audit sistem informasi manajemen pkbl menggunakan framework

AUDIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PKBL
MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 5 PADA
UNIT CDC PT.TELEKOMUNIKASI
INDONESIA BANDUNG
Tri Ramdhany, S.Kom., M.Kom., MOS., MTA. 1, Ulfa Nurjanah2
Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Manajemen Informatika, STMIK LPKIA
Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +6222-75642823, Fax. +6222-7564282
1
[email protected] 2 [email protected]
Abstrak
Laporan Praktek Kerja ini memuat semua perancangan yang penulis ajukan ke kantor tempat penulis melakukan
Praktek Kerja Lapangan yaitu di unit CDC PT.Telekomunikasi Indonesia Bandung. Dibuatnya latar belakang
laporan praktik kerja lapangan ini adalah belum pernah melakukan evaluasi terhadap tata kelola TI tersebut yang
telah diterapkan dari sisi kemajuan untuk mencapai tujuan serta nilai tata kelola dan manajemen sistem
informasi. Untuk itu dilakukan audit menggunakan framework COBIT 5 pada unit CDC PT.Telekomunikasi
Indonesia Bandung.
COBIT 5 merupakan framework yang komprehensif dan bersifat holistik sehingga sesuai dengan dengan SIMPKBLyang berskala enterprise dan menjalankan tata kelola TI yang sudah berjalan. Domain COBIT 5 yang
dipilih adalah Monitor, Evaluate and Assess (MEA).
Kata kunci : COBIT 5
I.1 Latar Belakang Masalah
Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi oleh unit
CDC PT.Telekomunikasi Indonesia Bandung, maka
tujuan yang menjadi latar belakang dalam
melakukan audit pada SIM-PKBL adalah untuk
meningkatkan efektifitas dan efesiensi di dalam
perusahaan, oleh sebab itu perlu di lakukan audit
dengan domain MEA berdasarkan dengan framework
COBIT 5. Kerangka kerja COBIT di pilih karena di
kembangkan dengan penekanan pada proses bisnis,
mengelola
kinerja
tata
kelola
TI
dan
memeperhatikan keterkaitan tujuan bisnis dengan
tidak melupakan fokusnya pada teknologi informasi,
dalam menyusun kuesioner, digunakan maturity
attribute untuk mengembangkan altermatif jawaban
dari setiap pertanyaan. Audit dalam domain Monitor,
Evaluate and Assess berdasarkan framework COBIT
5 alasan pemilihan domain tersebut karena domain
ini berhubungan dengan manajemen IT yang efektif
yang membutuhkan proses monitoring serta
meyakinkan bahwa sudah melakukan hal yang benar
dan sesuai dengan arahan yang ada dan
kebijakannya. Untuk mengetahui Capability Level
(tingkat kematangan) dari penyediaan layanan
selama ini. Hasilnya akan digunakan untuk
merumuskan rekomendasi yang dapat di
pertimbangkan oleh pihak manajemen tingkat atas
dalam rangka mengembangkan layanan yang telah
ada.
I.2 Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan
pada sistem tersebut penulis mengidentifikasikan
beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana pencapaian Capability Level
(Tingkat Kematangan) berdasarkan hasil audit
untuk diberikan kepada pihak unit CDC PT
Telkom terkait tata kelola teknologi informasi
dengan domain MEA01 COBIT 5 pada SIMPKBL?
2. Apa saja temuan – temuan dari hasil audit
pada SIM-PKBL?
3. Bagaimana rekomendasi – rekomendasi
berdasarkan temuan hasil audit dari SIMPKBL sesuai dengan standar yang ada pada
framework COBIT 5 ?
I.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Adapun batasan masalah dalam tugas akhir ini
diantaranya sebagai berikut
1. Penelitian ini dilaksanakan pada sistem yang
sedang berjalan.
