BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN 3.1

BAB 3
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT XM Gravitasi Digital adalah sebuah perusahaan digital marketing yang berdiri
pada tahun 2008. Pada saat itu, perusahaan ini lebih dikenal sebagai Magnivate Group.
Empat tahun kemudian, XM Asia Pacific, sebuah perusahaan di bawah JWT,
memperoleh saham dari Magnivate, yang menghasilkan perubahan nama menjadi PT XM
Gravitasi Digital. Sekarang, PT XM Gravitasi Digital adalah sebuah digital agency yang
unggul dan cepat berkembang di Indonesia dengan beragam terkenal, termasuk Unilever,
Samsung, Singapore Tourism Board dan Nestle.
Melalui hasrat yang tinggi dalam bisnis, kreativitas dan teknologi, PT XM
Gravitasi Digital berusaha membuat perubahan yang penting bagi.
3.2 Visi dan Misi
Visi pada umumnya menguraikan apa suatu organisasi atau perusahaan ingin
menjadi. Ini adalah pandangan jangka panjang dan berkonsentrasi pada masa depan. Hal
ini dapat berasal dari emosi dan merupakan sumber inspirasi.
Misi pada umumnya mendefinisikan tujuan fundamental dari suatu organisasi atau
perusahaan, dengan ringkas menjelaskan mengapa ada dan apa yang perlu dilakukannya
untuk mencapai visinya.
3.2.1 Visi
Visi PT XM Gravitasi Digital adalah:
1. Untuk menjadi agen yang paling sering disebut dalam industri Advertising,
sementara berjuang untuk menyediakan kami dengan pelayanan yang optimal.
3.2.2 Misi
Misi PT XM Gravitasi Digital adalah:
1. Memberikan sesuatu yang berorientasi pada hasil, kreatif, iklan komunikatif dan
strategi branding dan solusi untuk menambah nilai khusus untuk merek.
2. Mengubah analisis strategi, kreativitas dan riset pasar dalam ide-ide
yang menjual produk kami.
37
brilian
38
3. Kami berusaha untuk bermitra dengan client kami.
3.3 Struktur Organisasi
XM GRAVITY
CEO
MD
COO
XMG ONE
XM JWT
LINGO
XMG LAB
PURPLE
CCO
CC
CFO
ALL
CREATIVE
PURCHASING
TECHNICAL
PROJECT
CREATIVE
SOCIAL
MEDIA
CONTENT
ANALYTICS
IT
GA
MEDIA
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4 Tugas dan Tanggung Jawab
1. Technical
- Memberikan arahan teknis dalam development.
- Melakukan review terhadap setiap pekerjaan yang dilakukan.
- Memberikan pelatihan teknis kepada bawahan.
- Membuat keputusan yang kritis bila dibutuhkan.
- Melaporkan budget dan menyesuaikan dana dengan proyek yang dikerjakan.
2. Project
- Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan penyelesaian proyek.
- Membuat Project Plan dengan tim.
- Mengelola penugasan anggota tim proyek.
HR
39
3. Creative
- Memimpin desain komunikasi.
- Bertanggung jawab terhadap ide dan konsep apa yang perlu diperhatikan dalam
proyek.
- Mengkoordinasi anggota tim dalam pelaksanaan proyek.
4. Content
- Menciptakan dan mengedit content.
- Menyesuaikan penyaluran content sesuai dengan target pasar yang dibutuhkan.
- Memberikan hak akses file kepada orang yang berkepentingan.
5. Analytics
- Merespon terhadap permasalahan sebelum permasalahan itu menjadi complaint.
- Menciptakan business scenarios yang berbeda dan methods yang bertujuan untuk
memperoleh solusi.
- Mempertahankan kualitas produk tertinggi dengan melakukan pengukuran terhadap
parameter tertentu.
6. Media
- Mengidentifikasi peluang untuk bisnis baru.
- Pastikan kinerja tim yang sepadan dengan kualitas kerja yang tinggi pada strategi serta
tepat waktu.
- Mengembangkan hubungan dengan tim untuk meningkatkan kemampuan tim untuk
mencapai keunggulan.
- Siapkan studi kasus bisnis.
- Mempersiapkan dan mengarahkan untuk memberikan presentasi client strategis dan
saran pada diskusi strategis.
- Memberikan ide-ide dan solusi untuk tantangan yang unik kepada pelanggan.
7.
Purchasing
- Mengembangkan semua bahan yang diperlukan dan membeli persediaan.
- Memastikan penyelesaian dari semua kegiatan dalam jangka waktu yang dibutuhkan.
- Desain semua permintaan pembelian dan mengevaluasi semua perbandingan
40
- Mengelola semua bahan order untuk produk dan jasa dengan mendapatkan persetujuan
IT.
8.
GA
- Melakukan tugas administratif untuk memastikan bahwa karyawan mereka dapat
bekerja secara efisien.
- Perencanaan pekerjaan dan mengawasi karyawan fungsi utama pekerjaan ini
- Membantu melatih karyawan baru dalam prosedur organisasi dan kantor
- Bertindak sebagai penghubung antara staf pendukung administrasi dan karyawan
profesional, teknis, dan manajerial.
9. HR
- Mempertahankan pekerjaan dan hubungan kerja.
- Merekrut, memilih dan mengevaluasi kinerja.
- Desain struktur organisasi.
- Mendefinisikan peran, tujuan dan misi organisasi.
- Desain imbalan kerja, asuransi dan kompensasi program.
- Melakukan ulasan periode desain dan pengembangan organisasi.
- Memfasilitasi upaya perubahan.
- Jaminan perlakuan yang adil bagi semua karyawan dan individu.
- Mengembangkan rencana sumber daya manusia sesuai dengan aspek bisnis utama.
