6. bab v perencanaan kebutuha1s7 sumber daya

BAB V
PERENCANAAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA
Ada lima tahap dalam proses menentukan sumber daya manusia, yaitu 1)
mempertimbangkan strategi korporasi, 2) menganalisis faktor-faktor yang relevan,
3) melakukan peramalan kebutuhan dan persediaan sumber daya manusia, 4)
menentukan kebijakan atas tujuan sumber daya manusia, serta melakukan
penyesuaian antara tujuan dan perencanaan sumber daya manusia.
Secara singkat lima tahapan ini akan dijelaskan secara skematis seperti
pada Gambar 10. Ada dua analisis dalam hal ini, yakni satu sisi menganalisis
kebutuhan sumber daya manusia (human resource demand) dan sisi lain
menganalisis persediaan sumber daya manusia (human resource supply).
Analisis kebutuhan sumber daya manusia dilakukan dengan mengevaluasi
kondisi lembaga yang akan datang, bagaimana rencana produksi / operasinya,
rencana fmansialnya, rencana teknologinya, dan lain-lain. Di sisi inilai dilakukan
langkah pertama, yakni memperhatikan strategi korporasi. Selanjutnya, kondisi
lembaga yang telah teridentifikasi tadi perlu diterjemahkan menjadi kebutuhan
sumber daya manusia dengan selalu memperhatikan faktor-faktor yang
berpengaruh, seperti tingkat absen, labor turn over dan lain-lain yang akan
dijelaskan pada langkah kedua. Selanjutnya dilakukan peramalan sumber daya
manusia, sebagaimana dijelaskan pada langkah ke tiga.
Analisis
persediaan
sumber
daya
manusia
dilakukan
dengan
memperhatikan dua sumber utama persediaan, yakni internal dan eksternal
lembaga. Persediaan internal adalah persediaan sumber daya manusia yang
secara aktual telah berada dalam sistem lembaga, sehingga sumber internal inilah
yang pertama kali harus diperhatikan dan dikelola sebelum melihat sumber
eksternal. Bila kondisi memaksa bahwa sumber internal tak bisa mencukupi
karena pertimbangan kuantitas dan atau kualitas, maka sumber eksternal
memegang peranan penting. Aktivitas ini tercakup dalam langkah pertama dan
kedua akan menghasilkan analisis persediaan sumber daya manusia. Lebih lanjut,
analisis persediaan sumber daya manusia ini dapat dijabarkan ke dlam dua hal,
yakni pengelolaan aliran sumber daya manusia (human resource flow) dan
pengembangan sumber daya manusia (human resource development) yang akan
dijelaskan pada bab-bab berikutnya secara terpisah. Langkah ke tiga yakni
Universitas Gadjah Mada
melakukan peramalan persediaan sumber daya manusia dilakukan berdasarkan
kondisi aktual persediaan yang ada. Akhimya penentuan jumlah sumber daya
manusia ini diakhiri dengan mekanisme penyesuaian (adjustment) antara
peramalan kebutuhan (demandforecasting) dan peramalan persediaan (supply
forecasting).
Gambar 10. Skema tahapan perencanan sumber daya manusia
Universitas Gadjah Mada
A. Mempertimbangkan strategi korporasi
Menentukan sumber daya manusia baik secara kuantitatif maupun
kualitatif dimulai dengan penelaahan atas kebutuhan sumber daya manusia
(analisa kebutuhan). Berapa kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan ?
Sejauh mana pengetahuan dan ketrampilan dipentmgkan ? Adakah kebutuhan
sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan baru ? Bila
ada. perlukan melakukan penarikan karyawan baru ataukah mempercayakan
kepada karyawan yang telah ada ?
Untuk itulah maka tahap pertama dalam menentukan sumber daya
manusia adalah memperhatikan strategi korporasi. Lebih lanjut, strategi ini harus
dijabarkan sampai pada strategi divisional dan fungsional. Kondisi lembaga perlu
dicermati, misalnya rencana pemasaran (pelayanan). finansial, operasional,
penerapan teknologi, dan lain-lain.
B. Menganalisis faktor-faktor yang relevan.
Beberapa faktor-faktor yang relevan perlu dikumpulkan, diorganisasi,
diukur dan dievaluasi. Beberapa perhitungan statistik seperti tingkat keluar
masuknya sumber daya manusia (labor turnover), tingkat stabilitas sumber daya
manusia (labor stability), dan tingkat absensi karyawan (labor absenteeism)
adalah sangat signifikan untuk diperhatikan dalam perencanaan sumber daya
manusia. Salah satu cara paling sederhana dalam melakukan perhitungan seperti
ini adalah berdasarkan basis data tahunan.
Labor turn over menggambarkan banyaknya sumber daya manusia yang
keluar dlam kurun waktu tertentu (biasanya satu tahun). Semakin tinggi labor turn
over maka penenruanjumlah sumber daya manusia pada saat perencanaan perlu
dipertimbangkan lebih dari perkiraan jumlah kebutuhan.
