Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap Klinik
advertisement
Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap Klinik Dewi Seri Susi Japit STMIK IBBI Jl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548 e-mail: [email protected] Abstrak Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi rumah sakit yang bertujuan untuk menggantikan sistem pencatatan dan pengelolaan data yang dilakukan secara manual ke komputerisasi, guna untuk mengatasi hambatan yang sudah kerapkali terjadi terkait ketidak-mampuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat, akurat dan tepat waktu. Kini dengan sistem informasi tersebut laporan yang dibutuhkan dapat tersedia seketika, seperti: laporan rawat inap, laporan rawat jalan, laporan data obat, laporan data dokter, laporan data pasien dan slip biaya perawatan. Sistem Informasi dirancang dengan mempergunakan Data Flow Diagram (DFD) dan dicoding dengan mempergunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan akses single user. Keseluruhan proses, mulai dari input data, penyajian laporan dan backup data dirangkum dengan menggunakan menu pulldown yang bertujuan untuk memberi kemudahan kepada user. Kata kunci: Sistem Informasi Rumah Sakit Abstract The research resulted in a hospital information system that aims to replace the system recording and management data from manual to computerized, in order to overcome the problems that had frequently occured, related to the inability to provide the required information quickly, accurately and timely. With the presence of the hospital information system, now the hospital was able to get the necessary information immediately, such as : hospitalization patient report, patient care report, drugs report, doctors report and invoice of the patient care. The information system is designed by using data flow diagram method and coded by using visual basic 6.0 programming language and had single user access. The entire process, such as : inputing data. Printing Report and backup data are collected by using pulldown menu. It is intended, so that user can easily access any desired process. Keywords: Hospital Information System 1. Pendahuluan Dewasa ini, perkembangan persaingan dunia usaha cukup kompleks. Setiap badan usaha selalu berusaha meningkatkan kuantitas dan kualitas dari berbagai aspek, tidak terkecuali aspek sistem informasi yang sangat berperan penting dalam mendukung perkembangan sebuah institusi. Ketersediaan informasi yang cepat, akurat dan tepat waktu akan sangat membantu manajemen untuk menjalankan kegiatan operasional, terutama ketika hendak mengambil keputusan-keputusan penting dengan memilih sejumlah alternatif yang ada. Rumah sakit merupakan suatu institusi pelayanan kesehatan masyarakat yang kompleks. Kompleksitas pada rumah sakit atau klinik kesehatan muncul karena pelayanan ada di rumah sakit atau di klinik yang menyediakan berbagai macam pelayanan kesehatan kepada para pasien. Klinik Dewi Seri merupakan salah satu badan usaha jasa yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat umum yang berkedudukan di Medan tepatnya daerah Helvetia Karangsari. Dalam menjalankan kegiatannya, pihak Klinik Dewi Seri harus mengelola data setiap hari seperti data pasien, data kamar, data dokter, biaya kamar, biaya rawat dan informasi obat-obatan, sehingga tidak terjadi kekeliruan data dalam melayani pasien klinik. Namun, karena sistem pengelolaan data yang dilakukan masih bersifat manual yaitu sistim catat dan hitung ke dalam buku menyebabkan timbulnya beberapa kendala yang terkadang menghambat kinerja manajemen