BAB5 Sistem Man Basis Data
advertisement
75 SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA BAB 5 Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat : 1. 2. 3. 4. 5. S Menjelaskan pentingnya penerapan proses manajemen sumber daya data dan teknologi dalam suatu organisasi. Menjelaskan keuntungan penggunaan suatu manajemen basis data dalam mengelola sumber daya data suatu perusahaan. Memahami pengelolaan sistem basis data Memahami peranan sistem basis data dalam sistem informasi manajemen istem basis data merupakan salah satu elemen penyusun yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan sistem informasi manajemen. Semakin lengkap, akurat dan mudah dalam menampilkan kembali data yang termuat dalam sistem basis data maka akan semakin meningkatkan kualitas sistem informasi manajemen tersebut. Basis data (database) memiliki peran yang sangat Informasi dapat diperoleh dengan cepat disimpan dalam basis data. mesin ATM penting dalam perusahaan. berkat data yang mendasarinya telah Sebagai contoh, mekanisme pengambilan uang pada sesungguhnya didasarkan pada pengambilan keputusan yang didasarkan pada basis data. Pertama, sistem akan memvalidasi keabsahan pemilik kartu dengan memeriksa password yang diberikan oleh orang tersebut. Dalam hal ini, password yang diketikkan akan dicocokkan dengan password pada basis data. Jika sama, langkah berikutnya akan dilaksanakan, yaitu memeriksa saldo uang yang tercatat di basis data terhadap jumlah uang yang diambil. Jika memenuhi syarat, uang akan dikeluarkan oleh mesin. 1. Konsep Basis Data Dan Sistem Basis Data Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu. 76 Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa basis data (database ) mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu : a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented. b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya. c. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya. d. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah. e. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda. Dari beberapa kriteria tersebut, nampak adanya perbedaan secara nyata antara file yang berbasis data dan file konvensional yang lebih bersifat program oriented, yaitu hanya dapat digunakan oleh satu program aplikasi, hanya berhubungan dengan suatu persoalan tertentu untuk sistem yang direncanakan , perkembangan data hanya mungkin terjadi hanya pada volume data saja, kerangkapan data tidak terkontrol. Pemanfaatan basis data : a. Sebagai salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi b. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat waktu dan relevan. c. Mengurangi duplikasi data (data redundancy) d. Hubungan data dapat ditingkatkan e. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah f. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan Selanjutnya sistim basis data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama. Personal-personal yang merancang dan mengelola basis data serta sistim komputer untuk mendukungnya. Dengan demikian sistem basis data mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data sebagai inti dari sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola basis data , perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam sistem tersebut. Terdapat beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu hal-hal berhubungan 77 dengan masalah kerangkapan data (data redudancy), inkonsistensi data (data inconsistency), data terisolasi, keamanan data dan integritas data. a. Data Redudancy, yaitu penyimpanan item data yang sama lebih dari satu lokasi fisik. Umumnya suatu data tertentu hanya disimpan pada satu file tetapi dapat dihubungkan dengan data pada file yang lain. Kerangkapan data perlu dihindari dalam penyusunan file database media karena akan mengakibatkan pemborosan penyimpan dan memungkinkan penggunaan terjadinya ketidak konsistenan data. b. Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada area yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidak konsistenan ini mungkin terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan data (data entry), yaitu proses meng-upate data, tetapi akibatnya muncul data yang tidak konsisten. c. Data Terisolasi, hal ini disebabkan oleh pemakian beberapa file basis data. Program aplikasi mengakses file tertentu dalam yang sistem digunakan tidak dapat basis data tersebut. Data terisolasi ini harus dihindari karena akan mengakibatkan data atau informasi yang dihailkan kurang lrngkap atau kurang akurat. d. Security Problem, hal ini berhubungan dengan masalah keamanan data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengaksesnya. Pembatasan ini dikendalikan secara intern dalam program aplikasi yang digunakan. Teknik yang bisa digunakan adalah dengan pemakaian password, baik pada awal proses maupun password berlapis yang diberikan pada awal setiap proses. Sedangkan untuk melindungi data dari kerusakan biasanya dapat dibuat back up data. e. Integrity Problem, hal ini berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali pada semua bagian sistem sehingga sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh. 78 2. Model-model Data Ada beberapa model data dalam suatu sistem basis data. Model data merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara logis. Pemakai tidak perlu memperhatikan bagaimana media penyimpanan secara fisik. Penggolongan model-model data dapat dilihat pada gambar 5.1. Entity Relationship Model Object based Data model Semantic Model Binary model Relational model Model-model Data Record based Data model Hirarchycal model Network Model Unifying model Physycal based Data model Frame memory Gambar 5.1. Model-model data Beberapa model data tersebut adalah sebagai berikut : 2.1. Object based data model, merupakan himpunan data dalam prosedur atau relasi yang menjelaskan hubungan logis antar data dalam suatu basis data berdasarkan pada obyek datanya. Entity relationship model, merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa 79 real world terdiri dari obyek-obyek dasar yang mempunyai hubungan / relasi antara obyek-obyek tersebut. Contoh entity relationship model dapat dilihat pada gambar 5.2. Dari gambar tersebut nampak bahwa Bank A merupakan real world yang mempunyai obyek dasar Customer dan tabungan. Seorang customer mempunyai atribut Nama, Nomor tabungan, dan atrubut lainnya. Tabungan mempunyai atribut No tabungan, Saldo dan atribut-atribut lain yang diperlukan. CUSTOMER TABUNGAN Bank A No Tabungan Atribut lain Nama SALDO Alamat Atribut Lain No. Tabungan Gambar 5.2 Contoh