BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Rantai Pasokan 2.1.1

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Manajemen Rantai Pasokan
2.1.1 Pengertian Manajemen Rantai Pasokan
Rantai Pasok adalah upaya-upaya yang dilakukan oleh perusahaan secara
terintegrasi untuk meningkatkan efesiensinya melalui mata rantai supplier yang
terkait, mulai dari supplier awal (raw material supplier) hingga pelanggan akhir (end
customer). Upaya ini dilakukan dengan meningkatkan komunikasi dan kerjasama
yang lebih baik dalam setiap kaitan rantai perusahaan, yang terlibat dalam penciptaan
produk (Sobarsa, 2009: p.110).
Menurut Pujawan (2005) Rantai Pasok adalah jaringan perusahaanperusahaan
yang
secara
bersama-sama
bekerja
untuk
menciptakan
dan
menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan
tersebut biasanya termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau retailer, serta
perusahaan-perusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik. Pada suatu supply
chain biasanya ada 3 macam aliran yang harus dikelola. Pertama adalah aliran
barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir (downstream). Contohnya adalah
bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik. Setelah produk selesai diproduksi,
mereka dikirim ke distributor, lalu ke retailer, kemudian ke pemakai akhir. Yang
kedua adalah aliran uang dan sejenisnya yang mengalir dari hilir ke hulu. Yang ketiga
adalah aliran informasi yang bisa terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya.
Informasi tentang ketersediaan kapasitas produksi yang dimiliki oleh supplier juga
Universitas Sumatera Utara
sering dibutuhkan oleh pabrik. Informasi tentang status pengiriman bahan baku sering
dibutuhkan oleh perusahaan yang mengirim maupun yang akan menerima.bersamasama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai
akhir.
Perusahaan-perusahaan
tersebut
biasanya
termasuk
supplier,
pabrik,
distributor, toko atau retailer, serta perusahaan-perusahaan pendukung seperti
perusahaan jasa logistik.
Tujuan utama Manajemen Rantai Pasokan adalah memuaskan konsumen
secara terpadu melalui:
1.
Kualitas yang tinggi (the right quality).
2.
Biaya yang rendah (the low quality).
3.
Kecepatan pelayanan (the quick response).
Pada Gambar 2.1 memberikan ilustrasi sebuah rantai pasok yang sederhana.
Sebuah rantai pasok akan memiliki komponen-komponen yang biasanya disebut
chaneel. Misalnya ada raw material, transportasi, manufaktur, pergudangan,
distributor, retil, dan konsumen terakhir (Hugos, 2006).
.
Gambar 2.1. Model Rantai Pasok
Kunci keberhasilan dalam menggembangkan supply chain adalah komunikasi
dengan para supplier. Ada beberapa strategi yang biasa digunakan antara lain:
Universitas Sumatera Utara
1. Mengembangkan komunikasi dengan banyak supplier (many supplier).
Strategi ini dipilih untuk merespon konsumen yang meminta harga yang
rendah untuk produk-produk tertentu.
2. Mengembangkan komunikasi dengan sedikit supplier. Strategi ini dipilih
untuk menjalin hubungan jangka panjang dengan supplier sehingga tercipta
saling ketergantungan antara produsen dan supplier.
3. Mengintegrasikan supplier ke dalam perusahaan. Strategi ini dipilih untuk
menghilangkan ketidakpastian sepanjang jalur produksinya baik kearah
belakang (backward integration) ataupun ke arah depan (forward
integration). Strategi ini dilakukan dengan membeli perusahaan supplier
atau perusahaan customernya.
4. Mengembangkan kombinasi sedikit supplier dengan vertical integration
yang disebut sebagai network. Perusahaan selain membeli supplier inti juga
mengembangkan hubungan dengan supplier-nya untuk mendapatkan
kepastiannya dalam pasokan bahan penunjangnya.
5. Mengembangkan komunikasi bayangan dengan supplier-supplier yang
dibutuhkan dengan berbagai supplier yang memiliki berbagai spesialisasi
dengan tujuan mengantisipasi permintaan customer yang berbeda beda.
