doc - Erfan Lenawan

UJIAN TENGAH TRIWULAN
TAKE HOME
MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA
Oleh:
Erfan Lenawan
P056091141.43
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Resolusi industri pada abad 19 merupakan dari titik awal perubahan dunia
yang sangat cepat khususnya di bidang teknologi. Peningkatan teknologi telah
sangat mempermudah kita sehingga segala kegiatan menjadi lebih efektif dan
efisien dalam beraktivitas. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
akan berpengaruh terhadap segala sektor di Indonesia yang sedang melakukan
usahanya untuk berpartisipasi dalam pembangunan nasional yang bertujuan untuk
meningkatkan pertumbuhan ekonomi dan stabilitas nasional ke arah peningkatan
kesejahteraan masyarakat. Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu
keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin
menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri.
Pada 20 tahun terakhir teknologi internet berkembang dengan pesat.
Kemunculan internet telah mengubah banyak hal. Internet telah menjadi bagian
penting dalam berbagai macam aplikasi yang digunakan untuk bisnis, termasuk
aplikasi sistem informasi. Pada beberapa tahun terakhir, internet telah menjadi
bagian yang tidak terpisahkan dari suatu sistem informasi
Menurut Onno W. Purbo (1996), jumlah pengguna aktif internet di
Indonesia sebanyak 20.000 orang dengan komposisi 42,8 % perusahaan, 29,5 %
perguruan tinggi, 20,9 % pemerintah, 5,8 & untuk riset dan sisanya adalah
lembaga swadaya masyarakat. Melihat komposisi pemakai intemet di lndonesia
yang di dominasi oleh perusahaan komersial, ada kecenderungan bahwa
perusahaan-perusahaan saat ini akan menggunakan internet sebagai sarana untuk
mempromosikan produksinya dan sekaligus
untuk
melakukan
transaksi
perdagangan lewat internet (e-business).
Istilah sistem informasi dan e-business saat ini sering sekali digunakan
untuk menyebutkan teknologi informasi yang digunakan suatu organisasi untuk
membantu bisnisnya. Sebagai bukti konkritnya pada tahun 1996-1999,
penggunaan PC (personal computer), jumlah internet host dan jumlah pengguna
(online users) meningkat masing-masing sebesar 17,85%, 24,11% dan 42,52%
(Orbeta 2002).
Di indonesia implementasi sistem informasi e-business baik oleh individu
maupun kelompok termasuk kalangan organisasi dan khususnya para pengusaha
telah meningkat. Hal ini terjadi karena dengan adanya e-business, proses dan
sistem bisnis (pertukaran barang atau jasa) menjadi lebih baik jika dibandingkan
dengan cara-cara terdahulu (konvensional). Terutama dilihat dari keuntungan
maupun manfaat yang diperoleh bagi semua pihak yang memiliki kepentingan,
dalam hal stakeholder.
1.2 Tujuan
Pembuatan paper ini bertujuan untuk menganalis bagaimana penggunaan
e-business dan fungsi bisnisnya di Indonesia.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Enterprise Application Architecture
Sistem Lintas Fungsi Perusahaan atau yang lebih dikenal dengan CrossFunctional Enterprise System adalah sistem informasi yang melintas batas
berbagai area fungsional suatu bisnis agar dapat mengintegrasikan serta
mengotomatisasikan proses bisnis. Perusahaan-perusahaan software besar
mengembangkan aplikasi e-business yang telah terintegrasi dalam produk. untuk
mengembangkan sistem perusahaan yang terstruktur dan fungsional, melintasi
sistem bisnis tradisional dan meningkatkan kualitas sistem bisnis di seluruh
perusahaan. Organisasi-organisasi ini melihat sistem lintas fungsional perusahaan
sebagai cara strategis untuk menggunakan Information Technology (IT) sebagai
sarana berbagi sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas
proses bisnis, serta untuk mengembangkan hubungan strategis dengan pelanggan,
pemasok, dan mitra bisnis. Aplikasi e-business ini, kadang disebut juga business
solutions, telah terintegrasi bermacam-macam aplikasi pendukung bisnis misalnya
CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management),
ERP (Enterprise Resource Planning), dan lainnya.
Sumber: Adapted from Mohan Sawhney and Jeff Zabin, Seven Steps to Nirvana:
Strategic Insights into e-Business Transformation (New York: McGrawHill,2001), p. 175.
2.2 Electronic Business System (E-Business)
Pada prinsipnya, e-business kerap didefinisikan sebagai “aktivitas yang
berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran
barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi
dan transaksi”. Perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi
informasi) yang sangat pesat dewasa ini telah mengakibatkan terjadinya revolusi
di dunia perdagangan dan industri. Jika dahulu transaksi bisnis yang harus
dilakukan secara tatap muka (face-to-face),melibatkan sejumlah fasilitas dan
sumber daya fisik (office and paper), dan mempertukarkan barang dan jasa terkait
dengan uang kertas atau receh; maka pada saat ini transaksi serupa dapat
dilakukan oleh siapa saja dan dari mana saja secara fleksibel (tanpa harus bertemu