2. Standar yang digunakan audit COBIT 5
menggunakan domain MEA
3. Hanya satu rekomendasi yang akan dijadikan
aplikasi
I.4 Tujuan Perancangan
Tujuan yang diharapkan penulis dapat tercapai
pada pembuatan tugas akhir ini diantaranya:
1. Mengetahui pencapaian Capability Level.
2. Mengetahui temuan-temuan audit.
3. Memberikan rekomendasi berdasarkan temuantemuan audit.
II.1 Teori Tentang Permasalahan
II.1.1 Pengertian Audit
Audit atau yang biasa dikenal dengan Auditing
mempunyai banyak definisi. Pengertian audit
menurut Mulyadi adalah :
“ Audit adalah suatu proses sistematik
untuk memperoleh dan mengevaluasi
bukti secara objektif mengenai
pernyataan-pernyataan
tentang
kegiatan dan kejadian ekonomi,
dengan tujuan untuk menetapkan
tingkat kesesuaian antara pernyataanpernyataan tersebut dengan kriteria
yang
telah
ditetapkan
serta
penyampaian hasil-hasilnya kepada
pemakai yang berkepentingan.” [1]
Sedangkan menurut Sukrisno Agoes definisi
audit sebagai berikut :
“Audit adalah suatu pemeriksaan yang
dilakukan secara kritis dan sistematis,
oleh pihak yang independen, terhadap
laporan keuangan yang telah disusun
oleh manajemen, beserta catatancatatan pembukuan dan bukti-bukti
pendukungnya, dengan tujuan untuk
dapat
memberikan
pendapat
mengenai
kewajaran
laporan
keuangan tersebut.” [2]
II.1.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut
Jogiyanto adalah :
“sistem informasi manajemen adalah
Kumpulan dari manusia dan sumber
daya modal di dalam suatu organisasi
yang
bertanggung
jawab
mengumpulkan dan mengolah data
untuk mengahasilkan informasi yang
berguna untuk semua tingkatan
manajemen di dalam kegiatan
perencanaan dan pengendalian.” [4]
Sedangkan menurut Gordon B.Davis definisi
SIM adalah :
“SIM adalah Sistem Informasi
Manajemen adalah Suatu serapan
teknologi baru kepada persoalan
keorganisasian dalam pengolahan
transaksi dan pemberian informasi
bagi kepentingan keorganisasian” [5]
II.1.3 Pengertian PKBL
PKBL adalah sebuah singkatan dari Program
Kemitraan dan Bina Lingkungan , PKBL
adalah suatu jenis program Tanggung Jawab
Sosial/Corporate Social Responsibility (CSR)
yang hanya ada di Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) saja. PKBL terdiri dari dua jenis
Program yakni Program Kemitraan (PK) dan
Bina Lingkungan (BL). [6]
Program Kemitraan (PK) adalah program untuk
meningkatkan kemampuan UMKM agar
menjadi tangguh dan Mandiri. Sasaran Utama
dari program ini adalah para UMKM yang
dapat dikatakan dalam status non-bankable atau
belum mendapatkan akses pinjaman modal dari
bank. PK adalah suatu program yang
mewajibkan BUMN untuk memberikan
pinjaman usaha dan pembinaan kepada Usaha
Mikro Kecil dan Menengah (UMKM). Lalu BL
adalah sebuah program yang diberikan melalui
bantuan
dana
untuk
keperluan
program/kegiatan pengembangan masyarakat.
Fokus area kedua program tersebut adalah
wilayah lokasi dimana suatu BUMN
beroperasi. [6]
Sedangkan Bina Lingkungan (BL) adalah
merupakan program pemberdayaan kondisi
sosial masyarakat oleh BUMN melalui
pemanfaatan dana dari bagian laba BUMN.
Bentuk bantuan berupa: tanggap bencana alam
yaitu bantuan yang diberikan oleh PKBL untuk
orang-orang yang terkena bencana alam,
kemudian pendidikan/pelatihan yaitu bantuan
yang diberikan oleh bagian PKBL di bidang
pendidikan biasanya berupa beasiswa ke
sekolah-sekolah negeri serta mengadakan
pelatihan yang bertujuan untuk pengembangan
sumber daya manusia [6]
II.1.4 Pengertian Tata Kelola IT
Terdapat beberapa pengertian mengenai tata
kelola TI, seperti menurut Jogiyanto dan
Abdillah,
“Tata kelola TI sebagai suatu struktur
dan proses pengambilan keputusan TI
di
tingkat
korporat
untuk
mengerahkan
perilaku
yang
diinginkan dari insan TI dan
memastikan keberhasilan TI dalam
rangka penciptaan nilai bagi para
stakeholder.” [7]
Kemudian menurut Surendro, mendefinisikan
tata kelola TI merupakan
“Bagian terintegrasi dari pengelolaan
perusahaan
yang
mencakup
kepemimpinan, struktur serta proses
organisasi yang memastikan bahwa
teknologi informasi perusahaan dapat
digunakan untuk mempertahankan
dan memperluas strategi dan tujuan
organisasi.” [8]
II.2.1 COBIT 5
Dalam perkembangannya Control Objectives for
Information and related Technology (COBIT)
mengalami beberapa perubahan versi dan titik point
mulai dari COBIT 1 sampai pada COBIT 5 saat ini.