Untuk meningkatkan dan mencapai rantai pasok yang efektif,
perusahaan harus mengambil keputusan secara individu atau kolektif sehubungan
dengan aksi perusahaan dalam 5 (lima) pendorong utama rantai pasok (Hugos, 2006),
yaitu:
1. Produksi (Production).
Universitas Sumatera Utara
Barang apa yang diinginkan pasar? Berapa banyak barang tertentu harus
diproduksi dan kapan? Aktivitas ini mencakup master production
Schedules
(MPS)
yang
berhubungan
dengan
kapasitas
produksi,
keseimbangan batas kerja, pengendalian kualitas, dan pemeliharaan
peralatan.
2. Persediaan (Inventory).
Persediaan apa yang harus distok di setiap level rantai pasok? Berapa
banyak persediaan bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi? Tujuan
utama
persediaan
adalah
berperan
sebagai
penyangga
(buffer)
dalam
ketidakpastian dalam rantai pasok. Bagaimanapun juga, memiliki persediaan
barang bisa mengakibatkan besarnya biaya, sehingga harus diketahui tingkat
persediaan barang yang optimal dan titik pemesan kembali.
3.
Lokasi (Location).
Dimana seharusnya lokasi fasilitas untuk produksi dan penyimpanan
barang? Dimana lokasi yang paling efesien untuk produksi dan penyimpanan
barang? Apakah fasilitas yang sekarang masih bisa digunakan atau harus
membangun yang baru? Setelah keputusan dibuat maka dapat ditentukan jalur
yang memungkinkan bagi pergerakan barang melalui pengiriman ke pelanggan
akhir.
4.
Transportasi (Transportasi).
Bagaimana persediaan dipindahkan dari satu lokasi rantai pasok ke lokasi
lain.
5.
Informasi (Information).
Universitas Sumatera Utara
Berapa banyak data yang harus dikumpulkan dan berapa banyak informasi
yang harus dibagi? Informasi yang tepat waktu dan akurat berperan penting bagi
koordinasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Kombinasi yang tepat dari kemampuan menanggani dan efisiensi di setiap
pendorong dapat meningkatkan rantai pasok, sementara secara simultan
menurunkan biaya persediaan dan operasional seperti Gambar 2.2 berikut.
2.
1.Product
Inventory
ion
How
What
5.Info
rmation
The
basis for making
th
d ii
4.Tranfor
3.
mationHow much
Location
How
to
make
and
Gambar 2.2. Kerangka 5 (lima) pendorong utama rantai pasok
Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2002), Manajemen Rantai Pasokan adalah
suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para
pelanggannya. Rantai ini juga merupakan jaringan atau jejaring dari berbagai
Universitas Sumatera Utara
organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik
mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang tersebut.
Manajemen Rantai Pasokan adalah serangkaian pendekatan yang diterapkan
untuk mengintegrasikan supplier, pengusaha, gudang (warehouse) dan tempat
penyimpanan lainnya secara efisien sehingga produk yang dihasilkan dan
didistribusikan dengan kuantitas yang tepat, lokasi yang tepat dan waktu yang tepat
untuk memperkecil biaya dan memuaskan kebutuhan pelanggan (Levi, 1999).
Manajemen Rantai Pasokan adalah modifikasi praktek tradisional dari
manajemen logistik yang bersifat adversial (pola-pola yang mementingkan pihakpihak secara individual dan bukan mengacu kepada kinerja kepada keseluruhan) ke
arah koordinasi dan kemitraan antar pihak-pihak yang terlibat. Koordinasi dan
kolaborasi antar perusahaan sangat diperlukan pada rantai pasok karena perusahaanperusahaan yang berada pada suatu rantai pasok pada intinya ingin memuaskan
konsumen akhir yang sama, mereka harus bekerjasama untuk membuat produk yang
murah, mengirimkannya tepat waktu, dan dengan kualitas yang bagus. Hanya dengan
kerja sama antara elemen-elemen pada rantai pasok tujuan tersebut akan bisa dicapai.
2.2.
Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah
suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana
suatu model matematika seringkali bisa dibuat (Pujawan, 2005).
Universitas Sumatera Utara
Sistem dapat bersifat abstrak dan bersifat fisik, sistem abstrak yaitu sistem
susunan teratur gagasan atau konsep yang saling tergantung. Sebagai contoh sebuah
sistem teologi adalah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia dan sebagainya.
