatan Keperawatan tersebut akan masuk ke dalam Rekam Medik. 3.2.16 Prosedur Praktek Transfusi Dokter klinis menetapkan indikasi transfusi darah berdasarkan status pasien/Rekam Medik dan CekLis Transfusi. Dokter klinis akan mengisi Formulir Permintaan Darah dan menyerahkan CekLis Transfusi kepada perawat. Perawat akan melakukan identifikasi pasien dan apabila benar, perawat akan mengambil sampel darah pasien, member label dan dikemas, serta mengisi CekLis Transfusi lalu memberikannya kepada pramuhusada. Pramuhusada akan mengisi Buku Ekspedisi dan mengambil darah di lnstalasi Bank Darah (ffiD). lnstalasi Bank Darah (ffiD) akan memberikan Bon Nomor Permintaan Darah sambil menunggu darah disiapkan. Setelah darah telah tersedia, pramuhusada membawa kotak kemas dan Bon Nomor Permintaan Darah untuk mengambil darah di Instalasi Bank Darah (ffiD). Darah tersebut akan diserahkan kepada perawat. Perawat akan mengecek keadaan kantong darah serta mengidentifikasi pasien dan kantong kemudian mencatatnya ke dalam CekLis Transfusi. Jika identitas cocok, perawat akan menyiapkan Informed Consent dan melakukan tindakan transfusi lalu mencatatnya ke dalam Lembar Kerja Transfusi dan CekLis Transfusi. Perawat akan memonitor proses transfusi dan mencatatnya ke dalam Lembar Keija Transfusi. Jika teijadi reaksi, perawat akan menangani reaksi tersebut, mengisi Form Reaksi Transfusi, lalu menyerahkan Form Reaksi Transfusi, sisa darah donor dan sampel darah pasien yang bam ke Instalasi Bank Darah (ffiD) serta mengakhiri tindakan transfusi. 53 3.2.17 Prosedur Pelayanan Informasi Pengunjung/pelanggan memberikan pertanyaan ke petugas informasi, apabila pertanyaan tersebut dapat dijawab langsung maka petugas informasi akan langsung memberikan jawaban pertanyaan ke pengunjung/pelanggan. Jika terdapat pertanyaan yang tidak bisa dijawab langsung maka petugas informasi akan membuat Form Pertanyaan Pelanggan dan diteruskan ke Kepala Sub Bagian Pemasaran, jika pertanyaan tersebut bisa langsung dijawab maka Kepala Sub Bagian Pemasaran akan langsung memberikan jawaban pertanyaan ke petugas informasi untuk segera dijawab ke pengunjung/pelanggan, sedangkan jika tidak bisa maka Kepala Sub Bagian Pemasaran akan meneruskan Form Pertanyaan Pelanggan tersebut ke Bidang Medik atau Bidang Non Medik terkait untuk mendapatkan jawaban pertanyaan yang kemudian akan diberikan ke petugas informasi lagi untuk dijawab ke pengunjung/pelanggan. 3.3 Estimasi Waktu dan Penyimpanan yang Dibutuhkan dalam Sistem yang Berjalan Berikut Estimasi waktu yang dibutuhkan dalam mencari Data pasien. Dalam melakukan registrasi rawat jalan atau rawat inap petugas admisi melakukan panggilan telepon kepada petugas rekam medik membutuhkan waktu antara 3- 5 menit. Berikut Estimasi waktu yang dibutuhkan dalam mencari Data Dokter. petugas admisi melakukan panggilan telepon kepada petugas rekam medik membutuhkan waktu sekurang kurangnya antara 3- 5 men guna mengetahui ketersediaan dokter 54 Berikut Estimasi waktu yang dibutuhkan dalam mencari kamar yang kosong. Petugas admisi mencari ruang kosong dengan selembar kertas yang berisi Perubahan terakhir yang terjadi pada jam 6 pagi. Pemeriksaan tiap ruang dilakukan oleh petugas kamar setiap paginya. Ruang Kosong akan dilihat di selembar kertas ini. Perubahan hanya terjadi setiap harinya jam 6 pagi sehingga jika terjadi perubahan setelah jam 6 pagi, petugas admisi tidak dapat mengetahuinya sebelum Jam 6 pagi keesokan harinya. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan wawancara dengan pihak rumah sakit dan menganalisis summary wawancara, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi Rumah Sakit Kanker Dharmais adalah sebagai berikut: I. Bidang Medik Rumah Sakit Kanker Dharmais belum merniliki sistem basis data yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang dihasilkan dari proses bisnis bidang tersebut. 2. Sistem yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasional Rumah Sakit Kanker Dharmais pada saat ini masih belum mampu untuk mendukung hilangnya duplikasi data,anomali data dan konsistensi data. 3. Data-data yang dihasilkan masih dalam bentuk kertas dan di simpan dalam buku dapat rusak untukjangka panjang ataupun hilang karena banyakuya perpindahan data dalam bentuk kertas dari tangan ke tangan. 4. Rumah Sakit Kanker Dharmais merniliki banyak instalasi/bagian dan masingmasing instalasi/bagian sering mengalami kesulitan informasi antar instalasi/bagian. dalam penyampaian 55 3.5 AlternatifPemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada Rumah Sakit Kanker Dharmais, maka dibuatlah pemecahan dari masalah-masalah tersebut: 1. Membuat sebuah basis data yang dapat menyimpan data-data secara terkomputerisasi 2. Dengan adanya basis data, duplikasi data antar instalasi dapat dihilangkan dan konsistensi data dalam kegiatan operasional dapat dijaga.. 3. Data-data yang dihasilkan sudah terkomputerisasi, sehingga dapat dipelihara dan tidak mudah rusak. 4. Basis data yang akan digunakan untuk mendukung aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP), dan bisa menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh semua instalasilbagian.
