PERAN INTRANET DALAM MENJEMBATANI KOMUNIKASI

PERAN INTRANET DALAM MENJEMBATANI KOMUNIKASI INTERNAL
DI CORPORATE
Oleh
Maharani Imran
Dosen Program Studi Ilmu Komunikasi
Fakultas Komunikasi, Sastra dan Bahasa Universitas Islam “45” Bekasi
Abstract
This study is to explain that an internal and corporate communication between staff and
management can be achieved effectively and efficiently through cooperation and harmonious
working climate. The method is a descriptive analytic using a study of literature with qualitative
analysis. The result shows that corporate need an intranet as an internal media to facilitate
communication and information access. Intranet is a public relations media to promote sharing
of knowledge, data storage, and dissemination of information, rules, and ideas and provide
security, access to personal information that can be relied upon the company. Intranet is an
effective internal communication in corporate.
Key Word: Internal Communication, Corporate Communication, Internal Media, Intranet,
Public Relations
PENDAHULUAN
Kerjasama dan komunikasi antara karyawan dan pimpinan sebuah korporat mutlak
diperlukan. Tujuan yang hendak dicapai, strategi yang hendak dijalankan, keputusan yang
hendak dilaksanakan, rencana yang harus direalisasikan, serta program kerja yang harus
diselenggarakan, kesemuanya itu memerlukan hubungan serta kerjasama yang harmonis baik
antar personal maupun kelompok. Dengan perkataan lain bahwa setiap individu dalam organisasi
perlu berhubungan dan berkomunikasi secara harmonis, sehingga tujuan yang telah ditetapkan
dapat tercapai secara efektif dan efisien melalui kerjasama yang erat dan iklim kerja yang
harmonis.
Komunikasi dalam sebuah organisasi perusahaan khususnya dan umumnya organisasiorganisasi lain, biasanya terjadi dalam dua kontek, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam
perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi diluar perusahaan (external
communication). Di dalam komunikasi internal, baik secara vertical, horizontal, maupun
diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan terjadinya ketidaklancaran komunikasi.
Kesulitan ini terjadi dikarenakan adanya kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois,
kurangnya keterbukaan antar pegawai, adanya perasaan tertekan dan sebagainya, sehingga
menyebabkan komunikasi tidak efektif dan pada akhirnya tujuan organisasi pun sulit untuk
dicapai .
Dengan adanya kesulitan-kesulitan atau masalah-masalah dalam komunikasi internal
tersebut, yang disebabkan oleh adanya kesalahpahaman, kurangnya keterbukaan, adanya
tekanan-tekanan yang dirasakan oleh para anggota organisasi menyebabkan komunikasi dua arah
(two way communication) menjadi terhambat dan dirasakan tidak harmonis. Ketidak harmonisan
komunikasi ini, dapat menimbulkan terjadinya hubungan kerja yang kurang baik, dan apabila hal
ini dibiarkan akan menimbulkan implikasi yang kurang baik terhadap gairah kerja, motivasi
kerja, konsentrasi kerja, dan pada akhirnya akan membawa dampak negatif terhadap
produktivitas kerjanya.
Oleh karena itu sangat diperlukan sebuah media komunikasi internal yang dikelola oleh
Public Relations untuk adalah untuk memfasilitasi komunikasi internal, penyimpanan dan
penyebaran data informasi, pengetahuan, kebijaksanaan, dan ide-ide seluruh organisasi yang
menggunakan teknologi jaringan yang dikenal dengan intranet.
Public Relations
Public Relations sebagai jembatan (perantara) antara perusahaan dengan public
sasarannya harus mampu melakukan proses komunikasi dengan baik, agar sasaran dari
perusahaan dapat tepat mengenai sasaran. Definisi Humas (Public Relations) menurut Dr. Rex
Harlow adalah: (Ruslan:2001)
“Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan,
pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas
komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama; melibakan manajemen dalam
menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu
menanggapi opini public; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan
perubahaan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi
kecenderungan pengunaanpenelitian secara teknik komunikasi yang sehat dan etis
sebagai sarana utama”.
Berdasarkan uraian di atas, tampak jelas bahwa ciri khas utama dari Humas dalam suatu
organisasi adalah menyelenggarakan komunikasi dua arah secara timbale balik antara perusahaan
dengan publik sasarannya baik inernal maupun eksternal agar tercipta saling pengertian dan
dukungan.
Ketika seorang Humas menginformasikan pesan kepada publik sasarannya maka terjadi
proses komunikasi terlebih dahulu untuk menyampaikan informasi yang berbentuk sebuah pesan.
