LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Peningkatan Kualitas Manajemen Sumber Daya Manusia Puskesmas di Kabupaten Gianyar Melalui Pelatihan Aplikasi Software Workload Indicators of Staffing Need Oleh: dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH (198311042008012005) dr. Pande Putu Januraga, M.Kes., Dr.PH (197901102003121001) dr. Partha Muliawan, M.Sc.(OM) (195109221980031002) Dibiayai dari dana PNBP Universitas Udayana dengan Surat Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Nomor: 248-13/UN14.2/PKM.01.03.00/2015, Tanggal 21 April 2015 PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS UDAYANA 2015 i ABSTRAK Pengabdian masyarakat berupa pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan staf Dinkes dan Puskesmas di Gianyar dalam merencanakan kebutuhan SDM dengan metode WISN. Pelatihan WISN diselenggarakan pada tanggal 12 Juni 2015 di Gedung PSKM FK Unud. Sebelum pelatihan dimulai, dilakukan instalasi software WISN pada seluruh laptop peserta. Kegiatan pelatihan terdiri dari pemberian materi, diskusi, serta praktik penggunaan software WISN. Untuk evaluasi, seluruh peserta diminta untuk mengisi kuesioner pre dan post test. Nilai pre dan post test dianalisis secara statistik dengan uji t dua sampel berpasangan untuk melihat ada tidaknya perbedaan pengetahuan. Pelatihan dihadiri oleh 25 orang peserta (89,3%) dari Dinkes Gianyar dan 13 Puskesmas di Kabupaten Gianyar. Saat pelatihan, seluruh peserta telah mendapatkan dan mengetahui cara instalasi software WISN. Terdapat peningkatan pengetahuan peserta pelatihan sebelum dan sesudah mengikuti pelatihan WISN sebesar 5,08 dengan nilai p <0.001. Seluruh peserta dapat melakukan analisis dengan software WISN dengan panduan tim pelaksana dan menyatakan akan menerapkan metode WISN di institusi mereka. Pelatihan telah berjalan dengan baik dan berhasil meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas Dinkes dan Puskesmas di Gianyar dalam menggunakan software WISN. Bimbingan teknis dan follow up perlu dilakukan untuk mendorong implementasi metode WISN untuk perencanaan kebutuhan SDM di Gianyar. Kata kunci : efektivitas, pelatihan, WISN, pengetahuan, Puskesmas ii ABSTRACT This community service is a training aimed at improving the knowledge and skill of District Health Office and Puskesmas’ staf in undertaking human resources planning using WISN method. The training was conducted in 12 of June 2015 on Gedung PS IKM FK Unud. Prior to the training, WISN software was installed on the trainees’ computer. The training consist of presentation, discussion, and practices on how to use WISN software. The trainees were asked to fill in pre and post test questionaires. Pre and post test scores were analysed statistically using paired t-test to identify the existence of knowledge difference. The training was attended by 25 trainees (89,3%) from District Health Office and 13 Puskesmas in Gianyar. During the training, all trainees received and were informed of how to install WISN software. There was a knowledge improvement of 5.08 after the training with p value < 0.001. All trainees were able to conduct analysis using WISN software with the guidance of the trainers and they stated their willingness to apply WISN method on their institution. Overall, the training run well dan successfully improved the knowledge and skill of the participants. Further technical guidance and follow up are required to support the implementation of WISN method for human resources planning in Gianyar. Keywords: effectiveness, training, WISN, knowledge, Puskesmas iii PRAKATA Pengabdian masyarakat sebagai salah satu dari Tri Dharma Perguruan Tinggi, merupakan salah satu wujud kontribusi tenaga pengajar terhadap pembangunan nasional. Penelitian yang berjudul “Peningkatan Kualitas Manajemen Sumber Daya Manusia Puskesmas di Kabupaten Gianyar Melalui Pelatihan Aplikasi Software Workload Indicators of Staffing Need” bertujuan untuk memberikan sumbangsih bagi perencanaan SDM Puskesmas yang lebih objektif. Pengabdian masyarakat ini terselenggara dengan baik berkat kerja sama yang baik antara tim pelaksana dari Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana dengan Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar. Tim pelaksana juga sangat berterima kasih kepada Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Udayana yang telah memberikan dukungan dana untuk berlangsungnya pelatihan ini. Laporan ini kami buat sebagai salah satu bentuk diseminasi hasil pengabdian masyarakat yang telah dilakukanr. Kami menyadari bahwa laporan ini tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu,kami mengharapkan masukan dari berbagai pihak. Akhir kata, kami berharap semoga hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya oleh berbagai pihak yang berkepentingan. Denpasar, Nopember 2015 Tim Pelaksana iv DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................................i