MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

MANAJEMEN PROYEK
PERANGKAT LUNAK
Program Pendidikan Vokasi
Universitas Brawijaya
Tahun 2011
Pertemuan 5
Perencanaan Proyek :



Preliminary Project Plan
Work Breakdown Structure
Network Diagram (PDM)
Perencanaan Proyek
 Ada setidaknya 12 langkah yang harus dilakukan :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Menentukan tujuan dan cakupan
Memilih model siklus hidup pengembangan sistem
Menentukan bentuk organisasi dan tim
Melaksanakan pemilihan tim
Memastikan resiko yang mungkin terjadi
Membuat WBS
Identifikasi tugas/kerja
Estimasi ukuran proyek
Estimasi usaha
Identifikasi ketergantungan antar pekerjaan
Menempatkan sumber daya
Jadwal kerja
3
Preliminary Project Plan
 Perencanaan awal proyek dapat dibuat dengan
syarat :
 Cakupan proyek telah didefinisikan
 Model proses pengembangan telah
ditentukan, berdasarkan pada :
1.
2.
3.
Pelanggan yang memesan produk dan tim yang
akan melaksanakan proyek tersebut
Karakteristik dari produk
Lingkungan proyek dimana tim akan bekerja
4
Preliminary Project Plan
 Perencanaan Awal Proyek setidaknya mencakup :
1. Lingkup proyek yang telah ditentukan
2. Manfaat yang diharapkan  berdasarkan
sasaran proyek
3. Rencana awal penjadwalan proyek
4. Rencana awal biaya proyek
5. Rencana awal kebutuhan SDM
6. Rencana awal penanganan resiko
7. Rencana awal asumsi2 proyek
5
Preliminary Project Plan
 Apabila perencanaan awal proyek telah dibuat
maka dekomposisi proses dapat dilakukan
 Dekomposisi proses dilakukan dengan membuat
Work Breakdown Structure
6
Membagi pekerjaan
 Perlu melakukan dekomposisi pekerjaan2 dalam proyek
ke dalam bagian2/komponen yang lebih kecil yang
mudah dikelola
 Semua proyek membutuhkan langkah ini
 Divide & Conquer
 2 sebab utama kegagalan proyek :
 Melupakan sesuatu yang kritis
 Secara kasaran membuat estimasi menjadi target
 Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan,
prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya
7
Elemen Proyek
 Sebuah proyek terdiri dari fungsi, aktifitas dan
tugas/kerja
8
Work Breakdown Structure
 Daftar terstruktur (hierarki) dari aktivitas pekerjaan
proyek
 Ada 2 format :
 Outline/tabular
 Diagram struktur
 Menggunakan sistem penomoran
 Misal : 1.2.1
 0 biasanya adalah top level
 Ada 2 jenis :
 Berdasarkan proses
 Berdasarkan produk
 Tidak menunjukkan ketergantungan antar pekerjaan
9
WBS

Contract WBS (CWBS)
 First,
2 or 3 levels
 High-level tracking

Project WBS (PWBS)
 Defined
by PM and team members
 Tasks tied to deliverables
 Lowest level tracking
10
Struktur WBS Lengkap



Up to six levels (3-6 usually) such as
Upper 3 can be used by customer for reporting
Different level can be applied to different uses

Ex: Level 1: authorizations; 2: budgets; 3: schedules
11
WBS Chart Example
12
WBS Outline Example
0.0 Retail Web Site
1.0 Project Management
2.0 Requirements Gathering
3.0 Analysis & Design
4.0 Site Software Development
4.1 HTML Design and Creation
4.2 Backend Software
4.2.1 Database Implementation
4.2.2 Middleware Development
4.2.3 Security Subsystems
4.2.4 Catalog Engine
4.2.5 Transaction Processing
4.3 Graphics and Interface
4.4 Content Creation
5.0 Testing and Production
13
WBS Types

Process WBS




Product WBS




a.k.a Activity-oriented
Ex: Requirements, Analysis, Design, Testing
Typically used by PM
a.k.a. Entity-oriented
Ex: Financial engine, Interface system, DB
Typically used by engineering manager
Hybrid WBS: both above



This is not unusual
Ex: Lifecycle phases at high level with component or featurespecifics within phases
Rationale: processes produce products
14
Product WBS
15
Process WBS
16
WBS Types

