AKUNTANSI UNTUK BENDAHARAWAN.

AKUNTANSI UNTUK BENDAHARAWAN
Pengertian Bendaharawan
1. Menurut ICW (Indische Compabilitait Wet) :
Bendaharawan adalah Orang-orang atau badan yang dtugasi oleh negara untuk
menerima, menyimpan , membayar , mencatat dan mempertanggungjawabkan
uang , surat-surat berharga dan barang-barang milik negara yang berada dalam
pengurusannya.
2. Menurut UU No.17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara :
Bendaharawan adalah Setiap orang yang diberi tugas menerima , menyimpan ,
membayar dan/atau mengeluarkan uang/barang milik negara adalah bendahara
yang wajb menyampaikan laporan pertanggungjawaban kepada Badan Pemeriksa
Keuangan.
3. Menurut UU No.1/2004 tentang Perbendaharaan Negara :
Bendaharawan adalah Setiap orang atau badan yang diberi tugas untuk dan atas
nama negara/daerah menerima , menyimpan dan membayar/menyerahkan uang
atau surat berharga atau barang-barang negara/daerah.
Bentuk-bentuk Bendaharawan
1. Bendaharawan Barang
 Bendaharawan yang bertugas menerima, menyimpan, menyalurkan, mencatat,
dan mempertanggung jawabkan semua barang milik negara yang berada dalam
pengurusannya.
2. Bendaharawan Umum
 Bendaharawan yang dapat melakukan segala penerimaan dan pembayaran atas
beban anggaran belanja Negara, berdasarkan bukti-bukti tagihan yang sah
menurut hokum dan mendapat perintah membayar dari pejabat yang
mempunyai wewenang ordonatur.
 Yang bertugas sebagai bendaharawan umum adalah para kepala seksi yang
melaksanakan tugas pada Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara (KPKN)
maupun kantor yang diserahi tugas bendaharawan umum, seperti : Bank
Indonesia, Bank-bank Pemerintah, Giro Pos dan Perwakilan RI di luar negeri.
3. Bendaharawan Khusus
 Bendaharawan yang melakukan pengurusan kebendaharawanan dalam ruang
lingkup tertentu yaitu mengenai penerimaan dan pengeluaran negara saja.
 Bendaharawan khusus dibagi jadi dua (2) yaitu,
 Bendaharawan Khusus Penerimaan
Bendaharawan yang khusus hanya menerima penerimaan Negara dan
menyetorkannya secara berkala apa yang telah diterimanya kepada KPKN
melalui Rekening Kas Negara.
 Bendaharawan Khusus Pengeluaran
Biasanya disebut juga dengan bendaharawan UYHD (Uang Yang Harus
Dipertanggung jawabkan), bendaharawan yang secara fisik menguasai uang
Negara, yaitu berupa uang muka kerja guna pembiayaan kantor dan
instansinya. Oleh karena itu bendaharawan ini terdapat hampir di setiap
kantor/proyek/satuan kerja.
Tugas-Tugas Bendaharawan
Berdasar Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No 73 Tahun 2008, pengertian
dan tugas Bendahara (dalam Pasal 1) adalah :
Bendahara adalah setiap orang yang diberi tugas menerima, menyimpan,
membayar dan/atau menyerahan uang atau surat berharga atau barang-barang
Negara.

Tugas menerima mengandung pengertian bahwa Bendahara harus mengadministrasikan dengan baik aliran kas masuk yang diterimanya

Tugas menyimpan mengandung pengertian keamanan dan keselamatan dari kas
yang diterimanya menjadi tanggung jawab bendahara

Tugas membayarkan merupakan tugas fungsional bendahara yaitu membantu
pelaksanaan pembayaran belanja negara pada tingkat satuan kerja yang tidak
dapat secara langsung dibayar oleh Kuasa Bendahara Umum Negara, untuk
pelaksanaan ini bendahara mendapatkan Uang muka kerja yang selanjutnya
dikenal dengan istilah Uang persediaan (UP).

