subsistem input sistem informasi keuangan

SISTEM INFORMASI KEUANGAN
System
Informasi
Akuntansi
Subsistem
Pemakaian
Sumber
Internal
Sumber
Pemakai
Subsistem
Audit
Internal
Subsistem
Manajemen
Dana
Data
Base
rttyreytryrty
Lingkungan
Subsistem
Intelegen
Keuangan
Subsistem
Pengendalian
SUBSISTEM INPUT SISTEM INFORMASI KEUANGAN
a. Model Sistem Informasi Keuangan
Sebuah model system inforamsi keuangan tampak pada gambar diatas. Seperti system
informasi fungsional lainnya, system informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua
dari subsistem input, system informasi akuntansi dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk
mengumpulkan intelijen, juga terdapat pada system fungsioanal lainnya. Subsistem input ketiga
audit internal, terdiri dari auditor yang menganalisis system konseptual perusahaan untuk
memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.
Tiga subsistem output mempengaruhi arus uang peusahaan.
Subsistem peramalan (
forecasting ) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi.
Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif.
Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis
sumber daya yang tersedia.
Seperti system informasi fungsional lainnya, subsistem output berisi berbagai jenis
perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi.
b. Perangkat Lunak Keuangan Siap Pakai
Lebih banyak perangkat lunak aplikasi siap pakai ( prewritten application software )
yang dikembangkan untuk area keuangan dari pada untuk area lain.
Perangkat lunak ini
sebagian besar merupakan paket pengolahan data seperti gaji, persediaan dan piutang.
Manajer keuangan dan analis juga banyak menggunakan spreadsheet elektronik, yang
merupakan contoh dari paket produktivitas perorangan. Baris-baris spreadsheet sangat baik
untuk menggambarkan data keuangan seperti penjualan dan harga pokok penjualan, dan kolomkolomnya dapat menggambarkan periode waktu seperti bulan, triwulan atau tahun.
Sistem perangkat lunak siap pakai ini memungkinkan perusahaan kecil mencapai
pengendalian keuangan yang baik tanpa melakukan investasi dalam staf jasa informasi yang
besar. Sistem itu juga digunakan secara luas pada perusahaan besar, sifatnya yang memudahkan
pemakai menjadi pendorong utama end-user computing.
POSISI AUDIT DALAM ORGANISASI
DEWAN DIREKSI
Komite Audit
CHIEF EKSEKUTIF
OFFICER
ATAU
CHIEF FINANCIAL
OFFICER
DIREKTUR AUDIT
INTERNAL
DEPARTMENT AUDIT
INTERNAL
PENTINGNYA DATA KEUANGAN
Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan
keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang
terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan ( dalam banyak kasus ) berapa banyak uang
yang terlibat. Data ini dapat dianalisis dalam berbagai cara untuk memenuhi sebagian kebutuhan
informasi manajemen.
SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh system
informasi fungsional. Bahkan secara lebih mendasar: SIA merupakan dasar yang diatasnya
dibangun semua subsistem informasi berotientasi CBIS. Jika perusahaan tidak mempunyai SIA
yang baik, perusahaan tidak dapat berharap untuk memiliki SIM, DSS, dan system pakar yang
baik.
c. Subsistem Audit Internal
Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor eksternal untuk mengaudit
catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya. Laporan tahunan pemegang saham, berisi
Laporan kepada Pemegang Saham yang menyatakan bahwa audit telah dilakukan.
Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal yang melakukan
analisis yang sama seperti auditor eksternal tetapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih
luas. Kita memasukkan audit internal sebagai subsistem input dari system informasi keuangan
karena kemampuannya untuk mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara
independen dari sudut pandang keuangan.
SIFAT-SIFAT AUDITOR INTERNAL

Objektivitas
Untuk mempertahankan objektivitasnya, auditor internal menegaskan bahwa mereka
tidak menginginkan tanggung jawab operasional atas system yang mereka bantu kembangkan.
Mereka membuat saran-saran kepada manajemen dan manajemen memutuskan apakah akan
menerapkan saran tersebut. Dengan cara demikian, auditor internal bekerja dengan cara yang
sama seperti analis system.

