Sumber Daya Organisasi
advertisement
Oleh : Dimas Pratidina Puriastuti Hadiani, S.Pt., MM. Pertemuan Ke 1,2 Materi Perkuliahan Pendahuluan 1. Pengertian Manajemen 2. Pentingnya Manajemen 3. Sistem Manajemen 3 Fungsi Manajemen 4 Sejarah Perkembangan Manajemen 5 Perencanaan 6,7 8 9,10 11,12,13 14,15 16 Kepemimpinan UTS Organisasi Pengarahan 1. Motivasi 2. Komunikasi 3. Manajemen Konflik Pengawasan UAS 1. 2. 3. 4. 5. KONTRAK PERKULIAHAN Batas waktu keterlambatan sampai 15 menit. Selama mengikuti perkuliahan memakai pakaian rapi, sopan, bersepatu, tidak diperkenankan memakai kaos oblong, jaket (kecuali sakit). HP mohon di silent. Bentuk penilaian : 15 % kehadiran, 15 % tugas, 10 % lain2, 25 % UTS, 35 % UAS. Mengikuti perkuliahan sebanyak 75 % dr perkuliahan Pengertian Manajemen : adalah suatu proses yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuantujuan organisasional G. R. Tery : manajemen adalah usaha-usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Albert Lepawsky : manajemen adalah tenaga/kekuatan yang memimpin, memberi petunjuk dan membimbing suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang ditentukan terlebih dahulu. John D. Millet : Manajemen adalah proses pembimbingan, pengarahan serta pemberian fasilitas kerja kepada orangorang yang diorganisir dalam kelompokkelompok. Dalton E. MC. Farland : Manajemen adalah suatu proses yang mana manajer sebagai mencipta, mengarahkan, memelihara dan melaksanakan tujuan organisasi melalui koordinasi dan kerjasama dari usaha manusia. Merupakan suatu kekuatan yang mempunyai fungsi sebagai alat pemersatu, penggerak dan pengkoordinir faktor alam, tenaga kerja dan modal. Merupakan suatu sistem kerja yang rasional dalam pencapaian tujuan organisasi, sehingga menhasilkan efektivitas dan efisiensi kerja. Mempunyai prinsip yang universal sehingga dapat dipergunakan dalam setiap usaha kerjasama dengan tidak melepaskan keyakinan serta tujuan dari organisasi tersebut. Membawa organisasi kepada kedudukan yang lebih tinggi. Untuk menangani dengan tepat suatu kegiatan/usaha. Manajemen kebapak-an Manajemen terbuka Manajemen tertutup Manajemen Demokrasi Artinya dalam setiap aktivitas organisasi selalu mengikuti jejak bapak. Apa yang dikatakan bapak itulah yang benar sehingga tidak ada alternatif lain selaian mengikuti jejak bapak. Kelebihannya : jika pemimpin selalu dalam jalan yang benar maka pekerjaan dapat berjalan dengan cepat sehingga tujuan dapat berjalan dengan baik. Kelemahannya : 1. kemajuan organisasi terbatas 2.jika bapak berlaku tidak benar maka perusahaan akan hancur 3. jika terjadi pergantian pimpinan, pekerja akna kesulitan menyesuaikan diri. Dalam pengambilan keputusan, seorang pemimpin terlebih dulu memberikan kesempatan kepada pegawainya untuk memberikan saran ataupun pendapat dalam menyelesaikan suatu masalah yang dihadapi. Seorang manajer tidak mengkomunikasikan keadaan organisasi dan dalam pengambilan keputusan tanpa melibatkan pegawainya. Hampir sama dengan manajemen terbuka bedanya dalam manajemen demokrasi pegawai bukan hanya diberikan hak untuk menyampaikan saran dan pendapat tetapi juga ikut menentukan keputusan yang diambil. 1. 2. 3. 4. 5. Planning Organizing Staffing Motivating Controlling Mentukan tujuan yang hendak dicapai dan memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. 1. 2. 3. 4. Audit : menentukan keadaan organisasi sekarang. Survey lingkungan. Menentukan tujuan dan strategi yang akan digunakan. Meramalkan keadaan masa mendatang. 5. Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis. 6. Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan 7. Berkomunikasi selama proses perencanaan. Mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. 1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan. 2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab. 3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja. 4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat. Menentukan keperluan sumber daya manusia, penyaringan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja. 1. 2. Menentukan kebutuhan pegawai. Melatih dan mengembangkan kemampuan pegawai. Mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujua yang ingin dicapai. 1. Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan. 2.Pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan 3. Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan. 4. Pemberian bonus dalam meningkatkan motivasi. proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan diorganisasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi 1. 2. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. 