entity Relationship Model Arti simbol-simbol yang digunakan pada gambar adalah : : Menunjukkan obyek dasar : Menunjukkan relasi : Menunjukkan atribut dari obyek dasar : Menunjukkan adanya relasi 80 Semantic Model, hampir mirip dengan relationship model dimana relasi antar obyek tidak dinyatakan dengan simbol melainkan dengan kata-kata. Contoh model ini dapat dilihat pada gambar 5.3. Bank A Melayani adalah nasabah Mempunyai adalah Customer Tabungan Saldo No tabungan Joko alamat No Tabungan Gambar 5.3 Contoh Semantic Model Arti simbol pada gambar : : menunjukkan adanya relasi : menunjukkan atribut 2.2. Record based data model a. Relational model, menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dengan memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut tertentu. Contoh relational model terlihat pada tabel 5.1. Dalam relational database, setiap data item pada baris dan kolom tertentu harus mempunyai nilai yang tak dapat dipecah lagi. Model data relational dalam bentuk tabel relatif lebih mudah dipahami daripada model-model data lainnya. 81 tabel. 5.1. Contoh Relational model Mata Kuliah Kode MK Nama MK SKS EMN 316 Kewirausahaan 3 EMN 317 Perpajakan 3 EMN 318 Manajemen Resiko 3 EMN 319 Skripsi 6 Dalam struktur basis data relasional ini hubungan logik antar unsur-unsur data ditunjukkan dengan mengorganisasikan data kedalam kolom dan baris. Pengorganisasian ini disebut dengan istilah normalisasi. Produk-produk basis data jenis ini untuk komputer mainframe antara lain adalah DB2 (IBM), Oracle (Oracle Corporation), INGRES (Relational Technology), sedangkan untuk komputer pribadi antara lain adalah dBase III atau dBAseIv (Ashton Tate) dan Paradox (Ansa Software Corporation). b. Hierarchycal Model, model ini menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (hierarchy). Elemen-elemen penyusunnya disebut sebagai node yang berupa rincian data, agregat data, atau record. Level paling tinggi dalam suatu hirarki harus hanya terdapat satu node, dan disebut sebagai root. Suatu node pada level yang lebih rendah hanya diijinkan mempunyai satu relasi dengan node pada tingkat yang lebih tinggi, yang disebut sebagai parent. Kebalikannya parent dapat mempunyai lebih dari satu child, yaitu node-node yang mempunayi level lebih rendah dan dihubungkan dengan parent. Contoh hubungan logik antar data yang ditunjukkan hierarchycal model dapat dilihat pada gambar 5.4. 82 Jurusan Manajemen 001 Joko MK 1 Wirausaha 003 Tini 002 Roni MK 2 perpajakan MK 1 Wirausaha MK 3 Manajemen MK 2 perpajakan MK 3 Manajemen Gambar 5.4 Contoh Hierarchycal Model c. Network Model, seperti halnya pada hirarki model, net work model dideskripsikan ke dalam struktur parent dan child, tetapi sebuah child dalam model ini dapat mempunyai lebih dari satu parent. Contoh model network dapat dilihat pada gambar 5.5 Parent Child 001 Joko 002 Roni 003 MK 1 Wirausaha MK 2 perpajakan MK 3 Manajemen MK 4 Skripsi Tini Gambar 5.5 Contoh Network Model 2.3. Physichal based data model, model ini digunakan untuk menjelaskan pada pemakai tentang bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan secara fisik. Model ini lebih berorientasi pada mesin. MK 4 Skripsi 83 3. Struktur Data Istilah data dalam sistem komputer dignakan untuk menidentifikasi seperangkat karakter tertentu. Dalam sistem ini data dirancang sedemikian rupa sehingga mewakili masukan yang penting serta memungkinkan untuk dilihat kembali dari tempat penyimpanannya untuk diproses atau untuk dihasilkan keluarannya. Struktur data yang utama terdiri dari empat unsur, yaitu field, record, file, data base. Konsep data dengan strukturnya ini dapat digambarkan dengan menggunakan bagan sebagai mana tampak dalam gambar 5.6. 3.1. Satu file umumnya terdiri dari beberapa unsur data atau field. Yang dimaksud dengan unsur data adalah sekelompok karakter yang menggambarkan satu atribut data tertentu. Misalnya nama mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang diambil dan sebagainya. Misalnya unsur data untuk nama mahasiswa adalah sekelompok karakter yang membentuk nama tersebut. Dijit biner yaitu 0 dan 1 Bit Sekelompok dijit biner Yang menunjukkan karakter Byte Unsur Data Sekelompok karater yang menjelaskan Atribut suatu entitas Record Sekelompok unsur data yang berkaitan Dan menjelaskan suatu entitas File Data base Data base Sekelompok record mengenai entitas Entitas yang sejenis Sekelompok file yang disimpan bersama Untuk digunakan oleh beberapa aplikasi Sistem basis data merupakan sekumpulan basis data, yang tersusun dari beberapa file Gambar 5.6. Unsur-unsur Dalam Data 3.2. Record adalah beberapa unsur data yang dikelompokkan secara logis, misalnya yang berkaitan dengan obyek data tertentu. Misalnya ketiga unsur data nama mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang diambil digabungkan, maka 84 terbentuklah satu record. Record ini biasanya merupakan sekumpulan unsur data yang menjelaskan suatu atribut dari entitas (entity) mahasiswa. Record dapat diorganisasikan dengan cara : a. Record dapat diidentifikasikan dengan menggunakan satu atau lebih petunjuk (key). Yang dimaksud dengan key adalah suatu unsur data di dalam record yang berfungsi mengidentifikasi record tersebut ke dalam file. Misalnya record tentang mahasiswa dapat diidentifikasi melalui nomor induk mahasiswa. b. Suatu record dapat berisi seluruh unsur data yang relevan atau dapat pula dibagi-bagi menjadi record induk (master record) dan trailer record. Record induk mungkin berisi nama mahasiswa, alamat, tanggal lahir, pekerjaan orang tua dan sebagainya. Sedangkan trailer record mungkin berisi daftar nilai mata kuliah yang sudah ditempuh, IPK, KRSS, daftar mata kuliah yang belum ditempuh dan sebagainya. 3.3. File adalah sekelompok record yang berkaitan . Seluruh catatan mengenai masing-masing mahasiswa dapat dikelompokkan menjadi satu file Daftar Nilai Akhir (DNA). Pengorganisasi record di dalam file mempunyai tujuan sebagai berikut : a. Melokalisasikan suatu record untuk diproses atau untuk output. b. Untuk memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian file antara lain adalah sebagai berikut : a. Kecepatan akses data b. Kesesuian dengan media penyimpanan c. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data d. Metode pemutakhiran data e. Kesesuaian dengan jenis aplikasi yang digunakan. f. Efisiensi penggunaan media penyimpanan Terdapat dua jenis alat penyimpanan file yaitu : a. Perangkat Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau SASD). Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik. Ciri-ciri dari perangkat ini adalah : a) proses pembacaan rekaman harus berurutan . b) tak ada pengalamatan 85 c) data disimpan dalam blok-blok. d) Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja. e) Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada : f) Kerapatan pita (char / inchi) g) Kecepatan pita (inci / detik) h) Lebar celah / Gap antar blok b. Perangkat akses langsung ( Direct Access Storage Device atau DASD), perangkat ini mempunai ciri : a) pembacaan rekaman tidak harus urut b) mempunyai alamat c) data dapat disimpan dalam karakter atau blok d) proses write dapat dilakukan beberpa kali. Contoh perangkat akses langsung ini misalnya hard disk dan floppy disk. Pada umumnya file diorganisasi dalam salah satu dari empat metode penyimpanan, yaitu susunan berurutan (sequensial), berurutan berindeks (indexed sequensial), acak (random), acak berindeks. a. Sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : a) Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci b) Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai dengan kuncinya. Metode ini cocok digunakan apabila pengolahan terhadap basis data yang bersifat periodik dan menyeluruh. b. Random, dalam model ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random). c. Indexed Sequential, metode ini merupakan gabungan antara metode sequential dan random. Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci. Masing-masing record diberi indeks, sehingga memerlukan penyimpanan tambahan yaitu file indeks. d. Indexed Random, dalam metode ini record-record disimpan secara acak dan masing-masing record disimpan secara acak, 3.4. Data base adalah sekelompok file yang disimpan bersama untuk digunakan oleh beberapa aplikasi . Sekelompok file ini biasanya merupakan file induk yang diintegrasikan ke dalam data base untuk mengurangi duplikasi data dan untuk dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi. Hal ini memungkinkan karena data 86 dalam data base terpisah dari program aplikasinya. Misalnya nama, NIM dan alamat mahasiswa cukup dibuat satu kali saja di dalam data base. Kemudian dari data umum ini dapat dihubungkan ke data lain misalnya pembayaran uang kuliah, daftar nilai, beasiswa dan sebagainya. Dengan menggunakan data base ini makas masing- masing bagian yang mengangani mahasiswa, msalnya bagian keuangan dan bagian akademik, tidak perlu memiliki file sendiri-sendiri, yang mengandung record nama, alamat, NIM. 3.5. Sistem Basis Data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personil yang merancang dan mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukungnya 4. Elemen-elemen Sistem Basis Data Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem. Elemen- elemen pokok penyusun sistem basis data adalah : a. Basis Data , elemen ini disebut juga sebagai koleksi data atau pustaka data adalah sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang mempunyai hubungan antar record, agregat data dan rinci data terhadap suatu obyek tertentu. b. Software, software yang digunakan dalam suatu basis data terdiri dari dua macam, yaitu Data Base Management System (DBMS) dan Data Base Applikation Software (DBAS). DBMS akan dibahas pada bagian terpisah sedangkan DBAS dalam buku ajar ini tidak dibahas. c. Hardware, hardware dalam suatu sistem basis data mempunyai komponen-komponen utama yang berupa CPU (Central Processing Unit) dan Unit penyimapanan (storage Unit). CPU mempunyai beberapa bagian penting, yaitu unit aritmatika dan logika ( Aritmatic And Logic Unit atau ALU), memori utama (main memory) dan unit pengendali (Control Unit). Storage Unit merupakan suatu peralatan fisik yang digunakan sebagai media penyimpanan data. Media penyimpanan yang umum digunakan adalah magnetig disk (hard disk dan floppy disk). Sedangkan media penyimpanan data cadangan (back up data) adalah magnetic tape. 87 d. Manusia (brainware), manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data. Tipe orang yang menggunakan sistem basis data adalah berbeda-beda dan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda pula. Seorang manajer memerlukan informasi-informasi tersaring untuk membuat keputusan. Dan personal Klarikal mempunyai tugas memasukkan data dari sumber dokumen ke dalam sistem. Pelanggan memerlukan informasi dan laporan. Dengan demikian suatu sistem basis data harus memberikan pemusatan perhatian pada pemakai. 4. Sistem Manajemen Basis Data Yang dimaksud dengan sistem manajemen basis data (database management systems / DBMS) adalah suatu perangkat lunak (program) yang mengorganisasikan, mengkatagorikan, menyimpan dan menampilkan kembali (retrieve) serta memelihara data di dalam basis data yang memungkinkan bagi beberapa pemakai untuk mengakses data yang disimpan dalam basis data tersebut secara bersama-sama dengan menggunakan beberapa aplikasi. Penyimpanan data, pengorganisasian data ke dalam record dan pengaksesan terhadap data tersebut dilakukan secara seragam. Dengan program ini maka para pemakai dapat membuat permintaan tampilan ringkas pada layar atau dicetak sesuai dengan format yang dikehendaki pemakainya. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan oleh DBMS adalah sebagai berikut : a. Menyortir record sesuai dengan urutan atau petunjuk (key) tertentu yang dikehendaki pemakainya, misalnya urut abjad atau yang memiliki kriteria tertentu, misalnya mengurutkan mahasiswa yang memiliki IP 3,00 atau lebih dari mulai yang tertinggi hingga 3,00. b. Untuk melihat record tertentu saja yang dikehendaki oleh pemakainya tanpa menampilkan isi file c. Untuk menghitung jumlah record yang memenuhi kriteria tertentu misalnya jumlah mahasiswa yang memiliki IP 3,00 atau lebih. d. Untuk melakukan perhitungan, misalnya menghitung IP Kumulatif mahasiswa yang sudah menyelesaikan perkuliahan. e. Untuk menggabungkan beberapa file menjadi informasi yang berguna bagi pemakainya. 88 Program ini dikembangkan dari konsep database sebagai sesuatu yang terpisah dari program aplikasi yang mengaksesnya. Jadi tujuan DBMS adalah untuk a. Memperoleh informasi yang bermanfaat dari data yang ada dalam database tersebut. b. Mempermudah penciptaan struktur data c. Meringankan pekerjaan pemrogram dalam menangani file yang rumit d. Mempermudah pemakai dan pemrogram dari pekerjaan memahami dimana dan bagaimana data sebenarnya disimpan. e. Memberikan pemahaman pada para pemakai bahwa data adalah sumber daya yang harus dikelola dengan baik. f. Meningkatkan efisiensi dan menghemat beaya serta meningkatkan produktifitas pemrogram aplikasi dan para pemakai. Dengan digunakannya DBMS untuk mengorganisasi, mengkatagorisasikan, menyimpan dan menampilkan kembali serta memelihara data di dalam database maka manajemen dapat memeperoleh kebaikan DBMS sebagai berikut : a. DBMS menimbulkan adanya independensi data, sebab jika data tidak independen maka setiap format record yang diubah akan mengakibatkan setiap program yang mengakses file tersebut harus pula diubah. b. DBMS mempermudah pengaksesan data. c. DBMS mengurangi dataganda (data redundancy) dengan cara menghilangkan unsur-unsur data yang sama. d. Ketergantungan pada data dan program dapat dikurangi dengan cara memisahkan aspek fisik dan lojik dari data. e. Biaya pengembangan dan pemeliharaan program dapat dikurangi secara material f. Keamanan dan kerahasiaan dapat dikendalikan. 