Control Objectives for Information and related
Technology (COBIT) merupakan best practice yang
menyediakan kebijakan yang jelas untuk IT
governance. COBIT juga membantu manajemen
dalam memahami dan mengelola resiko-resiko yang
berhubungan dengan TI. COBIT menyediakan
kerangka IT governance dan petunjuk control
objective yang detail untuk manajemen, stakeholder,
user dan auditor. Information Systems Audit and
Control Association (ISACA) sekarang berjalan
dengan singkatan saja, untuk mencerminkan sebagai
profesional tata kelola TI yang dilayaninya.
Keberadaan ISACA dimulai pada tahun 1967, ketika
sekelompok kecil orang dengan pekerjaan kontrol
audit yang sama dalam sistem komputer yang
menjadi semakin penting untuk operasi organisasi
mereka untuk membahas perlunya sumber informasi
terpusat dan bimbingan dalam bidang TI. Pada tahun
1969 kelompok formal, menggabungkan sebagai
Asosiasi Electronic Data Processing (EDP) Auditor.
Pada tahun 1976 asosiasi membentuk yayasan
pendidikan untuk melakukan upaya penelitian besarbesaran untuk memperluas pengetahuan dan nilai
tata kelola IT dan bidang kontrol. ISACA merilis
COBIT pertama pada tahun 1996, hanya berfokus
sebagai suatu pekerjaan audit. Berkembang menjadi
versi COBIT 2 yang merefleksikan kontrol
peningkatan sejumlah dokumen sumber, revisi pada
tingkat tinggi dan tujuan pengendalian rinci dan
tambahan
seperangkat
alat
implementasi
(implementation tool set), yang telah dipublikasikan
pada tahun 1998. Sedangkan pada versi COBIT 3
ditandai dengan adanya Information Technology
Governance Institute (ITGI) yang dibentuk oleh
ISACA pada tahun 1998 dan memberikan
pemahaman lebih dan mengadopsi prinsip-prinsip
pengaturan TI.
II.2.2 Prinsip COBIT 5
COBIT dikembangkan secara bekala oleh ISACA.
Berdasarkan penjelasan pada jurnal ISACA tahun
2012, COBIT 5 secara umum memiliki 5 prinsip
dasar, yaitu:
II.2.3 Goal CaseCade COBIT 5
Kebutuhan pemangku kepentingan harus
ditransformasikan menjadi strategi yang dapat
dijalankan perusahaan. COBIT 5 goals cascade
adalah mekanisme untuk menerjemahkan
kebutuhan pemangku kepentingan ke dalam tujuan
perusahaan yang spesifik, dapat ditindaklanjuti
dan disesuaikan, sasaran yang terkait dengan TI
dan
tujuan
enabler.
Terjemahan
ini
memungkinkan menetapkan tujuan spesifik di
setiap tingkat dan di setiap area perusahaan untuk
mendukung keseluruhan tujuan dan persyaratan
pemangku kepentingan.
Gambar 2.3 Goal Casade COBIT 5
(ISACA, 2012)
III.1 Analisis
Sub bab ini berisi tentang analisis terhadap
organisasi yang sedang diteliti, meliputi profil
organisasi, kondisi organisasi saat ini, kondisi
organisasi yang diharapkan, dan analisa
kesenjangan (GAP Analysis).
III.1.1 Sejarah Organisasi
Dari historis perkembangan organisasi CDC,
awalnya dimulai dari Proyek Pembinaan Usaha
Kecil dan Koperasi (PPUKK) tahun 2001 dan
mengalami perubahan menjadi Community
Development Center (CDC) pada tahun 2003.
Seiring dengan perubahan regulasi pemerintah dan
tuntutan bisnis yang terus berkembang, maka Unit
CDC dari tahun 2003 hingga tahun 2011 terus
mengalami transformasi, baik dalam paradigma
hingga pengelolaan organisasi, ruang lingkup
tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
Lingkup Peran CDC hingga saat ini, telah
berkembang menjadi lebih luas dengan berdasar
pada Keputusan Direksi Nomor : KD.