Sistem fisik yaitu serangkaian unsur yang saling kerjasama untuk tujuan tertentu
Gordon, 1999).
Sistem adalah Seperangkat atau komponen yang saling bergantung atau
berinteraksi satu dengan lain menurut pola tertentu dan membentuk satu kesatuan
untuk mencapai tujuan tertentu (Sinulingga, 2008). Defenisi tersebut menjelaskan
karakteristik sebuah sistem yaitu seperangkat elemen yang membentuk satu kesatuan
(unity), mempunyai hubungan fungsional (functional relationship) dan kesatuan
tujuan. Dan masing-masing komponen memiliki fungsi masing-masing tetapi
terintegrasi dalam satu kesatuan yang utuh.
2.2.1. Defenisi Informasi.
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi (the description
of things and events that we face). Data juga dapat didefenisikan sebagai data yang
telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk
mengambil keputusan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Data
merupakan
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang
merupakan kesatuan yang nyata yang berupa suatu objek nyata seperti tempat,
benda dan orang yang benar- benar ada dan terjadi (Ladjamudin, 2005).
Universitas Sumatera Utara
Sumber informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang
menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah
sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data mentah
diproses atau diolah seperti terlihat pada Gambar 2.3.
Penyimpa
Pengel
Inf
Gambar 2.3. Transformasi Data menjadi Informasi
Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus
memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Informasi harus akurat sebagai pendukung pihak manajemen dalam
mengambil keputusan.
2. Informasi harus relevan dan benar-benar terasa manfaatnya bagi
penggunanya.
3. Informasi harus tepat waktu sehingga tidak ada keterlambatan pada saat
dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan dalam
suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Nilai dari
sebuah informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
Universitas Sumatera Utara
mendapatkanya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
2.3
Defenisi Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat didefenisikan secara teknis sebagai satuan
komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mendapatkan kembali,
memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (Laudon, 2007). Sebagai
tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kendali. Sistem
informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti
permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan
produk baru. Menurut Laudon (2007) Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi
menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi adalah input, pengolahan,
dan output seperti yang terlihat pada Gambar 2.4. Input menangkap atau
mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya.
Output mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan
menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem Informasi
juga memerlukan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-anggota
organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengkoreksi tahap input.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.4 Fungsi dari Sistem Informasi
Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang berguna bagi
pemakai, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada
orangnya atau releven (relevance), tepat waktu (timeliness) dan tepat nilainya atau
akurat (accurate) (Jogiyanto, 2008).
Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan
sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage), seperti Gambar
2.5 berikut.
Gambar 2.5 Pilar-pilar informasi yang berguna
Universitas Sumatera Utara
2.4.
Sistem Informasi Manajemen
2.4.1
Manajemen.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
data yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan
sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan
pekerjaan (Laudon, 2007). Umumnya para manajer harus memiliki kepemimpinan
yang bertanggungjawab dan harus bekerja lebih dari sekedar mengelola hal yang
sudah ada dan dapat menciptakan produk dan jasa baru, bahkan membentuk kembali
organisasi dari waktu ke waktu. Bagian penting dari tanggung jawab manajemen
adalah kerja kreatif yang disebabkan oleh pengetahuan dan informasi baru. Jenisjenis sumber daya informasi terdiri dari:
1. Perangkat keras komputer.
2. Perangkat lunak komputer.
3. Spesialis informasi.
4. Pemakai.
5. Fasilitas.
6. Database.
7. Informasi.
Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para manager
perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan
kompentitif, dan setiap elemen-elemen tersebut sebagai sumber daya informasi.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai Chief Information Officer
(CIO).
Universitas Sumatera Utara
2.4.2. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembalikan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu dengan
maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan. Baik data
yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern untuk dasar pengambilan keputusan
dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Laudon, 2005: p.58-59).
Sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi
yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kriteria mutu yang telah ditetapkan. Sistem informasi manajemen dikoordinasi secara
terpusat untuk menjamin bahwa data yang diproses secara otomasi dikembangkan
dan dioperasikan dengan cara terencana dan terkoordinasi (Scott, 1997).