3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis . Planning Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaik Organizing Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan Controlling Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat tercapai Leading Proses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning dapat dijalankan Keterangan: Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen Fungsi-fungsi Manajemen Organizing Tujuan Organisasi Efektif Controlling Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal Planning & decision making Efisien Leading Luther Gullick George Terry James AF Stoner Koontz &O ’Donnelly Nickels, McHugh & Mc Hugh Richard W Griffin Ernest Dale PLANNING ORGANIZING STAFFING REPORTING Leading DIRECTING STAFFING Directing Leading COORDINATING Actuat ing DIRECTING STAFFING DIRECTING INNOVATING REPRESENTING CONTROLLING A. TEORI MANAJEMEN KLASIK Tokoh dalam teori manajemen klasik adalah : 1. Robert Owen, seorang manajer yang menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia membuat perbaikan dalam kondisi kerja. 2. Charles Babbage Pentingnya Efisiensi dalam kegiatan Produksi, khususnya dalam penggunaan fasilitas dan material produksi Frederick W. Taylor Bapak manajemen ilmiah. Empat prinsip dalam teori ini : 1.Pengembangan metode ilmiahkaryawan 2.Seleksi untuk calon pegawai 3.Pendidikan dan pengembangan bagi pegawai 4.Kerja sama antara manjemen dan Frank (1868-1942) dan Lillian Gilberth (1878-1972) pasangan suami istri yang mengembangkan seleksi dalam pegawai, efisiensi pembagian tugas, penempatan dan latihan bagi pegawai Henry L. Gantt Teorinya : 1. Kerjasama yang saling menguntungkan antara pegawai dan manajemen 2. Seleksi tenaga kerja 3. Sistem bonus untuk merangsang produktivitas 4. Penggunaan instruksi-instruksi kerja yang terperinci. Henry Fayol, membagi manajemen menjadi 5 unsur yaitu planning, organizing, coordinating, commanding dan controlling. Fayol juga mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pembagian kerja Wewenang dan tanggung jawab Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarah Kepentingan umum diatas kepentingan pribadi Pembagian gaji yang wajar 8. Sentrallisasi 9. Skala interaksi 10. Penempatan yang tepat 11. Keadilan 12. Kestabilan jabatan pegawai 13. Inisiatif 14. Kesatuan Prinsip dalam manajemen modern adalah : 1. Pendekatan motivasional menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi. 2. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi. 3. Manajemen harus sistematik dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan. 4. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat. Langkah-langkah dalam perencanaan : 1. Menetukan misi dan tujuan 2. Menetapkan kebijakan 3. Menetapkan prosedur 4. Menetapkan aturan 5. Menetapkan anggaran 1. 2. 3. 4. Penentuan tujuan yang tidak tepat Tidak memahami lingkungan dan organisasi Anggaran yang tidak terpenuhi Kurang percaya diri 1. 2. 3. Menyebabkan kegiatan berjalan secara teratur sesuai dengan tujuan. Meminimalkan pekerjaan yang tidak produktif. Memberikan pedoman dalam bekerja 4. Memberikan dasar untuk pengawasan. 5. Koordinasi semakin baik. 1. 2. Membutuhkan waktu, tenaga dan biaya ekstra. Tidak dapat menetukan terjadinya sesuatu dengan pasti. Pengertian : adalah kemampuan mempengaruhi suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan. adalah kepemimpinan sebagai suatu proses mempengaruhi kegiatan individu dan kelompok. Pemimpin Pengikut Situasi • 1. 2. 3. 4. 5. 6. Sifat yang harus dimiliki seorang pemimpin: Bersemangat untuk mencapai tujuan Ramah tamah & kasih kasih sayang Berenergi fisik maupun mental Jujur Cerdas Setia terhadap organisasi 7. Bergairah dalam pekerjaan. 8. Sigap dalam mengambil keputusan. 9. Memiliki keahlian. 10. Tegas dan konsisten. 1. 2. 3. Tradisi / warisan. Diangkat oleh atasan. Pemilihan. Berdasarkan Paksaan Berdasarkan Memberikan penghargaan Berdasrkan kekuatan yang sah 1. Berorientasi Tugas : memberikan petunjukpetunjuk kepada bawahan, selalu mengadakan pengawasan secara ketat, meyakinkan kepada bawahan bahwa tugas-tugas harus dapat dilaksanakan sesuai dengan keinginan pimpinan dan pemimpinan lebih menekankan pada pelaksanaan tugas daripada pembinaan dan pengembangan bawahan. pemimpin lebih memberikan motivasi daripada memberikan pengawasan terhadap bawahan, pemimpin melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan, pemimpin lebih bersikap penuh dengan kekeluargaan, percaya hubungan kerjasama saling hormat menghormati diantara sesame anggota kelompok 1. Telling, ditandai dengan ciri-ciri : tinggi tugas dan rendah hubungan, pemimpin memberikan perintah khusus, pengawasan dilakukan secara ketat, pemimpin menerangkan kepada bawahan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan, kapan harus dilaksanakan pekerjaan itu, dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan ditandai dengan ciri-ciri: tinggi tugas dan tinggi hubungan, pemimpin menerangkan keputusan, pemimpin memberikan kesempatan untuk penjelasan, pemimpin masih banyak melakukan pengarahan, pemimpin melakukan komunikasi dua arah ditandai dengan ciri-ciri: tinggi hubungan dan rendah tugas, di mana pemimpin dan bawahan sealing memberikan gagasan dan membuat keputusan. ditandai dengan