3.2 ANALISIS PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN Klinik Dr

38
3.2
ANALISIS PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN
Klinik Dr. Yenny M.Sc, Sp.A merupakan usaha jasa yang berjalan di
bidang kedokteran spesialis anak dimana sistem perhitungan stok obat dan
perhitungan penjualan obat masih secara manual sehingga sering tejadi kesalahan
dalam perhitungan stok obat menyebabkan memperlambat pekerjaan dan
informasi yang akurat.
39
Analisis sistem yang sedang berjalan pada Klinik Dr. Yenny, M.Sc, Sp.A
sebagai berikut :
1. Flowmap input data dan pembelian obat yang sedang berjalan.
APOTEKER
DOKTER
SUPPLIER
Data Obat
Data Obat
Mencatat
Data Obat
Buku Data Obat
2
Mengecek Stok
Obat dan
membuat surat
pesanan
Surat Pesanan
1
Mengecek
surat
pesanan
2
1
Surat Pesanan
2
Tidak
Surat Pesanan 1
Yang Ditolak
Setuju
Memesan?
Ya
2
1
1
Surat Pesanan
2
Surat Pesanan
Surat Pesanan
Membuat
Invoice
Invoice
Invoice
Mengecek
pengiriman
obat
Tidak
Sesuai?
Invoice
Ya
Surat Pesanan
Konfirmasi
Invoice
Mencatat
Stok obat
Invoice
Buku Data Obat
Setelah Pembelian
Obat
Invoice
Invoice
Bayar
Invoice
Membuat
Laporan
stok obat
Laporan stok obat
Invoice
2
1
Bukti pembayaran
2
Bukti pembayaran
Laporan stok obat
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Input Data dan Pembelian Obat
40
Berikut ini penjelasan tentang flowmap berjalan diatas , sebagai berikut :
a. Supplier memberikan data obat kepada apoteker.
b. Apoteker mencatat data obat kedalam buku data obat
c. Apoteker mengecek stok obat dan membuat surat pesanan obat sebanyak 2
rangkap. Kemudian surat pesanan diserahkan kepada Dokter.
d. Dokter mengecek surat pesanan, jika setuju memesan maka rangkap
pertama surat pesanan diberikan kepada apoteker dan rangkapan kedua
diberikan ke supplier. Proses selanjutnya sebaliknya jika tidak setuju surat
pesanan obat 2 rangkap akan kembalikan kepada apoteker untuk diarsip.
e. Selanjutnya supplier akan mengirim obat sesuai dengan surat pesanan obat
serta invoice kepada apoteker.
f. Obat yang dikirim supplier akan diterima oleh apoteker dan dicek kembali
sesuai dengan surat pesanan dan invoice jika sesuai apoteker akan
mengarsip surat pesanan invoice akan diberikan kepada dokter, Proses
selanjutnya sebaliknya jika tidak sesuai invoice akan dikonfirmasikan ke
supplier agar dapat dikoreksi. Kemudian supplier akan merevisi invoice.
g. Dokter melakukan pembayaran invoice dan bukti pembayaran akan di
fotocopy kemudian hasil fotocopy diberikan ke pada supplier dan yang asli
akan diarsip.
h. Apoteker membuat laporan stok obat, kemudian diberikan kepada dokter.
41
2. Flowmap Penjualan obat yang sedang berjalan
PASIEN
DOKTER
APOTEKER
Kartu Pasien
Kartu Pasien
Memeriksa
Pasien,
membuat
kwitansi dan
resep obat
Resep Obat
Resep Obat
Kwitansi Jasa
Dokter
Kwitansi Jasa
Dokter
Mencatat
obat keluar
dan membuat
nota obat
Buku Data Obat
Buat
laporan
stok obat
2
1
1
Nota obat
Nota obat
2
Nota obat
Laporan Stok obat
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Penjualan Obat
Laporan Stok
obat
42
Berikut ini penjelasan tetang flowmap berjalan penjualan, sebagai berikut :
a. Pasien menyerahkan kartu pasien kepada dokter.
b. Dokter mengecek kesehatan pasien, membuat kwitansi jasa dokter dan
resep obat. Kemudian kwitansi jasa dokter ditagih kepada pasien dan resep
obat ke apoteker.
c. Apoteker membungkus obat sesuai resep dokter kemudian apoteker buat
nota obat sebanyak 2 rangkap, nota rangkapan pertama ditagih kepada
pasien dan menyerahkan obat pasien. Nota obat rangkapan kedua akan
diberikan kepada dokter.
d. Apoteker akan mencatat data obat keluar ke buku data obat sesuai dengan
resep dokter dan membuat laporan stok obat diserahkan kepada dokter.
3.3
ANALISA DOKUMEN
Analisa dokumen bertujuan unuk mengetahui dokumen apa yang di
perlukan dan digunakan oleh Klinik tersebut serta dapat membantu dalam
perangcangan sistem ,berikut ini adalah dokumen yang digunakan :
1. Data Obat
Fungsi
: Data Obat
Sumber
: Supplier
Rangkap : 1 ( Satu )
Distribusi : Apoteker
Item
: Nama Obat, Harga, Fungsi Obat, Komposisi
43
2. Surat Pesanan Obat (Pembelian)
Fungsi
: Untuk melakukan pemesanan Obat
Sumber
: Apoteker
Rangkap : 2 ( Dua )
Distribusi : Apoteker, Supplier
Item
: No. Order, Tanggal, Nama Supplier, Nama Obat, Jumlah
3. Invoice (Pembelian)
Fungsi
: untuk mengetahui jumlah obat yang masuk dan sebagai faktur
tagihan.
