BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Umum
advertisement
9 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Umum 2.1.1 Definisi dan Model Komunikasi Manusia telah berkomunikasi selama puluhan ribu tahun. Sebagian besar waktu manusia juga digunakan untuk berkomunikasi. Meskipun demikian, ketika manusia dilahirkan ia tidak dengan sendirinya dibekali dengan kemampuan untuk berkomunikasi efektif. Komunikasi dianggap efektif paling tidak harus menghasilkan lima hal, yaitu pengertian, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang semakin baik, dan lingkungan. (Daryanto, 2011: 138) Dari hasil kutipan di atas, kita dapat mengetahui bahwa komunikasi merupakan suatu kegiatan yang sudah tidak bisa dihilangkan dari kehidupan manusia. Komunikasi telah menjadi suatu kebutuhan bagi manusia untuk bisa saling berinteraksi satu sama lain sehingga mempermudah adanya pemahaman untuk bisa mengetahui penyampaian pesan dari masing-masing pihak. Secara etimologis, komunikasi berasal dari bahasa Latin,yaitu cum, kata depan yang artinya dengan atau bersama dengan,dan kata units,kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda communio,yang dalam bahasa inggris disebut dengan communion,yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan, karena untuk melakukan communion diperlukan usaha dan 9 10 kerja. Kata communion dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar-menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan. (Nurjaman dan Umam, 2012: 35) Menurut Daryanto (2011: 47) komunikasi merupakan sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang kepada orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi. Menurut Sereno dan Mortensen di dalam Mulyana (2008), mengataan bahwa model komunikasi merupakan deskripsi yang ideal mengenai apa yang dibutuhkan untuk terjadinya komunikasi. Model komunikasi merepresentasikan secara abstrak cirri-ciri penting dan menghilangkan rincian komunikasi yang tidak perlu. Oleh karena itu penting untuk memilih unsur-unsur tertentu yang kita masukkan dalam model, suatu model mengimplikasikan penilaian atas relevansi, dan ini pada gilirannya mengimplikasikan teori mengenai fenomena yang diteorikan. 11 Berdasarkan Daryanto (2011: 147-148) terdapat lima unsur Komunikasi, antara lain : 1. Sumber / komunikator Siapa dia? Seberapa luas atau dalam pengetahuannya tentang informasi yang disampaikannya? 2. Isi pesan Isi pesan (apa yang disampaikan). Panjang Pendeknya, kelengkapannya perlu disesuaikan dengan tujuan komunikasi, media penyampaian dan penerimanya. 3. Media atau saluran Media yang digunakan. Apakah hanya berbicara? Apakah percakapan dilakukan secara tatap muka atau melalui telepon, menggunakan lembar lipat, buklet, VCD, atau peraga). 4. Penerima atau Komunikan Penerima (yang diberi informasi). Bagaimana karakternya? Apa kepentingannya? (langsung atau tidak langsung). 2.1.2 Teori Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan (Mulyana, 2010: 31). 12 Dengan didirikannya divisi Corporate Marketing Communication Binus University ingin menyampaikan pesan kepada Binusian yang merupakan bagian dari organisasi Binus itu sendiri melalui media internal BULETiN. Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Sistem komunikasi organisasi menyangkut pertunjukan dan penafsiran pesan di antara lusinan atau bahkan ratusan individu pada saat yang sama yang memiliki jenis-jenis hubungan berlainan yang menghubungkan mereka; yang pikiran, keputusan, dan perilakunya diatur oleh kebijakan-kebijakan, regulasi, dan aturan-aturan yang mempunyai gaya berlainan dalam berkomunikasi, mengelola, dan memimpin; yang dimotivasi oleh kemungkinan-kemungkinan yang berbeda yang berada pada tahap perkembangan berlainan dalam berbagai kelompok yang mempunyai tingkat kepuasan berbeda dan tingkat kecukupan informasi yang berbeda pula. Interaksi di antara semua factor tersebut, dan mungkin lebih banyak lagi, kita sebut sistem komunikasi organisasi (Mulyana, 2010: 32). Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada 13 organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual (Griffin, 2010: 56). Dengan adanya sistem yang dijalankan dan telah disusun oleh suatu lembaga organisasi, maka segala keputusan dan pesan yang disampaikan dapat tersalurkan melalui adanya pengelolaan sistem yang terstruktur oleh pemimpin organisasi. Dengan begitu sistem komunikasi organisasi dapat dijalankan sehingga proses penyampaian pesan dapat disalurkan dengan baik melalui suatu media. 2.1.3 Definisi Public relations Seiring berkembangnya era globalisasi sekarang, bidang Public relations telah menjadi salah satu peran yang kuat di dalam perolehan dan penyebaran informasi. Pada saat perusahaan mengalami krisis,peran Public relations merupakan peran penting dalam menghubungkan masyarakat dan organisasi. Setelah mengaji kurang lebih 472 lebih definisi Humas, Harlow dalam bukunya berjudul: A Model for Public relations Education for Professional Practises yang diterbitkan oleh International Public relations Association (IPRA) 1978, menyatakan bahwa definisi dari Public relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan,pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini public;mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai 14 system peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. (Ruslan, 2012: 16). Public relations sesungguhnya sebagai alat manajemen modern secara structural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi. Artinya PR/Humas bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau orgnaisasi tersebut alias bersifat melekat pada manajemen perusahaan. Hal tersebut menjadikan Humas/PR dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah timbal balik antara organisasi/lembaga yang diwakilinya dengan publiknya. Peranan ini turut menentukan sukes atau tidaknya misi,visi dan tujuan bersama dari organisasi lembaga tersebut. (Ruslan, 2012: 24) Menurut Byron Christian di dalam Umam dan Nurjaman (2012: 105), Public Relations adalah usaha sadar untuk memengaruhi orang, terutama melalui komunikasi, guna berpikir baik terhadap suatu organisasi, menghargainya, mendukungnya, dan ikut simpati bersamanya jika mendapat tantangan kesukaran. Public Relations mempunyai pengaruh kuat di dalam suatu organisasi karena seorang PR mempunyai power untuk dapat memengaruhi pemahaman orang akan sesuatu melalui interaksi atau kegiatan komunikasi. Dengan begitu, seorang PR pun dapat menjadi penentu sukses atau tidaknya sebuah perusahaan di dalam menjalankan tujuannya. 15 2.1.4 Fungsi dan Tugas Public Relations Dilihat dari fungsi manajemen, Rex F (dalam Darmastuti 2012: 2728) memberikan pengertian tentang Public relations sebagai fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah,saling pengertian,penerimaan,dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya. Pada tataran ini,ada beberapa tugas yang dilakukan oleh seorang Public relations, yaitu: 1. Seorang Public relations akan melibatkan manajemen problem atau masalah. 2. Membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespons pendapat umum 3. Mendefinisi dan menakankan tanggung jawab menajemen dalam melayani kepentingan masyarakat. 4. Membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif 5. Berfungsi sebagai system peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan dan menggunakan riset komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya. serta 16 Menurut Maria di dalam Umam dan Nurjaman (2012: 115), Public Relations mempunyai fungsi sebagai berikut: 1) Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling pengertian, dan citra yang baik dari public atau masyarakat pada umumnya. 2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini public yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3) Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan public, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif, dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas yang bisa dicapai secara optimal. 4) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini public sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Dapat disimpulkan bahwa Public Relations lebih berorientasi pada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. 