Promosi Tata Kelola Data pada Lingkungan Perusahaan Manufaktur

Promosi Tata Kelola Data pada Lingkungan Perusahaan Manufaktur
(Mengacu pada Kerangka Kerja CobiT 4)
Planning, Plannir
[;o;ll,o.nmoent and
Wina Witanti l • MT•• Fal;lhah 2
r Information
tedlands - White
Studies Tech
,techre ublic.com
'Jurusan Teknik Informatika, SIT YBSI Bandung.
2Lab. SI, Prodi Teknik lnformatika, STEI ITB
[email protected], 2an dromeda [email protected]:om
tanning for
n, John Wiley &
Abstrak
Dewasa ini, hampir semua perusahaan manufaktur me nggunakan sistem informasi sebagai pendukung proses
bisnisnya. Sistem yang digunakan beragam, dad yang terpisah-pisah (silo) hingga yang terintegrasi, dengan
tahapan pembuatan sistem yang juga beragam. Kebanyakan sistem tersebut dibuat tidak sekaligus, tetapi melalui
serangkain proses modifikasi dan rekonstruksi yang memakan waktu. Dalam implementasinya juga tidak serentak
digunakan di perusahaan. Banyak perusahaan menggunakan banyak sistem secara parallel. Sebagai akibatnya,
seringkali data pada sistem-sistem ini tidak konsisten dan merupakan tantangan bagi perusahaan untuk mengelola
datanya agar dapat mendukung berbagai kepentingan dalam perusahaan.
Kondisi ini mempromosikan perlunya diterapkan tata kelola data, yang memformalisasikan aturan, kebijakan,
peranan dan tanggung jawab setiap orang dalam perusahaan maupun setiap unit atas data yang seharusnya menjadi
asset penting perusahaan. Tata kelola data dapat dibangun jika perusahaan menyadari pentingnya data bagi
perusahaan dan dapat melihat resiko buruk yang akan terjadi jika pengelolaan data tidak optimal. Tata kelola data
tidak menjadi tanggung jawab segelintir unit atau bahkan menjadi tanggung jawab penyedia sistem (misalnya
departemen TI) tetapi menjadi tanggungjawab seluruh unit organisasi yang terlibat.
Tahapan untuk membangun tata kelola data adalah dengan menentukan prinsip dasar pengeloiaan, menumbuhkan
motivasi, menentukan ruang lingkup dan menerapkan serangkaian kerangka kerja yang dapat menuntun atas
tindakan praktis. Salah satu kerangka kerja yang dapat digunakan adalah Cob iT 4. Pada kerangka kerja CobiT
telah disediakan serangkaian sasaran kendali (control objeclive) yang terkait dengan sumber daya Informasi.
Penerapan kerangka kerja CobiT ini kemudian dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Kata kunci : Tala kelola dala, CobiT. manufaklUr
,.
PENDAHULUAN
Dewasa ini, dukungan sistem infonnasi pada berbagai
perusahaan dan organisasi merupakan kebutuhan yang
mutlak. Sistem dan teknologi informasi dijadikan
sebagai sebuah enabler dalam meningkatk.an daya
kompetisi perusahaan.
Perusahaan-perusahaan besar, khususnya yang bergerak
dalam bidang manufaktur, lazimnya memiliki dan
menerapkan berbagai sistem informasi baik yang
terintegrasi maupun yang spesifik mendukung unit
bisnis tertentu.
meningkatnya pemahaman atas pentiDgnya informasi
bagi perusahaan, maka meningkat pula kualitas
perilaku atas data dan infonnasi di perusahaan tersebut.
Perubahan yang cukup penting juga terlihat pada
penentu akuntabilitas informasi. Informasi tidak lagi
dipandang sebagai tanggung jawab tunggal dari
manajer aplikasi (dalam hal ini, di berbagai
perusahaan, biasanya menjadi beban departemen
Teknologi Informasi -TI-), tetapi menjadi tanggung
jawab bersama seluruh unit bisnis yang terkait.
2.
Dalam perkembangannya, perilaku berbagai perusahaan
terhadap data tidak sarna.
Perilaku ini dapat
dipengaruhi oleh pemahaman perusahaan atas
pentingnya data terse but dan kultur budaya atau sikap
para karyawan pengelola data itu sendiri. Tabel I
menunjukkan berbagai sikap dan sudut pandang atas
data yang mempengaruhi perilaku perusahaan atas
data dan informasi yang dimiliki. Dari table terlihat
babwa terjadi evolusi perilaku atas data dan informasi
yang seiring dengan evolusi atas peranan sistem
informasi itu sendiri. Mulanya data hanya dianggap
sebagai pendukung proses.