ABSTRAK................................................................................................................................ ii PRAKATA ...............................................................................................................................iv DAFTAR ISI .............................................................................................................................v I. PENDAHULUAN .................................................................................................................1 a. Analisa situasi .....................................................................................................................1 b. Perumusan Masalah ............................................................................................................2 II. Tujuan dan Manfaat ...........................................................................................................2 a. Tujuan. ................................................................................................................................2 b. Manfaat ...............................................................................................................................3 III. Pelaksanaan Kegiatan .......................................................................................................3 a. Realisasi Pemecahan Masalah. ...........................................................................................3 b. Khalayak sasaran ................................................................................................................4 c. Metode Kegiatan. ................................................................................................................4 IV. Hasil Kegiatan ....................................................................................................................8 V. Simpulan dan Saran .......................................................................................................... 12 a. Simpulan. .......................................................................................................................... 12 b.Saran .................................................................................................................................. 12 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 13 LAMPIRAN-LAMPIRAN..................................................................................................... 14 v I. Pendahuluan a. Analisa Situasi Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) merupakan ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia (Depkes RIa 2004). Sayangnya hingga kini, Puskesmas masih dihadapkan oleh berbagai permasalahan termasuk diantaranya keterbatasan kuantitas, kualitas,dan distribusi sumber daya manusia. Proses perencanaan SDM yang lemah ditenggarai sebagai salah satu faktor yang berkontribusi terhadap permasalahan ketidakadekuatan SDM kesehatan di Indonesia (Bappenas 2005). Puskesmas-Puskesmas di Kabupaten Gianyar terdiri dari 9 Puskesmas rawat jalan dan 4 Puskesmas rawat inap, yang keseluruhannya telah berstatus Badan Layanan Umum (BLU) sejak tahun 2010 (Dinkes Gianyar 2014). Studi yang dilakukan di beberapa Puskesmas di Gianyar menunjukkan bahwa Puskesmas belum bisa memberikan layanan kesehatan yang optimal kepada masyarakat karena adanya keterbatasan SDM. Salah satu studi yang dilakukan di Puskesmas Tegallalang menyebutkan bahwa layanan rawat inap di Puskesmas tersebut tidak bisa berjalan dengan baik karena keterbatasan tenaga dokter umum (Gunastri 2014). Hasil wawancara dengan dua Kepala Puskesmas dan staf bidang pengembangan SDM kesehatan di Dinas Kesehatan Gianyar menunjukkan bahwa proses perencanaan kebutuhan SDM selama ini didasarkan atas persepsi subjektif serta berdasarkan rasio tenaga kesehatan per populasi. Metode-metode tersebut memiliki kelemahan yaitu tidak dapat mengakomodir variasi yang menyebabkan perbedaan demand layanan seperti pola morbiditas, aksesibilitas, dan tingkat ekonomi masyarakat (WHO, 2010). Dengan menggunakan metode rasio tenaga kesehatan per populasi maka Puskesmas-Puskesmas dengan jumlah kunjungan yang tinggi maupun rendah akan dianggap memerlukan jumlah tenaga kesehatan yang sama padahal kemungkinan Puskesmas-Puskesmas tersbeut memiliki jumlah kunjungan yang berbeda sehingga kebutuhan SDM-nya berbeda. Kepmenkes Nomor 81 Tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM telah merekomendasikan beberapa metode untuk menghitung kebutuhan SDM kesehatan di Puskesmas salah satunya adalah metode Workload Indicators of Staffing Needs (WISN (Depkes RIb 2004). Metode WISN memiliki keunggulan dibandingkan metode rasio tersebut karena WISN dapat mengakomodir variasi kebutuhan SDM 1 berdasarkan tipe fasilitas kesehatan serta variasi lokal yang mempengaruhi (WHO 2010). Namun, terlepas dari keunggulan metode WISN, metode ini masih sangat jarang digunakan dalam perencanaan SDM di Indonesia oleh karena amat terbatasnya SDM di Dinas Kesehatan atau Puskesmas yang menguasai metode yang ini. b. Perumusan Masalah Kondisi sumber daya manusia (SDM) di Puskesmas Kabupaten Gianyar yang masih terkendala oleh kuantitas, kualitas dan distribusi telah menyebabkan kurang optimalnya layanan kesehatan yang diterima masyarakat. Perlu diadakan upaya untuk mengoptimalkan manajemen SDM di Puskesmas khususnya perencanaan kebutuhan SDM. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan aplikasi software WISN untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas Puskesmas dalam melakukan analisis kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja. II. a. Tujuan dan Manfaat Tujuan Tujuan Umum : Untuk meningkatkan kualitas manajemen SDM di Puskesmas-Puskesmas di Kabupaten Gianyar Tujuan Khusus : 1. Meningkatkan pengetahuan SDM Puskesmas mengenai metode Workload Indicators of Staffing Needs (WISN) 2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan SDM Puskesmas dalam Puskesmas dalam melakukan penghitungan beban kerja dengan software WISN 3. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan SDM menghitung kebutuhan SDM dengan software WISN 2 b. Manfaat Kegiatan ini bermanfaat untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan SDM di Puskesmas untuk melakukan penghitungan beban kerja dan perencanaan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja dengan menggunakan software WISN dari WHO. Penguasaan terhadap metode dan aplikasi software WISN akan dapat meningkatkan kualitas manajemen SDM Puskesmas (terutama fungsi perencanaan dan evaluasi) yang selanjutnya akan dapat meningkatkan kuantitas dan distribusi SDM Puskesmas. Dampak dari jumlah SDM yang adekuat adalah terciptanya layanan kesehatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang berkualitas bagi masyarakat. III. Pelaksanaan Kegiatan a. Realisasi Pemecahan Masalah Dua alternatif pemecahan masalah yang mungkin diterapkan untuk meningkatkan kualitas perencanaan SDM di Puskesmas adalah: 1. Pelatihan WISN untuk staf bidang Pengembangan SDM Kesehatan di Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar. Setelah pelatihan diharapkan staf diDinas Kesehatan dapat mensosialisasikan penggunaan software WISN kepada tenaga kesehatan di Puskesmas se-Kabupaten Gianyar 2. Pelatihan WISN untuk tenaga kesehatan di Puskesmas se-Kabupaten Gianyar. Alternatif pemecahan masalah yang dipilih adalah pelatihan WISN langsung kepada tenaga kesehatan di Puskesmas. Alternatif ini dipilih karena dampak dari pelatihan akan dapat segera dirasakan. Apabila SDM Puskesmas telah memliki software WISN, pengetahuan dan keterampilan untuk menggunakan metode WISN, maka metode ini dapat segera diterapkan di Puskesmas. Sebaliknya, jika pelatihan dilakukan terhadap staf di Dinas Kesehatan maka akan perlu waktu, biaya serta sumber daya pendukung lainnya untuk mensosialisasikan WISN kepada SDM di Puskesmas. Selain itu, bias informasi juga kemungkinan terjadi saat informasi mengenai WISN disampaikan dari SDM di Dinas Kesehatan ke SDM Puskesmas. 3 b. Khalayak Sasaran Tenaga Kesehatan di Puskesmas terutama Kepala Puskesmas dan Kepala Tata Usaha sebagai tenaga yang menangani perencanaan SDM kesehatan di Puskesmas seKabupaten Gianyar. Jumlah peserta pelatihan adalah 2 orang dari tiap Puskesmas sehingga ada 26 orang peserta dari 13 Puskesmas yang ada di Gianyar. Selain itu, diundang juga 2 orang staf bidang Pengembangan SDM Kesehatan Dinas Kesehatan kabupaten Gianyar. Peserta yang hadir saat pelatihan berjumlah 25 orang. c. Metode Kegiatan Persiapan Pelatihan - Koordinasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar untuk menentukan waktu pelatihan yang sesuai - Pengurusan ijin pelatihan - Persiapan modul pelatihan, materi presentasi, tempat serta sarana prasarana penunjang pelatihan - Pengiriman surat ke Puskesmas-Puskesmas di Kabupaten Gianyar Pelaksanaan Pelatihan Pelatihan akan dimulai dengan perkenalan peserta dan penyelenggara. Setelah itu, akan dilakukan pre-test dengan pertanyaan yang diajukan secara lisan dan tertulis kepada peserta terkait dengan penghitungan beban kerja dan manajemen SDM di Puskesmas. Pemberian materi akan diikuti dengan simulasi penggunan software WISN. Lalu peserta akan diberikan kesempatan untuk berlatih dengan contoh kasus dari Puskesmas mereka masing-masing dan juga untuk mengajukan pertanyaan mengenai hal-hal yang belum dimengerti. Sebelum pelatihan selesai akan dilakukan post-test dengan menanyakan pertanyaan yang sama dengan yang ditanyakan saat pre-test kepada peserta. 