Praktik Cerdas: 3 ULP Percontohan Modernisasi Pengadaan Terbaik

Millennium Challenge Account-Indonesia
Mengentaskan Kemiskinan melalui Pertumbuhan Ekonomi
Praktik Cerdas:
3 ULP Percontohan
Modernisasi
Pengadaan Terbaik
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kabupaten
Muaro Jambi terus berusaha meningkatkan
kinerja pengadaannya. Langkah pertama untuk
meningkatkan profesionalisme pengadaan
adalah dengan memperoleh status ULP
permanen pada Januari 2014, yang dicapai
dengan dukungan penuh dari Pemerintah
Kabupaten, Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
(DPRD) Kabupaten Muaro Jambi, serta Program
Modernisasi Pengadaan kerja sama LKPP dan
MCA-Indonesia.
“Kami berhasil mendapatkan dukungan Pemkab
dan DPRD, yang percaya pada pentingnya ULP
permanen. Secara paralel, Program Modernisasi
Pengadaan membantu kami menyusun
naskah akademik untuk Peraturan Daerah dan
menyusun Peta Jalan pengembangan organisasi
ULP,” ujar Kepala ULP Muaro Jambi, Yultasmi.
Pembentukan ULP permanen kemudian diikuti
dengan penempatan SDM penuh waktu. Saat
ini ULP Muaro Jambi telah diawaki oleh 12 staf
penuh waktu. Lima orang dari 12 staf tersebut
merupakan Pejabat Fungsional Pengelola
Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ).
Untuk membangun dan meningkatkan
kompetensi tim, Bupati Muaro Jambi
menugaskan sebagian besar anggota ULP untuk
mengikuti rangkaian pelatihan dalam kerangka
Program Modernisasi Pengadaan, yaitu
Pelatihan Keahlian Pengadaan dan Kemampuan
Kepemimpinan dan Manajemen Organisasi.
Pelatihan intensif ini dirancang untuk
memberikan pengetahuan, pengalaman, dan
pemahaman terkait dengan pengadaan barang/
jasa, baik dalam hal keahlian perorangan
maupun penguatan organisasi ULP.
Setelah mengikuti berbagai kegiatan pelatihan
dan mentoring dari tim MCA-Indonesia, disertai
langkah proaktif para awaknya, ULP Muaro
Jambi berhasil mencapai berbagai kemajuan
dan memenuhi rencana yang telah disusun.
Langkah pertama ULP adalah menyusun dan
melaksanakan peta jalan pengembangan
organisasi, yang bertujuan mencapai efektivitas
dan efisiensi layanan pengadaan. Berikutnya,
penyusunan Standard Operating Procedure
(SOP) Pengadaan Terintegrasi sebagai SOP
induk, serta menyempurnakan SOP turunannya
yang telah ditetapkan sebelumnya (SOP RUP,
SOP RPP, SOP Proses Pemilihan Penyedia). SOP
Pengadaan Terintegrasi ini ditetapkan pada
Januari 2016.
Selanjutnya, Kabupaten Muaro Jambi
menyatukan tim administrator Sistem Informasi
Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) SKPD,
yang sebelumnya tersebar pada beberapa
SKPD, menjadi satu tim di bawah koordinasi
ULP. SiRUP adalah aplikasi Sistem Informasi
Rencana Umum Pengadaan berbasis web (webbased) yang berfungsi sebagai sarana untuk
mengumumkan RUP. SiRUP bertujuan untuk
mempermudah pihak Pengguna Anggaran (PA)
atau Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dalam
mengumumkan RUP-nya. Tim ini efektif bekerja
sejak Desember 2015.
Langkah strategis lain yang ditempuh ULP
Muaro Jambi adalah dengan membantu dan
memberi konsultasi kepada SKPD agar mereka
tahu perannya dalam pengadaan. Sehingga,
proses pengadaan Muaro Jambi secara
keseluruhan akan meningkat dan tercapai
koordinasi lebih baik di masa depan.