Seiring dengan
KEBUTUHAN TATA KELOLA
'DATA
Kebutuhan aplikasi dan bisnis di lingkungan
organisasi memerlukan integrasi informasi. Tetapi
daJam kenyataannya, seringkali dijumpai bahwa
kebiasaan dan perilaku kita tidak berubah dan tidak
mendukung seeara efektif fungsi integrasi Inl.
Kebutuhan ini terlihat, misalnya, dalam kasus
pengambilan keputusan tingkat organisasi yang harus
didukung oleh informasi dari berbagai unit bisnis.
Tetapi, informasi terse but dibuat dan tersimpan dalam
roasing-masiDg kontributor individu dan saling tidak
169
transparan. Akuntabilitas ketersediaan data menjadi
tidak jelas. .Pemilik data tidak menyadari bahwa data
yang disimpannya diperlukan oleh unit bisnis atau
pihak lain, atau keberatan jika da13nya diakses oleh
unit bisnis lain.
Sedangkan, pengelola layanan teknologi infonnasi,
daJam hal ini departemen atau divisi TI dianggap
hanya bertanggung jawab terhadap kecepatan dan
kioerja sistem, dan tidak bertanggung jawab terhadap
keakuratan isi data. Fokus dan ukuran kinerja sistem
infonnasi adalah semata-mata berdasarkan kecepatan
eksekusi transaksi .
Maka, akao terjadi konflik
kepentingan antar masing-masing pemilik data dan
perbenturan antara kebutuhan transparansi dan
perilaku.
I ap Perusahaan pa da Data dan In~onnasl
T a b eI l. Perk em b angan Sk
Infonnasi diperlakukan
sebagai
Akuotabilitas infonnasi
berada di
lnfonnasi dikelola oJeh
Infonnasi diorganisasi
untuk
Nilai infonnasi terletak
pada
Kualitas didefinisikao
sebagai
Pengukuran dilakukan
pad a
Sikap Perusahaan
I u
s
i . . - ----­ ------­ - -­ - ----­ - -------------------------------- e v 0
Sebuah produk
Sumber daya yang
Sumber daya dan asset
bernilai untuk proses
perusahaan
tertentu
Pemilik proses bisois
Data steward dan
lManajer aplikasi
pemilik proses bisnis
DaJam unit bisnis atau
Di seJuruh perusahaan
Pembuat
fungsi
Mendukung proses yang
Mendukung sebuah
Mendukung proses end­
berdiri sendiri
transaksi
to-end dan pengambilan
keputusan perusahaan
Kecepatan dalam
Kecepatan daJam
Memenuhi kebutuhan
mengeksekusi transaksi,
mengeksekusi transaksi,
saat ini dan dimasa
secara manual
secara otomatis
mendatang
Fungsionalitas sistem
Kebutuhan seluruh
Kebutuhan eksekusi
perusahaan
transaksi dengan segera
Eksekusi trllnsaksi
Efisiensi transaksi
Kualitas data
Pada orgaoisasi yang besar, infonnasi digunakan oleh
berbagai jenis unit bisnis. Dalam kesehariaTUlya,
iofonnasi ini dapat menjadi berbeda-beda pada
beberajJa aspek misalnya:
•
Perbedaan platfonn
•
Berjalan pada database, sistem dan aplikasi yang
berbeda.
•
Perbedaan jenis data yang diakses (data
konsumen, supplier, order, keuangan, karyawan
dan sebagainya).
•
Perbedaan struktur data
Perbedaan definisi dan standar
•
Kostumisasi proses dan teknologi untuk
kebutuhanbisnis tertentu.
•
Perbedaan lokasi dan aplikasi tertentu.
dan kearnanan data yaog diterapkan di perusahaan.
Aktivitas data governance meJiputi mendefinisikan
badan pengawasan, pendefinisikan serangkaian
prosedur dan merencanakan untuk menjalankan
prosedur tersebut [4 j
Tata kelola data menjamin bahwa data diperlakukan
sebagai mana mestinya dan pertanggungjawabaTUlya
jelas. Keputusan atas tata kelola data juga melibatkan
teknologi dan data. Tata kelola data menyediakao
struktur, peranan dan proses yang dapat memfasilitasi
interaksi dan jalur komunikasi yang memadai untuk
memperoleh masukan, membuat keputusan, indentifikasi
dan menyelesaikan isu, eskala si jika diperlukan,
menerapkan perubahan dan aksi komunikasi.
oleh orang lain.
karena pemiliki
informasi hanya
tersebut seharusr.