3.5 Masalah yang Dihadapi
1. Proses bisnis yang tidak efektif karena client tidak dapat mengetahui perkembangan
proyek secara real time.
2. Website perusahaan yang tidak user friendly karena memiliki content yang
menyulitkan pengunjung.
3. Kurangnya pemasaran yang dilakukan untuk memperluaskan nama perusahaan karena
hanya mengandalkan client yang datang kepada PT XM Gravitasi Digital
4. Kurang mengutamakan client internasional sehingga pangsa pasar hanya difokuskan
pada perusahaan dalam negeri.
41
3.6 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan
Analisis lingkungan internal adalah pengidentifikasian kekuatan dan kelemahan
yang dimiliki oleh perusahaan. Lingkup pengidentifikasian berupa wilayah fungsional
perusahaan
yang
mencakup
manajemen,
pemasaran,
keuangan,
produksi
dan
pengembangan, serta sistem informasi manajemen.
Lingkungan eksternal perusahaan adalah variabel di luar organisasi yang dapat
mempengaruhi lingkungan kerja. Variabel tersebut terbagi dua yaitu ancaman dan
peluang.
3.6.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan
Analisis lingkungan eksternal merupakan sebuah analisis yang berhubungan
dengan lingkungan di luar perusahaan dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi
kegiatan bisnis di perusahaan. Dengan mengetahui lingkungan eksternal perusahaan,
maka perusahaan dapat melihat keuntungan, peluang, ancaman dalam persaingan
bisnis saat ini. Analisis lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan teknik analisis
PEST dan 5 Daya Porter.
3.6.1.1 Analisis PEST
Analisis PEST mengidentifikasikan dampak lingkungan politik, ekonomi,
sosial, dan teknologi terhadap PT XM Gravitasi Digital:
1. Politik
Kondisi politik tidak terlalu mempengaruhi perusahaan. Mungkin kendala
terbesar yang mungkin terjadi adalah apabila suatu saat sebuah alat teknologi
dilarang oleh pemerintah untuk digunakan atau bila terjadinya pelanggaran
hukum penjiplakan karya orang lain.
• Peluang:
- Pemerintah mengizinkan produk baru atau teknologi baru yang dapat
mendukung pekerjaan perusahaan.
• Ancaman:
- Pemerintah melarang adanya teknologi yang tidak dapat digunakan dengan
alasan tertentu.
42
- Pemerintah membuat standar mengenai pembatasan teknologi yang dapat
digunakan oleh suatu perusahaan.
2. Ekonomi
Faktor utama yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah dengan kemampuan
daya beli pelanggan. Sehingga, jika daya beli mayarakat rendah akan
berdampak pada perusahaan ini.
• Peluang:
- Tingginya nilai tukar rupiah, yang dapat dijadikan sebagai laba bila
menerima asing yang menggunakan uang asing.
• Ancaman:
- Keterbatasan biaya memungkinkan calon untuk mencari perusahaan digital
advertising yang lain.
- Banyaknya penggunaan listrik dapat menyebabkan pembengkakan biaya.
3. Sosial
Pengaruh sosial di PT XM Gravitasi Digital tidak terlalu berdampak pada
perusahaan dikarenakan lokasi kantor berada di sebuah mall yang bisa
dikatakan sebagai mall high end. Akan tetapi karena PT XM Gravitasi Digital
berada di mall tersebut, dapat terjadi kemungkinan calon pelanggan ragu untuk
mengunjungi, lantaran merasa bahwa mereka tidak pantas dan beranggapan
bahwa jasa PT XM Gravitasi Digital terlalu mahal.
• Peluang:
-
Menyediakan lapangan kerja bagi kaum muda.
• Ancaman:
- Banyaknya limbah seperti kertas yang terbuang.
4. Teknologi
Perkembangan teknologi pada PT XM Gravitasi Digital sangatlah berpengaruh.
Karena bergerak di bidang digital marketing maka perusahaan harus selalu
update dengan perkembangan teknologi demi kelangsungan hidup perusahaan.
43
• Peluang:
- Adanya hardware atau software perusahaan yang selalu di update sehingga
memiliki peralatan yang dalam kondisi terbaik.
- Perkembangan teknologi yang tiada henti sehingga perusahaan harus terus
menggali ilmu.
• Ancaman:
- Terlalu cepat perkembangan sehingga membuat perusahaan selalu
mengeluarkan uang untuk update teknologi.
- Perusahaan dapat tertinggal oleh pesaing yang memiliki daya serap ilmu
yang lebih cepat.
3.6.1.2 Analisis Lima (5) Daya Saing Porter
Analisis Lima (5) Daya Saing Porter terdiri dari ancaman produk
pengganti, pendatang baru, pemasok, pembeli dan pesaing industri. Dibawah
ini meruapakan analisis lima (5) Daya Saing Porter pada PT XM Gravitasi
Digital
Pendatang Baru
LiquidAdv
Pemasok
- Bhinneka
- Enter Komputer
Pesaing Industri
SOHO
PT Publicis Metro
Transito Advertising
RedComm Adv
Produk pengganti
- Freelance
marketing
- Toko pencetakan
iklan
- Crowdsourcing
Gambar 3.2 Analisis Lima Daya Saing Porter
Pelanggan
- Unilever
- Nestle
- Samsung
44
Berikut adalah penjelasan analisis lima (5) Daya Porter pada PT XM
Gravitasi Digital:
A. Kekuatan Pembeli (Bargaining Power To Customer)
Kekuatan Pembeli menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi
perusahaan dalam menuju perkembangan yang baik. Hal ini terlihat dari
bagaimana perusahaan menjalin komunikasi dengan secara baik dan juga
dengan tarif yang diberikan sesuai dengan daya beli. PT XM Gravitasi
Digital sangat mengutamakan kepuasan karena dengan kepuasan itu,
diharapkan mereka akan merekomendasikan PT XM Gravitasi Digital ke
rekan-rekan mereka. Para client PT XM Gravitasi Digital memiliki
kepercayaan yang tinggi terhadap pelayanan yang diberikan oleh
perusahaan. Hal tersebut disebabkan oleh pelayanan yang tiada hentinya
dalam mencapai keinginan pelanggan, baik secara pribadi maupun bisnis.