Ada banyak model proses komunikasi yang kita ketahui, akan tetapi untuk menjelaskan maksud
dari penelitian ini maka akan dipakai model komunikasi dari Stephen P. Robbins. Menurut
Robbins (Moekijat:1993), orang-orang akan selalu mengadakan komunikasi apakah mereka itu
berada dalam sebuah organisasi atau tidak.Model ini terdiri dari 7 bagian. Sebelum komunikasi
itu dapat berlangsung diperlukan adanya suatu tujuan yang dinyatakan sebagai suatu pesan yang
ingin disampaikan. Pesan ini lewat antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan kemudian
diubah dalam bentuk simbolik (disebut pengkodean atau pembuatan kode) dan melewati jalan
media (saluran) ke penerima, yang mengubah kembali pesan pengirim (disebut pembacaan
kode). Dan hasilnya adalah suatu penyampaian maksud dari satu orang kepada orang lain. Untuk
lebih jelasnya proses komunikasinya digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1.
Komunikasi Stephen P. Robbins
Sumber: Moekijat, 1993: 160-161
Tujuan dari proses komunikasi ini nantinya diharapkan akan tercapainya saling
pengertian (mutual understanding) diantara komunikator (sumber) dan komunikan (penerima).
Sama halnya juga dengan majalah New Median, melalui proses komunikasi ini maka terjadilah
proses interpretasi, yaitu peng-encode-an pesan terhadap ter-decode oleh komunikan dengan
berbagai perspektif yang didasari dari pengalman yang dialami (field of experiences) dan
kerangka referensinya (frame of references) yang kemudian dilanjutkan dengan komunikan
memberikan reaksi baik positif maupun negatif (Ruslan:2003).
Dari penjelasan di atas, dalam penelitian ini Humas berfungsi sebagai sumber dari
perusahaan yang mempunyai maksud agar si penerima (karyawan) menerima pesan melalui
sebuah saluran (majalah) sehingga nantinya diharapkan akan adanya penerimaan dan dukungan
dari karyawan mengenai pesan yang telah disampaikan. Apabila pemilihan isi informasi dalam
majalah (saluran) kurang tepat maka tujuan masing-masing pihak tidak akan tercapai.
Penyajian sebuah pesan yang tepat akan dapat menimbulkan respon yang sesuai dengan
harapan pula, begitu juga apabila pesan yang akan dikomunikasikan tidak sesuai dengan
kepentingan komunikan maka biasanya respon yang akan dietirmapun akan menjadi respon yang
negative atau kurang sesuai dengan harapan komunikator. Maka dari itu Wilbur Schramm dalam
bukunya yang berjudul “How Communications Works” mengemukakan bahwa: (1) Pesan harus
dirancangkan dan disampaikan sedeikan rupa sehingga dapat menarik perhatian sasaran yang
dimaksud. (2) Pesan harus menggunakan tanda-tanda yang tertuju kepada pengalman yang sama
antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama dapat dimengerti. (3) Pesan harus
membangkitkan kebutuhan pribadi pihak komunikan, dan menyarankan beberapa cara untuk
memperoleh kebutuhan itu. (4) Pesan harus menyarankan suatu cara untuk memperoleh
kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok tempat komuikan berada pada saat ia
digerakkan untuk memberikan taggapan yang dikehendaki. (Effendy:2000).
Berdasarkan teori di atas, maka pemilihan pesan dari perusahaan tersebut harus mampu
membangkitkan rasa keingintahuan pembaca dengan cara menyajikan isi yang sesuai dengan
kebutuhan pembacanya agar nantinya mendapatkan respon yang ppositif pula. Pesan dalam
sebuah perusahaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu lisan dan tulisan. Pesan secara lisan
disampaikan secara tatap muka contohnya seperti upacara, rapat, diskusi, semintar pameran dan
gathering meeting. Jadi prosesnya harus ada keterlibatan langsung antara komunikator dengan
komunikannya. Sedangkan pesan secara tulisan dapat disampaikan melalui sebuah media
(saluran), yang termasuk dalamnya adalah majalah, papan pengumuman, news letter, memo dan
press release.
Khalayak Public Relations
Setiap organisasi atau perusahaan pasti mempunyai sendiri khalayaknya, yaitu suatu
kelompok tertentu dalam masyarakat yang mempunyai kepentingan dengan perusahaan.
Khalayak (Jefkins, 1992:72) adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan
suatu organisasi baik secara internal maupun eksternal. Dalam menjalin komunikasi dan
mengkomunikasikan sebuah pesan, soerang Public Relations sangat memperhatikan khalayak
target sasarannya.