PRAKTIK CERDAS: 3 ULP PERCONTOHAN MODERNISASI PENGADAAN TERBAIK
Muaro Jambi, Perluasan Fungsi ULP
Menuju Pengadaan Lebih Baik
1
PRAKTIK CERDAS: 3 ULP PERCONTOHAN MODERNISASI PENGADAAN TERBAIK
2
Seluruh proses bantuan teknis ini
didokumentasikan, termasuk tanya jawab dan
konsultasi yang dilengkapi dengan pendapat
ahli. Dokumentasi ini bermanfaat bagi tim
ULP dalam menangani dan memberikan
layanan pengadaan secara tepat dan cepat.
Dokumentasi tersebut juga berfungsi dalam
peran proaktif tim ULP sebagai fasilitator
pengadaan untuk desa-desa. Fasilitasi ini
sejalan dengan Peraturan Kepala LKPP yang
meminta ULP membantu meningkatkan
kapasitas pejabat desa dalam pengadaan.
“Staf ULP Muaro Jambi bertindak sebagai
fasilitator dalam pelatihan untuk pejabat desa.
Kami harap pelatihan ini akan mempersiapkan
mereka untuk melakukan pengadaan saat Dana
Desa disalurkan,” kata Yultasmi.
Berbagai prestasi yang dihasilkan oleh ULP
Muaro Jambi membuat ULP ini menjadi salah
satu unggulan dari 29 ULP percontohan
Program Modernisasi Pengadaan, serta menjadi
salah satu ULP panutan di Provinsi Jambi.
Menjadi Permanen untuk Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Lebih Baik di
Kota Yogyakarta
Sebelum tahun 2014, Kota Yogyakarta memiliki
unit pengadaan ad-hoc yang melekat pada
Sekretariat Daerah bagian Pengendalian
Pembangunan. Saat itu, Kota Yogyakarta
melaksanakan pengadaan dengan staf paruh
waktu dari beberapa Unit Pelayanan Kota.
Akibatnya, proses pengadaan lebih bersifat
administratif, kurang efektif dan efisien dalam
operasionalnya. Unit pengadaan tidak terlibat
dalam perencanaan pembangunan, dan
tidak memiliki kompetensi mumpuni dalam
pengadaan barang/jasa.
Kota Yogyakarta, melalui Wali Kota Haryadi
Suyuti, berkomitmen berpartisipasi dalam
Program Modernisasi Pengadaan pada akhir
tahun 2013. Melalui asistensi program ini, Kota
Yogyakarta melakukan beberapa tahapan
kegiatan yang bertujuan meningkatkan
kelembagaan ULP dan kinerja pelaksanaan
pengadaan. Dimulai dengan melaksanakan
penilaian organisasi secara mandiri di
bulan Januari 2014, Kota Yogyakarta
kemudian menyusun peta jalan peningkatan
kelembagaan, termasuk membentuk ULP
permanen dengan staf profesional pengadaan
penuh waktu, dan menyusun rencana
peningkatan kinerja pengadaan melalui
manajemen kinerja yang lebih proaktif dan
berfokus pada pelanggan.
Pada awal 2016, perkembangan sangat
baik telah dicapai Kota Yogyakarta di
bidang pengadaan barang/jasa, utamanya
perkembangan pada peningkatan kelembagaan
menjadi ULP permanen, pengadaan tenaga
kerja penuh waktu, dan pembentukan
indikator-indikator penilaian kinerja.
Pada komponen peningkatan kelembagaan
ULP permanen, Kota Yogyakarta melaksanakan
peta jalan menuju ULP permanen mandiri
dengan konsisten, hingga saat ini telah
memasuki tahap akhir, yakni naskah Perda
Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK)
yang memuat pengajuan kelembagaan
ULP pada tingkat eselon III (kantor) telah
disetujui DPRD dan saat ini dalam proses
pengajuan persetujuan dari Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta (DIY). Diharapkan
dalam waktu dekat ULP Kota Yogyakarta
akan bertransformasi dari unit pengadaan
ad-hoc menjadi Kantor Layanan Pengadaan
Barang/Jasa dengan cukup kewenangan dan
kemandirian untuk menjadi bagian organisasi
pemerintah daerah yang lebih strategis.