Sistem Informasi manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan
yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal
perusahaan atau sub-unit yang memiliki sub-sistem informasi yang merupakan bagian
dari keseluruhan dan merupakan sistem yang terpadu. Sebagian dari sistem berperan
hanya dalam satu kegiatan atau satu lapis organisasi, sementara yang lainnya
berperan sebagai multi-level atau melaksanakan kegiatan berganda. Struktur
keseluruhan dari sistem berganda harus disusun secara cermat dan ditetapkan sebagai
bagian dari rencana sistem jangka panjang (McLeod, et al., 2004).
Universitas Sumatera Utara
Sistem informasi manajemen meningkatkan produktivitas dan mampu
melaksanakan tugas rutin dalam penyiapan dokumen lebih efektif, dan mampu
memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu dan mampu
memberikan peringatan dini tentang masalah internal dan ancaman eksternal, dapat
juga meningkatkan berbagai kesempatan membantu proses manajemen yang normal,
serta mampu meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengatasi masalah tak
terduga.
Karena setiap sistem informasi manajemen akan melaksanakan pengolahan
transaksi sebagai salah satu unsurnya, maka sebuah sistem pengolahan data yang
agak bisa dapat disebut sebagai sistem informasi manajemen bila disertai dengan
database sederhana, kemampuan, menentukan kembali satu atau dua model
perencanaan atau keputusan. Gagasan sistem informasi untuk mendukung manajemen
dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang
memperluas kemampuan pengorganisasian
untuk menerapkan sistem. Perluasan
kemampuan tersebut sedemikian menyolok sehingga sistem informasi manajemen
dianggap sesuatu yang baru dan sebagai sistem informasi berdasarkan komputer yang
dirancang untuk memberikan informasi secara tepat kepada manajemen guna
mengambil keputusan yang efektif. Sistem informasi manajemen melayani level
manajemen dari organisasi, memberikan laporan-laporan kepada manajemen dan
dalam beberapa kasus menyediakan akses online ke kinerja organisasi dan catatan
historisnya. Biasanya sistem informasi manajemen mengarah secara ekslusif kepada
kegiatan-kegiatan internal, bukan eksternal. Tugas utama sitem informasi manajemen
adalah merancangkan, mengendalikan, dan membuat keputusan pada level
Universitas Sumatera Utara
manajemen. Umumnya sistem informasi manajemen tergantung pada data yang
berasal dari hasil pemprosesan transaksi sebagai gerbang inputnya.
Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus
ditinjau dengan pendekatan sistem. Hal ini berarti menajemen itu sendiri yang proses
informasinya berlangsung harus dilihat sebagai sistem, dalam hal ini “total system”.
Dengan demikian, sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari
sekian banyak subsistem yang tercakup oleh total sistem tersebut. Dalam prosesnya
menuju tujuan yang telah ditetapkan organisasi, manajemen sebagai total sistem
selain dipengaruhi oleh subsitem, yaitu faktor-faktor di luar sistem.
Meskipun
pada
subsistem
dalam
suatu
organisasi
dengan
manajemennya itu terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem
harus bergerak menuju satu arah, yaitu yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena
dampak subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem
perlu diawasi sehingga tidak menyeleweng dari jalur. Dan setiap manajer
bertanggungjawab terhadap setiap gejala yang datang dari luar. Disinilah diperlukan
informasi yang harus dikelola secara sistematis karena sistem informasi bukan saja
diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal
balik, tetapi juga keluar organisasi secara timbal balik.
2.4.3 Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Adapun tujuan dari SIM adalah untuk mengintegrasikan semua sistem
informasi dalam organisasi dan untuk memonitor kegiatan-kegiatan dalam
perusahaan agar diketahui apakah kegiatan tersebut tetap seimbang. Sebagai contoh,
Universitas Sumatera Utara
SIM yang baik dapat digunakan untuk memonitor penjualan harian disetiap daerah
pemasaran, untuk membandingkannya dengan angka-angka persediaan pada masingmasing daerah, untuk meninjau jadwal produksi setiap pabrik,dan memberikan
laporan harian yang memperlihatkan apakah produksi harus dikurangi atau
ditingkatkan, dan apakah harus diturunkan untuk meningkatkan permintaan. dalam
praktek, tentunya SIM dapat lebih memadai memonitor informasi dari fungsi-fungsi
yang lebih banyak lagi (Gasperz, 1988).
