Chavid Nurfallah 1801035140 Auditing 1 AK/B TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Pembelian Tunai Dan Kredit Dokumen-dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Surat Permintaan Pembelian (SPP) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) Purchase Order (PO) Bukti Perubahan Pemesanan (BPP) Bukti Barang Masuk (BBM) Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB) Bukti Barang Keluar (BBK) Surat Retur Pembelian (SRP) Bukti Pembayaran (BP) Bukti Penyesuaian Pwrhitungan Fisik (BPPF) Dokumen-dokumen pendukung dari luar dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari: 1. Faktur Pemasok 2. Bukti Pengiriman Pemasok (Surat Jalan) 3. Bukti pengeluaran kas (Bukti Transfer, Cek, dsb) A. Siklus Pembelian Tunai Keterangan : Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah diproses, Gudang akan menerima LPB beserta Barang dari Bagian Penerimaan. Bagian Pembelian Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Surat Pesanan Pembelian Barang (SPPB) yang diberikan ke Pemasok. Bagian Pemasok Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima SPPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Nota Pembelian (lembar pertama sebagai arsip) ke Bagian Penerimaan. Bagian Penerimaan Barang dan Nota Pembelian yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang dirangkap 2, lembar pertama diberikan ke Bagian Keuangan sedangkan lembar kedua beserta barang diberikan ke Bagian Gudang, Bagian Keuangan LPB tersebut oleh Bagian Keuangan dibuat Kwitansi sebagai Bukti Pembayaran yang di rangkap 2. Satu untuk Slip disimpan Bagian Keuangan sebagai dasar pembuatan Laporan Pembelian Barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke Pimpinan. Sedangkan Kwitansi satunya diberikan ke Pemasok beserta uang. Pimpinan Menerima Laporan Pembelian Barang dari Bagian Keuangan, lalu dijadikan arsip. B. Siklus Pembelian Kredit: Keterangan : Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah proses, Bagian Gudang mendapatkan Laporan penerimaan barang beserta barang dari Bagian Penerimaan. Bagian Pembelian Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Daftar Barang yang akan dibeli, lalu membuat Pesanan Pembelian Barang (PPB) yang diberikan ke Pemasok. Pemasok Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima PPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Faktur Pembelian ke Bagian Penerimaan. Faktur dibuat karena pembelian bersifat kredit. Setelah proses yang panjang, pemasok mendapatkan surat pembayaran utang dari Bagian keuangan, lalu membuat faktur lunas 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke bagian keuangan. Bagian Penerimaan Faktur Pembelian beserta barang yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). LPB dan Barang lalu diberikan ke Bagian Gudang, sedangkan Faktur Pembelian diberikan ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan LPB yang diterima dari bagian penerimaan digunakan untuk mencatat utang. Lalu bagian keuangan membat surat pembayaran utang 2 rangkap, lembar pertama diberikan ke pemasok, lembar kedua untuk pimpinan. Faktur lunas yang diterima dari pemasok karena telah membayar, dibuatkan laporan pengurangan utang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua untuk pimpinan. Pimpinan Menerima surat pembayaran utang dan laporan pengurangan utang dari bagian keuangan. Penggajian dan Pengupahan A. Sistem Penggajian dokumen yang diperlukan dalam sistem akuntansi penggajian dan penggupahan: a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen ini pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat - surat keputusan yang bersangutan dengn karyawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah. b. Presensi Dokumen ini mencatat jumlah kehadiran Karyawan dan nantinya data ini menjadi pertimbangan Bagian keuangan dalam mengambil keputusan. c. Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dsb. d. Rekap Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftar gaji dan upah. Perusahaan yang berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi – fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut. 1. 2. 3. Fungsi PSDM/HCD Bertugas untuk merekap hasil presensi karyawan yang nantinya di setor ke fungsi keuangan Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat slip gaji berdasarkan data yang telah diterima dari fungsi PSDM/HCD dan membuat laporan Penggajian Manajer Memvalidasi semua kejadian yang telah dilakukan oleh fungsi2 sebelumnya B. Sistem Pengupahan Dokumen yang Digunakan a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen ini pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat - surat keputusan yang bersangutan dengn karyawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah. b. Presensi Dokumen ini mencatat jumlah kehadiran Karyawan dan nantinya data ini menjadi pertimbangan Bagian keuangan dalam mengambil keputusan. c. Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dsb. d. Rekap Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftar gaji dan upah. Perusahaan yang berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi – fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut. 1. 2. 3. Fungsi Personalia Bertugas untuk merekap hasil presensi karyawan yang nantinya di setor ke fungsi keuangan Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat slip gaji berdasarkan data yang telah diterima dari fungsi Personalia dan membuat laporan Penggajian Pimpinan, Memvalidasi semua kejadian yang telah dilakukan oleh fungsi2 sebelumnya Penjualan Tunai dan Kredit A. Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah : 1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut. Tembusan dokumen ini berupa : a. Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungís kredit. b. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. c. Surat Muat (Bill of Lading) Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. d. Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. e. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 2. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. 3. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. 4. Faktur Penjualan dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa : a. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. b. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. c. Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. d. Tembusan wiraniaga (Sales person Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. 5. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 6. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Adapun yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : Proses penjualan Proses penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian penjualan dan kemudian akan membuat sales order untuk didistribusikan ke departemen lain yang berkaitan dengan masalah penjualan. Proses Kredit Fungsi dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan. Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi. Proses Penagihan Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan. Proses Pengeluaran Barang dari Gudang Salinan surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas adanya pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang mengisyaratkan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang diinginkan oleh pelanggan sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang dimaksud. Setelah petugas menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di gudang sebagai catatan transaksi. Proses Pengiriman Barang Pengiriman barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang). Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim dan pengangkut. Proses Update Persediaan Dalam hal pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan, dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan disimpan. Proses Piutang Dagang Bagian yang berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan dilakukan oleh departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan mengirimkannya ke buku besar umum. Proses Pencatatan Buku besar Umum Pengendalian persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang dagang akan terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah departemen buku besar umum telah menerima voucher jornal dari departemen penagihan. B. Penjualan Tunai Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut : a. b. Faktur penjualan tunai (FPT) Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: 1. lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kassa, 2. lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan 3. lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan. Pita Register kas Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas. Adapun prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut : Prosedur order penjualan Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur. Prosedur penerimaan kas Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli sekaligus mengoperasikan mesin cash register sehingga menghasilkan bukti cash register yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. Prosedur penyerahan barang Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan kuantiítas yang sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman Prosedur pencatatan kas Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian pengiriman barang. Penerimaan dan Pengeluaran Kas A. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : Fungsi Penjualan / Kasir Fungsi ini bertugas untuk membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK) Fungsi Keuangan menerima LPK dan membuat Laporan Penjualan Tunai (LPT) Pimpinan menerima LPT Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah : 1) Data Pembayaran berisi semua data2 yang dibayarkan oleh pelanggan 2) Laporan Penerimaan Kas berisi laporan2 penerimaan kas 3) Laporan Penjualan Tunai berisi semua transaksi penjualan tunai B. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Pendapat yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001:487) mengenai fungsi yang terkait dalam penerimaan kas adalah: 1. Fungsi Sekretariat. Fungsi sekretariat ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan. 2. Fungsi Penagihan. Fungsi penagihan ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi Kas. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke Bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi Pemeriksa Intern. Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan kas secara periodik. Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488) adalah: a) Surat Pemberitahuan. Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. b) Daftar Surat Pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. c) Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas piutang ke bank. d) Kuitansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran uang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check insuer. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: Buku Besar Piutang. berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debitur. Jurnal Penerimaan Kas. Catatan ini digunakan untuk mencatat adanya penerimaan kas yang berasal dari pelunasan para debitur Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagihan Perusahaan Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Lock-Box Collection Plan C. Sistem Pengeluaran Kas Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas, yang meliputi serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan suatu perusahaan. Sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok, yaitu: 1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek. 2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Dana Kas Kecil. Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek Unit Organisasi yang terkait dalam sistem Pengeluaran Kas dengan Cek adalah: a. b. c. d. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas Fungsi ini biasanya mengajukan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas (a) pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut. Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu, fungsi ini juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi secara periodik. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek adalah: a. b. c. Bukti Kas Keluar (BKK) Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. BKK ini juga dikirimkan kepada kreditur sebagai surat pemberitahuan dan sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang. Cek Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak/orang yang tercatum dalam dokumen tersebut. Permintaan cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : a. b. Jurnal pengeluaran kas Catatan ini digunakan untuk mencatat segala pengeluran kas yang dilakukan oleh perusahaan. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. Register cek Register cek ini digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan nominal kecil. Sistem ini dilakukan dengan dua cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system). Unit Organisasi yang terkait dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Dana Kas Kecil adalah: a. b. c. d. e. Fungsi kas Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi pemegang kas kecil Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan kembali dana kas kecil. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini mengajukan permintaan untuk melakukan pembayaran tunai yang menggunakan dana kas kecil. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodic dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Kas Kecil adalah: a. b. c. d. e. BKK Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum. Dokumen ini diperlukan saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Cek Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak / orang yang tercatum dalam dokumen tersebut. Permintaan pengeluaran kas kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya dana kas kecil bagi pemegang dana kas kecil dan selanjutnya diarsip menurut nama pemakai dana kas kecil. Bukti pengeluaran kas kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil Dokumen ini dibuat oelh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar membuat BKK untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap maka jumlah pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi, pengisian kembali didasarkan sesuaikebutuhan pengeluran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil diantaranya : a. b. c. Jurnal pengeluaran kas Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil. Register Cek Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Jurnal pengeluaran kas kecil Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini digunakan hanya dalam sistem saldo berfluktuasi Sistem Pengeluaran Dana Kas Kecil Imprest System Sistem Pengeluaran Dana Kas Kecil Fluctuating System REFERENSI : http://siastephanie.blogspot.com/2012/04/siklus-pembelian.html http://k13umby2015.blogspot.com/2016/06/sistem-akuntansi-penggajian-dan.html http://siaaprecia.blogspot.com/2012/04/4-siklus-penjualan-tunai-dan-kredit.html http://k13umby2015.blogspot.com/2016/06/sistem-penerimaan-dan-pengeluaran-kas.html