muka), dilakukan dengan menggunakan peralatan elektronik (komputer, personal
digital assistant, dan sebagainya) dan internet, dimana proses pembayaran
dilakukan melalui mekanisme transfer informasi keuangan (credit card, digital
money,dan sebagainya).
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis
utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur,
penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan
teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi ( Alter,
2002).
E-Commerce merupakan bagian dari e-business secara menyeluruh. ECommerce adalah kegiatan perdagangan yang banyak dilakukan oleh perusahaan
pada umumnya yang memanfaatkan media elektronik. Menurut David Kosiur
(1997: 2) bahwa e-commerce adalah lebih dari penanganan transaksi pembelian
dan transfer dana (kas) melalui internet. Lebih jauh lagi David mengatakan ecommerce dapat beinteraksi fasilitas intern kantor, untuk memperbaiki hubungan
dengan pelanggan dan menghilangkan kendala waktu dan tempat. Selanjutnya
Kemal Sudiro (Media Indonesia, 24 Juni 1999), mengatakan bahwa e-commerce
sebagai tindakan tindakan produksi, distribusi, pemasaran, penjualan , pengiriman
jasa atau produk dengan memaksimalkan atau menggunakan secara elektronik
(telepon, televisi, internet, electronic data interchange, dan fax) juga termasuk
rekonsiliasi transaksi bisnis.
2.3 Enterprise Resource Planning
Dhewanto dan Falahah (2007) mendeskripsikan Enterprise Resource
Planning (ERP) sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola
sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder)
atas organisasi tersebut.
Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan
informasi dan proses – proses yang berbasis informasi antar bagian dalam suatu
organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa subsistem (modul)
yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan
sistem human resource. Masing-masing subsistem terhubung dengan sebuah
database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh
masing-masing subsistem. Subsistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari
sebuah organisasi perusahaan
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap
line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas
yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah
satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan
negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di
bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam
setiap perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara
keseluruhan,
fleksibilitas
dalam
organisasi
untuk
bertransformasi
dan
meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas
yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Dapat dikatakan ERP merupakan tulang punggung teknologi dari kegiatan
bisnis, sebuah kerangka kerja tranksaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai
hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian
persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan.
2.4 Customer Relationship Management
Customer Relationship Management (CRM) adalah kolaborasi dengan
setiap konsumen untuk menciptakan situasi win-win dengan meningkatkan nilai
kehidupan pelanggan setiap harinya agar menjadi loyal (Temporal and Trott,
2001). HRM termasuk desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan
karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kerja,
kompensasi karyawan dan hubungan karyawan.
Gambar. CRM Applications Clusters
Aplikasi Customer Relation Management (CRM) :
1. Contract and Account Managements
Membantu secara profesional dalam bidang penjualan, pemasaran dan
pelayanan. Melacak data tentang masa lalu dan merencanakan kontak dengan
pelanggan serta menangkap prospeknya
2. Sales
Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan data yang
mereka butuhkan untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan. Crossselling adalah mencoba untuk menjual kepada pelanggan dari satu produk
dengan produk terkait. Up-selling adalah mencoba untuk menjual kepada
pelanggan untuk produk yang lebih baik
3. Marketing and Fulfillment
Membantu pemasaran profesional menyelesaikan pemasaran langsung
dengan tugas-tugas seperti kualifikasi penjualan untuk target pemasaran,
penjadwalan dan pelacakan langsung surat pemasaran.
4. Customer Service and Support
Menyediakan tenaga penjualan dengan perangkat lunak dan akses
database untuk database pelanggan yang berhubungan langsung dengan sales
dan marketing profesional. Membantu membuat, menetapkan dan mengelola
permintaan untuk layanan pelanggan. Call center, panggilan pelanggan ke
agen melalui perangkat lunak berdasarkan keterampilan dan jenis panggilan.
Membantu menyediakan layanan data yang relevan dan saran-saran untuk
menyelesaikan masalah bagi pelanggan dan membantu permasalahan
pelanggan.
5. Retention and Loyalty Programs
Membantu perusahaan mengidentifikasi dan memberi penghargaan
serta memasarkan kepada pelanggan yang paling setia dan menguntungkan
2.5 Supply Chain Management
