13 Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi Motorisblog.com – Tanggung Jawab Staff Administrasi. Salah satu jabatan di perusahaan industri (pabrik) adalah staff administrasi produksi atau yang sering di sebut admin. Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengolah data dari bahan baku hingga barang jadi. Karena pengalaman administrasi saya di industri kabel besar (kabel instalasi PLN), maka yang akan saya gambarkan di sini adalah pekerjaan administrasi produksi pabrik kabel. Namun begitu, secara garis besar, pekerjaan administrasi memiliki banyak kesamaan pada jenis industri / usaha apa pun. Tanpa berpanjang-panjang, inilah beberapa tugas staff produksi, 1. Mengungumpulkan data hasil produksi Pekerjaan pertama saat masuk kantor adalah menarik data manual dari operator produksi. Biasanya berkas laporan sudah di kumpulkan oleh supervisor bagian masing-masing. Anda tinggal merapikan saja supaya lebih mudah dalam proses input data ke komputer. Di tempat kerja saya dulu, laporan kerja operator di namakan LPP (Lembar Proses Produksi) 2. Memproses data Setelah semua berkas manual terkumpul dan rapi, selanjutnya Anda input data ke dalam komputer. Cara input data berbeda-beda sesuai dengan software yang di pakai oleh masingmasing perusahaan. Ada yang menggunakan MS.Excel, dan banyak juga yang menggunakan software khusus untuk olah data administrasi. Beberapa data yang di proses dari LPP adalah sebagai berikut, * Menghitung efektifitas kerja mesin Setiap mesin produksi sudah memiliki standar kecepatan masing-masing. Dan standar kecepatan inilah yang menjadi patokan target hasil produksi. Biasanya, pihak perusahaan memiliki pedoman target hasil produksi untuk tiap-tiap mesin. Pahami standar kecepatan mesin dengan standar hasil produksi per satuan waktu tertentu. Misalnya, berapa unit hasil produksi perjam. * Menghitung etos kerja SDM Tidak hanya target berdasarkan mesin, tapi juga target berdasarkam etos kerja operator produksi. Perhitungannya biasa dilakukan dengan perbandingan satu operator dengan operator lainnya. Contoh mudahnya jika Anda bekerja di pabrik dengan sistem kerja shift, maka akan perlu membandingkan hasil produksi pada shift 1, shift 2 dan (jika ada) shift 3. * Menghitung konversi bahan baku terhadap hasil produksi dan scrap (sampah) Dari formula yang sedemikian rupa di dalam database administrasi, Anda akan secara otomatis mengetahui konversi bahan baku dibanding hasil produkai dan scrap. Perlu di perhatikan bahwa total bahan baku yang di keluarkan harus sesuai dengan hasil produksi yang di dapat di tambah sampah produksi. Namun begitu, biasanya ada angka toleransi untuk total hasil produksi. Misalnya, hasil produksi ditambah sampah harus mencapai 97,5% dari total bahan baku yang di keluarkan. Disamping itu, jumlah sampah juga ada batasan maksimalnya, misalnya maksimal 2,5% dari hasil produksi. Note: Angka tersebut hanyalah ilustrasi. Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam angka toleransi. 3. Mengontrol proses produksi serta kesesuaiannya dengan data tertulis Selain hanya memproses data, seorang staff administrasi juga harus aktif memantau proses produksi, terutama jika terjadi masalah yang tidak sesuai dengan poin nomor 2 di atas. Jika terdapat masalah sehingga target nomor 2 tidak tercapai, maka segera koordinasikan hal tersebut dengan operator dan supervisor yang terkait. 4. Membuat laporan harian Setelah selesai memproses data, selanjutnya Anda harus membuat laporan harian sesuai dengan poin nomor 2 di atas. Konsentrasi dari laporan harian itu sendiri adalah untuk evaluasi agar target bulanan dapat tercapai. Bentuk dari laporan harian biasanya berupa tabel dan grafik. Grafik yang disajikan adalah hasil produksi dari tanggal satu bulan berjalan hingga hari tersebut. Dengan adanya grafik, maka penerima laporan akan dengan mudah memantau dan mengevaluasi kenaikan dan penurunan hasil produksi perhari. 