Independen
Auditor internal beroperasi secara independen dari unit-unit fungsional perusahaan dan
tidak memiliki ikatan dengan perorangan atau kelompok dalam perusahaan. Tanggung jawab
mereka hanya pada direksi, CEO dan CFO.
JENIS – JENIS KEGIATAN AUDIT INTERNAL

Audit Keuangan ( financial auditing )
Menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh
auditor eksternal. Dalam beberapa penugasan, auditor internal bekerja sama dengan auditor
eksternal. Dalam penugasan lain, auditor internal melakukan semua pekerjaan auditnya sendiri.

Audit Operasional ( operational auditing )
Dilakukan bukan untuk menguji akurasi catatan tetapi untuk memeriksa efektifitas
prosedur. Ini merupakan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh analis system selama tahap analisis
dari siklus hidup system. Sistem yang dipelajari hampir semuanya system konseptual daripada
fisik, tetapi tidak selalu melibatkan pemakaian komputer.
Pada saat auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan
dasar system :
1. Pengendalian yang memadai
Apakah system dirancang untuk mencegah, mendeteksi, atau mengoreksi kesalahan?
2. Efisiensi
Apakah operasi system dilakukan sedemikian rupa sehingga mencapai produktivitas
yang terbesar dari sumber daya yang tersedia ?
3. Ketaatan pada kebijakan perusahaan
Apakah system memungkinkan perusahaan memenuhi tujuannya atau memecahkan
permasalahannya dalam cara-cara yang telah ditentukan ?

Audit Kesesuaian ( concurrent auditing )
Sama seperti audit operasional kecuali bahwa audit kesesuaian berlanjut terus. Misalnya,
auditor operasional memilih sejumlah pegawai secara acak dan menyerahkan langsung cek gaji
mereka daripada menggunakan pos perusahaan. Prosedur ini memastikan bahwa nama pada
daftar gaji mewakili pegawai yang sebenarnya dan bukan sekedar daftar fiktif yang dibuat oleh
penyelia yang tidak jujur yang ingin mendapatkan cek gaji tambahan.

Rancangan Sistem Pengendalian Internal
Dalam audit operasional dan audit kesesuaian, auditor internal mempelajari system yang
ada. Namun, auditor seharusnya tidak menunggu sampai system diterapkan untuk melaksanakan
pengaruhnya.
Auditor internal seharusnya berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan
system.
d. Subsistem Intelijen Keuangan
Subsistem intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik modal
tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini, subsistem
informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat
keuangan. Sama seperti system informasi fungsional lain, subsistem informasi keuangan juga
mengumpulkan data dan informasi dari pemerintah. Banyak informasi yang mempengaruhi arus
uang datang dari pemerintah pusat dan sebagian kecil dari pemerintah daerah atau propinsi dan
pemerintah local.
SUBSISTEM OUTPUT SISTEM INFORMASI KEUANGAN
a. Sistem Peramalan
Dalam menentukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan. Ada
tiga fakta dasar dalam fikiran :

Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu
Dasar terbaik untuk memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan adalah
dengan melihat masa lalu. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan ini.
Inilah alasannya mengapa data akuntansi sangat penting dalam peramalan; data
akuntansi memberikan dasar histories.

Semua peramalan terdiri dari keputusan semistruktur
Keputusan peramalan merupakan contoh yang baik dari jenis keputusan semiterstruktur yang didukung oleh DSS.
Keputusan tersebut didasarkan oleh
beberapa variable yang dapat diukur dengan mudah dan beberapa yang tidak
dapat diukur.