18/PS180/COPB0030000/2009 tanggal 12 Juni
2009 tentang Tambahan Tugas, Wewenang dan
Tanggung Jawab Organisasi Pusat Pengelolaan
Program Kemitraan dan Program Bina
Lingkungan (CDC) terkait dengan Corporate
Social Responsibility (CSR). CDC sebagai Unit
Bisnis yang mendukung bisnis utama TELKOM,
mempunyai posisi strategis terhadap unit bisnis
lainnya dalam hal pemberdayaan komunitas. Pada
posisi strategis tersebut CDC mengemban dua
peran, yaitu sebagai pemegang mandat pelaksana
PKBL dan sebagai pelaksanaan Telkom CSR.
III.1.1.1 Tabel Responden
Tabel 1 Responden Wawancara
Jabatan
Jumlah
Nama
Gambar 1 Pengumpulan Data
Responden
Bapa Herry
SM Bina
1
Pada kerangka kerja COBIT hanya menjelaskan
Lingkungan
Bapa Yoyok
Manager
III.1.5.5 Tahapan Menentukan Domain
1
tujuan-tujuan bisnis yang berkaitan dengan
proses teknologi informasi. Pada gambar
Sistem
dibawah ini dijelaskan langkah-langkah dalam
Informasi
menentukan proses domain.
Bapak Hadary
PIC SIM-BL
Mallafi
Divisi ITSS
Bapak
PIC SIM-BL
Nazaruddin
Telkom
1
1
Sigma
Tabel 2 Responden Kuesioner
Divisi
Responden
Jumlah
Staff
4
Staff
4
Divisi ITTS
Staff
6
Telkom
Staff
6
Bagian Bina
Lingkungan
Bagian
PRANDAL
SIGMA
Gambar 2 Goal Cascade
III.1.5.4 Langkah Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data terdapat langkah
tersendiri, berikut adalah langkah – langkah
peneliti untuk melakukan pengumpulan data
(Sumber : ISACA COBIT 5, 2012)
III.1.6 Analisis Kondisi Saat Ini
Pada tahap ini, dilakukan perhitungan
capability level berdasarkan jawaban responden
terhadap kuisioner (exel) yang ditujukan
kepada Staff, IT Staff, dan IT Support pada
CDC PT.Telkom. Kuisioner ini dimaksudkan
sebagai alat (tool) dalam membantu untuk
mengumpulkan data berdasarkan fokus domain
MEA dalam Cobit 5 yang diteliti, yaitu MEA01
Monitor, Evaluate and Assess Performance and
Conformance. Berikut adalah hasil perhitungan
pengolahan kuisioner:
III.1.7 Analisis Kondisi ang diharapkan
Berdasarkan dengan hasil wawancara secara
langsung dengan para Staff, diharapkan sistem
PKBL CDC PT.Telkom dapat mencapai visi
misi serta tujuan yang ada. Dengan
didapatkanya capability level 0.84 maka
indikatornya adalah L (Largely achieved/secara
garis besar tercapai) sehingga perlu perbaikan
untuk
mencapai
indikator
F
(Fully
achieved/tercapai penuh). Berikut adalah
proses-proses yang perlu diperbaiki untuk
menutupi capability level saat ini sehingga
indikatornya menjadi 0.85 atau L (Fully
achieved/tercapai penuh) :
III.1.8 Analisis Kesejangan (Gap)
Analisa
kesenjangan
dilakukan
untuk
mengetahui kondisi saat ini yang belum sesuai
dengan target atau kondisi yang diharapkan,
maka diperlukan usaha untuk mengejar
capability level yang ditargetkan. Sehingga
didapatkan GAP sebagai berikut:
Tabel 1 Analisa Kesenjangan
Domain
MEA01
Capability
Level saat
ini
0.84
Kondisi
yang
diharapkan
1
Gap
0.16
III.2.2 Dokumen Usulan
Pada bagian ini menjelaskan mengenai
dokumen usulan, yaitu usulan yang akan di
implementasikan yang sudah di definisikan
pada pembahasan sebelumnya. Untuk dokumen
usulan hanya mengimplementasikan salah satu
dari rekomendasi yang telah dibuat berdasarkan
Gap antara kondisi saat ini dengan kondisi yang
diharapkan .