Supply Chain Management (SCM) adalah sebuah proses dimana produk
diciptakan dan disampaikan kepada konsumen. Dari sudut struktural, sebuah
Supply Chain Management merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan
dimana organisasi mempertahankan dengan partner bisnis untuk memperoleh
bahan baku, produksi dan menyampaikannya kepada konsumen (Kalakota, 2001)
Manajemen rantai suplai melakukan pendekatan antar-fungsi (cross
functional) untuk mengatur pergerakan material mentah kedalam sebuah
organisasi dan pergerakan dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen
akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih
fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material
mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke
perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan konsumen, sementara
mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit
dan partner rantai suplai menuju ke pembuatan konsep rantai suplai. Tujuan dari
manajemen rantai suplai ialah meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi diantara
rekanan rantai suplai, dan meningkatkan inventaris dalam kejelasannya dan
meningkatkan percepatan inventori.
Prinsip terpenting yang harus diperhatikan dalam sinkronisasi aktivitasaktivitas sebuah supply chain adalah menciptakan hasil yang lebih besar, tidak
hanya bagi tiap anggota rantai tetapi bagi keseluruhan sistem. Kesuksesan
implementasi dari prinsip ini membutuhkan perubahan- perubahan pada tingkatan
strategis
maupun
taktis.
Sebaliknya
kegagalan
biasanya
ditandai
oleh
ketidakmampuan manajemen mendefinisikan langkah-langkah yang harus
ditempuh dalam menggiring komponen- komponen supply chain yang kompleks
ke arah yang sama.
E-Supply Chain Management adalah suatu konsep manajemen dimana
perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi internet untuk mengintegrasikan
seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem
pemasok bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi
(Indrajit dan Djokopranoto, 2003).
III. PEMBAHASAN
3.1 Enterprise Application Architecture di Indonesia
Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk
mengembangkan sistem lintas fungsional perusahaan terintegrasi, yang melintasi
batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan
proses bisnis yang penting di semua lintas fungsional perusahaan. Hampir semua
perusahaan yang menggunakan sistem berbasis komputerisasi ke aplikasi
klien/server sistem lintas fungsional perusahaan. Hal ini biasanya terlihat dengan
instalasi atau pemasangan software ERP, SCM, CRM dan lainnya. Sebagai
pengganti untuk berfokus pada kebutuhan pemprosesan informasi dari berbagai
fungsi bisnis, software perusahaan semacam ini berfokus untuk mendukung
berbagai kelompok proses bisnis yang terlibat dalam operasional bisnis.
Pada
prinsipnya
Integrasi
Aplikasi
Enterprise
adalah
perangkat
lunak/software yang menggunakan prinsip-prinsip arsitektur sistem komputer
untuk satu set komputer aplikasi dalam suatu perusahaan dalam mengelola suatu
proses. Keuntungan dan kekurangan implementasi Integrasi Aplikasi Enterprise
adalah sebagai berikut.
Keuntungan :
a) Mengakses sistem informasi secara real time
b) Meningkatkan organisasi dan proses bisnis yang mendukung
c) Memudahkan pengembangan kegiatan perusahaan.
Kekurangan :
a) Biaya pembangunan terlalu tinggi, terutama untuk usaha kecil dan
menengah (UKM)
b) EAI dalam pelaksanaannya memerlukan waktu yang lama dan banyak
sumber daya
c) Memerlukan banyak tenaga professional.
Walaupun
Enterprise
Application
Architecture
memiliki
banyak
keuntungan yang secara jangka panjang akan memberikan manfaat bagi
perusahaan, namun bagi perusahaan-perusahaan kecil dan UKM penyediaan
sarana dan prasarana untuk mendukung Enterprise Application Architecture
dirasakan cukup sulit. Hal tersebut dapat disiasati dengan mengaplikasikan
Enterprise Application Architecture sesuai kebutuhan, artinya implementasi
Enterprise Application Architecture akan lebih tepat apabila sesuai core
competensi perusahaan sehingga tidak terkesan terlalu memaksakan, perusahaan
dapat menggunakan hanya salah satu
software Enterprise Application
Architecture yang dirasakan sangat diperlukan bagi perusahaan.
3.2 E-Business di Indonesia
Fenomena e-business telah menjadi tren yang mewarnai aktivitas bisnis di
negara-negara maju maupun di negara-negara berkembang. Berawal dari
kebangkitan internet dan world wide web (WWW), kemunculan internet telah
mengubah banyak hal. Internet telah menjadi bagian penting dalam berbagai
macam aplikasi yang digunakan untuk bisnis, termasuk aplikasi sistem informasi.
Menurut perkiraan, perdagangan melalui internet di tahun 1999 nilainya mencapai
$500 miliar.
Pada beberapa tahun terakhir, internet telah menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari suatu sistem informasi Menurut Onno W. Purbo (1996), jumlah
pengguna aktif internet di Indonesia sebanyak 20.000 orang dengan komposisi