Sementara itu, untuk komponen pengadaan
tenaga kerja penuh waktu, perkembangan
yang dicapai Kota Yogyakarta dalam dua tahun
terakhir cukup signifikan. Secara perlahan,
telah terbentuk tenaga profesional pengadaan
barang/jasa yang mumpuni, berdedikasi,
dan fokus pada bidang pengadaan barang/
jasa. Berawal dari tenaga paruh waktu yang
melakukan tugas administrasi pengadaan, saat
ini Kota Yogyakarta memiliki 12 orang jabatan
PPBJ yang menjadi tumpuan utama ULP
dalam melaksanakan pelayanan pengadaan,
turut serta dalam perencanaan pembangunan
daerah, serta secara aktif memberikan
masukan dan saran kepada Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) lain terkait dengan
pengadaan barang/jasa. Kompetensi yang
terbangun saat ini sebagian diperoleh melalui
kegiatan pelatihan dan pendampingan Proyek
Modernisasi Pengadaan. Pelatihan tersebut
meliputi dua keahlian utama, yaitu keahlian
Membentuk kelembagaan dan membangun
organisasinya merupakan dua hal yang tidak
dapat dipisahkan. Kota Yogyakarta melakukan
dua hal ini secara bersamaan. Diawali dengan
mempelajari konsep pengelolaan dan
pengukuran manajemen kinerja pengelolaan
pengadaan barang/jasa, menetapkan indikator,
menetapkan target berdasarkan data baseline,
dan secara rutin menjadikan rencana aksi
pencapaian kinerja sebagai panduan bekerja.
Ini membantu organisasi ULP Kota Yogyakarta
berkembang secara terarah dan terukur.
Dalam peningkatan kinerja, kegiatan yang telah
dilakukan ULP Kota Yogyakarta antara lain
ialah untuk pertama kalinya mengembangkan
Standard Operating Procedure (SOP)
terintegrasi, serta melakukan survei pelayanan
pelanggan untuk memperoleh data, informasi,
dan masukan agar kualitas pelayanan dan
kinerja pengadaan meningkat di masa depan.
Setelah melihat hasil pendekatan manajemen
kinerja pengadaan yang sangat baik, Wali Kota
kemudian meningkatkan dukungannya untuk
peran strategis ULP dalam perencanaan sumber
daya organisasi, yaitu dengan meningkatkan
manfaat dan skema kompensasi untuk staf
ULP. Ini menjadi salah satu strategi untuk
mengundang dan mempertahankan ahli-ahli
terbaik staf pemerintahan Kota Yogyakarta
bidang pengadaan barang/jasa.
ULP Kota Yogyakarta menjadi salah satu
unggulan dari 29 ULP percontohan yang
berpartisipasi pada Fase 1. Pertimbangannya
ialah kemampuan ULP Kota Yogyakarta
Peningkatan Kualitas Pengadaan di
Kota Sukabumi, Komitmen untuk
menjadi Unggulan
Kota Sukabumi berkomitmen menjadi unggulan
di bidang pengadaan barang/jasa, dan
sejak beberapa tahun lalu telah melakukan
pembenahan di bidang tersebut. Pembenahan
pada saat itu belum sistematis dan terarah,
sehingga pencapaian yang ada belum signifikan
dan tidak terdokumentasi dengan baik.
Asistensi yang diterima Kota Sukabumi
melalui Program Modernisasi Pengadaan
kerja membantu Kota Sukabumi menata dan
membenahi proses pengadaan barang/jasa
menjadi lebih sistematis, terarah, dan terukur.