Yang termasuk dalam khalayak Public Relations ini beraneka ragam, akan tetapi Frank
Jefkins mengkategorikan khalayak Public Relations menjadi 8 yaitu: (1) Masyarakat luas, (2)
Calon pegawai atau anggota, (3) Para pegawai atau anggota, (4) Pemasok jasa atau berbagai
macam barang yang merupakan kebutuhan rutin dari organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan, (5) Para investor-pasar uang, (5) Para distributor, (6) Konsumen danpemakai
produk perusahaan, (7) Para pemimpin pendapat umum. (Jefkins:1992)
Sedangkan menurut Kustadi (2004:33) publik Public Relations suatu perusahaan atau
organisasi dibedakan menjadi dua, yaitu: (1) Public intern, Terdiri dari para pegawai beserta
anggota keluarga (employee public), serikat buruh dan para pemegang saham perusahaan
(stockholder public). (2) Publik ekstern, Terdiri dari para relasi perusahaan (customary public),
pemasok bahan baku (supplier public), pelanggan (consumer public), penduduk sekitar
(community public), opinion leader, dan general public.
Artikel ini akan membahas mengenai media internal perusahaan khususnya majalah yang
dimana publiknya adalah para karyawan atau pegawai (publik intern). Sebab majalah New
Median ini hanya khusus dibagikan kepada karywan PT. Jasa Marga (Persero) Cabang SurabayaGempol.
Media Public Relations
Sebuah organisasi atau perusahaan dengan segala kompleksitas permasalahan yang ada di
dalamnya sudah tentu membuthkan banyak dukungan dari berbagai pihak demi kelangsungan
operasionalnya. Baik itu karyawan, pemerintah, masyarakat, pers maupun pihak-pihak yang
perlu diajak kerjasama dalam mendukung segala kegiatan dan kebijaksanaan dalam organisasi
tersebut. Dukungan-dukungan tersebut dapat diperoleh dengan cara melakukan komunikasi
melalui sebuah alat atau yang disebut juga dengan media.
Media merupakan sarana atau alat untuk menyampaikan pesan atau sebagai mediator
antara komunikator dengan komunikannya (ruslan, 2002:23), Media atau alat yang sering
digunakan dalam aktivitas sehari-hari seorang Public Relations digolongkan menjadi empat,
yaitu: (Ruslan, 2002). (1) Media umum, Media umum seperti surat-menyurat, telepon, facsimile
dan telegraf. (2) Media massa, Media massa seperti media cetak, surat kabar, majalah, tabloid,
bulletin, dan media elektronik (TV, film dan radio). Sifat media massa ini mempunyai efek
serempak dan cepat (simultaneity effect) dan mampu mencapai pembaca dalam jumlah besar dan
tersebar luas diberbagai tempat secara bersamaan. (3) Media khusus, Media khusus seperti iklan
(advertising), logo, dan nama perusahaan atau produk yang merupakan sarana atau media untuk
tujuan promosi dan komersial yang efektif. (4) Media internal, Media internal yaitu media yang
dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non komersial serta lazim digunakan
dalam aktivitas Public Relations. Jenisnya ada empat macam, yaitu: (a) House Journal seperti
majalah bulanan, company profile, annual report, prospectus, bulletin dan tabloid. (b) Printed
materials seperti booklets, pamphlet, leaf lets, kop surat, kartu nama, memo dan kalender. (c)
Spoken and visual word, seperti audio visual, video record, tape record, slide film, broadcasting
media, perlengkapan radio dan televisi. (d) Media pertemuan, seperti seminar, rapat, presentasi,
diskusi, pameran, acara khusus (special events), sponsorship dan gathering meeting.