Sumber
: Supplier
Rangkap : 1 ( Satu )
Distribusi : Dokter
Item
: No. Invoice, Tanggal, Nama Pelanggan, Nama Obat, Jumlah,
Harga
4. Kartu Pasien (Penjualan)
Fungsi
: Untuk informasi pasien
Sumber
: Pasien
Rangkap : 1 ( Satu )
Distribusi : Dokter
44
Item
: No Pasien, Nama Pasien, Tempat dan Tanggal lahir, Jenis
Kelamin, Nama Orang tua, Alamat, No. Telp, Tanggal Check Up,
Keterangan
5. Resep Obat (Penjualan)
Fungsi
: Untuk memberikan resep obat pasien
Sumber
: Dokter
Rangkap : 1 ( Dua )
Distribusi : Apoteker
Item
: Tanggal, nama pasien, alamat pasien, kode obat, jumlah
6. Kwitansi Jasa Dokter (Penjualan)
Fungsi
: Untuk memberitahukan tagihan jasa dokter
Sumber
: Dokter
Rangkap : 1 ( Satu )
Distribusi : Pasien
Item
: Tanggal, no kwitansi, nama pasien, harga
7. Nota Obat (Penjualan)
Fungsi
: Untuk memberitahukan berapa total harga obat
Sumber
: Apoteker
Rangkap : 2 ( Dua )
Distribusi : Pasien, Dokter
45
Item
: Tanggal, no nota, nama pasien, alamat, kode obat, nama obat,
harga satuan, jumlah, bayar
8. Buku Data Obat
Fungsi
: Untuk melakukan perhitungan keluar masuknya stok barang
dan pengecekan stock barang
Sumber
: Apoteker
Rangkap : 1 ( Satu )
Distribusi : Apoteker
Item
: Tanggal, Kode Obat, Nama Obat, Sisa Stok, Keterangan
9. Laporan Stok Obat
Fungsi
: Untuk pencatatan stok barang dan pengecekan stok obat
Sumber
: Apoteker
Rangkap : 1 ( Satu )
Distribusi : Dokter
Item
3.4
: Kode Obat, Nama Obat, Jumlah
ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
Dari hasil analisis dari penulis, diketahui masalah-masalah yang akan
terjadi dari sistem berjalan di klinik Dr. Yenny M. Sc, Sp.A sebagai berikut :
1. Proses pengecekan stok obat berjalan dengan lambat karena banyak obat yang
harus di cari dan sering terjadi kesalahan dalam penglihatan stok obat.
46
2. Perhitungan total harga obat sering terjadi kesalahan maka akan
memperlambat pekerjaan.
3. Tidak dibuatnya laporan pembelian dan penjualan sehingga untuk
menghitung pendapatan apotik berjalan lambat dan sering terjadi kesalahan.
3.5
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Kebutuhan sistem ini sangat dibutuhkan dalam pembuatan sistem baru
tersebut, sistem ini harus diterapkan sesuai dengan kebutuhan oleh klinik Dr.
Yenny M. Sc, Sp.A, kegunaan sistem ini untuk membantu usaha dalam proses
penjualan dan pembelian agar lebih efektif, efisien dan akurat dalam penyimpanan
data.
1. Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak dari sistem informasi pembelian dan penjualan
klinik Dr. Yenni M. Sc, Sp.A sebagai berikut :
a. Borland Delphi 7 2006 sebagai pembuatan aplikasi.
b. Microsoft Access 2007 sebagai database / tempat penyimpanan data.
2. Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang akan di implementasikan dalam sistem informasi stok
obat Dr. Yenny M. Sc, Sp.A antara lain:
a. Kebutuhan Masukan (Input)
1.
Data yang dimasukan berupa tanggal, nomor order, kode supplier, nama
supplier, kode obat ,nama obat, jumlah obat.
47
2. Data yang dimasukan berupa tanggal, nomor kwitansi, kode supplier,
nama supplier, kode obat ,nama obat, jumlah obat, harga beli obat.
3. Data yang dimasukan berupa tanggal, nomor nota, nama pasien, alamat
pasien, kode obat, nama obat, jumlah obat, harga jual obat.
4. Input pembelian setelah pengecekan pengiriman pesanan obat.
5. Input nota obat setelah obat selesai disediakan.
b. Kebutuhan proses
1. Proses pembuatan surat pesanan setelah pengecekan stok obat.
2. Proses pengecekan obat setelah penerimaan invoice.
3. Proses pembuatan nota obat berdasarkan obat yang disediakan dan
berdasarkan resep dari dokter.
c. Kebutuhan keluaran (output)
1. Cetak Nota obat.
2. Cetak laporan penjualan, pembelian, data supplier dan data obat.
3. Cetak surat pesanan
3. Kebutuhan pengguna
Sistem informasi pembelian dan penjualan obat klinik Dr. Yenny M. Sc, Sp.A
akan digunakan oleh karyawan yang bekerja disana khususnya oleh apoteker.