Manajemen Ruang Lingkup Proyek (edited)

Manajemen Ruang Lingkup Proyek (edited)
Sumber: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)
Manajemen Ruang Lingkup Proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek
tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk
menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan
mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proyek. Gambar 1 memberikan gambaran
tentang proses manajemen ruang lingkup proyek yang utama:
1. Inisiasi – tahap otorisasi proyek atau fase proyek.
2. Ruang Lingkup Perencanaan – pembuatan pernyataan ruang lingkup tertulis sebagai dasar
untuk keputusan pada proyek di kemudian hari.
3. Definisi Ruang Lingkup – pengelompokan penyampaian proyek besar ke dalam bagian yang kecil,
dengan komponen yang mudah diatur.
4. Verifikasi Ruang Lingkup – memformalkan penerimaan ruang lingkup proyek.
5. Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan – untuk mengendalikan perubahan lingkup proyek.
Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain juga. Setiap
proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih indikator individu atau grup individu,
berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap fase
proyek.
Meskipun proses disajikan di sini sebagai komponen diskrit dengan antarmuka yang didefinisikan
dengan baik, dalam praktiknya hal ini mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara tidak
dapat dijelaskan secara terperinci di sini.
Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup bisa merujuk ke:

Ruang Lingkup Produk – fitur dan fungsi yang menjadi ciri sebuah produk atau jasa.

Ruang lingkup Proyek – pekerjaan yang harus dilakukan untuk memberikan produk dengan fitur
dan fungsi yang telah ditetapkan
Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup proyek adalah fokus
pada bagian ini. Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup produk
yang berbeda-beda menurut wilayah aplikasi dan biasanya didefinisikan sebagai bagian dari siklus
hidup proyek.
Sebuah proyek umumnya menghasilkan produk tunggal, tetapi produk tersebut dapat meliputi
komponen tambahan, masing-masing dengan produk yang saling terpisah tetapi saling bergantung.
Sebagai contoh, sebuah sistem telepon baru umumnya akan mencakup empat bagian komponen –
perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan implementasi.
1
Penyempurnaan ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana proyek, tetapi penyelesaian lingkup
produk diukur terhadap persyaratan produk. Kedua jenis manajemen raung lingkup harus
terintegrasi dengan baik untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek akan menghasilkan penyerahan
produk tertentu.
Manajemen Ruang
Lingkup Proyek
1. Inisiasi
1. Input
1. Deskripsi Produk
2. Rencana Strategis
3. Kriteria pemilihan
Proyek
4. Informasi Historis
2. Alat dan Teknik
1. Metoda Pemilihan
Proyek
2. Penilaian Ahli
3. Keluaran
1. Proyek carter
2. Identifikasi dan
penetapan manajer
proyek
3. Konstrain
4. Asumsi
4. Verifikasi Lingkup
1. Input
1. Hasil Pekerjaan
2. Dokumentasi Produk
3. Work breakdown
structure
4. Peryataan Lingkup
5. Rencana Proyek
2. Alat dan Teknik
1. Inspeksi
3. Keluaran
1. Peneriamaan Format
2. Lingkup Perencanaan
1. Input
1. Deskripsi Produk
2. Proyek chater
3. Konstrain
4. Asumsi
2. Alat dan Teknik
1. Analisa produk
2. Analisa Benefit/Biaya
3. Identifikasi Alternatif
4. Penilaian Ahli
3. Keluaran
1. Peryataan Cakupan
2. Detail Pendukung
3. Rencana Manajemen
Ruang Lingkup
3. Definisi Lingkup
1. Input
1. Peryataan Lingkup
2. Konstrain
3. Asumsi
4. Perencaan Ouput
Lainnya
5. Informasi Historis
2. Alat dan Teknik
1. Template WBS
2. Dekomposisi
3. Keluaran
1. Work Breakdown
Structure
2. Update Peryataan
Skope
5. Lingkup Kendali
Perubahan
1. Input
1. Work breakdown
structure
2. Laporan Kinerja
3. Permintaan Perubahan
4. Rencana Manajemen
Ruang Lingkup
2. Alat dan Teknik
1. Sistem kontrol
perubahan ruang
lingkup
2. Pengukuran Kinerja
3. Rencana Tambahan
3. Keluaran
1. Perubahan Lingkup
2. Tindakan perbaikan
3. Pembelajaran
4. Penyesuaian grs dasar
2
1. INISIASI
Inisiasi adalah proses otorisasi secara resmi sebuah proyek baru atau proyek yang ada untuk
melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini merupakan link inisiasi formal proyek untuk pekerjaan yang
sedang berlangsung pada organisasi. Dalam beberapa organisasi, proyek tersebut tidak secara resmi
dimulai sampai setelah selesainya penilaian kebutuhan, studi kelayakan, rencana awal, atau bentuk
analisis lainnya yang diprakarsai sendiri secara terpisah. Beberapa jenis proyek, layanan proyek
internal khususnya dan proyek-proyek pengembangan produk baru, dimulai secara informal, dan
beberapa jumlah terbatas pekerjaan dilakukan untuk mengamankan persetujuan yang diperlukan
untuk inisiasi formal. Proyek biasanya diotorisasi sebagai akibat dari satu atau lebih hal berikut:

Sebuah permintaan pasar (misalnya, sebuah perusahaan mobil mengotorisasi sebuah proyek
untuk membangun lebih banyak mobil yang efisien bahan bakar dalam menanggapi kekurangan
bensin).

Kebutuhan bisnis (misalnya, sebuah perusahaan pelatihan mengotorisasi sebuah proyek untuk
membuat program baru untuk meningkatkan pendapatan perusahaan).

Permintaan pelanggan (misalnya, sebuah utilitas listrik mengotorisasi sebuah proyek untuk
membangun sebuah gardu baru untuk melayani sebuah area industri baru).

Sebuah kemajuan teknologi (misalnya, sebuah perusahaan elektronik mengotorisasi sebuah
proyek baru untuk mengembangkan sebuah pemutar video game setelah terjadi kemajuan
dalam memori komputer).

Suatu persyaratan hukum (misalnya, produsen cat mengotorisasi sebuah proyek menetapkan
pedoman penanganan bahan beracun).

Kebutuhan sosial (misalnya, sebuah organisasi non-pemerintah di negara berkembang
mengotorisasi sebuah proyek untuk menyediakan sistem air minum, kakus, dan pendidikan
sanitasi untuk masyarakat berpenghasilan rendah tingkat penderita kolera yang tinggi).
Rangsangan ini mungkin juga yang disebut masalah, peluang, atau kebutuhan bisnis. Tema sentral
dari semua istilah ini adalah bahwa manajemen secara umum harus membuat keputusan tentang
bagaimana merespon.
3
1.1 Input untuk Inisialisasi
1. Definisi Produk. Deskripsi produk mendokumentasikan karakteristik produk atau layanan
yang dilakukan pada proyek. Deskripsi produk biasanya akan memiliki detail yang sedikit
dalam fase awal dan lebih rinci dalam tahapan yang berikutnya dimana karakteristik produk
akan semakin diuraikan. Deskripsi produk ini juga harus mendokumentasikan hubungan
antara produk atau jasa yang dibuat dan kebutuhan bisnis atau stimulus lain yang
memunculkan proyek tersebut. Sementara bentuk dan substansi deskripsi produk akan
bervariasi, selalu harus cukup rinci untuk mendukung perencanaan proyek berikutnya.
Banyak proyek melibatkan satu organisasi (penjual) yang melakukan pekerjaan kepada pihak
lain (pembeli). Dalam keadaan seperti itu, deskripsi produk awal biasanya diberikan oleh
pembeli.
2. Rencana Strategis. Semua proyek harus mendukung kinerja tujuan strategis organisasi rencana strategis organisasi harus dipertimbangkan sebagai faktor dalam keputusan
pemilihan proyek.
3. Kriteria Pemilihan Proyek. Kriteria seleksi Proyek biasanya didefinisikan dalam hubungan
manfaat dari produk proyek dan dapat mencakup keseluruhan perhatian manajemen
(pengembalian keuangan, pangsa pasar, persepsi publik, dll).
4. Informasi Historis. Informasi historis tentang hasil seleksi baik hasil keputusan pemilihan
proyek sebelumnya maupun kinerja proyek sebelumnya harus pula dipertimbangkan. Ketika
inisiasi melibatkan persetujuan untuk tahap berikutnya dari proyek, informasi mengenai hasil
dari fase sebelumnya seringkali kritis.
1.2 Alat dan Teknik untuk Inisialisasi
1. Metoda Pemilihan Proyek. Metode seleksi Proyek melibatkan pengukuran nilai atau daya
tarik pada pemilik proyek. Metode seleksi proyek termasuk mempertimbangkan kriteria
keputusan (beberapa kriteria, jika digunakan, harus digabungkan menjadi fungsi nilai
tunggal) dan sarana untuk menghitung nilai dibawah ketidakpastian. Ini dikenal sebagai
model keputusan dan metode perhitungan. Seleksi proyek juga berlaku untuk memilih
alternatif cara mengerjakan proyek. Optimasi alat dapat digunakan untuk mencari kombinasi
4
yang optimal dari variabel keputusan. Metode seleksi Proyek umumnya termasuk dalam
salah satu dari dua kategori besar :
 Metoda pengukuran manfaat – pendekatan metode perbandingan, model penilaian,
kontribusi manfaat, atau model -model ekonomi.
 Metoda optimasi keterbatasan – model matematika dengan menggunakan metode
linear, non linear, dinamis, integer, dan algortima pemrograman multi-obyektif.
Metode ini sering disebut sebagai model keputusan. Model Keputusan termasuk teknik
umum (Pohon Keputusan, Forced Choice, dan lain-lain), serta yang khusus (Analytic
Hierarchy Process, Analisis Kerangka Kerja Logis, dan lain-lain). Menerapkan kriteria
pemilihan proyek kompleks dalam model canggih sering dianggap sebagai tahap proyek
terpisah.
2. Penilaian Ahli. Penilaian Ahli seringkali diperlukan untuk menilai masukan untuk proses ini.
Seperti keahlian dapat diberikan oleh setiap kelompok atau individu dengan pengetahuan
khusus atau pelatihan dan tersedia dari berbagai sumber, termasuk:

Unit lain dalam organisasi.

Konsultan.

Stakeholder, termasuk pelanggan.

Profesional dan asosiasi teknis.

Kelompok industri.
1.3 Hasil dari Inisialisasi
1. Piagam Proyek. Sebuah project charter adalah sebuah dokumen yang resmi mengotorisasi
sebuah proyek. Ini harus mencakup, baik secara langsung atau dengan referensi ke dokumen
lain:

Kebutuhan bisnis yang mana proyek ini dilakukan.

Deskripsi produk.
Piagam proyek harus dikeluarkan oleh seorang manajer eksternal untuk proyek, dan pada
tingkat yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Ini menyediakan manajer proyek dengan
kewenangan untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek. Ketika
sebuah proyek dilakukan di bawah kontrak, kontrak yang ditandatangani pada umumnya
akan menjadi sebagai project charter untuk penjual.
2. Identifikasi/Penugasan Manajer Proyek. Secara umum, manajer proyek harus diidentifikasi
dan ditugaskan sebagai awal dari proyek tersebut. Manajer proyek harus selalu diberikan
sebelum memulai rencana pelaksanaan proyek dan lebih baik sebelum perencanaan proyek
dilakukan.
5
3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek
tersebut. Misalnya, anggaran yang telah ditetapkan adalah kendala yang sangat mungkin
untuk membatasi pilihan tim yang menyangkut ruang lingkup, staf, dan jadwal.
4. Asumsi.
2. PERENCANAAN RUANG LINGKUP
Lingkup perencanaan adalah proses semakin merinci dan mendokumentasikan pekerjaan proyek
(lingkup proyek) yang menghasilkan produk proyek. Lingkup perencanaan proyek dimulai dengan
masukan awal deskripsi produk, Piagam proyek, dan definisi awal kendala dan asumsi. Perhatikan
bahwa deskripsi produk mencakup persyaratan produk yang mencerminkan persetujuan kebutuhan
oleh pelanggan dan desain produk yang memenuhi persyaratan produk. Keluaran lingkup
perencanaan adalah pernyataan ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup, dengan detail
yang mendukung. Bentuk-bentuk pernyataan dasar untuk lingkup kesepakatan antara proyek dan
pelanggan proyek dengan mengidentifikasi baik tujuan proyek dan penyerahan peroyek. Tim proyek
mengembangkan ruang lingkup beberapa laporan yang sesuai untuk tingkat dekomposisi kerja
proyek.
2.1 Input pada Perencanaan Ruang Lingkup
1. Deskripsi Produk. Deskripsi produk dibahas pada 1.1.1
2. Piagam Proyek. Piagam Proyek dibahas pada 1.3.1
3. Kendala. Kendala dijelaskan pada 1.3.3
4. Asumsi.
2.2 Alat dan Teknik untuk Perencanaan Ruang Lingkup
1. Analisa produk. Analisis Produk melibatkan pengembangan pemahaman yang lebih baik dari
produk proyek. Ini mencakup teknik seperti produk rekayasa rincian analisis sistem, value
engineering, analisis nilai, analisis fungsi, dan fungsi penyebaran kualitas.
6
2. Analisa Benefit/Biaya. Manfaat analisis biaya melibatkan memperkirakan biaya dan tidak
berwujud nyata (pengeluaran) dan manfaat (keuntungan) dari berbagai proyek dan alternatif
produk, dan kemudian menggunakan ukuran finansial, seperti hasil investasi atau payback
period untuk menilai relatif keinginan alternatif diidentifikasi.
3. Identifikasi Alternatif. Ini adalah istilah umum untuk setiap teknik yang digunakan untuk
menghasilkan pendekatan yang berbeda-gen untuk proyek.
Ada berbagai teknik
mengelolaan umum yang sering digunakan di sini, yang paling umum di antaranya adalah
brainstorming dan berpikir lateral.
4. Penilaian Ahli. Penilaian Ahli dijelaskan pada bagian 1.2.2
2.3 Hasil dari Perencanaan Ruang Lingkup
1. Peryataan Ruang Lingkup. Pernyataan Ruang lingkup didokumentasikan untuk menyediakan
dasar proyek masa depan dan untuk membuat keputusan dan mengkonfirmasikan atau
mengembangkan pemahaman lingkup proyek umum diantara para stakeholder. Saat proyek
berlangsung, pernyataan ruang lingkup mungkin perlu direvisi atau disempurnakan untuk
mencerminkan perubahan yang telah disetujui dengan ruang lingkup proyek. Pernyataan
ruang lingkup harus mencakup, baik secara langsung atau dengan referensi ke dokumen lain:

Dasar proyek – kebutuhan bisnis yang ditujukan untuk proyek yang dilakukan.
pembenaran Proyek ini menyediakan dasar untuk mengevaluasi timbal balik pada masa
depan.

Produk proyek – ringkasan singkat dari deskripsi produk (deskripsi produk dibahas pada
Bagian 1.1.1)

Penyerahan proyek – daftar ringkasan sub produk yang lengkap dan tanda terima
penyerahan penyelesian proyek. Sebagai contoh, penyerahan utama untuk proyek
pengembangan perangkat lunak mungkin mencakup kode komputer, user manual, dan
tutorial interaktif. Ketika diketahui, pengecualian harus diidentifikasi, tapi apa pun yang
tidak secara eksplisit termasuk secara implisit dikecualikan.

Tujuan Proyek – kriteria yang dapat dihitung yang harus dipenuhi untuk proyek yang
akan dinilai berhasil. Tujuan Proyek harus menyertakan setidaknya biaya, jadwal, dan
pengukuran kualitas. Tujuan proyek harus memiliki atribut (misalnya, biaya), sebuah
ukuran (misalnya Amerika Serikat [US] dolar), dan nilai absolut atau relatif (misalnya,
kurang dari 1,5 juta). Tujuan yang tidak terukur (misalnya, "kepuasan pelanggan") yang
menyebabkan resiko tinggi untuk mencapai keberhasilan.
2. Detail dukungan. Pendukung detail untuk laporan cakupan harus didokumentasikan dan
terorganisir yang diperlukan untuk memfasilitasi penggunaannya oleh proses manajemen
proyek lainnya. Pendukung detail selalu menyertakan dokumentasi dari semua identifikasi
asumsi dan kendala. Jumlah detail tambahan mungkin berbeda di setiap wilayah aplikasi.
7
3. Rencana Managemen Ruang Lingkup. Dokumen ini menjelaskan bagaimana ruang lingkup
proyek akan dikelola dan bagaimana perubahan ruang lingkup akan diintegrasikan ke dalam
proyek. Hal ini juga harus mencakup penilaian terhadap stabilitas yang diharapkan ruang
lingkup proyek (yaitu, seberapa besar kemungkinan untuk berubah, seberapa sering, dan
seberapa banyak). Ruang lingkup rencana pengelolaan juga harus mencakup gambaran yang
jelas tentang bagaimana perubahan ruang lingkup akan diidentifikasi dan diklasifikasikan. (Ini
sangat sulit dan karena itu sangat penting-saat karakteristik produk masih sedang diuraikan.)
Sebuah rencana pengelolaan dapat lingkup formal maupun informal, sangat rinci atau dalam
kerangka yang luas, berdasarkan kebutuhan proyek. Ini adalah komponen susidiari dari
rencana proyek.
3. DEFINISI RUANG LINGKUP
Definisi Ruang Lingkup melibatkan pengelompokan penyerahan proyek utama (seperti diidentifikasi
dalam peryataan ruang lingkup sebagaimana disebutkan dalam bagian 2.3.1) menjadi kelompok lebih
kecil, lebih mudah dikelola:

Meningkatkan akurasi biaya, durasi, dan estimasi sumber daya.

