Tujuan Pembelajaran Peserta pembelajaran diharapkan akan mampu : Manajemen Alat Laboratorium ( Laboratory Equipment Management ) Anang Rafli 2019 Referensi : 1. Laboratory Quality Management System; World Health Organization / CSLSI /CDC; Lyon, French, 2011 2. Complying With ISO 17025; United Nations Industrial Development Organization; Vienna – 2009. 3. Maintenance Manual for Laboratory Equipment; World Health Organization; 2008. Menyusun kriteria yang dapat menjadi bahan pertimbangan sebelum membeli suatu alat atau peralatan laboratorium. Mengelola pemilihan dan pembelian peralatan baru. Menjelaskan persyaratan untuk program pemeliharaan preventif untuk alat laboratorium. Memberikan alasan yang tepat untuk mengembangkan suatu program pemeliharaan preventif di laboratorium Anda. Menjelaskan bagaimana kriteria untuk alat yang dihentikan pemakaiannya atau sudah dianggap usang. Contoh Kasus “Pengamatan mikroskopik tidak berhasil atau gagal. Tidak ada catatan atau panduan pemecahan masalah pada mikroskop, catatan pemeliharaan belum diperbaharui selama 2 tahun terakhir, dan buku panduan pengoperasian dan pemeliharaan dari pabrik telah hilang.” Apa yang harus Anda lakukan? Mengapa ? Apa yang harus Anda lakukan sebelumnya? Apa yang akan Anda lakukan jika ini terjadi di laboratorium Anda? Mutu Laboratorium / Laboratory Quality Mutu laboratorium dapat didefinisikan atau diukur dari tingkat keakurasian, kehandalan dan ketepatan waktu pelaporan hasil uji laboratorium. Pentingnya Kualitas Laboratorium dan Laboratorium Yang Berkualitas Hasil pemeriksaan laboratorium harus seakurat mungkin, seluruh aspek operasi laboratorium harus dapat dipercaya, dan pelaporan harus tepat waktu agar berguna secara klinis atau dalam pengaturan kesehatan publik lainnya. 1 Proses Laboratorium Menurut Standar ISO Sistim Manajemen Mutu ( Quality Management System ) Sistem manajemen mutu didefinisikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. ISO = International Organization for Standardization CLSI = Clinical and Laboratory Standards Institute Beberapa Faktor Yang Mempengaruhi Mutu Laboratorium 1. Lingkungan 2. Prosedur kendali mutu Proses Laboratorium Menurut Standar CLSI 3. Komunikasi 4. Kearsipan 5. Kompetensi dan pengetahuan SDM Konsep alur kerja ini menjadi model dasar dari sistem manajemen mutu Perlunya standar internasional laboratorium Salah satu bagian dari manajemen mutu adalah penilaian, yaitu mengukur kinerja terhadap sebuah standar atau acuan yang telah ditetapkan. Konsep manajemen mutu mengharuskan mengatur / menyusun sebuah standar baku, dan untuk hal ini maka dunia industri telah memimpin. 6. Bahan dan peralatan yang berkualitas Model Sistem Manajemen Mutu 12 Komponen Manajemen Mutu Organisasi Personalia Peralatan Pembelian dan Persediaan Kendali Proses Manajemen Informasi Dokumen dan Catatan Manajemen Kejadian Penilaian Peningkatan Proses Pelayanan Pelanggan Fasilitas dan Keselamatan Kerja 2 12 Komponen Manajemen Mutu Ditujukan untuk memastikan keakuratan, kehandalan dan ketepatan waktu hasil uji laboratorium, dan untuk meningkatkan kualitas seluruh sistem operasi dilaboratorium. Manajemen Peralatan Laboratorium (Laboratory Equipment Management) Fungsi peralatan laboratorium adalah sangat vital, diantaranya untuk : - Menghasilkan hasil tes yang andal - Meminimalkan kerusakan instrumen - Menurunkan biaya perbaikan Definisi - Mencegah keterlambatan pelaporan hasil tes Manajemen Peralatan adalah salah satu elemen penting dari sistem manajemen mutu. Manajemen yang tepat dari peralatan dilaboratorium diperlukan untuk memastikan keakuratan, kehandalan dan ketepatan waktu pengujian. - Mempertahankan produktivitas Peralatan Dasar Laboratorium Pengaturan peralatan yang baik akan menghasilkan : Mempertahankan tingkat