B. Persaingan Industri (Rivalry Among Existing Competitor)
Pada saat ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama
dengan PT XM Gravitasi Digital dalam pelayanan digital marketing. Hal
tersebut menimbulkan persaingan yang ketat didalam industri digital
marketing. Tetapi, di sekitar lokasi PT XM Gravitasi Digital, tidak ada
pesaing. Pesaing terdekat, atau pesaing yang bias dikatakan setara dengan
PT XM Gravitasi Digital adalah Red Comm, yang berlokasi di Taman
Daan Mogot, Jakarta Barat. Pesaing tersebut banyak melakukan inovasi
dan perkembangan yang dapat menarik perhatian calon yang sekaligus
dapat meningkatkan persaingan diantara perusahaan.
C. Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Supplier)
PT XM Gravitasi Digital memiliki beberapa pemasok perlengkapan dan
peralatan kantor seperti komputer, meja, kursi hingga kertas. Dengan
bekerja sama dengan para pemasok, PT XM Gravitasi Digital
meningkatkan hubungan bisnis yang baik serta mendapatkan diskon harga
bila melakukan order dengan jumlah yang besar.
45
D. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)
Pendatang baru yang bergerak dibidang digital marketing saat ini semakin
banyak ditemui khususnya di daerah Jakarta. Kehadiran para pendatang
baru menimbulkan ancaman bagi PT XM Gravitasi Digital. Namun yang
menguntungkan bagi PT XM Gravitasi Digital adalah perusahaan ini
sudah cukup terkenal, sehingga akan sulit bagi pendatang baru untuk
menembus pasar.
E. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Subtitute Product)
Selain menggunakan jasa advertising perusahaan dapat melakukan
pemasaran
dengan
cara
yang
berbeda.
Salah
satunya
adalah
crowdsourcing, yaitu dengan menggunakan masyarakat sebagai alat
pemasaran. Contoh nyata yang terjadi adalah PT Tirta Investama yang
memasarkan produk Mizone dengan cara crowdsourcing. Selain itu
perusahaan dapat memasarkan produk atau jasanya dengan mencetak
brosur atau pamflet di toko percetakan iklan.
3.6.1.3 Value Shop
KEGIATAN PENDUKUNG : INFRASTRUKTUR, SDM ,PENGEMBANGAN, TEKNOLOGI, PENGADAAN
ORGANISASI
Sumber
Daya
Luar
Pengelolaan
Pengetahuan
Temukan
Solusi Jitu
Tangkap Peluang
& Tantangan
M
A
S
Y
A
R
A
K
A
T
Kegiatan
Pemasaran
Dan Atau
Sosialisasi
Sumber
Daya
Luar
Penyediaan
Sumber Data
Rancangan
Implementasi
Implementasi
Gambar 3.3 Value Shop
Value
Shop merupakan metode
yang dilakukan untuk
mengidentifikasi dan menganalisis Stregths dan juga Weaknesses atau
46
internal didalam PT XM Gravitasi Digital yang dimana mengubah
masalah yang ada menjadi sebuah solusi.
1. Aktivitas Utama
A. Business Acquisition
PT XM Gravitasi Digital berusaha memenuhi kebutuhan client,
baik dengan mengikuti perkembangan teknologi terbaru, trend,
serta kebutuhan client yang lainnya.
B. Problem Specification
PT XM Gravitasi Digital masih tidak memiliki proses penjadwalan
pertemuan antara client dengan tim proyek saat berjalannya proyek.
Selain itu PT XM Gravitasi Digital perlu meluaskan pasar dengan
menawarkan jasa tidak hanya kepada kalangan atas, namun juga
harus melayani pasar kalangan menengah.
C. Knowledge Application
PT XM Gravitasi Digital perlu menerapkan sebuah fitur yang
memungkinkan client untuk memberikan feedback terhadap kinerja
kerja
perusahaan
terhadap
pekerjaan
proyek
yang
telah
dilaksanakan. Hal ini berguna untuk mengetahui tingkat kepuasan
client serta membantu atasan untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
D. Allocation Resources
PT XM Gravitasi Digital melakukan analisis 5M yaitu:
• Man, karyawan perusahaan yang berpengalaman dalam melayani
client.
• Money, perusahaan melakukan investasi yang besar untuk
perawatan fasilitas kantor serta peningkatan hardware dan
software secara keseluruhan.
• Material, perusahaan memiliki perlengkapan yang memadai
dalam pekerjaan sehari-hari.
47
• Method, cara dan strategi yang diterapkan perusahaan
untuk
menarik calon client adalah dengan membangun website yang
interaktif, yang menunjukkan hasil karya perusahaan.
• Machine, alat-alat yang digunakan oleh perusahaan seperti
peralatan komputer meningkatkan kinerja kayawan telah memiliki
teknologi yang terbaru.
E. Marketing the Capability
Strategi yang digunakan perusahaan untuk meluaskan pangsa pasar
adalah dengan menghadiri acara-acara seperti expo. Manfaat expo
adalah perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk
memasarkan nama, karena pengunjung expo yang mendatangi booth
PT XM Gravitasi Digital.
F. Configure Solution
Cara untuk mewujudkan beberapa strategi perusahaan adalah
dengan bekerja sama dengan perusahan besar seperti Unilever dan
Samsung.
