PENERAPAN SISTEM MERIT DALAM MANAJEMEN ASN Pokja Pengawasan Bidang Penerapan Sistem Merit Wilayah I KEBIJAKAN PENERAPAN SISTEM MERIT UU 5 TAHUN 2014 Sistem Merit adalah kebijakan dalam Manajemen ASN yang berdasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar dengan tanpa mempertimbangkan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, atau kondisi kecacatan. PP 11 TAHUN 2017 PASAL 134 PERMENPAN 40 TAHUN 2018 Tentang Pedoman Sistem Merit “Ketentuan mengenai pengisian JPT secara terbuka dan kompetitif dapat dikecualikan pada Instansi Pemerintah yang telah menerapkan Sistem Merit dalam pembinaan Pegawai ASN dengan persetujuan Komisi Aparatur Sipil Negara.” PERATURAN KASN 9 TAHUN 2019 Tentang Tata Cara Penilaian Mandiri Penerapan Sistem Merit 3 TAHAPAN PENILAIAN PENERAPAN SISTEM MERIT Persiapan • Membentuk Tim Penilai Instansi yang ditetapkan oleh PPK dan diketuai oleh Pyb; • Menyusun Road Map Penerapan Sistem Merit Setiap Aspek; • Menyiapkan Dokumen Disertai bukti terkait penilaian penerapan sistem merit; • Meminta akun sipinter kepada KASN dan menentukan admin pengelola SIPINTER. • Melakukan penilaian melalui aplikasi SIPINTER sesuai kondisi yang ada untuk masing-masing aspek dengan melampirkan bukti yang relevan dan terkini; Pelaksanaan • Membuat berita acara hasil penilaian yang di ttd oleh Ketua Tim Penilai Instansi dan disampaikan kepada KASN. Penilaian Verifikasi • Verifikasi dilakukan oleh tim verifikator sistem merit KASN berdasarkan penilaian yang telah dilakukan masing-masing Instansi; • Melakukan klarifikasi kepada Instansi Pemerintah apabila diperlukan; • Membuat berita acara verifikasi yang disampaikan kepada pimpinan KASN. Penetapan • Penilaian akhir oleh Pimpinan KASN terhadap tingkat penerapan sistem merit berdasarkan laporan tim verifikasi; • Penetapan Keputusan tingkat penerapan sistem merit melalui surat Keputusan KASN serta rekomendasi terhadap aspek yang perlu diperbaiki; • Keputusan KASN disampaikan kepada PPK Instansi Pemerintah yang dinilai. ASPEK PENILAIAN PENERAPAN SISTEM MERIT 08 SISTEM INFORMASI 07 PERLINDUNGAN & PELAYANAN 06 PENGGAJIAN, PENGHARGAAN, DISIPLIN 05 MANAJEMEN KINERJA PERENCANAAN KEBUTUHAN 01 08 02 07 PENGADAAN 03 06 04 05 PENGEMBANGAN KARIER PROMOSI & MUTASI 01 02 03 04 5 BOBOT ASPEK PENILAIAN PENERAPAN SISTEM MERIT SISTEM INFORMASI PERENCANAAN PERLINDUNGAN & PELAYANAN 4% PENGGAJIAN, PENGHARGAAN, DISIPLIN MANAJEMEN KINERJA 6% 10% 10% PENGADAAN 10% PENGEMBANGAN KARIR 20% 30% 10% PROMOSI & MUTASI 6 KATEGORI HASIL PENILAIAN PENERAPAN SISTEM MERIT Kategori I BURUK (100 - 174) – indeks (0,2 – 0,4) Kategori II KURANG (175 - 249) – indeks (0,41-0,6) Dibimbing intensif agar memenuhi persyaratan Dibimbing agar memenuhi persyaratan Kategori III BAIK (250 -324) – Indeks (0,61-0,8) • Diberi kesempatan untuk mengisi JPT dari talent pool namun dengan persyaratantertentu dan pengawasan • Dievaluasi setiap tahun Kategori IV SANGAT BAIK (325-400) – Indeks (0,81-1) • Dapat diberikan kesempatan untuk mengisi JPT dari talent pool • Dievaluasi 2 tahun sekali 7 REKOMENDASI ATAS PENERAPAN SISTEM MERIT I “KURANG” FOKUS