sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis web disertai

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU
BERBASIS WEB DISERTAI DENGAN SMS GATEWAY
Anis Yusrotun Nadhiroh
Jurusan Teknik Informatika – STT Nurul Jadid Paiton
[email protected]
ABSTRAK
SMK merupakan sekolah favorit pada era kini, karena dinilai sebagai
sekolah yang mencetak siswa yang siap bekerja dan memiliki keterampilan yang
dapat diaplikasikan di dunia kerja. SMK Negeri 1 Kraksaan merupakan sekolah yang
memiliki standar ISO. SMK memiliki variasi jurusan yaitu administrasi perkantoran,
marketing, akuntansi, teknik komputer dan jaringan, rekayasa piranti lunak, dan
multi media.
Minat siswa yang mendaftar pada SMK tersebut dari tahun-ketahun
meningkat dan cukup baik. Namun pada saat ini system pendaftaran siswa baru pada
SMK Negeri 1 Kraksaan menggunakan system manual yang membutuhkan waktu
lama dan membutuhkan tenaga yang lebih banyak, selain itu kinerja juga kurang
efisien dan kurang sistematis, untuk itu pendaftaran secara on line sangat membantu
memudahkannya.
Dimana perkembangan teknologi yang pesat saat ini, akses informasi
secara cepat sangat di butuhkan. Dengan menggunakan aplikasi Web dan SMS
Gateway semua dapat dengan mudah didapatkan dan dipublikasikan. Sehingga
penggunaan web berbasis java ini diharapkan bisa memberikan informasi seputar
SMK Negeri 1 Kraksaan, pendaftaran siswa baru menggunakan sistem on line. Tes
penerimaan siswa baru secara on line, Pengumuman hasil seleksi siswa
menggunakan web, penempatan kelas sesuai jurusan yang dipilih dan nilai uji
praktik, Sedangkan program yang digunakan adalah NetBeans7.1, JDK 7,
GlassFish Server 3, WampServer5, dan Database yang digunakan adalah
MySQL Server.
Kata Kunci : Sistem Informasi, SMS Gateway.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
dalam beberapa tahun belakangan ini, penggunaan teknologi sangat
dibutuhkan. Pada dasarnya manusia selalu ingin berubah ke arah yang lebih baik
dan lebih mapan, demikian pula lembaga dan instansi-instansi. Peningkatan kualitas
dari setiap instansi tersebut disertai dengan kinerja yang sistematis dan system
informasi yang mudah.
Web penerimaan siswa baru ini tidak hanya menitikberatkan pada
informasi, namun web akan ditambah dengan fasilitas yang cukup lengkap dan
menggunakan Web Java murni. Web yang akan dirancang mencakup pendaftaran,
tes, penyeleksian hingga pengumuman hasil seleksi siswa baru yang ada pada SMK
Negeri 1 Kraksaan.
SMK merupakan sekolah favorit pada era kini, karena dinilai sebagai
sekolah yang mencetak siswa yang siap bekerja dan memiliki keterampilan yang
dapat diaplikasikan di dunia kerja. SMK Negeri 1 Kraksaan merupakan sekolah yang
memiliki standar ISO. SMK memiliki variasi jurusan yaitu administrasi perkantoran,
marketing, akuntansi, teknik komputer dan jaringan, rekayasa piranti lunak, dan
multi media.
Minat siswa yang mendaftar pada SMK tersebut dari tahun-ketahun
meningkat dan cukup baik. Namun pada saat ini system pendaftaran siswa baru pada
SMK Negeri 1 Kraksaan menggunakan system manual yang membutuhkan waktu
lama dan membutuhkan tenaga yang lebih banyak, selain itu kinerja juga kurang
efisien dan kurang sistematis, untuk itu pendaftaran secara on line sangat membantu
memudahkannya.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang akan dipecahkan dalam penelitian ini dapat dirumuskan
sebagai berikut ”Bagaimana merancang dan membuat aplikasi sistem informasi
administrasi penerimaan siswa baru berbasis web pada SMK Negeri 1 Kraksaan
menggunakan JSP dan dapat melihat hasil kelulusan tes dengan menggunakan
web.”
1.3 Tujuan Penelitian
Merancang dan membuat sistem informasi penerimaan siswa baru
berbasis Web dan SMS Gateway di SMK Negeri 1 Kraksaan.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras
dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah
data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut (Andri
Kristanto, 2008: 12). Selain itu sistem informasi juga dapat didefinisikan
sebagai berikut:
1) Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
menyajikan informasi.
2) Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusandan atau untuk
mengendalikan organisasi.
3) Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.