G. Implementation Design
Merupakan tahap yang merealisasikan kebutuhan perusahaan dalam
memecahkan masalah yang ada agar dapat diimplementasikan
kepada masyarakat dan user. Rancangan implementasi yang dibuat
akan didokumentasikan kedalam bentuk EA Framework serta untuk
mendukung strategi bisnis dalam 5 tahun ke depan.
H. Implementation
Tahap akhir yang merupakan pengoperasiaan dari pengembangan
yang dilakukan pada tahap sebelumnya sehingga dapat dikonsumsi
oleh masyarakat dan juga user.
48
3.6.2 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan
Lingkungan Internal perusahaan merupakan berbagai hal atau pihak yang
saling terkait dengan kegiatan sehari-hari organisasi, dan mempengaruhi langsung
terhadap setiap proses, kebijakan yang ada di perusahaan.
3.6.2.1 Goals and Initiatives
Top level dari EA Framework mengidentifikasi arahan strategi, tujuan
dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan deskripsi yang
jelas dari
kontribusi IT yang akan mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
3.6.2.1.1 Analisis SWOT
Kehidupan perusahaan juga dipengaruhi oleh faktor-faktor
internal, yaitu hal-hal yang terjadi di dalam perusahaan yang
memungkinkan peningkatan atau penurunan nilai perusahaan. Oleh
karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor tersebut.
Dalam lingkungan internal, terdapat dua faktor yang di nilai, yaitu
strengths dan weaknesses. Selain itu terdapat pula faktor-faktor
eksternal yang berupa opportunities dan threats. Keempat hal tersebut
membantu perusahaan dalam menentukan langkah strategis yang perlu
di lakukan demi mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian perlu
dilakukan sebuah analisis SWOT:
1. Strengths
- Reasonable pricing
- Budaya perusahaan yang mengutamakan kerja keras.
- Orientasi internasional.
- Pelayanan yang terbaik dari awal hingga penyelesaian proyek.
- SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidang masing-masing.
- Sudah memiliki website.
- Fasilitas teknologi yang terkini.
2. Weaknesses
Kelemahan yang dimiliki serta masalah yang dihadapi
perusahaan, perlu diketahui, kemudian dibandingkan dengan
49
perusahaan lain yang sejenis, untuk mengetahui keberadaan
perusahaan dalam persaingan. Setelah itu, dapat di buat
langkah-langkah
mengurangi
strategis
kelemahan
yang
dan
perlu
ditindak
mengatasi
untuk
masalah
agar
perusahaan dapat bersaing. Kelemahan yang ditemukan pada
PT XM Gravitasi Digital adalah:
- Pangsa pasar terbatas.
- Line of business yang kurang efisien.
- Belum mantapnya pola perencanaan dan pembinaan ternaga
kerja.
- Kurangnya seorang pemimpin yang cakap.
3. Opportunities
Kesempatan atau peluang yang dimiliki perusahaan untuk terus
berkembang agar dapat selalu bersaing dengan perusahaan
lain. PT XM Gravitasi Digital memiliki peluang sebagai
berikut:
- Lokasi strategis yang terletak di sebuah mall.
- Memiliki website yang interaktif.
- Lebih mudah mengikuti trend teknologi terbaru dengan
banyaknya SDM yang muda.
- Kesempatan untuk menggunakan social media seperti
Youtube, Facebook dan Twitter sebagai alat pemasaran.
- Memiliki citra yang baik.
4. Threats
Threats adalah ancaman-ancaman, yang memungkinkan
terhambatnya
perkembangan
pada
perusahaan.
Threats
merupakan hal yang bertentangan dengan opportunity, karena
dengan makin banyaknya ancaman, maka perusahaan akan
mengalami kesulitan untuk bersaing maupun berkembang.
Ancaman yang terdapat pada PT XM Gravitasi Digital adalah:
50
- Semakin banyaknya perusahaan yang sejenis khususnya pada
bidang digital marketing.
- Banyaknya perusahaan digital marketing, yang menggunakan
konsep website yang lebih interaktif dan inovatif.
- Crowdsourcing, yaitu menggunakan masyarakat sebagai
media advertising.
3.6.2.1.2 Matriks SWOT
Tabel 3.1 Matriks SWOT
Internal
Factors
Kekuatan (Strengths)
Kelemahan (Weaknesses)
External Factors
• Reasonable pricing
• Pangsa pasar terbatas.
• Budaya perusahaan yang
• Line of business yang
mengutamakan kerja keras.
kurang efisien.
• Orientasi internasional.
• Belum mantapnya pola
• Pelayanan yang terbaik
perencanaan dan pembinaan
dari awal hingga
ternaga kerja.
penyelesaian proyek.
• Kurangnya seorang
• SDM yang terlatih dan
pemimpin yang cakap.
kompeten dalam bidang
• Struktur perusahaan yang
masing-masing.
terlalu besar.
• Sudah memiliki situs
web.
• Fasilitas teknologi yang
terkini.
Peluang
(Opportunities)
Strategi SO
Strategi WO
51
1. Lokasi strategis
• Tingkatkan penggunaan
• Perluas pasar dengan
yang terletak di
social media sebagai alat
melayani kalangan
sebuah mall.
untuk memperluas pasar.
menengah.
2. Memiliki website
• Menciptakan lapangan
• Menggali potensi
yang interaktif.
kerja bagi pemuda.
karyawan untuk menciptakan
3. Lebih mudah
• Tampilkan inovasi yang
pemimpin yang dapat
mengikuti trend
tidak ditawarkan oleh
memajukan perusahaan.
teknologi terbaru
perusahaan pesaing pada
dengan banyakan
website.
SDM yang muda.
4. Kesempatan untuk
menggunakan social
media seperti
Youtube, Facebook
dan Twitter sebagai
alat pemasaran.
5. Memiliki citra
yang baik.