Tugas menata usahakan mengandung pengertian seluruh kegiatan Bendahara
(fungsi kebendaharaan yang telah disebutkan diatas) harus diadministrasikan
dengan menggunakan prosedur sesuai kaidah pengendalian internal

Tugas mempertanggungjawabkan mengandung pengertian bahwa bendahara baik
sebagai pemberi tugas atau penerima tugas, dapat memastikan bahwa tugas yang
diberikan terlaksana dengan baik dan mengkomunikasikan pelaksanaan tugasnya
sebagai bentuk dari pertanggungjawabannya. Adapun sarana pertanggungjawaban
yang digunakan adalah berupa Laporan pertanggungjawaban (LPJ).
Penertiban Tata Usaha dan Cara Mengerjakannya
Dijelaskan dalam :
1. Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 1968
2. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945
3. Ketetapan MPRS No. XXXIII/MPRS.1967;
4. Keputusan Presiden RI No. 29 tahun 1966;
5. Keputusan Presiden RI No. 171 tahun 1967;
6. Keputusan Presiden Kabinet No. 75/U/KEP/11/1966;
Mekanisme Pembayaran Dalam Pelaksanaan APBN
Mekanisme pembayaran dalam pelaksanaan APBN yang berlaku saat ini
terdapat dua mekanisme pembayaran yaitu melalui mekanisme pembayaran langsung
(LS) dan mekanisme pembayaran Uang Persediaan (UP).
1. Mekanisme Pembayaran LS
 Mekanisme pembayaran langsung (LS), yaitu mekanisme pembayaran dari
KPKN kepada rekanan atau pihak ketiga. Mekanisme pembayaran LS tidak
hanya untuk melakukan pembayaran dengan menggunakan sistem kontrak saja,
tetapi dapat dikembangkan untuk pembayaran langsung kepada pihak
ketiga/rekanan tanpa melalui ikatan pekerjaan dengan sistem kontrak,
seperti pembayaran honor atau untuk pengadaan barang dan jasa sampai
dengan Rp 50 juta sesuai dengan keppres 80 tahun 2003 yang mengatur
mekanisme tata cara pengadaan barang/jasa pemerintah.
2. Mekanisme Pembayaran UP
 Sejak diperkenalkan pertama kali dengan nama Uang Untuk DiPertanggung
jawabkan (UUDP), kemudian mengalami perubahan menjadi Uang Yang Harus
Dipertanggungjawabkan (UYHD) pada tahun 1990, dan terakhir pada tahun
2005 menjadi Uang Persediaan (UP) yang dikenal sekarang ini.
 Uang persediaan merupakan uang muka kerja dengan jumlah tertentu yang
bersifat daur ulang (revolving), diberikan kepada bendahara pengeluaran
hanya untuk membiayai kegiatan operasional kantor sehari-hari yang tidak
dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
Pengertian UYHD
Uang Yang Harus Dipertanggung jawabkan (UYHD) ialah Uang muka kerja
yang
diterima
oleh
bendaharawan
untuk
membiayai
pengeluaran
anggaran
departemen/lembaga/instansi sehari-hari dalam jumlah yang relatif kecil, yang
selanjutnya harus dipertanggung jawabkan.
Sifat UYHD
Sifat-sifat system dana UYHD adalah,
a. UYHD belum merupakan beban alokasi/kredit anggaran departemen/lembaga/
instansi yang bersangkutan, melainkan uang muka kerja atas beban anggaran
khusus/transitorus : untuk anggaran rutin dengan mata anggaran pengeluaran
(MAK) no. 6211; dan untuk anggaran pembangunan dengan MAK no. 6212.
b. UYHD bersifat revolving (berdaur ulang), artinya dana UYHD yang telah
digunakan untuk pengeluaran dapat diganti kembali dengan cara penerbitan SPM
atas nama bendaharawan bersangkutan sebesar pengeluaran atas beban MAK
yang tercantum dalam DIK/DIP/SKO bersangkutan, sehingga jumlah UYHD
menjadi pulih kembali.
