SOP AUDIT MUTU INTERNAL NO. DOKUMEN REVISI TANGGAL TERBIT Disiapkan oleh : : : SOP/MR/03 00 19-04-2009 : MANAGEMENT REPRESENTATIVE Diperiksa oleh : Disetujui oleh : CAMAT ISO 9001:2008 DOCUMENT hal. 1 of 5 Dilarang menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative SOP PENGENDALIAN REKAMAN Kode Dokumen : 1. SOP/MR/03 Status Revisi : 00 Tanggal terbit : 19-04-2009 TUJUAN Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam menguji dan menilai kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen mutu dengan pelaksanaan Audit Mutu Internal pada periode tertentu baik untuk sebagian maupun keseluruhan proses. Selain itu audit mutu internal dilakukan sebagai bahan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan pada semua bagian yang terkait dalam Sistem Manajemen Mutu Kecamatan Kota Banjarbaru Utara. 3. 4. REFERENSI 3.1. ISO 9001:2008 klausul 8.2.2 3.2. Manual Mutu, seluruh SOP, dan dokumen-dokumen pendukung lain yang terkait DEFINISI 4.1. Audit : Suatu pengujian yang sistematik dan independen untuk menentukan apakah kegiatan mutu dan hasil-hasil yang sesuai dengan perencanaan diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan. 4.2. Auditor : Personil yang melakukan audit. 4.3. Lead Auditor : Personil yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap tim audit. 4.4. Auditee : Personil/Bagian/Seksi yang diaudit. 4.5. NC : Non Conformance adalah suatu kondisi dimana terdapat ketidaksesuaian antara pelaksanaan dengan persyaratan. 4.6. Observation : Adalah suatu kondisi dimana terdapat peluang untuk sebuah peningkatan. 4.7. Conformance : Adalah suatu kondisi dimana antara pelaksanaan dengan persyaratan sudah sesuai. 4.8. Tindakan Perbaikan : Tindakan yang dilakukan oleh auditee untuk memperbaiki ketidaksesuain yang ditemukan pada saat audit. Setiap tindakan yang diambil sebaiknya sekaligus merupakan tindakan pencegahan agar masalah yang sama tidak terulang lagi. Tindakan perbaikan merupakan bagian dari proses peningkatan berkesinambungan. hal. 2 of 5 SOP PENGENDALIAN REKAMAN Kode Dokumen : 5. SOP/MR/03 Status Revisi : 00 Tanggal terbit : 19-04-2009 PENANGGUNG JAWAB Management Representative bertanggung jawab atas terselenggaranya audit mutu internal sesuai jadwal yang telah ditetapkan. 6. URAIAN PROSEDUR 6.1. Rencana Audit 6.1.1. MR harus membuat Program Audit Mutu Internal Tahunan yang disetujui oleh Camat. 6.1.2. Audit Internal dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam setahun. 6.1.3. Dalam hal penentuan frekuensi pelaksanaan audit, maka yang dapat dijadikan pertimbangan adalah hal-hal sbb : - Frekuensi atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian untuk hal-hal sejenis - Keluhan pelanggan - Permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan - Hasil audit sebelumnya 6.1.4. MR harus menunjuk Lead Auditor beserta tim audit. 6.1.5. Lead Auditor harus menyiapkan: Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal Formulir Non Conformity Report Formulir Observation 6.1.6. Auditor harus orang independen yang tidak langsung berkaitan dengan SOP maupun proses yang diaudit atau yang menjadi tanggung jawabnya. 6.1.7. Jika Program Audit Mutu Internal Tahunan tidak terlaksana sesuai dengan yang sudah ditetapkan, maka MR harus membuat reschedule program audit dan pernyataan alasan perubahan jadwal audit tersebut. 