ciri-ciri: hubungan dan tugas rendah, pemimpin melimpahkan pembuatan keputusan dan pelaksanaan pada bawahan Teori Sifat Karakteristiknya : Karakteristik fisik seperti umur, penampilan, tinggi, berat badan Latar belakang sosial seperti pendidikan, status sosial, mobilitas Integlensia. Penelitian tentang hubungan antara integlensia dengan kepemimpinan menunjukkan bahwa pemimpin memiliki kemampuan lebih tinggi dalam memutuskan, lebih tegas, pengetahuan lebih luas dan berbicara lebih tegas. Kepribadian seperti kewaspadaan, percaya diri, integritas pribadi Karakteristik hubungan tugas seperti kebutuhan akan prestasi yang tinggi, inisiatif, dan berorientasi terhadap tugas yang tinggi Karakteristik sosial seperti terlibat aktivitas, bergaul secara luas dengan semua orang, bekerjasama dengan orang lain 1. Menekankan pada dua gaya kepemimpinan, yaitu : a. Gaya kepemimpinan berorientasi tugas b. Gaya kepemimpinan berorientasi hubungan Teori ini didasari bahwa seorang pemimpin yang efektif harus cukup fleksibel untuk menyesuaikan terhadap perbedaan-perbedaan di antara bawahan, situasi dan dapat memutuskan bagaimana mengarahkan individu lainnya Mendorong adanya partisipasi Partisipasi adalah keterllibatan mental dan emosional dari orang-orang dalam situasi kelompok yang mendorong mereka untuk memberikan sumbangan pada tujuan kelompok dan ikut serta bertanggungjawab untuk mereka. Mengadakan komunikasi Komunikasi adalah sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Memberikan perhatian Pemimpin pada dasarnya adalah mengolah informasi. Dengan demikian pemimpin akan mencari berbagai informasi tentang mengapa sesuatu itu terjadi dan mencoba mencari penyebabnya yang akan dipergunakan sebagai pedoman perilaku pemimpin. Teori atribusi mencoba menjelaskan mengapa perilaku terjadi. Teori ini memberikan prediksi tanggapan pemimpin terhadap suatu perilaku bawahan Kepemimpinan Transaksional: dipandang sebagai suatu pertukaran imbalan agar dapat mendapat kepatuhan dari bawahannya. Kepemimpinan Tranformasional: adanya kepercayaan, kekaguman, kesetiaan, dan rasa hormat terhadap pimpinan and bawahan merasa termotivasi dalam bekerja. Konsepnya adalah ing ngarsa sung tulada, ing madya mangun karsa, tut wuri handayani. 1. ing ngarsa sung tulada, artinya sebagai seorang pimpinan tertinggi seyogyanya memberikan contoh yang baik 2. ing madya mangun karsa, artinya siapapun pemimpin (middle manajer) harus bertindak dan berpikir konsisten. Selain itu harus juga memperhatikan, memelihara, dan menjaga kehendak atasan dan bawahan secara seimbang. 3. tut wuri handayani, sebagai seorang pemimpin kita harus mengasuh bawahan dengan baik, bukan memanjakan tetapi justru meberikan arahan dan rasa aman. 1. 2. 3. Tanah : pemimpin hendaknya tangguh, sabar. Api : pemimpin hendaknya berwibawa, tegas, dan selalu menegakkan kebenaran. Angin : pemimpin hendaknya selalu dekat dengan bawahan sehingga tahu keinginan dan keadaan bawahan. 4. Air : pemimpin hendaknya memakmurkan dan mensejahterakan bawahannya secara merata. 5. Angkasa : pemimpin hendaknya mampu penampung aspirasi bawahannya. 6. Bulan : Pemimpin wajib memerikan pengarahanpengarahan terhadap bawahannya. 7. Matahari : pemimpin hendaknya mampu mendorong dan menumbuhkan daya hidup anak buahnya. 8. Bintang : pemimpin hendaknya menjadi teladan bagi anakbuah, serta tidak mudah terpengaruh oleh pihak yang menyesatkan. 1. Tipe Otokratik Dilihat dari persepsinya seorang pemimpin yang otokratik adalah seseorang yang sangat egois. Seorang pemimpin yang otoriter akan menujukan sikap yang menonjolkan “keakuannya”, antara lain dalam bentuk : Kecenderungan memperlakukan para bawahannya sama dengan alat-alat lain dalam organisasi, seperti mesin, dan dengan demikian kurang menghargai harkat dan martabat mereka Pengutamaan orientasi terhadap pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas itu dengan kepentingan dan kebutuhan para bawahannya. Pengabaian peranan para bawahan dalam proses pengambilan keputusan. Gaya kepemimpinan yang dipergunakan pemimpin yang otokratik antara lain: menuntut ketaatan penuh dari para bawahannya dalam menegakkan disiplin menunjukkan keakuannya bernada keras dalam pemberian perintah atau instruksi menggunakan pendekatan premitif dalam hal terjadinya penyimpangan oleh bawahan. Tipe pemimpin paternalistik hanya terdapat di lingkungan masyarakat yang bersifat tradisional, umumnya di masyarakat agraris. Salah satu ciri utama masyarakat tradisional ialah rasa hormat yang tinggi yang ditujukan oleh para anggota masyarakat kepada orang tua atau seseorang yang dituakan. Pemimpin seperti ini kebapakan, sebagai tauladan atau panutan masyarakat. Biasanya tokoh-tokoh adat, para ulama dan guru. Pemimpin ini mengembangkan sikap kebersamaan. Karakteristik yang khas dari tipe ini yaitu daya tariknya yang sangat memikat sehingga mampu memperoleh pengikut yang jumlahnya kadang-kadang sangat besar. Tegasnya seorang pemimpin yang kharismatik