4.1. Cara Kerja DBMS Cara kerja DBMS pada umumnya adalah sebagai berikut : a. Program aplikasi memulai prosesnya dengan memperoleh data dari data base dengan bantuan perintah DML (data manipulation language), yaitu perintah yang digunakan oleh DBMS untuk menjalankan fungsifungsinya. 89 b. Pada waktu pengatur dan pengendali aktifitas CPU dari komputer tersebut mejumpai perintah DML dalam eksekusi suatu program aplikasi, maka unit pengendali tersebut memindahkan pengendaliannya dari program ke DBMS. c. DBMS menguji bahwa unsur data yang diperlukan telah didefinisikan sebagai bagian dari database kemudian menentukan alamat dari lokasilokasinya di dalam media penyimpanan. d. DBMS kemudian menggantikan sistem operasi sehingga dapat memerintahkan untuk mengakses dan memanggil unsur data. e. Sistem operasi memindahkan unsur data yang dikehendaki ke daerah penyimpanan tertentu dalam DBMS yang disebut buffer dan kemudian memindahkan pengendalian kembali kepada DBMS f. DBMS memindahkan unsur data ke buffer tersebut yang digunakan oleh program aplikasi. Program tersebut kemudian mengambil kembali pengendalian dari DBMS dan selanjutnya memproses unsur data. 4.2. Unsur-Unsur DBMS Berikut ini adalah uraian mengenai unsur-unsur DBMS yang biasa dijumpai dalam beberapa produk yang dijual secara umum : a. Data dictionary, adalah sekumpulan informasi yang tersentralisasi mengenai seluruh unsur data dan sumber-sumber daya dalam database. Data dictionary ini berisi nama-nama dan penjelasan-penjelasan mengenai unsur data serta uraian mengenai bagaimana unsur-unsur data tersebut berkaitan satu dengan lainnya. Dengan menggunakan data dictionary ini maka suatu DBMS menyimpan data secara konsisten sehingga mengurangi data ganda. Program aplikasi tidak harus merinci karateristik data yang diperlukan dari database, hal ini memungkinkan bagi pemakai untuk mengubah karateristik dari unsur data dalam data dictionary tanpa harus mengubah seluruh program aplikasi yang menggunakan unsur data tersebut. Data dictionary ini sangat bermanfaat karena dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengumpulan data dan pengelolaan sumber daya data, sehingga dapat mepermudah pemakainya untuk : 90 a) berkomunikasi dengan para pemakai lainnya b) menentukan adanya pengaruh perubahan data dalam database. c) Merancang dan mengembangkan data base dengan cara memusatkan pengendalian terhadap unsur-unsur data. b. Bahasa-bahasa Data, dalam DBMS digunakan dua bahasa data yang berbeda, yaitu bahasan perincian data (data description language / DDL) dan bahasa manipulasi data (data manipulation language / DML). DDL digunakan untuk menempatkan unsur data ke dalam data dictionary dengan cara menjelaskan karakterisitik dari unsur data tersebut. Untuk menjamin keseragaman pengaksesan data dari database, maka DBMS menghendaki digunakannya program-program aplikasi dalam perintah- perintah yang standar, dimana perintah-perintah tersebut merupakan bagian dari bahasa khusus yang disebut DML yang digunakan pemroses untuk memanggil kembali (retrieve) dan memproses data dari database. DML biasanya terdiri dari serangkaian perintah seperti FIND, GET, SORT dan sebagainya yang ditempatkan dalam menginstruksikan DBMS suatu program aplikasi untuk untuk mengambil data yang diperlukan oleh program aplikasi tersebut pada suatu waktu tertentu. a) Monitor Pemrosesan Jarak Jauh, Monitor pemrosesan jarak jauh (teleprocessing monitor) adalah suatu paket piranti lunak untuk mengelola komunikasi antara data base dengan terminal-terminal jarak jauh. Monitor pemrosesan jarak jauh ini biasanya digunakan untuk menangani sistem pesanan penjualan yang menggunakan terminal-terminal komputer di tempat-tempat penjualan yang saling berjauhan letaknya. b) Sistem Pengembangan Aplikasi, adalah seperangkat program dan perintah-perintah yang dirancang untuk membantu pemrogram dalam mengembangkan program aplikasi secara on-line. c) Program Pengaman, program ini digunakan untuk melindungi data base dari akses yang tidak ada otoritasnya. d) Sistem pengarsipan, dengan sistem ini manajer data base memiliki sarana untuk memulai kembali data base dan atau memperbaiki data yang hilang apabila terjadi kegagalam operasional pengolahan data. 91 4.3. Administrasi Basis Data Sistem basis data yang sudah terpasang dalam suatu organisasi maka implementasi dari sistem tersebut, misalnya dalam hal pengontrolan sistem, perubahan format record, menambah serta menghapus record perlu dipusatkan di bawah kendali Administrasi Basis data (Data base administration / DBA). Oleh karena itu DBA harus memiliki kemampuan dan wewenang untuk menetapkan kebijakan, isi dan kontrol atas data serta harus mampu menggunakannya sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen sumber daya sehingga diperoleh manfaat maksimum dari basis data sebagaimana layaknya sumber daya. Penggunaan DBA harus dapat menjamin bahwa data yang tersedia dapat digunakan bersama oleh seluruh organisasi dan benar-benar dikembangkan untuk keperluan manajemen, sehingga personil DBA haruslah memiliki perspsktif tentang manajemen dan pengetahuan mendalam tentang organisasi. Tugas penting dari DBA antara lain adalah sebagai berikut : a. Memperkenalkan tekonologi baru, menerangkan keuntungan penggunaan sistem basis data dan meyakinkan anggota organisasi agar bersedia menerimanya. b. Membimbing perancangan awal basis data dan pengembangan lebih lanjut serta memperluas basis data jika diperlukan. c. Menetapkan dan dan menentukan standar basis data d. Menentukan isi basis data. e. Memantau pengendalian basis data, kebijakan pengamanan dan merancang prosedur yang mampu menjamin bahwa (a) pemutakhiran data dalam sistem basis data berlangsung secara terkendali dan tepat. (b) data tersedia bagi pengguna yang dapat dipercaya dan dapat digunakan hanya oleh yang berhak (c) data yang hilang dan atau rusak dapat diatasi dan diperoleh kembali. f. Melayani pengguna basis data melalui proses pendidikan dan pelatihan. Oleh karena demikian penting tugas dan tanggung jawab DBA , maka seorang DBA bertanggung langsung kepada manajer bidang informasi sehingga posisi DBA dapat disejajarkan dengan manajer sistem komputer. 