3.1 Gambaran Umum Perusahaan
advertisement
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan PT Mahakam Prima Lintas adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengangkutan barang PT Mahakam Prima Lintas berlokasi di Jalan HH No 14 Jakarta Barat Kebon Jeruk, yang dipimpin oleh Tri Ananta Hadi D selaku direktur utama. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 16 juni 2004 berdasarkan akta notaris no 2 dengan nama sari bhirawati SH. Selain itu perusahaan ini dilengkapi legalitas sebagai berikut: 1. SIUJPT Perusahaan : No 49/SIUJPT/DISHUB/II/2006 tanggal 24 Februari (dikeluarkan oleh kepala dinas perubungan, Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta 2. Pengesahan Kehakiman: NO.C-05625 HT 01 011 thn 2006 tanggal 27 februari 2006 (dikeluarkan oleh Dirjen Administrasi Hukum Umum Departemen Hukum dan HAM) 3. NPWP perusahaan : No. 02.460.364.9-035.000 (dikeluarkan oleh Kepala Seksi TUP Kantor Wilayah DJP Jakarta II) PT Mahakam Prima Lintas menyediakan jasa pengangkutan barang melalui darat, laut, dan udara(charter) dalam menjalani proses kontrak kerja dengan perusahaan yang telah menjalin hubungan kerja sama dalam hal pengangkutan barang oleh PT Mahakam Prima Lintas. Perusahaan ini juga menerima kontrak dari kontraktor besar untuk melakukan pengangkutan material/bahan bangunan. Untuk menjaga pelayanan terhadap pelanggan, manajemen PT Mahakam Prima Lintas mewajibkan seluruh karyawan berpedoman pada peraturan yang telah ditetapkan agar dapat terwujud sebuah tim yang solid. PT Mahakam Prima Lintas menggunakan sistem kekeluargaan untuk memperlancar kegiatan operasional perusahaan. PT Mahakam Prima Lintas menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung agar tercapainya tujuan perusahaan yaitu memberikan kepuasan pada para pelanggan mereka. 3.1.2 Portofolio Perusahaan Sejak Tahun 2004 PT Mahakam Prima Lintas telah melayani pengangkutan jasa pengangkutan dengan Jalur Transportasi Regular dan Jalur Transportasi Khusus (Charter), dengan menggunakan model bisnis B2B. Berikut beberapa perusahaan yang telah menggunakan jasa transportasi pengangkutan PT Mahakam Prima Lintas: Jalur Transportasi Regular 1. Pengiriman via darat unit proyek ke Balikpapan menggunakan container melalui jalan darat (trucking) Relasi : PT LIBRA BAKTI NUSANTARA (Trucking) 2. Pengiriman via darat alat proyek ke Balikpapan. Relasi : PT SWAN (Forwarding) 3. Pengiriman via laut (Sewa Kapal) Semen ke PT BJ Service Indonesia, samarinda, Kalimantan timur, sebanyak 400ton. Relasi : PT GRAHA NUSA TRADA (Distributor Semen Kujang) 4. Pengiriman via laut, semen ke Dowell Anadrill Schumberger, pendingin warehouse, samarinda, Kalimantan Timur, sebanyak 500ton Relasi : PT GRAHA NUSA TRADA (Distributor Semen Kujang) 5. Pengiriman via darat (trucking) Semen dari gudang Semper ke gudang Tanjung Priuk Jakarta Utara, sebanyak 255ton. Relasi : PT GRAHA NUSA TRADA (Distributor Semen Kujang) 6. Pengiriman via darat (trucking) semen ke PT BJ Service Indonesia, Sarolangun, jambi sebanyak 2800 sack. Relasi : PT GRAHA NUSA TRADA (Distributor Semen Kujang) 7. Pengiriman via laut, semen ke PT Premier OIL NATUNA, batam, kep. Riau sebanyak 150 palet. Relasi : PT GRAHA NUSA TRADA (Distributor Semen Kujang) 8. Pengiriman via laut, chemical ke PT BJ Service Indonesia, palaran, Samarinda, Kalimantan Timur, sebanyak 21.07m3. Relasi: PT BJSI (Kontraktor Oil Companny) 9. Pengiram via laut ke PT BJSI, Balikpapan, Kalimantan Timur, sebanyak 2.63m3. Relasi: PT BJSI (Kontraktor Oil Companny) 10. Pengiriman via laut, chemical ke PT BJSI, Balikpapan, Kalimantan Timur, sebanyak 363m3 Relasi: PT BJSI (Kontraktor Oil Companny) Jalur Transportasi Khusus/Charter 1. Pengiriman via laut (Sewa Tongkang) semen ke Saliki, Samarinda sebanyak 638 ton. Relasi : PT STARTINDO SYAHIDA MENTARI (Operator Tongkang) 2. Pengiriman via laut (Sewa Kapal) semen ke Luwuk, Sulawesi tengah sebanyak 510 ton. Relasi: PT ANDRAMUDA PRIMANTARA (Distributor semen Holcim/kujang) 3. Pengiriman via laut (Sewa LCT) smen ke P.Bunyu, Kalimantan Timur, sebanyak 420ton. Relasi : PT SALTINDO NUSA PRATAMA. (Distributor semen tiga roda). 4. Pengiriman via laut (Sewa Kapal) semen ke Dowell Anadrill Schlumberger, Balikpapan, Kalimantan Timur, sebanyak 900ton Relasi : PT GRAHA NUSA TRADA (distribut semen kujang). 5. Pengiriman via laut (Sewa Tongkang), kayu albasia, dari kubu, pontianakan, Kalimantan Barat ke Gresik, Jawa Timur, sebayak 1000m3. Relasi : PT KALHIT ENERGY PERSADA (Supplier Kayu) 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan VISI Menjadi perusahaan pelayanan jasa forwarding/ekspedisi yang mampu menyediakan pelayanan yang baik, didukung oleh sumber daya manusia yang professional sehingga dapat menjadi perusahaan yang handal. MISI a. Menawarkan pelayanan terbaik dalam bidang transportasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing mitra bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan memberikan nilai tambah dalam menghadapi kompetisi global. b. Melakukan inovasi-inovasi bisnis secara terus menerus untuk memenuhi bahkan melampaui harapan konsumen. c. Berkomitmen dalam pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan demi kepuasan pelanggan, kesejahteraan karyawan, kepentingan pemegang saham dan tanggung jawab sosial perusahaan. 