Sebelum menyusun media Public Relations ini, ada beberapa yang perlu menjadi
perhatian agar pesan yang ingin diinformasikan tersebut dapat diterima dengan baik oleh
publiknya. Adapun yang menjadi bahan pemikiran, dalam menyusun media publikasi Public
Relations ini adalah sebagai berikut: (Ruslan, 2003:190-191). (1) Audience, siapa yang menjadi
target pembacanya: publik internal, para karyawan, atau eksternal, pelanggan, rekan bisnis
retailer, pesaing atau para pengamat. (2) Structure, bagaimana bentuk struktur dan teknis
sistematikan dari isi atau materi pesan, daftar isi dan angel berita yang dipaparkan dalam bentuk
straight news, feature, artikel popular dan rubrik foto. (3) Style, bagaimana bentuk style atau
gaya penulisan: apakah faktual, actual atau informatif? Apakah gaya bahasa tersebut cukup
menarik dan mudah dipahami oleh pembacanya? Termasuk pengelolaan rubrik, judul-judul
bahasan, desain tata muka majalah dan setiap halaman agar memiliki model penampilan yang
menarik. (4) Editing, apakah model tata bahasa atau kaidah bahasa yang sudah tepat dan benar,
tanda baca serta gaya bahasanya sesuai dengan format yang baku. (5) Topic, apa yang menjadi
pokok bahasan dan materi pesan yang ingin diinformasikan? Termasuk di dalamnya tema, berita
dan artikel atau feature sebagai laporan utama yang akan diangkat. (6) Objective, apa tujuan dari
media komunikasi Public Relations bersangkutan? Apakah untuk perkenalan, informasi
publikasi, promosi dari suatu kegiatan atau aktivitas perusahaan yang ingin disampaikan kepada
publiknya. Penyebarluasannya baik bertujuan komersial maupun non komersial, dan hingga
untuk hiburan, pengetahuan, memotivasi, membujuk atau ingin mendidik publiknya.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan komunikasn yang berada
di dalam organisasi, yakni para pegawai secara timbal balik. Definisi ini diberikan Onong, yang
juga menyatakan bahwa komunikasi internal terbagi menjadi komunikasi vertikal dan horizontal
(Effendy, 1993:17).
Dalam upaya menyampaikan pesan, ide, gagasan serta informasi lainnya dapat terjadi
dalam kontek secara vertical, horizontal, maupun secara diagonal di dalam suatu organisasi . Hal
itu menunjukan terjadinya komunikasi di dalam organisasi (Internal Communication).
Jika kita simpulkan ternyata komunikasi Internal ini hanya merupakan suatu pertukaran
informasi didalam organisasi baik dalam kontek secara vertical maupun secara horizontal.
Gibson, Ivancevid, Dannely (1987:440) menambah satu kontek lagi dalam komunikasi Internal
itu yakni komunikasi diagonal.
Meskipun komunikasi Internal ini terjadi dalam tiga kontek seperti yang telah disebutkan
diatas, komunikasi internalpun dapat berlangsung secara interpersonal dan secara kelompok
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal Internal komunikasi yang dilancarkan dari atas ke bawah
(downward communication) dan sebaliknya dari bawah ke atas (upward communication) atau
dengan kata lain komunikasi yang dilancarkan oleh pihak atasan kepada bawahan atau sebalknya
dari bawahan kepada atasan (two way traffic communication).
Karena komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka
suksesnya komunikasi tergantung pada frame of reference manusia-manusia yang terlibat di
dalamnya.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang dilakukan secara mendatar antara
anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan karyawan dan sebagainya . Untuk
memecahkan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur seperti itu adalah tugas
Public Relation Officer (Kepala Hubungan Masyarakat).
Antara komunikasi vertikal dengan komunikasi horizontal terkadang terjadi komunikasi
seperti:
Pertama, komunikasi diagonal adalah komunikasi antar pimpinan antara pimpinan seksi
dengan pegawai seksi lain . Seperti kita ketahui bahwa komunikasi internal ini bukan saja terjadi
dalam tiga kontek seperti yang telah dijelaskan dimuka, melainkan dapat pula terjadi secara
personal (personal communication) dan secara kelompok (group communication).
Kedua, komunikasi persona adalah komunikasi antar dua orang yang dapat berlangsung
secara tatap muka (face to face communication) dan komunikasi bermedia (mediated
communication). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi persona
tatap muka adalah sebagai berikut: (a) Bersikaplah empati dan simpati; (b) Tunjukanlah sebagai
komunikator terpercaya; (c) Bertindaklah sebagai pembimbing, bukan pendorong; (d)
Kemukakanlah fakta dan kebenaran; (e) Bercakaplah dengan gaya mengajak, bukan menyuruh;
(f) Jangan bersikap super; (g) Jangan mengkritik; (h) - Jangan emosional dan bicaralah secara
meyakinkan.
Ketiga, komunikasi kelompok (group communication), Komunikasi kelompok adalah
komunikasi antar seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. (a) Komunikasi
kelompok kecil (small group communication), Komunikasi ini adalah Komunikasi antara
manajer atatu seorang administrator dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan
terdapatnya kesempatan bagi salah seorang untuk memberikan tanggapan secara verbal. (b)
Komunikasi Kelompok besar, Komunikasi ini adalah kelompok Komunikasi yang karena
jumlahnya banyak, dalam situasi Komunikasi hamper tidak terdapat kesempatan untuk
memberikan tanggapan secara verbal.