Kata ownership
bisnis. Kerana
mengarah pada l
kepem ilikan ata
bisnis dapat me
yang menyenllli
terse but adalah
Artinya, mereka
sekedar memem
tetapi
dengan
digunakan oleh (
Oleh karena illl ,
orang yang berh
sebagai tanggun
menyajikan data
Prinsip dasar b1
ada lah bahwa in :
dipelihara di b(
juga oleh konsu
bagian data mere
individu dalam
informasi yang
data perusahaan
Tuntutan pengel
perusahaan, teta
misalnya
kete
pemerinlah seten
Tata kelola da
laiTUlya,
mem
metodologi. Ke
struktur logis
nisasikan cara
konsep tata kelo l
Metodologi tata
menyediakan
menjalangkan pI
3.
Semua perbedaan ini harns diatasi sehingga semua
orang dapat merasakan manfaat optimal dari integrasi
sistem.
Masalah yang kemudian muncuJ adalah bagaimana
meoghasilkan keputusan di lingkungan sistem yang
seperti ini. Untuk itu dibutuhkan peogaturan peranan,
tanggung jawab, aturan, dan proses untuk mengelola
infonnasi. Dengan kata lain, tata kelola atau
formalisasi atas akuntabilitas terhadapa informasi dan
data sangat diperlukan.
Tata kelola data atau dala governance didefmisikan
sebagai sebuah aktivitas yang meogacu pada
pengelolaan ketersediaan,
penggunaan, integritas,
170
Salah satu istilah yang perlu dikemukakan dalam
kaitan dengan tata kelola data adalah 'dala
slewardship'. Dala slewardship adalah pendekatan
atas tata kelola data yang memfonnalisasi
akUl1tabilitas untuk mengelola sumber daya infonnasi
dalam bidang yang dianggap paling penting bagi
organisasi.
Stewardship adalah konsep yang penting pada tata
kelola data . Konsep slewardship lebih cocok
diguankan dibandingkao ownership. Steward adalah
seseorang yang mengelola dan menyajikan sesuatu
serta bertanggung jawab terhadap orang lain.
Ownership seringkali menjebak orang dalam rasa
kepemilikan data sehingga data tersebut sulit diakses
LANG~
KELCL
Program tata k,
langkah dasar y,
•
Menentuk,
•
MeoimbuU
•
Menentuk:
panjang, d,
Prinsip dan Fill
Filosofi prograr
dalam prinsip-[
prinsip pedoma
perilaku dan mt
/adap kecepatan dan
ggung jawab terhadap
ukuran kinerja sistem
lerdasarkan kecepatan
~kan terjadi konflik
ng pemilik data dan
n transparansi dan
I
,--------------------­
fer daya dan asset
sahaan
Isteward dan
ilik proses bisnis
~Iuruh perusahaan
~ukung proses endId dan pengambilan
!tusan perusahaan
lenuhi kebutuhan
ini dan dimasa
latang
ltuhan seluruh
;ahaan
ltas data
~kan
di perusahaan.
iputi mendefinisikan
isikan serangkaian
untuk menjalankan
l
la data diperlakukan
tanggungjawabannya
Ilata juga melibatkan
I data menyediakan
t dapat memfasilitasi
lang memadai untuk
~utusan, indentifikasi
lsi jika diperlukan,
lomunikasi.
aikemukakan dalam
aata adalah 'dala
r adalah pendekatan
II! memfonnalisasi
rnber daya informasi
,aling penting bagi
g penting pada tata
~hiP lebih cocok
ip. Sleward adalah
enyajikan sesuatu
adap orang lain.
orang dalam rasa
rsebut sulit diakses
oleh orang lain. Sikap ini bersifat kontraproduktif
karena pemiliki data (owner) biasanya mengelola
infonnasi hanya untuk satu pihak, padahal informasi
terse but seharusnya digunakan di berbagai pihak.
Kata ownership lebih tepat digunakan pada proses
bisnis. Kerana dalam kasus ini 'ownership' lebih
mengarah pada tanggung jawab personal, dan otoritas
kepemilikan atas proses bisnis. tetapi, meskipun
bisnis dapat memiliki sebuah proses, semua orang
yang menyentuh data ketika menjalankan proses
tersebut adalah sebuah 'steward' terhadap data.
