TI01A-RK08-RI.0 21 September 2020 PEDOMAN REGISTRASI DATA PRIBADI MASA 20211 USER MAHASISWA OKTOBER 07, 2020 (REVISI 1.1) Created by UPT TIK PEDOMAN USER Universitas Terbuka User Guidelines TI01A-RK08-R1.1 07 Oktober 2020 Indonesia Open Univeristy Tahapan Proses Register Akun Calon Mahasiswa hingga Registrasi Matakuliah 1.Register Akun Halaman 1 2.Registrasi Data Pribadi 3.Registrasi Matakuliah & Pembayaran Billing Registrasi Matakuliah Panduan REGISTER AKUN 1.REGISTER AKUN Membuaka website sia.ut.ac.id. dilanjutkan dengan memilih menu "Pendaftaran Calon Mahasiswa". Menginput data register akun, syarat: Gunakan email pribadi yang aktif Isi Password dan Confirm Password harus sama Input captcha sesuai instruksi kode yang diberikan Klik tombol "Register" Apabila berhasil sistem akan mengirimkan link verifikasi akun ke email "Aktif" yang didaftarkan. KLik "Link Verifikasi" untuk dapat login ke dalam sia.ut.ac.id. Link Verifikasi hanya berkalu selama 3 x 24 Jam, jika melebihi dari waktu di tentukan maka link tidak berlaku kembali (Expired). (*) Halaman 2 Panduan REGISTER AKUN (LANJUTAN) (*) Bagaimana jika link verifikasi sudah tidak berlaku/expired? Memilih menu "Aktivasi Akun Mahasiswa" Isi "Alamat E-mail" yang di daftarkan pada saat proses register akun. Input "Captcha" dan klik tombol "Aktivasi Akun". Sistem akan mengirimkan lik aktivasi ke email anda. Halaman 3 Panduan PROSES REGISTRASI DATA PRIBADI 2. REGISTRASI DATA PRIBADI Memilih informasi jenis perkuliahan yang akan diambil pada dashboard. Melakukan registrasi data pribadi dan upload berkas registrasi. Dilanjutkan simpan data registrasi. Apabila berhasil sistem akan: Menampilkan pesan konfirmasi berhasil simpan data. Memberikan nomor pendaftaran. mengirimkan email konfirmasi berhasil registrasi beserta nomor pendaftaran ke alamat email aktif yang digunkan pada proses "Register Akun". Catatan: Data pribadi dapat diubah/diperbaiki selama Pegawai UPBJJ belum melakukan proses validasi. Halaman 4 Panduan PROSES REGISTRASI DATA PRIBADI-LANJUTAN 3.MENUNGGU PROSES VALIDASI UPBJJ Data registrasi DP akan di validasi oleh UPBJJ maksimum 2x24 jam. Apabila UPBJJ menggagalkan proses validasi, maka sistem akan mengirimkan email konfirmasi langkah selanjutnya yang harus dilakukan mahasiswa. Contoh disamping: Mahasiswa harus memperbaiki data tanggal lahir dan mengupload ulang gambar ijasah pada halaman sia.ut.ac.id. Apabila data pribadi berhasil divalidasi maka sistem akan mengirimkan email yang berisi NIM. Mahasiswa dapat melakukan registrasi matakuliah sesuai dengan program studi yang dipilih dan layanan SIPAS atau NON SIPAS sesuai jadwal registrasi pada Kelender Akademik. Halaman 5 Panduan PROSES REGISTRASI DATA PRIBADI-LANJUTAN 4. AKTIVITAS MAHASISWA 4.1 CEK MODUL MAHASISWA Apabila data pribadi sudah berhasil di validasi oleh UPBJJ maka status pada login akan berubah menjadi "Mahasiswa". Tampilan dashboard pada akun juga akan menampilkan 2 modul utama, yaitu Modul Program Perkuliahan dan Layanan Mahasiswa. Modul Program Perkuliahan berfungsi untuk melakukan aktivitas pembelajaran seperti registrasi matakuliah, dsb Sedangkan Modul Layanan Mahasiswa berfungsi untuk melakukan aktivitas layanan umum seperti aktivasi Wifi ID, Email, dsb Catatan: Contoh disamping adalah akun mahasiswa yang mengambil Perkuliahan Program Non Kependidikan 4.2 MENCETAK KARTU TANDA MAHASISWA SEMENTARA DAN SURAT PERNYATAAN Mahasiswa dapat melakukan proses "Cetak Kartu tanda Mahasiswa Sementara", proses tersebut dapat diakses pada: Menu: Laporan Submenu: Peragaan Data Pribadi Khusus untuk Mahasiswa Program Pendidikan Dasar yang mengambail Program Studi 118 dan 122 juga dapat melakukan proses "Cetak Surat Pernyataan". Halaman 6 Panduan PROSES REGISTRASI DATA PRIBADI-LANJUTAN 4. AKTIVITAS MAHASISWA 4.3 REGISTRASI MATAKULIAH PROGRAM NON PENDIDIKAN DASAR-SISTEM NON PAKET SEMESTER (NON SIPAS) Langkah-langkah yang harus dilakukan: Memilih tempat ujian Memilih kode matakuliah yang akan diambil dengan maksimal jumlah SKS yang diambil adalah 24 SKS. Mengisi data pengiriman bahan ajar. Klik "Simpan" untuk mencetak billing registrasi matakuliah. Melakukan pencetakan dan pembayaran billing registrasi matakuliah. 4.4 REGISTRASI MATAKULIAH PROGRAM PENDIDIKAN DASAR DAN NON PENDIDIKAN DASAR - SISTEM PAKET SEMESTER (SIPAS) Langkah-langkah yang harus dilakukan: Memilih tempat ujian Klik "Simpan" untuk mencetak billing registrasi matakuliah. Melakukan pencetakan dan pembayaran billing registrasi matakuliah. Catatan: Mahasiswa dapat membatalkan billing registrasi matakuliah yang sudah tercetak kemudian membuat ulang billing registrasi matakuliah. Proses tersebut hanya dapat dilakukan maksimal 9 kali. Halaman 7 Panduan JENIS-JENIS BERKAS YANG PERLU DISIAPKAN UNTUK REGISTRASI DATA PRIBADI BERKAS PROGRAM PENDIDIKAN DASAR (PENDAS) BERKAS PROGRAM NON PENDIDIKAN DASAR (NON PENDAS) Foto 4 x 6 Form Penilaian Kinerja Guru Surat Pernyataan Keabsahan Dokument Form Penempuhan Matakuliah Formulir isian pasfoto dan Tanda tangan Mahasiswa Formulir Data Pribadi Mahasiswa ( F1-E, Lembar Ke 1 ) FotoCopy KTP/NIK Surat Pernyataan Tidak Pindah Sipas Transkrip Nilai FotoCopy SK CPNS / Yayasan Surat Keterangan Mengajar Fotocopy Ijazah Terakhir Foto 4 x 6 Surat Pernyataan Keabsahan Dokument Formulir isian pasfoto dan Tanda tangan Mahasiswa FotoCopy KTP/NIK Surat Pernyataan Tidak Pindah Sipas Transkrip Nilai Formulir Data Pribadi Mahasiswa ( F1-E, Lembar Ke 1 ) Surat Keterangan Mengajar Fotocopy Ijazah Terakhir Catatan: Berkas transkrip nilai hanya untuk calon mahasiswa yang mengambil alih kredit Kewajiban upload jenis berkas disesuaikan dengan masing-masing program. Halaman 8
