sistem informasi administrasi keuangan ma ibrahimy secang

AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN MA IBRAHIMY SECANG
KALIPURO BANYUWANGI
FINANCIAL ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM SENIOR HIGH SCHOOL
OF IBRAHIMY SECANG KALIPURO BANYUWANGI
Taufik Saleh 1)
1)
Manajemen Informatika, AMIK Ibrahimy, Situbondo
email: [email protected]
ABSTRAK
Saat ini teknologi bukan hanya sebagai pelengkap untuk manusia, teknologi seakan menjadi
kebutuhan utama untuk membantu pekerjaan manusia. Pemanfaatan teknologi untuk optimalisasi
pelayanan adminitrasi keuangan dibutuhkan oleh pihak Madrasah Aliyah Ibrahimy Secang Kalipuro
Banyuwangi. Oleh karena itu diperlukan perancangan Sistem Informasi Administrasi Keuangan
Madrasah Aliyah Ibrahimy. Perancangan sistem administrasi keuangan ini memanfaatkan metode
waterfall yang kemudian diimplementasikan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic
.Net dengan database MySQL. Adanya sistem ini dapat membantu proses pelayana administrasi
keuangan yang lebih baik di madrasah ini, sehingga penyampaian laporan keuangan yang
dibutuhkan dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
Kata kunci: sistem informasi, administrasi keuangan
ABSTRACT
Currently technology is not only a complement to humans, technology seems to be a major need to
help human work. Utilization of technology for the optimization of financial administration services
required by Senior High School of Ibrahimy Secang Kalipuro Banyuwangi. Therefore required the
design of Information Systems Administrative Finance Senior High School of Ibrahimy. The design of
this financial administration system utilizes waterfall method which is then implemented with Microsoft
Visual Basic .Net and MySQL database. The existence of this system can help the process of better
finance administration pelayana in this school, so the delivery of financial statements needed can be
done quickly and precisely.
Keywords: information systems, financial administration
PENDAHULUAN
Saat ini dengan semakin modernnya kehidupan bermasyarakat, teknologi bukan hanya
sebagai pelengkap untuk manusia, teknologi seakan menjadi kebutuhan utama untuk
membantu pekerjaan manusia. Kebutuhan akan pemanfaatan teknologi untuk pemrosesan
informasi yang aktual, tajam da terpercaya juga sangat dirasakan dalam dunia pendidikan.
Ditinjau dari penggunaan teknologi informasi dalam pendidikan, tentu banyak sekali yang
dapat dimanfaatkan, misalnya terkait penunjang pembelajaran, kepegawaian, keuangan dan
pemanfaatn teknologi yang lain di madrasah.
Madrasah Aliyah Ibrahimy Secang Kalipuro Banyuwangi adalah sekolah Swasta di bawah
pengurusan pondok pesantren Salafiyah Syafi’iyah Nurul Amin. Bidang administrasi
keuangan di sana, selama ini masih dilakukan secara manual, yaitu dimana para staff
sekolah melakukan pengolahan data belum melalui media komputerisasi. Hal ini
menyebabkan penyajian informasi yang cepat dan akurat serta pelayanan administrasi
keuangan menjadi sedikit bermasalah. Bahkan sering terjadi kekeliruan terkait penyajian
informasi serta pembuatan laporan.
Permasalahan sebagaimana disebutkan di atas, menjadi penyebab tidak optimalnya
pelayanan di madrasah khususnya terkait masalah keungan. Namun sesungguhnya
51
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
permasalahan utamanya bukan karena pada prosesnya yang masih tidak menggunakan
teknologi dalam melakukan proses administrasi, melainkan karena di satu sisi tanggaungan
petugas yang tidak hanya menyangkut masalah keuangan, sehingga proses pelayanan ini
sering terbengkalai.
Oleh karena itu, sangat diperlukan sebuah sistem khusus yang dapat membantu
mengurangi masalah-masalah administrasi keuangan yang dirasakan di madrasah.