42,8 % perusahaan, 29,5 % perguruan tinggi, 20,9 % pemerintah, 5,8 & untuk
riset dan sisanya adalah lembaga swadaya masyarakat. Orbeta (2002)
menambahkan bahwa tahun 1996-1999, penggunaan PC (personal computer),
jumlah internet host dan jumlah pengguna (online users) meningkat masingmasing sebesar 17,85%, 24,11% dan 42,52%.
Dari data tersebut terlihat bahwa internet di Indonesia semakin meningkat
karena internet memberikan manfaat bagi berbagai pihak. Namun untuk lebih
memperjelas apakah peningkatan baik pengguna sistem informasi dan
perkembangan sistem informasi diatas sudah ideal apa tidak, berikut ini adalah
inisiatif yang dilakukan negara-negara di Asia untuk membangun sistem
informasi, internet, e-business dan e-commerce.
a) India
Pada tahun 1998 lndia mencanangkan Project Information
Technology
Super
Power
2008,
dalam
waktu
10
tahun
lndia
mengharapkan menjadi salah satu eksportir terbesar di dunia untuk
perangkat lunak, beberapa langkah yang dilakukan antara lain :
pengembangan jaringan infrastruktur telekomunikasi fiber optic dan satelit
di seluruh lndia yang terhubung dengan jaringan infrastruktur informasi
global (GII). lndia juga akan mempercepat penggunaan PC dari 500 orang
per PC menjadi 50 orang per PC pada tahun 2008.
b) Korea
Memiliki Project Cyber Korea 21 yang bertujuan menjadikan
Korea sebagai salah satu negara berbasis informasi dan pengetahuan.
Untuk itu Korea akan mempercepat pertumbuhan pengguna internet
menjadi 100 kali lipat pada tahun 2002 dan pada tahun 2001 paling tidak
pengguna internet di Korea sudah harus mencapai 10 Juta orang. Korea
juga mewajibkan penggunaan komputer di sekolah, juga mengharuskan
sektor pemerintahan menggunakan solusi dan aplikasi e-government
dalam upaya menciptakan pemerintahan yang transparan dan bersih,
melakukan reformasi di bidang - bidang lainnya untuk mengakomodasi
interaksi dan transaksi elektronik
c) Malaysia
Malaysia dengan Vision 2020 mengharapkan pada tahun 2020 akan
menjadi salah satu anggota negara maju dimana teknologi inforrnasi
dijadikan sarana strategis untuk mencapai tujuan tersebut. Karena
Malaysia membangun Project Multi Media Supercoridor dengan
memprioritaskan pada 7 aplikasi, yaitu : E- Government Smart School
Jelemedicine,
National
Smart
Card,
E-Commerce,
Worldwide
Manufacturing Web dan R & D Web.
d) Philipina
Kebijakan nasional teknologi Philipina bertujuan untuk menjadikan
Philipina sebagai pusat pengetahuan di Asia di awal abad ke 21 ini.
Memasuki tahun 2000 Piliphina bertekad membangun infrastruktur
telekomunikasi dan jaringan maya ke seluruh bagian negara khususnya
agar mudah diakses oleh pelaku bisnis, pemerintah, mahasiswa bahkan
setiap rumah. Pada tahun 2005 diharapkan masyarakat philipina sudah
menjadikan teknologi informasi sebagai bagian dari kegiatan sehari-hari
Dibandingkan dengan Negara-negara lain, Indonesia masih tertinggal jauh,
meskipun lndonesia sudah memiliki konsep "Nusantara 21 dan Telematika",
perkembangan pemanfaatan jaringan telekomunikasi dan informasi global masih
relatif lambat. Dilihat dari sisi pengguna internet, kontribusi lndonesia masih
sangat jauh yaitu sekitar 0,07 % dari 200 juta pengguna internet dunia. Memang
sudah ada 40 perusahaan sebagai penyedia jasa internet (Internet Service
Provider), namun yang aktif tinggal 8 perusahaan saja.
Tabel. Indikator TIK Indonesia, Asia, dan Dunia
Sumber : International Communication Union (2007)
Dengan
informasi
perkembangan
global
masih
pemanfaatan
relatif
lambat
jaringan
telekomunikasi
berdasarkan
data-data
dan
diatas,
menggambarkan bahwa implementasi e-business dan e-commerce di indonesia
belum maksimal. Perkembangan teknologi sistem informasi masih berkesan
terpusat, hanya terasa pada kota-kota besar di Indonesia, sedangkan kota-kota
kecil yang belum tersentuh oleh teknologi sistem informasi masih menerapkan
sistem informasi yang tradisional (konvensional) dimana waktu, tempat, tenaga,
dan biaya akan banyak terbuang. Hal-hal tersebut yang mengakibatkan Indonesia
masih relatif lambat dan akan sulit untuk mengimbangi perkembangan sistem
informasi di negara-negara Asia
3.3 Enterprise Resource Planning (ERP) di Indonesia
Kesuksesan Astra International dalam mengimplementasikan SAP di
periode 90-an, mengakibatkan perkembangan ERP package di Indonesia tumbuh
dengan pesat seiring dengan perkembangan platform dan hardware yang lebih
baik. Software pendukung ERP umumnya pasar didominasi dengan package SAP,
OracleDB, Unix, dan lainnya yang memang punya pengalaman besar di
manufacturing process yang merupakan cikal bakal SAP itu sendiri.
Di level global sendiri SAP mendominasi diikuti Oracle Finance
dibelakangnya
dan
saat
ini
Microsoft
pun
mulai
bergabung
dengan
Axapta/Dynamics AX untuk medium market. Dalam 10 tahunan belakangan ini
package ERP menjadi alat wajib yang harus dimiliki setiap perusahaan. Walaupun
demikian beberapa perusahaan masih tetap mempertahankan aplikasi custom
developmentnya yang telah ada. Secara umum ERP sistem memberikan berapa
manfaat, diantaranya :