Menurut Teguh Wahyono (2004: 11) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi
dijelaskan bahwa sebuah sistem informasi pada hakikatnya merupakan
suatu system yang memiliki komponen-komponen atau subsistemsubsistem untuk menghasilkan informasi.
Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi adalah suatu sistem yang berintegrasi dengan user atau pemakai
untuk melengkapi atau memberi informasi yang akan mendukung
kelancaran kerja dari suatu fungsi manajemen, analisa dan pengambilan
keputusan dalam suatu organisasi.
2.2. Diagram Konteks (Context Diagram)
Context diagram merupakan sebuah diagram sederhana yang
menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari
sistem (Andri Kristanto, 2008: 70). Context diagram merupakan model yang
digunakan untuk menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam
pembuatan Standard of Purpose (deskripsi tekstual fungsi sistem) yang
dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang memiliki keseluruhan
sistem.
Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal
yang mewakili keseluruhan sistem. Contoh konteks diagram:
Gambar 2.1 Contoh Context Diagram (Andri Kristanto, 2008:70)
2.3. Data Flow diagram
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan
data yang keluar dari istem, dimana data disimpan, proses apa yang
menghasilakan data tersebut dan interaksi a ntara data yang tersimpan dan
proses yang dikenakan pada data tersebut (Andri ristanto, 2008: 61).
DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang
mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada
sistem dan proses pada system (Andri Kristanto, 2008: 61). DFD biasanya
mempunyai tahapan yang disebut DFD Leveled yang merupakan
peralatan yang berfungsi untuk menggambarkan secara rinci mengenai
sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain
dengan menunjukkan dari dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.
Pada umumnya tahapan dimulai dari 0, 1, 2 dan seterusnya. Tahapan 0
menggambarkan sistem secara global, meskipun sudah cukup rinci dengan
menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun
pada tahap ini semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem
secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ketahap selanjutnya yaitu
1,2 dan seterusnya maka proses-proses tersebut akan diurai lebih rinci
dengan spesifikasi yang lebih jelas. Penurunan tahapan dilakukan jika
perlu memerinci beberapa proses, namun tidak semua dari proses diturunkan
dengan jumlah tahapan yang sama.
2.4. Entity Relationship Diagram
Pada teknik ER, gambaran dunia nyata diistilahkan dalam
obyek dan relasinya (Andri Kristanto, 2008:91). ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, sehingga dapat
digunakan untuk menjawab pertanyaan: data apa yang diperlukan ,
bagaimana data satu berhubungan dengan data lainnya? Pada dasarnya
ada tiga macamsimbol yang dipergunakan yaitu entitas, atribut, relasi
(hubungan).
2.5. Aplikasi Web
Aplikasi web adalah suatu yang diakses menggunakan web
browser melalui suatu jaringan seperti Internet. Jadi, ada 3 komponen
untuk menjalankan aplikasi web, yaitu web client, web server, dan
jaringan.
Aplikasi web sangat populer karena kemudahan tersedianya
aplikasi client untuk mengaksesnya tapa bergantung pada platform apa
pun. Kemampuan untuk memperbarui dan memelihara aplikasi web tanpa
harus menditribusikan dan menginstalasi aplikasi pada client yang
jumlahnya mungkin mencapai ribuan merupakan alasan kunci
popularitasnya. Di mana ada web browser maka di sana kia bisa
mengakses aplikasi web tersebut. Aplikasi web dapat dibangun dengan
berbagai bahasa pemrograman, di antaranya PHP, ASP, dan tentu saja
Java.
Aplikasi web merupakan aplikasi yang menggunakan arsitektur
client-server. Pada jenis aritektur ini, sebuah program client (web
browser) terhubungan pada sebuah server untuk bisa mengakses
resource/sumber daya yang disediakan oleh server.
Aplikasi web adalah aplikasi yang sifatnya menunggu. Aplikasi
web akan melakukan proses jika menerima request, kemudian akan
mengirimkan hasilnya yang disebut response. Request adalah informasi
yang dikirimkan oleh client ke server. Response adalah informasi yang
dikirimkan server kepada client.