2.4.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Berikut karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini
tentang keberadaan dan kondusi SIM di organisasi (Subatri, 2003):
1.
SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula
sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.
2.
SIM didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga
dapat member informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih
baik.
3.
SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara
keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh
organisasi tersebut.
4.
SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah.
Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support
Systems.
Universitas Sumatera Utara
5.
SIM biasanya berorientasi pada data yang sudah terjadi atau data yang
sedang terjadi, bukan data yang akan terjadi, seperti forecasting.
6.
SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi di bading data dari
luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM
adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil.
7.
SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM
memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri,
tetapi data yang dibutuhkan manajer tersebut telah ada dan sudah
disiapkan lebih dahulu.
8.
Sebagaimana problematika yang disebutkan diatas, SIM membutuhkan
perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan
perkembangan organisasi dimasa mendatang.
2.5. Business Process Re-Enginering (BPR)
Business
Process
Reengineering
adalah
pemikiran
kembali
secara
fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari
sumber daya organisasi yang tersedia. BPR menggunakan pendekatan untuk
perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi
biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi
organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan. Pertanyaan dasar yang
ditanyakan seperti "apakah misi kita harus diperjelas? Apakah tujuan strategis kita
berjalan
beriringan
dengan
misi
kita?
Siapa
pelanggan
kita?"
Universitas Sumatera Utara
(http://www.bizagi.com).
BPR meliputi analisis dan perancangan alir kerja
(workflow) dan proses-proses dalam sebuah organisasi.
Proses bisnis adalah
sekelompok tugas-tugas yang saling berhubungan secara logis, dilaksanakan untuk
mencapai sebuah hasil bisnis yang jelas (Daven ports ,1990).
Re-engineering atau "rekayasa ulang" adalah dasar dari perkembanganperkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Tim lintas-fungsional
(Cross-functional team), contohnya telah banyak dikenal karena perannya dalam
perancangan ulang tugas-tugas fungsional yang terpisah menjadi proses-proses lintasfungsional yang lengkap. Dalam kerangka kerja untuk penaksiran dasar terhadap misi
dan tujuan, perancangan ulang memfokuskan kepada proses bisnis organisasi
langkah-langkah dan prosedur yang mengendalikan bagaimana sumber daya
digunakan untuk memproduksi barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan
dan pasar yang khusus. Proses bisnis dapat disusun kembali menjadi aktivitasaktivitas spesifik, diukur, dimodelkan dan diperbaiki. Dapat pula dirancang ulang
secara
keseluruhan
atau
dieliminasi
sekaligus.
Perancangan
ulang
mengidentifikasikan, menganalisa, dan merancang ulang proses inti bisnis organisasi
dengan tujuan untuk mencapai hasil maksimal dalam ukuran kinerja kritis seperti
biaya, kualitas, jasa dan kecepatan.
Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan
tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam
organisasi. Seringkali tidak seorang pun yang bertanggung jawab atas kinerja
keseluruhan proses. Perancangan ulang memaksimalkan kinerja sub-proses yang akan
menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang
Universitas Sumatera Utara
dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal. Untuk alasan itu,
perancangan ulang memfokuskan pada merancang kembali proses secara keseluruhan
untuk mencapai keuntungan maksimal bagi organisasi dan pelanggan. Hal ini berbeda
dengan proses yang memfokuskan pada peningkatan fungsional atau incremental
saja.
2.5.1 Business Process Diagram (BPD)
Business Process Modeling Notation (BPMN) merupakan notasi yang
menggambarkan langkah-langkah logis dalam proses bisnis. Notasi ini dirancang
untuk mengkoordinasikan urutan proses yang mengalir di antara pengguna aktivitas
yang berbeda. BPMN memiliki keunggulan yaitu (http://www.bizagi.com):
1.
BPMN merupakan notasi untuk memodelkan standar proses yang diterima
secara internasional sehingga dapat dimengerti oleh setiap organisasi.
2.
BPMN digunakan untuk semua metodologi dalam memodelkan proses.
3.
BPMN menciptakan jembatan standar yang mengurangi perbedaan antara
proses bisnis dan implementasinya.
