STANDAR OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PT. KALIJATI BUMI WANGI FUNGSI : GENERAL JUDUL : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 1 dari 11 Deskripsi Pekerjaan (Job Desctiption) DIREKTUR UTAMA Tugas direktur utama adalah menjadi koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola, sekaligus eksekutor dalam sebuah perusahaan. Disamping itu, tugas direktur adalah sebagai berikut: 1. Memimpin dan bertanggung jawab menjalankan perusahaan 2. Bertanggung jawab terhadap kerugian yang mungkin dihadapi perusahaan, pun bertanggung jawab terhadap keuntungan perusahaan 3. Menentukan, merumuskan, dan memutuskan sebuah kebijakan dalam perusahaan 4. Merencanakan, mengembangkan dan mengelola berbagai sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan milik perusahaan 5. Menyusun dan menetapkan berbagai strategi stategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan 6. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang 7. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan 8. Menjadi perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan DIREKTUR UMUM Tugas direktur umum adalah melaksanakan pengelolaan Sumber Daya Manusia, Hukum, Kehumasan, Rumah Tangga dan Aset Perusahaan. Direktur umum memiliki fungsi sebagai berikut: FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 2 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR 1. Pengelolaan sumber daya manusia 2. Pelaksanaan dukungan bidang hukum dan kepatuhan 3. Pelaksanaan kegiatan kehumasan 4. Pelaksanaan urusan rumah tangga, dan 5. Pengelolaan aset perusahaan Direktur Umum membawahkan bagian yaitu: 1. Tata Usaha Dalam menjalankan tugasnya, tata usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: 1. Pelayanan informasi 2. Pelaksanaan urusan keuangan 3. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan 4. Penyusunan organisasi dan tata laksana 5. Pengelolaan urusan kepegawaian 6. Penyusunan peraturan 2. Keuangan dan Akunting Keuangan (finance) memiliki fungsi yaitu: 1. Memegang uang perusahaan, serta menerima dan mengeluarkan uang baik yang ada pada kas, bank, deposit, hingga investasi. 2. Mengatur kebutuhan uang kas perusahaan dan memastikan semuanya sesuai dengan pencatatan yang dilakukan bagian akuntansi. Akuntansi memiliki fungsi yaitu: 1. Mencatat dan melakukan ikhtisar, serta mengelompokkan semua transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan. FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 3 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR 2. Melakukan otorisasi di setiap departemen terkait. 3. Menyusun laporan keuangan dengan memeriksa dan memastikan semua transaksi telah tercatat pada akun-akun yang tepat yang disajikan pada periode tertentu seperti akhir bulan, triwulan, semester, atau akhir tahun. 4. Menghitung besaran pajak yang harus dibayar perusahaan kepada Negara. DIREKTUR TEKNIK Dalam melaksanakan tugasnya direktur mempunyai wewenang merumuskan kebijaksanaan teknik operasi pabrik serta mengawasi kesinambungan operasional pabrik. Direktur Teknik membawahkan: 1. Manajer Teknik, yang memiliki fungsi yaitu: A. Melaksanakan operasi selama proses berlangsung B. Mengawasi persediaan bahan baku dan penyimpangan hasil produksi serta transportasi produk C. Bertanggung jawab atas kelancaran fungsional dan utilitas. D. Membuat program dan melaksanakan suatu penelitian guna meningkatkan mutu produk dan Feasibility Study. E. Mengawasi pelaksanaan penelitian dari analisa hasil produksi. DIREKTUR OPERASIONAL Direktur operasional memiliki tanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan yang terdiri dari: 1. Membantu tugas-tugas direktur utama 2. Bertanggung jawab terhadap seluruh proses operasional, produksi, proyek hingga kualitas hasil produksi 3. Bertanggung jawab terhadap pengembangan kualitas produk maupun karyawan yang terlibat FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 4 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR 4. Menyusun stategi dalam pemenuhan target perusahaan, dan cara mencapai target tersebut 5. Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan 6. Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan serta melakukan koordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan 7. Mengawasi seluruh karyawan dan memastikan mereka menjalankan tugas sesuai dengan yang diperintahkan 8. Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama Direktur Operasional membawahkan Manajer Operasional yang memiliki wewenang yaitu: 1. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan (marketing) 2. Melakukan verifikasi deposit transaksi dari mitra 3. Mengawasi dan melaksanakan pemeliharaan peralatan produksi 4. Melakukan perbaikan serta mendukung kelancaran operasi Mengawasi dan 5. melaksanakan pemeliharaan peralatan dan sarana pendukung. LEGAL CORPORATE Legal Corporate memiliki fungsi dan tanggung jawab antara lain: 1. Mengurusi Badan Hukum Korporasi/Perusahaan 2. Mengurusi kegiatan RUPS, dan perubahan Anggaran Dasar 3. Persiapan Merger, Akuisisi (bila ada kemungkinan) 4. Persiapan IPO (bila ada kemungkinan) 5. Mensupportdan mengolah dokumen perusahaan khususnya yang berhubungan kontrak dengan perjanjian kerjasama maupun legal FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 5 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR 6. Mereview legal kontrak, perjanjian kerjasama dan dokumen legal lain yang berhubungan dengan proyek perusahaan dimana ditempatkan 7. Membuat surat permintaan, penawaran dan negosiasi harga 8. Mengelola administrasi yang berhubungan dengan pekerjaan yang telah dilakukan 9. Melakukan tugas clerical (pencatatan) secara umum 10. Review surat perjanjian beserta monitoring validitasnya Legal Corporate membawahkan beberapa bagian diantaranya yaitu: KEAMANAN Tugas dan fungsi dari bagian keamanan antara lain adalah: 1. Melakukan pengamanan asset 2. Melakukan tindakan pencegahan dari hal-hal yang tidak diinginkan, dengan melakukan pengamanan secara maksimal 3. Laporan dan pencatatan setiap aktifitas dan kejadian setiap hari di buku laporan atau buku mutasi 4. Melindungi setiap tugasnya,dengan orang melakukan yang berada pengawasan di segala lingkungan aktifitas orang yang berada di lingkungan pengamanannya 5. Pengamanan atas kelancaran lalu lintas kendaraan di lokasi tugas berjalan dengan baik 6. Membantu beberapa aturan perusahaan/organisasi yang berhubungan dengan keamanan dan kenyamanan dapat berjalan dengan baik 7. Menginterogasi dan melakukan penyelidikan terhadap halhal yang mengganggu keamanan yang terjadi di lingkungan tempat dia bertugas, jika diperlukan berkoordinasi dan membantu pihak Kepolisian FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 6 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR PERSONALIA Bagian personalia memiliki fungsi dan tanggung jawab yaitu: 1. Melakukan persiapan dan penyeleksian tenaga kerja yang diawali dari persiapan internal maupun eksternal, dan seleksi penerimaan karyawan disuatu perusahaan. 2. Mengoreksi atau memantau kinerja karyawan yang dapat menguntungkan perusahaan atau suatu grup organisasi, maka karyawan tersebut harus menguasai suatu pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari karyawan tersebut. 3. Memberikan sebuah perlindungan dan keringanan kepada para karyawannya, memberikan imbalan atau gaji atas kinerja para karyawannya organisasi atau yang diberikan perusahaan secara tersebut. teratur oleh Pemberian gaji haruslah tepat dan sesuai dengan keadaan pasar tenaga kerja yang ada karyawan di lingkungan tersebut agar luar dan hasil meminimalisir kinerja masalah ketenagakerajaan maupun merugikan bagi perusahaan. 4. Melakukan pekerjaan administratif, menanggapi permasalahan yang bersifat reaktif, dan minim perencanaan. Pekerjaan HRD biasanya dilakukan secara manual dan bersifat rutinitas. HUMAS Bagian Humas memiliki fungsi dan tanggung jawab yaitu: 1. Meningkatkan dukungan, bantuan, dan partisipasi dari publik dalam bentuk sarana, prasarana, tenaga, dan dana, untuk memudahkan pencapaian tujuan organisasi. 