Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai
advertisement
5 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Teoritis 2.1.1. Beban Kerja Menurut Simamora (1995) dikutip dari Kurnia (2010), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun kwalifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya dikatakan pula bahwa beban kerja yang diberikan kepada pegawai organisasi maupun insitusi sebagai suatu kegiatan, yang mempunyai peran penting untuk menetapkan kebutuhan akan pegawai yang diperlukan dalam kelancaran suatu penyelesaian pekerjaan dimana penghitungan beban kerja tersebut memerlukan suatu metode atau teknik tertentu agar sesuai dengan keinginan dari organisasi atau institusi tersebut. Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. Mangkuprawira (2003) menyampaikan bahwa beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar pegawaibekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya jika pegawai bekerja di bawah standar maka beban kerja yang ditanggung akan berlebih. Sementara jika pegawai bekerja di atas standar maka itu berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibandingkan kapasitas kerja pegawai itu sendiri. Menurut Heizer dan Render (1996) dikutip dari Kurnia (2010), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa 6 lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja. Menurut Moekijat (1995), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan pegawaiyang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : 1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran / waktu baku / dasar). 2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran / non-cyclical time). 3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time). 4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Menurut Moeljadi (1992) dikutip dari Kurnia (2010), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Analisis 7 beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja, dimana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya. 2.1.2. Kebutuhan Pegawai dan Perhitungannya Menurut Simamorang (1995) dikutip dari Kurnia (2010), Peramalan kebutuhan sumber daya manusia meliputi dua periode waktu yang berbeda pertama yaitu peramalan jangka pendek dan yang kedua adalah peramalan jangka panjang. Dua periode ini berbeda dalam hubungannya dengan teknik yang dipergunakan, implikasinya terhadap organisasi dan orang-orang yang bertanggungjawab untuk peramalan. Beberapa organisasi mencoba untuk mengidentifikasi berapa banyak pegawai pada setiap jenis pekerjaan yang diperlukan guna memenuhi rencana strategik mereka untuk beberapa tahun ke depan. Moekijat (2008) mengatakan, jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Dikatakan lebih lanjut, waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Masingmasing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi dengan jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang, sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Selain itu penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan menambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu atau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukan besarnya kelonggaran yang dapat diterima akibat ketidakhadiran 8 pegawai karena alasan sakit, meninggal dan alasan-alasan lainnya. Metode perhitungan yang dapat digunakan lainnya adalah melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), tertanggal 23 Juli 2004. Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dalam modul pedoman perhitungan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan, maka alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang telah tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu hasil kerja, objek kerja, perlatan kerja, tugas per tugas jabatan. Berikut ini uraian lebih lanjut mengenai pendekatanpendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja : a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifiisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. 9 b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, bagian Humas pada objek penelitian yang bertugas untuk melayani pengaduan pelanggan, maka objek kerja jabatan pegawai bagian Humas adalah adalah pelanggan. Banyaknya volume pekerjaan pegawai bagian Humas tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pelanggan. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada perlatan kerjanya. Sebagai contoh, bagian Administrasi dan Keuangan pada objek penelitian, dimana beban kerjanya bergantung pada operasional komputer dimana ia dapat mengetahui jumlah rekening yang harus dibayarkan maupun mencari dan membuat data lainnya seperti data keuangan perhari, perbulan, maupun pertahunnya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan pengadiminitrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah, uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata. 2.1.3 Work Sampling Menurut Sritomo (1989), Sampling kerja atau sering disebut sebagai work sampling, Ratio Delay Study atau Random Observation Method adalah 10 salah satu teknik untuk mengadakan sejumlah besar pengamatan terhadap aktivitas kerja dari mesin, proses atau pekerja/operator. Pengukuran kerja dengan cara ini juga diklasifikasikan sebagai pengukuran kerja secara langsung. Karena pelaksanaan kegiatan pengukuran harus dilakukan secara langsung ditempat kerja yang diteliti. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Lalu menyambung pernyataan tersebut, Barnes menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, yaitu : 1. Aktivity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak diguanakn untuk bekerja. 