Ancaman (Threats)
Strategi ST
Strategi WT
1. Semakin
• Tingkatkan market
• Melakukan inovasi
banyaknya
share.
terhadap website agar dapat
• Melakukan merger
menarik perhatian
dengan perusahaan
masyarakat yang lebih luas.
pesaing.
• Memperkerjakan seorang
perusahaan
sejenis
yang
khususnya
pada bidang digital
marketing.
manager yang mempunyai
2. Banyaknya
ciri pemimpin yang
perusahaan
digital
marketing,
yang
menggunakan
konsep website yang
lebih interaktif dan
inovatif.
3. Crowdsourcing,
dibutuhkan PT XM
Gravitasi Digital .
52
yaitu menggunakan
masyarakat sebagai
media adversiting.
3.6.2.1.3 EFAS
Tabel 3.2 EFAS
OPPORTUNITIES
(PELUANG)
- Lokasi strategis yang terletak
di sebuah mall.
- Memiliki website yang
interaktif.
BOBOT
RATING
SCORE
0,10
2
0,20
0,15
4
0,60
0,10
2
0,20
0,20
4
0,80
0,10
4
0,40
- Lebih mudah mengikuti trend
teknologi terbaru dengan
banyaknya SDM yang muda.
- Kesempatan untuk
menggunakan social media
seperti Youtube, Facebook dan
Twitter sebagai alat pemasaran.
- Memiliki citra yang baik.
SUBTOTAL
0,65
2,20
THREAT (ANCAMAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,20
1
0,20
0,10
2
0,20
0,05
4
0,20
- Semakin banyaknya
perusahaan yang sejenis
khususnya pada bidang digital
marketing.
- Banyaknya perusahaan digital
marketing, yang menggunakan
konsep website yang lebih
interaktif dan inovatif.
- Crowdsourcing, yaitu
53
menggunakan masyarakat
sebagai media adversiting.
SUBTOTAL
0,35
0.60
TOTAL EFAS
1
2,80
3.6.2.1.4 IFAS
Tabel 3.3 IFAS
STRENGTH (KEKUATAN)
BOBOT
RATING
SCORE
0,10
3
0,30
0,05
3
0,15
0,05
2
0,10
0,15
4
0,60
0,05
4
0,20
0,05
2
0,10
0,15
3
0,60
0,60
17
2,05
RATING
SCORE
0,07
1
0,14
0,10
2
0,20
0,07
1
0,14
- Reasonable pricing
- Budaya perusahaan yang
mengutamakan kerja keras.
- Orientasi internasional.
- Pelayanan yang terbaik dari
awal hingga penyelesaian
proyek.
- SDM yang terlatih dan
kompeten dalam bidang
masing-masing.
- Sudah memiliki website.
- Fasilitas teknologi yang
terkini.
SUBTOTAL
WEAKNESS (KELEMAHAN) BOBOT
- Pangsa pasar terbatas.
- Line of business yang
kurang efisien.
- Belum mantapnya pola
54
perencanaan dan pembinaan
ternaga kerja.
- Kurangnya seorang
0,10
2
0,20
0,6
2
0,12
SUBTOTAL
0,40
7
0,80
TOTAL IFAS
1
pemimpin yang cakap.
- Struktur perusahaan yang
terlalu besar.
2,85
Dari IFAS dan EFAS maka dapat dilihat bahwa perusahaan
memiliki kekuatan yang lebih dominan dibanding kelemahan dan
memiliki peluang yang lebih besar dari pada ancaman. Maka dapat
diperoleh total Internal Factor Analysis Summary (IFAS) dan
External Factor Analysis Summary (EFAS) yang akan digunakan
dalam pembuatan diagram analisis SWOT.
Berikut langkah menentukan diagram tersebut,
1. Jumlah dari score pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk
mendapat titik X.
Kekuatan
: 2,20
Kelemahan
: 0,60
Titik X
: kekuatan – kelemahan
: 2,20 – 0,60
: 1,60
2. Jumlah dari score pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk
mendapat titik Y.
Peluang
: 2,05
Ancaman : 0,80
Titik Y
: peluang – ancaman
: 2,05 – 0,80
: 1,25
3. Nilai total perhitungan tersebut menggambarkan letak koordinat
perusahaan yaitu 1,60 (IFAS) dan 1,25 (EFAS). Hal ini
55
menunjukkan bahwa perusahaan berada di kuadran 1 yang
mendukung strategi agresif, karena ini merupakan situasi yang
sangat menguntungkan. Perusahan memiliki peluang dan kekuatan
sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.
Berikut letak posisi PT XM Gravitasi Digital:
BERBAGAI PELUANG
3. Mendukung Strategi
1. Mendukung Strategi
Turn-Around
Agresif
KELEMAHAN
KEKUATAN
(1,60 : 1,25)
INTERNAL
INTERNAL
4. Mendukung Strategi
2. Mendukung Strategi
Defensif
Divesifikasi
BERBAGAI ANCAMAN
Gambar 3.4 Diagram Analisis SWOT
Berdasarkan hasil analisis SWOT, hasilnya terdapat pada
kuadran l yaitu Kuadran l (Strategi Strengths - Opportunities) :
merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan
tersebut
memiliki
peluang
dan
kekuatan
sehingga
dapat
memanfaatkan pelung yang ada. Strategi yang harus diterapkan
dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang
agresif
(Growth
Oriented
Strategy).
56
3.6.2.1.5 Concept of Operations (CONOPS)
Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT XM
Gravitasi Digital:
1. Client bertemu dengan bagian Account, Strategy dan Creative
yang berperan sebagai Tim Proyek untuk membahas mengenai
proyek yang akan dikerjakan.
2. Bila Tim Proyek merasa bahwa proyek tersebut layak, maka
akan membuat Form Client Brief Meeting.