adalah seseorang yang dikagumi oleh banyak pengikut meskipun para pengikut tersebut tidak selalu dapat menjelaskan secara konkret mengapa orang tersebut dikagumi. Pemimpin ini berpandangan bahwa umumnya organisasi akan berjalan lancar dengan sendirinya karena para anggota organisasi terdiri dari orang-orang yang sudah dewasa yang mengetahui apa yang menjadi tujuan organisasi, sasaran-sasaran apa yang ingin dicapai, tugas apa yang harus ditunaikan oleh masing-masing anggota dan pemimpin tidak terlalu sering intervensi. Pendelegasian wewenang terjadi secara ekstensif Pengambilan keputusan diserahkan kepada para pejabat pimpinan yang lebih rendah dan kepada petugas operasional, kecuali dalam hal-hal tertentu yang nyata-nyata menuntut keterlibatannya langsung. Penumbuhan dan pengembangan kemampuan berpikir dan bertindah yang inovatif diserahkan kepada para anggota organisasi yang bersangkutan sendiri. Sepanjang dan selama para anggota organisasi menunjukkan perilaku dan prestasi kerja yang memadai, intervensi pimpinan dalam organisasi berada pada tingkat yang minimum Pemimpin yang demokratik biasanya memperlakukan manusia dengan cara yang manusiawi dan menjunjung harkat dan martabat manusia. Seorang pemimpin demokratik disegani bukannya ditakuti Pengetahuan umum yang luas, semakin tinggi kedudukan seseorang dalam hirarki kepemimpinan organisasi, ia semakin dituntut untuk mampu berpikir dan bertindak secara generalis. Kemampuan bertumbuh dan berkembang Sikap yang intuitif atau rasa ingin tahu, merupakan suatu sikap yang mencerminkan dua hal: pertama, tidak merasa puas dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki; kedua, kemauan dan keinginan untuk mencari dan menemukan hal-hal baru. Kapasitas integratif, pemimpin harus menjadi seorang integrator dan memiliki pandangan holistik mengenai orgainasi. Kemampuan Analitik, efektifitas kepemimpinan seseorang tidak lagi pada kemampuannya melaksanakan kegiatan yang bersifat teknis operasional, melainkan pada kemampuannya untuk berpikir. Cara dan kemampuan berpikir yang diperlukan adalah yang integralistik, strategik dan berorientasi pada pemecahan masalah. Daya ingat yang kuat, pemimpin harus mempunyai kemampuan inteletual yang berada di atas kemampuan rata-rata orangorang yang dipimpinnya, salah satu bentuk kemampuan intelektual adalah daya ingat yang kuat. Ketrampilan berkomunikasi secara efektif, fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain : fungsi motivasi, fungsi ekspresi emosi, fungsi penyampaian informasi dan fungsi pengawasan Keterampilan Mendidik, memiliki kemampuan menggunakan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan bawahan, mengubah sikap dan perilakunya dan meningkatkan dedikasinya kepada organisasi. Rasionalitas, semakin tinggi kedudukan manajerial seseorang semakin besar pula tuntutan kepadanya untuk membuktikan kemampuannya untuk berpikir. Hasil pemikiran itu akan terasa dampaknya tidak hanya dalam organisasi, akan tetapi juga dalam hubungan organisasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan di luar osrganisasi tersebut. Objektivitas, pemimpin diharapkan dan bahkan dituntut berperan sebagai bapak dan penasehat bagi para bawahannya. Salah satu kunci keberhasilan seorang pemimpin dalam mengemudikan organisasi terletak pada kemampuannya bertindak secara objektif. Pragmatisme, dalam kehidupan organisasional, sikap yang pragmatis biasanya terwujud dalam bentuk sebagai berikut : pertama, kemampuan menentukan tujuan dan sasaran yang berada dalam jangkauan kemampuan untuk mencapainya yang berarti menetapkan tujuan dan sasaran yang realistik tanpa melupakan idealisme. Kedua, menerima kenyataan apabila dalam perjalanan hidup tidak selalu meraih hasil yang diharapkan Kemampuan Menentukan Prioritas, biasanya yang menjadi titik tolak strategik organisasional adalah “SWOT”. Kemampuan Membedakan hal yang Urgen dan yang Penting Naluri yang Tepat, kemampuannya untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu Rasa Kohesi yang tinggi, :senasib sepenanggungan”, ketertarikan satu sama lain. Rasa Relevansi yang tinggi, pemimpin tersebut mampu berpikir dan bertindak sehingga halhal yang dikerjakannya mempunyai relevansi tinggi dan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi Keteladanan, seseorang yang dinilai pantas dijadikan sebagai panutan dan teladan dalam sikap, tindak-tanduk dan perilaku. Menjadi Pendengar yang Baik Adaptabilitas, kepemimpinan selalu bersifat situasional, kondisional, temporal dan spatial Fleksibilitas, mampu melakukan perubahan dalam cara berpikir, cara bertindak, sikap dan perilaku agar sesuai dengan tuntutan situasi dan kondisi tertentu yang dihadapi tanpa mengorbankan prinsip-prinsip hidup yang dianut oleh seseorang. Ketegasan Keberanian Orientasi Masa Depan Sikap yang Antisipatif dan Proaktif Ciri-ciri organisasi yang baik adalah : 1. Tujuan organisasi jelas & realistis 2. Hubungan pekerjaan antara unit-unit baik 3. Pembagian pekerjaan jelas 4. Terdapat struktur organisasi 5. Sumber perintah jelas 6. Memiliki anggaran dasar yang jelas 7. Organisasi berjalan dengan luwes dan fleksibel Azaz Tujuan Organisasi. Tujuan organisasi harus jelas. Apakah mencari laba atau memberikan pelayanan. Azaz Kesatuan Tujuan. Harus ada kesatuan tujuan yang ingin dicapai. Azaz Kesatuan Perintah. Hendaknya seorang bawahan menerima perintah ataupun bertanggungjawab hanya kepada satu orang bawahan. Azaz Rentang Kendali. Seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu. Misal 3 sampai 9 orang. Azaz Pendelegasian Wewenang. Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekolompok orang kepada orang lain jelas dan efektif. Azaz Keseimbangan Wewenang dan Tanggungjawab. Hendaknya wewenang dan tanggungjawab harus seimbang. Azaz Tanggungjawab. Pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang dan pelimpahan wewenang. Azaz Pembagian Kerja. Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja. Azaz Penempatan Personalia. Penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan keahlian dan ketrampilan. Azaz Efisiensi. Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil optimal dengan pengorbanan yang minim. Azaz Kesinambungan. Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya. Azaz Koordinasi. Mengkoordinasikan segala tindakan supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai. WORK EMPLOYES RELATIONSHIPS ENVIRONMENT 1. 2. 3. 4. LINE ORGANIZATION LINE AND STAFF ORGANIZATION FUNCTIONAL ORGANIZATION COMMITTEE ORGANIZATION Tertua, paling sederhana Tugas perencanaan, pengendalian berada di satu orang, line authority langsung dari pimpinan kpd bawahan. PIMPINAN SUPERVISOR PEKERJA SUPERVISOR PEKERJA Tujuan organisasi sederhana Organisasinya kecil Jumlah karyawan sedikit Pimpinan dan karyawan saling mengenal & dpt berhubungan setiap hari Hubungan pimpinan-karyawan bersifat langsung Tingkat spesialisasi, alat yg diperlukan tidak begitu tingi tdk beraneka ragam Ciri : Organisasi besar, kompleks Jumlah karyawan banyak Daerah kerja luas Hubg kerja yg bersifat langsung tdk mungkin lagi Pimpinan-karyawan bisa tidak saling mengenal Spesialisasi beraneka ragam & digunakan scr optimal Terdapat 3 komponen utama : 1. Pimpinan (pengendali, pnanggung jawab, menetukan tujuan, kebijaksanaan, keputusan) 2. Staf (pembantu pimp) : staf koordinasi (nasihat, pengawasan), staf teknik (pelayanan teknis) 3. Pelaksana : pelaksana tugas MANAJER KEUANGAN PERSONALIA DLL UNIT PLANNING UNIT PENGAWASAN DLL UNIT Ada pembagian tugas yg jelas Potensi dapt dikembangkan optimal Prinsip organizing dpt diterapkan Pengambilan keptusan cepat, ahli Koordinasi mudah, krn ada pembagian tugas Moral anggota tinggi, krn sesuai keahlian Tingkat solidaritas anggota rendah Perintah bisa jadi tidak jelas karena ada dua pimpinan (staff dan lini) Jika koordinasi di tingkat staf tdk baik dapt membingungkan unit pelksana Adalah organisasi yg disusun berdasarkan sifat & macam-macam fungsi yg hrs dilaksanakan Ciri : Pembidangan tugas scr tegas & jelas dpt dibedakan Dlm melaksanakn tgs tdk banyak memerlukan koordinasi trutama pd tingkat pelaksana bwhn krn bidang tugas sdh jelas. Koordinasi ada pd tingkat pimpinan Pembagian unit organisasi didsrkan spesialisasi tugas Para direktur mempunyai wewenang komando thd unit yg ada dibawahnya, tidak perlu atas nama direktur utama Dpt terlihat pd perusahaan yg bidang tugasnya dpt digariskan scr tegas, mis : unit produksi, pemasaran, keuangan, dll DIREKTUR UTAMA DIREKTUR PRODUKSI DIREKTUR PEMASARAN DIREKTUR KEUANGAN pembidangan tugas jelas spesialisasi dapt dikembangkan optimal Solidaritas /moral dalam satu bidang tinggi Koordinasi dalam satu bidang mudah Koordinasi menyeluruh terjadi pd tingkat pimpinan Tingkat solidaritas anggota lain bidang rendah Muncul golongan2 berdasar bidang Krn terlalu menspesialisasi pd tugas ttt, akan kesulitan dlm mutasi tugas Karyawan terlalu mementingkan bidangnya sj shg koordinasi menyelrh sukar dilaksanakan Umumnya dibentuk dalam waktu yg terbatas untuk melaksanakan tugas2 ttt. Ciri : Tugas tertentu, jangka waktu terbatas Seluruh unsur pimp duduk dlm panitia (ketua/anggota) Kepemimpinan kolektif, tanggungjwb kolektif Semua anggota pimp mempunyai hak, wewenang, tggjwb yg sama Pelaksana dikelompokkan menurut bidang tugas ttt yg hrs dilaksanakan dlm bentuk tugas Keputusan diambil scr tepat krn dibicarakan scr kolektif Kemungkinan tindkan diktatoris kecil Kerja sama dikalangan pelaksanan mudah Pengambilan keputusan sangat lambat, krn banyak /pemungutan suara Jika terjadi kemacetan tidak ada satupun yg dpt diminta tggjwb lebih dari yg lain. Perintah bisa datang dari beberapa orang, shg kebingungan Daya kreasi pelaksanan tdk menonjol krn semua pelaksana didasarkan pd kolektifitas Robbins : merupakan kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi ke arah tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya itu untuk memenuhi sesuatu kebutuhan