Less frequently used alternatives
 Organizational
WBS
 Research,
Product Design, Engineering, Operations
 Can be useful for highly cross-functional projects
 Geographical
WBS
 Can
be useful with distributed teams
 NYC team, San Jose team, Off-shore team
17
Work Packages



Generic term for discrete tasks with definable end results
Typically the “leaves” on the tree
The “one-to-two” rule


Basis for monitoring and reporting progress



Often at: 1 or 2 persons for 1 or 2 weeks
Can be tied to budget items (charge numbers)
Resources (personnel) assigned
Ideally shorter rather than longer





Longer makes in-progress estimates needed
These are more subjective than “done”
2-3 weeks maximum for software projects
1 day minimum (occasionally a half day)
Not so small as to micro-manage
18
WBS


List of Activities, not Things
List of items can come from many sources


Describe activities using “bullet language”



SOW (Statement of Work), Proposal, brainstorming,
stakeholders, team
Meaningful but terse labels
All WBS paths do not have to go to the same level
Do not plan more detail than you can manage
19
WBS & Methodology



PM must map activities to chosen lifecycle
Each lifecycle has different sets of activities
Integral process activities occur for all



Planning, configuration, testing
Operations and maintenance phases are not normally
in plan (considered post-project)
Some models are “straightened” for WBS
Spiral and other iterative models
 Linear sequence several times


Deliverables of tasks vary by methodology
20
WBS Techniques




Top-Down
Bottom-Up
Analogy
Rolling Wave
 1st
pass: go 1-3 levels deep
 Gather more requirements or data
 Add more detail later

Post-its on a wall
21
WBS Techniques

Top-down
 Start
at highest level
 Systematically develop increasing level of detail
 Best if
 The
problem is well understood
 Technology and methodology are not new
 This is similar to an earlier project or problem
 But
is also applied in majority of situations
22
WBS Techniques

Bottom-up
 Start
at lowest level tasks
 Aggregate into summaries and higher levels
 Disadvantages
 Time
consuming
 Needs more requirements complete
 Advantage
 Detailed
23
WBS Techniques

Analogy
 Base
WBS upon that of a “similar” project
 Use a template
 Analogy also can be estimation basis
 Advantages
 Based
on past actual experience
 Disadvantages
 Needs
comparable project
24
WBS Techniques

Brainstorming
Generate all activities you can think of that need to be
done
 Group them into categories



Both Top-down and Brainstorming can be used on the
same WBS
Remember to get the people who will be doing the
work involved
25
WBS – Basis of Many Things






Network scheduling
Costing
Risk analysis
Organizational structure
Control
Measurement
26
WBS General Guidelines







One task only occur in one place
All of works must be divided up
One work packages only has one PIC
Must be implemented consistently
Project team must be involved
Every task clearly documented
Flexible to accommodate change
27
WBS Guidelines Part 1



Should be easy to understand
Some companies have corporate standards for these
schemes
Some top-level items, like Project Mgmt. are in WBS
for each project




Others vary by project
What often hurts most is what’s missing
Break down until you can generate accurate time &
cost estimates
Ensure each element corresponds to a deliverable
28
WBS Guidelines Part 2

How detailed should it be?
Not as detailed as the final plan
 Each level should have no more than 7 items
 It can evolve over time


What tool should you use?
Excel, Word, Project
 Org chart diagramming tool (Visio, etc)
 Specialized commercial apps


Re-use a “template” if you have one
29
DISKUSI TUGAS


Buatlah WBS untuk proyek anda
Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan
penyusunan anggaran
30
Pertemuan 5
PERENCANAAN MANAJEMEN WAKTU
PROYEK
31
BAHASAN

Manajemen waktu

Mendefinisikan kegiatan

Mengurutkan kegiatan

Estimasi sumber daya

Estimasi durasi

Menyusun jadwal
32
MANAJEMEN WAKTU PROYEK


Menjamin proyek selesai tepat waktu
Proyek yang tidak selesai tepat waktu
mendapat penalti dari pemberi kerja
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
33
PROSES-PROSES DALAM
MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Mendefinisikan
kegiatan
Mengurutkan
kegiatan
KELOMPOK PROSES
PERENCANAAN
KELOMPOK PROSES
PENGAWASAN
Mengestimasi
sumberdaya
kegiatan
Mengestimasi
durasi
kegiatan
Menyusun
jadwal
Mengendalikan
jadwal
34
PROSES 1:
MENDEFINISIKAN KEGIATAN

Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan
tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan
berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai
persyaratan
35
Masukan
MENDEFINISIKAN KEGIATAN
1.
2.
3.
4.
5.
Ketersediaan pendukung
Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku
Pernyataan cakupan proyek
W.B.S dan penjelasannya
Rencana manajemen proyek
36
Piranti & Teknik
MENDEFINISIKAN KEGIATAN
1.
2.
Menerapkan dekomposisi
Menggunakan template bekas proyek lain
37
Hasil
MENDEFINISIKAN KEGIATAN
1.
Daftar kegiatan
2.
Atribut kegiatan, seperti:
• identitas,
• kegiatan selanjutnya,
• deskripsi,
• hubungan logikal,
• kendala,
• leads & lags,
• asumsi
• kebutuhan sumber daya,
• prasyarat,
• dll
3.
Daftar milestone
38
PROSES 2:
MENGURUTKAN KEGIATAN
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan
antar kegiatan proyek.
Ketergantungan terjadi karena :
 Alami / mandatori. Misal: pemrograman
dilakukan setelah rancangan jadi
 Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: perancangan
dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering
committee untuk mencegah rugi
 Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasi
setelah penerimaan barang
39
Masukan
MENGURUTKAN KEGIATAN
1.
2.
3.
Pernyataan cakupan proyek
Daftar kegiatan dengan atributnya
Daftar milestone
40
Piranti & Teknik
MENGURUTKAN KEGIATAN
1.
2.
3.
4.
PDM (precedence diagramming method)
ADM (arrow diagramming method)
Penentuan sifat ketergantungan
Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum
prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus
menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya
selesai)
41
PDM
 Kegiatan digambarkan dengan kotak,
 Panah antar kotak mewakili ketergantungan
 Finish-to-start
A selesai, baru B dimulai,
 Finish-to-finish
A selesai, baru B bisa selesai
 Start-to-start
A mulai, baru B boleh dimulai
 Start-to-finish
A mulai, baru B boleh selesai
A
B
A
B
A
B
A
 Umumnya dipakai kebutuhan finish to start
B
42
PDM
d = durasi kegiatan
ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapat dimulai
EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapat diselesaikan
LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatan dimulai
tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai
LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan selesai
tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai
ES
EF
Nama keg
d
LS
LF
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
43
ADM
ARROW DIAGRAMMING METHOD
Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan
digambarkan dengan anak panah
n1 dan n2 adalah nomor simpul (node); n1 < n2
d = durasi kegiatan
n1
Nama kegiatan
d
n2
Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya)
digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat;
durasinya = 0
n1
n2
ADM
4
C
0
A
5
2



9
5
7
F
2
8
1
D
B
E
6
3
20
4
Lintasan (jalur) kritis: A E
Masa proyek = 8 + 20 = 28
Lintasan A C D F maupun B E tidak kritis karena waktunya kurang dari 28
45
SOAL
Diketahui proyek dengan kegiatan
seperti pada tabel.
Buatlah :
KEGIATAN
DURASI
PRASYARAT
A
3
-
B
10
-

Gantt chart

Diagram jaringan dg ADM
C
6
A

Diagram jaringan dg PDM
D
8
B

Tentukan lintasan kritisnya
E
7
C,D
Berapa waktu tersingkat untuk
melaksanakan proyek?
F
5
D

46
Gantt chart
0
KEG
D
PRAS
YR
A
3
-
B
10
-
C
6
A
D
8
B
E
7
C,D
F
5
D
5
10
15
20
25
Diagram jaringan dengan ADM
2
A
C
6
5
3
E
7
1
6
B
F
10
3
D
8
5
4
48
Diagram jaringan dengan PDM
0
3
3
A
3
10
25
23
18
18
D
8
10
25
E
7
18
18
12
10
B
10
0
18
C
6
12
10
9
0
9
F
5
18
20
25
Tinjauan berbagai lintasan:
ACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23
Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama)
Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu
49
PROSES 3:
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
Sumber daya proyek:
 personil
 peralatan
 material (langsung & tak langsung)
Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun
& mengontrol anggaran biaya
50
Pertanyaan penting dalam perencanaan:






Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek?
Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan
mempengaruhi sumber daya?
Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa?
Bagaimana ditangani?
Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu?
Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil
tenaga baru?
Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan
sumber daya?
51
Masukan
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
1 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti
budaya, prasarana, SDM, dll
2 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset
proses organisasional)
3 Daftar kegiatan dan atributnya
4 Deskripsi ketersediaan sumberdaya
Jumlah; jenis kekhususan; waktu Tersedianya.
5 Rencana manajemen proyek
52
Piranti & Teknik
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli
(internal atau konsultan luar)
2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah
pendapat (brainstorming)
3 Mengambil data-data yang dipublikasi
4 Menggunakan P/L manajemen proyek
5 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas
 Dekomposisikan kegiatan pada jadwal;
 Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian;
 Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
53
Hasil
MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN
1 Kebutuhan sumberdaya
 Penjelasan
tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk
setiap elemen dalam WBS
 Sumberdaya
akan didapat dari akuisisi staf atau dari
luar (sewa/kontrak)
2 Kalender sumber daya (kapan butuh apa)
3 Atribut / data tentang kegiatan
4 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown
structure)
54
PROSES 4:
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk
menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah
memperhitungkan semua faktor yang berdampak
terhadap waktu proyek, seperti:
 Elapsed
 Hari
time
kerja dalam seminggu
55
Masukan
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
1. Faktor lingkungan organisasi
2. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya
3. Pernyataan cakupan proyek
4. Daftar kegiatan dan atributnya
5. Kebutuhan dan waktu tersedianya sumber daya
6. Rencana manajemen proyek (resiko; estimasi biaya)
56
Piranti & Teknik
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
1. Pendapat / kebijakan ahli
2. Estimasi berdasarkan analogi (top-down) . Ini
hanya bila kegiatan benar-benar mirip dengan
proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang
menguasai persoalannya.
3. Simulasi, misalnya dengan menggunakan
probabilitas
4. Analisa cadangan waktu
57
MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
PIRANTI DAN TEKNIK (LANJ)

Analisa dengan durasi optimistis, pesimistis, dan yang
paling mungkin.
Durasi = (O + 4 M + P)/6
O = durasi optimis
M = durasi yang kemungkinannya tertinggi
P = durasi pesimis
Sumber: PMBOK
59
Hasil
DARI MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN
Estimasi durasi kegiatan
1.
Daftar kegiatan yang mutakhir beserta
atributnya, seperti:
2.
•
identitas,
•
kegiatan selanjutnya,
•
kode,
•
hubungan logikal,
•
deskripsi,
•
leads & lags,
•
kendala,
•
kebutuhan sumber daya,
•
prasyarat,
•
dll
60
PROSES 5:
MENYUSUN JADWAL

Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek
dengan melakukan analisa terhadap:
 urutan
kegiatan,
 durasi
kegiatan,
 kebutuhan
 kendala

sumberdaya kegiatan, dan
penjadwalan yang ada.
Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari
aspek waktu
61
Masukan
DALAM MENYUSUN JADWAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses
organisasi)
Cakupan proyek
Daftar kegiatan dan atributnya
Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM)
Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya
Estimasi durasi kegiatan
Rencana manajemen proyek (resiko)
62
Piranti & Teknik
DALAM MENYUSUN JADWAL
1. Analisis jaringan kegiatan
2. CPM
3. Pemampatan jadwal (percepatan):
 Crashing (meningkatkan biaya)
 Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel
sebagian)
4.
5.
6.
7.
Analisis skenario what-if
Pengaturan leads dan lags
Perangkat lunak manajemen proyek
Model-model penjadwalan
63
Schedule Development Tools & Techniques
Original
schedule
Shortened
duration thru
crashing
Overlapped
Tasks or fast
tracking
64
Hasil
DARI MENYUSUN JADWAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jadwal proyek
 Diagram jaringan kegiatan
 Diagram batang (bar chart)
 Milestone chart
Kalender proyek
Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana
manajemen proyek)
Data model jadwal (optimis; pesimis)
Permintaan perubahan
Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir
RENCANA WAKTU
KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5 6
ANALISIS

EVAL.
TEKNOLOGI

MENETAPKAN
KEBUTUHAN
PENGGUNA
DESAIN WEB PAGE
LAYOUT
SET-UP SERVER
66
JADWAL (KALENDER)
KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5 6
ANALISIS

EVAL. TEKNOLOGI

MENETAPKAN
KEBUTUHAN
PENGGUNA
DESAIN WEB PAGE
LAYOUT
SET-UP SERVER
67
TUGAS


Tentukan urutan kegiatan pada WBS anda
Tentukan kebutuhan sumber daya dan
perkirakan (estimasikan) durasi kegiatan
tersebut
68
SEKIAN
69