Waktu yang jauh lebih singkat dalam proses planning

Tingkat kesalahan menjadi berkurang (kualitas data meningkat)

Data yang terpusat

Planning yang terpusat

Mudah dalam maintenance

Cost Efficiency
Sistem ERP di indonesia digunakan oleh perusahaan yang mempunyai
transaksi yang besar dan penjualan yang tinggi. Boleh dikatakan perusahaan
dengan orientasi menengah keatas yang hanya menggunakan aplikasi Oracle.
Karena kendala yang telah disebutkan diatas tersebut, banyak perusahaanperusahaan dengan orientasi menengah kebawah mulai melirik package ERP
kelas dua (second layer). Package ERP tersebut memiliki fungsi yang hampir
mirip dengan software yang umum digunakan seperti SAP, Oracle, dan lainnya,
namun harga software dan biaya pelatihan yang perlu dikeluarkan untuk
mengadopsi package ERP kelas dua tersebut lebih sedikit. Berikut adalah
beberapa ERP package kelas dua/second layer.

Mapics

Platinum Based on Windows/Pervasive SQL

Intentia Movex based on AS400/DB2 (saat ini Intentia merger dengan
Lawson)

SUN Accounting System

APAC ERP

Dan beberapa custom application dari .NET, Oracle Developer, dan open
source (PHP, Java) atau pun Cobol
Saat ini perusahaan-perusahaan besar di Indonesia mengaplikasikan MRP
dan terdapat lebih dari 350 pengguna sistem ini di Indonesia.Semua proses
procurement saat ini dilakukan secara elektronik, mulai dari manajemen
pemesanan, perencanaan produksi, logistik, akuntansi dan keuangan, sumber daya
manusia, distribusi hingga penjualan. Sistem ERP ini memungkinkan proses yang
terkontrol secara real time mulai dari gudang, hingga akhirnya ke tangan
konsumen di seluruh Indonesia. Saat ini ERP adalah salah satu kunci utama dalam
proses bisnis dan berbagai pekerjaan lainnya. Sistem ERP menyediakan sistem
yang dibutuhkan oleh perusahaan ini untuk kemajuannya di masa depan.
3.4 Customer Relationship Management (CRM) di Indonesia
Pada prinsipnya CRM atau Customer Relation Management merupakan
suatu program perusahaan untuk menjaga kedekatannya dengan para pelanggan.
Selain itu CRM juga dapat digunakan sebagai alat (tool) untuk memperoleh datadata guna pengembangan pelayanan yang lebih baik yang membuat pelanggan
puas. Di Indonesia, belum banyak perusahaan yang "aware akan CRM" sebagai
teknologi sistem informasi yang dapat mendukung perkembangan bisnis.
Pada awal perkembangannya, CRM masuk ke Indonesia hanya dapat
diimplementasikan oleh beberapa perusahaan besar di indonesia. Hanya
perusahaan-perusahaan berskala besar dengan budget pembelanjaan IT yang besar
pula, perusahaan besar seperti itu juga memiliki program atau divisi R&D yang
mandiri sehingga perusahaan dapat mengejar perkembangan sistem yang ada di
luar negeri untuk mendukung kemajuan perusahaan. Oleh karena itu CRM yang
digunakan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia masih berasal dari software
CRM buatan luar negeri. Harganya pun relatif masih tinggi, belum lagi biaya
adopsi/penyesuaian terhadap sistem tersebut yang cukup besar. Implementasi
CRM berarti pelayanan yang mewah untuk pelanggan yang akhirnya memerlukan
investasi yang besar oleh perusahaan terutama dalam bidang IT
Saat ini, dengan kemajuan IT yang semakin berkembang, perusahaanperusahaan menengah kebawah dapat menikmati sistem/konsep CRM dalam
memperoleh kepuasan pelanggan dan berujung kepada loyalitas pelanggan. Bagi
perusahaan, penggunaan CRM adalah sangat luar biasa. Dengan penggunaan IT
yang terintegrasi, perusahaan akan lebih mudah mendata keinginan para
pelanggan, sehingga perusahaan dapat melakukan perubahan-perubahan yang
dianggap perlu guna memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggan.
Pelanggan yang mendapatkan kepuasan akan menjadikan dirinya pelanggan yang
loyal terhadap perusahaan, sehingga pada akhirnya akan membuat airlines
tersebut mendapatkan profit.
Oleh sebab itu data akan konsumen merupakan hal yang penting bagi
perusahaan. Database pelanggan merupakan jantung dari setiap strategi CRM.
Esensi dari CRM adalah mengenal pelanggan. Mengenal perilaku pelanggan
sebagai grup atau individu. Tidak ada yang lebih powerful dari pengenalan
pelanggan melalui database. Esensi kedua dari CRM adalah mempengaruhi
pelanggan agar semakin loyal kepada perusahaan.
Pentingnya database konsumen dan dengan adopsi perusahaan terhadap
media digital, peran database pelanggan justru akan semakin kritikal. Kesulitan
dalam membangun database pelanggan ini, justru akan menjadi daya saing bagi