PADA PEMBENAHAN II “CUKUP” FOKUS PADA PENATAAN III “BAIK” FOKUS PADA PENGEMBANGAN IV “SANGAT BAIK” FOKUS PADA PENGUATAN 8 APLIKASI SIPINTER LATAR BELAKANG PENGEMBANGAN SIPINTER Sebelum Sesudah (Harapan) Luar Jaringan Instansi Pemerintah Instansi Pemerintah Manual Instansi Pemerintah Lama • • • Pengiriman kuisioner penilaian Verifikasi Pengiriman hasil penilaian • • • Pengisian kuisioner penilaian Penyertaan bukti Pengiriman kembali kuisioner dan bukti Instansi Pemerintah Dalam Jaringan Cepat & Mudah 10 TUJUAN PENGEMBANGAN APLIKASI SIPINTER sebagai alat bantu bagi Instansi Pemerintah dalam menginput data penilaian mandiri penerapan sistem merit sebagai alat bantu bagi KASN dalam verifikasi data serta bukti pendukung penilaian mandiri yang dikirim oleh Instansi Pemerintah menjadi pangkalan data untuk digunakan sebagai bahan kebijakan rekomendasi dan pembinaan sistem merit oleh KASN 11 JENIS USER ROLE DAN HAK AKSESNYA DALAM SIPINTER INSTANSI PEMERINTAH Nama Role: Instansi Pemerintah (Penginput Penilaian Mandiri) • Menginput data penilaian mandiri menambah, mengubah, menghapus data penilaian mandiri • Mengunggah bukti pendukung penilaian mandiri di setiap indikator penilaian sistem merit • Mengunggah BA Penilaian • Mengunduh BA Verifikasi dan Rekomendasi • Melihat hasil penilaian mandiri KASN Nama Role: KASN (Tim Verifikasi) • Melihat informasi mengenai pemetaan hasil penilaian mandiri Instansi Pemerintah • Menginput nilai tim verifikasi • Memberikan catatan untuk Instansi Pemerintah • Mengunggah BA Verifikasi dan Rekomendasi • Mendaftarkan, menampilkan, dan mengubah data serta password dari user Instansi Pemerintah. 12 PETUNJUK TEKNIS PENILAIAN PENERAPAN SISTEM MERIT ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO I ASPEK PERENCANAAN KEBUTUHAN SUB-ASPEK Ketersediaan peta jabatan dan rencana kebutuhan pegawai untuk jangka menengah 5 (lima) tahun yang sudah ditetapkan PPK; BUKTI 1. 2. 3. Ketersediaan data kepegawaian secara lengkap dan update yang disusun menurut jabatan, pangkat, unit kerja, kualifikasi dan kompetensi; 1. Keputusan/Dokumen Peta jabatan yang disusun berdasarkan Anjab dan ABK untuk setiap UKE I dan UKE II; Matriks rencana kebutuhan pegawai dalam jangka menengah (5 tahunan). Dokumen Informasi Jabatan. Tangkap layar Sistem Informasi Kepegawaian (memuat profil pegawai lengkap; kualifikasi Pendidikan formal/informal, riwayat jabatan, Hasil penilaian kompetensi, Penghargaan dan/atau hukuman disiplin, dan informasi lainnya); 2. Tangkap layar Sistem Informasi Kepegawaian (history data pegawai yang diupdate dalam sistem); 3. Laporan peremajaan data sebagai dokumentasi updating data kepegawaian. Ketersediaan data pegawai yang akan memasuki masa 1. Tangkap layar Sistem Informasi Kepegawaian (memuat namapensiun dalam 5 (lima) tahun yang disusun menurut nama pegawai yang akan pensiun dalam jangka menengah (5 jabatan, pangkat, unit kerja dan pendidikan terakhir; tahun ke depan); dapat dikategorisasikan berdasarkan jabatan dan unit kerja); 2. Rekapitulasi makro BUP. Ketersediaan rencana pemenuhan kebutuhan ASN Daftar jumlah kebutuhan pegawai untuk jangka waktu 5 tahun jangka menengah (lima tahun); (matriks yang memperhitungkan rencana pemenuhan kebutuhan pegawai, terdapat rincian untuk kebutuhan CPNS, PPPK, dan inpassing dari instansi lain). ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO ASPEK SUB-ASPEK II PENGADAAN Ketersediaan rencana pengadaan ASN untuk tahun berjalan; BUKTI 1. 2. Tangkap layar usulan pengadaan pegawai Instansi Pemerintah melalui e-Formasi (2 Tahun terakhir); Dokumen Rencana Strategi / Prioritas Pembangunan Instansi Pemerintah. Ketersediaan kebijakan internal (Permen/ Perka Lembaga/ Pergub/ Perbup/ Perwal) terkait pengadaan ASN secara terbuka, kompetitif, transparan dan tidak diskriminatif; 1. Pelaksanaan penerimaan ASN dilakukan secara terbuka, kompetitif, transparan dan tidak diskriminatif; 1. Pengumuman Pansel tentang penerimaan CPNS dan/atau PPPK melalui media cetak dan elektronik (website resmi); 2. Pengumuman Pansel tentang seleksi PNS yang akan pindah (mutasi) dari instansi lain; 3. SK Panitia Seleksi ASN serta Kebijakan mengenai kode etik Pansel; 4. Pengumuman Hasil Setiap Tahapan pada penerimaan CPNS dan/atau PPPK melalui media cetak dan elektronik (website resmi); 1. Surat Pengajuan formasi ke KemenPAN RB serta dengan RKA Penerimaan CPNS; 2. SK Pengangkatan CPNS; 3. Surat Tugas Latsar CPNS; Pelaksanaan Pelatihan Dasar (Latsar) bagi CPNS; Persentase CPNS yang diangkat menjadi PNS ditempatkan sesuai formasi jabatan dan unit kerja yang dilamar; 2. Peraturan internal (Permen/Pergub/Perbup/Perwali) tentang tata cara dan mekanisme rekrutmen pegawai ASN di lingkungan instansinya seperti Pedoman Pelaksanaan Seleksi Kompetensi Bidang; Laporan Pelaksanaan Pengadaan ASN di Lingkungan Instansi. 4. Laporan evaluasi pasca pelaksanaan Latsar CPNS Rekapitulasi Data kesesuaian SK Pengangkatan CPNS dengan Data SK Pengangkatan PNS dalam Jabatan dan Unit Kerja dalam Dua Tahun Terakhir. ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO ASPEK III PENGEMBANGAN KARIER SUB-ASPEK BUKTI Ketersediaan Standar Kompetensi Jabatan (manajerial, teknis dan sosial kultural) untuk setiap jabatan; 1. Ketersediaan profil pegawai yang disusun berdasarkan pemetaan talenta/ kompetensi; 1. 2. 2. Ketersediaan Talent Pool yang disusun berdasarkan pemetaan kompetensi manajerial dan hasil penilaian kinerja; 1. 2. Ketersediaan rencana suksesi yang telah sesuai dengan standar kompetensi teknis jabatan dengan mempertimbang-kan pola karir instansi; 1. 2. Peraturan Internal (Permen/Pergub/Perbup/Perwali) tentang penetapan Standar Kompetensi Jabatan (JPT, JA, JF dan Jabatan Pelaksana); Kamus Kompetensi ASN di Lingkungan Instansi. Dokumen Perencanaan dan/atau Hasil Pelaksanaan Penilaian Kompetensi setiap Pegawai secara lengkap Profil Setiap Pegawai yang mendeskripsikan tingkat kompetensi untuk setiap Jenjang Jabatan/Jenis Jabatan Peraturan internal terkait pedoman manajemen talenta Peta talenta/kompetensi seluruh pegawai yang telah di-assessment (berdasarkan nine box talent matrix); *nine box talent matrix sudah menggabungkan antara hasil uji kompetensi dan hasil penilaian