klinik. Terutama dalam memperoleh informasi-informasi yang berhubungan dengan rawat inap dan rawat jalan. Akhirnya penulis menawarkan solusi untuk mengatasi masalah di bidang pengelolaan data dan informasi kepada manajemen. Alasan tersebut yang mendasari peneliti untuk melakukan sebuah penelitian yang diberi judul ” Perancangan Sistim Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap Klinik Dewi Seri”. Solusi yang mampu diberikan oleh sistim adalah sebagai berikut : menyajikan informasi rawat inap dan rawat jalan, 178 mengumpulkan dan menghitung slip tagihan dan menyajikan penyusunan laporan dengan cepat dan akurat. 3. Metode Penelitian Metodologi penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu. Proses pengumpulan data dilakukan dengan dua cara yaitu : studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan untuk memahami proses perancangan sistem informasi seperti mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan sistem dan manajemen rawat inap dan rawat jalan dan studi lapangan dilakukan mencari bahan penelitian dengan menuju langsung ke lokasi penelitian untuk melakukan : sampel dan investigasi yaitu dengan meminta dan melihat dokumen yang digunakan dalam sistem rawat-inap dan rawat-jalan klinik. wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak yang bersangkutan seputar objek penelitian dan observasi yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan sistem rawat-inap dan rawat-jalan pada klinik. Seperti proses pencatatan, perhitungan slip dan proses penyusunan laporan. Selanjutnya dilakukan proses pemodelan sistem usulan dengan pembuatan model lingkungan dengan menggunakan diagram konteks yang menunjukan interaksi sistem dengan lingkungannya, selanjutnya dibuat model prilaku dari sistem dengan mendetailkan diagram konteks dengan menggunakan DFD sehingga dapat terlihat proses dan penyimpanan data yang digunakan pada sistem. Penyimpanan data didetailkan dengan menggunakan kamus data, yang selanjutnya divalidasi dengan pembuatan ERD, selanjutnya ERD akan didetailkan menjadi model fisik menurut database yang digunakan. Pada masingmasing proses akan dibuat antarmuka dengan pemakai baik berupa form maupun laporan. Pengujian aplikasi dilakukan dengan melakukan input data histori selama 3 bulan terakhir, kemudian dilakukan pencetakan berbagai laporan dan dibandingkan dengan laporan yang telah ada diperusahaan untuk memeriksa kebenaran dari perangkat lunak yang diusulkan. Akhirnya akan dibandingkan kinerja antara sistem usulan dengan waktu pembuatan laporan manual. 3. Pembahasan dan Hasil 3.1. Analisa Dokumen Masukan Analisa yang dilakukan terhadap dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem rawat-inap dan rawat-jalan pada klinik. Dokumen tersebut ada 2 yaitu: kartu pasien rawat-inap dan kartu pasien rawat-jalan sebagaimana yang ditunjukan pada Gambar 1 dan Gambar 2. KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia – Karangsari KARTU RAWAT - INAP PASIEN Tgl Masuk : Nomor Pasien: Nama Pasien : Alamat : Jenis Kelamin : Penyakit : Nama Dokter : Tgl Hasil Diagnosa Sistem Penanganan Diisi oleh: Serum Diperiksa oleh: Gambar 1. Kartu Rawat - Inap Pasien (Sumber: Klinik Dewi Seri) Obat Paraf Diketahui oleh: 179 KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia – Karangsari KARTU PASIEN RAWAT - JALAN Nomor Pasien: Nama Pasien : Alamat : Tgl Jenis Kelamin : Alergi terhadap : Penyakit yang : pernah diderita Nama Dokter Diisi oleh: Hasil Diagnosa Serum Diperiksa oleh: Obat Tgl Kunjungan Paraf Berikutnya Diketahui oleh: Gambar 2. Kartu Pasien Rawat - Jalan (Sumber: Klinik Dewi Seri) 3.2 Analisis proses Analisis proses adalah Menganalis proses rawat-inap dan rawat jalan, proses mulai dari saat pasien datang ke klinik hingga keluar dari klinik. 