Client
Internet
Server
Gambar 2.2 Arsitektur client-server pada aplikasi web
Aplikasi web menggunakan protocol HTTP (Hypertext Transfer
Protocol). HTTP adalah suatu protokol yang digunakan untuk
mentransfer dokumen hypertext dalam WWW (World Wide Web). HTTP
mendefinisikan bagaimana suatu pesan dapat diformat dan dikirimkan
dari client ke server atau sebaliknya. HTTP mengatur aksi apa saja yang
harus dilakukan oleh Web server dan web browser sebagai response atas
perintah-perintah yang ada pada protokol HTTP ini. Karena
menggunakan protokol HTTP, aplikasi web adalah aplikasi yang
stateless. Maksudnya setelah server memberikan respon atas request dari
client, maka komunikasi antara server dan client akan terputus. (Luwis,
2011: 1)
2.6. JSP (Java Server Pages)
Java Server Pages (JSP) merupakan sebuah teknologi servlet-based
yang digunakan pada web tier untuk menghadirkan dynamic dan static
content. JSP merupakan text-based dan kebanyakan berisi template text
HTML yang digabungkan dengan spesifik tags dynamic content.
JSP pertamakali diperkenalkan pada tahun 1999.(Vivek Chopra,dkk,
2005:9) JSP adalah suatu teknologi web berbasis bahasa pemrograman Java
dan berjalan di Platform Java, serta merupakan bagian teknologi J2EE (Java
2 Enterprise Edition). JSP sangat sesuai dan tangguh untuk menangani
presentasi di web. Sedangkan J2EE merupakan platform Java untuk
pengembangan system aplikasi enterprise dengan dukungan API
(Application Programing Interface) yang lengkap dan portabilitas serta serta
memberikan sarana untuk membuat suatu aplikasi yang antara business logic
(sistem), presentasi dan data.
JSP lebih dikenal oleh semu orang dengan pengetahuan dari HTML,
hanya dengan mempelajari markup dynamic. Hal ini membuatnya mungkin
untuk para desainer site untuk membuat HTML dari sebuah site, dengan para
pengembang memprosesnya suatu saat nanti untuk memasukkan tags yang
menghasilkan dynamic content. Hal ini juga memudahkan dalam
pengembangan web page.
JSP memiliki built-in yang mendukung untuk pengguna komponen
software yang dapat digunakan kembali(JavaBeans). Hal ini tidak hanya
membiarkan para pengembang menghindari kemungkinan menemukan
kembali inti/kemudi dari setiap aplikasi, mempunyai software pendukung
untuk memisahkan komponen software untuk menghandle logic promotes
separation dari presentasi dan business logic.
JSP, merupakan bagian solusi dari Java untuk pengembang aplikasi
web, merupakan multi-platform yang tak terpisahkan dan dapat dijalankan
pada berbagai container servlet yang compatible, dengan mengabaikan
vendor atau system operasinya. Dalam kaitannya dengan cara kerja JSP,
mereka tidak membutuhkan kompilasi dari para pengembang. Kompilasi ini
telah ada untuk kita pada kontainer servlet. Modifikasi JSP dideteksi secara
otomatis. Hal ini secara relative membuatnya mudah untuk dibangun.
JSP merupakan bagian dari J2EE dan khususnya merupakan
komponen web dari aplikasi J2EE secara keseluruhan. JSP juga memerlukan
JVM (Java Virtual Machine) supaya dapat berjalan, yang berarti juga
mengisyaratkan keharusan menginstal Java Virtual Machine di server,
dimana JSP akan dijalankan. Selain JVM, JSP juga memerlukan server yang
disebut dengan Web Container.
Teknologi JSP menyediakan cara yang lebih mudah dan cepat untuk
membuat halaman-halaman web yang menampilkan isi secara dinamik.
Teknologi JSP didesain untuk membuat lebih cepat dan mudah dalam
membuat aplikasi berbasis web yang bekerja dengan berbagai macam web
server, application server browser dan development tool.
Java Server Pages (JSP) adalah bahasa scripting untuk web
programming yang bersifat server side seperti halnya PHP dan ASP. JSP
dapat berupa gabungan antara baris HTML dan fungsi-fungsi dari JSP itu
sendiri. Berbeda dengan Servlet yang harus dikompilasi oleh USER tapi
USER yang akan melakukan tugas tersebut. Makanya pada saat user
membuat pertama kali melakukan modifikasi halaman dan mengeksekusinya
pada web browser akan memakan sedikit waktu sebelum ditampilkan.
III. METODE PENELITIAN
3.1. Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah waterfall,
kareena pengembangan system secara alamiah adalah proses berurutan
(sequential), dari pertama memulai proyek, menganalisa, mendesain, dan
yang terakhir mengimplementasikan system. Hal ini tidak selalu benar (tidak
normal). Ada strategi dan pendekatan alternatif untuk melaksanakan proses
pengembangan system umum yang telah dideskripsikan. (Jeffery L. Whitten,
2004: 36)
Proses berurutan adalah satu alternatif. Strategi ini mensyaratkan
tahap penyelesaiannya dilakukan pada tiap proses atau satu persatu.