3. Setelah Client Brief Meeting dilakukan maka akan dibuat Form
Pitching/Offer.
4. Account Executive membuat Form Internal Brainstorm Meeting.
Bila perlu, bagian lain yang dibutuhkan dapat hadir seperti
bagian Technical, Media, Copywriter dll yang disebut dengan
Tim Pendukung.
5. Accounting membuat Form Budget & Quotation untuk
memperkirakan perlengkapan, peralatan, waktu dan budget yang
dibutuhkan untuk melakukan proyek.
6. Tim Proyek membuat sebuah Proposal yang diberikan kepada
Client.
7. Account Executive membuat Form Presentation Meeting.
8. Client memberi Feedback.
9. Bila terjadi kesepakatan, maka Tim Proyek akan membuat
kontrak kepada Client.
10. Tim Proyek membuat Form Go Kick Off, yaitu sebuah internal
meeting untuk membahas proyek.
11. Setelah itu Tim Proyek membuat Form Development Proyek.
12. Tim Proyek memberikan hasil proyek kepada client.
13. Accounting membuat Tagihan Proyek.
14. Setelah Client membayar akan dibuat Bukti Pembayaran
Tagihan Proyek.
57
3.6.2.1.6 CONOD (Concept of Operations Diagram)
Gambar 3.5 CONOD
3.6.2.1.7 Balanced Score Card
Balanced Score Card atau BSC adalah suatu mekanisme
sistem manajemen yang mampu menerjemahkan visi dan
strategi organisasi ke dalam tindakan nyata di lapangan. BSC
adalah salah satu alat manajemen yang telah terbukti telah
membantu banyak perusahaan dalam mengimplementasikan
strategi bisnisnya.
Balanced Score Card yang digunakan oleh PT XM
Gravitasi Digital adalah sebagai berikut:
58
Tabel 3.4 Balanced Score Card
Perspektif
Tujuan
Ukuran
Target
Inisiatif/
Hasil
Kebutuhan
Strategi
Strategi
(%)
kebijakan
yang
sistem
dicapai
informasi
Score
(%)
Keuangan
Meningkatkan
keuntungan
Peningkatan
90
atau laba PT XM
Memberikan
kepuasan
Digital
per
client
PT
83.3
70
CRM
82.35
TPS
93.3
CRM
80
kepada
client
Peningkatan
kepada jumlah
TPS
terbaik
tahun
Pelanggan
75
n pelayanan
profit dari PT XM Gravitasi
Gravitasi Digital
Memberika
85
client
Menjaga
kualitas
XM per tahun
pelayanan
Gravitasi Digital.
kepada
client.
Bisnis
internal
Inovasi dan
pertumbuhan
Mengintegrasikan
Cepatnya
proses bisnis
pengiriman
lkan
data
pengintegra
antarbagian
sian sistem
Memanfaatkan
social
75
Jumlah
media followers
50
dan
Memaksima 70
Menyempur
nakan
sebagai alat untuk likes
sistem yang
meluaskan pasar
ada.
Meningkatkan
Peningkatan
Customer
kepuasan
Relationship
jumlah
Management.
yang kembali.
dan
client
*Score = Hasil yang dicapai x 100
Target
40
59
Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT XM
Gravitasi Digital di dalam Balanced Scorecard adalah sebagai
berikut :
1. Perspektif Keuangan
a. Meningkatkan keuntungan laba bersih.
b. Meningkatkan jumlah pendapatan.
2. Perspektif Pelanggan
a. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Dengan menjaga kepuasan pelanggan, maka client yang telah
bekerja sama dengan XM maka diharapkan mereka bekerja sama
kembali. Oleh karena itu PT XM Gravitasi Digital harus bisa
menjaga kepuasan yang diberikan oleh client.
b. Meningkatkan kualitas pelayanan.
c. Mengembangkan brand image.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal
a. Meningkatkan mutu dan kualitas.
b. Meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan.
4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
a. Membangun citra perusahaan yang positif.
b. Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif dan bertanggung
jawab.
3.6.2.2 Products and Services
Pada level ini menjelaskan gambaran secara menyeluruh tentang
fungsi dari beberapa bidang serta produk dan layanan yang dihasilkan oleh
beberapa bidang dari PT XM Gravitasi Digital.
3.6.2.2.1 Business Plan
Rencana
bisnis
memiliki
beberapa
komponen
yang
mendukung untuk menghasilkan fungsi dan strategi bisnis,
60
teknologi dan juga finansial sesuai dengan tujuan PT XM Gravitasi
Digital.
3.6.2.2.1.1 Business Overview
PT XM Gravitasi Digital merupakan perusahaan
jasa yang bergerak di bidang digital advertising. Sebagai
perusahaan digital advertising unggulan, PT XM
Gravitasi Digital juga menawarkan jasa yang berkaitan
dengan digital advertising seperti Digital Strategic
Consulting, Social Media Strategy, Online Consumer
Research dll.
Target pasar utama PT XM Gravitasi Digital
adalah
perusahaan
menengah
keatas,
khususnya
perusahaan yang sudah terkenal, yang biasanya ingin
melakukan promosi atau meluncurkan produk baru.
3.6.2.2.1.2 Relation of Business Activities to Strategic Goals
1.
Mengutamakan kualitas pelayanan kepada
maupun
baru
lama agar perusahaan dapat bersaing
dengan perusahaan kompetitor di bidang digital
advertising.
2.
PT
XM
Gravitasi
Digital
berusaha
untuk
memberikan customer service yang memuaskan,
baik saat berlangsungnya proyek maupun setelah
pengerjaan proyek.
3.
PT
XM
Gravitasi
Digital
berusaha
untuk
memperluas nama, meskipun hanya memiliki satu
cabang di Indonesia yaitu di Jakarta. Hal ini
dilakukan terutama oleh social media.