individual. Manullang : sebagai faktor yang mendorong orang untuk bertindak dengan cara teretentu Pendekatan Mengenai Motivasi Pendekatan Tradisional Motivasi seseorang bekerja adalah untuk memperoleh gaji/uang. Uang dapat menggerakkan pekerja yang pada prinsipnya pemalas. Pendekatan Human Relations (hubungan manusiawi) Motivasi seseoang timbul dari keinginan untuk berinteraksi. Manajer harus membuat karyawan merasa berguna dan memberi keleluasaan kepada bawahan dalam mengerjakan tugas yang bersifat rutin. Pendekatan Human Resource Management Manusia ingin mencapai tujuan yang telah ia tetapkan, kreatif, dan dapat mengarahkan diri sendiri. Manajer harus mengoptimalkan kontribusi karyawan dan mendorong partisipasi. Need for Achievement yaitu kebutuhan untuk berprestasi yang merupakan refleksi dari dorongan akan tanggungjawab untuk pemecahan masalah. Kebutuhan untuk berprestasi adalah kebutuhan untuk melakukan pekerjaan lebih baik daripada sebelumnya, selalu berkeinginan mencapai prestasi yang lebih tinggi Need For Affiliation yaitu kebutuhan untuk berafiliasi yang merupakan dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, berada bersama orang lain, tidak mau melakukan sesuatu yang merugikan orang lain. Need for Power yaitu kebutuhan untuk kekuasaan yang merupakan refleksi dari dorongan untuk mencapai otoritas untuk memiliki pengaruh terhadap orang lain. Teori Motivasi Isi Berusaha menjelaskan “apa” mengenai motivasi. Teori Motivasi Maslow Kebutuhan fisiologis : rasa lapar, haus, perlindungan (pakaian dan perumahan) Kebutuhan keamanan :keselamatan dan perlindungan terhadap kerugian fisik dan emosional Kebutuhan sosial :kasih sayang, rasa dimiliki, diterima baik dan persahabatan Kebutuhan pengakuan : rasa hormat internal seperti harga diri, otonomi, dan prestasi; dan faktor hormat eksternal seperti status, pengakuan, dan perhatian Kebutuhan aktualisasi diri : dorongan untuk menjadi apa yang ia mau, pemenuhan diri sendiri. Teori Motivasi Alderfer (ERG) Eksistensi : sebagai kebutuhan faali dan keamanan Relatedness (sosial) : hasrat untuk memelihara hubungan antar pribadi. Hasrat sosial dan status menuntut interaksi dengan orang lain. Pertumbuhan (growth) : hasrat untuk perkembangan pribadi. Teori Motivasi David McClelland Kebutuhan berprestasi (n-Ach) Kebutuhan akan kekuasaan (n-Pow) Kebutuhan akan afiliasi Teori Motivasi Herzberg Satisfiers (faktor yang mendorong motivasi) adalah hal- hal yang mendorong berprestasi yang sifatnya intrinsik, yang berarti bersumber dalam diri seseorang. Yang tergolong sebagai faktor motivasional antara lain ialah pekerjaan seseorang, keberhasilan yang diraih, kesempatan bertumbuh, kemajuan dalam karier dan pengakuan orang lain. Dissatisfiers (faktor Hygiene) adalah faktor-faktor yang sifatnya ekstrinsik yang berarti bersumber dari luar diri yang turut menentukan perilaku seseorang dalam kehidupan seseorang. Hal ini mencakup antara lain status seseorang dalam organisasi, hubungan seorang individu dengan atasannya, hubungan seseorang dengan rekan-rekan sekerjanya, teknik penyeliaan yang diterapkan oleh para penyelia, kebijakan organisasi, sistem administrasi dalam organisasi, kondisi kerja dan sistem imbalan yang berlaku. Jika satisfier ada, motivasi akan terdorong. Jika dissatisfier ada, motivasi tidak mesti terdorong, tetapi jika dissatisfier tidak ada, kondisi kerja menjadi tidak menyenangkan. Salah satu tantangan dalam memahami dan menerapkan teori Herzberg ialah memperhitungkan dengan tepat faktor mana yang lebih berpengaruh kuat dalam kehidupan seseorang, apakah yang bersifat intrinsik ataukah yang bersifat ekstrinsik Teori Proses (Process Theory) Teori ini ingin menjelaskan “bagaimana” motivasi. Teori Pengharapan Vroom Menurut teori ini, motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya. Dinyatakan dengan cara yang sangat sederhana, teori harapan berkata bahwa jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu. Sebaliknya, jika harapan memperoleh hal yang diinginkannya itu tipis, motivasinya untuk berupaya akan menjadi rendah Model Porter-Lawler Pengembangan model Vroom, dan mengatakan bahwa prestasi kerja akan mendorong kepuasan kerja. Prestasi menghasilkan balasan, yang mencakup dua hal: Pembalasan Intrinsik Pembalasan Ekstrinsik Kemudian seseorang akan mengevaluasi keadilan dari balasan yang diterimanya. Kemudian proses tersebut akan menghasilkan kepuasan kerja. Teori Penentuan Tujuan (goal setting theory) Motivasi timbul karena manusia ingin mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan. Teori Reinforcement (perlakuan) Berusaha menjelaskan peranan balasan dalam membentuk perilaku tertentu. Stimulus Respon Kosekuensi Respon di masa mendatang. Perubahan Perilaku Empat jenis reinforcement: Positif Penghindaran (Avoidance) Hukuman (Punishment) Pemadaman (Extinction) Pendekatan sistem dalam Motivasi Sistem menggabungkan tiga karakteristik yang mempengaruhi motivasi: Karakteristik