17 2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1 Strategi Public relations Menurut Adnanputra dalam Ruslan (2012:134), Presiden Institut Bisnis dan Manajemen Jayakarta,batasan pengertian tentang strategi Public relations adalah: “Alternatif optimal yang dipilih untuk ditempuh guna mencapai tujuan public relations dalam kerangka suatu rencana public relations (public relations plan).” Tahap-tahap kegiatan strategi public relations menurut Ruslan (2012: 135) adalah sebagai berikut: 1. Komponen Sasaran Umumnya adalah para stakeholder dan publik yang mempunyai kepentingan yang sama. Sasaran umum tersebut secara structural dan formal yang dipersempit melalui upaya segmentasi yang dilandasi “seberapa jauh sasaran itu menyandang opini bersama (common opinion), potensi polemic, dan pengaruhnya organisasi,lembaga,nama bagi perusahaan masa dan produk depan yang menjadi perhatian sasaran khusus”. Maksud sasaran khusus di sini adalah yang disebut public sasaran (target public). 2. Komponen sarana Pada strategi Public relations berfungsi untuk mengarahkan ketiga kemungkinan tersebut kearah posisi atau dimensi yang menguntungkan. Hal tersebut dilaksanakan 18 melalui pola dasar “The 3-C’s option” (Conversation, Change, dan crystallization) dari stakeholder yang disegmentasikan menjadi public sasaran yaitu sebagai berikut, Komponen Strategi Public relations Mengukuhkan (Conversation) Terhadap opini yang aktif-Pro (Proponen) Mengubah (Change) Terhadap opini yang aktif- Contra (Oponen) Mengkristalisasi (crystallization) Terhadap opini yang pasif (Uncommited) Tabel 2.1 Tabel Komponen Sarana Sumber: Binus Media Group 2.2.2 Public Relations dan Media Dalam era informasi sekarang ini, atau yang disebut Rogers dengan era komunikasi interaktif (interactive communication), media massa mempunyai peranan yang sangat besar dalam kehidupan. Transfer pengetahuan (transfer of knowledge), transfer informasi ,bahkan komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan media massa. (Darmastuti, 2012:21) Public Relations adalah mediator antara wartawan dengan narasumber yang ada di perusahaan atau organisasi tempat Public relations itu berada. Public relations-lah yang beperan sebagai penghubung antara wartawan dengan ‘orang-orang’ yang memiliki 19 kredibilitas dalam bidangnya di perusahaan atau organisasi tempat Public relations itu berada. (Darmastuti, 2012:17) Menurut pandangan Darmastuti (2012:23), media massa mempunyai peranan untuk melaukan tugas pengawasan, untuk mendidik, untuk menghibur, dan untuk mempengaruhi. Penjelasan dari peranan media massa di atas adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Pengawasan Media massa berfungsi untuk mengawasi kegiatan yang ada di masyarakat supaya sesuai dengan standard dan aturan yang berlaku di masyarakat itu. 2. Fungsi Mendidik Media massa berfungsi untuk melakukan proses pendidikan melalui pesan-pesan yang disampaikannya. Pesan yang disampaikan oleh media massa berisi pesan-pesan yang sifatnya mendidik. Pesan-pesan yang disampaikan oleh media massa ini merupakan sarana pembelajaran bagi masyarakat. 3. Fungsi Menghibur Pesan yang disampaikan melalui media massa dalam kemasan hiburan memiliki peranan yang sangat besar untuk menghibur masyarakat serta ‘menjaga’ kondisi psikis serta emosi yang berkembang di masyarakat kita. Peranan yang terakhir ini menunjukkan kemampuan media massa yang sangat besar untuk mempengaruhi masyarakat. 20 2.2.3 Publik Internal Perusahaan Publik Internal suatu perusahaan merupakan sekumpulan khalayak yang mempunyai peran dalam suatu kegiatan organisasi atau instansi itu sendiri. Di dalam menyalurkan komunikasi untuk kalangan internal, terkadang tidak semudah di kalangan eksternal. Pegawai di dalam suatu perusahaan merupakan aset penting bagi perusahaan itu sendiri sehingga terdapat hubungan internal (employee relations) di dalam kegiatan Public relations. Dari hubungan tersebut, maka jabatan PR merupakan salah satu aset penting bagi pembangunan perusahaan yang dapat menentukan keberhasilan kegiatan kehumasan. Karyawan mempunyai peran yang penting di dalam membangun reputasi perusahaan di masyarakat, mengingat jabatan atau tugas karyawan yang bertindak sebagai duta perusahaan di masyarakat. Karyawan yang dimaksud yaitu manager, eksekutif, dan karyawan pelaksana kegiatan yang ada di dalam suatu organisasi. Hal ini bertujuan agar public internal (karyawan) dapat meningkatkan kinerja serta loyalitasnya terhadap perusahaan tersebut (Adrianto, 2011 : 66). 