6.2. Pelaksanaan Audit Tim audit harus melakukan Audit Mutu Internal dengan agenda : 6.2.1. Opening Meeting Lead Auditor memimpin opening meeting untuk memperkenalkan anggota timnya beserta tugas-tugas yang akan dilaksanakan, menjelaskan lingkup audit, serta standar dan metode dalam melakukan audit. hal. 3 of 5 SOP PENGENDALIAN REKAMAN Kode Dokumen : SOP/MR/03 Status Revisi : 00 Tanggal terbit : 19-04-2009 6.2.2. Kegiatan Audit 6.2.2.1 Audit dilaksanakan oleh tim audit yang sedikitnya berjumlah 2 (dua) orang. 6.2.2.2 Auditor dapat menggunakan checklist untuk menuliskan hasil yang diperoleh selama audit. 6.2.2.3 Auditor harus meninjau semua dokumen mutu dan mencocokkannya dengan penerapan di lapangan. 6.2.2.4 Hasil yang berupa temuan, dicatat dalam Formulir Non Conformity Report dengan ketentuan 1 (satu) ketidaksesuaian menggunakan 1 (satu) lembar Formulir Non Conformity Report. 6.2.2.5 Untuk saran-saran perbaikan dicatat dalam Formulir Observation. Untuk observasi/saran, dapat digabung dalam 1 lembar Formulir Observation per lingkup audit (seksi/bagian) 6.2.2.6 Lead Auditor harus mendiskusikan seluruh temuan dengan auditor sebelum mengumumkan temuan pada closing meeting. 6.2.3. Closing Meeting 6.2.3.1. Lead Auditor memimpin closing meeting untuk menyampaikan hasil temuan selama audit yang telah dituliskan dalam Formulir Non Conformity Report dan hasil observasi/saran yang telah dituliskan dalam Formulir Observation. 6.2.3.2. Lead Auditor bersama Top Management dan auditee menyepakati ulang tanggal rencana penyelesaian tindakan perbaikan dan pencegahan 6.2.3.3. Lead Auditor menyerahkan Formulir Non Conformity Report dan Formulir Observation kepada MR. 6.2.3.4. Selanjutnya, Formulir Non Conformity Report dicopy dan disimpan sementara oleh MR, sedangkan yang asli diserahkan kembali kepada auditee untuk ditindaklanjuti. Untuk Formulir Observation, MR langsung menyimpan yang asli dan memberikan copynya kepada auditee. 6.3. Tindak Lanjut 6.3.1. Auditee harus menyelesaikan temuan dengan melengkapi Formulir Non Conformity Report sebelum tanggal jatuh tempo. hal. 4 of 5 SOP PENGENDALIAN REKAMAN Kode Dokumen : SOP/MR/03 Status Revisi : 00 Tanggal terbit : 19-04-2009 6.3.2. Form Non Conformity Report yang telah dilengkapi dan ditandatangani oleh auditee, diserahkan kepada MR. 6.3.3. MR mengirimkan Form Non Conformity Report yang telah dilengkapi dan ditandatangani oleh auditee, kepada Lead Auditor untuk diverifikasi. 6.3.4. Bila penyelesaian tindakan perbaikan belum dilaksanakan hingga melewati target rencana penyelesaian tindakan perbaikan tersebut, maka MR akan mengeluarkan Surat Peringatan kepada bagian auditee dengan tembusan kepada Kepala Dinas. 6.3.5. Temuan audit internal dinyatakan ditutup apabila verifikasi telah dilakukan oleh auditor dan diketahui MR 6.3.6. MR melalui ISO Secretariat harus melakukan pemantauan hasil audit dengan menggunakan Log Status Hasil Audit Mutu Internal dan memperbaharuinya sesuai dengan perkembangannya. 7. LAMPIRAN 7.1. FC/MR/03/01 Flowchart Audit Mutu Internal 7.2. FM/MR/03/01 Form Program Audit Mutu Internal Tahunan 7.3. FM/MR/03/02 Form Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal 7.4. FM/MR/03/03 Non Conformity Report 7.5. FM/MR/03/04 Observation 7.6. FM/MR/03/05 Log Status Hasil Audit Mutu Internal 7.7. Contoh Surat Peringatan hal. 5 of 5