Artinya, mereka harus mengelola data tidak hanya
sekedar memenuhi kebutuhan mereka saat itu saja,
tetapi
dengan tujuan agar data tersebut dapat
digunakan oleh orang lain dalam perusahaan tersebut.
Oleh karena itu, sikap yang baik adalah agar setiap
orang yang berhubung dengan data menjadikan data
sebagai tanggung jawab personal dan tanggung jawab
menyajikan data untuk kepentingan semua pihak.
Prinsip dasar bagi semua program tata kelola data
adalah bahwa infonnasi dimiliki oleh perusahaan dan
dipelihara di berbagai sistem perusahan, termasuk
juga oleh konsumen dan vendor, yang berhak atas
bagian data mereka, Berbagai unit organisasi, tim dan
individu dalam perusahaan adalah 'sleward' dari
informasi yang bertanggung jawab untuk mengelola
data perusahaan secara efektif.
Tuntutan pengelolaan data tidak hanya datang dari
perusahaan, tetapi dari berbagai regulasi yang ada
misalnya
ketentuan
perundang-undangan dari
pemerintah setempat.
Tata kelola data, sebagaimana jenis tata kelola
lainnya,
membutuhkan
kerangka
kerja dan
metodologi. Kerangka kerja tata kelola data adalah
struktur log is yang digunakan untuk mengorga­
nisasikan cara berfikir dan mengkomuni-kasikan
konsep tata kelola data.
Metodologi tata kelola adalah struktur log is yang
menyediakan langkah secara bertahap untuk
menjalangkan proses tata kelola data [5]
3.
LANGKAH MEMBANGUN TATA
KEL[]LA DATA
Program tata kelola data dapat dibangun dari tiga
langkah dasar yaitu:
Menentukan Prinsip dan Filosofi
Menimbulkan kesadaran dan motivasi
Menentukan ruang Iingkup, rencana jangka
panjang, dan ulruran keberhasilan program.
Prinsip dan Filosopi.
Filosofi program tata kelola data harus dicerminkan
dalam prinsip-prinsip, yang sering disebut dengan
prinsip pedoman karena prinsip ini akan menuntun
perilaku dan menentukan tindakan nyata. Kebijakan,
rencana, program, proyek, prosedur dan proses yang
kemudian ditetapkan akan merefleksikan prinsip­
prinsip ini.
Langkah awal untuk menjalankan program tata kelola
data adalah menentukan prinsip dasar yang terkait.
Prinsip ini sebaiknya disertai dengan filosofi
mengenai pentingnya informasi dan kualitas
informasi sehingga dapat dijadikan argumentasi
penting untuk membangun tata kelola. Prinsip-prinsip
ini kemudian dijadik;1D pedoman untuk membangun
program tata kelola. Beberapa contoh prinsip yang
dapat digunakan misaJnya :
I. Informasi dianggap sebagai hal yang esensial
untuk mencapai sasaran bisnis organisasi.
Informasi dianggap sebagai asset dan sumber
daya dan diperlakukan sebagai sesuatu yang
bemilai, seperli halnya produk perusahaan,
inventory, fasilitas, dan sumber daya keuangan
dan perusahaan.
2. Sebagaimana halnya sumber daya perusahaan
lainnya, maka akuntabiIitas atas informasi perlu
diformalisasikan agar pengelolaan sumber daya
informasi dapat dilakukan dengan lebih baik dan
informasi dapat dimanfaatkan secara optimal
untuk kepentingan organisasi. Akuntabilitas
formal dapat dicapai melalui program tata kelola
data dan penyediaan I penyajian data yang tepat.
3. Kualitas informasi sangat ditentukan oleh
penerapan prinsip-prinsip manajemen bisnis
yang tepat dan proses, metoda, alat dan
pengalaman praktis dalam manajemen
informasi. Tata kelola data dan penyediaan I
penyajian data adalah salah satu tindakan praktis
yang esensial untuk mencapai kualitas informasi
yang baik.
4. Kualitas informasi merupakan hal yang esensial
dalam memenuhi kesesuaian atas suatu regulasi
dan mengurani resiko diskualifikasi organisasi
karena adan ya ketidaksesuaian dengan regulasi.
Dengan prinsip-prinsip tersebut, kemudian dapat
diturunkan pedoman tata kelola data untuk organisasi.
Motivasi.
