1 PANDUAN PPID 1. Informasi merupakan kebutuhan

PANDUAN PPID
1. Informasi merupakan kebutuhan mendasar setiap
orang sebagai pengembangan pribadi dan lingkungan
sosialnya serta merupakan bagian penting bagi
ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi
merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan
informasi publik merupakan salah satu ciri penting
negara
demokratis
kedaulatan
yang
rakyat
menjunjung
untuk
tinggi
mewujudkan
penyelenggaraan negara yang baik. Pemberlakuan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang
Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada 30 April
2010
merupakan
momentum
penting
dalam
mendorong keterbukaan di Indonesia, khususnya di
Sumatera Barat. UU ini telah memberikan landasan
hukum
terhadap
hak
setiap
orang
dalam
memperoleh Informasi Publik. Dimana, setiap Badan
Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan
dan melayani permohonan Informasi Publik secara
cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.
1
2. Tujuan dilahirkannya UU. No. 14 Tahun 2008 adalah:

menjamin hak warga negara utk mengetahui
rencana
pembuatan
program
kebijakan
kebijakan
publik,
&
publik,
proses
pengambilan keputusan publik, serta alasan
pengambilan suatu keputusan publik;

mendorong partisipasi masy. dlm proses
pengambilan kebijakan publik;

meningkatkan peran aktif masyarakat dalam
pengambilan
kebijakan
publik
dan
pengelolaan Badan Publik yang baik;

mewujudkan penyelenggaraan negara yg
baik, yaitu yg transparan, efektif & efisien,
akuntabel serta dpt dipertanggungjawabkan;

mengetahui alasan kebijakan publik yg
mempengaruhi hajat hidup orang byk;

mengembangkan
ilmu
pengetahuan
&
mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau

meningkatkan pengelolaan dan pelayanan
informasi di lingkungan Badan Publik untuk
2
menghasilkan
layanan
informasi
yang
berkualitas.
3. Sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 4 UndangUndang No. 14 tentang Keterbukaan Informasi Publik
dinyatakan
Memperoleh
bahwa
Informasi
“Setiap
Publik
Orang
Berhak
Sesuai
Dengan
Ketentuan Undang-Undang”. Mengacu pada hal
tersebut maka dapat diartikan bahwa setiap orang
berhak:
a. Melihat dan mengetahui informasi publik;
b. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka
untuk umum untuk memperoleh informasi
publik;
c. Mendapatkan salinan informasi publik melalui
permohonan sesuai dengan undang-undang
ini; dan/atau
d. Menyebarluaskan informasi publik sesuai
dengan peraturan perundang-undangan.
3
Secara nyata, masyarakat harusnya bisa mengetahui
sejauh mana pemerintah melaksanakan programprogram pembangunannya, sehingga ada mekanisme
kontrol dari masyarakat agar potensi peyimpangan
pembangunan bisa dikendalikan sedini mungkin.
Akan tetapi mekanisme kontrol masyarakat berupa
keterbukaan
informasi
masih
terkesan
sulit
didapatkan, kesenjangan antara pemerintah daerah,
masyarakat, Lembaga swadaya masyarakat, serta
Organisasi
masyarakat
masih
jauh
dari
yang
diharapkan.
4. Dasar Hukum dalam Pembentukan PPID bagi
Pemerintah Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut:
a. UU. No. 14 Tahun 2008 Pasal 13 ayat (1):
“Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat,
dan sederhana setiap Badan Publik: a.
Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi”
b. PP No. 61 Tahun 2010 Pasal 21 ayat (1):
4
“PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1
(satu)
tahun
terhitung
sejak
Peraturan
Pemerintah ini diundangkan”
c. Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 7 ayat
(1): “Untuk mengelola pelayanan informasi
dan dokumentasi di lingkungan Kementerian
Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah
ditetapkan PPID”.
5. Dalam
mendorong
Pemerintah
Daerah
untuk
membentuk PPID diterbitkan Surat Edaran Mendagri
No. 356/8429/SJ tgl 25 Nov 2013 tentang Panduan
Penyusunan, Pelaksanaan dan Pelaporan Aksi
Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK)
Pemda Tahun 2014. Semula 7 (tujuh) rencana aksi
ditambah mjd 8 (delapan) rencana aksi melalui SE
Mendagri No. 700/3057/V/Bangda tgl 3 April 2014,
perihal Pelaksanaan RAD-PPK Pemda Th 2014.