Business Process Diagram merupakan diagram yang mengacu pada teknik
flowchart yang dirancang sehingga semua aktivitas dapat mengambil tempat selama
proses berlangsung. Elemen-elemen yang digunakan dalam Business process diagram
adalah sebagai berikut (http://www.bizagi.com):
1.
Peristiwa (event) yang terjadi pada saat tertentu dalam proses bisnis yang
akan mempengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab dan
akibatnya. Simbol untuk peristiwa ini dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Universitas Sumatera Utara
2.6
Analisis Sistem dan Desain Sistem Informasi Secara Terinci
Analisis sistem sangat tergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah
landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam
sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif, mengubah sasaran sistem yang sedang
berjalan, merancang/mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai
tujuan yang sama dengan perangkat input yang lain (Ladjamudin, 2005).
Perancangan sistem yang terperinci merupakan tahapan penyusunan dari
sistem informasi manajemen berupa rencana program komputer. Tujuan dari desain
sistem yang terinci adalah menyajikan uraian yang terinci untuk pengolahan dan
operasi dalam sebuah sistem. Dalam penelitian tesis ini pembuatan desain terinci
dititikberatkan pada pengembangan basis data, perancangan keluaran berupa
informasi.
Tahapan perancangan (desain) memiliki tujuan untuk mendesain sistem
baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang
diperoleh dari pemilihan alternative sistem yang terbaik. Kegiatan perancangan
meliputi perancangan output, input, dan file. Perancangan keluaran bertujuan
menentukan keluaran-keluaran yang akan digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut
berupa tampilan-tampilan layar, dan juga format dan frekuensi laporan yang
diperlukan. Perancangan masukan bertujuan menentukan data-data masukan, yang
akan digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data-data masukan tersebut dapat
berupa formulir-formulir, faktur yang berfungsi memberikan data masukan bagi
pemrosesan sistem. Pada tahap ini ditentukan format data masukan agar sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan kebutuhan sistem. Perancangan file masuk dalam perancangan basis data,
yang diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas.
2.7. Perancangan Model
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang
diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model.
2.7.1 Physical System
Sketsa dari physical system dapat menunjukan kepada user bagaimana
sistem secara fisik akan diterapkan.Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan
alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physicalsystem (Ladjamudin, 2005).
Bagan alir sistem merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk
menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis Komputer. Simbolsimbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya.
2.7.2. Logical Model
Logical model dari sistem informasi lebbih menjelaskan kepada user
bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (data flow
diagram). Diagram Arus Data atau data flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk
menggambarkan sistem yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
Universitas Sumatera Utara
pengembangan sistem yang terstruktur dan merupakan dokumentasi sistem yang baik
(Jogianto, 2005.
2.8 Perancangan Basis Data
Basis data adalah sekumpulan file-file, tabel-tabel yang saling berhubungan
satu dengan yang lain yang disimpan secara bersama –sama pada suatu media dengan
cara meminimalkan proses redudansi yang tidak perlu (kerangkapan data), data
disimpan dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan/atau
ditampilkan kembali. Data disimpan tanpa mengalami ketergantungan dengan
program yang akan menggunakannya dan data disimpan sedemikian rupa sehingga
proses penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah
dan terkontrol (Sutanta, 2004).
Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai
berikut:
1.
Kecepatan dan kemudahan (Speed).
Pemanfaatan database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data,
melakukan manipulasi terhadap data maupun menampilkan data tersebut
dengan lebih mudah dan cepat.
2.
Keakuratan (Accuracy).
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama
dengan penerapan aturan tipe data, domain data dan sebagainya, yang
secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah database, sangat berguna
untuk menekan ketidakakuratan penyimpanan data.
Universitas Sumatera Utara
3.
Ketersediaan (Availability).
Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan
waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar.
Padahal tidak semua data itu selalu dibutuhkan. Karena itu
dapat
memilah adanya data utama, data transaksi, data histori hingga data
kadaluarsa.
4.
Efisiensi ruang penyimpanan (Space).
Karena keterkaitan yang erat antara kelompok data dalam sebuah basis
data, maka redudansi data pasti akan selalu ada. Banyaknya redudansi ini
tentu akan memperbesar ruang penyimpanan yang harus disediakan baik
di memori utama maupun memori sekunder.