Biasanya, para pemilik data baru menyadari
pentingnya tata kelola data setelah menghadapi
masalah. Pengalaman buruk akan hilangnya data, data
tidak akurat dan tidak konsislen ketika terjadi
perubahan dalam lingkungan dan proses bisnis
,menjadikan pemilik data menyadari pentingnya
kualitas dan pemeliharaan data.
Perubahan sistem juga berpeluang menimbulkan
resiko pada data. Jika sistem ini melibatkan banyak
unit organisasi atau pihak maka biasanya terjadi
konflik pada penanggung jawab atas kualitas data.
Dengan mengemukakan resiko dan dampak alas
buruknya pengelolaan data maka diharapkan semua
pihak dapat tennotivasi untuk menjalankan program
tata kelola data ini.
171
Ruang Iingkup dan Perencanaan
Sebagaimana halnya pada program-program umum,
program tata kelola data sebaiknya memiliki ruang
lingkup yang jelas.
Idealnya tata kelola data
mencakup semua sistem yang ada di organisasi.
Tetapi, dalam penerapannya sebaiknya dilakukan
bertahap.
Tahapan dapat dimulai dengan menentukan ruang
lingkup program yang kecil, misalnya diterapkan
pad a satu aplikasi. Jika sudah terbukti berjalan dengan
baik maka penerapan tata kelola data dapat
dikembangkan ke unit yang lebih luas.
Perencanaan program tata kelola data sebaiknya
dilengkapi dengan ruang lingkup yang jelas, ukuran
keberhasilan, tahapan implemetnasi, rencana jangka
panjang, jadwal, dan jalur (road map) untuk
mewujudkan rencana tersebut.
4.
KERANI3KA KER.JA CCBIT
COBIT (Control Objective for Information and
related Technology) merupakan standar lerbuka untuk
kerangka kerja pengendalian terhadap teknologi
informasi (TI). Saat ini, kerangka kerja CobiT sudah
banyak diadopsi dan dijadikan sebagai standar untuk
mengendalikan dan mengelola berbagai asset yang
berhubungan dengan TI. Pendekatan yang dilakukan
Cob iT adalah dengan cara membagi-bagi asset n
menjadi 4 kelompok (CobiT 4) yaitu: Information,
People, Infrastructure, Application), Kendali atas TI
dilakukan melalui setiap proses·proses utama yang
terkait. Proses-proses utama ini dijadikao sasaran
utama kendali atas TI, dan disebut dengan high level
Proses
ml
kemudian
control
objective.
dikelompokkan menjadi 4 domain yaitu Planning and
Organization (PO), Acquisition and Implementation
(AI), Delivery and Support (DS) dan Monitoring and
Evaluation (ME).
Dari ke empal domain terse but, dan dari beberapa
jeois high level control objective di setiap domain ,
beberapa diantaranya berpengaruh atau terkait dengan
pengelolaan infonnasi, misaInya :
Planning and Organization:
POI. Define a strategic IT Plan
P02. Define the information architecture
Acquisition and Implementation
AI 5 Procure IT resource
Al 6 Manage changes
AJ7 Install and accredit solution and changes
Delivery and Support
DSJ Define and manage service level
DS2 Manage third party services
Monitoring and Evaluation
JvfEI Monitor and evaluate IT performance
JvfE2 Monitor and evaluate internal control
172
Untuk
mengimplementasikarmya,
CobiT juga
menyediakan serangkaian alai bantu yang dapat
digunakan pada berbagai tahapan implementasi,
misalnya serangkaian fonn isian (entity short form,
entity long form , risk analysis, management
awareness), penentuan critical success factor, key
performance indicator dan key goal indicator uotuk
masing-masing control objective, serta tingkat
kematangan (maturity level) .
Kerangka kerja CobiT hanya menyediakan semacam
pedoman umum. Untuk mengimplementasikan
kerangka tersebut dalam membangun tata kelola data,
diperlukan langkah-Iangkah sebagai berikut:
Tabelil. Alat Bantu CobiT untuk Aktivi(as Tata Kelola Data
Aktivitas
Menganalisa resiko
keadaan yang ada
Menentuka ruang lingkup
tata kelola yang akan
diballgun
Memilih control objective
ya.'1g terkait
Melakukan penilaian atas
kondisi tata kelola yang
ada
Mendefmisikan ekspektasi
manajemen atas kondisi
yang diiIlginkan
Menentukan kescnjangan
Mendefmisikan strategi
untuk mengatasi
kesenjangan
Ala! Bantu CobiT
Management
Awareness
Risk Analysis
Management
Awareness
Risk Ana!ysis
CobiT Framework
Audit guidelines
Maturity Level
Model
KPI, KGI, CSF
Maturity level
model
Maturity level
model
IT CSF, KPI, KGI
Dalam kaitannya dengan tata kelola data, maka
implementasi kerangka kerjaCobiT di atas dapat
diterapkan dengan cara memilih high level control
objective (HLCO) yang spesifik terhadap data. Tetapi,
tidak semua HLCO ini langsung dapat diterapkan.