Tambahan
rencana
aksi
tersebut,
yakni
:
5
Pembentukan & Penguatan Tugas Pokok & Fungsi
PPID Utama & PPID Pembantu.
6. Disamping itu, dengan diterbitkannya Instruksi
Presiden No. 7 Tahun 2015 tentang Aksi Daerah
Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (AD-PPK)
tanggal 6 Mei 2015, salah satu poin penting adalah
Pelaksanaan
E-Government
dan
Keterbukaan
Informasi Publik. Pada butir ke 34-35 ditegaskan
tentang Penguatan Peran Pejabat Pngelola Informasi
dan Dokumentasi (PPID) dengan ukuran keberhasilan
antara
lain
adalah:
Terbentuknya
PPID
dan
Penerbitan SOP layanan Informasi serta Publikasi
Daftar
Informasi
Publik
pada
website
Pemprov/Pemkab/Pemko, dan Evaluasi Pelaksanaan
UU. No. 14 Tahun 2008.
7. Ukuran
keberhasilan
Aksi
Pencegahan
dan
Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK) adalah sebagai
berikut:
6
a. Terbentuknya Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi (PPID)
b. Diterbitkannya SOP (standard operational
prosedur) layanan informasi publik.
c. Dipublikasikannya daftar informasi publik di
website Pemerintah Provinsi / Kabupaten /
Kota.
8. Berdasarkan Pasal 7 UU No.14 Th. 2008 dan Pasal 45
Permendagri No. 35 Tahun 2010, kewajiban Badan
Publik/Pemerintah adalah sebagai berikut:
a. Menunjuk dan mengangkat PPID melalui SK
Kepala Daerah
b. Menetapkan
standar
operasional
prosedur
pelayanan informasi dan dokumentasi
c. Menyediakan dan memberikan informasi:
 secara berkala,
 serta merta,
 tersedia setiap saat,
 berdasarkan permintaan
7
d. Menyediakan
kepentingan
sarana
dan
penyimpanan
prasarana
dan
untuk
pengolahan
informasi.
e. Menetapkan standar biaya (jika diperlukan)
f. Menyediakan anggaran untuk pengembangan
PPID
g. Menanggapi
keberatan
atas
permintaan
informasi yang dilakukan oleh pemohon informasi
h. Membuat dan mengumumkan laporan pelayanan
informasi secara berkala.
9. Pengertian PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi) menurut UU. No. 14 Th. 2008 adalah
pejabat
yang
penyimpanan,
bertanggung
jawab
pendokumentasian,
di
bidang
penyediaan,
dan/atau pelayanan informasi publik.
10. Sebagaimana diamanatkan dalam pasal 13 undangundang no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik dan pasal 7 Permendagri No. 35
8
tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan
Informasi
dan
Dokumentasi
di
lingkungan
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah,
Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota
wajib menetapkan pejabat pengelola informasi dan
dokumentasi (PPID) melalui surat keputusan kepala
daerah. Di samping itu, berdasarkan surat Menteri
Dalam Negeri No. 188.2/3435/sj perihal pelaksanaan
undang-undang
no.
14
tahun
2008
tentang
keterbukaan informasi publik, diatur bahwa PPID
untuk tingkat provinsi berada pada Biro Humas,
sedangkan untuk kabupaten/kota, berada pada
bagian humas. Khusus bagi daerah yang memiliki
Dinas Kominfo dan didalamnya digabung unit kerja
kehumasan, maka kepala dinas yang bersangkutan
ditunjuk dan diangkat sebagai PPID.
11. Berdasarkan Permendagri No. 35 Tahun 2010 pasal 8,
kedudukan PPID dan PPID Pembantu adalah sebagai
berikut:
9
1.
PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi
bertanggungjawab kepada Gubernur melalui
Sekretaris Daerah.
2.
PPID
di
lingkungan
Kabupaten/Kota
Pemerintahan
bertanggungjawab
kepada
Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah.
3.
PPID
di
lingkungan
Pemerintahan
Provinsi
dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di
lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah
dan/atau Pejabat Fungsional.
4.
PPID
di
lingkungan
Pemerintahan
Kabupaten/Kota dibantu oleh PPID Pembantu
yang
berada
di
lingkungan
Satuan
Kerja
Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional.