4 Isi Pelatihan : Materi penyuluhan yang akan diberikan yaitu : 1. Penjelasan mengenai metode WISN 2. Pengenalan software WISN 3. Penjelasan dan simulasi penghitungan beban kerja berdasarkan WISN ratio 4. Penjelasan dan simulasi penghitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN difference 5. Penjelasan mengenai interpretasi hasil perhitungan beban kerja dan kebutuhan SDM dengan software WISN 6. Latihan penghitungan beban kerja dan kebutuhan SDM dengan software WISN menggunakan data sekunder yang dibawa oleh peserta 7. Latihan interpretasi hasil analisis dengan software WISN Rencana Kegiatan dan Jadwal Kegiatan I II III IV V Koordinasi dengan Dinas Kesehatan Kab. Gianyar dan Puskesmas Pengurusan ijin Persiapan materi pelatihan, lokasi, sarana-prasarana, administrasi Pelaksanaan pelatihan WISN Penyusunan laporan Pengumpulan laporan Rencana Evaluasi 1. Evaluasi proses Indikator penilaian a. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar dan Kepala Puskesmas seKabupaten Gianyar mendukung pelaksanaan pelatihan b. Pelatihan dilaksanakan pada waktu yang telah direncanakan. 5 c. 100% peserta yang diundang hadir pada pelatihan. d. 100% peserta pelatihan yang hadir mengikuti pelatihan hingga selesai. Waktu penilaian a. Penilaian dilakukan sebelum dan selama pelatihan berlangsung.. Cara pelaksanaan a. Menilai kelancaran komunikasi, koordinasi serta ada/tidaknya kesulitan dalam pengurusan ijin pelatihan. b. Membandingkan waktu pelaksanan dengan rencana pelaksanaan kegiatan c. Membandingkan jumlah peserta pelatihan dengan jumlah peserta yang diundang d. Membandingkan jumlah peserta yang mengisi pre-test dengan jumlah peserta yang mengisi post-test Penilai Pengabdi (Ketua dan anggota). 2. Evaluasi Hasil Indikator penilaian a. Peningkatan pengetahuan para peserta mengenai metode WISN. b. Peningkatan keterampilan dalam penggunaan software WISN. Waktu penilaian Penilaian dilakukan sebelum dan sesudah pelatihan. Cara penilaian Menggunakan kuesioner pre-test dan post-test. Penilai a. Pengabdi (Ketua dan anggota) Luaran Hasil dari kegiatan pengabdian masyarakat ini akan ditulis dalam bentuk laporan dan juga dalam bentuk publikasi ilmiah nasional. 6 Organisasi Pelaksana a. Ketua Pelaksana 1.1 Nama lengkap dan gelar : dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH 1.2 Pangkat/Golongan/NIP : Penata Muda Tk. I, III/b, 198311042008012005 1.3 Jabatan Sekarang : Asisten ahli 1.4 Bidang Keahlian : Ilmu Kesehatan Masyarakat 1.5 Waktu yang disediakan untuk kegiatan ini : 6 jam/minggu b. Anggota Pelaksana I 2.1 Nama lengkap dan gelar : dr. Pande Putu Januraga, M.Kes, Dr.PH 2.2 Pangkat/Golongan/NIP : Penata/IIIc/197901102003121001 2.3 Jabatan Sekarang :- 2.4 Bidang Keahlian : Ilmu Kesehatan Masyarakat 2.5 Waktu yang disediakan untuk kegiatan ini : 6 jam/minggu c. Anggota Pelaksana II 3.1Nama lengkap dan gelar : dr. Partha Muliawan,M.Sc.(OM) 3.2 Pangkat/Golongan/NIP :Pembina Utama Muda/IVc/195109221980031002 3.3 Jabatan Sekarang : Lektor Kepala 3.4 Bidang Keahlian : Ilmu Kesehatan Masyarakat 3.5 Waktu yang disediakan untuk kegiatan ini : 6 jam/minggu 7 IV. Hasil Kegiatan Rangkaian proses dalam pengabdian masyarakat ini telah dimulai sejak bulan Mei 2015. Detail kegiatan yang telah dilakukan beserta hasil yang telah dicapai adalah sebagai berikut: Tanggal 25-28 Mei 2015 Kegiatan Komunikasi dan koordinasi dengan Kepala Bidang Pengembangan SDM Dinkes Gianyar dan Kepala Puskesmas Permohonan ijin kepada Dinkes Gianyar 29 Mei 2015 1 Juni 2015 Rapat tim pelaksana: pembuatan Term of Reference Pembuatan surat undangan pelatihan WISN 2 Juni 2015 Pengiriman surat undangan dan TOR 4 Juni 2015 Pembuatan dan pengajuan surat permohonan peminjaman ruangan untuk pelatihan 5 Juni 2015 Rapat tim pelaksana untuk mengembangkan materi pelatihan WISN Hasil Rencana pelatihan WISN telah dikomunikasikan kepada pihak Dinkes & Puskesmas Dinkes dan Puskesmas menyambut baik dan memberi ijin pelaksanaan pelatihan Pihak Dinkes dan Puskesmas memberikan alternatif waktu pelaksanaan pelatihan TOR Pelatihan WISN Surat undangan pelatihan WISN yang ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar c.q. Kepala Bidang Pengembangan SDM Dinkes Gianyar Surat undangan dan TOR Pelatihan WISN telah dikirim dan diterima oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar Surat permohonan peminjaman ruangan kepada Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat FK Unud Permohonan peminjaman ruangan di Gedung PSKM FK Unud disetujui WISN User’s Manual dan WISN Software Manual telah diunduh dari website WHO Materi pelatihan berupa power point presentation yang terdiri dari pengenalan WISN sebagai metode penghitungan kebutuhan SDM dan pengenalan langkah-langkah analisis kebutuhan SDM dengan aplikasi software WISN 8 Tanggal 8 Juni 2015 10-11 Juni 2015 Kegiatan Rapat tim pelaksana untuk mengembangkan materi pelatihan WISN Persiapan logistik pelatihan 10 Juni 2015 Penggandaan materi pelatihan 11 Juni 2015 Konfirmasi kehadiran peserta pelatihan melalui komunikasi via telepon Persiapan ruangan dan LCD 11 Juni 2015 12 Juni 2015 25 Agustus –4 September 2015 Pelaksanaan pelatihan WISN Analisis data pre dan post test Hasil Soal-soal latihan aplikasi software WISN dengan contoh kasus di