21 2.2.4 Media Internal Media internal adalah publikasi menggunakan media yang secara khusus dibuat oleh organisasi untuk kalangan lingkungan dalam (internal). Media ini biasanya memiliki format sebagai majalah, tabloid, dan lainnya. Bentuk yang digunakan untuk media internal tergantung dari besar-kecilnya organisasi dan anggaran yang tersedia. Manfaat media internal 1) Sebagai media penyebarluasan informasi tentang operasional perusahaan, mensosialisasikan kebijakan perusahaan dan mengangkat isyu umum masalah-masalah perusahaan. 2) Saat dimanfaatkan dengan baik, media internal mampu mendekatkan karyawan dan perusahaan. Pengukuran keberhasilan media internal adalah saat karyawan merasa menjadi bagian dari organisasi melalui media internal. 3) Dapat membantu saling pengertian antar karyawan. 4) Menanamkan budaya organisasi, mempertahankan dan mensosialisasikan perubahan. Menurut Frank Jenkins ada lima bentuk media internal: 1. Buletin - biasanya digunakan sebagai komunikasi reguler antara karyawan dan atasannya. 2. Nawala - berisi pokok-pokok berita untuk pembaca yang sibuk. Formatnya biasanya memiliki 2-8 halaman, berukuran A4, dengan tulisan-tulisan ringkas tanpa gambar. 22 3. Majalah - berisi karangan khas, tulisan artikel, gambar atau foto, dan biasanya terbit secara berkala. Formatnya biasanya berukuran A4. 4. Tabloid atau koran tabloid - mirip surat kabar umum dengan pokok-pokok penting, artikel pendek, dan ilustrasi. 5. Majalah dinding - media komunikasi yang ada di titik-titik tertentu lokasi suatu organisasi. Formatnya biasanya berisi poster-poster kecil. Aspek-aspek penyusunan media internal: 1. Informasi: menambah pengetahuan (baru) bagi pembacanya, seperti berita tentang perkawinan, kelahiran, kesejahteraan karyawan, pertemuan, dan lain sebagainya. 2. Pendidikan: memperkenalkan pada pembacanya tentang cara baru melakukan kegiatan atau cara-cara mengatasi masalah. 3. Rekreasi: Informasi yang dikandung memiliki ganjaran psikologis, seperti anekdot, sentilan, cerita bersambung. 2.2.5 Publikasi Dalam buku yang berjudul “Media Relations” Darmastuti (2012: 32-34) menyebutkan bahwa fungsi publisitas tidak bisa lepas dari fungsi komunikasi massa. Fungsi dari komunikasi massa itu adalah : 23 a) Untuk menghibur Media massa membuat program-program yang sifatnya menghibur masyarakat. Peranan menghibur ini didasari oleh tujuan menarik perhatian audiens. b) Untuk meyakinkan Persuasi ini dapat disampaikan ke dalam bermacammacam bentuk, yaitu mengukuhkan atau memperkuat serta mengubah sikap dan kepercayaan serta nilai seseorang, menggerakkan seseorang untuk melakukan sesuatu, memperkenalkan etika atau menawarkan system nilai tertentu. c) Untuk menguhkuhkan Untuk mengubah perilaku seseorang atau kelompok tertentu merupakan suatu tindakan yang berat dan susah. Maka dari itu media massa dengan segala kekuatan dan sumber dayanya mampu mengukuhkan atau membuat kepercayaan, sikap, nilai, dan opini dalam kehidupan masyarakat. d) Untuk Mengubah Melalui media pendapat seseorang atau kelompok tertentu dapat berubah serta dapat menghasilkan perubahan yang kita anggap sepele. 24 e) Untuk Menggerakkan Fungsi media dari sudut pandang pengiklan adalah menggerakkan konsumen untuk mengambil tindakan. Tindakan untuk membeli produk tertentu atau menggunakan merek-merek tertentu. 1. Menawarkan etika dan system nilai tertentu Media dapat merangsang masyarakat untuk mengubah situasi seperti menyajikan etik kolektif kepada pemirsa atau pembaca. 2. Menginformasikan Sebagian besar informasi yang didapatkan masyarakat bukan hanya berasal dari sekolah, tempat kerja, atau keluarga, tetapi justru kita peroleh dari media massa. Kita dapat belajar mengenai politik, seni, budaya, ekonomi, film, dan masih banyak lagi. Disinilah media massa memiliki peran yang sangat besar, yaitu dalam menginformasikan sesuatu. 