11. Dalam pelaksanaannya, Tugas dan Tanggung Jawab
PPID menurut Pasal 9 Permendagri No. 35 Tahun
2010 antara lain adalah sebagai berikut:
10
a. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan
pengumpulan
bahan
informasi
dan
dokumentasi dari PPID Pembantu.
b. Penyediaan,
penyimpanan,
pendokumentasian,
dan
pengamanan
informasi.
c. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan
yang berlaku.
d. Pelayanan informasi publik yang cepat, tepat,
dan sederhana.
e. Penetapan
prosedur
operasional
penyebarluasan Informasi Publik.
f. Pengujian
Konsekuensi
Pengklasifikasian
informasi dan/atau pengubahannya
g. Penetapan informasi yang dikecualikan yang
telah habis jangka waktu pengecualiannya
sebagai informasi publik yang dapat diakses,
dan
11
h. Penetapan
pertimbangan
tertulis
atas
kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak
setiap orang atas Informasi Publik.
12. Wewenang
PPID
sebagaimana
tertera
dalam
Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 10 adalah:
a. menolak
dikecualikan
memberikan
sesuai
informasi
dengan
yang
ketentuan
peraturan perundang-undangan;
b. meminta dan memperoleh informasi dari unit
kerja/komponen/ satuan kerja yang menjadi
cakupan kerjanya;
c.
mengkoordinasikan
pemberian
pelayanan
informasi dengan PPID Pembantu dan/atau
Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan
kerjanya;
d. menentukan atau menetapkan suatu informasi
dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan
e.
menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat
Fungsional untuk membuat, mengumpulkan,
12
serta memelihara informasi dan dokumentasi
untuk kebutuhan organisasi.
13. Pembina PPID dijabat oleh Kepala Badan Publik
Pemda, yakni : Kepala Daerah dan Wakil Kepala
Daerah
Fungsi Pembina :
mempunyai fungsi pembinaan terhadap pengelola
layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh
rangkaian
kegiatan
pengelolaan
informasi dan
dokumentasi sesuai dgn mekanisme yang ditentukan
Tugas Pembina :
a. Melakukan pembinaan terhadap pengelolaan
pelayanan
informasi
dan
dokumentasi
dilingkungan Pemda;
b. Mengesahkan
&
menetapkan
jenis-jenis
informasi, yaitu : informasi yg wajib disediakan
dan diumumkan secara berkala, serta merta,
13
tersedia
setiap
saat
serta
informasi
yg
dikecualikan
14. Pengarah PPID dijabat oleh Sekretaris Daerah
Fungsi Pengarah PPID ini adalah:
1. mengarahkan kegiatan pengelolaan informasi
dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan
informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi
2. Menerima keberatan atas penolakan dari
pemohon informasi publik.
3. Memberikan tanggapan atas keberatan yang
diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka
waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja
sejak diterimanya laporan keberatan secara
tertulis.
4. Sebagai perwakilan badan publik Pemda dalam
sengketa informasi publik.
5. Memberikan persetujuan atau penolakan atas
surat penetapan daftar informasi publik dan
surat penetapan klasifikasi dari PPID.
14
15. Daftar
Informasi
keterangan
Publik
secara
catatan
sistematis
yang
tentang
berisi
seluruh
informasi publik yang berada dibawah penguasaan
badan
Publik
tidak
termasuk
informasi
yang
dikecualikan.
16. Dalam membuat Daftar Informasi Publik, SKPD harus
melakukan
pengklasifikasian
informasi
dengan
klasifikasi sebagai berikut:
a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan,
meliputi:
1. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
secara berkala;
2. informasi yang wajib diumumkan secara serta
merta; dan
3. informasi yang wajib tersedia setiap saat.
b. Informasi yang dikecualikan.
15
17. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
secara berkala harus di tinjau ulang minimal 1 (satu)
kali dalam setahun. Informasi ini antara lain adalah:
a. informasi tentang Profil SKPD meliputi:
1) informasi tentang kedudukan atau domisili
beserta alamat lengkap, ruang lingkup kegiatan,
maksud dan tujuan, tugas dan fungsi SKPD
beserta unit-unitnya;.