3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan mempunyai peran yang sangat penting dalam mengambarkan hierarki dengan pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang. Dengan adanya struktur organisasi maka akan tercipta dan terjalin kerja sama antar pimpinan dan bawahan, serta mewajibkan semua fungsi untuk berperan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Berikut struktur organisasi yang dimiliki oleh PT Mahakam Prima Lintas: Sumber: PT Mahakam Prima Lintas Tahun 2013 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Mahakam Prima LIntas 3.1.5 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 1. Komisaris Utama a. Bertugas untuk mencari dana dan menentukan arah perusahaan. b. Membuat pola kerja dalam perusahaan. c. Menetapkan kebijaksanaan umum dalam perusahaan. d. Menerima laporan operasional tahunan perusahaan. e. Memimpin rapat yang diadakan secara periodik. 2. Komisaris a. Menyusun rencana kerja tahunan sebelum dimulainya tahun buku yang akan datang. b. Membantu komisaris utama dalam membuat pola kerja dalam perusahaan dan membuat kebijakan umum perusahaan. c. Mengawasi perkembangan perusahaan. d. Memilih dan mengangkat direktur utama dan direktur utama e. Menwasasi tindakan direktur f. Menerima keterangan mengenai perusahaan dari direktur g. Mengadakan rapat kordinat secara periodik 3. Direktur Utama a. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada dewan komisaris. b. Menghadiri rapat kordinat yang diadakan oleh perusahan. c. Mengembangkan hubungan baik dengan banyak pihak. d. Mengawasi kemampuan kerja perusahaan e. Membuat laporan kinerja perusahaan. f. Mengendalikan kegiatan bisnis perusahaan secara umum. g. memberikan target pemasaran PT Mahakam Prima Lintas. 4. Direktur a. Menjalin kerja sama dengan relasi. b. Melakukan negosiasi dengan pihak luar. c. Mengembangkan hubungan baik dengan banyak pihak. d. Memperkenalkan produk jasa pengangkutan PT Mahakam Prima Lintas kepada banyak pihak. e. Menerima laporan dari setiap staf bagian dibawahnya. f. Menandatangani dokumen-dokumen khusus. g. Melaporkan seluruh kegiatan kepada direktur utama. h. Bertanggung jawab atas kinerja perusahaan i. Menghadiri rapat kordinat yang diadakan oleh perusahaan. 5. Operasional a. Bertugas untuk mengawasi seluruh operasional yang ada di PT Mahakam Prima Lintas. b. Bertanggung jawab atas Pelaksanaan pekerjaan proyek-proyek yang menjadi tanggungjawab/diterima oleh perusahaan. c. Menjalankan dan bertanggung jawab atas Operasional PT Mahakam Prima Lintas. d. Mengawasi proses pengiriman. e. Bertanggung jawab atas kesiapan barang yang dikirim. f. Menyiapkan kesiapan armada untuk mendukung proses pengiriman. g. Melakukan pengecekkan kesiapan armada dan supir. h. Menentukan kordinat-kordinat pengiriman. i. Mengumpulkan faktur-faktur yang timbul dari proses pengiriman. j. Menyiapkan dokumen-dokumen pendukung pengiriman. k. Menerima laporan pengiriman dari supir yang melakukan pengiriman. l. Membuat laporan seluruhan pengiriman kepada admin PT Mahakam Prima Lintas. m. Melaporkan operasional lapangan yang berjalan kepada direktur PT Mahakam Prima Lintas. 6. Keuangan a. Bertanggung jawab atas seluruh keluar masuknya keuangan yang ada di PT Mahakam Prima Lintas. b. Mengambil keputusan pendanaan untuk kepentingan perusahaan seminimum mungkin. c. Mengeluarkan invoice. d. Menerima pembayaran dari konsumen. e. Membuat laporan keuangan, dan dokumen keuangan. f. Melakukan penyesuaian pada jurnal apabila terjadi retur, penyusutan. g. Menerima dan mencatat laporan keuangan dari berbagai bagian dalam perusahaan. h. Mencatat seluruh kegiatan transaksi perusahaan ke dalam buku besar. 7. Adiminstrasi a. Membuat surat jalan. b. membuat budget control yang nandtinya diberikan kepada direktur keuangan. c. Membuat SPK. d. menukarkan faktur dan administrasi lainnya. e. Menghitung volume-volume perkerjaan dan memberikan informasi keadaan pekerjaan kepada bagian anggaran untuk dapat ditentukan bagian satuannya. f. Memeriksa dan menandatangani laporan pengiriman barang. g. Mengumpulkan dan membuat laporan pengiriman barang. 8. Mekanik a. Merawat unit(truck) yang digunakan untuk melakukan pengiriman. b. Mengganti suku cadang dengan yang baru pada saat unit memerlukan penggantian spare part. c. Melaukan pengecekkan kesiapan armada d. Menentukan kesiapan armada. e. Melakukan tindakan darurat jika armada mengalami kerusakkan pada saat melakukan pengiriman f. Melaporkan status armada dan seluruh pembelian suku cadang kepada operasional. 