aplikasi surat online - Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi

BUKU MANUAL
APLIKASI SURAT ONLINE
(SURAT ELEKTRONIK)
PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK (PDE)
PEMERINTAH KABUPATEN SRAGEN
2008
Kata Pengantar
Aplikasi Surat Online adalah sebuah aplikasi sederhana untuk
keperluan surat-menyurat elektronik antar user yang terdaftar sebagai
anggota (member). Aplikasi ini dikembangkan dalam rangka menindaklanjuti
adanya kebijakan tentang pengurangan pemakaian kertas dalam hal suratmenyurat (paperless).
Dalam Aplikasi ini setiap user yang terdaftar dapat mengirim surat
bukan hanya ke seorang user saja, namun dapat juga mengirim ke seluruh
user (public) dan juga dapat mengirim ke grup tertentu ataupun gabungan
dari user dan grup.
Setelah login, user akan dihadapkan dengan menu utama yang
dapat dia pilih untuk menuju halaman yang akan dia tuju, diantaranya : Menu
Kirim Surat, Daftar User, Inbox, Outbox dan Logout.
Mungkin dalam aplikasi ini masih banyak terdapat kesalahankesalahan (bug) yang mungkin saja dapat mengganggu kinerja sistem
aplikasi ini, untuk itu mohon kritik, saran dan bantuannya untuk lebih mensolid-kan aplikasi ini. Sebelum dan sesudahnya kami selaku developer
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan mohon maaf juga
atas kekurangan aplikasi ini.
Sragen, 2008
PDE
1
Untuk membuka Aplikasi Surat Online ini dianjurkan menggunakan
browser Internet Explorer untuk lebih maksimalnya kinerja system.
Untuk memulai Aplikasi ini, langkah pertama buka Internet Explorer,
kemudian pada Address Bar ketik alamat http://surat.sragenkab.go.id untuk
membuka aplikasi Surat Online.
Gambar 1. Tampilan awal Aplikasi Surat Online
Setelah terbuka, user akan dihadapkan pada form login untuk
memasukkan username dan passwordnya seperti pada gambar diatas.
Setelah masuk, pada halaman muka user akan dapat melihat berbagai
pilihan menu untuk memulai pekerjaan surat menyurat secara elektrik. Menu
yang ada adalah sebagai berikut :
A. Home
B. Daftar User
C. Kirim Surat
D. Surat Masuk
E. Surat Keluar
F. Logout
Baiklah kita akan membahasnya satu persatu menu tersebut.
2
A. Home
Home adalah halaman muka saja, tidak ada pekerjaan yang
dapat dilakukan disini, karena hanya merupakan informasi saja.
B. Kirim Surat
Halaman Kirim Surat adalah halaman untuk mengirim surat.
Kita dapat memulai pekerjaan kita dengan memilih menu ini. Dalam
halaman Kirim Surat ini untuk pertama kali, user akan dihadapkan
pada pemilihan kemana atau kepada siapa saja surat tersebut akan
dikirim. Untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini :
Gambar 2. Tampilan halaman Kirim Surat
User dapat memilih kepada siapa saja surat akan dikirimkan.
Disitu terdapat pilihan surat tersebut akan dikirimkan secara Public
(semua user yang ada) ataupun pengguna tertentu saja (kepada
Group, Unit Kerja atau User tertentu saja).
Untuk pilihan kirim surat secara public tentu sudah begitu
jelas, jadi tidaklah perlu dijelaskan lebih detail lagi. Dalam hal ini
biasanya untuk pilihan jenis surat seperti pengumuman.
3
Sedangkan untuk surat yang ditujukan kepada pengguna
tertentu saja, pengguna dapat memilih dengan cara memberi tanda
check
pada pilihan yang ada diantara Group / Kelompok
Pengguna tertentu (seperti misalnya : Grup Camat se Kab. Sragen
dll), Group Unit Kerja tertentu (dalam hal ini surat akan diterima oleh
semua user yang mempunyai Unit Kerja seperti yang tercantum pada
halaman tersebut diatas, dan juga bila surat tersebut hanya akan
dikirimkan ke satu atau beberapa pengguna tertentu saja, serta dapat
juga dikirimkan secara gabungan antara Group, Unit Kerja dan
Pengguna tertentu.