2. Menciptakan rasa keberlangsungan efisien. tanggungjawab program dari organisasi masyarakat secara efektif akan dan FUNGSI : GENERAL JUDUL : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 7 dari 11 3. Melibatkan publik dalam penyelesaian berbagai masalah yang dihadapi oleh organisasi. 4. Membuat dan mengembangkan pencitraan yang baik untuk organisasi dan juga kepada para pimpinan/ stakeholder dengan sasaran terjalinnya hubungan yang baik antara publik internal dengan publik eksternal. 5. Memperluas jangkauan pelanggan yang terhubung untuk berpartisipasi dalam upaya peningkatan mutu organisasi. FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 8 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR KEBIJAKAN PENJUALAN 1. DEPOSIT A. Kewenangan pemberian deposit diberikan oleh Direktur Operasional B. Deposit transaksi harus diketahui langsung oleh Direktur Utama 2. SYARAT DEPOSIT A. Deposit yang diberikan mitra hanya untuk pembelian urugan dan tidak berlaku untuk hal lain kecuali terdapat perjanjian sebelumnya yang melekat B. Baik mitra yang sudah bekerjasama maupun calon mitra yang akan bekerjasama diperbolehkan untuk melakukan deposit transaksi 3. MENAIKKAN JUMLAH DEPOSIT UNTUK TRANSAKSI YANG SAMA A. Jumlah deposit dapat ditambah sewaktu-waktu mitra melakukan, akan tetapi pemberian harga disesuaikanapabila terdapat perubahan harga dan/atau volume 7. JANGKA WAKTU PEMAKAIAN DEPOSIT A. Jangka waktu peenempatan deposit adalah 1 (satu) tahun dan bisa diperpanjang tergantung dengan kesepakatan B. Apabila masih terdapat sisa deposit akan tetapi mitra tidak mengambil maka dalam waktu 1 (satu) tahun deposit akan hangus 8. PENERBITAN SALES ORDER (ORDER PENJUALAN) A. Setiap transaksi penjualan harus diterbitkan Formulir Sales Order. B. Penerbitan SO harus ditandtangani oleh pejabat berwenang. C. Tanggal pengiriman pada SO tidak boleh lebih dari 15 hari sejak tanggal penerbitan SO D. SO dapat diterima / disyahkan / diproses apabila telah ditandatangani mitra, ditandatangani marketing yang FUNGSI : GENERAL JUDUL NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 9 dari 11 : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR bersangkutan dan pejabat satu tingkat diatasnya serta telah masuk dalam daftar pelanggan. 9. PEMBATALAN SALES ORDER A. Kalaluarsa SO yaitu berumur 15 hari, sehingga batas waktu SO untuk dapat tidak dapat layani berumur maksimal lebih dari 15 Hari sejak tanggal SO diterbitkan B. Untuk SO yang belum terkirim seluruhnya, kadaluarsa karena ketentuan intern maka diterbitkan SO baru secara intern dengan konfirmasi ulang ke mitra C. Kadaluarsa karena Pengunduran pengiriman oleh mitra maka diterbitkan SO baru dengan kondisi penjualan yang baru D. Untuk SO terkirim Sebagian, SO yang terkirim sebagian karena intern batas kadaluarsa maksimal 30 hari (sejak tanggal SO diterbitkan) atas sisa SO yang belum terkirim, dengan konfirmasi ulang kepada mitra E. SO yang terkirim sebagian karena permintaan mitra, maka sisa SO di statuskan sebagai pembatalan dari mitra F. Apabila terjadi konfirmasi pembatalan pembatalan dari SO oleh mitra mitra dan harus ada disetujui oleh disetujui oleh pejabat setingkat diatasnya G. Pembatalan SO oleh marketing harus Direktor Operasional H. Perubahan SO harus dengan persetujuan Direktur Operasional 10. INVOICE / FAKTUR PENJUALAN Penerbitan Invoice adalah dengan system satu SO (Sales Order) 11. TOP (TERM OF PAYMENT) A. Term Of Payment dibagi menjadi 3 kondisi; 1. Tunai: Adalah pembayaran LUNAS yang dilakukan pada saat pengangkutan tanah pertama FUNGSI : GENERAL JUDUL : STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR NOMOR : REVISI KE :BERLAKU TMT: : HALAMAN : 10 dari 11 2. 14 Hari: Adalah pembayaran LUNAS yang dilakukan 14 hari dari tanggal pengangkutan tanah pertama 3. 30 Hari: Adalah pembayaran LUNAS yang dilakukan 30 hari dari tanggal pengangkutan tanah pertama B. Alat pembayaran, terdiri dari: 1. Uang Tunai 2. Cheque/Giro; dibukukan sebagai pembayaran lunas apabila dana sudah efektif / cair di bank 3. Transfer/KU; dibukukan sebagai pembayaran lunas apabila dana sudah efektif / cair di bank C. TOP lebih dari 30 hari harus mendapat Direktur Operasional atau Direktur Utama persetujuan
