RANGKUMAN SEMINAR MSDM “MENGGUNAKAN TEKNOLOGI UNTUK KEUNGGULAN BERSAING” Disusun oleh : 1. SetyawanMustachul B.131.17.0483 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEMARANG 2020 0 KATA PENGANTAR Puji syukur saya ucapkan atas kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami masih diberi kesempatan untuk menyelesaikan makalah ini. Tidak lupa saya ucapkan kepada dosen pembimbing dan teman-teman yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang sistem informasi manajemen yaitu tentang menggunakan teknologi informasi untuk keunggulan bersaing. Makalah ini di susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan. Kami menyadari bahwa dalam penulisan paper ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Dan semoga dengan selesainya makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan temanteman. Amin. Semarang, 6 April 2020 Tim Penyusun, i 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1. LATAR BELAKANG Perusahaan berada dalam suatu lingkungan yang terdiri dari elemen – elemen yang berupa individu dan organisasi dimana sumber daya mengalir antara perusahaan dan elemen itu. Sumber daya informasi lebih dari sekedar informasi karena mencakup pula perangkat keras, perangkat lunak, fasilitas, data, para spesialis informasi dan pemakainya. Kegiatan mengidentifikasi sumber daya akan dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapatkan sumber daya itu dan mengelolanya yang disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis. Karena kompleksitas dari penggunaan sumber daya informasi itulah, maka ingin mempelajarinya secara ilmiah dalam makalah bertajuk “MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN BERSAING’. 2 BAB 2 PEMBAHASAN A. PERUSAHAAN DALAM LINGKUNGANNYA Sebuah perusahaan dan korporasi semacamnya adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuannya tercapai. Perusahaan juga suatu sistem terbuka, yang berarti memiliki hubungan eksternal. Suatu perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengolah (memproduksi) sumber daya itu menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah itu kepada lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan karena lingkunganlah alasan utama keberadaan suatu perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungannya, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan melaksanakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa. Delapan Elemen Lingkungan Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama seperti lingkungan perusahaan lain. Tetapi, ada sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan mengidentifikasi delapan jenis elemen utama dalam lingkungan perusahaan. Elemen ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Dalam sistem yang lebih luas, elemen ini disebut masyarakat. 3 Masyarakat Keuangan Pemerintah Pesaing Pemasok Perusahaan Serikat Buruh Pelanggan Pemilik/Peme gang Saham Masyarakat Global Gambar 1 Delapan Elemen Lingkungan Perusahaan Arus Sumber Daya Lingkungan Perusahaan dihubungkan dengan elemen – elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya. Sumber daya tersebut mencakup uang, informasi, material, orang, mesin. Sumber daya mengalir kepada perusahaan dari elemen – elemen melewati perusahaan, dan kembali kepada elemen – elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada elemen. Beberapa sumber daya mengalir sebagai rutinitas dan lebih sering dari yang lain. Arus yang sering terjadi sebagai rutinitas antara lain arus material kepada pelanggan, arus pekerja dari serikat buruh, arus uang kepada pemegang saham, arus informasi dari pelanggan, dan arus mesin dari pemasok. Sedangkan arus 4 yang agak jarang seperti arus uang dari pemerintah, arus material kepada pemasok, dan arus pekerja kepada pesaing. Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham. Atau uang tidak boleh mengalir kepada pesaing. Satu – satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen adalah informasi. B. KEUNGGULAN BERSAING Keunggulan bersaing dapat dicapai melalui banyak cara, seperti kepemimpinan biaya, diferensiasi produk, memberikan nilai tambah, atau memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pandangan Luas tentang Keunggulan Bersaing Suatu cara untuk mencapai nilai maksimum dari penggunaan informasi sebagai sumber daya bersaing, perusahaan harus membangun IOS(Interorganizational Information System) atau Sistem Informasi Antarorganisasi, yakni suatu kombinasi sejumlah perusahaan yang terintegrasi melalui arus informasi. IOS ini yang menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan. Ada pula yang disebut Electronic Data Interchange (EDI), yakni pengiriman data komputer secara elektronik dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Perusahaan dapat memanfaatkan arus informasi ked an dari pemasoknya dengan membangun jaringan EDI. Perusahaan mengirimkan permintaan penawaran harga ke computer pemasok. Pemasok menanggapi dengan penawaran harga dalam bentuk elektronik, dan perusahaan mengirimkan peanan pembelian dengan cara yang sama. Pemerintah telah membuat standar serupa untuk pengiriman data pajak. Perusahaan dapat menyerahkan laporan pajak mereka dalam bentuk elektronik. Elemen – elemen lingkungan yang menyediakan peluang terbesar bagi 5 hubungan EDI dua arah adalah pemasok, pelanggan pemerintah, dan masyarakat keuangan. C. SUMBER DAYA INFORMASI Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha ini sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (Database Management System) atau DBMS. Namun, muncul pandangan tambahan lain, yaitu tentang mengelola informasi dengan mengelola sumber daya yang menghasilkan informasi. Dalam arti lain, daripada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi). Perhatian juga seharusnya diberikan kepada pengolah informasi (Information Processor). Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang – orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan system. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya. Jenis – jenis sumber daya informasi terdiri dari : - Perangkat keras computer Perangkat lunak computer Para spesialis informasi Pemakai Fasilitas Database Informasi D. PENGELOLA SUMBER DAYA INFORMASI Chief Information Officer Istilah CIO memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer tingkat tertinggi dari jasa informasi. Chief Information Officer (CIO) adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. 6 Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran – saran berikut : - Buat kemitraan dengan unit – unit bisnis dan manajemen lini; jangan menunggu hingga diundang - Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis - Jangan bersifat defensive - Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang bisa diandalkan - Jelaskan biaya – biaya IS dalam istilah – istilah bisnis - Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis E. PERENCANAAN STRATEGIS Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan – tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Saat sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya dalam komite eksekutif, kelompok inilah yang memikul tanggung jawab perencanaan strategis. Perencanaan Strategis Fungsional Jika rencana strategis untuk perusahaan telah ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana fungsional merinci bagaimana area – area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya. F. PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI Transformasi Kumpulan Strategi Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana – rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan ialah mendasarkan rencana itu sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan kumpulan strategi organisasi (Organiization Strategy Set). Langkah kedua, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM. Pendekatan ini dinamakan Transformasi Kumpulan Strategi. 7 Kelompok strategi organisasi Kelompok strategi SIM Misi Tujuan sistem Tujuan Kendala sistem Proses perencanaan strategi SIM Strategi Atribut strategi organisasi lain Strategi rancangan sistem Gambar 2 Transformasi Kelompok Strategis Strategi Pengaruh pada sumber daya informasi Bisnis Sumber daya informasi dan strategi IS Pengaruh pada strategi bisnis Gambar 3 Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Pendekatan Strategic Planning for Information Resources Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (Strategic Planning for Information Resources) atau SPIR. Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan bersamaan. 8 Isi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Tiap perusahaan mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memenuhi kebutuhannya sendiri. Namun pada intinya rencana itu harus menjabarkan : 1. Tujuan – tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem Computer Based Information System (CBIS) selama periode dalam jangka waktu perencanaan 2. Information resources yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. G. END-USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS Tidak semua pengguna akhir komputer memiliki tingkat pengetahuan komputer yang sama. End-user dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, antara lain : 1. Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users) Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus, dBASE, dan WordPerfect. 2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users) Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. 3. Programer pemakai akhir (end-users programmers) Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa – bahasa pemrograman seperti BASIC atau dBASE. 4. Personil pendukung fungsional (Functional support personnel) Di beberapa perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unitunit fungsional. Personil ini ialah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka. 9 Dua unsur penting menjadi cirri empat tingkatan kemampuan pemakai akhir, yakni : 1. Semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi 2. Tak seorangpun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi Jenis Aplikasi Pemakai Akhir Sebagian besar aplikasi EUC telah dibatasi pada : - Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perorangan - Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan : - Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional Sistem pakar DSS yang komplek Aplikasi SIM dan SIA Manfaat End-user Computing EUC ini memberikan 2 manfaat, yakni : 1. Pemindahan Beban Kerja Pemindahan beban kerja pengembangan system ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada system yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area tersebut. 