20 BAB III LANDASAN TEORI 2.7 Arsip dan Kearsipan Menurut

BAB III
LANDASAN TEORI
A
2.7 Arsip dan Kearsipan
AY
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai
kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di
menurut UU No. 43 Tahun 2009:
AB
dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
R
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
SU
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
M
bernegara.
O
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
IK
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
ST
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
20
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai
guna
kesejarahan,
telah
habis
retensinya,
dan
berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
A
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
AY
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
AB
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
3.2 Database
R
3.2.1 Pengertian dan Konsep Dasar Database
SU
Database memiliki berbagai macam pengertian. Pengertian-pengertian
tersebut sebagai berikut :
1. Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer
M
secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program
komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
O
2. Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan
pengulangan
ST
IK
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa
(redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan
padasuatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
4. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu
organisasi atau perusahaan yang diorganisir dan disimpan secara
terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer
21
sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan
oleh para pengguna.
Konsep dasar dari database adalah kumpulan dari catatan-catatan,
A
atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur
dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya, penjelasan ini disebut skema. Skema
AY
menggambarkan objek yang diwakili oleh suatu database, dan hubungan di antara
objek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema atau membuat
AB
model struktur database, biasanya dikenal sebagai database model atau model
data. Model yang umum digunakan saat ini adalah model relasional yang menurut
istilah
mewakili
semua
informasi
dalam
bentuk
tabel-tabel
yang
R
saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang
SU
sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan
antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang
lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih
M
eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
O
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program
komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak).
IK
Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query database disebut
Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan ke dalam bahasa
ST
indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”. DBMS terdiri dari dua
komponen, yaitu Relational Database Management System (RDBMS) dan
Overview of Database Management System (ODBMS). RDBMS meliputi
Interface Drivers, SQL Engine, Transaction Engine, Relational Engine, dan
Storage Engine. Sedangkan ODBMS meliputi Language Drivers, Query Engine,
22
Transaction Engine, dan Storage Engine. Sedangkan untuk level dari software
sendiri, terdapat dua level software yang memungkinkan kita untuk membuat
sebuah database antara lain adalah High Level Software dan Low Level Software.
A
Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain seperti Microsoft SQL
Server , Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL,
AY
Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force,
Recital, dbFast, dbXL, Quicksilver , Clipper , FlagShip, Harbour , Visual dBase,
AB
dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low Level
Software antara lain Btrieve s Tsunami Record Manager .
R
3.2.2 Perangkat untuk Membuat Database
SU
Database dapat diolah dengan menggunakan suatu program komputer
yang biasa disebut software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk
mengelola dan memanggil query database disebut Database Management System
(DBMS). DBMS terdiri dari dua komponen, yaitu Relational Database
M
Management System (RDBMS) dan Overview of Database Managent System
O
(ODBMS). RDBMS meliputi Interface Drivers, SQL Engine, Transaction Engine,
IK
Relational Engine, dan Storage Engine. Sedangkan, ODBMS meliputi Language
Drivers, Query Engine, Transaction Engine, dan Storage Engine.
ST
Sedangkan untuk level dari software tersebut sendiri, terdapat dual evel
software yang memungkinkan kita untuk membuat sebuah database antara lain
Arago, Force, Racital, dbFast, dbXL, Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour,
Visual dBase, dan Lotus Smart Suite, Approach adalah High Level Software dan
Low Level Software. High Level Software meliputi Microsoft SQL Server, Oracle,
Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access,
23
dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro. Sedangkan, yang termasuk di dalam
Low Level Software antara lain Btrieve dan Tsunami Record Manager.
3.2.3 Tipe Database
A
Database dibagi menjadi beberapa tipe. Terdapat 12 tipe database, antara
1.
AY
lain sebagai berikut :
Operational database
Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk
AB
mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut
Subject Area Database (SADB), transaksi database, dan produksi
R
database. Contohnya : database pelanggan, database pribadi,
2.
SU
database inventaris, akuntansi database.