Penelesaian “Berurutan” menghasilkan pengembangan system informasi
yang seluruhnya baru. Karena penampilan pendekatan ini seperti air terjun
(waterfall), maka pendekatan ini disebut proses “Pengembangan Air Terjun”
(waterfall defelopment), fase-fase tersebut dimulai dan diselesaikan secara
berurutan, tetapi mungkin saling menggantikan, misalnya, bagian dari desain
system dapat dimulai sebelum penyelesaian analisis system.
Complete
System initiation
Complete
system analys
Complete
system design
Result in
Complete system
implementation
The entry
information
system
Gambar 3.1 Waterfall Strategi
3.2. Komponen Pendukung, dan Tempat Penelitian
1. Komponen Pendukung
Dalam proses pengaplikasikannya membutuhkan beberapa komponen
pendukung, diantaranya adalah Netbeans 7.1 sebagai aplikasi pembangun,
XAMPP, GlassFish sebagai web server, dan browser pendukung yaitu
Mozilla Firefox, Opera Mini, maupun internet explorer. Setelah
mengetahui
rancangan
yang
dibuat,
maka
selanjutnya
mengimplementasikannya dalam web.
2. Tempat Penelitian
Lokasi penelitian pemetaan Web PSB SMK Negeri 1 Kraksaan
3.3 Analisa Dan Desain Sistem
1. Anaisis Sistem Informasi Instansi
Dari hasil wawancara di instansi tersebut diperoleh beberapa masalah
yang terjadi dalam pelaksanaan sistem lama, antara lain:
a. Banyaknya biaya dan tenaga yang dikeluarkan untuk
menyelenggarakan PSB. Dalam sekali pelaksanaan PSB hingga
pengumuman hasil seleksi dana pengeluaran SMK membengkak
hingga 40% dan membutuhkan panitia sebanyak 32 orang.
b.
Waktu yang kurang efisien, sehingga untuk PSB saja membutuhkan
waktu berhari-hari.
c. PSB yang diterapkan saat ini kurang sistematis, sehingga kurang
cocok dengan SMK yang berstandar ISO.
2. Identifikasi Titik Keputusan
Dari hasil identifikasi masalah maka dapat ditentukan titik keputusan
yang diambil yaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Menggunakan system baru yaitu web akan dapat menghemat energi,
biaya, dan waktu.
Menggunakan web dalam system PSB akan membuat SMK benarbenar menjadi sekolah yang memiliki great dan masyarakat akan
mengakui hal itu.
Memberikan fasilitas tes secara online yang dapat diakses oleh calon
siswa yang telah terdaftar.
Web menyediakan informasi tentang hasil penyeleksian tes yang telah
dilakukan.
Web menyediakan konfirmasi registrasi lengkap dengan bukti slip
pembayaran secara online.
Membangun Web yang interaktif dan menarik sehingga dapat di
akses dengan mudah.
3. Desain Sistem (Flowchart System)
Konsep dasar dari desain WEB ini adalah sebuah website yang
bersifat dinamis (informasi yang terkandung di dalamnya bisa berubah-ubah
sesuai kebutuhan), informatif, dan mudah untuk diakses oleh user, serta cepat
dan mudah dalam proses pengolahan informasi oleh administrator.
SISTEM FLOWCHART PSB SMK
CALON SISWA BARU
SISTEM PSB
DATA PESERTA
MULAI
INPUT DATA CASIBA
ADMINISTRASI
TAMPIL DATA CASIBA
INFO CASIBA
YANG
MENDAFTAR
SIMPAN
Data Casiba
Selesai
MULAI
Input Login
DATA_
REGIST
RASI
DATA_REG
ISTRASI
TAMPIL DATA
REGISTRASI
TAMPIL
Validasi (luns/tidak)
LOGIN
Halaman
Peserta
Tampil Data
Sesuai NIS
Ceck lunas/tidak
SLIP
PEMBAYARAN
Simpan
INPUT SLIP
PEMBAYARAN
SIMPAN
TAMPIL DATA
LUNAS
REGISTRASI
SELESAI
Tabel 3.1 Flowchart Sistem Pendaftaran Siswa Baru dan Pembayaran
Tabel 3.2 Flowchart Sistem Tes Online Penerimaan Siswa Baru
4. DFD (Data Flow Diagram) Diagram Konteks
detil_data_pembayaran
detil_lulus_tes
ADMINISTRATOR
detil_jawaban
detil_data_casiba
data_casiba
0
jawaban_tes
login_admin
edit_admin
data_pembayaran
SI_penerimaan_s
iswa_baru
login_casiba
input_soal_baru
falidasi_data_registrasi
olah_info_PSB
+
falidasi_hasil_seleksi
informasi_PSB
info_data_casiba
calon_siswa
soal
info_pembayaran
info_hasil_tes
Gambar 3.2 context diagram system informasi penerimaan siswa baru
5. Entity-Relationship Diagram (ERD)
1
C A S IB A
N
M E N G ER JA KA N
SOAL
1
M ENDAPATKAN
1
S E L E K S I_ N IL A I
Kamus data:
Casiba
: {nama, nis*, pass, jkel, tmplahir, tgllahir, agama, asalskl,
nem, alamat, propinsi, kab, kdpos, tlp, jurusana, jurusanb,
alasan}
Soal
: {id_soal*, kategori, soal, pila, pilb, pilc, pild, kunci}
seleksi
: {nis*, nama, nilai, hasil}
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Identifikasi Kebutuhan
Web PSB SMK Negeri 1 Kraksaan adalah website yang dirancang
untuk membantu dan memudahkan panitia PSB SMK Negeri 1 Kraksaan
dalam penerimaan dan penyeleksian siswa baru secara sistematis dan
terkomputerisasi.