9. Supir a. Menerima/mengambil muatan dan mengirim muatan ke titik tujuan yang telah ditetapkan. b. Setiap menerima/mengambil muatan, supir diharuskan memeriksa muatan, menerima dokumen yang dibutuhkan selama perjalanan. c. Bertanggung jawab atas muatan yang dibawa. d. Setelah muatan sampai ditujuan, melaporkan serta dokumen pengiriman yang telah ditandatangani oleh penerima, kepada pihak operasional bahwa barang telah sampai tujuan dan telah diterima. e. Mengisi berita acara. 3.1.6 Proses Bisnis Yang Berjalan Proses bisnis yang berjalan pada PT Mahakam Prima Lintas saat ini adalah sebagai berikut: Gambar 3.2 Proses Bisnis yang Berjalan 3.1.7 Proses Perhitungan Informasi Biaya Operasional Jasa Transportasi Proses operasional perusahaan yang masih dijalankan secara tradisional, hal ini juga diikuti dalam perhitungan biaya operasional jasa transportasi yang dilakukan secara manual dan perkiraan yang dimana proses ini sangat bergantug pada kejelian dari pihak operasional dalam menentukan biaya operasional jasa pengangkutan yang akan digunakan dalam menjalankan jasa operasional perusahaan. Dalam proses perhitungan operasional, PT Mahakam Prima Lintas belum didukung oleh sistem informasi yang dapat menghitung biaya kegiatan jasa operasional transport, proses perhitungan biaya yang digunakan untuk menghitung biaya jasa operasional PT Mahakam Prima Lintas Saat ini melibatkan bagian operasional, mekanik, keungan dan pihak direktur untuk melakukan sebuah perhitungan jasa operasional perusahaan yang akan ditawarkan kepada pihak calon pelanggan. Memeriksa dan menyetujui Calon pelanggan Menerima anggaran biaya angkut Direktrur Anggaran yang akan diajukan Melaporkan anggaran yang akan ditawarkan Anggaran telah disetujui * Jarak Dan Tonase Operasional * Biaya angkutan Anggaran Supir Karyawan Pemasaran Biaya Retribusi LOI Biaya Sewa Unit Biaya spare part Biaya spare part Gambar 3.3 Proses Perhitungan biaya angkutan I Biaya Bahan Bakar Biaya akomodasi II 3.1.7.1 Struktur Biaya Operasional Jasa Pengangkutan Gambar 3.4 Struktur Biaya Operasional Jasa Pengangkutan III 3.1.7.2 Biaya Operasional Jasa Pengangkutan Melalui Udara PT Mahakam Prima Lintas dalam melayani pengangkutan melalui udara, dalam melayani proses pengangkutan tersebut timbul biaya operasional dalam pengangkutan sebagai berikut a. Biaya Retribusi Biaya Tol Biaya keamanan parkir b. Biaya Pesawat c. Biaya Sewa Truck Pengangkut (darat) d. Sewa Kontainer 3.1.7.3 Biaya Operasional Jasa Pengangkutan Melalui Darat Pada proses melayani pengiriman malelui jalur darat PT Mahakam Prima Lintas menggunakan truck (dump truck/ trailer), biaya yang akan timbul adalah sebagai berikut a. Biaya Spare Part Oli mesin Filter udara Filter Oli Injection Oli Gardan Oli persnelling Kampas rem Oli rem Lampu Aki dll b. Biaya Retribusi IV Biaya Tol Biaya keamanan parkir c. Dana Selama Perjalanan Makan dan minum Penginapan d. Gaji Supir e. Perawatan Unit (service) f. Biaya Sewa Unit Total biaya pengangkutan perkilometer Jarak yang akan ditempuh 2 = total biaya angkutan yang akan ditawarkan 3.1.7.4 Biaya Operasional Jasa Pengangkutan Melalui Laut Untuk jasa pengangkutan melalui laut PT Mahakam Prima Lintas menawarkan 2(dua) jenis scenario pengangkutan, Reguler atau khusus. Untuk pengangkutan jalur regular biaya yang timbul adalah sebagai berikut: Biaya feri/kapal Biaya Truck pengangkut Retribusi Sedangkan untuk biaya jalur khusus, biaya yang akan timbul adalah sebagai berikut Biaya sewa kapal Biaya Kapten&ABK Air Bersih V Solar Operator Biaya truck pengangkut Retribusi 3.1.8 Teknologi Yang Berjalan Pada saat ini teknologi yang digunakan masih berupa tekhnologi standard kantor, yang digunakan hanya sebatas untuk membuat laporan dan penawaran. Teknologi yang digunakan PT Mahakam Prima Lintas saat ini adalah: 1. 3 unit computer a. Intel core 2 duo 1.8 Ghz b. Motherboard intel G41 c. Memory 2Gb scandisk d. Hardisk 160GB WD e. DVD Rw Lite on f. Keyboard & mouse PS/2 g. Casing Simabada h. LCD Samsung 2. 1 unit laptop Toshsiba satellite U400 3. 1 printer Canon Ip 2770 4. 1 scanner Canon Lide 100 5. 4 pesawat telepon + PBX 6. 1 mesin fax Panasonic Kx -fp 701 7. 1 UPS Eaton NV 600H, 600VA/360Watt VI 3.1.9 Formulir Pada Sistem Yang Berjalan 1. Surat Tanda Terima Barang (STTB) STTB adalah dokumen tanda terima penerimaan barang yang akan dikirim. Dalam satu STTB terdapat satu atau lebih jumlah barang yang dimiliki oleh satu pengirim. Dokumen ini juga sebagai bukti penerimaan barang untuk pengirim barang dan penerima. STTB dibuat oleh bagian administrasi sebanyak 3 rangkap. Dokumen ini berisi no STTB, tanggal STTB, nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat tujuan, nomor ritase jika mengangkut bahan material projek, volume. a. Rangkap 1 Diserahkan kepada pengirim sebagai bukti barang telah diterima b. Rangkap 2 Diberikan kepada bagian operasional pusat untuk dibawa bagian pengiriman pusat ke tujuan dan diberikan ke penerima c. Rangkap 3 Diarsip bagian administrasi 2. Surat Jalan Surat jalan adalah dokumen yang dibutuhkan sebagai kelengkapan surat pada saat pengiriman, surat jalan berisi nama supir, NOPOL kendaraan, dan keterangan muatan 1. Rangkap 1 3. Invoice Invoice merupakan bukti penagihan biaya pengiriman