25 2.3 Kerangka 2.3.1 Kerangka Teori Corporate Marketing Communication Umum Khusus 1.Komunikasi 5. Strategi Public relations 2. Komunikasi Organisasi 6. Public Relations dan Media 3. Public Relations 7. Publik Internal 4. Fungsi dan Tugas Public Relations 8. Publikasi Saluran Komunikasi Gambar 2.1 26 2.3.2 Kerangka Pemikiran CMC → Public Relations → Media → Publikasi → Saluran Komunikasi Internal Universitas Bina Nusantara mempunyai suatu divisi khusus yang disebut dengan divisi Corporate Marketing Communication dimana divisi ini merupakan divisi internal Binus dalam hal kegiatan kehumasan. Divisi CMC ini mempunyai kegiatan untuk mengkomunikasikan informasi-informasi yang terjadi di dalam Universitas Bina Nusantara kepada publik internal saja, yaitu Binusian. Dengan adanya kerjasama dari divisi CMC dengan Public relations ini, muncullah strategi dalam mengkomunikasikan informasi internal melalui sebuah media cetak, salah satunya yaitu media BULETiN. Media BULETiN dipublikasikan kepada seluruh Binusian agar dibaca sehingga Binusian dapat mengetahui informasi yang sedang terjadi di dalam lingkungan Universitasnya sendiri. Dari kegiatan ini, diharapkan media BULETiN dapat menjalankan perannya sebagai saluran komunikasi internal. Seperti yang dikatakan Bungin di dalam buku Darmastuti (2012:79) di dalam teori peranan media massa bahwa media massa adalah institusi yang berperan sebagai agent of change, yaitu sebagai institusi pelopor perubahan. Ini adalah paradigm utama media massa. Dalam menjalankan paradigmanya, media massa berperan: a. Sebagai institusi pencerahan masyarakat, yaitu peranannya sebagai media edukasi. Media massa menjadi media yang setiap saat mendidik masyarakat supaya cerdas, berpikiran terbuka, dan menjadi masyarakat yang maju. 27 b. Selain itu, media massa juga menjadi media informasi, yaitu media yang setiap saat menyampaikan informasi kepada masyarakat. Harapannya, informasi yang disampaikan oleh media massa kepada masyarakat adalah informasi yang terbuka, jujur, dan benar. Melalui informasi yang disampaikan oleh media massa, masyarakat akan menjadi masyarakat yang kaya dan terbuka dengan informasi. Sebaliknya, masyarakat akan menjadi masyarakat yang dapat menyampaikan informasi dengan jujur kepada media massa. Selain itu, informasi yang banyak dimiliki oleh masyarakat menjadikan masyarakat sebagai masyarakat dunia yang dapat berpartisipasi dengan berbagai kemampuannya. c. Media massa sebagai media hiburan. Sebagai agent of change, media massa juga menjadi institusi budaya, yaitu institusi yang setiap saat menjadi corong kebudayaan, katalisator perkembangan budaya. Sebagai agent of change, media massa juga mendorong agar perkembangan budaya bermanfaat bagi manusia bermoral. 28 2.4 State of The Art Menurut jurnal Susyanti (2012), Fungsi Corporate Communications Department dalam menjalin komunikasi internal, adalah: 1) Sebagai jembatan antara direksi dengan karyawan dan antara sesama karyawan. Bagian ini selalu berusaha untuk memperlancar arus komunikasi antara pimpinan dengan karyawan atau sesama karyawan agar tidak terjadi kesalahpahaman terhadap kebijakan yang tetal ditetapkan. Dalam hal ini, kegiatan yang biasa dilakukan dalam memperlancar arus komunikasi antara pimpinan dan karyawan berupa: kunjungan manajemen ke cabangcabang lainnya, pertemuan-pertemuan berkala antara direksi dan karyawan pada awal tahun yang biasanya dilakukan pada pertengahan Januari, dan kunjungan karyawan. 2) Sebagai pembentuk image positif perusahaan agar tercipta opini internal yang baik dari karyawan terhadap perusahaan, sehingga dengan adanya image yang posiif tersebut maka akan dapat menumbuhkan kepercayaan dan rasa memiliki atau loyalitas dari karyawan terhadap perusahaan. Oleh karena itu Corcomm selalu berusaha untuk memberikan perhatian dengan membuat kartu ucapan selamat kepada mereka yangs sedang berulang tahun maupun mengadakan pernikahan dan memberikan karangan bunga bagi mereka yang sedang berduka. Selain itu juga diadakan rekreasi karyawan yang biasanya dilakukan pada saat liburan sekolah, sehingga karyawan PT. Trakindo Utama dapat mengajak anggota keluarga mereka. 