Sehingga semua permasalahan yang menyangkut masalah administrasi keuangan akan
teratasi dengan baik dan berimbas pada pelayanan yang menjadi lebih baik. Dengan
semakin baiknya pelayanan, tentunya pembuatan rekapitulasi masalah keuangan di
madrasah menjadi lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan.
KAJIAN PUSTAKA DAN METODE
Administrasi Keuangan
Adminitrasi keuangan merupakan proses pengolahan data keuangan dalam
organisasi, baik organisasi yang bersifat publik ataupun private.[1] Adanya
administrasi keuangan yang baik akan sangat menjadi penunjang untuk kemajuan
organisasi.[2] Administrasi keuangan ini juga menjadi pendorong terbentuknya
keuangan dalam sebuah organisasi menjadi lebih baik.[6]
sebuah
sistem
sebuah
sistem
MySQL
MySQL adalah database yang banyak digunakan, yang mana saat ini mayoritas
pengembang aplikasi banyak menggunakan database ini.[3] Dengan sifatnya MySQL yang
open source, membuat para pengguna dapat melakukan perubahan pada source code
sesuai dengan kebutuhan para pengguna tersebut.[5][8] Feature-feature yang dimiliki MySQL
juga tidak kalah jauh berbeda dengan database yang sifatnya berbayar sekalipun. Hal ini
menjadi alasan utama yang menjadikan pengguna lebih memilih database ini daripada
database lainnya.
Visual Basic 2010
Visual basic adalah bahasa pemrograman yang dikembangkan mulai tahun 1991, yang
dipelopori oleh perusahaan ternama, yaitu Microsoft.[3][4] Visual Basic 2010 sudah
menggunakan Framework bebasis .NET, sehingga anda dapat membuat Console
Aplication,Windows Application, serta Web Application secara mudah dan terstruktur. Visual
Basic adalah turunan bahasa pemrograman BASIC yang pengembangannya berbasis grafik
atau dapat diartikan pula sebagai bahasa pemrograman yang menawarkan Integreted
Development Environment visual untuk pengembangan software yang berbasis Windows.
Crystal Report
Crystal Report Crystal Report merupakan software yang khusus dibuat untuk tools
pembuatan laporan yang dapat disandingkan dengan visual basic.[4] Terdapat banyak
feature yang dapat dioptimalkan dalam crystal report, yaitu untuk mengelompokkan data
untuk laporan, pemrosesan matematis, formula serta fungsi-fungsi sesuai dengan
kebutuhan laporan. Crystal report menjadi pilihan utama untuk pembuatan laporan
khususnya untuk para pengembang aplikasi berbasis desktop visual basic.[6]
Metode Pengembangan Sistem
Metode Waterfall digunakan untuk melakukan perancangan sistem administrasi keuangan
yang ada di Madrasah Aliyah Ibrahimy Secang. Metode ini dijalankan mulai dari dilakukan
survey sampai pada perancangan aplikasi. Konsep perancangan sistem ini dilakukan secara
linier. Jika langkah pertama belum dikerjakan, maka langkah selanjutnya tidak dapat
dikerjakan.
52
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
Gambar 1. Waterfall Model
1. Analysis Requirements
Analisis terhadap kebutuhan pengumpulan data dalam aplikasi ini dilakukan dengan
Survei Lapangan, Literatur, dan Analisis Perancangan Aplikasi. Proses ini dilakukan
untuk menentukan batasan sistem dari pengembangan sistem yang dibangun.
2. Design
Proses ini digunakan untuk pembuatan desain rancangan aplikasi terkait dengan desain
interface, desain struktur data dan desain basisdata. Hasil rancangan ini selanjutnya
akan dapat diproses pada tahapan implementasi.
3. Implementation
Proses ini dilakukan setelah proses identifikasi kebutuhan sistem sudah ditentukan dan
sudah ditentukan model desainnya struktur datanya. Proses implementasi ini dilakukan
untuk menerjemahkan hasil analisis menjadi sebuah aplikasi yang utuh.