kepada pelanggan (pengguna jasa pengiriman) 1. Rangkap 1 Diserahkan kepada pelanggan sebagai tanda penagihan 2. Rangkap 2 Diserahkan oleh bagian keuangan dan digunakan sebagai pencocokkan pada saat pelanggan melakukan pembayaran 3. Rangkap 3 Diarsip bagian administrasi 4. SPK VII SPK adalah surat perintah kerja yang diterima oleh perusahaan dari pelanggan 1. SPK dari pelanggan disimpan oleh admin, sebagai dokumentasi kerja 5. Laporan Operasional 1. Rangkap 1 Diberikan kepada bagian keuangan sebagai laporan uang keluar selama proses pengriman dan pengiriman yang telah selesai 2. Rangkap 2 Diarsip bagian administrasi 6. Kwitansi Kwitansi adalah dokumen yang dibuat oleh bagian administrasi HSE pusat sebagai bukti pembayaran penerima. Dokumen ini juga sebagai acuan dalam pembuatan laporan penerimaan kas harian. Kwitansi dibuat sebanyak 3 rangkap. Dalam satu Kwitansi terdapat satu atau lebih jumlah barang yang dimiliki oleh satu pengirim. Pada dokumen ini terdapat nama penerima, nama pengirim, no. mobil, jenis barang, alamat tujuan, nomor ritase jika mengangkut bahan material projek, volume. 3.2 Analisis Lingkungan 3.2.1 Analisis Lingkungan Eskternal Analisis lingkungan eksternal yang dilakukan mencakupi lingkungan umum dan lingkungan industry 1. Lingkungan umum Faktor lingkungan umum yang berhubungan dengan perusahaan antara lain sebagai berikut: Ekonomi Berdasarkan data yang didapat dari BPS (Badan Pusat Statistik) adalah sebagai berikut Tabel 3.1 Realisasi Penerimaan Negara VIII Sumber: http://www.bps.go.id/ berdasarkan data yang ada, dapat dilihat terjadi kenaikkan pendapatan negara dari tahun 2012-2014, berdasarkan data yang ada dapat diambil kesimpulan bahwa perekonomian di Indonesia sedang mengalami pertumbuhan. Tetapi tidak tertutup keumungkinan terjadinya inflasi, resesi atau krisis ekonomi yang berkepanjangan Iklim Musim Hujan adalah musim yang cukuo ditakuti masyarakat Indonesia, tidak terkecuali perusahaan penyedia jasa transportasi pengiriman. Hal ini dikarenakan kondisi lingkungan extreme yang timbul dari efek global warming dan kesadaran akan menjaga lingkungan, sehingga setiap hujan datang, pasti akan terjadi banjir dan menyebabkan terhambatnya proses pengiriman Demografi IX Indonesia termasuk negara berkembang, yang terdiri dari banyak pulau, diantarnyanya 5 pulau besar. Munculnya permintaan barang kebutuhan dari berbagai daerah, maka sebagian produsen menggunakan perusahaan penyedia jasa transportasi pengangkutan agar dapat melakukan pengiriman ke berbagai pulau dan kota di Indonesia. Sosial budaya Masyarakat adalah salah satu negara yang penduduknya merupakan masyarakat konsumtif, hal ini membuat jumlah permintaan akan suatu barang meningkat. Hal ini ditandai dengan jumlah pembangunan dari segi property meningkat, jumlah kendaraan yang beroperasi di jalan cukup banyak dan permintaan akan permintaan barang sekunder yang tinggi. Pada saat menjelang hari perayaan agama dan adat maka permintaan akan meningkat. dengan meningkatnya permintaan dari masyarakat, hal ini mendorong produsen untuk memproduksi lebih banyak lagi dan membutuhkan sarana pengangkutan untuk mengangkut bahan produksi mereka. Teknologi Teknologi semakin maju dan handal dari hari ke hari. Sayangnya hal ini belum dapat diterapkan oleh PT Mahakam Prima Lintas. seluruh proses perhitungan biaya dalam menawarkan jasa yang ditawarkan oleh PT Mahakam Prima Lintas masih dilakukan secara manual. Seperti perhitungan biaya sewa dan suku cadang. Pemerintah Proses bisnis yang dijalankan tidak terlepas dari kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah, contohnya ketegangan menolah kenaikan Bahan Bakar Minyak yang terjadi baru – baru ini dapat menyebabkan pembengkakkan biaya bahan bakar dan permintaan kenaikan gaji yang diajukan oleh supir dan karyawan PT Maham Prima Lintas. Hal ini dapat mengakibatkan pembengkakan biaya yang harus ditanggung oleh PT Mahakam Prima Lintas. 2. Lingkungan industry Ancaman pendatang baru yang potensial X Banyaknya pendatang baru di sektor usaha penyedia jasa transportasi pengiriman/pengangkutan barang. Adanya ketakutan PT Mahakam Prima Lintas terhadap pendatang baru yang memiliki kekuatan modal yang lebih besar. Persaingan diantara perusahaan dalam industry yang sejenis Indonesia merupakan negara berkembang yang mendorong banyak pihak untuk membuka usaha jasa pengangkutan sejenis, dimana banyak para pengusaha menawarkan jasa pengangkutan sejenis dengan harga yang lebih murah. PT Mahakam Prima Lintas menawarkan jasa pengangkutan dengan berfokus kepada time frame pengangkutan yang lebih singkat hal ini dapat menjadi kekuatan PT Mahakam Prima Lintas dalam menawarkan produk jasanya. Pesaing PT Mahakam Prima Lintas antara lain PT Aldota, PT Baltransindo, PT TKY dan CV Putra Perkasa Kekuatan tawar menawar dengan pelanggan Ketatnya persaingan yang di pasar yang mengakibatkan banyak munculnya perusahaan penyedia jasa transportasi pengangkutan, menyebabkan banyak pelanggan yang cenderung memilih harga penawaran jasa pengangkutan yang lebih murah, maka harga penawaran yang di ajukan cenderung kompetitif. Hal ini menuntut PT Mahakam Prima Lintas untuk memberikan penawaran harga yang serendah mungkin untuk menarik pelanggannya. Kerja sama dengan para pemasok Untuk memenuhi kebutuhan dari permintaan pelangganya, PT Mahakam Prima Lintas menjalin hubungan kerja sama dengan banyak para pemasok, diantarnya untuk memenuhi kebutuhan spare part(suku cadang), penyewaaan unit, penyedia palet, container dan Outsourcing supir. 