3.3 Analisa keluaran Analisa keluaran dilakukan untuk mengambil dan mempelajari laporan-laporan yang digunakan oleh pihak klinik sehubungan dengan sistem informasi rawat-inap dan rawat-jalan. Adapun gambar dokumen laporan yang akan dianalisa terdiri dari Gambar 3, dan Gambar 4. KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia – Karangsari Tgl: - - Honor Dokter Total Biaya LAPORAN PASIEN RAWAT – INAP Nama Pasien Alamat Tgl Masuk Tgl Keluar Kelas Kamar Biaya Kamar Biaya Obat Biaya Lain Total Keseluruhan Gambar 3. Laporan Pasien Rawat – Inap (Sumber: Klinik Dewi Seri) Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit) 180 KLINIK DEWI SERI Jln. Perjuangan No. 459 Dusun III - Desa Helvetia – Karangsari Tgl: LAPORAN PASIEN RAWAT - JALAN Tgl Nama Pasien Alamat Jenis Penyakit Nama Dokter Biaya Obat Biaya Serum Biaya Berobat Total Biaya Total Keseluruhan Gambar 4. Laporan Pasien Rawat - Jalan (Sumber: Klinik Dewi Seri) 3.1. Diagram Konteks Dokter Data Pasien Pasien Slip pembayaran rawat inap Slip pembayaran rawat jalan Data Dokter Informasi pasien Data obat Data pemakaian obat 0 Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan Pemakaian fasilitas Data biaya fasilitas kesehatan Data pembayaran Kartu rawat jalan Laporan biaya inap Daftar pasien Perawat Bag Persediaan Kesehatan Laporan Daftar biaya dokter rawat Daftar jalan kamar rumah sakit Kepala Klinik Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan berinteraksi dengan Dokter, Pasien, Peawat, Bagian Persediaan Kesehatan dan Kepala klinik melalui berbagai kejadian seperti pengelolaan data dokter, data pasien, data obat-obatan, biaya-biaya. Pada transaksi sehari-hari interaksi terjadi melalui kejadian seperti pembuatan slip tagihan, input pembayaran, update kartu perawatan, pencatatan pemakaian obat dan fasilitas, dan pembuatan berbagai laporan untuk keperluan pengendalian dan analisa lanjutan. 3.2. DFD berjenjang Selanjut diagram konteks akan didetailkan untuk melihat berbagai proses yang membentuk sistem informasi, sehingga nantinya akan dibentuk modul-modul untuk masing-masing proses dan aliran 181 data dari penyimpanan data ke masing-masing proses dan sebaliknya. DFD tingkat 1 untuk Sistem Informasi Rawat Inap dan Rawat Jalan dapat dilihat pada Gambar 6 sebagai berikut: Obat Biaya Record biaya Record obat Record biaya Record obat Data Dokter Dokter Informasi Pasien 1.0 Data pembayaran Data Pasien Rawat Inap Data obat Perawat Data pemakaian obat Data biaya fasilitas kesehatan Data pemakaian fasilitas kesehatan Slip pembayaran rawat inap Record Pasien Pasien Kartu rawat jalan Record kamar Record Pasien Record Pasien Slip pembayaran rawat jalan Record Dokter Record Pasien Pasien D1 Bagian Pembukuan Record kamar Record Dokter Dokter Record Dokter 2.0 Rawat Jalan Kamar Record Rawat Jalan Record Pasien Record obat 3.0 Pembuatan Laporan Record kamar Record Rawat Inap Record biaya Daftar dokter Daftar kamar rumah sakit Laporan Daftar Laporan biaya pasien biaya rawat jalan inap Kepala Klinik Gambar 6. DFD level 1 Pada DFD level 1 terdiri dari tiga proses utama yaitu kumpulan proses Rawat Inap, kumpulan proses Rawat Jalan dan proses pembuatan laporan. Proses Rawat Inap akan didetailkan pada DFD level 2 untuk mendapatkan potret yang lebih detail terkait dengan sub-sub proses yang membentuk proses Rawat Inap sebagaimana yang ditampilkan pada Gambar 7. Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit) 182 Data dokter Data pasien 1.1 1.2 Record pasien Input Data Pasien Pasien Dokter Record dokter Record pasien Input Data Kamar Record biaya pemakaian obat Input Data Dokter Record biaya pemakaian obat Biaya Pemakaian Obat 1.6 1.3 Data kamar Record dokter Record kamar 1.6 Rawat Inap Record kamar Kamar Record rawat-inap Record biaya pemakaian fasilitas Record obat Record rawat-inap Rawat-Inap D9 Cetak Slip Slip pembayaran rawat-inap Record biaya pemakaian fasilitas Biaya Pemakaian Fasilitas Record biaya 1.4 1.5 Record obat Inpt Data Obat Obat Biaya Record biaya Input Data Biaya Data biaya Data obat Gambar 7. DFD Level 2 untuk Proses Rawat Inap. Pada Proses Rawat Inap terdiri dari sub proses Input data pasien, Input data dokter, Input data kamar, Input data obat, Input data biaya, Input data rawat inap. Masing-masing proses akan mengambil dan menulis data pada berbagai penyimpanan data yaitu data pasien, data dokter, data kamar, data biaya, data rawat iap, data obat, dan data biaya. 2.1 Data pasien Input Data Pasien Record pasien Pasien Record pasien 2.2 Rawat Jalan Record rawat-jalan Rawat-Jalan Record rawat-jalan Record dokter Dokter Record dokter 2.3 Cetak Slip Slip pembayaran rawat-jalan Gambar 8. DFD Level 2 untuk Proses Rawat Jalan Pada proses Rawat Jalan terdiri dari sub proses input data pasien, input data rawat jalan, dan cetak slip. Sedangkan penyimpanan data yang digunakan adalah data pasien, data rawat jalan, dan data dokter. 183 3.1 Cetak Laporan Record kamar Kamar Daftar kamar 3.2 Cetak Laporan Record pasien Pasien Daftar pasien 3.3 Record dokter Dokter Obat Record pasien Cetak Laporan Daftar dokter Record obat Record dokter Record biaya pemakaian obat Biaya Pemakaian Obat Record rawat-inap Rawat-Inap Record biaya pemakaian fasilitas Biaya Pemakaian Fasilitas 3.4 Cetak Laporan Laporan pasien rawat-jalan Record kamar Biaya Record biaya Record rawat-jalan Record biaya Rawat-Jalan Record rawat-jalan 3.5 Cetak Laporan Laporan pasien rawat-jalan Record pasien Record dokter Gambar 9. DFD Level 2 Proses Pembuatan Laporan 3.3. Kamus Data Berdasarkan masing-masing penyimpanan data berdasarkan DFD level terdalam, maka selanjutnya adalah melakukan pembuatan kamus data yang nantinya menjadi dasar pembuatan struktur penyimpanan data pada database. 1. Pasien = Kode Pasien + Nama Pasien + Alamat + Kota + J Kelamin + Tgl Lahir + Umur + Alergi Obat + Keterangan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit) 184 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Dokter = Kode Dokter + Nama Dokter + Alamat + Telepon + J Kelamin + Tmp Lahir + Tgl Lahir + Status Posisi + Hari Tugas + Pukul + Spesialis + Tamatan + Keterangan + Tarif Kamar = Kode Kamar + Nama Kamar + Kelas + Tarif + Status Kamar + Kapasitas Kamar + Fasilitas + Keterangan Obat = Kode Obat + Nama Obat + Jenis + Jumlah + Harga + Produksi + Alamat + Keterangan + Kemasan + Komposisi + Indikasi + Kontra Indikasi + Efek Samping + Dosis + Peringatan Biaya = Kode Biaya + Nama Biaya + Jumlah + Harga + Satuan + Keterangan + Status Biaya Slip Rawat_Inap = Kode Pasien + Tgl Masuk + Tgl Keluar + Kode Dokter + Kode Kamar + Penyakit Yang Diderita + Hasil Diagnosa + Biaya Kamar + Honor Dokter + Total Biaya Obat + Total Biaya Lain-Lain + Total Biaya Rawat - inap + Potongan + Keterangan + Status Pembayaran Slip Rawat_Jalan = Kode Pasien + Kode Dokter + Tgl Kunjungan + Penyakit Yang Diderita + Hasil Diagnosa + Suntik dan Obat + Tgl Kunjungan Berikutnya + Total Biaya Rawat – jalan Biaya Pemakaian Obat = Kode Pasien + Tgl Masuk + Tgl Pemakaian + Kode Obat + Jumlah + harga Biaya Pemakaian Fasilitas = Kode Pasien + Tgl Masuk + Tgl Pemakaian + Kode Biaya + Jumlah + Harga 3.4 Implementasi Berikut ini adalah tampilan hasil eksekusi sistem informasi rawat inap dan rawat jalan pada Klinik Dewi Seri terdiri dari tampilan menu sistem, adapun tampilan menu sistem informasi rawat inap dan rawat jalan pada Klinik Dewi Seri dapat dilihat dari Gambar 10. Gambar 10. Layar Menu Data, Proses, Laporan, Bantuan dan Jendela 4. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan yang dapat ditarik oleh peneliti adalah klinik Dewi Seri adalah salah satu badan usaha jasa yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat yang masih melakukan pengelolaan data dengan cara manual sehingga informasi yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh secara cepat dan tepat waktu. Akhirnya setelah pihak klinik mengganti sistem pengelolaan bersifat komputerisasi masalah tersebut berhasil teratasi. Kini staf karyawan klinik dapat berkerja dengan lebih cepat dan efisien terutama dalam hal perhitungan slip pembayaran dan proses penyusunan seperti laporan rawat-inap dan laporan rawat-jalan. Agar sistem pengelolaan data dapat berjalan lebih baik lagi di masa mendatang, pertimbangkan beberapa saran berikut : program aplikasi dikembangkan menjadi akses multi users sehingga sistem dapat diakses secara bersama-sama dalam satu jaringan local area network, kemudian diintegrasikan dengan sistem keuangan klinik sehingga staf keuangan (kasir) klinik dapat bekerja dengan lebih cepat dan efisien dan sistem basis data (database) pada program diberi password agar tidak dapat dibuka dan diakses secara manual melalui perangkat lunak lain kecuali program sistem informasi serta proses backup data secara berkala. Sehingga jika terjadi kerusakan sistem data dapat di-restore kembali. Daftar Pustaka Jurnal: 185 [1] Aniza Ismail, Ahmad Taufik Jamil, Ahmad Fareed A Rahman, Jannatul Madihah Abu Bakar, Natrah Mohd Sad Hussain Saadi. Penerapan Sistem Informasi Rumah Sakit (HIS) di Perguruan Tinggi Rumah Sakit di Malaysia: Studi Kualitatif. Malaysia Journal Of Medicine Kesehatan Masyarakat. 2010; 10(2):16-24 Buku Teks : [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] Adikoesoemo S. Sistem Informasi Rumah Sakit. Edisi kedua. Jakarta : Penerbit Erlangga. 2005. Fatta HA. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi. 2007. Guwandi K. Sistem Informasi Rumah Sakit, Jilid Kedua. Jakarta: Penerbit Erlangga. 2002. Hasballah F. Aplikasi Game Dan Multimedia Dengan VB. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 2009. Kendall KE. JE Kendall. Analisis dan Perancangan Sistem. Thamir Abdul Hafedh AI – Hamdany. Jilid Ke-1, Edisi Ke-5. Jakarta: PT. Prenhallindo. 2003. Kristanto H. Konsep Dan Perancangan Database. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 2003. Kurniardi A. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. 2000. Kuserini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2006. Marlinda L. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2004. Oetomo BSD. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. 2002. Pramana HW. Pemrograman Microsoft Access 2003. Jakarta: Elex Media Komputindo. 2004. Sabarguna SB. Analisis dan Perancangan Sistem. Cetakan Pertama. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. 2005. Sigit WP. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Penerbit LP3I. 2009. Sutabri T. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-3. Yogyakarta: Penerbit Andi. 2004. Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan dan Rawat Inap (Susi Japit)