Sebagaimana yang diungkapkan Kepala ULP
Kota Sukabumi, Reni Rosyida Muthmainnah,
“Program Modernisasi Pengadaan membantu
mencapai tingkat kematangan organisasi yang
lebih tinggi dan memperlihatkan efektivitas
pengelolaan pengadaan. ULP Kota Yogyakarta
juga menjadi salah satu referensi bagi ULP lain
di Indonesia untuk mempelajari pengelolaan
pengadaan melalui tahapan kerja sistematis
yang telah dilakukan sehingga mencapai
kemajuan seperti saat ini. Selain itu, ULP Kota
Yogyakarta diproyeksikan berperan strategis
dalam sistem pengadaan Kota Yogyakarta.
Ini dipandang dapat memberikan pengaruh
positif bagi ULP lain untuk menunjukkan potensi
mereka dan memperluas peran ULP menjadi
lebih strategis.
Capaian Kota Yogyakarta baru sebuah
permulaan untuk era pengadaan yang lebih
profesional dan maju. ULP Kota Yogyakarta
secara berkelanjutan akan terus meningkatkan
layanannya, melaksanakan pendekatan
pengadaan lebih strategis, memberikan
pelayanan pengadaan proaktif dengan fokus
pada pelanggan, dan terus mempertegas
manajemen operasional pengadaan berbasis
kinerja. Sehingga, ULP Kota Yogyakarta
mampu berkontribusi positif mewujudkan
rencana pembangunan menjadi pembangunan
berkualitas, tepat waktu, serta efektif dan efisien
dalam memanfaatkan sumber daya.
kami memperkuat pengembangan kelembagaan
dan mendokumentasikan konsep sehingga
dapat diimplementasikan dengan baik, seperti
sesi berbagi yang rutin dan kebijakan konsultasi
yang terbuka. Sebelum bergabung dalam
program ini, kami sudah melaksanakan praktik
pengadaan yang baik, namun hal ini tidak
terdokumentasi dengan baik. Saat ini, kami
memiliki alur proses pengadaan lebih sistematis,
yang mendukung pelaksanaan pembangunan
daerah dengan lebih baik.”
Seperti disebutkan oleh Reni, terdapat
beberapa komponen yang memperoleh
perhatian utama Kota Sukabumi dalam
pembenahan bidang pengadaan barang/jasa,
antara lain kelembagaan, manajemen organisasi,
dan peningkatan kapasitas sumber daya
manusia.
Dari sisi kelembagaan, Kota Sukabumi berupaya
meningkatkan status kelembagaan ULP
PRAKTIK CERDAS: 3 ULP PERCONTOHAN MODERNISASI PENGADAAN TERBAIK
pengadaan barang/jasa dan keahlian dalam
manajemen organisasi dan kepemimpinan.
“Modernisasi Pengadaan
membantu kami
memperkuat pengembangan
kelembagaan dan
mendokumentasikan
konsep sehingga dapat
diimplementasikan
dengan baik.”
3
PRAKTIK CERDAS: 3 ULP PERCONTOHAN MODERNISASI PENGADAAN TERBAIK
Kota Sukabumi dari bentuk Unit Pelaksana
Teknis (UPT) di bawah Bappeda menjadi ULP
permanen berbentuk Kantor (unit Eselon III).
Ini dilakukan untuk menjadi lebih mandiri,
meningkatkan akuntabilitas, dan lebih fokus
pada pengelolaan operasional pengadaan yang
lebih tepat waktu, efektif, dan effisien.
4
Dalam hal manajemen organisasi, ULP Kota
Sukabumi menata kembali alur proses layanan
pengadaan agar lebih efektif dan efisien.
Asistensi dari Program Modernisasi Pengadaan
membantu ULP Kota Sukabumi menilai
proses yang ada saat ini, dan mengarahkan
pada proses yang lebih sistematis, lengkap
dengan penyusunan indikator kinerja, target
pencapaian, dan metode mengukur kinerja.
ULP Kota Sukabumi juga menyusun dokumen
referensi pengadaan, yang mendokumentasikan
proses dan kasus dengan lebih baik guna
mempercepat proses pengadaan dan menjadi
sumber informasi bagi ULP maupun SKPD lain
yang memerlukan informasi dan penjelasan
dalam hal pengadaan barang/jasa.
