BAB IV
advertisement
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Usulan Pemecahan Masalah Sasaran sistem baru yang penulis usulkan ini adalah merupakan pemindahan sistem dari sistem yang dilakukan secara manual kepada sistem yamg dilakukan oleh komputer dalam arti perancangan sistem komputerisasi dimana sistem yang lama atau sistem yang berjalan masih manual. Dimana pada dasarnya prosedur kerja sistem usulan ini hanya menambahkan beberapa proses kegiatan yang menurut penulis proses ada dalam proses administrasi dimana proses tersebut tidak ada didalam proses sistem berjalan serta menambahkan perangkat keras (hardware) yang berupa komputer terhadap sistem yamg lama, sehingga segala pekerjaan mulai dari menerima data masukkan atau input, kemudian memprosesnya atau proses, sampai pada data keluaran atau output dilakukan oleh komputer. Adapun perubahan dari prosedur sistem yang lama kepada sistem yang baru pada sistem administrasi di Balai Pengobatan Pamulang Permai II ini mempunyai sasaran-sasaran yang diharapkan dapat membantu guna mengatasi permasalahanpermasalahan yang terdapat pada prosedur sistem yang lama. Adapun sasaran-sasaran tersebut di atas adalah sebagai berikut : 33 34 1. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem administrasi pelayanan kesehatan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat. 2. Dengan sistem ini diharapkan dapat terhindar dari bertumpuknya arsiparsip sehingga dapat terhindar dari kesan kurang rapih. 3. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data, sehingga dengan sistem usulan ini tidak perlu lagi melihat arsip-arsip yang tentunya akan menyita waktu yang ada dan tertundanya pekerjaan. 4. Dengan sistem usulan ini sekiranya dapat memperkecil resiko kesalahan data, pemasukkan data, serta pelaporan data. 5. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pembuatan laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. 6. Dengan sistem ini dapat merpercepat efisiensi kerja para karyawan, khususnya bagian administrasi. 4.2 Prosedur Sistem Usulan Berikut ini penulis akan menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Kesehatan Pada Balai Pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut : a. Proses Pendaftaran Pasien Baru Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan mengisi 35 formulir yang diberikan oleh bagian administrasi dan harus diserahkan kembali kepada bagian administrasi sebagai data untuk pembuatan kartu berobat dan kartu status. Kemudian data-data pasien akan dimasukkan kedalam file pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi. b. Proses Pemeriksaan Kesehatan Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi. Pasien harus harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi kemudian bagian admistrasi akan mencari kartu status, setelah kartu status pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan dan kartu status pasien diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan memberikan resep obat kepada pasien. Kartu status pasien akan dikembalikan ke bagian administrasi untuk disimpan, tetapi terlebih dahulu hasil diagnosa pasien akan dimasukkan kedalam file berkunjung. c. Proses Pembayaran Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat kepada bagian obat, setelah itu bagian obat akan 36 mengecek data obat dalam file obat untuk mengetahui persediaan obat. Setelah pasien melakukan pembayaran maka pasien akan diberikan obat dan kwitansi dan bagian administrasi juga akan memasukkan data pembayaran kedalam file pembayaran. d. Proses Pembuatan Laporan Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan berkunjung pasien berdasarkan file berkunjung, laporan persediaan obat berdasarkan file obat dan laporan pembayaran berdasarkan file pembayaran yang harus diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan. 37 4.3 Rancangan Sistem 4.3.1 Flow Of Document (FOD) Sistem Usulan Pasien Bag. Adm Bag. Medis Formulir Formulir Kartu Status Input Data Pemeri ksaan Bag. Obat Resep Pengecekan Pembuat an Obat Pembutan Kartu Kartu Berobat K. berobat Pembuata n Resep Pembuatan Kwitansi Resep Kwitansi 1 Kwitansi 2 Kartu Status Laporan K. Berobat Pengecekan Iput Data Laporan Resep Kwitansi 4.