Analytical database
Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari
operasional yang dipilih dan database eksternal yang terdiri dari
M
data dan informasi yang telah dirangkum. Dimana informasi
O
tersebut adalah informasi yang paling dibutuhkan oleh sebuah
ST
IK
organisasi manajemen dan End-user lainnya. Beberapa orang
3.
menyebut analitis multidimensi database sebagai database,
manajemen database, atau informasi database.
Data warehouse
Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahuntahun sebelumnya, data yang diambil dari berbagai database
operasional dari sebuah organisasi. Data warehouse menjadi
sumber utama data yang telah diperiksa, diubah sesuai standar
24
terintegrasi sehingga dapat digunakan oleh para manajer dan
pengguna akhir lainnya di seluruh organisasi profesional.
Perkembangan terakhir dari data warehouse adalah dipergunakan
A
sebagai shared nothing architecture untuk memfasilitasi extreme
scaling.
Distributed database
AY
4.
Ini adalah kelompok database kerja lokal dan departemen di kantor
AB
regional, kantor cabang, pabrik-pabrik, dan lokasi kerja lainnya.
user database.
5.
End-user database
R
Database ini dapat mencakup kedua segmen, yaitu operasional dan
SU
Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh
end-user di workstation mereka. Contohnya adalah koleksi
dokumen dalam spreadsheet, word processing dan bahkan
M
download file.
External database
O
6.
Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi
ST
IK
online tersedia untuk biaya bagi pengguna akhir dan organisasi dari
layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database
eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan online komersial
dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber internet.
7.
Hypermedia database on the web
Merupakan kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang
saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home
25
page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran
media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio, dan lainlain.
Navigational database
A
8.
Dalam navigational database, queries menemukan benda terutama
9.
AY
dengan mengikuti referensi dari objek lain.
In-memory database
AB
In-memory database sangat bergantung pada memori utama untuk
penyimpanan data komputer. Hal tersebut berbeda dengan system
penyimpanan.
Document-oriented database
SU
10.
R
management database yang menggunakan disk bebasis mekanisme
Document-oriented database merupakan program komputer yang
dirancang untuk aplikasi berorientasi dokumen. Sistem ini biasanya
M
diimplementasikan sebagai lapisan di atas sebuah database
O
relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database
relasional, dokumen berbasis database tidak menyimpan data
ST
IK
dalam tabel dengan ukuran seragam kolom untuk setiap record.
Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen
yang memiliki karakteristik tertentu. Sejumlah bidang panjang
apapun dapat ditambahkan ke dalam dokumen. Bidang tersebut
juga dapat berisi beberapa bagian data.
26
11.
Real-time database
Real-time database adalah sistem pengolahan yang dirancang
untuk menangani beban kerja Negara yang dapat berubah terus-
mengandung
data
secara
kontinu,
sebagaian
A
menerus. Database ini berbeda dari database tradisional yang
besar
tidak
AY
terpengaruh oleh waktu. Sebagai contoh, pasar saham berubah
dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti bahwa
AB
transaksi diproses cukup cepat. Real – time database yang berguna
untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multimedia,
control process, sistem reservasi, dan analisis data ilmiah.
Relational Database
R
12.
SU
Berdasarkan Standar Komputasi Bisnis sejak tahun 2009, relational
database adalah database yang paling umum digunakan saat ini.
Menggunakan tabel untuk informasi struktur sehingga mudah
M
untuk melakukan pencarian.
O
3.2.4 Model Database
ST
IK
Database mempunyai 2 (dua) varian model, yaitu :
1. Post-relational database model
Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari
model relasional dan dikenal sebagai post-relational. Model data
dalam produk tersebut mencakup hubungan tetapi tidak dibatasi oleh
prinsip informasi yang mewakili semua informasi dengan nilai-nilai
data yang berkaitan.
27
2. Object database model
Database ini dibuat dengan tujuam menghindari overhead untuk
mengkonversi informasi atara bagian data di database (misal : baris
A
dalam tabel) dan bagian di program aplikasi (biasanya sebagai objek).