Kita dapat mempersempit ruang liogkup dengan
melakukan penilaian atau analisa atas lingkungan
target sistem yang akan diterapkan dan mengurangi
HLCO yang tidak rei evan. Selanjutnya, dari sekian
ban yak HLCO yang dianggap relevan, dapat
dilakukan prioritas dan rangking dengan menckankan
pada HLCO yang dinilai memiliki resiko paling
tinggi.
Peoentuan prioritas ini dapat dilakukan
dt!ogan menggunakan alat bantu seperti pada table 2
di atas (Management Awareness, Risk Analysis).
5.
STUDI KABUB
Manajer Material Support (MS) sebuah pcrusahaan
manufaktur hams menjawab pcrtanyaan konsumennya
atas barga sebuah komponen. Komponen ini adalah
komponen yang diproduksi oleh pcrusahaan tersebut
sebagai pc.
pertanyaan
segera kare
mendukung.
Alur perhitu
material per
dokumen Hi
mulanya dit
dilurunkan k
BOM dari 1
Engineering
beberapa per
manufaktur
disebut den
Material).
dijadikan das
Perhitungan
pembelian s
dengan men,
penelusuran ,
Kendala yan,
adanya integ
BOM dikelol
juga dengan (
Dari hasil pc
bahwa:
Tidak te
number
ditemui
yang me
Perubal1
karen a 1
Beberar
sistem s
selalu b
Dari deskrip~
semata-mata
aplikasi yang
perlu kesepa
manajemen y
Fakta-fakta
perlunya sel
mendukung
kelola ini p
prioritas seba
J. Data ha
berkepe
proses I
2. Data ha
tanggur
harus d !
juga hal
jawab n
3. Perlu sc
data yal
'stewar
tidakm
kebutu!
data tep.
Innya,
CobiT juga
at bantu yang dapat
ahapan implementasi,
ian (entity short form,
Inalysis, management
71 success factor, key
y goal indicator untuk
ective, serta tingkat
menyediakan semacam
mengimplementasikan
langun tata kelola data,
Dagai berikut:
I.ktivitas Tata Kelola Data
Alat Bantu CobiT
Management
Awareness
Risk Anal sis
Management
Awareness
Risk Anal sis
CobiT Framework
Audit guidelines
Maturity Level
Model
KPI, KGI, CSF
Maturity level
model
Maturity level
model
IT CSF, KPI, KGI
Ia kelola data, maka
,C;:obiT di atas dapat
Ilib high level control
( terhadap data. Tetapi,
~ng dapat diterapkan.
uang lingkup dengan
lalisa atas lingkungan
tpkan dan mengurangi
~Ianjutnya, dari sekian
ggap relevan, dapat
tg dengan menckankan
lemiliki resiko paling
ini dapat dilakukan
tu seperti pada table 2
~, Risk Analysis).
S) sebuah perusahaan
~yaan konsumennya
Komponen ini adalah
leh perusahaan tersebut
Temyata,
sebagai pelengkap dari produknya.
pertanyaan tersebut tidak dapat dijawab dengan
seger a karen a sulitnya mengumpulkan data untuk
mendukung jawaban tersebut.
Alur perhitungan komponen dimulai dari identiftkasi
material penyusun komponen yang ditentukan dari
dokumen Bill of Material (BOM). Dokumen BOM
mulanya dibuat oleh bagian desain yang kemudian
diturunkan ke bag ian manufaktur. Dalam prosesnya,
BOM dari bagian desain (disebut dengan E-BOM,
Engineering bill of material) biasanya mengalami
beberapa penyesuaian ketika akan diproses di bagian
manufaktur sehingga dihasilkan BOM baru yang
disebut dengan M-BOM (Manufacturing Bill of
Material). Spesifikasi BOM inilah yang kemudian
dijadikan dasar perhihmgan harga komponen.
Perhitungan dilakukan dengao cara menelusuri data
pembelian setiap komponen pada BOM tersebut
dengan meneotukan I estimasi factor eskalasi dan
penelusuran atas nilai PO terakhir.