3.6.2.2.1.3 Market Outlook & Competitive Strategy
PT XM Gravitasi Digital memiliki market
outlook yang terdiri atas para client yang umumnya
merupakan dari kalangan menengah ke atas. Para client
61
tersebut dapat melihat website PT XM Gravitasi Digital
untuk melihat karya ciptaan yang telah dikerjakan
terdahulu. PT XM Gravitasi Digital telah memiliki
keunggulan pasar baik di Indonesia maupaun secara
internasional, karena telah memiliki banyak cabang di
berbagai negara. Oleh karena itu, PT XM Gravitasi
Digital tidak perlu mencari client, bahkan sebaliknya
para client tersebut yang menghubungi PT XM Gravitasi
Digital terdahulu agar dapat menggunakan jasanya. Hal
inilah yang menjadikan PT XM Gravitasi Digital sebagai
perusahaan digital advertising unggulan terutama baik di
Jakarta maupun se-Indonesia.
62
3.6.2.2.1.4 Strategic Map
Dibawah ini merupakan strategic map dari PT XM
Gravitasi Digital:
Gambar 3. Strategic Map PT XM Gravitasi Digital
63
3.6.2.2.2 Website
Gambar-gambar berikut adalah tampilan website dari PT
XM Gravitasi Digital.
Gambar 3.6 Halaman Home
Gambar 3.7 Halaman Work
64
Dari tampilan website di atas dapat disimpulkan bahwa ada
beberapa kekurangan:
1. Kombinasi warna yang kurang variatif, hanya terdapat warna abuabu dan oranye.
2. Terdapat video yang sangat besar pada halaman home.
3.6.2.2.3 Swim Lane Diagram
65
66
Gambar 3.8 Swim Lane Diagram
67
3.6.2.2.4 Use Case Diagram
Gambar 3.9 Use Case Diagram
3.6.2.2.5 Use Case Narrative
Use case narrative merupakan penjelasan dari use case
diagram.
68
Account Executive:
1.
Account Executive akan mendaftarkan client yang ingin
menggunakan jasa PT XM Gravitasi Digital.
2.
Dari informasi pendaftaran client akan dibuat Form Client
Brief Meeting.
3.
Dari
hasil
Client
Brief
Meeting
akan
dibuat
Form
Pitching/Offer.
4.
Jika Pitching/Offer diterima makan akan dibuat Form Internal
Brainstorm Meeting untuk membahas pengerjaan proyek.
5.
Jika client menyetujui Proposal, Account Executive akan
membuat Form Presentation Meeting.
Tim Proyek:
1. Proposal dibuat setelah rincian proyek ditentukan.
2. Saat client telah mengisi Form Feedback, maka anggota tim
proyek akan memasukkan data dari Form Feedback ke dalam
komputer.
3. Kontrak akan dibuat setelah semua detail telah di sepakati.
4. Untuk membahas soal langkah-langkah yang perlu di ambil,
Tim Proyek Membuat Form Go Kick Off.
5. Pengerjaan proyek dapat dimulai setelah Form Development
Proyek dibuat.
Accounting:
1. Accounting akan membuat Form Budget and Quotation bila Tim
Proyek telah membuat rincian proyek yang dibutuhkan.
2. Jika proyek telah sempurna, maka client akan diberi Tagihan
Proyek.
3. Setelah client membayar akan dicetak Bukti Pembayaran
Tagihan Proyek.
4. Di akhir tahun Accounting akan membuat Laporan Akhir Tahun.
3.6.2.3 Data and Information
Terdiri atas diagram Logical Data Model, Object State – Transition
Diagram dan Activity/Entity Matrix.
69
3.6.2.3.1 Logical Data Model
Model
Data
Entity-Relationship
(E-R)
dibangun
berdasarkan dari proses bisnis yang berjalan pada PT XM
Gravitasi Digital. Pada gambar 3.9 dijelaskan bahwa kumpulan
dari objek-objek yang disebut entity dan hubungan antar objekobjek tersebut digunakan untuk mengetahui struktur logik dari
sebuah database secara grafik. Logical data model juga berguna
dalam menunjukkan gambaran tentang apa saja yang berinteraksi
pada setiap use case sistem informasi serata bagaimana behavior
masing-masing objek pada interkasi tersebut.
70
Gambar 3.10 Logical Data Model
3.6.2.3.2 Activity/Entity Matrix (CRUD)
Tabel 3.5 Activity/Entity Matrix
Mendaftar Client
R
CU
Membuat Form Client Brief Meeting
R
CU
R
Membuat Form Pitching/Offer
R
CU
R
CU
R
Membuat Form Internal
Accounting
Account
Tim Proyek
Client
Fungsi Bisnis
Executive
Subject Data
Brainstorming Meeting
Membuat Budget and Quotation
R
Membuat Form Presentation Meeting
R
CU
CU
Memasukkan data Form Feedback
R
C
Membuat Proposal
R
C
Membuat Kontrak
R
CU
Membuat Form Go Kick Off
CU
Membuat Form Development Proyek
C
R
Membuat Tagihan Proyek
R
C
Membuat Bukti Pembayaran
R
C
71
3.6.2.3.3 Object Transition Diagram
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram
3.6.2.4 Systems and Application
Terdiri atas Data Flow Diagram context dan Level 1 pada PT XM
Gravitasi Digital.
3.6.2.4.1 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu bentuk atau model
yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional atau sebagai
jaringan proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh
suatu penghubung yang disebut alur data.
72
Gambar 3.12 Context Diagram
73
74
Gambar 3.13 Data Flow Diagram Level 1
3.6.2.5 Network and Infrastructure
Network and Infrastructure pada umumnya merupakan serangkaian
dokumen seperti blueprint yang memberikan gambaran tentang bagaimana
mengatur dan mengelola operasi teknologi informasi di perusahaan.