10 2. Kesenjangan Komunikasi Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak masa awal komputer. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak diperlukan komunikasi. Risiko End-user Computing Manfaat EUC bukannya tanpa biaya. Saat para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan di hadapkan pada sejumlah resiko. Resiko tersebut antara lain : 1. Sistem yang buruk sasarannya Pemakai akhir mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misal secara manual. 2. Sistem yang buruk Rancangan dan Dokumentasinya End-user yang berpengetahuan tinggi mengenai komputer pun tak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang sistem. 3. Penggunaan IR yang tidak efisien Saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akhirnya bisa memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan. 4. Hilangnya integritas data End-user bisa saja tidak berhati-hati saat menginput data ke database perusahaan. 5. Keamanan tidak dijamin Dengan cara serupa, end-user mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. 11 Menempatkan End-user Computing dalam Perspektif EUC ini pengaruhnya akan semakin meningkat, karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan pengguna akhir untuk berkembang. Mengenai resiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai. H. KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI Memandang informasi sebagai suatu sumber daya bukanlah sesuatu yang baru. Manajemen sumber daya informasi (Information Resources Management) atau IRM ialah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi. Elemen – elemen IRM Yang diperlukan Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh. Perlu ada satu set kondisi tertentu, antara lain : 1. Kesadaran bahwa keunggulan bersaing bisa dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul 2. Kesadaran bahwa jasa informasi ialahsuatu area fungsional pertama 3. Kesadaran bahwa CIO ialah eksekutif puncak 4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan trategis 5. Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi 6. Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing IRM mencerminkan pemahaman mengenai nilai informasi dan sumber daya yang menghasilkan informasi. Manajer disemua tingkatan memang memberi kontribusi, namun sikap eksekutif puncak adalah kuncinya. 12 Model Information Resources Management Kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak berada terpisah, tetapi bekerja sama secara terkoordinasi.Seperti disajikan gambar dibawah ini. 1. Lingkungan perusahaan Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan bersaing 2. Eksekutif perusahaan CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan menuju tujuannya 3. Area fungsional Jasa informasi diertakan sebagai suatu area fungsional utama dan tiap area mengembangkan rencana strategi yang mendukung rencana strategis perusahaan 4. Sumber daya informasi Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi akan diperoleh dan dikelola 5. Pemakai Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai 13 Lingkungan Perusahaan Pengaruh Lingkungan CIO Eksekutif lain Rencana Pengaruh Intern strategi Perusahaan Jasa Informasi Keuangan SDM Manufakt ur Pemasaran Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Sumber daya komputer pusat Sumber daya komputer tersebar End-user Computing Pemakai lain Gambar 4 Model IRM 14 BAB 3 PENUTUP KESIMPULAN Dari uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa lingkungan perusahaan terdiri dari delapan elemen yang terdiri dari serikat buruh, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah, masyarakat global,pemasok, dan pelanggan. Elemen terrsebut membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumber daya menaglir antara perusahaan dan elemen – elemen lingkungan. Usaha awal perusahaan menggunakan informasi sebagai cara mencapai keunggulan bersaing diawali dengan membuat hubungan komputer dengan para pelanggan. EDI memberi dasar teknologi bagi perusahaan – perusahaan untuk membentuk interorganizational system. IR mencakup perangkat keras, fasilitas, database, perangkat lunak,spesialis informasi, dan pemakai. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang CIO adalah eksekutif. Semua manajer membuat rencana dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut Transformasi Kumpulan Strategi. Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (Strategic Planning for Information Resources) atau SPIR. EUC member dua manfaat, yakni memindahka sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai dan menghilangkan kesenjangan komunikasi. Adapun resikonya anatara lain system yang buruk sasarannya, system yang buruk rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat lunak dank eras yang tidak efisien, hilangnya integritas data dan hilangnya keamanan. Resiko ini dapat dikurangi dengan pengendalian manajemen. 15 IRM ialah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi. IRM ialah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkatan manajemen, area fungsional, sumber daya informasi dan para pemakai. 16 17 iii 18