Usulan yang akan diimplementasikan yaitu
pada aktivitas MEA 01.01 pada level 1 dengan
rekomendasi membuat monitoring untuk
persyaratan proposal. Aplikasi ini dibuat agar
dapat
memberikan
kemudahan
dalam
menginputkan
persyaratan
pemantauan
proposal. Usulan ini juga sesuai dengan
aktivitas yang ada pada proses MEA 01.01 yang
berisi tentang monitoring requirement
Sesuai dengan gap yang terjadi bahwa belum
adanya implementasi persyaratan pemantauan
yang berkaitan dengan sasaran yang disetujui
oleh stakeholder karena masih menggunakan
manual sehingga ingin adanya efektifitas dalam
monitoring pesyaratan proposal dengan
membuat aplikasi pengajuan proposal yang
memiliki fitur upload file tentang proposal yang
akan diajukan. Untuk melakukan input an
persyaratan tinggal memberikan tanda ceklis
pada kolom yang telah disediakan.
IV.1 Implementasi
IV.1.1 Implemetasi Antarmuka
Sub bab ini memperlihatkan hasil dari
implementasi yang telah dilakukan. Hasil
implementasi ini diperlihatkan per dialog screen.
Berikut adalah hasil dari implementasi menu
utama :
Gambar 4.1 Menu Login
V.1 Kesimpulan
Dari berbagai penjelasan yang telah di uraikan dalam
laporan ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil pengukuran capability
level
untuk
sub-domain
MEA01
Mengevaluasi dan Menilai Kinerja dan
Kesesuaian
pada
unit
CDC
PT.Telekomunikasi Indonesia berada pada
nilai
kepabilitas
0.84,
sehingga
rekomendasi berupa sistem informasi
sesuai dengan pemetaan visi dan misi
organisasi sangat diperlukan, serta untuk
mengejar kesenjangan capability level saat
ini.
2. Dengan adanya sistem pengajuan proposal
dapat lebih mudah dalam melakukan
pemantauan persyaratan dan dapat
membantu perusahaan dalam melakukan
pemantauan persyaratan dan dapat
mengurangi resiko yang merugikan
perusahaan.
V.2 Saran
Beberapa saran yang dapat diberikan adalah
sebagai berikut :
1. Penelitian selanjutnya dalam melakukan
pengukuran capability level dengan
menggunakan domain yang berbeda serta
dapat memasukkan faktor-faktor enabler
lainnya selain enabler proses seperti
prinsip, kebijakan dan kerangka kerja;
struktur organisasi; budaya, etika dan
kebiasaan;
informasi;
layanan,
insfrastruktur dan aplikasi serta manusia,
ketrampilan dan kompetensi;
2. Perlu dibangunnya sistem informasi yang
lain sesuai dengan rekomendasi yang
diberikan guna meningkatkan efektivitas
kegiatan pada CDC PT.Telekomunikasi
Indonesia
DAFTAR PUSTAKA
[1] Mulyadi, Auditing 1, Jakarta: Salemba Empat,
2002.
[2] S. Agoes, Audit Sistem Informasi, Jakarta:
Mitra Wacana Media, 2012.
[3] J.
HM, Sistem Teknologi
Yogyakarta: Andi Offset, 2003.
Informasi,
[4] G. B. Davis, Sistem Informasi Manajemen,
Jakarta: PT.Pustaka Binawan Presindo, 2002.
[5] T. PKBL, "TelkomPKBL," Senin Agustus
2017.
[Online].
http://telkompkbl.com/about-us.
Senin Agustus 2017].
Available:
[Accessed
[6] J. d. Abdillah, Sistem Tata Kelola Teknologi
Informasi, Jakarta: Penerbit Andi, 2011.
[7] Surendro,
Implementasi
Tata
Kelola
Teknologi Informasi, Bandung: Informatika,
2009.
[8] ISACA, "Enabling Processes," ISACA, 2012.
[9] I. Supardi, Semua Bisa Menjadi Programmer
VB 2012, Jakarta:
Komputindo, 2015.
PT
Elex
Media
[10] P. Hidayatullah, Visual Basic.NET, Bandung:
Informatika, 2012.
[11] A.S Rosa dan M.Shalahuddin, Rekayasa
Perangkat Lunak, Bandung: Informatika,
2014.
[12] W. Denis, System Analysis & Desain With
UML 2.0, THIRD EDITION, 2009.
[13] B. H. W. M. R. Alan Dennis, System Analysis
And Design, 2012.