Media Internal
Sebuah hubungan yang kondusif antara pihak perusahaan dengan publik sasarannya
menjadi sesuatu yang penting karena dengan begitu penyampaian visi dan misi perusahaan akan
tersampaikan dengan baik. Media internal yaitu media yang digunakan untuk kepentingan
kalangan terbatas dan non komersial serta lazim digunakan dalam aktivitas Public Relations
(Ruslan, 2002:25).
Berdasarkan hal ini, jelas bahwa isi yang terdapat didalamnya tidak lain memuat semua
peristiwa atau pun informasi yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan yang
berkaitan dengan kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan
publiknya.
Penerbitan media internal perusahaan ini merupakan salah satu bentuk kegiatan
komunikasi yang saling menguntungkan antara dua pihak yang saling berhubungan, yaitu antara
perusahaan dengan pembaca. Sebagai kegiatan komunikasi, penerbitan media korporasi atau
perusahaan ini untuk memenuhi kepentingan kedua pihak (Siregar, Pasaribu, 2000:17). Lebih
lanjut Ardianto dan Soemirat mengatakan bahwa (2004:27) media internal ini diperlukan oleh
Public Relations untuk memelihara citra positif dan dukungan publik yang menguntungkan.
Adapun fungsi dari media internal adalah (Ruslan, 2003:180): (1) Sebagai media
hubungan komunikasi internal dan eksternal, yang diedarkan secara gratis dalam upaya
penyampaian pesan-pesan, informasi dan berita mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk
atau jasa, publikasi pada para konsumen, stakeholder, dan para pegawai; (2) Sebagai ajang
komunikasi khusus antar karyawan, misalnya kegiatan olah raga, social, wisata dan masih
banyak lainnya; (3) Sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis
menulis bagi karyawan, serta staf humas; (4) Terdapat nilai tambah bagi departemen humas
untuk menunjukkan kemampuan dalam menerbitkan media khusus.
Media internal (House Journal) diterbitkan dalam banyak format yaitu buletin, majalah,
surat kabar, newsletter, dan Koran dinding perusahaan (Soemirat & Ardianto, 2004). Setiap
format mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing tergantung dari karakter para
pembacanya dan karakter fisik sejenis formatnya, karakter isi, periodisitas, kemudahan proses
produksi, biaya dan citra yang dikehendaki.
Menurut Frank Jefkins, yang termasuk dalam media internal perusahaan adalah (Ruslan,
2003): (1) The Sales bulletin, merupakan bentuk media komunikasi regular antara manajer
penjualan dengan salesman yang berada di lapangan, dan biasanya diterbitkan secara mingguan;
(2) The Newsletter, merupakan mediainformasi atau siaran berita yang singkat, ditujukan kepada
para pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu yang banyak untuk membaca berita terlalu
panjang dan rinci; (3) The Magazine, suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel,
gambar-gambar dan biasanya diterbitkan secara bulanan atau triwulan; (4) The tabloid
Newspaper, yaitu media yang mirip dengan surat kabar popular dan berisikan berita-berita
pokok, aritkel popular yang pendek dan dilengkapi dengan gambar atau ilustrasi yang menark
pembaca. Biasanya diterbitkan berkala secara mingguan, bulanan atau dwibulanan; (5) The Wall
Newspaper, merupakan bentuk media yang sering dipergunakan sebagai media komunikasi
internal antar karyawan di sebuah perusahaan besar, pabrik, pusat pertokoan dan hingga rumah
sakit.
Teknologi Jaringan Intranet
Intranet (Internal Network) mulai didengung-dengungkan pada pertengahan tahun 1995
oleh beberapa penjual produk jaringan yang mengacu pada kebutuhan informasi dalam bentuk
web dalam perusahaan. Intranet adalah jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan
komunikasi data standar seperti dalam Internet. Artinya, kita dapat menggunakan semua fasilitas
Internet untuk kebutuhan dalam perusahaan. Dengan kata lain Intranet dapat dikatakan
berinternet dalam lingkungan perusahaan. (Tung, 1997:4)
Intranet menjanjikan kecanggihan teknologi informasi masa mendatang, bersamaan
dengan perkembangan Internet. Konektifitasnya dengan Internet menjadikan jaringan lokal
Intranet sebagai primadona jaringan lokal. (Tung, 1997:3)
Secara umum teknologi yang digunakan antara Internet dan Intranet adalah sama. Namun
demikian menurut Tung (1997:4) terdapat perbedaan antara Intranet dan Internet dilihat dari
perspektif jangkauan dan lingkup penggunaannya, yaitu: (1) Lingkup akses dan jangkauannya;
(2) Cara teknologi yang digunakan untuk berkomunikasi; (3) Tujuan dari terselenggaranya
komunikasi.