Pembenahan selanjutnya adalah membentuk,
membangun, dan mengembangkan kapasitas
sumber daya manusia. Ini diawali dengan
mendorong dan mendukung proses transisi
staf ULP menjadi jabatan fungsional PPBJ,
dan membantu peningkatan jalur karir
untuk menunjang profesionalitas staf
pengadaan. Langkah lainnya, menugaskan
staf ULP dan pemangku kepentingan terkait
bidang pengadaan untuk mengikuti pelatihan
keahlian pengadaan dan pelatihan kemampuan
kepemimpinan dan manajemen organisasi, juga
mengembangkan manajemen pengetahuan
untuk internal ULP, yaitu dengan mengadakan
sesi berbagi pengalaman antara staf ULP
mengenai kasus-kasus pengadaan dan
solusinya. Ini membantu staf ULP memahami
proses pengadaan, serta menyadari peran dan
posisi penting dan strategis bidang pengadaan
dalam proses pembangunan daerah.
Melengkapi upaya pengembangan kapasitas
sumber daya manusia, pimpinan Kota Sukabumi
memberikan penghargaan kepada manajemen
dan staf ULP dengan mempromosikan mereka
yang berprestasi ke posisi kunci dalam
organisasi pemerintah daerah, yaitu posisi
yang terkait dengan penyusunan rencana
pembangunan daerah dan investasi. Ini
memberikan kesempatan berkembang bagi staf
yang bersangkutan. Mereka pun diharapkan
dapat menyebarluaskan, menerapkan prinsip
pengadaan barang/jasa yang baik, serta
memelihara kualitas proses pengadaan di
manapun posisi dan perannya dalam struktur
pemerintah daerah. Pemahaman mengenai
pengelolaan dan pembiayaan pembangunan
kota, serta ekosistem pengadaan, akan menjadi
dasar keahlian dan pengalaman yang berharga
dalam hal ini.
Menjadi sebuah Pusat Unggulan (Center of
Excellence) adalah salah satu tujuan ULP Kota
Sukabumi. Pembenahan yang telah dilakukan,
sebagaimana disebutkan di atas, adalah hal-hal
dasar sebuah pusat unggulan. Pembenahan diri,
menyebarkan manfaat bagi internal pemerintah
kota Sukabumi, menjadi referensi bagi daerahdaerah sekitar, kemudian menjadi referensi
bagi lingkungan yang lebih besar, hingga
pada akhirnya diakui di tingkat nasional dan
berkontribusi positif pada tingkat internasional.
Saat ini, ULP Kota Sukabumi mulai memberikan
layanan advisory atau konsultasi tentang
proses pengadaan kepada SKPD. ULP Kota
Sukabumi juga mulai dikenal menjadi rujukan
bagi pemerintah daerah di Provinsi Jawa Barat,
bahkan dari daerah atau provinsi lain.
Reni mengatakan, setiap bulan terdapat hampir
empat kunjungan dari Pemerintah Daerah lain
ke ULP Kota Sukabumi untuk mempelajari cara
Sukabumi mengelola pengadaan. “Dengan
fasilitasi dari Program Modernisasi Pengadaan,
kami segera menjadi Pusat Unggulan bidang
Pengadaan Barang/Jasa, yang berbagi dan
bertukar praktik pelaksanaan pengadaan
terbaik dengan pemangku kepentingan lainnya
di seluruh Indonesia,” ucapnya.
Berbagai kemajuan dan prestasi yang
ditunjukkan oleh ULP Kota Sukabumi
menjadikan Kota Sukabumi sebagai salah satu
ULP unggulan dari 29 ULP percontohan dalam
Program Modernisasi Pengadaan.
Millennium Challenge Account-Indonesia
Mengentaskan Kemiskinan melalui Pertumbuhan Ekonomi
Gedung MR21, Lantai 11.
Jl. Menteng Raya No. 21, Jakarta 10340
Tel. +6221 39831971 | Fax: +6221 39831970
@MCA_Indonesia MCA.Indonesia.page
[email protected] | www.mca-indonesia.go.id