Tidak ada teknik peramalan yang sempurna
Paket peramalan mainframe yang paling canggih sekalipun tidak dapat
diharapkan untuk memperkirakan masa depan dengan akurasi 100%.
PERAMALAN JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG
Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional.
Fungsi pemasaran
memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat, katakan satu sampai tiga tahun di
depan. Semua area fungsional menggunakan ramalan penjualan sebagai dasar untuk menetukan
sumber daya yang dibutuhkannya untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan.
Misalnya, ramalan penjualan merupakan dasar bagi proyeksi MRP yang dibuat oleh bagian
manufaktur.
Peramalan jangka panjang biasanya dilakukan oleh suatu area selain pemasaran oleh
fungsi financial atau suatu kelompok khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab
perencanaan.
Beberapa perusahaan besar memiliki kelompok perencanaan strategis yang
melapor pada tingkat eksekutif.
MENEMPATKAN PERAMALAN DALAM PERSPEKTIF
Manajer di semua tingkatan terlibat dalam peramalan, tetapi semakin tinggi tingkatannya
semakin panjang jangkauan perencanaannya. Peramalan jangka menengah dan panjang harus
mempertimbangkan pengaruh dari ekonomi nasional dan mungkin internasional, serta
merupakan tanggung jawab subsistem paeramalan dari system inforamsi keuangan.
b. Subsistem Manajemen Dana
Arus uang dari lingkungan, melalui perusahaan, dan kembali ke lingkungan adalah
penting karena uang digunakan untuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat
dikelola untuk mencapai 2 tujuan :

Untuk memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar dari arus keluar
biaya.

Untuk memastikan bahwa keadaan ini akan tetap stabil sepanjang tahun.
Analis arus kas ( cash flow analysis ) yang menelusuri arus masuk dan arus keluar setiap
bulan. Perangkat lunak yang melakukan analisis ini disebut model arus kas ( cash flow model ).
Model ini dapat diprogram sendiri ( costum programmed ), atau dapat berupa perangkat lunak
produktivitas perorangan seperti spreadsheet elektronik. Output dapat ditampilkan dalam bentuk
table maupun grafik.
Model arus kas merupakan contoh terbaik mengenai cara penggunaan komputer dalam
mengatur arus uang karena ini mencakup seluruh proses dimulai dengan penerimaan kas dan
berakhir dengan pengeluaran kas.
Banyak keputusan harus dibuat dalam proses ini, dan
subsistem manajemen dana dapat mendukungnya.
MENEMPATKAN MANAJEMEN DANA DALAM PERSPEKTIF
Perusahaan tidak sepenuhnya bergantung pada lingkungannya. Dalam hal sumber daya
uang perusahaan dapat mempengaruhi arus masuk dan arus keluar. Program-program dalam
subsistem manajemen dana memungkinkan menajemen membuat keputusan yang mempengaruhi
arus menurut cara yang diinginkan.
c. Subsistem Pengendalian
Manajer memiliki tujuan operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau
menjual sejumlah atau senilai tertentu barang. Manajer diberikan suatu anggaran operasi (
operating budget ), yaitu jumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan
operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiscal atau tahun
financial.
PROSES PENGANGGARAN
Ada tiga pendekatan umum yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan
anggarannya :

Pendekatan dari Atas ke Bawah
Jika pendekatan dari atas ke bawah diambil, eksekutif perusahaan menentukan jumlah
anggaran, dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah.
Alasannya adalah eksekutif memiliki pengertian yang paling baik mengenai tujuan jangka
panjang perusahaan dan dapat mengalokasikan dana yang memungkinkan perusahaan mencapai
tujuan tersebut. Namun, anggaran seperti itu mungkin dipandang oleh para manajer tingkat yang
lebih rendah sebagai tujuan yang tidak realistis, dipaksakan oleh orang-orang yang tidak
bersentuhan dengan tuntutan bisnis sehari-hari.

Pendekatan dari Bawah ke Atas
Jika pendekatan dari bawah ke atas diambil, proses anggaran dimulai pada tingkat
organisasi terendah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang di tingkat yang lebih
rendah lebih dekat pada tindakan dan paling baik menentukan kebutuhan sumber dayanya.
Namun, logika ini sering mengabaikan eksekutif, yang beralasan bahwa manajer tingkat bawah
akan meminta jumlah besar yang tidak realistis.