Intranet banyak mendapat keuntungan karena suksesnya dukungan World Wide Web yang
memungkinkan penggunaan yang luas karena digunakan oleh masyarakat yang menggunakan
Internet. Informasi aksesnya dapat lebih cepat, murah dan lebih baik. Penggunaan Intranet
memungkinkan integrasi grafik, audio dan video (hypermedia) dengan mudah. Caranya adalah
dengan membuat web site. Karena penggunaan Internet makin hari makin biasa, maka
penggunaan Intranet menjadi semakin mudah. (Tung, 1997:12)
Keefektifan suatu organisasi ditentukan dengan alur sistem informasi dan keefesienan
aliran informasi yang mampu memberikan fungsi kualitas informasi yang dapat diakses. Menurut
Tung (1997:19) Intranet dapat dipandang sebagai teknologi web internal yang memberikan
banyak keunggulan dari segi teknologi informasi, antara lain: (1) Universal Platform, yang
mampu mencari, melihat, memperbaharui, dan menyimpan berbagai informasi termasuk data
numerik dalam basis data relasional; (2) Unified Organization, yang mampu mengorganisasikan
informasi yang berbeda type dan standard style dalam bentuk artikel, laporan, ataupun tabel; (3)
Lingua Franca. Teknologi web dibangun dari kefleksibelan dan standar umum yang digunakan.
Intranet mampu mengakses informasi tanpa mengorbankan sistem informasi yang telah ada,
dengan biaya yang relatif lebih murah. (Tung, 1997:19)
Kebutuhan Intranet dalam organisasi bisnis dapat dilihat dari penyampaian informasi.
Intranet dapat dianggap sebagai suatu media informasi yang efektif dibanding media lainnya.
Tung, (1997:11) mengungkapkan kebutuhan Intranet didorong tekanan teknologi, antara lain
oleh: (1) Intranet menjadi alat bantu untuk meningkatkan perkembangan dan pertumbuhan
produk industri. Organisasi bisnis, bersamaan dengan desakan kebutuhan informasi, telah
meningkat menjadi organisasi bisnis yang telah berbasis Knowledge Enterprise. (2) Intranet lebih
meningkatkan tanggapan atas keluhan dan kebutuhan pelanggan. Tanggapan ini juga merupakan
layanan kepada pelanggan yang memungkinkan untuk lebih merangkul pelanggan dengan baik.
Pelayanan produsen atas tanggapan pelanggan dengan baik. (3) Intranet mampu untuk
menurunkan biaya atas kebutuhan informasi kolaborasi, workflow dan enterprise connectivity.
Banyak keunggulan dari segi teknologi informasi dengan mengunakan Intranet karena
antara lain: mereduksi biaya percetakan, kertas, perangkat lunak, distribusi, menghemat biaya
pos dan proses order. (Tung, 1997:26). Karena kompabilitas dan ketersambungannya dengan
Internet, Intranet menjanjikan teknologi informasi yang lebih baik, lebih berkembang ke arah
jaminan perkembangan teknologi yang semakin meningkatkan fleksibilitas serta kemampuannya.
(Tung, 1997:8).
Banyak proses yang berkaitan dengan catatan (records). Apakah pada kertas atau
elektronik (paper less), record ini dapat menjadi catatan signifikan dari data organisasi.
Sayangnya biaya proses manajemen dan pencatatan dapat bertambah dengan cepat. Keengganan
dari biaya proses akan memperlambat kinerja organisasi, menurunkan kinerja. Tung (1997:25)
menjelaskan dua teknik yang dapat menolong: (1) Proses reengineering yang intinya melihat
perbaikan proses inti yang terjadi. (2) Otomasi, dengan menggantikan beberapa atau semua
langkah manual dalam proses bisnis dengan transformasi elektronik yang sering mangacu pada
workflow automation.