Menetapkan dasar pengukuran kinerja dan kontrol.

Memfasilitasi tugas tanggung jawab yang jelas.
Definisi ruang lingkup yang benar sangat penting bagi keberhasilan proyek. “Ketika definisi ruang
lingkup tidak jelas, biaya proyek akhir dapat menjadi lebih tinggi karena perubahan yang tak
terelakkan yang mengganggu irama proyek, menyebabkan pengerjaan ulang, peningkatan waktu
proyek, dan menurunkan produktivitas dan moral tenaga kerja”
3.1 Input Pada Definisi Ruang Lingkup
1. Pernyataan Ruang Lingkup. Pernyataan lingkup dijelaskan dalam Bagian 2.3.1.
8
2. Kendala. Kendala yang dijelaskan dalam bagian 1.3.3. Ketika sebuah proyek dilakukan di
bawah kontrak, kendala yang ditentukan oleh ketentuan kontrak sering menjadi
pertimbangan utama selama pendefinisian ruang lingkup.
3. Asumsi.
4. Hasil Perencanaan Lain. Output dari proses di bidang pengetahuan lainnya harus ditinjau
ulang untuk dampak yang mungkin timbul pada lingkup definisi proyek.
5. Informasi Historis. Informasi historis tentang proyek sebelumnya harus dipertimbangkan
dalam definisi ruang lingkup. Informasi tentang kesalahan dan kelalaian pada proyek-proyek
sebelumnya akan sangat berguna.
3.2 Alat dan Teknik untuk Definisi Ruang Lingkup
1. Template Work breakdown structure. WBS dari proyek sebelumnya yang sering dapat
digunakan sebagai template untuk sebuah proyek baru. Meskipun setiap proyek adalah unik,
WBSs sering bisa “digunakan kembali” karena sebagian besar proyek akan menyerupai
proyek lain sampai batas tertentu. Sebagai contoh, sebagian besar proyek dalam sebuah
organisasi tertentu akan memiliki siklus hidup proyek yang mirip, dan dengan demikian akan
memiliki keperluan penyerahan yang sama atau serupa dari setiap tahap.
Gambar 2: Contoh Struktur Perincian Kerja untuk Produk Bahan Pertahanan
9
Banyak aplikasi atau wilayah organisasi telah melakukan WBS standar atau semistandard
yang dapat digunakan sebagai template. Misalnya, Departemen Pertahanan AS telah
merekomendasikan standar WBS untuk Produk Bahan Pertahanan (MILHDBK-881). Sebagian
dari salah satu template ini ditampilkan pada Gambar 2.
2. Dekomposisi. Dekomposisi melibatkan pengelompokan penyampaian proyek utama atau
subdeliverables menjadi lebih kecil, komponen yang lebih mudah ditangani sampai kiriman
didefinisikan dalam detail yang memadai untuk mendukung pengembangan kegiatan proyek
(perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan menutup). Dekomposisi meliputi langkahlangkah utama berikut:
(1) Identifikasi penyerahan utama proyek, termasuk manajemen proyek. Penyerahan utama
harus selalu didefinisikan dalam istilah bagaimana proyek sebenarnya akan diatur.
Sebagai contoh:
 Tahapan dari siklus hidup proyek dapat digunakan sebagai tingkat pertama dari
dekomposisi dengan penyerahan proyek diulang di tingkat kedua, seperti yang
diilustrasikan pada Gambar 3.
 Penyelenggaraan prinsip dalam setiap cabang dari WBS dapat bervariasi, seperti
digambarkan dalam Gambar 4.
(2) Tentukan jika biaya memadai dan perkiraan durasi dapat dikembangkan pada tingkat
detail untuk setiap penyerahan. Yang dimaksud dengan memadai dapat berubah selama
dekomposisi-proyek dari penyerahan yang akan dihasilkan jauh di masa depan mungkin
tidak dapat dilakukan. Untuk setiap penyerahan, lanjutkan ke Langkah 4 jika ada detail
yang memadai, untuk Langkah 3 jika tidak ada-ini berarti bahwa kiriman yang berbeda
mungkin memiliki tingkat dekomposisi yang berbeda.
10
Gambar 3: Contoh WBS yang dilaksanakan per tahap
(3) Mengidentifikasi komponen konstituen dari penyerahan. Komponen Konstituante harus
dijelaskan dalam hal nyata, hasil diverifikasi untuk memfasilitasi pengukuran kinerja.
Seperti dengan komponen utama, komponen konstituen harus ditentukan dalam hal
bagaimana karya proyek sebenarnya akan diatur dan pekerjaan proyek dilaksanakan.
Jelasnya, hasil verifikasi dapat mencakup jasa serta produk (misalnya, laporan status
dapat digambarkan sebagai status laporan mingguan, untuk barang yang diproduksi,
komponen konstituen mungkin mencakup beberapa individu ditambah komponen
perakitan akhir). Ulangi Langkah 2 pada setiap komponen konstituen.
(4) Verifikasi kebenaran dekomposisi:

Apakah item tingkat bawah baik yang diperlukan dan yang cukup untuk
menyelesaikan item terurai? Jika tidak, komponen konstituen harus diubah
(ditambah, dihapus dari, atau redefinisi).

Apakah setiap item didefinisikan secara jelas dan benar? Jika tidak, deskripsi harus
direvisi atau diperluas.

Dapatkah setiap item dijadwalkan secara tepat? Dianggarkan? Ditetapkan ke unit
organisasi tertentu (misalnya, departemen, tim, atau orang) yang akan menerima
tanggung jawab untuk penyelesaian yang memuaskan dari item tersebut? Jika tidak,
revisi diperlukan untuk memberikan kontrol manajemen yang memadai.
3.3 Hasil dari Definsi Ruang Lingkup
11
1. Work Breakdown Structure
Sebuah WBS adalah pengelompokan berorientasi deliverable. Komponen proyek yang
mengatur dan menentukan total cakupan proyek; bekerja tidak dalam WBS berada di luar
lingkup proyek. Seperti pernyataan ruang lingkup, WBS yang sering digunakan untuk
mengembangkan atau mengkonfirmasi bahwa pengertian umum tentang ruang lingkup
proyek. Setiap tingkat ke bawah merupakan penjelasan yang lebih rinci pada penyerahan
proyek. Bagian 3.2.2 menggambarkan pendekatan yang paling umum untuk
mengembangkan WBS. Sebuah WBS biasanya disajikan dalam bentuk grafik, seperti
digambarkan dalam Angka 2, 3 dan 4; namun, WBS tidak harus dicampur adukkan dengan
metode penyajiannya - gambar daftar kegiatan tidak terstruktur dalam bentuk bagan tidak
membuatnya menjadi WBS.
Setiap item dalam WBS umumnya diberikan sebuah identifier unik; pengidentifikasi ini dapat
memberikan struktur hirarkis untuk penjumlahan biaya dan sumber daya. Item pada tingkat
terendah dari WBS dapat disebut sebagai paket pekerjaan, khususnya dalam organisasi yang
diterima mengikuti nilai praktek manajemen. Paket pekerjaan ini pada gilirannya lebih lanjut
didekomposisi dalam struktur rincian pekerjaan proyek. Secara umum, jenis pendekatan ini
digunakan ketika manajer proyek adalah menetapkan lingkup pekerjaan ke organisasi lain,
dan organisasi lain ini harus merencanakan dan mengelola ruang lingkup pekerjaan pada
tingkat yang lebih rinci dibandingkan dengan manajer proyek dalam proyek utama. Paket
pekerjaan ini dapat diurai lebih lanjut dalam rencana proyek dan jadwal, seperti yang
dijelaskan dalam Bagian 3.2.2
Deskripsi komponen pekerjaan sering dikumpulkan dalam kamus WBS. Sebuah kamus WBS
biasanya akan memasukkan deskripsi paket pekerjaan, serta informasi perencanaan lainnya
seperti tanggal jadwal, anggaran biaya, dan tugas staf.
12
Gambar 4: Contoh Struktur Perincian Kerja Instalasi Pengolahan Air Limbah
WBS tidak harus dicampur adukkan dengan jenis lain struktur “breakdown” yang digunakan
untuk menyajikan informasi proyek. struktur lainnya yang umum digunakan di beberapa
area aplikasi meliputi:

Contractual WBS (CWBS), yang digunakan untuk menentukan tingkat pelaporan bahwa
penjual akan menyediakan pembeli. CWBS umumnya termasuk kurang detail dibanding
WBS digunakan oleh penjual untuk mengelola pekerjaan penjual.