2) struktur organisasi, gambaran umum setiap
satuan kerja, profil singkat pejabat struktural;
dan
3) laporan harta kekayaan bagi Pejabat Negara
yang wajib melakukannya setelah diperiksa dan
diverifikasi
dan
Pemberantasan
dikirimkan
Korupsi
ke
oleh
Komisi
SKPD
untuk
diumumkan.
b. ringkasan informasi tentang program dan/atau
kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup
SKPD meliputi:
1) nama dan program kegiatan;
16
2) penanggung jawab, pelaksana program dan
kegiatan serta nomor telepon dan/atau alamat
yang dapat dihubungi;
3) target dan/atau capaian program dan kegiatan;
4) jadwal pelaksanaan program dan kegiatan;
5) anggaran program dan kegiatan yang meliputi
sumber dan jumlah;
6) agenda penting terkait pelaksanaan tugas SKPD;
7) informasi
khusus
lainnya
yang
berkaitan
langsung dengan hak-hak masyarakat;
8) informasi tentang penerimaan calon pegawai;
9) informasi tentang penerimaan calon peserta
didik pada
SKPD
yang menyelenggarakan
kegiatan pendidikan untuk umum;
c. ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup
SKPD berupa narasi tentang realisasi kegiatan yang
telah
maupun
sedang
dijalankan
beserta
capaiannya;
d. ringkasan laporan keuangan meliputi:
1) rencana dan laporan realisasi anggaran;
17
2) neraca;
3) laporan arus kas dan catatan atas laporan
keuangan yang disusun sesuai dengan standar
akutansi yang berlaku; dan
4) daftar aset dan investasi.
e. Ringkasan laporan akses informasi publik meliputi:
1) jumlah permohonan informasi publik yang
diterima;
2) waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap
permohonan informasi publik;
3) jumlah permohonan informasi publik yang
dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya dan
permohonan informasi publik yang ditolak; dan
4) alasan penolakan permohonan informasi publik.
f. informasi lain tentang Peraturan Daerah, Peraturan
Gubernur, Keputusan Gubernur atau produk hukum
daerah lainnya sebagai kebijakan yang mengikat
dan/atau berdampak bagi publik yang dikeluarkan
Pemerintah Daerah;
18
g. informasi tentang hak dan tata cara memperoleh
informasi publik, pengajuan keberatan, proses
penyelesaian sengketa informasi publik dan pihakpihak
yang
bertanggungjawab
untuk
dapat
dihubungi;
h. informasi
tentang
tata
cara
pengaduan
penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran yang
dilakukan baik oleh Pejabat Pemerintah Daerah
maupun pihak yang mendapatkan izin atau
perjanjian kerja dari Pemerintah Daerah;
i.
informasi tentang pengumuman pengadaan barang
dan jasa sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
j.
informasi tentang prosedur peringatan dini dan
evakuasi
keadaan
darurat
di
setiap
kantor
Pemerintah Daerah.
18. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta
merupakan informasi yang dapat mengancam hajat
hidup orang banyak dan ketertiban umum. Informasi
19
ini disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau
masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.
Informasi yang dimaksud antara lain adalah:
a. informasi mengenai bencana alam seperti potensi
tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir,
hama penyakit tanaman, epidemik, wabah, kejadian
luar biasa, kejadian antariksa dan lain sebagainya;
b. informasi mengenai bencana non-alam seperti
kegagalan industri atau teknologi, dampak industri,
limbah berbahaya, pencemaran lingkungan dan lain
sebagainya;
c. informasi
mengenai
bencana
sosial
seperti
kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau
antar masyarakat dan teror;
d. jenis, penyebaran dan daerah yang menjadi sumber
penyakit yang berpotensi menular;
e. racun pada bahan makanan yang dikonsumsi
masyarakat;
f. rencana gangguan terhadap utilitas publik.
20
19. Informasi yang wajib tersedia setiap saat antara lain
adalah:
a. daftar informasi publik pada SKPD/Unit Kerja
terkait yang tidak termasuk informasi yang
dikecualikan;
b. informasi tentang Peraturan Daerah, Peraturan
Gubernur, Keputusan Gubernur atau produk
hukum lainnya sebagai kebijakan yang mengikat
dan berdampak bagi publik yang dikeluarkan
badan publik;
c. informasi
tentang
organisasi,
administrasi,
personil dan keuangan;
d. agenda kerja Pemerintah Daerah;
e. syarat-sarat
perijinan,
dan/atau
dikeluarkan
izin
yang
diterbitkan
berikut
dokumen
pendukungnya dan laporan penataan izin yang
diberikan;
f. rencana strategis dan rencana kerja Pemerintah
Daerah;
21
g. informasi mengenai kegiatan pelayanan informasi
publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana
layanan informasi publik yang dimiliki beserta
kondisinya, sumber daya manusia yang menangani
layanan informasi publik beserta kualifikasinya,
anggaran layanan informasi publik serta laporan
penggunaannya;
h. jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran
yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan
penindakannya;
i.
informasi publik lain yang telah dinyatakan
terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme
keberatan dan/atau penyelesaian sengketa sesuai
dengan
ketentuan
peraturan
perundang-
undangan.