3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Analisis lingkungan internal yang dilakukan berdasarkan lingkungan dari dalam perusahaan 1. Kegiatan utama merupakan aktivitas utama perusahaan, meliputi fungsi : Infrastruktur Operasi XI Agar pengiriman dapat berjalan dengan lancar sampai ke tujuan yang telah ditetapkan, PT Mahakam Prima Lintas saat ini memiliki 5 unit armada dump truck jenis 10 roda dan 2 unit mobil BOX Logistik keluar Pengiriman direncanakan dengan cukup matang, sehingga pengiriman yang dilakukan bisa berjalan lancar dan dapat memperkecil resiko keterlambatan pengiriman barang. Logistik kedalam Dalam proses pengiriman dengan menggunakan truck, cukup banyak suku cadang yang harus diganti secara berkala, untuk dapat memenuhi kebutuhan suku cadang pengganti, PT Mahakam Prima Lintas menyiapkan persediaan suku cadang pengganti, agar unit armada yang perlu melakukan pergantian suku cadang dapat segera malakukan pergantian suku cadang. Pemasaran dan penawaran jasa Dengan model bisnis B2B PT Mahakam Prima Lintas, pengguna jasanya rata-rata dari industri yang membutuhkan sarana transportasi, saat ini PT Mahakam Prima Lintas mengandalkan Direktur Utama dan Direktur untuk memperkenakan produk jasa PT Mahakam Prima Lintas, namun para karyawan yang lain dapat juga memperkenalkan dan menawarkan produk jasa PT Mahakam Prima Lintas kepada calon pelanggan, bagi karyawan yang bisa mendatangkan pelanggan akan mendapatkan hadiah berupa komisi atau bonus Pelayanan Asuransi pengiriman yang diberikan oleh PT Mahakam Prima Lintas merupakan suatu bentuk usaha menjaga kepercayaan dari pelanggan, hingga jika suatu saat terjadi sesuatu yang tidak diinginkan dan hal tersebut bisa berdampak kerugian maka pelanggan akan mendapatkan ganti rugi dari PT Mahakam Prima Lintas 2. fungsi penunjang merupakan aktivitas pendukung perusahaan yang meliputi: Infrastruktur perusahaan XII PT Mahakam Prima Lintas memiliki kantor yang bertempat di kebon jeruk Jakarta barat, sebagai tempat aktifitas perusahaan dalam mengakomodasi karyawan. Pengadaan Adanya pengadaan sumber daya material, suku cadang dan dukungan fasiitas lainnya dari para pemasok dan kerja sama dengan bank BCA, Mandiri, dan BRI sebagai fasilitas untuk menyelesaikan pembayaran Pengembangan teknologi Saat ini belum ada pengembangan teknologi yang digunakan untuk mendukung proses operasional PT Mahakam Prima Lintas. Semuanya masih dilakukan secara manual dan perkiraan. Dukungan Sumber Daya Manusia Agar dapat melayani kebutuhan pelanggannya, PT Mahakam Prima Lintas memiliki 12 orang karyawan tetap yaitu dengan posisi; Direktur Utama, direktur, operasional, keuangan, administrasi, mekanik 2 orang, supir 5 orang. PT Mahakam Prima lintas juga memberlakukan supir kontrak untuk dapat memenui kuota pengiriman. 3.3 Masalah Yang Ada Pada Perusahaan Masalah yang dihadapi selama penulis melakukan analisa pada perusahaan, penulis menemukan kesalahan perhitungan biaya angkut yang akan ditawarkan oleh perusahaan kepada calon pelanggan yang akan menggunakan jasa PT Mahakam Prima Lintas. kesalahaan perhitungan dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan jika harga penawaran yang diajukan telah diterima dan disetujui oleh pelanggan yang akan menggunakan jasa PT Mahakam Prima Lintas, berikut beberapa kesalahan perhitungan yang timbul dalam membuat anggaran biaya angkut yang akan ditawarkan kepada calon pelanggan PT Mahakam Prima Lintas 1. perhitungan bahan bakar pulang pergi dari titik penjemputan dan titik tujuan 2. perhitungan biaya spare part 3. biaya retribusi 4. perhitungan biaya akomodasi selama perjalanan (makan & penginapan supir dan asisten supir) 5. biaya – biaya yang tidak terduga XIII 3.4 Kerangka Penyusunan Strategi 3.3.1 Faktor dari dalam perusahaan Strength (kekuatan) 1. Penawaran harga yang cukup bersaing PT Mahakam Prima Lintas menawarkan penawaran harga yang cukup rendah untuk jasa pengangkutan yang ditawarkannya, tidak melebihi anggaran yang diajukan oleh para pelanggan atau tender 2. Waktu layanan pengiriman yang cepat Pengiriman yang relative cepat menjadi handalan bagi PT Mahakam Prima Lintas dalam menawarkan jasanya kepada para calon pelanggan 3. Telah memiliki pengalaman lebih dari 2(dua) tahun dalam bidang jasa transportasi pengiriman PT Mahakam Prima Lintas telah berdiri sejak tahun 2004 dan sudah memiliki pengalaman yang cukup baik dalam hal jasa pengangkutan barang, Sejak berdirinya PT Mahakam Prima Lintas pada tahun 2004, PT Mahakam Prima Lintas telah memiliki beberapa