individu Karakteristik pekerjaan Karakteristik situasi kerja Pengertian dan Model Komunikasi Pengertian Proses pengiriman informasi dari satu pihak ke pihak lain. Model Komunikasi Model yang sederhana: pengirim pesan penerima. Model yang lebih kompleks mencakup beberapa elemen: Pengirim, encoding, perantara (media atau channel), decoding, penerima, gangguan, umpan balik. Komunikator Membuat Sandi Pesan Jalur Menguraikan sandi Umpan balik Hambatan Komunikasi Yang Efektif Persepsi Suatu proses dimana manusia menggunakannya untuk menerima dan mengintepretasikan informasi dari lingkungannya. Perbedaan Bahasa Jika pengirim dan penerima menggunakan bahasa yang berbeda, maka komunikasi efektif akan terganggu. Komunikasi nonVerbal Sering kali komunikasi nonVerbal akan meningkatkan atau mengurangi komunikasi yang efektif. Reaksi Emosional Marah, senang, cinta, atau situasi emosional lainnya, akan mempengaruhi komunikasi yang efektif. Ketidakpercayaan Tekanan waktu Karakteristik Pengirim Karakteristik pengirim dapat diperbaiki, misal dengan meningkatkan kredibilitas pengirim, konsistensi gerakan tubuh dengan komunikasi verbal. Karakteristik Penerima Karakteristik penerima dapat ditingkatkan, misal dengan kebiasaan mendengar yang baik dan menjaga obyektivitas. Hubungan antara pengirim dan penerima Hubungan antara keduanya dapat ditingkatkan, misal dengan menggunakan kata yang dapat dimengerti keduanya, meminimalkan perbedaan status dan kekuasaan, pengirim bertindak empati. Faktor Lingkungan Gangguan dapat dihilangkan, pesan dapat diulang-ulang agar menjadi jelas (dan meminimalkan efek gangguan). Komunikasi ke atas, ke bawah, dan Gabungan. Merupakan jenis komunikasi yang dominan di organisasi. Manajer harus berhati-hati terhadap kemungkinan distorsi yang dapat mengurangi efektivitas komunikasi. Komunikasi horizontal dan lateral Komunikasi tersebut terjadi jika ada komunikasi antar anggota organisasi dengan kedudukan yang sama. Pola komunikasi lateral terjadi apabila komunikasi horizontal mengikuti aliran kerja dalam organisasi. Saluran Formal Saluran formal mempunyai sisi positif, misal menyaring informasi, juga sisi negatif misal kemungkinan distorsi. Struktur Wewenang Struktur wewenang akan menentukan siapa berbicara dengan siapa. Jika perbedaan wewenang cukup besar, komunikasi yang efektif akan terganggu. Spesialisasi Kerja Spesialisasi kerja membuat komunikasi menjadi lancar antar anggota yang sama, tetapi menggangu komunikasi efektif antar anggota dengan spesialisasi berbeda. Kepemilikan Informasi Orang-orang tertentu dengan informasi yang penting (kepemilikan informasi) barangkali tidak mau membagi informasi tersebut, dan mengakibatkan gangguan komunikasi yang efektif. Penghayatan/empati Pengulangan Saling mempercayai Penempatan waktu secara efektif Mengadakan tindak lanjut Mengatur arus informasi Memanfaatkan umpan balik Menyederhanakan bahasa Mendengarkan secara efektif Munculnya konflik dlm organisasi tidak selalui bersifat negatif. Konflik bisa dijadikan alasan untuk mengadakan perubahan dlm keorganisasian Konflik intra perorangan Konflik antar perorangan Konflik antar kelompok Konflik antar keorganisasian Konflik ini muncul dlm diri seorang individu dgn pemikirannya sendiri (individu mengalami semacam tekanan-tekanan dlm dirinya sendiri secara emosional. http://herwanparwiyant o.staff.uns.ac.id Terjadi antara satu individu dengan individu lain atau lebih, biasanya disebabkan oleh adanya perbedaan sifat & perilaku setiap orang dlm organisasi. Terjadi apabila diantara unit-unit kelompok mengalami pertentangan dengan unit-unit dari kelompok lain, pertentangan ini bila berlarutlarut akan membuat koordinasi & integrasi kegiatan menjadi terkendala/mengalami kesulitan. Konflik bisa juga terjadi antara organisasi yg satu dengan yg lain, karena adanya ketidakcocokan suatu badan terhadap kinerja suatu organisasi Persaingan terhadap sumber-sumber daya yg langka Ketergantungan tugas (interdependence) Kekaburan batas-batas bidang kerja Kriteria kinerja yg tidak sesuai Perbedaan-perbedaan Tujuan & Prioritas Setiap devisi dlm organisasi akan berlomba untuk mendapat bagian dari alokasi sumber daya yg ada. Masing-masing menginginkan alokasi sumber daya yg banyak agar dpt mempercepat pertumbuhan, kemajuan, dan pengembangan dalam divisi. Karena adanya persaingan tsb akan memicu timbulnya konflik. http://herwanparwiyant o.staff.uns.ac.id Dalam organisasi dapat dipastikan ada ketergantungan antara dua individu atau kelompok untuk mencapai kesuksesan dalam tugas-tugasnya. Apabila antara dua pihak itu ada perbedaan prioritas, kemungkinan muncul konflik akan semakin besar. Semakin perbedaan dipertahankan, kemungkinan konflik juga akan lebih besar bahlan lebih lama. Bidang kerja dlm organisasi yg tidak jelas akan memunculkan konflik, dan menciptakan suatu kondisi dimana ada seseorang yg mendominasi dlm bidangnya. Konflik semacam ini disebabkan adanya imbalan atas kemajuan suatu