4. Testing Verification
Tahap ini adalah tahap pengujian sistem yang sudah dibangun, nantinya pengujian ini
dilakukan untuk memverifikasi apakah aplikasi yang dikembangkan masih memiliki error
ataupun perlu penambahan fitur lainnya.
5. Rollout Maintenance
Tahap maintenance ini dilakukan untuk memperbaiki temuan-temuan error yang
terdapat di tahap pengujian. Hasil maintenance dapat dijadikan tolak ukur apakah sistem
yang dibangun cukup untuk diperbaiki atau perlu dilakukan analisa ulang untuk
pengembangan selanjutnya.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Diagram Konteks
Context Diagram dari sistem informasi ini adalah sebagai gambaran umum dari keseluruhan
sistem yang ada untuk menjelaskan data yang akan diproses. Tujuannya untuk mengetahui
interaksi sistem aplikasi seperti pada gambar 2 berikut:
53
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
Petugas
Siswa
Kelas
Admin
Jenis_pembayaran
Jurusan
0
jenis_akun
Laporan_Pem bayaran
SI ADMINISTRASI
KEUANGAN SEKOLAH
Transaksi_Pembayaran
Kepala Sekolah
Laporan_BukuKas
+
Transaksi_Keuangan
Gambar 2. Context Diagram
Data Flow Diagram
DFD Level 1 adalah data flow diagram dengan bentuk yang lebih detail dibanding dengan
context diagram, pada DFD Level 1 ini dijelaskan dengan menggunakan 3 proses, yaitu:
proses master, transaksi, dan laporan seperti pada gambar 3 di bawah ini:
1
Petugas
1
petugas
2
siswa
3
kelas
4
jenis akun
5
jenis pembayaran
petugas
Siswa
Kelas
siswa
Jurusan
Master
jenis_akun
kelas
Jenis_pembayaran
+
jenis akun
jenis pembayaran
8
Admin
Jurusan
Jurusan
2
jenis pembayaran
Transaksi
Transaksi_Pembayaran
jenis akun
siswa
Transaksi_Keuangan
Petugas
+
7
transaksi
pembayaran
6
transaksi keuangan
transasksi pem bayaran
transaksi keuangan
3
Kepala Sekolah
Laporan_Pem bayaran
transaksi pem bayaran
Laporan
Laporan_BukuKas
+
transaksi keuangan
Gambar 3. Gambar Data Flow Diagram
Entity Relationship Diagram
Conceptual data model (CDM merupakan suatu model conceptual objek data dari Entity
Relationship Diagram yang belum ditetapkan dalam database fisik.[7] CDM merupakan suatu
54
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
keseluruhan struktur logis dari suatu database dalam rancangan pembuatan system
informasi Pengelolaan Adminisrasi Keuangan seperti pada gambar 4 berikut ini:
jenis akun
id_akun
uraian
jmlah
transaksi keuangan
No
tgl
Debet
Keredit
Saldo
Relation_82
Jurusan
id_jurusan
Jurusan
kelas
1d_kelas
Kelas
Relation_81
petugas
Id_petugas
Nama_petugas
Jenis Kelamin
Password
alamat_petugas
level
Relation_240
siswa
Nis
Nama_siswa
Jns_kelamin
Tmpt_lahir
Tgl_lahir
No_tlp
Nama_wali
Alamat_siswa
Relation_882
Relation_85
Relation_87
Relation_83
transaksi pembayaran
id_pembayaran
tgl_pembayaran
bulan
jumlah_bayar
sisa_pembayaran
keterangan
periode
Relation_88
Relation_88
Relation_84
jenis pembayaran
id_jnspembayaran