kinerja pegawai; **uji kompetensi sudah dilakukan seluruhnya baik kompetensi manajerial dan sosialkultural maupun kompetensi teknis. Peraturan internal terkait pedoman manajemen talenta; Daftar nominasi pegawai (secara berurutan dari nilai tertinggi) yang memenuhi syarat dipromosikan, untuk setiap jabatan berdasarkan penilaian kompetensi dan kinerja; ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO ASPEK SUB-ASPEK Ketersediaan informasi tentang kesenjangan kualifikasi dan kompetensi pegawai; BUKTI 1. 2. 3. Ketersediaan informasi tentang kesenjangan kinerja; 1. 2. 3. Laporan penilaian kompetensi untuk membandingkan standar kompetensi dan realisasi kompetensi yang dimiliki pegawai; Analisis hasil penilaian kompetensi; Saran pengembangan berdasarkan analisis kesenjangan yang dimiliki oleh setiap individu pegawai. Laporan penilaian kinerja (bulanan/triwulanan) untuk membandingkan antara target dan realisasi capaian kinerja; Analisis hasil penilaian kinerja yang rendah atau tidak tercapai (sesuai kontrak kinerja); Saran pengembangan berdasarkan analisis kesenjangan yang dimiliki oleh setiap individu pegawai. Ketersediaan strategi dan program untuk mengatasi kesenjangan kompetensi dan kinerja dalam rangka peningkatan kapasitas ASN; Dokumen yang menjelaskan strategi, program, kegiatan dan biaya untuk mengatasi kesenjangan kompetensi dan kinerja yang telah ditetapkan oleh PPK (Rencana Kerja unit pengelola kepegawaian) Penyelenggaraan Diklat untuk mengatasi kesenjangan; 1. Dokumen program diklat (kalender diklat)/dokumen HCDP (Human Capital Development Program) sesuai dengan hasil analisis terhadap kesenjangan individu pegawai; 2. Laporan pelaksanaan diklat yang telah dilakukan. *diklat berdasarkan kesenjangan (perbandingan hasil uji kompetensi terhadap standar kompetensi). Pegawai yang memiliki kesenjangan yang sama dikumpulkan dan diberi pengembangan sesuai kebutuhan. **tidak termasuk diklat rutin dan diklat wajib (struktural atau diklatpim). ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO ASPEK SUB-ASPEK Pelaksanaan peningkatan kompetensi melalui praktik kerja dan pertukaran pegawai; BUKTI 1. 2. 3. 4. Pelaksanaan peningkatan kompetensi melalui coaching, dan mentoring; 1. 2. IV PROMOSI DAN MUTASI Nota kesepahaman (MoU) praktik kerja atau pertukaran pegawai ke instansi yang dituju; Surat persetujuan penerimaan praktik kerja atau pertukaran pegawai dari instansi yang dituju; Laporan hasil praktik kerja atau pertukaran pegawai; Surat keterangan/sertifikat telah mengikuti program praktik kerja atau pertukaran pegawai. Catatan atau formulir pelaksanaan coaching dan mentoring antara atasan dan bawahan yang telah ditandatangani oleh coach/mentor; Laporan pelaksanaan coaching dan mentoring yang dibuat oleh unit pengelola kepegawaian di lingkungan instansi yang bersangkutan. Penyusunan dan penetapan kebijakan internal (Permen/ Pergub/ Perbup/ Perwal) tentang pola karier; Peraturan internal (Permen/Pergub/Perbup/Perwali) tentang sistem pola karir/Pembinaan Karir Ketersediaan kebijakan internal (Permen/ Pergub/ Perbup/ Perwal) tentang pengisian JPT secara terbuka serta promosi, dan mutasi dengan mengacu pada talent pool (matriks 9 kolom) dan rencana suksesi; 1. Peraturan internal (Permen/Pergub/Perbup/Perwali) tentang tata cara dan mekanisme pengisian jabatan (promosi, mutasi, rotasi) di lingkungan instansi berdasarkan hasil seleksi, penilaian kinerja dan uji kompetensi. 