5. Menyusun jadwal (shift) kerja operator produksi Selain memproses data hasil produksi, Anda juga bertugas menyusun jadwal kerja operator produksi (jika perusahaan menerapkan sistem kerja shift). Penyusunan jadwal kerja dilakukan seminggu sekali, yaitu pada hari Sabtu. Selain penyusunan jadwal rutin, pada suatu kondisi tertentu Anda juga harus merubah jadwal yang sedang berjalan. Misalnya pada saat ada operator di salah satu shift yang tidak masuk kerja, maka diperlukan sistem long shift pada 2 operator yang lain. Hal itu di tujukan untuk memastikan proses produksi tetap berjalan dengan efektif. 6. Menghitung dan memastikan kebenaran over time (jam lembur) operator produksi Pada saat-saat tertentu, misalnya seperti pada kasus nomor 5, Anda harus memastikan bahwa tugas lembur berjalan dengan efektif. Selain itu, sering juga perusahaan memberi tugas kerja lembur pada saat ada produk urgent yang harus segera di selesaikan. Dan di situlah peran Anda sebagai mediator antara perintah perusahaan dan operator produksi. 7. Menerima permintaan (pesanan produk) dari PPIC Pada saat perusahaan mendapat tender, berkas order produksi akan masuk melalui departemen PPIC (Product Planning and Inventory Control). Staff PPIC akan segera membuat berkas order produksi untuk kemudian di serahkan pada departement produksi. 8. Mengajukan permintaan bahan baku kepada Dept.Inventory serta melakukan retur sisa bahan baku Setelah Anda menerima berkas order dari Dept.PPIC, langkah selanjutnya Anda membuat permintaan bahan baku untuk diserahkan pada bagian Inventory. Buatlah permintaan bahan baku sesuai kebutuhan yang di dasarkan pada pedoman konversi hasil produksi. Selanjutnya, jika ada sisa bahan baku dari proses produksi, Anda harus mengembalikannya (retur) pada Dept.Inventory. Selain itu, retur juga diperlukan saat ada bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Salah satu tujuan retur adalah untuk menghindari kemungkinan selisih perhitungan pada hasil produksi. Selain itu, melakukan retur juga untuk menjaga kapasitas gudang agar tidak di penuhi dengan barang-barang yang tidak terlalu penting. 9. Melakukan stock opname pada akhir bulan Stock opname adalah menghitung fisik barang untuk di sesuaikan dengan data tertulis. Fisik barang yang di hitung adalah hasil produksi, sampah produksi, sisa bahan bahan baku, dan produk yang sedang dalam proses produksi. Jika ada ketidak sesuaian antara fisik dengan data, maka tugas Andalah untuk melacaknya. 10. Membuat laporan bulanan serta melakukan evaluasi hasil produksi Laporan bulanan adalah laporan hasil produksi selama 1 bulan terakhir. Pada dasarnya laporan bulanan adalah sama dengan laporan harian. Isi dari laporan bulanan adalah tabel data harian dan grafik dalam tahun berjalan. 11. Membuat laporan akhir tahun serta melakukan evaluasi hasil produksi Sama seperti laporan harian dan laporan bulanan, laporan tahunan juga merupakan tabel hasil produksi dan grafik selama satu tahun terakhir. 12. Menyiapkan berkas serta membantu proses (verifikasi) ISO dan SPM ISO dalam pengertian sederhana saya adalah; standarisasi suatu perusahaan berdasarkan spesifikasi yang telah di tentukan. Standarisasi tersebut meliputi kesesuaian produk dengan data-data perusahaan, kerapian sistem administrasi dan sebagainya. ISO sendiri adalah organisasi non-pemerintah berskala internasional yang beranggotakan lebih dari 140 negara. Jadi, jika perusahaan Anda ingin “go internasional”, maka salah satu syarat mutlaknya adalah lulus standarisasi ISO. Sementara SPM (Sistem Pengawasan Mutu) adalah standarisasi produk sesuai dengan spesifikasi yang telah di tentukan. Standar SPM adalah ketentuan pemerintah atau pun kesepakatan dengan klien pemberi tender. Perusahaan-perusahaan besar pada umumnya sudah memiliki 2 standarisasi ini. Pelaksanaan standarisasi ISO dan SPM dilakukan setahun sekali. 13. Mengarsipkan data Setelah melaksanakan semua tugas, selanjutnya Anda harus mengarsipkan datadata produksi dengan rapi. Pengarsipan di lakukan pada data di dalam komputer dan data manual di atas kertas. Standar pengarsipan secara dasar adalah rapi. Kerapihan tersebut dimaksudkan agar Anda akan mudah melacaknya jika suatu hari data tersebut dibutuhkan. Selain itu, Anda sebagai staff juga wajib menjaga kerahasiaan data perusahaan. Karena itu maka Anda harus mengarsipkan data secara aman. ***