3. Work Measuremenet untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan. Tahapan-tahapan yag harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan denga work sampling di antaranya adalah : 1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti. 2. Apabila personil berjumlah banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati. 3. Membuat formulir daftar kegiatan. 4. Melatih pelaksanaan peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksanaan sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati 11 untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati lima hingga delapan personil yang sedang bekerja. 5. Pengamatan dilakukan dengan intreval dua sampai 15 menit tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari. Sementara itu menurut Modul work sampling Universitas Islam Indonesia menyatakan ada dua faktor yang mempengaruhi banyaknya pengamatan yang harus dilaksanakan dalam kegiatan sampling kerja, yaitu: 1. Tingkat kepercayaan (Confidence Level). 2. Tingkat ketelitian (Degree of Accuracy). Sritomo (1989) pada modul tersebut, menyatakan bahwa melalui asumsi bahwa asumsi bahwa terjadinya keadaan operator atau sebuah fasilitas yang akan menganggur (idle) atau produktif mengikuti pola distribusi normal, maka jumlah pengamatan yang seharusnya dilaksanakan dapat dicari didasarkan formulasi sebagai berikut: N= K 2 (1 − p ) .............................................................. (1) S2 × p Keterangan: P = Prosentase kejadian yang diamati (persentase produktif) dalam angka desimal. K = Konstanta yang besarnya tergantung tingkat kepercayaan yang diambil. S = Tingkat ketelitian yang dikehendaki dalam angka desimal. 2.2. Penelitian Terdahulu Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian yang dilakukan adalah penelitian berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan yang dilakukan oleh Novera (2010). Hasil penelitan ini yang pertama adalah tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir 12 mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum atau responsi, dan ujian serta pengarsipan. Hasil menunjukan untuk pengamatan bahwa pegawai terhadap bagian penggunaan administrasi waktu akademik kerja dan kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan pegawai untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan pegawaiterhadap jumlah aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan. Penelitian kedua adalah Lituhayu (2008) dengan judul penelitian Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, yang menghasilkan bahwa terdapat permasalahan yaitu jumlah pegawaiyang masih belum mencukupi untuk menangani pekerjaan yang ada terutama untuk divisi operation, sales, dan HR. Lalu gaji dan intensif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik serta beban kerja pegawai yang belum sesuai terutama pada ketiga divisi tersebut. Selain diketahui permasalahan yanga ada, hasil dari penelitian ini lainnya adalah analisis persepsi beban kerja, diketahui perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. Divisi support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi di antara divisi lainnya. Hasil perhitungan jumlah total pegawai yang dinilai efisien untuk Head Office PT. Lerindo Indonesia adalah sebanyak 38 orang, dengan divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi operation sebesar sepuluh orang, divisi sales sepuluh orang, dan divisi support lima orang. Kinerja pegawai secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis persepsi pegawai sebagai responden, meliputi : cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan standar 13 dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi. Berikutnya adalah penelitian dari Setyawan (2008) yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), dimana diketahui bahwa berdasarkan analisis persepsi pegawaidapat diketahui mengenai persepsi pegawai dan kondisi pekerjaan yang sudah baik. Permasalahan yang terjadi di seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam pegawai dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel. Penilaian beban kerja I, II, dan III yang dilakukan, menghasilkan beban kerja riil seksi MDF sebesar 2.125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117 persen dari waktu efektif pegawai selama satu tahun. Hal tersebut mengidentifikasi terjadinya over capacity beban kerja pada krayawan. Beban kerja yang berlebih menyebabkan pegawai mengalami keletihan fisik dan psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah pegawai untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah pegawai yang efektif dan efisien berdasarkan perhitungan adalah berjumlah sembilan orang. Penelitian terakhir yang digunakan sebagai acuan adalah penelitian dari Robot (2009) dengan judul tesisnya adalah Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Penelitian ini menghasilkan bahwa sesuai sift dinas, diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh sift yaitu 2.518 menit dan sample total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan sift malam sebesar 37,3 persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen, kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya sebesar 33,94 persen. 14 Hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang dilakukan, menghasilkan bahwa kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang dihitung bersadarkan pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan pasien, terdapat kekurangan perawat sebanyak empat orang. Selain itu, diketahui pula faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr R. D. Kandou Manado, yang pertama adalah persentase tingkat hunian tempat tidur, jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.