2. Peraturan internal (Permen/Pergub/Perbup/Perwali) tentang tata cara dan mekanisme promosi dan mutasi di lingkungan instansi melalui talent pool dan rencana suksesi. *Peraturan yang disusun dapat menjadi satu yang mengatur secara menyeluruh tentang Manajemen SDM atau disusun secara terpisah baik untuk pengisian JPT ataupun pengaturan terkait promosi,mutasi dan rotasi. ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO ASPEK SUB-ASPEK Pelaksanaan kebijakan pengisian JPT, Jabatan Administrasi (Administrator dan Pengawas) secara terbuka dan kompetitif; V MANAJEMEN KINERJA BUKTI 1. Dokumen Pelaksanaan Pengisian JPT melalui Seleksi Terbuka ; 2. Tangkap Layar SIJAPTI 3. Dokumen Pelaksanaan Pengisian JPT melalui Mutasi antar JPT 4. Berita Acara Tim Penilai Kinerja (Baperjakat) penentuan pengembangan karir Jabatan Administrator dan Jabatan Pengawas (beserta dokumen pendukungnya: hasil penilaian kinerja dan pemetaan talenta/kompetensi/nine box talent matrix) Dokumen Renstra Ketersediaan kontrak kinerja yang terukur dan diturunkan 1. dari Rencana Strategis organisasi; 2. Dokumen Perjanjian Kinerja/Penetapan Kinerja 3. SKP Pegawai mulai dari pucuk pimpinan hingga level staf untuk melihat cascading target kinerja dalam mencapai IKU. Penerapan metode penilaian kinerja yang obyektif dan terukur; 1. 2. Hasil penilaian kinerja yang dilakukan; Metode dan mekanisme yang dilakukan dalam mengukur prestasi dan perilaku kerja. Pelaksanaan penilaian kinerja secara berkala yang disertai dengan dialog kinerja untuk memastikan tercapainya kontrak kinerja; 1. 2. 3. Dokumen penilaian kinerja bulanan/triwulan/semester Dokumen laporan penilaian kinerja instansi setiap tahun Dokumen dialog kinerja 1. Dokumen tentang analisis kesenjangan kinerja dan strategi penigkatan kinerja; 2. Dokumen pelaksanaan program peningkatan kinerja. Ketersediaan informasi tentang analisis permasalahan kinerja dan penyusunan strategi penyelesaiannya untuk mewujudkan tujuan organisasi; ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO VI ASPEK PENGGAJIAN, PENGHARGAAN DAN DISIPLIN SUB-ASPEK BUKTI Penggunaan hasil penilaian kinerja dalam pengambilan keputusan terkait pembinaan dan pengembangan karir; Peraturan yang mengatur tentang persyaratan kinerja bagi pembinaan dan pengembangan karir Kebijakan internal instansi tentang pembayaran tunjangan kinerja berdasarkan hasil penilaian kinerja; 1. Peraturan internal (Permen/Pergub/Perbup/Perwali) terkait penetapan tunjangan kinerja pegawai dikaitkan dengan tingkat kinerja (hasil penilaian kinerja); 2. Daftar pembayaran tunjangan kinerja dan pemotongannya berdasarkan penilaian kinerja. Ketersediaan kebijakan internal (Permen/ Pergub/ Perbup/ Perwali) untuk memberi penghargaan yang bersifat finansial dan non-finansial terhadap pegawai berprestasi; 1. Peraturan internal tentang pemberian penghargaan kepada pegawai berprestasi; Kebijakan internal instansi tentang penegakan disiplin, kode etik dan kode perilaku ASN di lingkungan instansinya; 1. Peraturan internal instansi tentang kode etik dan kode perilaku ASN; 2. Daftar pemberian penghargaan pertahun; 3. Dokumentasi dan publikasi pemberian penghargaan. 