Spoolstra dalam artikelnya yang berjudul Designing A Corporate Intranet menyebutkan
dalam membuat intranet perusahaan mungkin terlihat mudah pada awalnya, tetapi melibatkan
beberapa langkah yang diikuti jika akan berhasil. Langkah tersebut adalah: (1) Menetapkan visi
untuk intranet dan menuliskannya. intranet harus diikat dengan suatu tujuan bisnis. Jika ini tidak
membantu organisasi untuk berfungsi lebih baik tidak harus dibuat. (2) Dapatkan dukungan dari
tingkat manajemen senior. Mereka dapat membantu dalam menangani dana, akses informasi,
gambut perang, dan akses kepada pengguna. (3) Identifikasi kelompok pengguna utama,
membangun prototipe, dan menjualnya pada gagasan itu. Begitu mereka yakin kegunaan
intranet, kelompok ini dapat digunakan untuk menjual ide kepada orang lain. (4) Memiliki
gagasan yang jelas tentang biaya yang diharapkan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Leverage
peralatan dan bakat sudah dalam korporasi. Jika perusahaan memiliki jaringan di tempat, hanya
server Web dan perangkat lunak yang bersangkutan akan perlu ditambahkan. Departemen IT
dapat membantu dengan perangkat keras dan masalah perangkat lunak. Jika diperlukan,
mempekerjakan konsultan luar untuk mendapatkan proyek dimulai dan kemudian melatih staf
perpustakaan untuk menangani tugas-tugas setelah implementasi. (5) Set up sebuah komite untuk
memutuskan isi intranet dan, jika mungkin, tetap di tempat untuk menangani isu-isu seperti
intranet tumbuh. (6) Mendidik semua orang di perusahaan tentang bagaimana menggunakan
intranet dan juga pada manfaat yang akan menyediakan. (7) Ingat bahwa intranet perusahaan
harus dipertahankan dan tumbuh dengan berinvestasi pada perangkat keras, perangkat lunak,
pelatihan dan gaji staf. Jika tidak dipelihara akan mati.
Ada beberapa tantangan yang dihadapi staf perpustakaan saat membuat intranet
perusahaan. Data harus terintegrasi dari berbagai sumber. Akses harus diberikan kepada seluruh
karyawan, di mana pun mereka berada dan apa pun jenis peralatan komputer yang mereka
gunakan. Format informasi tersebut harus tepat untuk karyawan menggunakannya. Inranet
kinerja harus dijamin dan layanan harus tersedia terus-jam, harus cepat, dan harus aman.
Informasi tersebut juga harus bisa digunakan dengan karyawan dengan tingkat keterampilan
yang sangat beragam, termasuk keterampilan komputer dan keterampilan kognitif.
Sistem Keamanan Intranet
Sistem keamanan menjadi sangat penting dan harus diperhatikan bila koneksi ke Internet
berasal dari sebuah jaringan lokal di suatu kantor. Pasalnya, orang luar dapat masuk ke jaringan
Internet kita. Kalau orang sudah mengetahui alamat Internet Protocol (IP) pelanggan Internet.
Oleh sebab itu pos keamanan (firewall) harus dibangun di jalan masuk dari Internet ke jaringan
lokal (intranet) di kantor. Firewall dapat diartikan sebagai dinding api yang mencegah api
“membakar” sistem kita. (Tung, 1997:123).
Mengenai keamanan intranet ini Catapult (2001:7) menambahkan bahwa:
Umumnya, sebuah Web server terhubung ke internet, yang membuat halaman-halaman
Web di dalamnya dapat dilihat di World Wide Web. Banyak perusahaan dan organisasi
mempersiapkan Web server pada intranet. Web server privat ini ideal sebagai pangkalan
Web site yang berisi file-file proyek dan data internal lainnya yang perlu dipakai bersama
oleh anggota staf. Beberapa halaman dari Web site intranet dapat dilihat semua orang,
sementara halaman lainnya tetap hanya dapat diakses oleh orang-orang dalam organisasi.
Menurut Rosalind Resnick dan Dave Taylor dalam Tung (1997:76), terdapat enam
kriteria pemilihan kinerja intranet yang harus dipertimbangkan: (1) Network reliability
(kehandalan jaringan); Network Performance (kinerja jaringan); Network security (keamanan
jaringan); (2) Network restriction (keterbatasan jaringan); (3) Local Phone Access (akses telepon
lokal); (4) User service and support (dukungan dan pelayanan pengguna).
Memelihara kinerja jaringan Intranet sangatlah penting karena berkaitan dengan
banyaknya halaman dari WWW yang dapat kita download atau kita tandai dengan e-mail untuk
link dengan halaman dari Intranet. Untuk memanajemeni informasi web, membuat homepage
dan memelihara serta menjadi mediator antara humas (public relations) dan manajemen adalah
webmaster. Sedangkan manajer yang bertanggung jawab akan segala server Intranet serta added
value dan manajer webmaster adalah webmanager. Webmanager bertanggung jawab atas
perencanaan, desain, operasi dan pemeliharaan Intranet secara keseluruhan. (Tung, 1997:117).