UYHD dapat digunakan untuk beberapa MAK sebagai berikut,
1. Anggaran Belanja Rutin
a. Belanja Barang untuk keperluan kantor dan lain-lain :
-
MAK 5210 (keperluan sehari-hari kantor)
-
MAK 5220 (inventaris kantor)
-
MAK 5230 (langganan daya dan tenaga)
-
MAK 5240 (lauk pauk)
-
MAK 5250 (lain-lain)
b. Belanja Barang untuk pemeliharaan
-
MAK 5310 (gedung kantor)
-
MAK 5320 (rumah dinas)
-
MAK 5330 (kendaraan bermotor)
-
MAK 5350 (lain-lain pemeliharaan)
c. Belanja Barang untuk perjalanan
-
MAK 5410 (perjalanan dinas biasa)
d. MAK lainnya harus atas persetujuan DJA (Direktorat Jenderal Anggaran)
2. Anggaran Belanja Pembangunan
-
MAK 5911 (gaji/upah)
-
MAK 5912 (pengadaan tanah)
-
MAK 5913 (pembelian bahan-bahan)
-
MAK 5914 (pembelian peralatan dan mesin-mesin)
-
MAK 5915 (biaya perjalanan)
-
MAK 5916 (biaya konstruksi)
-
MAK 5917 (biaya lain-lain)
-
MAK lainnya harus atas persetujuan DJA.
Penggunaan UYHD
a. UYHD dapat diberikan baik untuk keperluan anggaran rutin maupun anggaran
pembangunan.
b. UYHD digunakan untuk keperluan sehari-hari perkantoran/instansi, satuan kerja,
proyek yang jumlanya relatif kecil.
c. UYHD dapat digunakan untuk berbagai jenis belanja atau MAK yang kredit
anggarannya tersedia dalam DIK/DIP/SKO dan MAK yang bersangkutan.
d. Pembayaran
untuk
pengadaan
barang/pekerjaan
dengan
nilai
diatas
Rp
5.000.000,00 dilakukan dengan SPM-LS, tidak diperkenankan dilakukan dari
UYHD. Ketentuan ini termuat dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No.
217/KMK.03/1990 pasal 4 ayat 1.
Batas Penyediaan Dana UYHD
Jumlah dana UYHD yang dapat diberikan negara kepada bendaharawan
sebagaimana
diatur
dalam
Surat
217/KMK.03/1990 pasal 3 adalah,
Keputusan
Menteri
Keuangan
RI
No.
a. Untuk anggaran belanja rutin :
-
Jika pagu (batas) anggaran belanja rutin non-pegawai sampai dengan Rp
60.000.000,00 UYHD yang dapat diberikan adalah (seperempat) dari jumlah
tersebut atau setinggi-tinggginya Rp 5.000.000,00.
-
Jika pagu anggaran belanja rutin non-pegawai diatas Rp 60.000.000,00
sampai dengan Rp 450.000.000,00 UYHD yang dapat diberikan 1/12 (satu per
duabelas) dari jumlah tersebut, atau setinggi-tingginya Rp 25.000.000,00.
-
Jika pagu anggaran belanja rutin non-pegawai diatas Rp 450.000.000, 00
jumlah UYHD yang dapat diberikan adalah 1/18 (satu per delapan belas) dari
jumlah tersebut, atau setinggi-tingginya Rp 50.000.000,00.
b. Untuk anggaran belanja pembangunan :
-
Sebesar jumlah menurut ketentuan pada anggaran belanja rutin, tetapi
jumlah pagu DIP yang dapat dimintakan UYHD nya termasuk mata anggaran
untuk gaji dan upah.
-
Atau sebesar kebutuhan satu bulan sesuai dengan rincian rencana penggunaan
dana.