perusahaan yang kemudian benar-benar melakukan dengan komitmen dan strategi
yang benar.
Bagi perusahaan-perusahaan di Indonesia yang baru mengenal program
CRM menjaga database konsumen tersebut bukanlah hal yang mudah. Secara
umum, kesulitan-kesulitan dengan pembentukan maupun menjaga database
pelanggan bisa dikelompokkan dalam 4 kelompok besar (Irawan, 2011) :
1. Kesulitan perusahaan untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat
sejak awal. Ini seperti terjadi di industri otomotif di Indonesia. Data dan
informasi sulit diakses atau bila bisa diakses, tingkat akurasinya relatif
rendah.
2. Kemampuan perusahaan untuk melakukan updating data. Perusahaan banyak
yang mempunyai semangat untuk membangun database tetapi kemudian
tidak mampu untuk melakukan updating data secara terus menerus. Sudah
pasti, hal ini terjadi karena rendahnya komitmen dari manajemen sejak awal.
Selain itu, perusahaan juga tidak menginvestasikan infrastruktur dan
mempersiapkan tenaga yang memadai untuk melakukan proses updating ini.
Belum lagi pada perusahaan yang turnover karyawannya tinggi, database dari
karyawan sebelumnya terkadang tidak teralirkan kepada karyawan baru.
Rendahnya komitman dari manajemen terhadap database ini kemudian
membuat perusahaan tidak memiliki perencanaan jangka panjang. Pada
kenyataannya, membangun database pelanggan bukan seperti membangun
rumah yang sekali membangun kemudian semuanya selesai. Diperlukan
upaya terus menerus untuk melakukan pembersihan dan renovasi.
3. Kemampuan perusahaaan untuk melakukan integrasi. Banyak data yang bisa
diperoleh dari berbagai kontak. Mereka memiliki data dari call center, atau
memiliki data dari pelanggan yang melakukan transaksi. Perusahaan
kemudian tidak mampu mengintegrasikan karena tidak adanya sistem IT yang
memadai. Biasanya, perusahaan kemudian merasa frustasi dan tidak akan
mampu untuk berbuat banyak terhadap database. Setiap departemen akan
cenderung untuk mempunyai program masing-masing dalam menggunakan
database.
4. Masalah analisa dan penggunaan database itu sendiri. Ini sangat banyak
dijumpai di perusahaan-perusahaan yang relatif kecil. Mereka tidak memiliki
kualitas sumber daya manusia yang memadai untuk melakukan analisa. Bisa
juga terjadi, karena perusahaan tidak memiliki peranti lunak untuk melakukan
analisa. Investasi di bidang IT terlalu minim dan perusahaan cenderung untuk
memilih melakukan investasi yang mendatangkan penjualan dalam jangka
pendek. Kalaupun sebagian perusahaan melakukan analisa, tantangan
berikutnya adalah menggunakan data tersebut untuk menjadi informasi dan
knowledge untuk mengambil keputusan. Inilah proses pengelolaan informasi
yang sering terputus. Tidak mengherankan, banyak keputusan kemudian
menjadi tidak efektif.
Sebagai contoh dari kesuksesan suatu perusahaan dalam menggunakan
CRM adalah pada industri layanan pesawat terbang/airlines. Pengumpulan data
oleh perusahaan airlines menjadi penting untuk di analisis dan diinterpretasikan
untuk mendapatkan masukan guna pengembangan pelayanan di masa depan.
CRM pada airlines dilakukan dengan program Frequent Flier yang dilakukan
dengan mengumpulkan data-data penumpang yang sering terbang bersama
maskapai bersangkutan yang diaplikasikan secara menyeluruh dari bottom-up.
Fasilitas kemudahan bagi para member frequent flier unutk melakukan
check in dengan telepon atau SMS, penggunaan e-ticketing dengan card foto pada
saat penumpang memasuki Boarding Gate. Untuk beberapa perusahaan yang lain,
penggunaan CRM justru dapat menghindari pengeluaran biaya yang lebih besar.
Misalnya, dengan penggunaan CRM, perusahaan airlines akan mudah
menghubungi para pelanggan pada saat terjadi pesawat delay atau cancel
(irregularities) karena perusahaan airlines tidak lagi memerlukan biaya-biaya
untuk menyediakan hotel, makanan, dan transportasi kepada penumpang, karena
sebelumnya penumpang telah ditelpon tentang pemberitahuan irregularities
tersebut.
3.5 Supply Chain Management di Indonesia
Konsep SCM yaitu suatu mekanisme untuk meningkatkan produktivitas
total perusahaan dalam rantai suplai melalui optimalisasi waktu, lokasi dan aliran
kuantitas bahan. Supply chain merupakan sebuah jaringan dari berbagai organisasi
dan proses bisnis untuk melakukan pengadaan bahan mentah, mengubah bahan
tersebut menjadi barang antara dan barang jadi, dan mendistribusikan barang jadi
tersebut pada pelanggan. Barang, informasi, dan pembayaran mengalir dalam