Puskesmas Soal-soal pre dan post test Map, notebook, alat tulis, spidol, flashdisk untuk peserta telah dibeli dan disiapkan Pemesanan snack dan nasi kotak telah dilakukan Pencetakan daftar hadir, daftar penerimaan uang transport Materi-materi pelatihan dan software WISN telah ditransfer ke flashdisk yang akan dibagikan kepada peserta Materi-materi pelatihan telah dicetak dan difotocopy Dinkes Gianyar dan Kepala Puskesmas mengkonfirmasi kehadiran Ruang komputer, LCD, papan tulis telah disiapkan Pelatihan dihadiri secara penuh oleh 25 orang (89,3%) peserta dari 13 Puskesmas dan Dinkes Gianyar Seluruh peserta mengisi kuesioner pre dan post test Seluruh Puskesmas dan Dinkes telah memiliki software WISN yang telah terinstall di laptop peserta serta pedoman penggunaan WISN dalam flashdisk yang dibagikan pada peserta Seluruh peserta sudah bisa menggunakan software WISN dengan panduan dari fasilitator Seluruh Puskesmas mengatakan akan menggunakan software WISN Skor pre dan post test dari seluruh peserta telah dihitung dan di-input ke SPSS Terdapat peningkatan pengetahuan sebesar 5.08 (nilai p < 0.001) setelah 9 Tanggal Kegiatan Hasil pelatihan WISN Telah dilakukan pembayaran dan pendaftaran Senastek Abstrak Senastek dalam Bahasa Indonesia dan Inggris 27 Agustus 2015 1 September 2015 2-4 September 2015 7 September 2015 Pendaftaran Senastek Penyusunan laporan kemajuan dan laporan penggunaan dana 70% Monev Hibah Udayana Mengabdi Laporan kemajuan Laporan penggunaan dana 70% 15 September – 5 Oktober 2015 Penulisan manuskrip Jurnal Udayana Mengabdi Manuskrip Jurnal Udayana Mengabdi 21-28 Oktober 2015 29-30 Oktober 2015 1-27 November 2015 Pembuatan poster Senastek Poster Senastek Presentasi poster saat Senastek Poster telah dipresentasikan dalam Senastek Penulisan laporan akhir dan Laporan Keuangan 100% Laporan Akhir Pengabdian dan Laporan Keuangan 100% Penulisan abstrak Senastek Telah dilakukan monitoring & evaluasi terhadap pengabdian ini Pelatihan WISN telah diselenggarakan pada tanggal 12 Juni 2015 di Ruang Komputer Gedung Timur Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Pelatihan WISN diikuti oleh 25 orang (89,3%) peserta yang terdiri dari Kepala Puskesmas dan Kepala Tata Usaha Puskesmas dari 13 Puskesmas di Kabupaten Gianyar serta staf Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar. Sebagian besar peserta pelatihan (96%) pernah mendengar tentang metode WISN dan seluruh peserta belum pernah mendengar tentang software WISN. Kegiatan pelatihan berlangsung selama delapan jam dan seluruh peserta pelatihan mengikuti kegiatan pelatihan secara penuh. Para peserta juga terlihat sangat antusias dalam mengikuti pelatihan. Beberapa pertanyaan yang muncul saat pelatihan antara lain teknis penggunaan software WISN, penggunaan metode WISN untuk analisis kebutuhan 10 SDM Puskesmas yang menduduki posisi struktural dan lebih banyak melakukan tugastugas manajerial serta kemungkinan penggunaan hasil analisis dengan metode WISN untuk kepentingan pembagian jasa pelayanan di Puskesmas. Setelah pemberian materi mengenai pengenalan metode WISN dan cara penggunaan software WISN, dilakukan praktik penggunaan software WISN oleh peserta dengan dipandu oleh fasilitator. Pada sesi praktik tersebut, peserta diberikan data layanan Puskesmas yang harus mereka input ke dalam software WISN untuk selanjutnya dianalisis. Peserta pelatihan memiliki daya tangkap yang berbeda-beda sehingga fasilitator memberikan bimbingan yang intensif kepada peserta yang mengalami kesulitan. Seluruh peserta dapat melakukan langkahlangkah analisis kebutuhan SDM dengan panduan dari fasilitator. Hasil analisis terhadap skor pre dan post-test menunjukkan bahwa pelatihan ini efektif dalam meningkatkan pengetahuan peserta setelah mendapat pelatihan WISN. Tabel 1. Hasil uji t dua sampel berpasangan terhadap skor pre dan post-test peserta pelatihan WISN Skor Pengetahuan Rerata Sebelum pelatihan 7,40 Sesudah pelatihan 12,48 Perbedaan rerata Interval kepercayaan 95% Nilai p 5,08 4,062 – 6,098 < 0,001 Pada akhir pelatihan, peserta ditanyakan mengenai kemungkinan penerapan metode WISN di institusi mereka. Seluruh peserta menyatakan bahwa metode WISN fisibel untuk diterapkan dan mereka berencana untuk menerapkan metode ini di institusi mereka. Seluruh peserta pelatihan mendapatkan materi pelatihan yang terdiri dari pengenalan metode WISN dan manual penggunaan software WISN dalam flashdisk yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam penggunaan dan sosialisasi penggunaan software WISN kepada seluruh staf di institusi mereka. Secara umum, hasil evaluasi terhadap proses pelaksanaan pelatihan menunjukkan bahwa peserta merasa puas terhadap pelatihan ini dan berharap agar ada pendampingan lebih lanjut dari Program Studi Kesehatan asyarakat Universitas Udayana agar metode WISN bisa diimplementasikan di Puskesmas. 