bab iii analisis sistem
advertisement
BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.1.1 Prosedur Penggajian Dosen Tetap yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur penggajian dosen tetap yang sedang berjalan : 1. Dosen memberikan jumlah absensi mengajar kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. Dan Staff Umum memberikan jumlah absensi kehadiran dosen kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 2. Ketua memberikan daftar gaji kepada Direktur Umum dan Keuangan. Kemudian Direktur Umum dan Keuangan menyerahkan daftar gaji kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 3. Kepala Sub Bagian Keuangan mengecek rekapan jumlah absensi mengajar dan jumlah daftar kehadiran dosen. 4. Apabila hasil rekapan jumlah absensi mengajar dan jumlah daftar kehadiran dosen telah cocok, kemudian Kepala Sub Bagian Keuangan membuat rekap gaji (dimana untuk hari minggu dianggap sebagai kelebihan sks). Dan memberikan rekap gaji kepada Direktur Umum dan Keuangan. Apabila tidak cocok maka jumlah absensi mengajar dikembalikan 41 42 kepada dosen dan jumlah absensi kehadiran dosen dikembalikan kepada Staff Umum. 5. Setelah Direktur Umum dan Keuangan menerima rekap gaji. Direktur Umum dan Keuangan memverifikasi rekap gaji tersebut. Apabila lengkap rekap gaji diberikan kepada Ketua. Apabila tidak lengkap maka dikembalikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 6. Ketua menandatangani rekap gaji sebanyak 3 (Tiga) rangkap, kemudian Ketua memberikan rekap gaji yang telah ditandatangani kepada Direktur Umum dan Keuangan 1 (Satu) rangkap, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan 1 (Satu) rangkap dan 1 (Satu) lagi diarsipkan. 7. Kemudian Kepala Sub Bagian Keuangan membuat slip penarikan tunai dan menyerahkan kepada Pihak Bank. Kemudian Pihak Bank mencairkan dana sesuai jumlah penarikan. Kemudian Pihak Bank mentransfer ke rekening Dosen dan menyerahkan Bukti Penarikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 8. Dan Kepala Sub Bagian Keuangan membuat slip gaji sebanyak 2 (Dua) lembar, 1 (Satu) nya diserahkan kepada dosen dan 1 (Satu) nya untuk diarsipkan. 43 Flowmap Penggajian Dosen Tetap yang Sedang Berjalan Staff Umum Absensi Kehadiran Dosen Direktur Umum dan Keuangan Kepala Sub Bagian Keuangan Dosen Tidak Lengkap Bank Daftar Gaji Absensi Kehadiran Dosen Absensi Mengajar Absensi Mengajar Ketua Cek Tidak Lengkap Absensi Kehadiran Dosen Absensi Mengajar Daftar Gaji Lengkap Membuat Rekap gaji Daftar Gaji Rekap Gaji Rekap Gaji Verifikasi Rekap Gaji Tidak Lengkap Rekap Gaji Lengkap Rekap Gaji Tanda Tangan Rekap Gaji ACC Rekap Gaji ACC Rekap Gaji ACC 3 2 Membuat Slip Penarikan Tunai dan Slip Gaji 1 Slip Penarikan Tunai 2 Slip Gaji 1 Slip Gaji Slip Penarikan Tunai Pencairan Dana dan Pembuatan Bukti Penarikan RP 2 Bukti Penarikan 1 Bukti Penarikan RP Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penggajian Dosen Tetap. 3.1.2 Prosedur Penggajian Dosen Lokal yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur penggajian dosen lokal yang sedang berjalan : 1. Dosen memberikan jumlah absensi mengajar kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 44 2. Ketua memberikan daftar gaji kepada Direktur Umum dan Keuangan. Kemudian Direktur Umum dan Keuangan menyerahkan daftar gaji kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 3. Kepala Sub Bagian Keuangan mengecek rekapan jumlah absensi mengajar. 4. Apabila hasil rekapan jumlah absensi mengajar telah cocok, kemudian Kepala Sub Bagian Keuangan membuat rekap gaji. Dan memberikan rekap gaji kepada Direktur Umum dan Keuangan. Apabila tidak cocok maka absensi mengajar dikembalikan kepada Dosen. 