supply chain secara dua arah. Awal dari supply chain adalah bahan mentah yang
digerakan oleh pengangkutan dan mengalami proses produksi sehingga akhirnya
mencapai pelanggan. Barang yang dikembalikan mengalir dengan arah yang
berkebalikan, yaitu dari pelanggan, kembali pada penjual
Tujuan utama dari SCM adalah pernyerahan atau pengiriman produk
secara tepat waktu demi memuaskan konsumen, mengurangi biaya, meningkatkan
segala hasil dari seluruh supply chain (bukan hanya satu perusahaan), mengurangi
waktu, memusatkan kegiatan perencanaan dan distribusi.
Secara global, tidak ada perusahaan yang bisa lepas dari kebutuhan untuk
memahami konsep-konsep SCM, terlebih apabila perusahaan tersebut masih ingin
beroperasi secara kompetitif di dunia bisnis yang serba turbulen ini. Meskipun
istilah dan pendekatan SCM sudah berkembang belasan tahun, perkembangannya
di Indonesia masih relatif lambat dan masih banyak sekali kebingungan tentang
apa yang dimaksud dengan SCM dan bagaimana konsep-konsep SCM ini bisa
diterapkan di lapangan.
Penggunaan SCM bagi perusahaan-perusahaan beberapa bidang di negaranegara berkembang, termasuk Indonesia, saat ini masih sangat terbatas. Dimana
hubungan antara setiap sub sistem yang terlibat pada umumnya masih tersekatsekat, sehingga sulit untuk bersaing di pasar bebas. Hal tersebut dapat dilihat dari
terpisahnya operasional antara sub sistem hulu sampai dengan sub sistem hilir
yang disebabkan oleh sub sistem banyak diperankan oleh pengusaha dalam skala
produksi kecil, dan tidak memiliki posisi tawar yang kuat. Kendala lainnya yang
dihadapi oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah yang datangnya dari
lingkungan eksternal seperti kondisi infrastruktur di Indonesia yang kurang baik,
faktor budaya, dan lainnya.
Kendala-kendala tersebut membuat SCM tidak se-efektif dan se-efiseien
yang seharusnya. Salah satu dampak yang kerapkali terjadi yaitu “Bullwhip
Effect”, hal ini terjadi karena kurangnya koordinasi dalam pertukaran informasi
antara toko retail, distributor dan perusahaan. Bagaikan bola salju yang
menggelundung dari atas kebawah yang semakin lama semakin besar.
Di Indonesia SCM bisa diterapkan secara maksimal dengan memperbaiki
beberapa kekurangan yang menghambat sistem ini, dalam hal ini solusi yang
dapat dilakukan yaitu harus mentransformasikan struktur yang tersekat dan
terpisah tersebut kepada struktur integrasi yang vertikal. Hal tersebut
dimaksudkan untuk memadukan sub sistem hulu sampai dengan hilir dalam satu
keputusan manajemen. Pembangunan sistem yang terintegrasi dalam industri
merupakan upaya untuk meningkatkan daya saing. Upaya tersebut dikembangkan
dengan bentuk-bentuk yang mampu mengakomodasi pelaku-pelaku industri dari
setiap sub sistem yang ada.
Beberapa langkah yang bisa diambil dan menjadi perhatian bagi
stakeholder yang terkait untuk perbaikan system sehingga SCM ini dapat
berkembang secara baik di Indonesia antara lain:
1. Penekanan pada upaya pembangunan dan pemeliharaan dalam rantai, yaitu
pembentukan hubungan antar rantai agar lebih spesifik, misalnya pada
volume, mutu, distribusi, tergantung kekurangan pada bidang usaha sehingga
terbentuk pola yang terpadu dan saling terkait
2. Pengontrolan terhadap persediaan pasokan harus dilakukan sehingga effisien
dalam biaya, misalnya dalam hal ini jumlah pasokan disesuaikan dengan
jumlah produk yang dapat dijual yang menghasilkan kestabilan persediaan
bahan baku dan tidak terjadi penumpukan stok yang berakibat pada
peningkatan biaya penyimpanan
3. Dalam penentuan lokasi dan transportasi dalam rantai jaringan dibuat dengan
perhitungan dan memeperhatikan dampak terhadap biaya persediaan, dalam
hal ini akan berpengaruh pada tingkat kepekaan konsumen, oleh karena itu
evaluasi terhadap hal ini sangat perlu dilakukan
4. Pembentukan sistem informasi antara yang bertugas dalam pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan, dan penyebarluasan informasi kepada setiap
stakeholder yang dilandasi dengan kepercayaan diantaranya, dengan ini akan
mendukung kinerja dan produktivitas dari masing masing anggota rantai.
Perkembangan teknologi dan komunikasi data yang pesat semakin
memudahkan dalam bertukar informasi apalagi setelah penggunaan teknologi
internet diterapkan disegala bidang termasuk bisnis terutama dalam pengelolaan
supply chain. Menurut Elizabeth (2003) Tujuan dari teknologi informasi dalam
SCM adalah :