11 Inisiasi penggunaan software WISN memerlukan adanya kesepakatan baik di internal Puskesmas, antar Puskesmas, maupun antar Puskesmas dengan Dinas Kesehatan mengenai jenis-jenis aktivitas yang akan diperhitungkan dalam analisis WISN untuk masing-masing kategori tenaga kesehatan serta standar waktu melakukan suatu aktivitas. Selain itu, Puskesmas dan Dinas Kesehatan perlu menciptakan suatu sistem untuk menjamin ketersediaan dan kelengkapan data statistik layanan yang diperlukan. Pada akhirnya penerapan WISN di Puskesmas ditentukan oleh komitmen dari Dinas Kesehatan dan Puskesmas untuk melakukan perubahan. V. Simpulan dan Saran a. Simpulan 1. Pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat berupa pelatihan Aplikasi Software WISN telah berlangsung sesuai rencana. 2. Pelatihan dihadiri oleh 25 orang (89,3%) dan seluruh peserta mengikuti pelatihan secara penuh serta mengisi kuesioner pre dan post test. 3. Terdapat peningkatan pengetahuan peserta sebesar 5.08 (p < 0.001) setelah pelatihan WISN. Pelatihan aplikasi software Workload Indicators of Staffing Need efektif dalam meningkatkan pengetahuan staf manajerial Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar. Selain itu, seluruh peserta telah mampu melakukan analisis perencanaan kebutuhan SDM dengan metode WISN dengan panduan tim pelaksana. Sebagian besar peserta menyatakan akan menerapkan metode WISN di institusi. b. Saran Bimbingan teknis ke masing-masing Puskesmas dan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar perlu dilakukan untuk memfasilitasi inisiasi penggunaan software WISN untuk perencanaan kebutuhan SDM. 12 Daftar Pustaka Bappenas (2005) Kajian Perencanaan Tenaga Kesehatan, Jakarta. Depkes RIa (2004) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128/Menkes/SK/II/2004 Tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat, Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Depkes RIb (2004) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 81/Menkes/SK/I/2004 Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Dinkes Gianyar. 2014. Profil Kesehatan Kabupaten Gianyar. Gianyar: Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar. WHO (2010) Applying the WISN in Practice: Case Studies from Indonesia, Mozambique and Uganda, Geneva: World Health Organization. 13 14 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS KEDOKTERAN PS. ILMU KESEHATAN MASYARAKAT BAN PT DEPDIKNAS NO: 023/BAN-PT/Ak-XV/S1/VIII/2012 “AKREDITASI B” Jl. P.B. Sudirman, Denpasar, Bali Telp./Fax. (0361) 222510 TERM OF REFERENCE PELATIHAN PERENCANAAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN METODE WORKLOAD INDICATORS OF STAFFING NEED DAN PELATIHAN PENYUSUNAN RENCANA STRATEGI BISNIS PUSKESMAS 1. Latar Belakang Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) merupakan ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia. Penerapan fungsi-fungsi manajemen di Puskesmas merupakan prasyarat bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan layanan kesehatan oleh Puskesmas. Perencanaan merupakan landasan penting bagi penerapan fungsi implementasi dan evaluasi sehingga perencanaan yang baik menjadi kunci bagi pencapaian visi dan misi Puskesmas. Puskesmas di Kabupaten Gianyar telah berstatus sebagai Badan Layanan Umum Daerah sehingga memiliki fleksibilitas dalam pengelolaan sumber daya yang dimiliki. Perumusan rencana strategi bisnis merupakan langkah strategis dalam proses perencanaan bagi terciptanya pengelolaan keuangan berdasarkan prinsip ekonomi dan produktivitas serta penerapan praktik bisnis yang sehat di Puskesmas. Selain penyusunan RSB, perencanaan kebutuhan SDM juga merupakan hal yang penting dilakukan Puskesmas dan Dinas Kesehatan untuk mengoptimalkan kuantitas, kualitas dan distribusi SDM kesehatan di Puskesmas. Metode Workload Indicators of Staffing Need (WISN) yang dikembangkan oleh WHO adalah metode pengukuran kebutuhan SDM secara objektif berdasarkan beban kerja. Penggunaan software WISN diharapkan dapat mengoptimalkan perencanaan SDM kesehatan di tingkat Puskesmas dan di tingkat Kabupaten. Untuk mengoptimalkan kualitas perencanaan Puskesmas di Kabupaten Gianyar, Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Udayana 15 menyelenggarakan pelatihan penyusunan Rencana Strategi Bisnis dan Perencanaan Kebutuhan SDM Dengan Metode WISN. 2. Tujuan Tujuan Umum : Untuk meningkatkan kualitas perencanaan Puskesmas di Kabupaten Gianyar Tujuan Khusus : 4. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Puskesmas dalam membuat dan menyusun Rencana Strategi Bisnis 5. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Puskesmas dalam melakukan perencanaan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja dengan metode WISN 6. Manfaat Secara umum, manfaat dari pelatihan ini adalah untuk meningkatkan kapasitas manajerial di tingkat Puskesmas. Perencanaan yang baik akan bermuara pada terwujudnya layanan kesehatan yang berkualitas bagi masyarakat dan peningkatan derajat kesehatan masyarakat melalui penggunaan sumber daya yang efisien. 