Setelah pengguna memilih siapa saja surat tersebut akan
dikirimkan kemudian klik tombol next
Tombol Next
Gambar 3. Tampilan Tombol Next
maka akan membuka halaman selanjutnya yaitu form pengisian
Nomor Surat, Perihal, Bentuk Surat, Sifat Surat dan File Surat yang
akan dikirimkan, seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4. Tampilan Pengisian Form Data Kirim Surat
4
Sebagai catatan, semua form pengirian wajib diisi terutama
form “Perihal”. Juga untuk file surat akan difilter hanya file-file surat
saja yang dapat diupload (hanya file yang ber-ekstention *.doc,
*.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.pdf, *.txt, dan *.rtf saja).
Setelah semua form tersebut diisi semua, kemuadian tekan
tombol Kirim untuk mengirim surat (upload file surat). Jika berhasil
maka akan tampil tampilan seperti dibawah ini :
Gambar 5. Tampilan Kirim Surat yang berhasil
Untuk mengecek apakah surat tersebut telah berhasil atau
tidak, dapat dilihat dihalaman “Surat Keluar”.
C. Daftar User
Halaman Daftar User untuk menampilkan semua user yang
ada, baik yang online maupun tidak. Dalam halaman ini terdapat form
pencarian nama user atau pencarian unit kerja pengguna. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
5
Gambar 6. Tampilan Halaman Daftar User
Disini pengguna langsung mengirim surat kepada seorang
pengguna dengan menge-klik nama pengguna yang ada dihalaman
ini, dan kemudian dapat melanjutkan pengisian form kirim surat
seperti yang telah dijelaskan pada menu Kirim Surat diatas. Sedang
untuk menampilkan detail pengguna, dapat menge-klik avatar
(gambar) dari setiap user yang ada. Sebagai keterangan status online
atau tidak dapat dilihat dari gambar status setiap user, bila gambar
status berwarna berarti user tersebut saat ini sedang online, begitu
jaga sebaliknya jika tidak berwarna (hitam putih) berarti user tersebut
sedang offline.
D. Surat Masuk
Menu selanjutnya adalah menu Surat Masuk. Menu ini untuk
masuk ke halaman Surat Masuk (Inbox). Seperti halnya e-mail biasa,
halaman ini juga untuk menampilkan semua surat yang telah masuk
6
atau surat yang ditujukan kepada user yang login tersebut. Untuk
lebih jelasnya lihat gambar berikut :
Gambar 7. Tampilan Halaman Surat Masuk
Untuk membuka isi surat yang ada, dapat menge-klik link
perihal untuk setiap surat yang masuk yang berwarna biru. Detail
pengirim dapat dilihat dengan menge-klik link pengirim. Kita juga bisa
langsung
dapat
bergambar pensil
membalasnya
dengan
menge-klik
link
yang
, dan kemudian dapat melanjutkan pengisian
form kirim surat seperti yang telah dijelaskan pada menu Kirim Surat
diatas. surat-surat yang masuk juga dapat dihapus sesuai kebutuhan
dengan menge-klik link yang bergambar tanda silang
.
E. Surat Keluar
Menu selanjutnya adalah menu Surat Keluar. Menu ini untuk
masuk ke halaman Surat Keluar (Outbox). Seperti halnya e-mail
biasa, halaman ini juga untuk menampilkan semua surat yang telah
dikirimkan atau surat yang ditujukan kepada user lain. Untuk lebih
jelasnya lihat gambar berikut :
7
Gambar 7. Tampilan Halaman Surat Masuk
Untuk membuka isi surat, dapat menge-klik link perihal untuk
setiap surat yang masuk yang berwarna biru. Detail user yang dikirim
dapat dilihat dengan menge-klik link Kepada. Surat-surat yang juga
dapat dihapus sesuai kebutuhan dengan menge-klik link yang
bergambar tanda silang
.
F. Logout
Untuk mengakhiri aplikasi ini dianjurkan untuk keluar dulu
dengan menekan tombol “Logout”, setelah keluar maka akan tampil
halaman awal (form login) seperti pada waktu pertama kali membuka
aplikasi, baru kemudian dapat menutup window Internet Explorer.
Demikian
kiranya
penjelasan
yang
dapat
kami
sampaikan.
Sebelumnya kami ucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila aplikasi ini
masih banyak kesalahan, untuk itu kami sangat berharap kritik dan masukan
demi lebih solidnya aplikasi ini. Terima kasih.
8