Menyediakan informasi yang berguna dan nyata

Memungkinkan untuk kontak data tunggal

Memberikan keputusan berdasarkan total informasi supply chain

Memungkinkan kerjasama dengan supply chain patner
Di Indonesia konsep SCM telah menjadi paradigma yang populer. Akibat
adanya perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi (ICT) yang
memuat didalamnya teknologi perpindahan data elektronik (EDI), internet dan
World Wide Web (WWW), kompleksitas dari sistem SCM meningkat.
Meningkatnya komlpleksitas SCM juga dipengaruhi oleh perusahaan yang
melakukan kegiata bisnis secara online (E-Commerce).
Peran teknologi informasi dalam SCM adalah mengurangi selisih biaya
transaksi antar supply chain patner dan biaya dalam mendapatkan aliran
informasi. Dengan kata lain, teknologi informasi lebih mempunyai peran dalam
mendukung kolaborasi dan koordinasi supply chain melalui pemanfaatan bersama
informasi. Teknologi informasi juga dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan. Dalam hal inilah, dibutuhkan kekuatan analitis dari komputer untuk
menyediakan bantuan untuk mengambil keputusan. Teknologi informasi
mempunyai peranan penting dalam mendukung kinerja perusahaan yaitu akan
menciptakan strategi yang bermanfaat dengan memungkinkan perencanaan
strategi secara terpusat dengan operasi terpusat. Teknologi informasi mempunyai
dampak yang sangat besar dalam SCM. Untuk memperjelas, dapat terlihat dalam
framework teknologi informasi SCM
3.5.1 Strategic Planning IT
Peran dari manajemen tingkat atas sangat penting dalam membuat strategi
dan keputusan berdasarkan fakta dan data. Jaman globalisasi menuntut untuk
menerapkan teknologi informasi dalam proses bisnis. Tentu saja penerapan
teknologi informasi dalam sistem SCM, tidak hanya diterapkan dalam bentuk
software saja tetapi juga dilakukan perubahan dalam proses bisnis dan cara kerja
perusahaan. Dalam membuat perubahan sangat penting untuk berinvestasi baik
dalam dana maupun orang yang memiliki kemampuan. Apabila sebuah
perusahaan tidak menerapkan teknologi informasi dalam kegiatan mereka, sangat
dimungkinkan beberapa tahun kedepan perusahaan tersebut akan kehilangan
posisi dalam pasar. Tentu saja dalam penerapan Teknologi Informasi dalam
proses bisnis terutama dalam SCM perlu adanya strategi yang efektif akan
perusahaan dapat berkembang dan tidak kehilangan posisi dalam pasar. Beberapa
strategi tersebut adalah :
1. Perusahaan menerapkan teknologi informasi dalam proses kecepatan
delivery barang atau jasa serta kualitas dari pelayanan
2. Perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk mengembangkan
performa supply chain dengan berusaha mendapatkan kebutuhan finansial
dan dukungan dari pemerintah
3. Penggunaan teknologi informasi untuk meminimalkan biaya dengan
menggunakan Internet dalam proses supply chain
4. Perusahaan berusaha mengembangkan e-commerce untuk menciptakan
image yang baik bagi pelanggan
3.5.2 Virtual Enterprise(VE)
Pengembangan Virtual Enterprise merupakan salah satu hal terpenting
dalam menerapkan teknologi informasi dalam SCM. Tanpa adanya penggunaan
teknologi informasi, sangat sulit untuk mengembangkan VE karena Virtual
Enterprise terdiri atas kolaborasi beberapa perusahaan yang menawarkan produk
dan jasa yang berbeda dengan penerapan teknologi serta sistem yang berdeba pula
tergantung core bisnis perusahaan. Sebelum menerapkan. Virtual Enterprise
dalam proses bisnis, perusahaan harus melakukan evaluasi mengenai sistem
teknologi supply chain apakah mendukung untuk diintegrasikan dengan teknologi
supply chain perusahaan patner.
3.5.3 E-Commerce
Dampak adanya e-commerce dalam SCM adalah meluasnya fasilitas
dalam komunikasi dalam organisasi serta mengurangi waktu proses dan
berkembangnya kerja sama. E-commerce menyediakan kesempatan bagi sebuah
organisasi untuk meluaskan pasar mereka ke seluruh dunia sehingga dapat
menaikan tingkat permintaan dalam penggunaan barang atau jasa. Hal ini
membutuhkan SCM yang efektif salah satunya dengan menerapkan VE dan
Enterprise Rosource Planning (ERP). Tren saat ini dalam proses bisnis adalah ecommerce yang diterapkan dalam proses Business-to-Consumen (B2C), Businessto-Businnes(B2B), dan Costumer-to-Costumer(C2C). Dalam meningkatkan proses
komunikasi antara supplier dan pelanggan sangat diperlukan penggunaan internet,
web, EDI.
3.5.4 Infrastructure
Sejak kebutuhan terhadap kecepatan pelayanan internet untuk memproses
banyak data, banyak Internet Service Provider (ISP) yang menawarkan kecepatan
internet yang tinggi sehingga dalam menjalankan sistem informasi berbasis
teknologi informasi tidak lambat dan pelanggan tidak menunggu terlalu lama.
Memang dalam mengembangkan infrastuktur membutuhkan investasi dalam
pelayanan internet, pengembangan dan pembaharuan web site sehingga
diperlukan strategi dalam proses bisnis seperti bekerja sama dengan perusahaan
yang bekerja dalam bidang teknologi informasi atau perusahaan lainya yang dapat
memecahkan masalah.
3.5.5 Knowledge dan IT Management (KM)
Knowledge and IT Management (KM) telah menjadi salah satu hal penting
dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam proses dan lingkungan bisnis untuk
memperoleh data dan informasi yang dapat digunakan untuk mengambil
keputusan dan strategi perusahaan. Dalam menerapkan KM diperlukan
perencanaan, koordinasi dan pengontrolan aktifitas.
3.5.6 Implentation IT
Dalam melakukan implementasi untuk mendapatkan kecepatan dalam
suppy chain diperlukan tim yang kuat yangmengetahui kunci dan pengetahuan
teknologi informasi. Dokumentasi yang rapih sangat diperlukan dalam membuat
perencanaan dan pengembangan teknologi dalam supply chain.
DAFTAR PUSTAKA
Dhewanto, Wawan; & Falahah. 2007. ERP (Enterprise Resource Planning)
Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis (Dilengkapi
dengan 18 Ulasan Fitur Berbagai Software ERP Terkemuka). Bandung:
Informatika Bandung.
Indrajit, Richardus Eko dan Djokopranoto. 2003. Konsep Manajemen Supply
Chain : Strategi Mengelola Manajemen Rantai Pasokan Bagi Perusahaan
Modern di Indonesia, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta
International Communication Union, http://www.itu.int diakses pada tanggal 26
September 2007
Irawan, Handi. 2011. CRM Tanpa Database : Mission Imposible.
http://www.handiirawan.com/articles/archives/2011/07/04/artikeljuly4/.
Diakses 10 Juli 2011
Kosiur, David. 1997. Understanding
Washington, Microsoft Press
Electronic
Commerce,
Redmond,
Orbeta, A., C., 2002, ‘E-commerce in Southeast Asia: A Review of
Developments, Challenges, and Issues’, in Information Technology in
Asia, by Yue, Siow, Chia & Lim, Jerome, Jamus, Institute of Southeast
Asian Studies, Singapore, p. 111-146.
Temporal, Paul and Martin Trott, 2001. Memaksimalkan Nilai Merek Melalui
Kekuatan Relationship Management. Salemba Empat. Jakarta
Elizabeth A Williamson, David K Harrison, Mike Jordan.2004. Information
System development within supply chain management. Elsevier Ltd.