Pola Mekanisme UYHD
UYHD menganut system impress fund senilai dengan batas yang ditentukan
dalam aturan. Bendaharawan akan mendapatkan saldo tertentu yang ditentukan
secara tetap pada setiap bulan. Hal ini dilakukan dengan mengajukan reimbursement
atas UYHD yang telah dikeluarkan sesuai dengan Mata Anggaran Pengeluarannya
(MAK).
Bendaharawan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) kepada KPKN
setempat berdasarkan DIK (Daftar Isian Kegiatan) atau DIP (Daftar Isian Proyek).
Untuk pengajuan dana UYHD, ada empat jenis SPP yang diajukan :
1. SPP-DU (Dana UYHD), diajukan pada saat pembentukan dana.
2. SPP-GU (Penggantian UYHD), diajukan pada saat pengisian kembali dana UYHD
sehingga kembali dalam jumlah semula.
3. SPP-TU (Tambahan UYHD), diajukan untuk meminta tambahan dana UYHD.
4. SPP-LS (SPP Langsung), diajukan jika jumlah pembayaran yang diperlukan dalam
rangka pengadaan/pemborongan berjumlah diatas Rp 5.000.000,00. Dengan
pengajuan SPP-LS maka pembayaran dilakukan langsung oleh KPKN kepada pihak
ketiga atau dengan kata lain, SPP-LS merupakan pelaksanaan pembayaran yang
tidak dilakukan melalui dana UYHD.
Setelah semua SPP diperiksa dan disetujui oleh KPKN, maka KPKN
selanjutnya menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM) atas nama jabatan
bendaharawan yang bersangkutan. Oleh karena itu semua bendaharawan diharuskan
mempunyai rekening (atas nama jabatan) di Bank, sebab semua pembayaran KPKN
dilakukan secara giral, baik untuk SPP-DU, SPP-GU, maupun SPP-TU.
Jenis SPM ada 4 macam, tergantung SPP yang diajukan :
1. SPM-DU, untuk pembayaran pemberian uang muka kerja kepada bendaharawan.
2. SPM-GU, untuk pembayaran penggantian dana UYHD yang telah digunakan oleh
kantor/instansi/proyek yang bersangkutan.
3. SPM-TU, untuk pembayaran pemberian tambahan dana UYHD.
4. SPM-LS, untuk pembayaran langsung oleh KPKN kepada pihak ketiga/rekanan.
Dengan diterimanya SPM dari KPKN, maka bendaharawan telah menerima
sejumlah dana/uang yang berupa pemindahbukuan dari Rekening Kas Negara ke
Rekening Bendaharawan. Dan Bendaharawan dapat menyimpan dana tersebut dalam
brankasnya (setinggi-tingginya Rp 5.000.000,00) atau tetap menyimpannya pada
Bank.
Pengertian dan Tujuan Pembukuan Bendaharawan
Pembukuan Bendaharawan merupakan suatu aktivitas mengidentifikasikan dan
pengukuran, pencatatan, pengklasifikasian atau peringkasan seluruh dana UYHD
yang diterima serta pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan atas beban anggaran
negara yang terdapat pada kantor/instansi yang bersangkutan, untuk kemudian
disusun Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) dan Laporan Keadaan Kas (LKK).
Tujuan Pembukuan Bendaharawan
a. Mencatat seluruh penerimaan dana UYHD yang dikelola dan pengeluaranpengeluaran yang membebani anggaran negara secara up to date.
b. Menjadi dasar bagi penyeiapan dan penyusunan laporan keadaan kredit anggaran
dan laporan keadaan kas.
c. Mengetahui saat dimana bendaharawan harus segera mengajukan permintaan
penggantian atau penambahan dana UYHD.
d. Sebagai bahan informasi oleh pimpinan dalam pengelolaan dana UYHD pada
kantor/instansi yang bersangkutan.
e. Mempermudah pelaksanaan tugas aparat pemeriksa fungsional.