20. Pengecualian informasi publik didasarkan pada
pengujian mengenai konsekuensi yang timbul apabila
suatu
informasi
diberikan
serta
setelah
dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup
22
informasi publik dapat melindungi kepentingan yang
lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.
Informasi yang dikecualikan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 17 huruf a sampai dengan j, meliputi:
a. informasi
yang
dapat
membahayakan
negara/daerah;
b. informasi yang berkaitan dengan kepentingan
perlindungan usaha dan persaingan usaha tidak
sehat;
c. informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi;
d. informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan;
dan/atau
e. informasi
yang
belum
dikuasai
dan
didokumentasikan.
21. PPID
wajib
melakukan
pengujian
konsekuensi
berdasarkan alasan sebagaimana diatur dalam Pasal
17 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan
23
suatu informasi publik sebagai informasi yang
dikecualikan.
22. PPID
harus
melakukan
inventarisasi
terhadap
informasi yang dikecualikan dan apabila melakukan
pengujian konsekuensi sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) terhadap informasi yang tidak boleh
diungkapkan berdasarkan Undang-Undang, wajib
menyebutkan
ketentuan
peraturan
perundang-
undangan yang secara jelas dan tegas atau pendapat
ahli
yang
menyatakan
suatu
informasi
wajib
dirahasiakan. Alasan harus dinyatakan secara tertulis
dan disertakan dalam surat pemberitahuan tertulis
terhadap permohonan informasi publik.
23. Dalam melaksanakan pengujian konsekuensi, PPID
dilarang mempertimbangkan alasan pengecualian
selain hal-hal yang diatur dalam Pasal 17 UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
24
24. PPID wajib menghitamkan atau mengaburkan materi
informasi yang dikecualikan dalam suatu salinan
dokumen informasi publik yang akan diberikan
kepada
publik.
PPID
tidak
dapat
menjadikan
pengecualian sebagian informasi dalam suatu salinan
informasi publik sebagai alasan untuk mengecualikan
akses publik terhadap keseluruhan salinan informasi
publik.
Dalam
melakukan
penghitaman
atau
pengaburan informasi PPID wajib memberikan alasan
dan materinya pada masing-masing hal yang
dihitamkan atau dikaburkan.
25. Informasi yang dikecualikan ditetapkan dalam bentuk
surat penetapan klasifikasi oleh Gubernur atas usulan
PPID.
26. Alur Mekanisme Tata Cara Pengecualian Informasi
Publik:
a. PPID melalui SK Kepala Daerah menetapkan
Tim Pembahasan Klasifikasi Informasi untuk
melakukan uji konsekuensi.
25
b. Tim Pembahasan terdiri dari PPID Utama,
Sekretaris
Dishubkominfo,
Sekretaris
Bappeda, Sekretaris DPKD dan Biro Hukum.
c. Tim Pembahasan akan melakukan verifikasi
Daftar Informasi Publik masing-masing SKPD
dan menetapkan Informasi Yang Dikecualikan
dengan
Berita
Acara
yang
kemudian
ditetapkan melalui SK Kepala Daerah tentang
Informasi Yang Dikecualikan.
d. Apabila permohonan informasi dari publik
belum diklarifikasi jenis informasinya, apabila
dibutuhkan,
Tim
melakukan
informasi
uji
yang
Pembahasan
konsekuensi
akan
diberikan
dapat
terhadap
kepada
pemohon informasi.
27. Pentingnya
Badan
Publik
menyelenggarakan
Keterbukaan Informasi Publik:
a. Membentuk Opini publik melalui informasi
yang akurat.
26
b. Informasi Publik yang akurat dapat mencegah
rumor negatif dan tidak benar beredar.
c. Meminimalisir Korupsi dan Penyalahgunaan
Informasi Orang Dalam
d. Memperbaiki kinerja Badan Publik secara
lebih tepat
e. Membangun
hubungan
baik
dan
meningkatkan kepercayaan publik terhadap
Badan Publik.
f. Akuntabilitas Demokratis
27