92 4.4. Pengembangan Sistem Basis Data Proses pengembangan sistem basis data (The data base development proses) bukanlah suatu proses yang hanya sekedar menyusun file-file yang diperlukan untuk disimpan sebagai basis data, tetapi juga termasuk dalam hal mengatur bagaimana agar basis data tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemakai (user) utnuk memenuhi kebutuhan datanya . Jadi pengembangan sistem basis data meliputi pengembangan file basis data (data ware), perangkat lunak (soft ware), perangkat keras (hard ware) dan menyiapkan personal-personal (brain ware) yang akan terlibat dalam penggunaan sistim basis data agar dapat memanfaatkannya dengan baik dan benar. Tujuan Pengembangan Sistem Basis Data Tujuan pengembangan sistem basis data berhubungan erat dengan masalahmasalah yang timbul dalam file basis data, antara lain sebagai berikut : a. Fleksibelitas data ( data flexibility) Fleksibilitas data dimaksudkan untuk memberikan kemudahan dalam menampilkan kembali data-data yang dipilih dan diperlukan dalam basis data dan mempresentasikan dalam format-format yang berbeda. Fleksibilitas akses merupakan salah satu dari bebrapa aspek penting yang harus dimiliki sistem manajemen basis data (Data Base Management System/DBMS) agar selalu tersedia data untuk berbagai macam keperluan. Untuk itu diperlukan antar muka (interface) untuk memungkinkan terjadinya komunikasi antara pemakai sistem. Interface harus didesain dalam bentuk yang sederhana dan jelas sehingga memungkinkan para manajer atau pemakai akhir (end user) yang awam terhadap komputer mampu berinteraksi dan menggunakan sistem tersebut dengan mudah. menggunakan Teknik yang umum diterapkan adalah dengan menu-menu (interaksi pasif) atau memberikan jawaban atas pertanyaan aktif ( interaksi aktif) yang ditampilkan dalam display. b. Integritas Data (data Integrity) Integritas data dimaksudkan sebagai sarana untuk selalu meyakinkan bahwa nilai-nilai data dalam sistem basis data adalah benar, konsisten dan selalu tersedia. Salah satu cara yang terbaik untuk meyakinkan integritas data adalah 93 meyakinkan bahwa nilai-nilai data adalah benar sejak masuk pertama kali. Hal ini bisa ditempuh antara lain dengan membuat setting secara seksama prosedur penangkapan data (data capture) yang dilakukan secara manual, atau dengan membuat program untuk mengecek kebenaran atau keabsahan nilai data pada saat dimasukkan dalam komputer ( data entry. c. Keamanan Data (data security) Keamanan data diperlukan untuk melindungi data terhadap akses yang tidak legal oleh pihak-pihak yang tidak berwenang yang bermaksud merugikan atau bahkan merusak data yang tersimpan dalam merupakan aspek kritis basis data. dalam sistem basis data. Keamanan data Salah satu cara dalam mengamankan data adalah dengan membuat recovery , yaitu proses penggunaan data cadangan untuk menciptakan / atau menyusun kembali basis data yang mengalami kerusakan. Fasilitas keamanan data yang lazim digunakan adalah password untuk individu-individu pemakai yang hanya diijinkan mengakses data dalam tipe-tipe data yang berbeda ( misalnya yang hanya khusus membaca, membaca dan menulis) dan password untuk basis data, record data dan rincian data. d. Independensi data (data Independence) Independesi data atau ketidak tergantungan data terdiri dari dua dimensi yaitu dimensi logis ( logical data independence) dan dimensi fisik (phyical data independece). Yang dimaksud dengan independensi secara fisik adalah bahwa cara-cara penyimpanan dan pengaksesan data dalam sistem basis data dapat diubah tanpa membutuhkan perubahan dalam skema logis. Sedangkan yang dimaksud dengan independensi secara logis adalah bahwa perubahan- perubahan kebutuhan user terhadap data dapat berubah, tetapi hal ini tidak mengakibatkan perubahan atau dampak pada pandangan user terhadap basis data atau skema logisnya. e. Minimalisasi Kerangkapan Data ( Reduced Data Redundancy) Kerangkapan data dalam sistem basis data dapat menimbulkan beberapa masalah dalam proses pengaksesan data. Kerangkapan data akan mengakibatkan penggunaan media penyimpanan (storage) secara sia-sia, waktu akses yang lebih lama dan akan menimbulkan masalah dalam integritas data 94 f. Berbagi Data (Data Shareability) Sistem basis data dikembangkan dengan maksud agar dapat digunakan oleh pemakai-pemakai berbeda yang berbeda atau kelompok-kelompok pemakai yang dalam menggunakan data yang sama. Hal ini penting karena data dalam basis data akan digunakan oleh bebrapa pihak yang berbeda yang berkepentingan terhadap data tersebut. g. Relatabilitas Data (Data Relatability) Yang dimaksud dengan relatabilitas adalah kemampuan untuk menetapkan hubungan logis antara type-type record yang berbeda dalam file-file yang berbeda. Hal ini merupakan hal yang penting, karena sebagian besar informasi yang diperlukan akan disusun dari berbagai macam file dalam sistem basis data yang masing-masing file mempunyai type record yang berbeda. h. Standarisasi Data (Data Standardization) Standarisasi data menunjukkan definisi-definisi rinci data dalam batas yang digunakan pada definisi nama secara rinci dan format penyimpanan dalam basis data. Sebagian besar sistem manajemen basis data memberikan fasilitas kamus (data dictionary) untuk mendefinisikan nama-nama rinci data dan format dalam penyimpanannya. i. Produktivitas Personal (Personnel Productifity) Dengan adanya sistem manajemen basis data diharapkan mampu meningkatkan produktivitas kerja setiap personal dalam beberapa hal. Sehingga pemakai dapat membuat laporan-laporan yang lebih akurat. 4.5. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Basis Data Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari empat tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis (analysis), Tahap desain (design) dan Tahap implementasi (implementation). Uraian secara skematis dari masing-masing tahap tersebut dapat terlihat dalam gambar 5.7 berikut ini. 95 PLANNING ANALYSIS DESIGN IMPLEMENTATION Gambar 5.7. Pokok-pokok Proses Pengembangan Basis Data a. Perencanaan (Planning) Tahap pertama dari pengembangan sistim basis data adalah perencanaan, dalam tahap ini yang perlu mendapat perhatian adalah pentingnya komunikasi yang jelas antara pihak pengembang (developer) dan pengguna (user). langkah awal dari tahap perencanaan ini adalah mengidentifikasi perencanaan strategis yang terdiri dari : tujuan organisasi, faktor-faktor penting dalam menuju keberhasilan organisasi dan ruang lingkup masalah. Tujuan dari tahap pertama ini adalah mengembangkan konteks perencanaan dan mata rantai sistim informasi ke perencanaan kegiatan yang strategis. Langkah Kedua, adalah mengidentifikasi obyek-obyek penting lingkungan dalam perencanaan, yang terdiri dari unit-unit organisasi, lokasi dan fungsi kegiatan di level atas dari organisasi dan type-type entity (kesatuan). Langkah ketiga, mengembangkan sebuah model perusahaan (enteprise model) yang terdiri dari : sebuah diagram yang menguraikan secara fungsional aktifitas perusahaan atau organisasi, dari struktur organisasi di tingkat atas sampai ke bawah, sebuah diagram yang menghubungkan secara makro dari aktifitas organisasi, sekelompok matrik-matrik perencanaan yang dihubungkan ke dalam komponen-komponen yang bervariasi dalam sub-sub model. 96 b. Analisis (Analysis) Tujuan dalam tahap ini adalah mengembangkan rincian spesifikassi dari kebutuhan sistem informasi yang mendukung aktifitas organisasiatau perusahaan. Dalam tahap analisis ini terdapat adanya dua langkah utama yaitu : a) Pengembangan model data konseptual, yaitu sebuah model rincian yang meliputi seluruh struktur organisasi data. Data konseptual ini antara lain terdiri dari kesatuan aktifitas yang relevan, hubungan-hubungan dan atribut-atribur seperti aturan-aturan kegiatan dan ketentuan tentang bagaimana data digunakan. b) Pengembangan Model proses, yaitu sekelompok ketentuan yang baik dari pelaksanaan tugas yang logis dalam mendukung satu atau lebih fungsi-fungsi kegiatan organisasi. Dalam pengembangan model proses ini terdapat adanya dua hal yang mendasar yaitu proses fisik (merubah input menjadi out put) dan proses informasi yaitu proses merubah data menjadi informasi. Dalam tahap ini semua alternatif diuji dan diidentifikasi, kemudian salah satu diantaranya ditetapkan sebagai solusi terhadap masalah/kebutuhan pemakai (user). Jika diperlukan oleh manajemen, suatu analisa beaya dan manfaat, analisis pengembalian modal dan sebagainya dapat digunakan dalam tahap analisis ini. c. Desain (design) Dalam tahap desain sistem basis data, terdapat dua hal pokok yang harus dilakukan, yaitu mendifinisikan struktur logis basis data (logical data base) dan mendesain program fisik (physical data base design). Struktur logis yang telah didefinisikan itu kemudian ditransformasikan kedalam format fisik yang sesuai dengan DBMS yang digunakan. Unit-unit program aplikasi didesain secara bersamaan dengan pengembangan strutur desain logis basis data. Pada saat desain basis data dan program aplikasi telah lengkap, spesifikasi akhir kemudian ditetapkan. Pada beberapa bagian dimana perangkat keras perlu diubah , perangkat keras tersebut di order pada tahap ini, sehingga pada saat memasuki tahap implementasi, perangkat itu telah tersedia. Dalam tahap pengembangan prosedur, yang perlu mendapat perhatian adalah fasilitas untuk keamanan dan pengendalian basis data. Suatu rencana yang seksama dikembangkan untuk meyakinkan bahwa hanya pemakai tertentu yang berhak saja yang dapat mengakses data . d. Implementasi (Implementation) 97 Selama tahap ini perangkat keras diinstall dan dites, program dikoding dan dites, data dikonversi, prosedur-prosedur didokumentasikan dan pemakai dilatih. Pengetesan secara paralel dengan sistem yang lama akan melengkapi tahap ini. Beberapa aspek tertentu terjadi pada sistem basis data selama tahap ini. Yang pertama, sebelum data dapat dikonversi, desain basis data harus dikoding dengan menggunakan bahasa pemrograman ( misalnya, COBOL, SQL) dan fasilitas yang diperoleh dari DBMS. fasilitas- Pada saat struktur basis data dikompile, dilakukan suatu pengetesan terhadap bassis data dan dikonversikan. Hal ini dilakukan untuk menguji akurasi diskripsi basis data. Prosedur untuk pemakai dan personal didokumentasikan selama dalam tahap ini. Pemakai perlu mengetahui bagaimana menyempurnakan fungsi kerja dengan menggunakan sistem yang baru. Personal operasi juga harus tahu bagaimana prosedur-prosedur yang harus dilakukan untuk menggunakan, menampilkan kembali data, dan operasi-operasi lain, yang pada kenyataannya justru lebih kompleks dari pada sistem pemrosesan suatu file. Konsekuensinya, diperlukan dokumentasi prosedur yang baik dan jelas. 4. 6. Beberapa Alat Bantu Dalam Pengembangan Sistem Basis Data Agar usaha pengembangan sistem basis data dapat berhasil dengan baik, maka diperlukan beberapa alat bantu yaitu cara yang digunakan untuk mempermudah dan mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan. Pada tahap awal proyek pengembangan perlu adanya suatu statemen yang dapat meyakinkan manajemen organisasi bahwa aktifitas pengembangan memang layak untuk dilakukan. Dalam laporan hasil studi kelayakan tersebut, perlu dicantumkan bebrapa analisis, misalnya : a. Analisis Ekonomi. Proyek pengembangan sistem basis data perlu dianalisa tentang kelayakannya dari segi ekonomi, hal ini penting karena manajemen tentunya akan menolak jika proyek pengembangan ini tidak akan menghasilkan keuntungan secara ekonomis, sekalipun keuntungan tersebut baru akan dirasakan setelah jangka waktu tertentu yang agak lama. b. Analisis Hukum. Peralatan yang digunakan, aturan atau prosedur yang digunakan dalam sistem yang baru kadang-kadang mempunyai keterkaitan yang erat dengan masalah hukum. Untuk itu perlu adanya pernyataan bahwa proyek pengembangan sistim basis data ini layak dari segi hukum (law feasibility). 98 c. Analisis Teknik. Analisis ini berguna untuk menjelaskan ketersediaan berbagai komponen teknis yang diperlukan selama proyek pengembangan sistem basis data dilaksanakan dan pada saat sistem yang baru tersebut diimplementasikan. Hasil dari analisis ini memberikan sebuaha pernyataan bahwa proyek pengembangan sistim basis data, layak dari segi teknik ( technical feasibility). d. Analisis Operasional. Analisis operasional dimaksudkan untuk menjelaskan bahwa sistem yang baru adalah layak dioperasikan pada lingkungan organisasi yang ada saat ini, atau perlu usaha-usaha lain untuk mengubah desain sistem atau kondisi lingkungan organisasi atau perusahaan. Hasil dari analisis ini memberikan pernyataan tentang kelayakan dari segi operasional (operational feasibility). Selain analisis-analisis tersebut, dapat pula digunakan alat bantu lainnya untuk mengatur dan mengawasi aktifitas-aktifitas dalam proyek pengembangan sistem basis data, yaitu : a. PERT (Program Evaluation And Review Technique), yaitu teknik memecah atau memerinci proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sehingga memudahkan dalam pengaturan dan pengawasannya. Dari teknik ini akan diperoleh suatu rencana jaringan proyek yang lengkap, yaitu tentang bagaimana urutan pengerjaan tugas-tugas yang ada dalam proyek, dan kapan suatu tugas akan dimulai dan harus selesai dikerjakan. b. CPM (Critical Path method), yaitu alat bantu mengawasi dan mengendalikan yang digunakan untuk aktifitas-aktifitas dalam proyek pengembangan sistem basis data yang telah ditentukan waktunya, dengan menambah atau mengurangi sumber-sumber yang diperlukan dan tersedia untuk menyelesaikan proyek. Sistim basis data dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai (user), artinya bahwa sistem basis data tersebut ditujukan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap, sistem basis data dirancang agar mudah dugunakan, dapat digunakan dengan berbagai macam cara, oleh banyak pemakai baik secara terpisah ataupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data. Disamping itu juga kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data, baik volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data, maka berbagai 99 kebutuhan sistem-sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu mengubah basis datanya. Penggunaan sistem basis data dalam Sistim Informasi Manajemen akan memberikan efsiensi bagi SIM tersebut. Efisiensi yang dicapai berkat penggunaan sistem basis data dalam SIM meliputi efisiensi dalam penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga serta beaya. Jadi pada akhirnya secara menyeluruh penggunaan sistim basis data akan memberikan keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang menggunakannya. 5. Pengelolaan Sistem Basis Data Dalam Sistem Informasi Manajemen Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem basis data dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan berfungsi dengan baik bila tanpa melibatkan sistem basis data Keberadaan sistem basis data dalam sistem informasi manajemen (SIM) merupakan hubungan antara sistem dan sub sistem, karena SIM mempunyai rung lingkup yang relatif lebih luas dan lebih kompleks, sedangkan sistem basis data merupakan sub sistem yang berada dalam SIM. Sistem basis data dalam SIM merupakan penyedia data untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi yang bermafaat bagi pemakainya, sehingga fungsi sistem basis data dalam SIM dapat disetarakan dengan bahan baku bagi suatu produk dalam proses produksi. 5.1. Sistem Basis Data sebagai Infrastruktur SIM Sistem basis data dan sistem manajemen basis data (DBMS) menyediakan suatu sarana infrastruktur kepada organisasi-organisasi sistem informasi yang dibangun. Organisasi sistem informasi ini meliputi sistem pengolahan transaksi, sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan. Gambar 28 berikut ini menunjukkan bagaimana keterkaitan antara sistem basis data dan ketiga sistem informasi tersebut. 100 Sistem Pendukung keputusan Sistem Informasi Manajemen Sistem Pengolahan Transaksi Sistem Manajemen Basis data Sistem Basis data Gambar 5. 8 Sistem basis data dan organisasi sistem informasi 5.2. Sistem Basis Data Sebagai Sumber Informasi Bagi SIM Fungsi sistem basis data dalam SIM adalah sebagai penyedia atau sumber utama kebutuhan data bagi para pemakai atau informasi bagi para pengambil keputusan. Sedangkan DBMS melakukan fungsi pengolahan untuk memanipulasi data sehingga diperoleh suatu bentuk yang penting dan dapat dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan, yang disebut sebagai informasi. Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas, tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing- masing tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut . 101 a. Perencanaan Strategi Perencanaan strategi (strategic planning) merupakan kegiatan dari manajemen tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategi meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi . Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan sebagainya. b) Penetapan tujuan. Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang . c) Penentuan strategi. Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi semua kemampuan berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi dapat berupa modal, personil, material dan sebagainya. b. Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal. Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-pertemuan dan diskusi. Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya pemrograman (programming), penyusunan anggaran dalam hal (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis). Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah 102 kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi yang telah disusun. Contoh, program penelitian dan pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya. Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitas (nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam proses penyusunan anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan program atau beberapa bagian dari program. Dalam proses penyususnan anggaran rencana – rencana diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatanpendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan menurut pusat-pusat pertanggungjawaban. Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan secara koordinatif. Laporan-laporan digunakan sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencana yang sudah ditetapkan. Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan dasar yang digunakan oleh manajer untuk melakukan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan strategi baru. c. Pengendalian operasi Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiaptiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah. manajemen dan 103 Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional. Seorang manajer pada level operasional akan menggunakan sebagian besar waktunya untuk menetapkan keputusan-keputusan yang berhubungan dengan kegiatan operasional. Informasi yang diperlukan cenderung diperoleh dari sumber-sumber intern dengan pendefinisian yang jelas, rinci, sempit, dan frekuensi pemakaian yang relatif sangat sering. Bagi para manajer pada level menengah, sistem basis data berfungsi sebagai sumber informasi guna pengambilan keputusan untuk perencanaan taktis dan pengendalian manajemen sebagai kontrol terhadap organisasi. Pada level ini informasi diperoleh dan dihasilkan dengan cara peringkasan dan abstraksi atas data transaksi pada level operasional. Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan untuk diterapkan personalia operaional. Proses pengendalian memerlukan jenis-jenis informasi sebagai berikut : a) Pelaksanaan yang direncanakan (standar, yang diharapkan, yang dianggarkan, dan sebagainya) b) Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan. c) Alasan / penyebab terjadinya perbedaan. d) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin. Proses pengambilan keputusan pada kedua level manajemen diatas sebagian besar dapat distrukturkan ke dalam prosedur yang jelas dan spesifik. Sebagian besar dari keputusan dapat diprogramkan sehingga dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju, maka sebagian besar aktifitas manajer dapat dialihkan pada komputer yang mampu menangani secara lebih efisien dan efektif. Dukungan sistem basis data bagi perencaaan strategis tidak dapat selengkap sebagai sebagaimana pada dua level yang lain yang ada dibawahnya. Namun demikian sistem basis data yang ada di dalam SIM dapat memeberi bantuan dan dukungan bagi proses perencanaan strategis. 104 Beberapa contoh dukungan sistem basis data bagi perencanaan strategis adalah : a) Evaluasi kemampuan yang ada, yang dapat didasarkan atas data intern yang ditimbulkan oleh kebutuhan pengolahan operasional. Tetapi dalam hal ini perlu diikhtisarkan ke dalam suatu cara yang khusus untuk perencanaan. b) Proyeksi kemampuan mendatang yang dapat dikembangkan melalui data masa lampau dan kemudian diproyeksikan ke masa datang. c) Data tentang industri dan saingan, merupakan data pemasaran dasar yang mungkin bisa atau perlu direkam dalam basis data. Pada akhirnya tim pengembangan SIM harus merancang dan membangun sistem basis data yang cukup lengkap dan mampu memberikan dukungan secara maksimal terhadap ketiga macam kebutuhan informasi tersebut diatas, sekalipun demikian sangat mungkin bahwa pada waktu tertentu ada sebagaina data yang diperlukan dan belum termuat dalam basis data, dan untuk selanjutnya berdasarkan suatu pertimbangan ekonomis perlu ditambahkan. teknis dan Selain perubahan pada volume data, kemungkinan lain adalah terjadinya perubahan pada struktur basis data, kerelasian antar file, nilai-nilai rinci data, dan perubahan-perubahan lain yang diperlukan sesuai dengan kondisi aktual yang ada. 5.3. Sistem Basis data Sebagai Sarana Efisiensi dan Efektifitas SIM Sistem basis data dirancang dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai, artinya bahwa sistem basis data ditujukan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap sistem basis data juga dirancang agar mudah digunakan, dapat digunakan dengan berbagai macam cara. Oleh banyak pemakai baik secara terpisah maupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data. Disamping itu juga kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data, baik volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data maka berbagai kebutuhan sistem –sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu mengubah basis data- nya. Pengembangan suatu sistem basis data memang mahal, namun demikian mulai pada saat tertentu, penggunaan sistem basis data akan memberikan banyak manfaat yang mempunyai nilai secara ekonomis. Sistem basis data juga dirancang 105 agar data-data yang tersimpan di dalamnya dapat ditampilkan kembali dengan cepat. Secara kuantitatif, kebutuhan personalia dalam sistem juga menjadi berkurang. Penggunaan sistem basis data di dalam SIM akan memberikan efisiensi bagi SIM tersebut. Efisisensi yang dicapai berkat penggunaan sistem basis data dalam SIM meliputi efisiensi dalam penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga/ personalia, serta biaya. Jadi pada akhirnya secara menyeluruh Sistem basis data akan memberikan keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang yang menggunakannya. Sistem basis data akan memberikan dukungan bagi tercapainya efektifitas SIM karena data-data yang disusun dan disimpan dalam file-file dalam sistem basis data adalah data yang benar, selain itu perangkat lunak-perangkat lunak yang ada dan digunakan di dalamnya juga telah diuji kebenarannya, keakuratan dan kehandalannya. Dengan demikian Sistem Manajemen Basis data yang ada dalam SIM hanya memuat perangkat lunak-perangkat lunak yang benar. Dengan kata lain, sistem basis data mampu memberikan dukungan yang besar terhadap efektifitas SIM 6. Daftar Istilah Penting 1) Kerangkapan data (data redudancy) 2) Inkonsistensi data (data inconsistency) 3) Basis data berdasarkan pada obyek datanya ( Object based data model) 4) Model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data (Entity relationship model) 5) Model untuk menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (Hierarchycal Model) 6) Model untuk menjelaskan pada pemakai tentang bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan secara fisik (Physichal based data model ) 7) Fleksibelitas data ( data flexibility) 8) Integritas Data (data Integrity) 9) Keamanan Data (data security) 10) Independensi data (data Independence) 11) Berbagi Data (Data Shareability) 12) Standarisasi Data (Data Standardization) 106 7. Rangkuman 1) Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu. 2) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data sebagai inti dari sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola basis data , perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam sistem tersebut. 3) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem, Elemen - elemen pokok penyusun sistem basis data adalah : Basis Data , Software, Hardware, Manusia (brainware), 4) Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari empat tahap yaitu : (analysis), Tahap Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis desain (design) dan Tahap implementasi (implementation). 5) Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem basis data dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan berfungsi dengan baik bila tanpa melibatkan sistem basis data 8. Latihan Soal 1) Sebutkan dan jelaskan beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data. 2) Jelaskan beberapa model data dalam suatu sistem basis data yang merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara logis. 3) Jelaskan perbedaaan antara record dan file sebagai unsur data yang dikelompokkan secara logis. 4) Jelaskan beberapa tugas penting dari personil DBA (Data Based Administrastor ) 107 5) Kebutuhan data dan manajemen informasi dari masing-masing tingkatan sudah tentu berbeda, jelaskan kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut. 6) Jelaskan tahap-tahap pengembangan sistem basis data. 7) Jelaskan beberapa Alat bantu dalam pengembangan Sistem Basis Data .