Pencatatan bendaharawan dilakukan di dalam :
a. Buku Kas Umum (BKU)
Buku untuk mencatat saldo kas awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo kas
akhir dalam periode tertentu, semua aktivitas keuangan harus dapat terlihat
dalam BKU. (BKU merupakan alat control utama dari pelaksanaan kegiatan
pengurusan keuangan negara).
b. Buku Pembantu
Buku untuk mencatat lebih rinci dari transakasi-transkasi yang dicatat dalam
buku kas umum, untuk per jenis perkiraan. Secara umum, buku pembantu
terdiri dari:
1. Buku kas tunai
Untuk mencatat semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan
secara tunai. Buku ini untuk memantau keadaan fisik uang yang ada dalam
brankas bendaharawan.
2. Buku bank
Untuk mencatat transaksi atau perubahan uang bendaharawan di dalam
rekening yang disimpan di bank tertentu yang disetujui oleh Menteri
Keuangan atau Kuasa Bendaharawan Umum Negara.
3. Buku pembantu pengawasan UYHD
Untuk mencatat transaksi yang memerlukan dana UYHD atas beban MAK.
Buku ini berfungsi untuk mengetahui saldo dana UYHD yang masih tersedia
sehingga dapat direncanakan pengajuan penggantian UYHD ke KPKN.
4. Buku Pembantu Pengawasan Kredit Angggaran Per Jenis Pengeluaran (MAK)
Untuk mencatat batas kredit anggaran belanja sesuai DIK/DIP/SKO dan
dibuat per MAK sehingga pengeluaran tidak melampaui batas anggaran yang
telah disetujui DPR-RI
5. Buku Pembantu Uang Muka (Persekot)
Buku ini digunakan untuk mencatat saldo dan muatsi uang muka yang diberikan
bendaharawan kepada orang tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
6. Buku Pungutan dan Penyetoran Pajak
Buku ini digunakan untuk mencatat pungutan dan penyetoran pajak yang
terjadi.
Siklus Pembukuan
Indentifikasi/
Pengukuran
Transaksi
Intern dan
Ekstern
Instansi
INPUT
PROSES
OUTPUT
Pencatatan
Mengklasifikasikan/
Meringkas
Pelaporan
Bukti-bukti
Buku
Kas
Umum
(1)
Pembukuan
(2)
(3)
- LKKA
- LKK
1. Buku Kas Tunai
2. Buku Bank
3. Buku Pengawasan
Dana UYHD
4. Buku Pengawasan
Kredit Anggaran
Per-MAK
5. Buku Perskot
6. Buku Pungutan dan
Penyetoran Pajak
Penjelasan :
 Kegiatan pembukuan bendaharawan meliputi identifikasi dan pengukuran data /
bukti-bukti yang relevan, memproses data / bukti yang bersangkutan untuk
kemudian menyusun Laporan Keadaan Kredit Anggaran dan Laporan Keadaan Kas,
serta mengkomunikasikan laporan kepada para pemakai.
Buku Kas Umum
Didalam surat keputusan Menteri Keuangan No. KEP-332/M/V/9/1968
tanggal
26
September
1968
tentang
Buku
Kas
Umum
dan
Tata
Cara
Mengerjakannya diatur Ketentuan sebagai berikut:
a. Setiap bendaharawan atau pemegang kas yang mengurus uang negara harus
mempunyai buku kas umum dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan
b. Halaman pertama mencatat jumlah halaman, tanggal dan tanda tangan oleh
bendaharawan atau pemegang kas
c. Setiap halaman diberi nomor urut dan diparaf
d. Halaman terakhir digunakan utnuk pemeriksaan kas
e. Dikerjakan sendiri oleh bendaharawan kecuali ditentukan lain oleh pejabat yang
berwenang
f. Dikerjakan sesuai dengan contoh yang ditentukan
g. Jumlah penerimaan dan pengeluaran dibukukan terlebih dahulu, setelah itu baru
diterima atau dikeluarkan jumlah uangnya.