Jenis_pembayaran
Nominal
batas_bayar
Gambar 4. Conceptual Data Model
Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) adalah organisasi fisik dalam suatu format grafis yang
menghasilkan catatan modifikasi dalam rancangan database yang mempertimbangkan
perangkat lunak dan penyimpanan data generate CMD dengan atribut yang diperluas
seperti pada gambar 5 di bawah ini:
JENIS_AKUN
ID_AKUN varchar(10)
URAIAN varchar(25)
JM LAH
varchar(20)
ID_AKUN = ID_AKUN
ID_PETUGAS = ID_PET UGAS
KELAS
1D_KELAS varchar(10)
KELAS
varchar(20)
JURUSAN
ID_JURUSAN varchar(10)
JURUSAN
varchar(20)
TRANSAKSI_KEUANGAN
NO
varchar(20)
ID_AKUN
varchar(20)
ID_PEM BAYARAN varchar(20)
ID_PETUGAS
varchar(10)
TGL
date
DEBET
varchar(25)
KEREDIT
varchar(25)
SALDO
varchar(25)
PETUGAS
1D_KELAS = 1D_KELAS
ID_JURUSAN = ID_JURUSAN
ID_PETUGAS
NAMA_PETUGAS
JENIS_KELAM IN
PASSWORD
ALAMAT_PETUGAS
LEVEL
SISWA
NIS
1D_KELAS
NAMA_SISWA
JNS_KELAMIN
TMPT_LAHIR
TGL_LAHIR
NO_TLP
NAMA_WALI
ALAMAT_SISWA
ID_JURUSAN
varchar(10)
varchar(10)
varchar(25)
varchar(20)
varchar(25)
date
varchar(15)
varchar(25)
varchar(30)
varchar(10)
NIS = NIS
varchar(10)
varchar(25)
varchar(25)
varchar(20)
varchar(50)
varchar(20)
ID_PEMBAYARAN = ID_PEMBAYARAN
ID_PETUGAS = ID_PET UGAS
TRANSAKSI_PEMBAYARAN
ID_PEM BAYARAN
varchar(20)
NIS
varchar(10)
TGL_PEMBAYARAN
date
ID_JNSPEM BAYARAN varchar(10)
BULAN
varchar(15)
JUM LAH_BAYAR
varchar(25)
SISA_PEM BAYARAN
varchar(25)
KETERANGAN
varchar(20)
PERIODE
varchar(15)
ID_PETUGAS
varchar(10)
NOMINAL
varchar(20)
ID_JNSPEMBAYARAN = ID_JNSPEMBAYARAN
JENIS_PEM BAYARAN
ID_JNSPEM BAYARAN
JENIS_PEM BAYARAN
NOMINAL
BATAS_BAYAR
Gambar 5. Physical Data Model
55
varchar(10)
varchar(20)
varchar(20)
date
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
Implementasi
Tampilan pertama pada sistem ini adalah login, yang terdiri dari username, password, dan
level. Login dibuat secara multiuser dimana ada beberapa orang yang bisa masuk kedalam
sistem tetapi tidak dapat mengubah password seperti pada gambar 6 berikut:
Gambar 6. Tampilan Halaman Login
Fungsi dari form login adalah untuk mendukung sistem keamanan data yang sangat penting
untuk menjamin keutuhan data dan kualitas informasi yang dihasilkan. Pengunaan
password, user name dan level akan membatasi siapa saja yang dapat melakukan akses
terhadap program, sehingga sedikitnya mengurangi ancaman dari pihak-pihak yang tidak
berwenang. Selanjutnya setelah user berhasil login akan diarahkan ke menu utama sesuai
dengan hak akses yang sudah ditentukan.
Pada menu utama terdapat menu Master yang terdiri dari submenu Data Petugas, Data
Siswa, Data Kelas, Data Jurusan, Data Jenis Akun, dan Data Jenis Pembayaran. Untuk
menu Transaksi terdapat sub menu Transaksi Pembayaran dan Transaksi Keuangan.
Kemudian ada menu untuk laporan yang digunakan untuk membuat laporan pembayaran
dan buku kas.