AY
3.3 ADODC
ADODC adalah komponen akses data yang disediakan Microsoft untuk
mempermudah pengaksesan data melalui program yang telah dibuat dengan VB
AB
6.0. ADODC dapat menghubungkan data yang dibutuhkan dari database SQL
Server maupun Microsoft Database Access lalu melakukan pengolahan data
R
standar seperti menambah, menghapus, mencari, menghapus, menyimpan, dan
SU
lain-lain dengan program yang dibuat dengan VB 6.0.
ADODC bisa menjadi komponen pengikat data di database dengan
kontrol pengolah data seperti textbox maupun kontrol MSHFlexGrid. Keunggulan
menggunakan koneksi ADODC adalah semua database bisa dikoneksikan dengan
M
ADODC dengan memilih provider database yang sesuai dengan database yang
O
digunakan baik local database maupun database jaringan.
IK
3.4 ADODB
ADODB adalah singkatan dari Active Data Objects Data Base. ADODB
ST
merupakan sekelompok pustaka yang melakukan standarisasi untuk fungsi
database dengan pemrograman VB 6.0. ADODB merupakan salah satu pustaka
yang dapat kita manfaatkan sebagai layer abstraksi database. Fungsi utama
ADODB adalah untuk menyembunyikan perbedaan database dan memberikan
28
metode sederhana untuk melakukan query pada berbagai macam database dengan
perubahan kode seminimal mungkin.
ADODB
memiliki
kelebihan-kelebihan
dalam
penggunaannya.
A
Kelebihan ADODB adalah sebagai berikut:
1. Mudah dimengerti oleh programmer Windows, karena bahasa yang
AY
digunakan hampir sama dengan Microsoft ADO.
2. ADODB memiliki native extention untuk mempercepat proses.
AB
3. Handal dalam berbagai aplikasi nyata.
4. Menyediakan kode pendukung untuk menangani insert dan update
yang dapat diadaptasi ke berbagai database dengan cepat.
R
5. Mudah digunakan pada database lain karena kode spesifik dari
SU
database tertentu diletakkan pada fungsi tersendiri sehingga tidak
diperlukan adanya perubahan pada logik utama.
6. Mendukung banyak sekali database server.
M
7. Performance Monitoring dan tuning library.
O
3.5 Microsoft Database Access 2003
IK
Microsoft Database Access 2003 adalah salah satu program dari
Microsoft Office yang dijalankan dengan menggunakan sistem operasi Windows
ST
yang berguna untuk penanganan data dan informasi secara struktural seperti
membuat, menyimpan, merubah, dan meng-access-nya kembali dalam sebuah
database.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam
format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server,
Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar
29
ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
A
perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Microsoft Access juga mendukung
teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke
AY
dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
Microsoft Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena
AB
semua tabel basis data, query, form, dan report disimpan di dalam berkas basis
data miliknya (*.mdb). Untuk membuat Query, Microsoft Access menggunakan
Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para
R
penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman
SU
SQL. Di dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel
basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak
dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Join
M
juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke
O
dalam field dalam tabel lainnya.
IK
3.6 Crystal Report 8.5
Crystal Report 8.5 merupakan program yang dapat digunakan untuk
ST
membuat, menganalisis, dan menerjemahkan informasi yang terkandung dalam
database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat fleksibel.
Crystal Report 8.5 memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut :
1. Pembuatan laporannya tidak terlalu rumit sehingga memungkinkan
pemrogram pemula sekalipun untuk membuat laporan tanpa harus
melibatkan banyak kode pemrograman.
30
2. Terintegrasi dengan berbagai bahasa pemrograman lain sehingga
memungkinkan pemrogram memanfaatkannya dengan keahliannya.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format yang populer
A
seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Portable Document
Format (PDF), HTML dan sebagainya.
AY
Elemen layar Crystal Report 8.5 tidak jauh dengan elemen layar Data
Report (salah satu fasilitas default yang disediaakan Microsoft Visual Basic untuk
AB
membuat laporan). Hanya saja Crystal Report 8.5 dilengkapi dengan fasilitas yang
ST
IK
O
M
SU
R
lebih banyak untuk mengembangkan berbagai jenis laporan.
31