Kendala yang dihadapi dalam kasus ini adalah tidak
adanya integrasi sistem dan data. E-BOM dan M­
BOM dikelola dalam sistem yang terpisah, demikian
juga dengan data-data pembelian komponen.
Dari hasil penelusuran data, kemudian didapat faleta
bahwa:
Tidak terdapat standarisasi dalam penulisan part
number untuk setiap komponen, sehingga
ditemui beberapa part number yang berbeda
yang mengacu pada part I komponen yang sarna.
Perubahan data sering tidak dapat ditelusuri
karena ketidakonsistenan cara penulisan.
Beberapa data tidak segera disimpan dalam
sistem sehingga data yang ada pada sistem tidak
selalu berupa data terbaru.
Dari deskripsi di atas, jelaslah bahwa masalah tidak
semata-mata terletak pada tidak adaoya sistem
aplikasi yang mendukung kebutuhan tersebut, tetapi
perlu kesepakatan dan kedisplinan karyawan dan
manajemen yang terlibat.
Fakta-fakta tersebut menggiring pada kebutuhan
perlunya sebuah tatakelola data sehingga dapat
mendukung kebuhlhan dan memperbaiki data.Tata
kelola ini perlu dibangun dengan mengacu pada
prioritas sebagai berikut :
I. Data harus dapat mendukung semua pihak yang
berkepentingan, dari hulu ke hilir, mulai dari
proses perancangan, hingga layanan puma jual
2. Data harus dapat diakses dan dikelola sesuai
tanggung jawab masing-masing. Artinya, selain
harus diberikao kesepakatan atas format data,
juga harns ditenhlkan peranan dan tanggung
jawab masing-masing pihak atas data tersebut.
3. Perlu sosialisasi atas pentingnya pemeliharaan
data yang benar, dengan menimbulkan sikap
•stewardship' pada data, sehingga setiap orang
tidak me man dang data hanya sekedar memenuhi
kebutuhan unit bisnisnya saja, tetapi juga bahwa
data tersebut kelak akan dibutuhkan oleh unit lain.
Dalam kasus ini, kebijakan yang ditempuh adalah
mengintegrasikan sistem yang sudah ada dengan
membangun semacam sistem antara. Sistem ini dapat
dibangun jika tata kelola atas data sudah ditetapkan
dan disepakati oleh semua pihak.
Setelah dipelajari ruang lingkup setiap HLCO
kerangka kerja CobiT di atas, temyata hanya
ditemukan satu HLCO yang benar-benar relevan
dengan kasus tata kelola data ini yaihl P02 Define the
Information Architecture.
Dari kerangka kerja CobiT diperoleh skerna penelusuran
tata kelola untuk control objective seperti pada gam bar I.
Dampak HLCO ini adalah
informasi dan aplikasi.
pada
sumber
daya
HLCO P02 dapat diturunkan menjadi 4 control
objective(CO) sebagai berikut :
P02.1. Enterprise Information Architecture
Model, mewakili standar model arsitektur infonnasi
yang sesuai dengan rencana TI perusahaan.
P02.2. Enterprise Data Dictionary and Data
Syntax Rules. Menstandarkan definisi data pada
perusahaan
P02.3. Data Classification Scheme,menetapkan
klasifikasi skema yang berlaku di seluruh
perusahaan, termasuk kepemilikan data, definisi,
tingkat keamanan dan proteksi, rentensi dan
destruksi, kritikal dan sensitive.
P02.4. Integrity Management, mendefinisikan
dan menerapkan prosedur untuk menjamin
integritas dan konsistensi data yang disimpan
dalam bentuk form elektronik.
Sasaran proses tata kelola yang ingin dicapai, menurut
kerangka kerja cobit adalah :
Menetapkan data model enterprises
Mengurangi redundansi data
Mendukung manajemen informasi yang efektif
Control over the IT process of Define tbe information architecture ~
by focusing on the establishment of an enterprise data model that incorporates a data classification scheme to ensure integrity and consistency of all data ~
is achieved by • Assuring the accuracy of the infonnation architecture and data model • Assigning data ownership • Classifying infonnation using an agreed classification scheme ~
and is measured by • Percent of redundant/duplicate data elements • Percent of applications not complying with the information architecture • Frequency of data validation activities
Gambar I .Skema Tata Kelola Data
173
Kondisi Tata Kelola Saat Ini: Dari uraian kasus di atas dapat disimpulan bahwa kondisi tata kelola untuk data sarna sckali belum disiapkan. Meskipun kenyataannya perusahaan sudah memiliki rencana TI dan arsitektur informasi secara umum tetapi dalam penerapannya belum benar-benar terintegrasi hingga ke tingkat aplikasi. Kondisi ini sesuai dengan tingkat kematangan 2 menurut maturity model CobiT. Ekspektasi Manajemen. Ekspektasi manajemen yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : I. Para pengguna data memahami pentingnya data
dan kaitannya dengan arsitektur informasi
perusahaan.