7. Tempat dan waktu Pelatihan akan diadakan pada: Hari/tanggal : Jumat dan Sabtu, 12 dan 13 Juni 2015 Tempat : Gedung PS IKM, Fakultas Kedokteran, Universitas Udayana, Jalan P.B.Sudirman, Denpasar Waktu : Pukul 09.00-14.30 Wita 16 8. Jadwal Kegiatan Jumat, 12 Juni 2015 Waktu Kegiatan 09.00-09.15 09.15-09.30 09.30-09.45 09.45-10.30 Registrasi Pembukaan Coffee break Pemaparan dan diskusi “Perencanaan Kebutuhan SDM Berdasarkan Beban Kerja dengan Metode WISN” 10.30-11.30 Pemaparan dan diskusi “Penggunaan Software WISN” 11.30-12.00 Praktik penggunaan software WISN oleh peserta 12.00-12.30 Makan siang 12.30-13.30 Praktik penggunaan software WISN oleh peserta 13.30-13.45 Coffee break 13.45-14.30 Praktik penggunaan software WISN oleh peserta Penanggungjawab Panitia Ketua PS IKM FK Unud Panitia dr. I Ketut Suarjana, MPH dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH dr. I Ketut Suarjana, MPH Panitia dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH dr. I Ketut Suarjana, MPH Panitia dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH dr. I Ketut Suarjana, MPH 17 Sabtu, 13 Juni 2015 Waktu Kegiatan Penanggungjawab 09.00-09.15 09.15-09.30 09.30-12.00 Panitia Panitia dr. I Nyoman Sutarsa, MPH 12.00-12.30 12.30-13.30 Registrasi Coffee break Pemaparan dan diskusi “Rencana Strategi Bisnis Puskesmas” Makan siang Pembahasan RSB Puskesmas 13.30-13.45 13.45-14.15 Coffee break Pembahasan RSB Puskesmas 14.15-14.30 Penutupan Panitia dr. I Nyoman Sutarsa, MPH Putu Ayu Indrayathi, MPH Panitia dr. I Nyoman Sutarsa, MPH Putu Ayu Indrayathi, MPH Panitia *Jadwal dapat mengalami perubahan. Sarana dan Prasarana Pelatihan Peserta pelatihan tidak akan dikenakan biaya apapun. Panitia akan menyediakan konsumsi, materi pelatihan dan uang transport bagi peserta. Pada pelatihan hari pertama (Jumat, 12 Juni 2015) peserta diharapkan membawa laptop agar bisa secara langsung berlatih menggunakan software WISN. Pada pelatihan hari kedua (Sabtu, 13 Juni 2015) dengan tema Penyusunan Rencana Strategi Bisnis (RSB), peserta diharapkan membawa RSB Puskesmas yang telah atau sedang dikembangkan untuk didiskusikan. Peserta Peserta pelatihan ini adalah pihak-pihak yang memegang peranan penting dalam perencanaan yang terdiri dari Kepala Puskesmas dan Bagian Perencanaan Puskesmas Gianyar se- Kabupaten dan staf Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar. Peserta yang diundang untuk berpartisipasi dalam pelatihan ini keseluruhan berjumlah 28 orang. Peserta yang berhalangan hadir diharapkan dapat digantikan oleh staf yang lain. 18 Daftar peserta: No Instansi Peserta Jumlah 1 Dinas Kesehatan Kab. Gianyar Staf Dinas Kesehatan 2 orang 2 Puskesmas Sukawati I 3 Puskesmas Sukawati II 4 Puskesmas Blahbatuh I 5 Puskesmas Blahbatuh II 6 Puskesmas Gianyar I 7 Puskesmas Gianyar II 8 Puskesmas Tampaksiring I 9 Puskesmas Tampaksiring II 10 Puskesmas Ubud I 11 Puskesmas Ubud II 12 Puskesmas Tegalalang I 13 Puskesmas Tegalalang II 14 Puskesmas Payangan Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Kepala Puskesmas Bagian Perencanaan Puskesmas Total Peserta 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 1 orang 28 orang Info lebih lanjut Jika ada pertanyaan lebih lanjut terkait dengan pelaksanaan pelatihan ini silakan menghubungi dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH (HP: 081236327788) atau Putu Ayu Indrayathi,SE, MPH (HP: 081339570537). 19 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS UDAYANA FAKULTAS KEDOKTERAN PS. ILMU KESEHATAN MASYARAKAT BAN PT DEPDIKNAS NO: 023/BAN 023/BAN-PT/Ak-XV/S1/VIII/2012 XV/S1/VIII/2012 “AKREDITASI B” Jl. P.B. Sudirman, Denpasar, Bali Telp./Fax. (0361) 222510 /UN.14.2/PS.2/PP/2015 Nomor : Lamp : Hal : Permohonan peminjaman ruangan Kepada Yth. Ketua PS IKM FK Unud Di_ tempat Dengan hormat, Bagian Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kedokteran Universitas Udayana akan mengadaka mengadakan kegiatan Pelatihan Perencanaan Kebutuhan SDM dengan Metode Workload Indicators of Staffing Need dan Pelatihan Penyusunan Rencana Strategi Bisnis pada: Hari/Tanggal : Jumat dan Sabtu, 12 dan 13 Juni 2015 Waktu : 09.00-15.00 15.00 Wita Tempat : Gedung PS IKM, Fakultas Kedokteran Universitas Udayana, Jln.P.B. Sudirman,Denpasar Sehubungan dengan pelatihan tersebut,maka kami mohon ijin kepada Bapak agar kami dapat menggunakan ruang kelas lantai 4 untuk pelaksanaan kegiatan pelatihan. Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas tas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan terimakasih. Denpasar, 4 Juni 2015 Ketua pelaksana,, dr. Ni Made Sri Nopiyani, MPH NIP. 198304112008012005 Tembusan: Arsip 20 KUESIONER Perencanaan Kebutuhan SDM Melalui Aplikasi Software WISN Untuk Puskesmas se-Kabupaten Gianyar Denpasar, 12 Juni 2015 =================================================================== Nama : Instansi: Lingkari salah satu dari jawaban untuk tiap pertanyaan di bawah ini: • Jika pernyataan benar lingkari B • Jika pernyataan salah lingkari S • Jika tidak tahu apakah pernyataan tersebut benar atau salah lingkari TT No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Pernyataan Kepanjangan WISN adalah Workload Indicators of Staff Necessity WISN merupakan metode perencanaan kebutuhan SDM berdasarkan jenis, lokasi fasilitas kesehatan dan jumlah penduduk di wilayah kerja Puskesmas WISN dikembangkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia WISN merupakan salah satu metode perhitungan kebutuhan SDM yang disarankan dalam Keputusan Menteri Kesehatan R.I No. 81/Menkes/SK/2004 Kelemahan dari metode WISN adalah keakuratan hasil tergantung dari kelengkapan pencatatan dan kerapian penyimpanan data Waktu kerja tersedia adalah jumlah hari kerja dalam satu tahun dikurangi dengan hari tidak bekerja karena libur nasional, sakit, ijin, cuti atau karena kehadiran tanpa alasan WISN hanya mengukur aktivitas layanan yang dilakukan oleh semua staf dan tercatat dalam statistik layanan Standar aktivitas merupakan standar waktu melakukan suatu aktivitas layanan oleh tenaga kesehatan paling senior di suatu unit layanan kesehatan Kesenjangan antara jumlah tenaga yang tersedia dan jumlah tenaga yang ideal dapat dilihat dari WISN difference Nilai WISN difference -2 menunjukkan bahwa terdapat kelebihan 2 orang tenaga sehingga perlu dilakukan pengurangan jumlah tenaga untuk meningkatkan efisiensi Tekanan beban kerja dari tenaga kesehatan dapat diihat dari hasil perhitungan WISN ratio Nilai WISN ratio lebih dari 1 menunjukkan keadaan beban kerja yang tinggi dari tenaga kesehatan Dengan menggunakan software WISN dimungkinkan dilakukan perbandingan kondisi ketenagaan dari beberapa Puskesmas Selain untuk menghitung kebutuhan tenaga, software WISN juga dapat menghitung pembiayaan yang dibutuhkan untuk gaji pegawai B Jawaban S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT B S TT 21 15 Hasil perhitungan WISN dapat digunakan oleh Dinas Kesehatan untuk menentukan redistribusi SDM kesehatan di Puskesmas-Puskesmas di Kabupaten B S TT 22 Soal Latihan Puskesmas A Terletak di Kabupaten: Gianyar, Provinsi: Bali Kategori tenaga kesehatan: Bidan Jumlah Bidan yang ada saat ini: 5 Jam kerja Bidan: 08.00-14.00 (Senin hingga Sabtu) Jumlah hari tidak bekerja pada tahun 2014 Alasan ketidakhadiran Libur nasional Cuti tahunan Sakit Pelatihan Total Komponen Beban Kerja Kelompok Aktivitas layanan aktivitas Aktivitas Antenatal care utama Postnatal care Aktivitas penunjang Aktivitas tambahan Jumlah hari 15 12 7 10 44 Waktu Keterangan 20 menit/ pasien 1450 kunjungan/tahun 845 kunjungan/tahun 258 persalinan/tahun 2560 kunjungan/tahun 30 menit/pasien Pertolongan persalinan 8 jam/pasien Layanan KB 30 menit/ pasien Pencatatan dan pelaporan 30 menit/ hari Rapat internal Puskesmas 2 jam/bulan Kunjungan rumah ibu hamil risti Mengajar siswa AKBID 3 jam/minggu Rapat di Dinas Kesehatan 2 jam, 4 kali/ bulan 3 jam/3 bulan Dilakukan oleh 2 orang bidan Dilakukan oleh 3 orang bidan 23 Soal Latihan Puskesmas B Terletak di Kabupaten: Gianyar, Provinsi: Bali Kategori tenaga kesehatan: Bidan Jumlah Bidan yang ada saat ini: 3 Jam kerja Bidan: 08.00-14.00 (Senin hingga Sabtu) Jumlah hari tidak bekerja pada tahun 2014 Alasan ketidakhadiran Libur nasional Cuti tahunan Sakit Pelatihan Total Komponen Beban Kerja Kelompok Aktivitas layanan aktivitas Aktivitas Antenatal care utama Postnatal care Aktivitas penunjang Aktivitas tambahan Jumlah hari 15 12 10 10 47 Waktu Keterangan 20 menit/pasien 2004 kunjungan/tahun 1015 kunjungan/tahun 320 persalinan/tahun 2875 kunjungan/tahun 30 menit/pasien Pertolongan persalinan 8 jam/pasien Layanan KB 30 menit/pasien Pencatatan dan pelaporan 30 menit/ hari Rapat internal Puskesmas 2 jam/ bulan Kunjungan rumah ibu hamil risti Mengajar siswa AKBID 3 jam/ minggu Rapat di Dinas Kesehatan 2 jam, 4 kali/ bulan 3 jam/ 3 bulan Dilakukan oleh 1 orang bidan Dilakukan oleh 3 orang bidan 24 Soal Latihan Puskesmas C Terletak di Kabupaten: Gianyar, Provinsi: Bali Kategori tenaga kesehatan: Bidan Jumlah Bidan yang ada saat ini: 4 Jam kerja Bidan: 08.00-14.00 (Senin hingga Sabtu) Jumlah hari tidak bekerja pada tahun 2014 Alasan ketidakhadiran Libur nasional Cuti tahunan Sakit Pelatihan Total Komponen Beban Kerja Kelompok Aktivitas layanan aktivitas vAktivitas Antenatal care utama Postnatal care Aktivitas penunjang Aktivitas tambahan Jumlah hari 15 12 12 10 49 Waktu Keterangan 20 menit/pasien 1980 kunjungan/tahun 950 kunjungan/tahun 245 persalinan/tahun 2500 kunjungan/tahun 30 menit/pasien Pertolongan persalinan 8 jam/ pasien Layanan KB 30 menit/pasien Pencatatan dan pelaporan 30 menit/hari Rapat internal Puskesmas 2 jam/ bulan Kunjungan rumah ibu hamil risti Mengajar siswa AKBID 3 jam/minggu Rapat di Dinas Kesehatan 2 jam, 4 kali/ bulan 3 jam/ 3 bulan Dilakukan oleh 1 orang bidan Dilakukan oleh 3 orang bidan 25 Dokumentasi Pelatihan WISN 26 27