divisi oleh perusahaan, konflik bisa muncul apabila kegiatan monitoring dan evaluasi thd sub-sub unit yg berbeda. Konflik juga bisa disebabkan oleh adanya usaha masing-masing sub unit untuk mencapai tujuannya. Hal ini bisa tumbuh menjadi konflik bila ada ketidaksesuaian antar tujuan masingmasing, bahkan usaha pencapaian tujuan suatu sub unit dapat menghalangi sub unit lain dlm mencapai tujuannya. KONFLIK VERTIKAL, konflik terjadi antara atasan & bawahan KONFLIK HORIZONTAL, terjadi antara sesama karyawan atau kelompok yg berada pd hierarkhi yg sama KONFLIK GARIS STAFF, bila konflik terjadi antara staf pada bidang tertentu. KONFLIK PERANAN, terjadi bila komunikasi antar anggota tidak kompetibel bagi pemegang peranan. FASE KLASIK, konflik bisa muncul tapi bersifat sementara & hrs diselesaikan fihak manajemen. FASE HUB. ANTAR MANUSIA, konflik itu ada tapi bisa dihindari & perlu di atasi FASE KONTEMPORER, konflik adl hal yg tak dpt dihindari dari kehidupan organisasi. Konflik mrp kenyataan hidup yg hrs dipahami & bukan ditentang. KONFLIK berkaitan dengan PERILAKU terbuka, bisa muncul karena adanya ketidaksetujuan antar individu & kelp yg dibiarkan memuncak. KONFLIK muncul karena ada 2 PERSEPSI yang berbeda ADANYA PERILAKU yg dilakukan secara sadar oleh salah satu fihak UNTUK MENGHALANGI tujuan fihak lain DOMINASI & PENEKANAN KOMPROMI PEMECAHAN MASALAH INTEGRATIF DOMINASI atau KEKERASAN yang BERSIFAT PENEKANAN OTOKRATIK. Ketaatan harus dilakukan oleh fihak yang kalah pada otoritas yang lebih tinggi atau kekuatan yang lebih besar. MEREDAKAN atau MENENANGKAN, metode ini lebih terasa diplomatis dlm upaya menekan dan meminimalkan ketidaksepahaman. PEMISAHAN, pihak-pihak yg berkonflik dipisah sampai menemukan solusi atas masalah yg terjadi ARBITRASI, adanya peran orang ketiga sbg penengah untuk penyelesaian masalah Kembali ke aturan yang berlaku saat tdk ditemukan titik temu antara kedua fihak yg bermasalah. KONSENSUS, sengaja dipertemukan untuk mencapai solusi terbaik, bukan hanya menyelesaikan masalah dgn cepat KONFRONTASI, tiap fihak mengemukakan pandangan masing-masing secara langsung & terbuka. PENENTU TUJUAN, menentukan tujuan akhir kedepan yang lebih tinggi dengan kesepakatan bersama. Pada dasarnya fungsi pengawasan merupakan tindak lanjut dari ketiga fungsi terdahulu. Suatu perencanaan yang sudah matang, dan sudah ada ada orang atau organisasi yang mengerjakan, dan sudah dilakukan motivasi agar setiap orang mau bekerja dan bekerjasama, maka kegiatan pengawasan perlu dilakukan, agar apa yang dikerjakan itu benarbenar sesuai dengan perencanaan yang sudah ada. Controlling merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pengawasan adalah untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan, penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnyayang tidak sesuai dengan rencana. Langkah-langkah dalam proses pengawasan : 1. Menetapkan standar dan metoda untuk mengukur prestasi 2. Mengukur prestasi kerja 3. Menentukan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar 4. Mengambil tindakan perbaikan Pengawasan Karyawan Pengawasan Keuangan Pengawasan Produksi Pengawasan Waktu Pengawasan Teknis Pengawasan Kebijaksanaan Pengawasan Penjualan Pengawasan Inventaris Pengawasan Pemeliharaan Pengawasan langsung Pengawasan tidak langsung Pengawasan berdasarkan pengecualian adalah pengawasan yang dilakukan sendiri oleh seorang manajer. Kebaikan : 1. Jika terdapat kesalahan dapat diketahui sedini mungkin sehingga perbaikannya dapat dilakukan dengan cepat. 2. Adanya kontak langsung antara bawahan dengan atasan, sehingga mempererat hubungan 3. Memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan karena merasa diperhatikan atasan. 4. Tertampungnya sumbangan pikiran bawahan yang mungkin berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya. Keburukannya : 1. Waktu manajer banyak tersita 2. Mengurangi inisiatif bawahan karena bawahan merasa atasannya selalu mengamati. Adalah pengawasan jarak jauh, dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini berupa lisan atau tulisan tentang hasil-hasil yang tercapai. Keburukan : 1. Laporan terkadang tidak objektif 2. Jika ada kesalahan akan terlambat penanganannya. Adalah pengawasan yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standart yang diharapkan. Pengawasan sebelum kegiatan Pengawasan setelah kegiatan Pengawasan saat kegiatan Pengawasan berkala Pengawasan mendadak Pengawasan melekat Internal Control, adalah pengawasan yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahan. External Control, adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar. Formal Control, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh pejabat atau instansi resmi. Informal Control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen. a. b. c. d. e. Budget (anggaran) Non Budget : Pengawasan langsung dari atasan Laporan yang dibuat oleh bawahan Daftar laporan keuangan Statistik Internal Audit