pelanggan setia, diantaranya, PT BJSI (Kontraktor Oil Companny), PT GRAHA NUSA TRADA (Distributor Semen Kujang), dll 4. Memperkejakan tenaga kerja yang berpengelaman PT Mahakam Prima Lintas Mempekerjakan supir dan tenaga kerja yang mempunyai pengalamanan yang cukup baik 5. Memiliki relasi yang baik Hubungan relasi perusahaan yang cukup baik dapat memudahkan PT Mahakam Prima Lintas menjalin hubungan kerja sama dengan perusahaan lain, dalam hal pengadaan jasa maupun dalam hal subsitusi pekerjaan 6. Perawatan Rutin Armada Dalam mengelola armada yang digunakan untuk pengangkutan, PT Mahakam Prima LIntas secara rutin melakukan perawatan berkala 7. Mempunyai Reputasi baik Selama PT Mahakam Prima Lintas melayani pelanggannya, PT Mahakam Prima Lintas memiliki reputasi yang baik dan bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan baik yang sedang dikerjakan dan telah dikerjakan. Weakness (kelemahan) XIV 1. Tempat penyimpanan armada masih bersifat menyewa dengan lapangan parkir pihak kedua(swasta) Pada saat tidak ada aktifitas pengangkutan armada perusahaan harus disimpan di lapangan parkir pihak kedua (swasta) atau bengkel jika armada tersebut harus menjalani perawatan yang kompleks. 2. Model bisnis yang hanya berfokus pada B2B PT Mahakam Prima Lintas yang melayani pengiriman terhadap perusahan yang membutuhkan transportasi pengangkutan untuk mengirimkan muatan, dan tidak berfokus untuk melayani masyarakat partai kecil yang ingin melakukan pengiriman. 3. Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara merangkap Jumlah karyawan yang terbatas mengharuskan karyawan melakukan dan menanggung tanggung jawab pekerjaan dengan scope yang lebih banyak 4. Belum menerapkan sistem informasi untuk membantu proses bisnis perusahaan Seluruh aktifitas yang dilakukan secara manual, belum ada penerapan sistem informasi yang baik, tekhnologi yang ada pada saat ini hanya PC yang digunakan untuk mengetik dan membuat laporan – lapora yang kemudian di cetak 5. Jumlah Unit Masih Terbatas Kurangnya jumlah unit yang dimiliki oleh PT Mahakam Prima Lintas, hal ini akan menghambat pelayanan dan pengiriman yang dilakukan oleh perusahaan. Saat ini PT Mahakam Prima Lintas melakukan sewa armada dengan vendor atau perusahaan relasi. 6. Struktur Organisasi Yang Masih Lemah Karyawan PT Mahakam Prima Lintas masih merupakan anggota keluarga dari pemilik perusahaan, adanya kecanggungan atau rasa tidak enak ketika bekerja, rentan penggelapan dana, dan hasil kerja yang kurang profesional. Opportunities (peluang) 1. Adanya sumber daya pemasok Adanya sumber daya dari pemasok dalam menyewakan unit armada jika sewaktu-waktu PT Mahakam Prima Lintas membutuhkan Unit armada tambahan. XV 2. Prospek bisnis yang terus dibutuhkan Indonesia memiliki masyarakat yang berkembang, juga mempengaruhi tingkat konsumsi masyarakat menjadi lebih tinggi. Menurut http://www.themarketeers.com/archives/peluang-bagi-industri-transportasiindonesia.html#.U1d1-qLYg0k, jasa pengangkutan barang, atau logistik, pun mengalami peningkatan yang cukup tinggi. Pelindo III mencatatkan 10% kenaikan pengangkutan barang yang melewati pelabuhannya . Perkembangan logistik ini tentunya akan terus berkembang seiring dengan berkembangnya sektor perdagangan. 3. Indonesia memiliki banyak kota yang membutuhkan sarana transportasi pengangkutan Indonesia memiliki jumlah kota yang cukup banyak, produsen membutuhkan jasa transportasi pengangkutan sebagai penghubung untuk menyalurkan bahan produksi mereka, dan ada juga yang membutuhkan jasa transportasi untuk mengirim bahan baku produksi mereka. 4. Banyak industri yang masih kekurangan armada pengangkut Banyak industry yang masih kekurangan armada untuk melakukan bahan industry mereka dan memutuskan jasa transportasi pengangkutan pihak kedua 5. Tingkat konsumtif masyarakat Tingginya tingkat konsumtif masyarakat, mendorong para produsen untuk memproduksi lebih, bagi produsen yang kekurangan armada untuk melakukan pengangkutan atau bahkan tidak memiliki armada untuk melakukan pengangkutan, dapat menggunakan jasa pengangkutan dari PT Mahakam Prima Lintas 6. Sektor Pembangunan yang sedang berkembang Indonesia merupakan negara yag sedang berkembang dan membutuhkan distribusi baik pangan dan bahan produksi yang cukup tinggi. Threats (ancaman) 1. Adanya krisis ekonomi berkepanjangan Adanya ancaman penurunan pendapatan apabila negara sedang dilanda krisis ekonomi yang berkepanjangan. 2. Kenaikkan harga BBM XVI Dalam melakukan operasional pengiriman diperlukan BBM, harga BBM yang melambung tinggi cukup memberatkan biaya operasional dan harga penawaran konsumen, hal ini dapat melemahkan pendapatan perusahaan. 3. Masuknya pesaing baru Adanya ancaman apabila pesaing baru merupakan pesaing dengan kekuatan modal yang besar 4. Kondisi iklim ekstreme Kondisi cuaca yang cukup ekstreme cukup menganggu dalam proses pengiriman barang, kadang kala dengan curah hujan yang cukup besar mengakibatkan jalanan banjir, dan pada saat badai melanda, pelabuhan terpaksa ditutup. Hal ini akan menghambat proses pengiriman dan dapat merusak barang yang dikirim jika barang yang dikirim adalah berupa bahan organik. 