3.6.2.5.1 Network Connectivity Diagram
Jaringan internet di PT XM Gravitasi Digital berguna untuk
keperluan informasi dan komunikasi dengan jaringan komputer,
agar
setiap
pekerjaan
dapat
saling
terhubung
sehingga
mempercepat penyelesaiannya. Pada gambar 3.13 menjelaskan
75
bahwa perusahaan menggunakan internet dari salah satu provider
internet, lalu dengan menggunakan Switch untuk membagi jaringan
kesemua komputer yang sudah terhubung dengan satu server.
Gambar 3.14 Network Connectivity Diagram
3.6.2.6 Security, Standard and Workforce
3.6.2.6.1 Security and Privacy Plan
Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, dibutuhkan
keamanan terhadap lingkungan di dalam dan di luar perusahaan,
terutama
terhadap
data
perusahaan
yang
bersifat
rahasia.
Perusahaan harus memiliki standar keamanan yang baik agar
perusahaan dapat terhindar dari segala macam ancaman.
Di bawah ini merupakan usaha keamanan yang dilakukan
oleh PT XM Gravitasi Digital.
Tabel 3.6 Security and Privacy Plan
Keamanan Perusahaan
•
Terdapat pusat kendali listrik, yang hanya
bisa diaktifkan oleh para petinggi perusahaan
dan bagian security. Hal tersebut agar tidak ada
76
karyawan yang dapat menggunakannya tanpa
sepengetahuan para petinggi atau security.
Keamaanan Data Perusahaan
•
Bila terjadi keadaan darurat di kantor,
karyawan dapat memusnahkan dokumen yang
bersifat penting atau rahasia dengan cepat
dengan menggunakan alat shredder.
•
Setiap karyawan memiliki login pribadi
yang bersangkutan dengan posisinya, sehingga
ia tidak dapat mengakses segala hal yang tidak
berkepentingan baginya.
3.6.2.6.2 Technology Forecast
Berikut ini adalah teknologi, khususnya komputer yang
digunakan sehari-hari, yang digunakan oleh PT XM Gravitasi
Digital:
Tabel 3.7 Technology Forecast
Jenis
Hardware
Keterangan
Desktop komputer Executives
-
Prosesor Intel i3/i5
-
Memory 1GB/2GB DDR
-
Hard disk 250GB
-
Monitor LCD 18”-21”
Desktop computer staff
-
Prosesor Intel i3
-
Memory 1GB/2GB DDR
-
Hard disk 250GB
-
Monitor LCD 18”-19”
Jumlah
5
50
Printer
-
Personal computer
SWITCH
8
77
Software
Keterangan
Microsoft Windows 7
Semua Komputer
Microsoft office 2007
Semua Komputer
Adobe Master Collection CS5
Semua Komputer
3.6.2.6.3 Workforce Plan
PT XM Gravitasi Digital memiliki beberapa divisi dengan
jumlah karyawan sekitar 150 orang dalam mencapai tujuan yang
sama yaitu untuk memajukan perusahaan. PT XM Gravitasi Digital
memiliki letak yang menarik yaitu dalam sebuah mall. Perusahaan
ini memiliki kinerja karyawan yang baik, ruangan kerja yang
nyaman serta desain kantor yang dibuat sedemikian modern yang
membuat para pengunjung terkesan. Kantor PT XM Gravitasi
Digital terdiri dari satu lantai yang memiliki ruang tunggu, dapur,
ruang meeting dan ruang kerja.
Pada
proses
bisnis
utama
perusahaan,
terdapat
Pitching/Offer yang merupakan bagian yang penting. Dalam hal
tersebut, client memberikan sebuah presentasi mengenai usulan
yang dia inginkan untuk memasarkan brand image atau produk.
Hal ini sangat berpengaruh terhadap keputusan PT XM Gravitasi
Digital dalam mengambil proyek tersebut atau tidak. Biasanya
perusahaan menentukan dari segi waktu, biaya dan kesulitan.
Berdasarkan proses bisnis yang diawali dengan calon membuat
perjanjian untuk bertemu membicarakan apa yang diinginkan oleh
calon client. Setelah itu, Tim Proyek akan bertemu lagi dengan
calon client yang biasa disebut dengan Client Brief Meeting yang
artinya menunjukkan keahlian apa yang dimiliki perusahaan. Lalu
Tim Proyek membicarakan Pitching/Offer. Melihat waktu dan
budget yang dimiliki calon client. Apabila Tim Proyek setuju maka
akan melakukan Internal Brainstorming Meeting dengan Tim
Pendukung. Lalu Accounting akan membuat Budget and Quotation
yang berisi seberapa banyak biaya dan lama waktu pengerjaan.
Kemudian Tim Proyek akan membuat Proposal. Setelah semua
78
selesai, Tim Proyek akan melakukan Presentation Meeting dengan
calon client dan calon client akan memberikan feedback. Apabila
mereka setuju maka Tim Proyek akan membuat Kontrak yang
berisi rancangan atau inovasi iklan apa yang akan dibuat selama
satu tahun kedepan karena biasanya, jangka waktu sebuah kontrak
berlangsung selama satu tahun.
Tim Proyek dan Tim Pendukung melakukan sebuah
meeting yang disebut Go! Kick Off! Dan kedua tim tersebut akan
memulai mengerjakan proyek. Setelah usai mengerjakan proyek,
Tim Proyek akan bertemu dengan client untuk memberikan hasil
proyek.
Kemudian
client
melakukan
pembayaran
kepada
Accounting dan akan dibuat Bukti Pembayaran.
Cara perusahaan menarik pelanggan yaitu perusahaan
melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan besar dan
juga mendatangi acara-acara seperti expo.