2. Ada kejelasan ten tang tangungjawab atas
pengelolaan data.
3. Perusahaan memiliki kebijakan ten tang
arsitektur informasi, standar administrasi data,
dan mekanisme pelaporan penggunaan
arsitektur informasi.
4., Setiap perubahan atas model data
didokumentasikan secara resmi dan dapat
ditelusuri hingga ke data sebelurnnya.
Dari ekspektasi tersebut, maka dapat model maturity
yang ingin dicapai pada saat ini adalah tingkat 3.
Dengan demikian, dapat diketabui kesenjangan­
kesenjangan
yang
ada
dan
strategi
untuk
mengatasinya.
Berdasarkan anal isis pada kondisi lapangan kemudian
diusulkan beberapa rancangan kebijakan tata kelola
pada data dan informasi seperti pada contoh berikut :
Tabel3. Contoh kebijakan tata kelola data
I
Standarisasi Data
Semua data yang digunakan dalam aplikasi
dan laporan tertulis harus mengikuti standar
format penulisan yang ada serta dituhskan
berdasarkan sistem kodifikasi yang sarna.
....
...
2
Peru bah an Data
Sernua perubaban data harus dapat
ditelusuri hingga ke data sebelurnnya.
Perubahan data hanya dapat dieksekusi jika
ada persetujuan pernilik data aslinya.
....
6.
I. 2. 3. 4. KESIMPULAN
Dalam lingkungan perusahaan yang kompleks,
seringkali data dan informasi tersebar, tidak
terintegrasi sehingga kurang memberikan respon
yang tepat saat diperlukan.
Untuk mengelola data dengan baik, salah
satunya adalah dengan mempromosikan inisiatif
tata kelola data yang harus disadari dan
dijalankan oleh setiap karyawan yang
bersentuhan dengan data.
Framework Cob iT 4 dapat digunakan sebagai
pedoman untuk mernbangun program tata
kelola. Melalui framework ini dapat ditentukan
focus perhatian pad a pengelolaan aspek telientu.
Dari hasil anal isis didapat bahwa salah satu
HLeO yang sangat erat kaitannya dengan
kondisi perusahaan yang dijadikan studi kasus,
adalah P02.
Hasil analisis memberikan output berupa
kondisi yang ingin dicapai serta langkah­
langkah praktis untuk mencapai kondisi telientu .
Langkah-langkah ini kemudain dapat
diformalisasi menjadi sebuah kebijakan internal
perusahaan.
Jogja Cyber
services base
Information
prerequisite !
e-readioess.
public sen'ic
of citizeo or
Province imJ
public of YoI
Kala Kuoci
iHfjtfflj mffl!M
[1] [2] [3] [4] CobiT 4, IT Governance Institute, 2005
htlp:llwww.bitpipe.com/tlistiData-Governance.html
htlp:llwww.datagovernance.com/aboul.html
Brunson, Duffle, Data Quality and Data
Governance: The Basics, Publised: February 15,
2005 http://www.b-eye-network.com
1.
PEr
Transformasi
yang citizer
masyarakat t
tahun 2003 yl
pengembanga
Seman gat m
diukur deng i
nasional ma,
yang mengat
dan komun
Pemerintab P
merumuskan
kepemerintah;
yang lebih b
mencanangka:
merupakan •
government ,
Daerah Istim'
propinsi DIY;
...
Dengan adanya usulan kebijakan tata kelola data
tersebut
rnaka
diharapkan
perusabaan
dapat
menerapkannya secara bertabap hingga akbirnya tata
kelola tersebut dapat melindungi data sebagai asset
penting organisasi dan memberikan pedoman yang
jelas akan aturan dan peranan setiap karyawan pada
pengelolaan data dan infonnasi.
174
Kebijakan Jog
perlunya tra
menuju konse
berorientasi
memanfaatkar
komunikasi.
maka pener
komunikasi pe
Province. Tel
berperan seb