5. Kondisi Jalan Yang Rusak Rusaknya kondisi jalan yang dilalui oleh kendaraan milik PT Mahakam Prima Lintas akan menyebabkan membengkaknya biaya perawatan armada 6. Pungutan Liar Selama proses dalam pengangkutan sering terjadi pemungutan liar yang dilakukan oleh aparat maupun oleh penduduk setempat, hal ini dapat mempengaruhi biaya pengangkutan yang dilakukan. 7. Harga UMR yang naik Kebijakkan pemerintah mengenai kenaikkan UMR harus dipatuhi oleh perusahaan, kenaikkan UMR mengakibatkan bengkaknya dana operasional, dalam hal gaji karyawan. 3.3.2 Matriks IFE Matrik IFE digunakan untuk merumuskan faktor eksternal dalam perumusan strategi yang meringkas dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan utama dalam area-area fungsional bisnis, dan juga menjadi landasan untuk mengidentifikasikan serta mengevaluasi hubungan di atara area tersebut. Penilaian intuitif digunakan dalam pengembangan matriks evaluasi faktor internal. XVII Tabel 3.2 Matriks IFE Nilai Faktor-faktor internal Bobot Peringkat yang dibobot Kekuatan 1. Penawaran harga yang cukup bersaing 0.057 3 0.171 2. Waktu layanan pengiriman yang cepat 0.058 4 0.232 0.083 3 0.249 0.084 3 0.252 5. Memiliki relasi yang baik 0.094 4 0.376 6. Perawatan rutin armada 0.05 3 0.15 7. Mempunyai reputasi baik 0.074 4 0.296 0.062 2 0.124 0.055 1 0.055 0.09 1 0.09 0.12 2 0.24 5. Jumlah Unit Masih Terbatas 0.09 2 0.18 6. Struktur Organisasi Yang Masih Lemah 0.083 1 0.083 3. Telah memiliki pengalaman lebih dari 2(dua) tahun dalam bidang jasa transportasi 4. Memperkejakan tenaga kerja yang berpengelaman Kelemahan 1. Tempat penyimpanan armada masih bersifat menyewa dengan lapangan parkir pihak kedua(swasta) 2. Jumlah pegawai tetap masih sedikit 3. Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara merangkap 4. Belum menerapkan sistem informasi untuk membantu proses bisnis perusahaan total 1.0 2.498 Dari matriks IFE yang dibuat, menunjukkan bahwa dari segi internal PT Mahakam prima lintas belum cukup baik, manajemen perlu mengambil langkah untuk kemajuan perusahaan XVIII 3.3.3 Matriks EFE Matriks EFE digunakan oleh para penyusun strategi untuk meringkas dan mengevaluasi informasi ekonomi, sosial, budaya, demografis, lingkungan politik, pemerintah, hukum, tekhnologi, dan pesaing kompetitif. Tabel 3.3 Matriks EFE Nilai Faktor-Faktor External Bobot Peringkat yang dibobot Peluang 1. Adanya sumber daya pemasok 0.057 3 0.171 2. Prospek bisnis yang terus dibutuhkan 0.03 2 0.06 0.075 3 0.225 0.083 3 0.249 5. Tingkat konsumtif masyarakat yang mendorong produsen melakukan produksi 0.095 lebih besar 1 0.095 0.053 4 0.212 1. Krisis Ekonomi yang berkepanjangan 0.057 4 0.228 2. Naiknya harga BBM 0.108 4 0.432 3. Munculnya Pesaing Baru 0.092 3 0.276 4. kondisi Iklimi yg ekstreme 0.08 3 0.24 5. Kondisi Jalan Yang Tidak 0.074 2 0.148 6. Pungutan Liar 0.12 4 0.48 7. Harga UMR yang Naik 0.076 3 0.228 3. Indonesia memiliki banyak kota yang membutuhkan sarana transportasi pengangkutan 4. Banyak industri yang masih kekurangan armada pengangkut 6. Sektor Pembangunan yang sedang berkembang Ancaman Jumlah 1.0 3.044 XIX dari matriks EFE yang dibuat, dapat dilihat bahwa faktor eksternal yang ada cukup baik, dan mempunyai peluang yang besar untuk mengembangkan perusahaan 3.3.4 Matriks SWOT Matriks SWOT digunakan perusahaan untuk menentukan strategi apa yang digunakan. Dari matriks ini perusahaan dapat mengidentifikasikan strategi SO, WO, ST, dan WT. Berikut Matriks SWOT PT Mahakam Prima Lintas. Tabel 3.4 Matriks SWOT Internal Kekuatan (S) 1. Penawaran harga Kelemahan (W) 1. Tempat penyimpanan yang cukup armada masih bersifat bersaing menyewa dengan 2. Waktu layanan lapangan parkir pihak pengiriman yang cepat External kedua(swasta) 2. Model bisnis yang hanya 3. Telah memiliki berfokus pada B2B pengalaman 3. Banyaknya pekerjaan lebih dari 2(dua) yang dilakukan secara tahun dalam merangkap bidang jasa 4. Belum menerapkan transportasi sistem informasi untuk 4. Memperkejakan membantu proses bisnis tenaga kerja yang perusahaan 5. Jumlah Unit Masih berpengelaman 5. Memiliki relasi Terbatas 6. Struktur Organisasi yang baik Yang Masih Lemah 6. Perawatan Rutin Armada 7. Mempunyai reputasi baik Peluang (O) SO WO XX 1. Adanya sumber 1. Menawarkan daya pemasok penawaran harga 1. Menambahkan/membeli 2. Prospek bisnis yang terbaik armada baru (W5, O3, yang terus (S1,O2,O5) O4,O5) dibutuhkan 2. Memperkenalkan 3. Indonesia 2. Membuat Pos pada jasa transportasi setiap area kerja memiliki pengiriman kepada (W1,O3,06) banyak kota calon pelanggan yang baru (S5, O2,O3,O4) membutuhkan 3. Menjaga sarana kepercayaan dengan transportasi pelanggan pengangkutan (S4,S5,O2) 3. Menambah jumlah armada (W5,O3,O5,O6) 4. 