2. SK Tim Penegakan Kode Etik dan Kode Perilaku ASN. 3. Dokumentasi sosialisasi kode etik dan kode perilaku ASN di lingkungan instansi 4. Peraturan Internal tentang Tata Cara Penegakan Disiplin Pengelolaan data terkait pelanggaran disiplin, pelanggaran kode etik dan kode perilaku yang dilakukan pegawai; 1. Statistik Jumlah Pegawai yang dijatuhi hukuman disiplin 3 Tahun Terakhir; 2. Rekapitulasi Jenis Pelanggaran Disiplin dan Sanksi 3 Tahun Terakhir 3. Tangkap layar Sistem Informasi Kepegawaian terkait database tentang penegakan disiplin dan kode etik ASN. ASPEK DAN SUB-ASPEK PENILAIAN MANDIRI PENERAPAN SISTEM MERIT NO ASPEK SUB-ASPEK BUKTI VII PERLINDUNGAN Kebijakan perlindungan untuk pegawai (diluar dari jaminan kesehatan, jaminan kecelakaan kerja, program pensiun, yang diselenggarakan secara nasional); 1. Peraturan atau kebijakan internal tentang perlindungan untuk pegawai selain perlindungan yang diselenggarakan secara nasional (adanya bantuan hukum, perlindungan dari politisasi birokrasi); Penyediaan fasilitas untuk memberi kemudahan bagi pegawai yang membutuhkan pelayanan administrasi; 2. Bukti implementasi kebijakan tentang perlindungan untuk pegawai (surat tugas/surat perintah pendampingan hukum, hasil putusan pengadilan, dokumentasi pelayanan kesehatan). 1. Laporan pelayanan administrasi dari sistem informasi (pemrosesan kenaikan pangkat, pembayaran tabungan pension dan bentuk kemudahan lain); 2. Testimoni tertulis dari pengguna atas layanan yang diberikan oleh unit pengelola kepegawaian; VIII SISTEM INFORMASI Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian yang berbasis online yang terintegrasi dengan sistem penilaian kinerja, penegakan disiplin dan pembinaan pegawai; 3. Tangkap layar fasilitas elektronik/digital untuk memudahkan urusan dinas dan kepegawaian 1. Manual book pengoperasian sistem yang berbasis teknologi informasi; 2. Melampirkan tampilan tangkapan layar (screenshoot) sistem; Penerapan e-performance yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Kepegawaian yang berbasis online; Penggunaan e-office yang memudahkan pelayanan administrasi kepegawaian; Pembangunan dan penggunaan asessment center dalam pemetaan kompetensi dan pengisian jabatan berbasis teknologi informasi; 1. 2. 3. 4. 5. Dokumentasi hasil pelaksanaan assessment center atau uji kompetensi pegawai; Peta talenta/kompetensi pegawai (nine box talent mapping); SK tim penyusun perencanaan pengembangan; Tabel analisis kesenjangan antara syarat jabatan dengan profil pegawai; Tabel rencana pengembangan karir pegawai perunit organisasi. TERIMA KASIH Komisi Aparatur Sipil Negara [email protected] 021 7972098 kasn.go.id facebook.com/KomisiASNResmi @Komisi_ASN kasn_ri 22