SIMPULAN
Sebuah intranet tidak jauh berbeda dengan internet, namun intranet dibuat untuk satu
kelompok pengguna yang berbeda dan memiliki keamanan atau password sehingga orang lain di
luar kelompok tidak memiliki akses ke isinya. Tampilannya lebih sederhana dan lebih santai dan
itu dibangun untuk mengedepankan kecepatan informasi.
Intranet perusahaan memfasilitasi komunikasi dan akses informasi. Intranet
memungkinkan karyawan yang biasanya mungkin tidak pernah bertemu untuk berkolaborasi.
Intranet mempromosikan berbagi pengetahuan dan ide-ide dan menyediakan keamanan, akses ke
informasi pribadi yang dapat diandalkan perusahaan.
Dengan adanya intranet dapat meningkatkan kemampuan perusahaan untuk mengelola
informasi dan juga dapat merampingkan distribusi dokumen. Intranet dapat menghasilkan
produktivitas yang lebih tinggi karena akses yang lebih baik untuk informasi yang berkualitas.
Intranet juga memungkinkan pengguna untuk melihat kembali informasi yang ada dan dapat
mengurangi biaya, pencetakan dan distribusi.
Penggunaan intranet untuk meningkatkan efektifitas komunikasi internal di corporate
telah digunakan diseluruh dunia. Oleh karena itu sangat diperlukan sebuah media komunikasi
internal yang dikelola oleh Public Relations untuk adalah untuk memfasilitasi komunikasi
internal, penyimpanan dan penyebaran data informasi, pengetahuan, kebijaksanaan, dan ide-ide
seluruh organisasi yang menggunakan teknologi jaringan yang dikenal dengan intranet.
DAFTAR PUSTAKA
Abdurrachman, Oemi. 1999. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Citra Aditya Bakti.
Anggoro, M.Linggar. 2001. Teori dan Profesi Kehumasan, serta Aplikasinya di
Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara
Ardianto, Elvinaro & Erdinaya, Lukiati. K. 2004. Komunikasi Massa, Suatu
Pengantar. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Azwar, Saifuddin. 1997. Sikap Manusia, Teori dan Pengukurannya. Yogyakarta:
Pustaka Pelajar.
Catapult. 2001. Microsoft Front Page 2000 Microsoft Office Aplication Step by
Step. Jakarta: PT Elex Media Komputindo
Devito, Joseph. A. 1996. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Profesional Books.
Effendy, Onong Uchjana. 1993. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT
Citra Aditya.
____________________. 1995. Hubungan Masyarakat. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
_____________________. 2001. Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek. Bandung:
PT Remaja Rosdakarya.
Fisher, B. Audray. 1986. Teori-Teori Komunikasi. Penyunting: Drs. Jalaluddin
Rakhmat, MSC. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Gerungan. 1996. Psikologi Sosial. Bandung: PT. Eresco.
Hanafi, Abdillah. 1984. Memahami Komunikasi Antar Manusia. Surabaya: Usaha
Nasional.
Holtz, shel. 1999. Public Relations on The Net. New York: AMACOM
Kasali, Rhenald. 2000. Manajemen Public Relatioons. Jakarta: Pustaka Utama
Grafiti.
LaQuey, Tracy. 1994. Sahabat Internet. Bandung: Penerbit ITB
Mar’at. 1984. Sikap Manusia, Perubahan, Serta Pengukurannya. Jakarta: Gahlia
Indonesia.
Nurgiantoro, Burhan; Gunawan; dan Marzuki. 2000. Statistik Terapan, Untuk
Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
Onggo, Bob Julius. 2004. Cyber Public Relations. Jakarta: PT Gramedia
Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
_________________. 2000. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Singarimbun, Masri dan Sofian Effendy (editor). 1998. Metode Penelitian Survey.
Jakarta: LP3ES.
Sobur, Alex. 2003. Semiotika komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosda Karya.
Soemirat, Soleh & Ardianto, Elvinaro. 2002. Dasar-Dasar Public Relations.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Spoolstra, Jean C. 1999. Article. Designing A Corporate Intranet.
Tan A, Alexis S. 1981. Mass Communication Theories And Research. Ohio: Grid
Publishing, Inc.
Tung, Khue You. 1997. Teknologi Jaringan Intranet. Yogyakarta: ANDI.
www.csrbanjarmasin.blogspot.com
www.WebAward.org