5. Setelah Direktur Utama Keuangan menerima rekap gaji. Direktur Umum dan Keuangan memverifikasi rekap gaji tersebut. Apabila lengkap rekap gaji diberikan kepada Ketua. Apabila tidak lengkap maka dikembalikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 6. Ketua menandatangani rekap gaji sebanyak 3 (Tiga) rangkap, kemudian Ketua memberikan rekap gaji yang telah ditandatangani kepada Direktur Umum dan Keuangan 1 (Satu) rangkap, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan 1 (Satu) rangkap dan 1 (Satu) lagi diarsipkan. 7. Kemudian Kepala Sub Bagian Keuangan membuat slip penarikan tunai dan menyerahkan kepada Pihak Bank. Kemudian Pihak Bank mencairkan dana sesuai jumlah 45 penarikan. Kemudian Pihak Bank mentransfer ke rekening Dosen dan menyerahkan Bukti Penarikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 8. Dan Kepala Sub Bagian Keuangan membuat slip gaji sebanyak 2 (Dua) lembar, 1 (Satu) nya diserahkan kepada dosen dan 1 (Satu) nya untuk diarsipkan. 46 Flowmap Penggajian Dosen Lokal yang Sedang Berjalan Dosen Kepala Sub Bagian Keuangan Absensi Mengajar Absensi Mengajar Direktur Umum dan Keuangan Absensi Mengajar Tidak Lengkap Ketua Bank Daftar Gaji Cek Lengkap Daftar Gaji Daftar Gaji Membuat Rekap Gaji Rekap Gaji Rekap Gaji Rekap Gaji Verifikasi Rekap Gaji Tidak Lengkap Lengkap Tanda Tangan Rekap Gaji Rekap Gaji ACC 3 2 Rekap Gaji ACC Buat Slip Gaji Dan Penarikan Tunai Rekap Gaji ACC 1 Slip Penarikan Tunai Slip Penarikan Tunai Pencairan Dana dan Pembuatan Bukti Penarikan 2 1 Slip Gaji Slip Gaji 2 Bukti Penarikan Bukti Penarikan RP 1 RP Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Penggajian Dosen Lokal. 3.1.3 Prosedur Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur penggajian karyawan yang sedang berjalan: 1. Staff Umum memberikan absensi kehadiran karyawan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 47 2. Ketua memberikan daftar gaji kepada Direktur Umum dan Keuangan. Kemudian Direktur Umum dan Keuangan menyerahkan daftar gaji kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 3. Kepala Sub Bagian Keuangan mengecek rekapan jumlah absensi kehadiran karyawan. 4. Apabila hasil rekapan jumlah absensi kehadiran telah cocok, kemudian Kepala Sub Bagian Keuangan membuat rekap gaji. Dan memberikan rekap gaji kepada Direktur Umum dan Keuangan. Apabila tidak cocok maka absensi kehadiran karyawan dikembalikan kepada Staff Umum. 5. Setelah Direktur Umum dan Keuangan menerima rekap gaji. Direktur Umum dan Keuangan memverifikasi rekap gaji tersebut. Apabila lengkap rekap gaji diberikan kepada Ketua. Apabila tidak lengkap maka dikembalikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 6. Ketua menandatangani daftar gaji sebanyak 3 (Tiga) rangkap, kemudian Ketua memberikan rekap gaji yang telah ditandatangani kepada Direktur Utama Keuangan 1 (Satu) rangkap, kepada Kepala Sub Bagian Keuangan 1 (Satu) rangkap dan 1 (Satu) lagi diarsipkan. 7. Kemudian Kepala Sub Bagian Keuangan membuat slip penarikan tunai dan menyerahkan kepada Pihak Bank. Kemudian Pihak Bank mencairkan dana sesuai jumlah 48 penarikan. Kemudian Pihak Bank mentransfer ke rekening Karyawan dan menyerahkan Bukti Penarikan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan. 8. Dan Kepala Sub Bagian Keuangan membuat slip gaji sebanyak 2 (Dua) lembar, 1 (Satu) nya diserahkan kepada karyawan dan 1 (Satu) nya untuk diarsipkan. Flowmap Penggajian Karyawan yang Sedang Berjalan Staff Umum Kepala Sub Bagian Keuangan Karyawan Absensi Kehadiran Karyawan Absensi Kehadiran Karyawan Direktur Umum dan Keuangan Absensi Kehadiran Karyawan Tidak Lengkap Ketua Bank Daftar Gaji Cek Daftar Gaji Lengkap Daftar Gaji Rekap Gaji Membuat Rekap Gaji Rekap Gaji Verifikasi Rekap Gaji Tidak Lengkap Lengkap Rekap Gaji Rekap Gaji Tanda Tangan 3 2 Rekap Gaji ACC Buat Slip Gaji dan Penarikan Tunai Slip Penarikan Tunai Rekap Gaji ACC Rekap Gaji ACC 1 Slip Penarikan Tunai Pencairan dana dan Pembuatan Bukti Penarikan 2 Slip Gaji 2 1 1 Slip Gaji Bukti Penarikan Bukti Penarikan RP Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Penggajian Karyawan. RP 49 3.1.4 Prosedur Kenaikan Gaji Berkala Berikut ini adalah prosedur kenaikan gaji berkala: 1. Dosen Masuk pertama kerja dan hitung sebagai tanggal awal masuk kerja. 