4. Banyak industri yang masih kekurangan armada pengangkut 5. Tingkat konsumtif masyarakat 6. Sektor Pembangunan yang sedang berkembang Ancaman (T) 1. Adanya ST WT 1. Membangun 1. Menseleksi karyawan krisis tempat yang terbaik untuk ekonomi penyimpanan bekerja di perusahaan berkepanjan armada, agar (W6,T7) gan dapat menekan 2. Kenaikkan harga BBM 2. Membangun sistem biaya sewa informasi perhitungan tempat dan dapat yang dapat menghitung XXI 3. Masuknya pesaing baru 4. Kondisi dijadikan asset biaya yang timbul (S1,T1) selama proses 2. Mengantar muatan tepat pengangkutan (W4, T2, T3, T4, t&) iklim waktu dari ekstreme jadwal yang yang dapat membantu telah ditetapkan kerja karyawan (S2, S3,T4,T5) (W3,W4, T7) 5. Kondisi Jalan Yang rusak 3. melakukan 6. Pungutan efisiensi Liar 3. Membangun sistem penggunaan 7. Harga UMR bahan bakar yang naik (S1,S6 ,T2) 3.3.5 Matriks IE matriks Internal-Eksternal (Internal-Eksternal-IE Matriks) memposisikan berbagai divisi suatu organisasi dalam tampilan Sembilan sel. Matriks IE tersebut menempatkan divisi-divisi organisasi dalam sebuah diagram sistematis. Matriks IE dibagi menjadi tiga bagian besar yang mempunyai implikasi strategi yang berbedabeda Tabel 3.5 Matriks IE XXII Tumbuh kembangkan; berdasarkan matriks IE yang didapat, PT Mahakam Prima Lintas ada dimana fase tumbuh kembangkan, yang dimana dalam fase tersebut manajemen disarankan untuk mengembangkan perusahaan melalui strategi – strategi yang ada 3.3.6 Matriks QSPM Tabel 3.6 Matriks QSPM Alternatif Strategi Faktor-faktor utama Strategi 1 Strategi 2 Membuat sistem Memperluas informasi perhitungan cakupan biaya operasional jasa Operasional Bobot AS TAS AS TAS Peluang 1. Adanya sumber daya pemasok 0.057 3 0.171 2 0.114 2. Prospek bisnis yang terus dibutuhkan 0.03 2 0.06 4 0.12 0.075 3 0.225 4 0.3 2 0.166 2 0.19 2 0.106 3 0.171 3. Indonesia memiliki banyak kota yang membutuhkan sarana transportasi pengangkutan 4. Banyak industri yang masih 0.083 3 0.249 5. Tingkat konsumtif masyarakat yang mendorong produsen melakukan 0.095 produksi lebih besar 1 0.095 kekurangan armada pengangkut 6. Sektor Pembangunan yang sedang 0.053 4 0.212 0.057 4 0.228 2. Kenaikkan harga BBM 0.108 4 0.432 3 0.324 3. Masuknya pesaing baru 0.092 3 0.276 4 0.368 4. Kondisi iklim ekstreme 0.08 3 0.24 2 0.16 5. Kondisi jalan yang rusak 0.074 2 0.148 1 0.074 berkembang Ancaman 1. Adanya krisis ekonomi berkepanjangan XXIII 6. Pungutan Liar 0.12 4 0.48 3 0.36 7. Harga UMR yang naik 0.076 3 0.228 4 0.304 Kekuatan 1. Penawaran harga yang cukup bersaing 0.057 3 0.171 4 0.228 2. Waktu layanan pengiriman yang cepat 0.058 4 0.232 3 0.174 3 0.249 4 0.332 3 0.252 4 0.336 3. Telah memiliki pengalaman lebih dari 2(dua) tahun dalam bidang jasa 0.083 transportasi 4. Memperkejakan tenaga kerja yang berpengelaman 0.084 5. Memiliki relasi yang baik 0.094 4 0.376 3 0.282 6. Perawatan rutin armada 0.05 3 0.15 3 0.15 7. Mempunyai reputasi baik 0.074 4 0.296 4 0.296 2 0.124 1 0.062 1 0.055 2 0.11 1 0.09 2 0.18 2 0.24 1 0.12 Kelemahan 1. Tempat penyimpanan armada masih bersifat menyewa dengan lapangan 0.062 parkir pihak kedua(swasta) 2. Jumlah pegawai tetap masih sedikit 3. Banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara merangkap 0.055 0.09 4. Belum menerapkan sistem informasi untuk membantu proses bisnis 0.12 perusahaan 5. Jumlah unit masih terbatas 0.09 2 0.18 1 0.09 6. Struktur organisasi yang masih lemah 0.083 1 0.083 2 0.166 TOTAL 5.542 5.283 Strategi terpilih pada matriks QSPM adalaah strategi 1(satu), strategi yang dapat dilakukan adalah: memperkuat perusahaan dengan fasilitasfasilitas yang mendukung pelayanan terhadap pelanggan, salah satunya memberikan fasilitas karyawan perhitungan biaya jasa operasional jasa atas pesanan/permintaan kondisi dari pelanggan, dengan sistem informasi XXIV perhitungan operasional jasa, karyawan dapat menentukan harga penawaran yang sesuai terhadap kondisi pekerjaan yang diajukan oleh pelanggan. 3.4 Solusi Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah yang ada, dibutuhkan adanya inovasi yang dilakukan pihak manajer yang dapat digunakan kemudian hari untuk kemajuan perusahaan. 1. Perhitungan biaya operasional jasa dilakukan secara otomatis yang telah diatur sebelumnya dan berbasis web 2. Membuat database order yang bertujuan agar data penawaran yang diajukan dapat tersimpan dan tidak tercecer 3. Perhitungan biaya yang dilakukan secara otomatis dapat mempercepat proses dalam membuat penawaran harga 4. Perhitungan dengan menggunakan sistem informasi dapat menghindari kesalahan perhitungan, dibandingkan dengan perhitungan secara manual, perhitungan dengan menggunakan sistem informasi dapat lebih efektif . 3.5 Target Plan 3.5.1 Time Development Tabel 3.7 Time Development Aktifitas Survei perusahaan Mencari Informasi perusahaan Analisa strategi Melakukan pengembangan Perancangan Sistem Perancangan UI Rencana Implementas Bulan Januari Februari Maret april mei juni juli Agustus XXV 3.6.2 Ekonomi Development Pembelian Domain Jasa pembelian domain (mahakamprimalintas.com) Rp. 85.000,-/tahun Design Logo Sewa design logo Sewa Hosting Jasa Hosting perusahaan Rp. 320.000,-/tahun 3.6.3 Scope Development Gambar 3.4 Scope Development