kinerja yang tinggi Memperpanjang umur instrumen Mengurangi gangguan layanan karena kerusakan dan kegagalan Meningkatkan kepuasan pelanggan Meningkatkan kepercayaan dan pengetahuan petugas / operator • • • • • • • Microscope Balance/scale Centrifuge Micropipette Spectrophotometer Refrigerator Freezer • • • • • • • • Autoclave Hot air oven Incubator pH Meter Water bath Washer Shaker / rotator Vortex 3 (1) PEMILIHAN & PENGADAAN (2) MENYIAPKAN ALAT SIAP DIGUNAKAN 5 KOMPONEN MANAJEMEN PERALATAN (3) PENYUSUNAN PROGRAM PERAWATAN (4) (5) Laboratory Quality Management System; WHO / CSLSI /CDC; Lyon, French, 2011 IDENTIFIKASI MASALAH; PERBAIKAN & PEMUSNAHAN 10 KRITERIA MEMILIH ALAT LABORATORIUM PEMILIHAN & PENGADAAN 4 KRITERIA PENGADAAN ALAT LABORATORIUM PEMASANGAN ALAT LABORATORIUM DOKUMENTASI PERAWATAN 10 10 KRITERIA PENGADAN ALAT LABORATORIUM KRITERIA PENGADAN ALAT LABORATORIUM 1) Mengapa dan bagaimana peralatan itu dipakai? 2) Apa karakteristik kinerja instrumen? Apakah cukup akurat sesuai dengan kebutuhan pengujian yang harus dilakukan? 3) Apa persyaratan fasilitas juga fisik ruang? 4) Apakah biaya peralatan ada di dalam anggaran laboratorium? 5) Apakah reagen akan tersedia? Apakah diberikan secara cuma-cuma untuk jangka waktu terbatas? Jika ya, untuk berapa lama? 6) Apakah mudah dioperasikan ? 7) Apakah tersedia buku petunjuk pemakaian dalam bahasa yang mudah dimengerti ? 8) Apakah alat tsb ada agen tunggal di negara ini dengan layanan purna jual ? 9) Apakah peralatan tsb memiliki garansi ? 10) Apakah ada masalah keamanan yang perlu dipertimbangkan ? 4 KRITERIA PENGADAAN ALAT LABORATORIUM 1.Mintalah gambar skema atau diagram system jaringan alat laboratorium (kelistrikan, sistem kamera, sistem komputer, dll. 2.Pastikan dipasang oleh ATPM dan memberikan pelatihan pemakaian. 3.Jaminan garansi & masa percobaan untuk memastikan alat tersebut dapat berfungsi normal. 4.Jaminan pemeliharaan dari ATPM PEMASANGAN ALAT LAB. AGEN TUNGGAL LABORATORIUM 4 PEMASANGAN OLEH AGEN TUNGGAL / VENDOR PEMASANGAN OLEH PIHAK LABORATORIUM - Diagram/skema gambar, software, suku cadang, buku petunjuk, dll. - Periksa kelengkapan alat berdasarkan kontrak dan buku panduan yang ada. - Memasang dan memberi pelatihan. - Garansi alat termasuk masa percobaan. - Perawatan gratis berkala dapat dimasukkan dalam kontrak pembelian. - Agen Tunggal menyatakan secara tertulis bahwa pemasangan menjadi tanggungjawab mereka. - Siapkan daftar spesifikasi performa alat untuk dicocokkan dengan hasil uji fungsi pasca pemasangan. MENYIAPKAN ALAT SIAP DIGUNAKAN - Buat duplikat perangkat lunak / software bila alat tsb menggunakannya. - Jangan menggunakan alat sebelum terpasang dengan benar dan dilakukan uji fungsi oleh petugas yang terlatih. MENYIAPKAN ALAT SIAP DIGUNAKAN PASCA PEMASANGAN / POST-INSTALLATION PASCA PEMASANGAN / POST-INSTALLATION EVALUASI KINERJA a) Menetapkan penanggung jawab perawatan dan pengoperasiannya. b) Data pemakaian suku cadang dan persediaan. KALIBRASI UJI FUNGSI c) Melaksanakan rencana kalibrasi, verifikasi kinerja, dan pengoperasian alat yang tepat. d) Program perawatan harian, mingguan dan bulanan. e) Memberikan pelatihan untuk semua petugas. PENYUSUNAN PROGRAM PERAWATAN Inventory Record Calibration Verification & Validation Operating Procedures • Secara sistematis lakukan pembersihan rutin, pengaturan atau penggantian suku-cadang yg rusak. – Lakukan rutin berkala, harian, mingguan dan bulanan. Maintenance Training 5 Pemeriksaan Fungsi Alat / Uji Fungsi • Pemantauan parameter instrumen untuk memverifikasi bahwa peralatan bekerja sesuai dengan spesifikasi pabrik . • Dilakukan secara berkala - harian, mingguan, bulanan • Dilakukan setelah perbaikan besar. Implementasi Program Perawatan • Tentukan penanggungjawab program • • • Contoh: • Pemantauan suhu harian • Memeriksa kalibrasi panjang gelombang • Dll. Pengawasan semua peralatan laboratorium Tanggung jawab individu Mengembangkan kebijakan prosedur secara tertulis • Pelatihan petugas • Penyimpanan data Implementasi Program Perawatan Implementasi Program Perawatan • Pembuatan data peralatan (Inventory Record) • Name, Model #, Serial # • Location in lab • Tanggal Pembelian • Nama pabrik, ATPM, Contact Person. • Garansi • Data suku cadang • Pembuatan data peralatan (Inventory Record) • Name, Model #, Serial # • Location in lab • Tanggal Pembelian • Nama pabrik, ATPM, Contact Person. • Garansi • Data suku cadang Implementasi Program Perawatan Untuk setiap peralatan : 1. Buat rencana perawatan rutin 2. Buat pedoman uji fungsi yang diperlukan 3. Kembangkan daftar suku cadang Implementasi Program Perawatan Menentukan dan menjaga persediaan suku cadang yang sering digunakan. 1. 2. 3. 4. Nama suku cadang setiap peralatan Nomor / kode suku cadang Penggunaan rata-rata Minimal # item yang akan disimpan 5. Biaya dan tanggal pemesanan 6. Tanggal masuk dan keluar 7. Saldo persediaan 6 Manajemen Peralatan Standar WHO Implementasi Program Perawatan (1) Evaluasi dan validasi peralatan baru / hibah oleh pusat pengujian yang berwenang, Membuat prosedur tertulis untuk semua peralatan 1. Petunjuk langkah-demi-langkah ringkas untuk melakukan pemeriksaan pemeliharaan dan fungsi 2. Sertakan panduan untuk pemecahan masalah (2) Database peralatan standar nasional (3) Membuat SOP pembelian; (4) Membuat SOP penerimaan alat. Buat catatan pemeliharaan yang mudah ditelusuri : 1. Pemeriksaan fungsi dan perawatan rutin 2. Kalibrasi 3. Layanan pabrikan (5) Memastikan kelengkapan alat termasuk layanan purna jual. (6) Memastikan pemasangan oleh agen tunggal/pabrik dan pelatihannya. (7) Buat dan kembangkan SOP penggunaan, perawatan, dan penghapusan peralatan usang atau yang sudah tidak dapat dipergunakan. Development of National Health Laboratory Policy and Plan / WHO – South East Asia Region / 2011 Troubleshooting Procedure Apabila Usaha Perbaikan Sendiri Gagal : • Jangan gunakan alat yang tidak berfungsi normal. • Baca & pelajari buku panduan dari pabrik. • Cari dan temukan sumber kerusakan / masalah : – Sampel – Reagent – Alat – Listrik, air, dll • Ganti SOP berdasar kasus per kasus. • Alternatif pengujian laboratorium: – Merujuk pada laboratorium terdekat. – Gunakan alat cadangan (bila ada) – Amankan sampel. • Meminta bantuan dari ATPM atau tenaga ahli. • Memasang tanda peringatan pada alat yang rusak. Catatan Riwayat Peralatan Perawatan Besar dan Perbaikan • • Jadwal perawatan besar secara periodik harus dilakukan oleh agen tunggal. • Opsi : – Perawatan besar untuk alat kecil seperti mikroskop, micropipette, centrifuge. – Dilakukan oleh team teknisi khusus peralatan biomedik. Buat catatan untuk setiap alat : Tanggal kejadian atau berhenti beroperasi. Penyebab kerusakan / gagal. Tindakan yang diambil. Tanggal/waktu pemakaian kembali Perubahan perawatan dan uji fungsi. 7 Penggantian / Pemusnahan • Kapan ? – Apabila tenaga ahli menyatakan alat sudah tidak dapat diperbaiki. – Alat sudah ketingggalan jaman / teknologi, dan harus diganti dengan produk terkini. • Kenapa? – Mencegah hasil uji yang tidak akurat. – Pemanfaatan ruang yang ada – Dapat menimbulkan bahaya. • Bagaimana? – Pisahkan komponen yang masih bermanfaat, – Perhatikan/pertimbangkan bahaya biologis, ikuti prosedur pembuangan lmbah/komponen/alat. Keuntungan Program Perawatan 1) Tingkat keamanan tinggi 2) Sedikit gangguan kerja 3) Menurunkan biaya perbaikan 4) Memperpanjang usia alat/komponen 5) Mengurangi peralatan yang tidak terpakai 6) Identifikasi biaya perawatan tinggi 7) Mengurangi variasi pengujian 8) Lebih yakin akan kehandalan hasil uji. 8