2. Keamanan (Security).
Sebuah sistem yang besar dan serius membuthkan aspek keamanan yang
ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa saja yang boleh
menggunakan basis data beserta objek apa saja didalamnya dan
menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang terdapat didalamnya.
6.
Pemakaian secara bersama.
Pemakaian database seringkali tidak terbatas hanya pada satu pemakai
saja, di satu lokasi atau satu sistem saja. Database yang dikelola oleh
sistem yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi
kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga dan juga menghindari
munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data karena data yang
Universitas Sumatera Utara
sama diubah oleh banyak pemakai pada saat bersamaan atau kondisi
deadlock
yaitu
banyak
pemakai
yang
saling
menunggu
untuk
menggunakan data.
7.
Kelengkapan (Completeness).
Lengkap atau tidaknya data yang kita kelola dalam sebuah
database bersifat relatif, baik terhadap kebutuhan pemakai maupun
terhadap waktu
2.9
Model Entity-Relationship
Model Entity-Relationship
didasarkan pada persepsi dari sebuah
dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek, disebut entiti dan relasi diantar
objek-objek tersebut (Sutanta, 2004).
2.9.1. Konsep Dasar
Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model Entity-Relationship yaitu:
entity sets, relationship sets, dan attributes.
a. Entity Sets.
Sebuah entiti adalah sebuah “benda” (thing) atau “objek” (object) di
dunia nyata yang dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entity sets
adalah sekumpulan entiti yang mempunyai tipe yang sama. Kesamaan tipe
ini dapat dilihat dari atribut/property yang dimiliki oleh setiap entity. Misal
kumpulan orang yang menyimpan uang pada suatu bank dapat
didefinisikan sebagai entity set nasabah.
Universitas Sumatera Utara
b. Relationship Sets.
Relationship adalah hubungan diantara beberapa entity. Misal relasi
yang menghubungkan antar Toni dengan rekening 142-099999. Relasi ini
menunjukkan bahwa Toni adalah nasabah yang mempunyai nomor
rekening 142-099999. Relationship set adalah sekumpulan relasi yang
mempunyai tipe yang sama.
c. Kunci Relasi (Relation Keys).
Nilai dari kunci relasi harus mengidentifikasikan sebuah baris yang
unik didalam sebuah relasi. Kunci relasi terdiri dari satu atau lebih atributatribut relasi. Atribut-atribut dalam kunci relasi harus memiliki sifat
sebagai berikut:
1. Untuk satu nilai hanya mengindentifikasikan satu baris dalam satu
relasi.
2. Tidak memiliki subset yang juga merupakan kunci relasi.
3. Tidak dapat bernilai null.
d. Foreign Key.
Foreign Key juga banyak digunakan dalam perancangan. Sebuah
Foreign Key adalah sekumpulan atribut dalam suatu relasi (misal A)
sedemikian sehingga kumpulan atribut ini bukan kunci relasi A tetapi
merupakan kunci dari relasi lain.
e. Kardinalitas Pemetaan.
Universitas Sumatera Utara
Kardinalitas pemetaan atau rasio kardinalitas menunjukkan jumlah
entity yang dapat dihubungkan ke satu entity lain dengan suatu relationship
sets. Kardinalitas pemetaan meliputi (McFadden, 1985: p.34-36):
1.
Hubungan satu ke satu (one to one).
Yaitu satu entity dalam A dihubungkan dengan maksimum satu
entity dalam.
2.
Hubungan satu ke banyak (one to many).
Yaitu satu entity dalam A dihubungkan dengan sejumlah entity
dalam B. Satu entity dalam B dihubungkan dengan maksimum satu
entity dalam A.
3.
Hubungan banyak ke satu (many to one).
Yaitu satu entity dalam A dihubungkan dengan maksimum satu
entity dalam B. Satu entity dalam B dapat dihubungkan dengan
sejumlah entity dalam A.
4.
Hubungan banyak ke banyak (many to many).
Satu entity dalam A dihubungkan dengan sejumlah entity
dalam B, & satu entity dalam B dihubungkan dengan sejumlah entity
dalam A.
Universitas Sumatera Utara