3) Sebagai pembina hubungan dalam tubuh perusahaan dengan melakukan berbagai macam kegiatan pada perusahaan, seperti halnya 29 kegiatan HUT Trakindo, HUT RI, Halal bil Halal, rekreasi karyawan, kegiatan olahraga bersama. 3) Sebagai pembina hubungan dalam tubuh perusahaan dengan melakukan berbagai macam kegiatan pada perusahaan, seperti halnya kegiatan HUT Trakindo, HUT RI, Halal bil Halal, rekreasi karyawan, kegiatan olahraga bersama, dan lain sebagainya. Dari kutipan jurnal di atas, dapat terlihat pentingnya komunikasi internal yang dibangun di dalam suatu organisasi. Seperti halnya dengan Binus University yang mendirikan divisi CMC khusus untuk menangani perihal komunikasi antara Binus University dengan Binusian. Dengan adanya komunikasi internal ini serta adanya feedback dari para Binusian, image positif juga dapat terbentuk di mata para Binusian. Seperti yang dikutip pada Woodruffe (1995) dalam jurnal inggris Abdullah dan Antony (2012), Earlier studies indicated that communication is an essential element in the practice of internal communication within an organization. Woodruffe defines internal communication as treating employees with an immense value through the practices of programs to attain organizational objectives. Internal communication should not hinder the understanding of the overall organizational functions but establish clear communication linkages and internal relations to strengthen the organization. Definisi ini menjelaskan bahwa komunikasi merupakan elemen penting di dalam mempraktekkan komunikasi internal di dalam organisasi. Seperti yang dikutip Woddruffe (1995) mengatakan bahwa komunikasi internal memperlakukan karyawan-karyawan melalui program praktek yang memiliki nilai yang sangat besar untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi internal tidak seharusnya menghalangi pemahaman mengenai 30 fungsi organisasi secara meyeluruh, tetapi membangun hubungan komunikasi yang jelas dan hubungan internal untuk memperkuat organisasi. Binus Media Group mempunyai tujuan untuk dapat menjadi pemimpin media yang terintegrasi serta dapat memberikan nilai dari informasi yang diberikan sehingga para Binusian mempunyai rasa kepercayaan dan loyality yang tinggi. Maka dari itu media BULETiN terus dicetak dan disebarkan kepada seluruh Binusian karena media BULETiN ini memiliki value yang dapat bermanfaat bagi Binusian ataupun bagi Binus University itu sendiri. Michael dalam jurnal Abdullah dan Antony (2012) pun berpendapat bahwa, Top management seldom revealed its plans to employees because they did not have to know necessarily but in a today’s changing business environment, an employee communication function needs to be compelling, thus, organizations can take a look at communicating with employees. Several structures and policies need to be followed to ensure the effectiveness of internal communication such as employers ensuring that employees receive copies of strategies, plans, missions, and goals to be reached. Besides that, Howard (2000) states that, employers need to make face-to-face communications with the internal publics to maintain their effective internal communication. It is in fact that the backbone of their internal communications programs. Moreover, it could help managers to develop a positive working relationship with their employees, as it offers for an enhanced two-way communication. Di masa lalu, manajer jarang mengungkapkan rencananya kepada karyawan karena mereka tidak perlu tahu tetapi dalam lingkungan bisnis yang berubah saat ini, fungsi komunikasi karyawan harus menarik sehingga organisasi dapat berkomunikasi dengan karyawan. Beberapa struktur dan kebijakan perlu diikuti untuk memastikan efektivitas komunikasi internal seperti manager memastikan bahwa karyawan menerima salinan strategi, rencana, misi, dan tujuan yang akan dicapai. Selain itu juga, pengusaha perlu 31 membuat komunikasi tatap muka dengan publik internal untuk menjaga komunikasi internal