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Gambar 4.1 FOD Usulan Pimpinan Lap.Berobat Lap.Obat Lap.Pemby 38 4.3.2.1 Diagram Konteks Dokter Hasil analisa Resep Obat Pasien Kartu Berobat Formulir Formulir Kartu Berobat Kwitansi Resep Obat Sistem Administrasi Pelayanan Kesehatan pada Balai Pengobatan Pamulang Permai GII Kartu Status Bag. Medis Resep Obat Kartu Status Kwitansi Bag. Obat Laporan Resep Obat Pimpinan Gambar 4.2 Diagram Konteks 4.3.2.2 Diagram Zero Pasien - Formulir - Kartu Berobat - Data Pasien 1.0 Pendaftaran File Pasien 39 Data Pasien Berkunjung - Formulir - Kartu Berobat - File Berkunjung Kartu Status Kartu Status Arsip Kartu Status Kartu Status Kartu Status Resep Obat Bagian Medis 2.0 Berobat Dokter Kartu Status Resep Obat Hasil analisa Resep Obat Data Pembayaran File Pembayaran Resep Obat Resep Obat 3.0 Kwitansi lunas Bagian Obat Kwitansi Lunas Pembayaran t Data Obat Data Obat File Obat Data Pembayaran Pimpinan Laporan Obat Laporan Pasien Berkunjung Laporan Pembayaran 4.0 Laporan Data Pasien Berkunjung Gambar 4.3 Diagram Zero 4.3.2.3 Diagram Detail Formulir Pasien Data Pasien File Pasien 1.1 Pembuatan Kartu Arsip Kartu Status 40 - Formulir - Kartu Berobat - Kartu Status Kartu Berobat Kartu Berobat 1.2 Pendaftaran Berobat Data Pasien Berkunjung File Berkunjung Gambar 4.4 Diagram Detail 1.0 Kartu Status 1.3 Pencarian K.Status Kartu Status Resep Obat Data Obat Pasien File Obat 3.1 Penebusan Obat Kwitansi lunas 3.2 Pembayaran Biaya Obat Data Pembayaran File Pembayaran 41 Gambar 4.5 Diagram Detail 3.0 4.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Tota l Biaya_Oba t Tgl No_Pasien ** Biaya_Pemeriksaa n No_Pendftr ** No_Kwitansi * Spesialis Bayar 1 Nama_Dokte r melakuka n 1 Pasien Id_Dokter * 1 M Berob at 1 Dokter 1 No_Pasien * M membe ri Nama Umur Obat J_Kel Gol_dara h Alamat Kode_Obat * Nama_Obat Hrg_Satua n Stok Sisa_Stok 42 Ket : * Primary Key ** Foreign Key Gambar 4.6 ERD Sistem Usulan 4.3.4 Normalisasi Bentuk tidak normal (Un Normalized) No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran No_Pasien Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total No_Pendaftaran Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis 43 Gambar 4.7 Normalisasi Bentuk Tidak Normal Bentuk Normalisasi Pertama atau 1 NF No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis Gambar 4.8 Normalisasi Bentuk Normal Pertama 44 Bentuk Normalisasi Kedua atau 2 NF Tabel Pasien Tabel Obat Kode_Obat * Nama_Obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Tabel Berobat No_Pendaftaran * No_Pasien ** Kode_Obat ** Tgl_Berobat Biaya_Obat No_Kwitansi Tgl Biaya_Pemeriksaan Total Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter ** Nama_dokter Spesialis Tabel Dokter Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis 45 Gambar 4.9 Normalisasi Bentuk Normal Kedua Bentuk Normalisasi Ketiga atau 3 NF Tabel Pembayaran Tabel Pasien oo No_Kwitansi * No Pendaftaran ** Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total 1 No Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat 1 Tabel Berobat 1 oo oo Tabel Dokter Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis Tabel Pesan 1 No_Pendaftaran * No Pasien ** Id_Dokter ** Tgl_Berobat Biaya_Obat Tabel Obat Kode_Obat * Nama_Obat Harga_satuan Stok Sisa_stok 1 No_Pendaftaran * Kode_Obat Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan 46 Gambar 4.10 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga 4.4 Spesifikasi File Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan dipergunakan dalam pengelolaan database pada sistem yang diusulkan, serta sebagai media penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Adapun spesifikasi file-file tersebut adalah sebagai berikut : a. Spesifikasi File Pasien Nama File : File Pasien Record Key : No_Pasien Spesifikasi Tabel 4.1 Pasien No 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nama No Pasien Nama Umur Jenis kelamin Gol.darah Alamat Nama Field No_Pasien Nama Umur J_Kel Gol_Darah Alamat Tipe Text Text Text Text Text Text b. Spesifikasi File Obat Nama File : File Obat Record Key : Kode_Obat Spesifikasi Tabel 4.2 Obat Panjang 4 20 2 1 2 40 Keterangan Primary Key 47 No 1. 2. 3. 4. 5 c. Nama Nama Field Kode Obat Kode_Obat Nama Obat Nama_Obat Harga Satuan Harga_satuan Stok Stok Sisa Stok Sisa_Stok Spesifikasi File Berobat Pasien Tipe Text Text Currency Text Text Nama File : File Berobat Record Key : No_Pendaftaran Panjang 3 30 10 3 3 Keterangan Primary Key Spesifikasi Tabel 4.3 Berobat Pasien No 1. 