Pendekatan Partisipasi
Karena kelemahan pendekatan dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas, praktek yang umum
adalah mengikuti proses penyusunan anggaran secara partisipasi ( participative budgeting ).
Ini berarti, orang yang akan menerima dana partisipasi dalam menentukan tingkat dana. Ini
merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan manajer pada berbagai tingkatan
berunding untuk mencapai anggaran yang memuaskan semua pihak. Manajer tingkat menengah
berperan penting dalam proses ini, dengan memberikan pandangan jangka panjang dari eksekutif
dan kebutuhan segera dari manajer tingkat lebih rendah.
LAPORAN ANGGARAN
Setiap manajer dengan tanggung jawab anggaran menerima laporan bulanan yang
menunjukkan pengeluaran actual unitnya dibandingkan dengan anggaran. Anggaran year-todate terdiri dari jumlah anggaran untuk bulan-bulan yang telah dilewati dalam tahun fiscal.
Tujuan manajer adalah mencapai jumlah anggaran total untuk tahun tersebut, dan laporan
tersebut memungkinkan manajer tetap pada jalur selama tahun itu dengan menanggapi berbagai
varians yang besar.
Teknik drill-down yang diperlukan oleh system informasi eksekutif
merupakan cara yang efektif untuk memperoleh informasi yang lebih rinci mengenai varians.
RASIO KINERJA
Rasio kinerja ( performance ratio ) adalah suatu hubungan dari dua atau lebih indicator
kegiatan organisasi yagn menjadi suatu cara pengukuran. Dalam beberapa kasus, rasio ini
ditetapkan oleh perusahaan. Dalam kasus lain, rasio ini mencerminkan standar yang telah
ditetapkan oleh industri perusahaan atau mungkin bisnis secara keseluruhan.
Diantara rasio yang paling terkenal adalah rasio lancar ( current ratio ). Rasio lancar
mengukur sampai berapa jauh suatu perusahaan atau unit organisai dapat menutup hutang jangka
pendeknya dengan aktiva yang mudah dikonversikan menjadi kas.
Akiva Lancar
Rasio Lancar =
Hutang Lancar
Rasio terkenal lainnya adalah baik perputaran persediaan ( inventory turnover ), yang
mengukur penjualan perusahaan dibandingkan investasi persediaan.
Harga Pokok Persediaan
Rasio Perputaran Persediaan =
Nilai Persediaan Rata-rata
Umumnya semakin tinggi rasio perputaran persediaan, semakin baik. Rasio itu merupakan
indikasi kemampuan manajer untuk mencapai tingkat penjualan yang tinggi tanpa investasi
persediaan yang besar.
MENEMPATKAN SUBSISTEM PENGENDALIAN DALAM PERSPEKTIF
Komputer mungkin telah melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam area pengendalian.
Jika database yang akurat dan mutakhir ada, merupakan proses yang mudah untuk
membandingkan antara biaya actual dan anggaran, menghasilkan laporan dan menghitung rasio.
Laporan dan rasio telah lama tersedia sehingga manajer terbiasa menerimanya dan akan merasa
kehilangan tanpanya.
PROSES PEMBUATAN ANGGARAN
Model
Peramalan
Peramalan
Penjualan
Manajemen
Puncak
Peramalan Penjualan
Disetujui
Model Perencanaan
Sumber Daya
Persyaratan
Keuangan
Persyaratan
SDM
Persyaratan
Jasa Info.
Persyaratan
Manufaktur
Persyaratan
Pemasaran
Manajer
Keuangan
Manajer
SDM
Manajer
Jasa Info.
Manajer
Manufaktur
Manajer
Pemasaran
Anggaran
Keuangan
Anggaran
SDM
Anggaran
Jasa
Anggaran
Manufaktur
Anggaran
Pemasaran
Manajemen
Puncak
Anggaran
Operasi Akhir