yang efektif bagi mereka. Hal ini sebenarnya merupakan tulang punggung program komunikasi internal mereka. Selain itu, bisa membantu manajer untuk mengembangkan hubungan kerja yang positif dengan karyawan mereka, karena memberikan komunikasi dua arah untuk ditingkatkan. Pada jurnal Parwaningrum,dkk (2012) mengutip bahwa komunikasi internal sendiri adalah komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi dan faktor yang sangat vital dalam penyampaian suatu pesan. Komunikasi internal meliputi suatu kejelasan sumbersumber komunikasi, suatu informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan, dan komunikasi dari atasan kepada bawahan, serta dari bawahan kepada atasan dan juga sesama karyawan. Penyampaian informasi dari seorang atasan dapat diberikan kepada koleganya ataupun kepada bawahannya. Adapun kelengkapan informasi yang dibutuhkan karyawan, adalah sebagai berikut: Tugas-tugas penting, media informasi, kesadaran dan pengakuan perusahaan terhadap karyawannya. Komunikasi internal yang baik menciptakan suatu iklim yang menyenangkan, dan berdampak pada turnover rate, kenyamanan dengan berakibat kinerja tinggi. Komunikasi internal yang rendah disebabkan adanya hubungan atasan dan bawahan tidak harmonis, sering cekcok atau bersitegang akibat adanya suatu kesalah pahaman. There are specific challenges in communicating corporate responsibility – including scepticism towards company messages and potentially hostile reactions from the media, campaign groups and others. Communication to opinion leader audiences (such as legislators, business press, investors and non-governmental organisations), and in particular the opportunities and limitations of the social report. It then goes on to address communication of corporate responsibility to the general public and the need 32 to trigger wider consumer engagement. It covers the communication opportunity presented by companies’ own employees and the internal communication challenges surrounding corporate responsibility. Effective communication of corporate responsibility depends on a clear strategy which evaluates both the opportunities and the risks to the brand, and which tailors messages to different stakeholder groups. It also identifies internal communication as a potentially powerful channel for enhancing a company’s reputation for responsibility among its key stakeholders. Pada jurnal Dawkins (2004), mengatakan bahwa ada beberapa tantangan di dalam mengkomunikasikan tanggung jawab perusahaan, termasuk keraguan pada pesan yang disampaikan oleh perusahaan dan potensi terhadap reaksi yang negative dari media, kelompok kampanye, dan lain-lain. Komunikasi kepada pendapat pemimpin (seperti anggota legislatif, pers bisnis, investor dan organisasi non-pemerintah) dan keterbatasan atas laporan sosial dilanjutkan untuk mengatasi komunikasi atas tanggung jawab perusahaan kepada masyarakat umum dan kebutuhan untuk memicu keterlibatan konsumen yang lebih luas. Ini juga meliputi kesempatan komunikasi yang diberikan oleh karyawan perusahaan itu sendiri dan tantangan dalam komunikasi internal mengenai tanggung jawab perusahaan. Komunikasi yang efektif terhadap tanggung jawab perusahaan tergantung pada strategi yang jelas yang mengevaluasi peluang maupun resiko terhadap merek, dan pesan yang khusus dirancang untuk kelompok yang mempunyai pengaruh penting. Mengidentifikasikan komunikasi internal sebagai saluran yang mempunyai potensi kuat untuk meningkatkan reputasi perusahaan sebagai tanggung jawab kepada para stakeholder. Perlunya komunikasi yang efektif dalam perusahaan juga mampu menjadi evaluasi terhadap resiko merk karena pesan yang disampaikan di dalam kegiatan komunikasi juga dapat menjadi faktor penting bagi image suatu organisasi. Maka dari itu media BULETiN memberikan informasi yang 33 berkualitas yang telah dikumpulkan selama 2 bulan dan dicetak untuk dibaca oleh Binusian. Dapat kita simpulkan bahwa Binus University ingin menjalankan strategi komunikasi internal kepada seluruh Binusian agar reputasi positif yang diraih oleh Binus Univerity dapat dilihat dan dibaca oleh para Binusian.