Labor Turnover = (B/A) X 100%
Keterangan :
A = menunj ukkan jumlah rata-rata tenaga kerja selama tahun tertentu
B = menyatakan jumlah tenaga kerja yang keluar selama tahun tertentu tersebut
Universitas Gadjah Mada
Labor stability adalah cara lain dalam mengekspresikan kondisi kestabilan
tenaga kerja. Bilai nilai labor stability tinggi berarti the wastage of employees dapat
dihindarkan. Secara sederhana dapat diformulasikan sebagai benkut:
Labor Stability = (B/A) X 100%
Keterangan :
A = menunj ukkan jumlah rata-rata tenaga kerja selama tahun tertentu
B = menyatakan jumlah tenaga kerja yang mempunyai masa kerja lebih dari satu
tahun dalam tahun tertentu tersebut
Labor absenteeism sangat berguna untuk melakukan pengukuran atas
derajat komitmen tenaga kerja. Seeara sederhana dapat dirumuskan sebagai
berikut:
Labor absenteeism = (B/A) X 100%
Keterangan:
A = menunj ukkan jumlah hari-orang (man-days) selama tahun tertentu
B = menyatakan jumlah than orang yang absen selama tahun tertentu tersebut
Semakin besar nilai absensi, maka pada saat menentukan jumlah sumber
daya manusia yang dibutuhkan, perlu dipertimbangkan untuk ditambah. Bila tidak,
boleh jadi banyaknya karyawan yang absen akan mengganggu produksi ./
operasi.
C. Peramalan sumber daya manusia
Peramalan sumber daya.manusia merupakan suatu proses yang
sistematis, dimulai dengan peramalan permintaan dan persediaan sumber daya
manusia (demand and supply forecast ing). Proses ini dapat dilakukan setelah
memperhatikan dan melakukan pengukuran labor wastage seperti labor turnover,
labor stability, and labor absenteeism. Tingkat pemindahan tenaga kerja dan
promosi perlu juga diasumsikan dalam tingkatan tertentu.
Peramalan permintaan sumber daya manusia adalah memperkirakan
kebutuhan sumber daya manusia untuk masa yang adakan datang baik dalam
jumlah maupun keahlian (kuantitas dan kualitas). Beberapa teknik dapat diginakan
Universitas Gadjah Mada
di sini antara lain managerial judgment, statistical methods, work sampling, and
modeling. Peramalan permintaan sumber daya manusia akan memberikan hasil
berupa jumlah tenaga kerja yang diperlukan pada kriteria tertentu. Misalnya
klasifikasi jabatan, tingkatan jenjang jabatan, departemen, divisi, dll. Tujuan utama
peramalan permintaan sumber daya manusia adalah untuk menghasilkan
deskripsi tenaga kerja yang diperlukan secara detail, dengan keterangan
selengkap mungkin kapan, di mana dan karakteristik apa yang diperlukan serta
perkiraan biaya yang harus ditanggung.
Peramalan persediaan akan memeriksa tenaga kerja yang potensial untuk
mesa yang akan datang dengan segala pertimbangan kendala-kendala yang
mungkin ada. Peramalan persediaan dapat dibedakan atas dua macam, yaitu
peramalan persediaan internal perusahaan / lembaga dan peramalan persediaan
eksternal. Internal artinya sumber persediaan sumber daya manusia adalah dari
internal perusahaan / lembaga. Adalah sangat penting bagi perusahaan /' lembaga
untuk menarik tenaga kerja yang aktif saat ini agar selalu menjadi kandidat yang
bermutu di masa yang akan datang sebingga bisa berkembang bersama
perusahaan / lembaga dalam jangka panjang. Secara tidak langsung hal ini akan
mampu meningkatkan motovasi tenaga kerja untuk selalu berprestasi dan
meningkatkan kinerja mereka. Bila sumber persediaan sumber daya manusia
tidak cukup tersedia di perusahaan / lembaga, maka ditempuh dengan peramalan
eksternal.
D. Tindakan penyesuaian
Dalam tahap ini, perusahaan / lembaga harus menetapkan tindakan nyta
untuk menyesuaikan antara perencanaan sumber daya manusia dan tujuan
sumber daya manusia. Program penarikan karyawan, pengembangan karyawan,
penempatan
dan
lain-lain
perlu
dipertimbangkan
untuk
mengantisipasi
kekurangan atau kelebihan tenag kerja.
Beberapa langkah untuk menyeimbangkan permintaan dan persediaan
(Rothwell, 1995) dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Bila kekurangan sumber daya manusia
(a) meningkatkan penyediaan sumber daya manusia eksternal:
- penarikan sumber daya manusia
- memperhatikan perbedaan umur, jenis kelamin, bangsa;
Universitas Gadjah Mada
keahlian, kualifikasi. pengalaman
- pengiklanan pada berbagai media berbeda
- seleksi dengan berbagai cara yang berbeda
- perbaikan kondisi kerja / jangka waktu kerja
- penawaran berbagai bantuan / tunjangan
- promosi yang bervariasi
- pelatihan staf
(b) mengurangi permintaan sumber daya manusia :
- merancang kembali pekerjaan
- menelaah kembali spesifikasi jabatan
- mendayagunakan staf secara bervariasi
- menggunakan lembur.
- sub kontrak
- relokasi pekerjaan
- otomasi peralatan
(c) perbaikan kondisi kerja (retention):
- perbaikan kondisi kerja
- gaya manajemen dan komunikasi
- promosi
- pelatihan
- pemberian bonus.
- perbaikan seleksi, penempatan
- pengawasan turnover
2. Bila kelebihan sumber daya manusia :
(a) peningkatan permintaan produk
- peningkatan pasar
(b) pengurangan persediaan sumber daya manusia
- program pensiunan dini
- bantuan perubahan karir dan alternatif lain
- voluntary redundancy
Universitas Gadjah Mada
- compulsory redundancy
(c) discourage retention
- short-term contrary
-flexible working
Universitas Gadjah Mada