2. Menghitung kenaikan gaji dimana tahun sekarang dikurangi tahun awal masuk dikali 2000 3. Honor per sks dosen sama dengan kenaikan gaji. 50 Flowchart Kenaikan Gaji Dosen Pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang Start Tanggal Awal Masuk Kenaikan Gaji = (Tahun Sekarang – Tahun Awal Masuk) * 2000 Honor Per SKS = Kenaikan Gaji Finish Gambar 3.4 Flowchart Kenaikan Gaji Berkala 3.2 Analisis Dokumen Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macam– macam dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. 51 Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang diperoleh beberapa dokumen, yaitu : 1. Dokumen Masuk a. Absensi Mengajar Fungsi : Untuk mengetahui jumlah mengajar. Sumber : Dosen. Rangkap : 1 (Satu). Distribusi : Kepala Sub Bagian Keuangan. Item : No, NIDN, Nama Dosen, Jumlah Mengajar. b. Absensi Kehadiran Fungsi : Untuk mengetahui jumlah kehadiran. Sumber : Dosen, karyawan. Rangkap : 1 (Satu). Distribusi : Kepala Sub Bagian. Item : No, NIDN, Nama Dosen, Jumlah Kehadiran. c. Slip Gaji Fungsi : Untuk mengetahui jumlah gaji yang diterima. Sumber : Kepala Sub Bagian Keuangan. Rangkap : 2 (Dua). Distribusi : Dosen. Item : No, NIDN, Nama Dosen, Jumlah Mengajar, Jumlah Kehadiran, Tunjangan, Gaji Pokok, Potongan, Total Gaji. d. Bukti Pembayaran Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pencairan dana yang diterima. Sumber : Pihak Bank Rangkap : 2 (Dua). Distribusi : Kepala Sub Bagian Keuangan. Item : No Rekening, Nama, Jumlah transfer. 52 2. Dokumen Keluar a. Daftar Gaji Fungsi : Untuk mengetahui jumlah dan ketentuan penggajian setiap dosen dan karyawan. Sumber : Kepala Sub Bagian Keuangan Rangkap : 1 (Satu). Distribusi : Direktur Utama Keuangan, Ketua. Item : NIDN, Nama, Gaji Pokok, Tunjangan, Transportasi, Uang Makan, Potongan, Total Gaji. b. Slip Penarikan Tunai 3.3 Fungsi : Untuk mengetahui jumlah pengambilan uang ke pihak Bank. Sumber : Kepala Sub Bagian Keuangan Rangkap : 1 (Satu). Distribusi : Pihak Bank. Item :NIDN, Nama,Jumlah uang penarikan. Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang yang dilakukan secara manual memiliki kelemahan dan keterbatasan, diantaranya: 1. Pembuatan slip gaji, daftar gaji masih menggunakan MS. Excel. 2. Pengecekan daftar gaji, slip, data dosen memerlukan waktu yang lama. 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam aplikasi ini diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya aplikasi. 53 3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Berikut adalah beberapa kebutuhan terhadap perangkat lunak pada Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia Tanjungpinang : 1. Aplikasi yang dapat melakukan penginputan data, penyimpanan dan penyajian data-data. 2. Aplikasi yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar untuk keperluan penggajian pada Bagian Keuangan. 3. Aplikasi yang dapat dengan cepat mencetak daftar gaji dan slip gaji. 4. Aplikasi yang dapat menjamin keamanan data sehingga data tidak dapat diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan. 5. Perangkat keras yang dapat mendukung berjalannya aplikasi seperti alat input, penyimpanan, output atau cetak. 3.4.2 Kebutuhan Pengguna Aplikasi ini dirancang khusus untuk membantu Kepala Sub Bagian Keuangan agar dapat mempermudah dalam melakukan penginputan data penggajian dan mempercepat dalam pencarian slip gaji dan daftar gaji serta pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan nantinya. Aplikasi ini juga berguna untuk membantu pengguna menghasilkan keputusan yang lebih baik dari sebelumnya. Sistem pendukung pengambilan keputusan digunakan oleh Kepala Sub Bagian Keuangan sebagai user dalam penggunaan sistem ini.