Organizational breakdown structure (OBS), yang digunakan untuk menunjukkan
komponen pekerjaan yang telah ditetapkan yang unit organisasi.

Resource breakdown structure (RBS), yang merupakan variasi dari OBS dan biasanya
digunakan ketika komponen pekerjaan yang ditugaskan untuk individu.
13

Bill of material (BOM), yang menyajikan pandangan hirarkis dari rangkaian fisik,
subassemblies, dan komponen yang diperlukan untuk membuat produk diproduksi.

Project breakdown structure (PBS), yang pada dasarnya sama dengan WBS yang
dilakukan benar. Istilah PBS banyak digunakan di area aplikasi mana istilah WBS salah
digunakan untuk mengacu pada suatu BOM.
2. Update pernyataan ruang lingkup. Mencakup modifikasi dari isi laporan ruang lingkup
(diuraikan dalam bagian 2.3.1). Stakeholder yang tepat harus diberitahu sesuai kebutuhan.
4. VERIFIKASI RUANG LINGKUP
Verifikasi ruang lingkup adalah proses mendapatkan penerimaan formal ruang lingkup proyek oleh
stakeholder (sponsor, klien, pelanggan, dll). Hal ini membutuhkan meninjau penyerahan dan hasil
kerja untuk memastikan bahwa semua telah diselesaikan dengan benar dan memuaskan. Jika proyek
ini dihentikan lebih awal, proses verifikasi ruang lingkup harus menetapkan dan mendokumentasikan
tingkat dan tahap penyelesaian. Verifikasi ruang lingkup berbeda dengan pengendalian kualitas
dalam hal ini terutama yang berurusan dengan penerimaan hasil kerja sedangkan kualitas kontrol
terutama berkaitan dengan kebenaran hasil pekerjaan. Proses ini umumnya dilakukan secara paralel
untuk memastikan kebenaran dan penerimaan.
4.1
Input pada verifikasi ruang lingkup
1. Hasil kerja. Hasil kerja – dimana penyerahannya telah selesai sepenuhnya atau sebagian
merupakan output dari pelaksanaan rencana proyek.
2. Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk proyek
harus tersedia untuk ditinjau. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan dokumentasi
ini (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, dll) berbeda-beda menurut wilayah
aplikasi.
3. Work breakdown structure. Bantuan WBS dalam penentuan ruang lingkup, dan harus
digunakan untuk memverifikasi pekerjaan proyek tersebut (lihat Subbab 3.3.1).
14
4. Pernyataan ruang lingkup. Pernyataan ruang lingkup mendefinisikan ruang lingkup secara
rinci dan harus diverifikasi (lihat Subbab 2.3.1).
5. Rencana Proyek.
4.2
Alat dan teknik untuk Verifikasi ruang lingkup
1. Pemeriksaan. Pemeriksaan mencakup kegiatan seperti pengukuran, pemeriksaan, dan
pengujian dilakukan untuk menentukan apakah hasil sesuai dengan persyaratan. Berbagai
inspeksi disebut resensi, review produk, audit, dan penelusuran; di beberapa area aplikasi,
istilah-istilah yang berbeda memiliki arti sempit dan spesifik.
4.3
Hasil dari Verifikasi ruang lingkup
1. Penerimaan Formal. Dokumentasi dimana klien atau sponsor telah menerima produk dari
fase proyek atau penyerahan utama harus siap dan didistribusikan. penerimaan tersebut
dapat bersyarat, terutama pada akhir sebuah fase.
5. KONTROL PERUBAHAN RUANG LINGKUP
Lingkup pengendalian perubahan berkaitan dengan a) mempengaruhi faktor-faktor yang membuat
perubahan lingkup untuk memastikan bahwa perubahan telah disepakati, b) menentukan bahwa
perubahan lingkup telah terjadi, dan c) mengelola perubahan aktual kapan dan jika mereka terjadi.
Lingkup pengendalian perubahan harus benar-benar terintegrasi dengan proses-proses kontrol
lainnya (jadwal kontrol, pengendalian biaya, pengendalian mutu, dan lain-lain).
5.1
Input pada kontrol perubahan ruang lingkup
1. Work breakdown structure. WBS dijelaskan dalam bagian 3.3.1, yang mendefinisikan
dasar lingkup proyek.
2. Laporan Kinerja. Laporan Kinerja, memberikan informasi tentang kinerja ruang lingkup,
seperti yang penyerahan interim yang telah diselesaikan dan yang belum. Laporan Kinerja
15
juga dapat mengingatkan tim proyek untuk isu-isu yang dapat menyebabkan masalah di
masa mendatang.
3. Permintaan perubahan. Permintaan perubahan dapat terjadi dalam berbagai bentuk lisan atau tertulis, langsung atau tidak langsung, dimulai eksternal atau internal, dan
dengan mandat legal atau opsional. Perubahan mungkin memerlukan perluasan ruang
lingkup atau memungkinkan menyusutkannya. Kebanyakan permintaan perubahan adalah
hasil dari:

Sebuah peristiwa eksternal (misalnya, perubahan dalam peraturan pemerintah).

Sebuah kesalahan atau kelalaian dalam mendefinisikan ruang lingkup produk
(misalnya, kegagalan untuk menyertakan sebuah fitur yang diperlukan dalam
perancangan sistem telekomunikasi).

Sebuah kesalahan atau kelalaian dalam mendefinisikan lingkup proyek (misalnya,
dengan menggunakan BOM, bukannya sebuah WBS).

Perubahan nilai tambah (misalnya, proyek rehabilitasi lingkungan mampu mengurangi
biaya dengan memanfaatkan teknologi yang tidak tersedia saat lingkup awalnya
ditentukan).

Melaksanakan rencana kontingensi atau rencana solusi untuk menanggapi risiko.
4. Rencana pengelolaan ruang lingkup. Rencana pengelolaan ruang lingkup dijelaskan pada
bagian 2.3.3.
5.2
Alat dan teknik untuk kontrol perubahan ruang lingkup
1. Kontrol perubahan ruang lingkup. Sebuah pengendalian perubahan ruang lingkup
mendefinisikan prosedur dimana ruang lingkup proyek dapat diubah. Termasuk dokumen,
pelacakan sistem, dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk otorisasi perubahan.
Pengendalian perubahan ruang lingkup harus diintegrasikan dengan kontrol perubahan
yang terintegrasi dan, khususnya, dengan sistem apapun atau sistem yang ada untuk
mengendalikan lingkup produk. Ketika proyek ini dilakukan di bawah kontrak,
pengendalian perubahan lingkup juga harus sesuai dengan semua ketentuan kontrak yang
relevan.
2. Pengukuran kinerja. Teknik pengukuran kinerja, membantu untuk menilai besarnya setiap
variasi yang terjadi. Menentukan apa yang menyebabkan varians relatif terhadap baseline
dan memutuskan apakah varians memerlukan tindakan koreksi merupakan bagian yang
penting dari kontrol ruang lingkup perubahan.
3. Perencanaan tambahan. Beberapa proyek berjalan tepat sesuai rencana. Calon lingkup
perubahan mungkin membutuhkan modifikasi pada WBS atau analisis pendekatan
alternatif (lihat masing-masing pada Bagian 3.3.1 dan 2.2.3).
5.3
Hasil dari kontrol perubahan ruang lingkup
16
1. Perubahan ruang lingkup. Sebuah cakupan perubahan adalah modifikasi pada lingkupproyek yang telah disetujui seperti yang didefinisikan oleh WBS yang disetujui. Lingkup
perubahan sering membutuhkan penyesuaian terhadap biaya, waktu, kualitas, atau tujuan
proyek lainnya.
Perubahan lingkup proyek ini adalah umpan balik melalui proses perencanaan, teknis dan
dokumen perencanaan diperbarui yang diperlukan, dan pemangku kepentingan akan
diberitahu sebagaimana mestinya.
2. Tindakan perbaikan. Tindakan korektif adalah segala sesuatu dilakukan untuk membawa
kinerja proyek diharapkan di masa depan sejalan dengan rencana proyek.
3. Pembelajaran. Penyebab varians, alasan di balik tindakan korektif yang dipilih, dan jenisjenis pelajaran yang dipetik dari kontrol ruang lingkup perubahan harus didokumentasikan,
sehingga informasi ini menjadi bagian dari database historis baik kedua proyek ini dan
proyek lainnya dari organisasi yang melaksanakan.
4. Penyesuaian garis dasar. Tergantung pada sifat perubahan, dokumen dasar yang sesuai
dapat direvisi dan diterbitkan kembali untuk mencerminkan perubahan yang telah
disetujui dan membentuk dasar baru untuk perubahan masa depan.
17