h. Penerimaan di sebelah kiri dan pengeluaran disebelah kanan
i. Ditulis dengan tinta hitam
j. Tidak boleh ada ruang atau baris kosong
k. Tidak boleh ada bekas hapusan
l. Koreksi dilakukan dengan mencoret kesalahan dengan dua garis lurus dan diparaf
kemudian diganti dengan yang benar
m. Dibuat sedikitnya satu bulan sekali ditutup dengan menjumlahkan saldo
penerimaan, pengeluaran, dan saldo kas, kecuali ada permintaan khusus baik pada
pemerikasaan oleh atasan maupun oleh aparat pemerikasa. Penutupan bias
dilakukan kurang dari satu bulan.
n. Buku kas umum tidak boleh dibawa dan harus ditinggal di kantor
o. Buku kas tabelaris dapat digunakan dengan tujuan menghindari pemakaian lebih
dari satu buku.
Ilustrasi
Saudara Yulia Anastasia, bendaharawan suatu instansi di Solo daerah Jawa Tengah
telah menerima Daftar Isian Kegiatan (DIK) tanggal 1 Oktober 2011 no
020/006/2011 tahun anggaran 2011/2012, untuk belanja rutin non pegawai, kode
kegiatan 08.1.1.0981, dengan perincian sebagai berikut,
-
MAK 5210
Rp
8.000.000,00
-
MAK 5220
Rp
4.000.000,00
-
MAK 5310
Rp
4.000.000,00
-
MAK 5330
Rp
7.000.000,00
-
MAK 5410
Rp
2.000.000,00
Jumlah
Rp
25.000.000,00
Transaksi selama bulan Oktober 2011 :
Tanggal 3 : Telah diterima SPM dana UYHD (SPM-DU) dari KPKN Solo no. 00467
untuk dana UYHD sebesar Rp 5.000.000,00 dan telah dipindah bukukan
pula pada hari itu pada rekening bendaharawan di BRI.
Tanggal 5 : Bendaharawan
mengambil
uang
tunai
dari
bank
untuk
mengisi
brankasnya dengan cek no. 0023 sebesar Rp 4.000.000,00.
Tanggal 6 : Dibeli alat tulis kantor (MAK 5210) seharga Rp 325.000,00 dari toko
“Cendol” melalui kas bendaharawan dengan bukti kas no. 01.
Tanggal 8 : Dibeli barang inventaris kantor (MAK 5220) seharga Rp 1.000.000,00
bukti kas no. 02. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penghasilan
(PPh) diperhitungkan dan dipungut oleh bendaharawan, masing-masing
sebesar Rp 100.000,00 dan Rp 25.000,00. Pajak ini disetor langsung.
Tanggal 15 : Instansi melakukan perbaikan kendaraan dinas kepada bengkel mobil
“Getek” dengan biaya sebesar Rp 400.000,00. Bukti kas no. 03 MAK
5330.
Tanggal 20 : dibayar biaya perbaikan gedung kantor kepada CV Bakso Rudal sebesar
Rp 750.000,00 dengan bukti kas no. 04 atas beban MAK no. 5310. PPN
dan PPh yang diperhitungkan masing-masing adalah Rp 40.000,00 dan
Rp 20.000,00, tidak disetor langsung.
Tanggal 22 : Diberikan uang muka untuk perjalanan dinas kepada saudara Haidir
sebesar Rp 250.000,00 dengan bukti kas no. 05 MAK 5410.
Tanggal 26 : Diterima SPJ SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dari saudara
Haidir sebesar Rp 300.000,00. Kekurangan uang muka dibayar oleh
bendaharawan.
Tanggal 28 : Bendaharawan mengajukan SPP-GU kepada KPKN Solo sebesar Rp
2.775.000,00 oleh KPKN pada hari itu juga diterbitkan SPM-GU no.
510 dengan perincian :
-
MAK 5210
Rp
325.000,00
-
MAK 5220
Rp
1.000.000,00
-
MAK 5310
Rp
750.000,00
-
MAK 5330
Rp
400.000,00
-
MAK 5410
Rp
300.000,00