2. 3. 4. Nama No pendaftaran No pasien Tanggal berobat Biaya Obat Nama Field No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Tipe Text Text Date/time Currency Panjang 3 4 8 10 Keterangan Primary Key Foreign Key d. Spesifikasi File Pembayaran Nama File : File Pembayaran Record Key : No_Kwitansi Spesifikasi Tabel 4.4 Pembayaran No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Nama No Kwitansi No Pendaftaran No. Pasien Tanggal Biaya Obat Biaya Pemeriksaan Total Nama Field No_Kwitansi No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total e. Spesifikasi File Pemesanan Obat Tipe Text Text Text Date/time Currency Currency Currency Panjang 3 3 4 8 10 10 10 Keterangan PrimaryKey ForeignKey ForeignKey 48 Nama File : File Pemesanan Obat f. Spesifikasi File Dokter Nama File : File Dokter Spesifikasi Tabel 4.5 Pemesanan Obat No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Nama No.Pendaftaran Kode Obat Nama Obat Harga Satuan Banyaknya Biaya Obat Keluhan Diagnosa Tanggal Pesan No 1. 2. 3. 4.5 Nama Id Dokter Nama Dokter Spesialis Nama Field Tipe No_Pendaftaran Text Kode_Obat Text Nama_Obat Text Harga_Satuan Currency Banyaknya Text Biaya_Obat Currency Keluhan Text Diagnosa Text Tgl_Pesan Date/time Spesifikasi Tabel 4.6 Dokter Nama Field Id_Dokter Nama_Dokter Spesialis Rancangan Input Output Tipe Text Text Text Panjang 3 3 30 10 2 10 50 50 8 Panjang 4 25 30 Keterangan Keterangan Primary Key 49 3 Label 6 Command Button Gambar 4.11 Form Menu Utama 4.5.1 Input Data Pasien 1 Label 6 Label 2 Label 1 Shape 50 6 TextBox 7 Command Button Gambar 4.12 Input Data Pasien 4.5.2 Input Data Obat 1 Data 51 5 TextBox 6 Label 1 Label 1 Shape 6 Command Button Gambar 4.13 Input Data Obat 4.5.3 Input Data Berobat 1 Data 52 1 TextBox 11 Label 3 Label 9 Label 2 ComboBox 2 Shape 6 Label 2 TextBox 2 Shape 6 Command Button 2 Label 1 MsFlexgrid Gambar 4.14 Input Data Berobat 4.5.4 Input Data Pembayaran 4 Data 1 Command Button 53 8 Label 5 Data 17 Label 1 ComboBox 1 TextBox 1 MsFlexgrid 3 Shape 5 Label 6 Command Button 1 TextBox Gambar 4.15 Input Data Pembayaran 4.5.5 Output Data Obat 54 Tabel 4.6 Laporan Data Obat 4.5.6 Output Pasien Berobat Tabel 4.7 Laporan Pasien Berobat 4.5.7 Output Data Pembayaran 55 Tabel 4.8 Laporan Data Pembayaran 4.6 Jadwal Implementasi Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkahlangkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan Data Awal Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua minggu. 56 2. Pembuatan Program Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program, faktor-faktor tersebut adalah : a. Banyaknya program b. Tingkat permasalahan program c. Kondisi komputer baik software maupun hardware. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga minggu. 3. Test Program Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu. 4. Pembuatan Buku Petunjuk Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut : - Petunjuk pemakaian - Penjelasan kode-kode yang digunakan. - Proses penyiapan data awal. Pembuatan buku petunjuk dibutuhkan waktu tiga mminggu. 57 5. Training Personil Training personil dimaksudkan untuk menyiapkan aspek manusia sebagai pelaku sistem danpemakai sistem. Adapun faktor yang mempengaruhi masa training adalah : - Jumlah personil - Pengetahuan personil tentang komputer dalam perencanaan waktu training. Disini dianggap peserta telah mengetahui dasar-dasar komputer. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu. 6. Test Sistem Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu. 7. Peralihan Sistem Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga resiko kegagalan terhadap sistem kecil. 8. Operasional Sistem 58 Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan. Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut : Tabel 4.9 Jadwal Implementasi No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kegiatan Pengumpulan Data awal Pembuatan Program Test Program Pembuatan Buku Petunjuk Pelatihan atau Training Test Sistem Peralihan Sistem Operasional Sistem Bulan Bulan II 1 2 3 4 Bulan I Bulan III 1 2 3 4 1 2 3 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X