Gambar 7. Tampilan Form Transaksi Pembayaran
Id trspembayaran diisi manual sesuai kode yang ada di MA Ibrahimy, begitu juga dengan
tanggal.Untuk mengisi Nis dan Nama siswa klik cari maka akan muncul daftar data siswa
lalu klik data siswa yang dicari dengan otomatis nis dan nama siswa akan muncul.Tombol
simpan berfungsi untuk menyimpan hasil entrian yang telah dilakukan. Setelah selasai
mengisi data klik tombol cek untuk mengetahui data tersebut sudah ada atau tidak, Tombol
edit berfungsi untuk mengedit data yang telah tersimpan. Tombol Add digunakan untuk
menambah data, Tombol delete berfungsi untuk menghapus data yang sudah tersimpan.
Tombol exit digunakan untuk keluar dari form yang sedang aktif.
56
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
Gambar 8. Tampilan Form Transaksi Keuangan
Id transaksi diisi manual sesuai kode yang ada di MA Ibrahimy, begitu juga dengan tanggal.
Untuk mengisi id Akun, id pembayaran, debet dan kredit klik pilih salah satu diantara Jenis
Akun dan Transaksi Pembayaran sesuai dengan yang diperlukam, maka akan muncul daftar
Jenis Akun dan Transaksi Pembayaran, lalu klik tombol ambil untuk mengambil data yang
dipilih, dengan otomatis id akun,dan kredit atau id pembayaran dan debet akan muncul.
Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data yang telah diinputkan pada form transaksi
keuangan , ketika data sudah ada tidak dapat menginputkan id yang sama, jika tidak maka
petugas dapat menginput data baru.Tombol delete digunakan menghapus data yang ada
pada listview data transaksi keuangan. Tombol edit digunakan untuk mengedit data
transaksi keuangan, Tombol Add digunakan untuk menambah data, tombol exit digunakan
untuk kembali ke menu utama.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembahasan ini adalah perancangan sistem adminitrasi
keuangan ini dapat membantu mempermudah pelayanan oleh petugas di madrasah.
Permasalahan yang selam ini menjadi terkendalanya kefektifan pelayanan di madrasah
sudah dapat diatasi dengan adanya sistem terkomputerisasi yang dirancang. Pembuatan
laporan keuangan sudah dapat diwakili oleh output yang dihasilkan sistem. Dengan
perkembangan teknologi yang tidak terbendung lagi sampai saat ini, maka penting untuk
pihak madrasah memiliki keinginan besar untuk terus melakukan pengembangan aplikasi
untuk memperbaiki kekurangan atau sesuatu yang belum tercover dalam aplikasi yang
dirancang ini. Sehingga pelayanan menggunakan sistem terkomputerisasi yang ada di
madrasah terus berkembang mengikuti kebutuhan zaman.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Hartati, Sri. 2014. “Manajemen Keuangan untuk Usaha mikro, kecil dan menengah”.
Dalam www.apwi-wpu.com. 29 Maret.
[2] A’yunin, Qurota, Naili. 2011. “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi
Adminstrasi Keuangan Berbasis Web Menggunakan Uml”. Informatika Fakultas Sains
dan Teknologi, Universitas Islam Sunan Kalijaga. Yogyakarta.
[3] Aswan. 2012. Kumpulan Program Kreatif dengan Visual Basic.Net: Informatika
Bandung. Bandung.
57
AiTech
Volume 3 No. 1 / April 2017
[4] Fiki, Rahman, Arif. 2012. “Sistem Informasi Aplikasi Keuangan Pondok Pesantren Alfalah Jangkar Situbondo Menggunakan Visual Basic & MySQL”. Proramming, Amiki
Ibrahimy. Situbondo.
[5] Hartono, Jugiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi. Yogyakarta.
[6] Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Informatika Bandung.
Bandung.
[7] Prasetya, Eka, dkk. 2011. “Membangun Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di
SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo Diy”. Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer, AMIKOM. Yogyakarta.
[8] Winarko, Edi. 2006. Perancangan Database dengan Power Designer 6.32. Prestasi
Pustakarya. Jakarta.
[9] Utdirartatmo, Firrar. 2002. Mengelola Database Server MySQL di Linux dan Windows.
Andi. Yogyakarta.
58