Teknologi yang digunakan adalah teknologi web yang dapat berjalan
di internet maupun intranet. Sehingga dimanapun user berada, dapat
mengakses website dan melakukan transaksi pendaftaran tersebut dimanapun
secara cepat dan mudah.
4.2 Display Page
Menjelaskan tentang tampilan halaman web dan fungsinya.
1. Halaman Tentang Kami
Halaman ini berisi tentang sejarah singkat dan visi-misi SMK Negeri 1
Kraksaan. Halaman tentang kami merupakan halaman index.jsp menjadi
halaman utama bagi web.
Gambar 4.1 Display halaman Tentang Kami
2. Login Admin
Login admin adalah hak akses dari admin, dapat masuk ke halaman
admin dan dapat mengolah data.
Gambar 4.2 Display Login Admin
3. Halaman Admin
Halaman admin, terdiri dari menu admin yang hanya dapat di akses oleh
admin
Gambar 4.3 Display Halaman Admin
4. Format SMS Gateway Diterima/ Lulus
SMS ini akan otomatis tersampaikan apabila lulus dalam penyeleksian
PSB.
Gambar 4.4 Display Halaman Admin
V. KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan
bahwa keefisienan dalam segala hal sangat penting, baik waktu, tenaga
maupun biaya. Sistem Informasi Penerimaan, mulai dari pendaftaran,
registrasi pembayaran, tes akademik, hingga seleksi dapat dilakukan dalam
waktu yang praktis dan efisien. Dengan maraknya program open source,
maka penggunaan Web JAVA yang dikenal dengan JSP dapat mewakilinya
dan dapat menciptakan Web yang lebih aman ditambah dengan aplikasi SMS
Gateway yang memberikan informasi secara otomatis tersampaikan apabila
lulus/ tidak lulus dalam penyeleksian PSB.
5.2
Saran
Adapun saran untuk pengembangan Web adalah:
1. Tes wawancara menggunakan online.
2. Tes Fisik dan buta warna menggunakan sistem online.
3. Forum diskusi pembahasan soal tes online.
DAFTAR PUSTAKA
Agus, Bahtiar. 2008. PHP Most Wanted Andi : yogyakarta
Agnes, Heni T, 2008, ‘mahir 7 hari Dream Weaver cs 3 dan PHP’ , Andi :
Yogyakarta
Andi Offset, 2009, Menguasai Xhtml, Css, PHP, & MySQL, Melalui
Dreamweaver Andi : Yogyakarta
Kristanto, Andri. 2003, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya.
Penerbit: Gaya Media, Yogyakarta
Kusrini M.Kom, 2007, Strategi perancangan dan Basis Data Cv.Andi Offset
Yogyakarta
Kadir, Abdul , 2004, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP,
Andi. Yogyakarta
Jogianto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi Andi Offset :
Yogyakarta:
Moch.Hidayatullah, 2003, Komunikasi dan jaringan komputer, Curiculum
media Surabaya
Riyanto, 2010, Membuat Sendiri Sistem Informasi Penjualan dengan PHP
dan MySQL, Gaya Media – Yogyakarta.
Rini, Beni, Dicta, 2008, PHP Dan MySQl Andi Offset : Yogyakarta
Sutabri, Tata, 2004, Analisa dan sistem informasi Andi : Yogyakarta
Whitten. Jeffery L, 2004, Metode desain dan Analisis Sistem,’Andi :
Yogyakarta