Http: //dinastipub.org/DIJMS [email protected] P-ISSN: 2686-5211, E-ISSN: 2686-522X Doi/xxx/999/xxx Implementasi Sistem Informasi Pada PT SIP * Felgi Kiko Fananta * Universitas Mercu Buana Jakarta Abstrak Pada saat sekarang ini teknologi informasi berkembang sangat pesat. Perkembangan tersebut membuat para pelaku bisnis berpacu dalam mengembangkan usahanya melalui sistem informasi. Penggunaan system informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan sangat diharapkan dapat memberikan keefektifan dan keefesiensian kegiatan usaha. Selain itu, system informasi juga dapat meminimalkan kesalahan sehingga dapat mencapai tujuan organisasi dengan baik. Objek penelitian adalah PT SIP, perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa apakah implementasi system informasi pada PT SIP sudah dijalankan sesuai dengan kebutuhan kegiatan usaha. Hasil dari penelitin ini menunjukkan bahwa PT SIP telah memanfaatkan teknologi dan system informasi dengan baik walaupun tidak semua fungsi system informasi yang dimanfaatkan, namun sudah di rasa cukup sebagai kebutuhan operasional perusahaan dalam pengolahan data. Kata Kunci: Sistem Informasi, Efektifitas, dan Efisiensi. 1. Pendahuluan Teknologi informasi pada saat sekarang ini sudah berkembang secara signifikan. Perkembangan tersebut di tandai dengan banyaknya jenis system informasi yang digunakan dalam bidang perekonomian maupun bidang lainnya. Perkembangan ini memberikan banyak dampak yang baik terhadap suatu unit perusahaan maupun organisasi. Dengan adanya system informasi ini sangat membantu proses kegiatan usaha selain memberikan keefektifan dan keefisiensi kerja suatu organisasi. Secara umum system informasi bertujuan sebagai dasar agar manajemen perusahaan mengerti dan mengetahui sampai manakah kemajuan perusahaan mampu berjalan dalam bidang bisnisnya. Sistem informasi menjadi wajib agar dapat mendorong perusahaan untuk sadar bahwa data informasi perusahaan dapat dikelola dengan baik sehingga dapat menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber daya manusia, meskipun dengan sebuah system informasi tetap harus menggunakan paling tidaknya tidak sebanyak kegiatan manual. Selain itu system informasi sangat penting untuk perusahaan agar memberikan manajemen perusahaan baik dari segi efisiensi waktu, kemudahan dan keefektifan serta perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data pada perjalanan bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi bisa cepat segera dilakukan. Sistem informasi pada sebuah perusahaan akan memiliki efek dan manfaat baik untuk perusahaan, jika dalam perusahaan tersebut memiliki kesadaran pemanfaatan system informasi itu sangat penting. Kesadaran akan hal inilah mengapa perusahaan maju lebih konsen kepada perkembangan perusahaan bisnis perusahaan dari segala hal, termasuk penerapan sistem informasi pada sebuah perusahaan yang berguna untuk menunjang kinerja perusahaan yang lebih baik. Sesuai dengan permasalahan yang diajukan dalam penelitian, maka tujuan dari peneltian ini yaitu: 1) Mengetahui sistem informasi yang ada pada PT SIP. 2) Mengetahui penerapan sistem informasi yang ada pada PT SIP. 3) Mengetahui dampak sistem informasi yang dilakukan PT SIP. Submission Date: 01/09/2019, Accepted Date: 11/09/2019, Published Date: 21/09/2019, No. 1, Vol. 1, Issue 1, Sept 2019 Page: 1 Http: //dinastipub.org/DIJMS [email protected] P-ISSN: 2686-5211, E-ISSN: 2686-522X Doi/xxx/999/xxx 2. Kajian Pustaka Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Gambar 1 Model Umum suatu Sistem Sumber: Sutanta (2003:7). Elemen Sistem Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem : 1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda. 2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan). 3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien. 4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. 5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana. Submission Date: 01/09/2019, Accepted Date: 11/09/2019, Published Date: 21/09/2019, No. 1, Vol. 1, Issue 1, Sept 2019 Page: 2 Http: //dinastipub.org/DIJMS [email protected] P-ISSN: 2686-5211, E-ISSN: 2686-522X Doi/xxx/999/xxx Pengertian Informasi Informasi, yaitu data yang telah diproses ke da-lam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat men-datang (Gordon B. Davis, 1995). Informasi menurut Budi Sutedjo (2002:168) merupakan hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi ben-tuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta yang ada. Karakteristik Informasi Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : 1. Informasi harus akurat dan jelas, Yaitu informasi yang tidak mengandung keraguan-keraguan, sama maksudnya yang disampaikan dengan yang menerima, bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, harus menjelaskan dan mencerminkan maksudnya atau dengan kata lain tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima informasi tersebut. 2. Up to date (Tepat waktu), Yaitu informasi tersebut datang ke penerima tidak terlambat karena informasi yang tidak tepat waktu sudah tidak mempinyai nilai. 3. Informasi harus relevan, Yaitu informasi itu diterima bagi orang yang membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya. Karakteristik Informasi Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : Menurut Maryati (2008:63) menyebutkan bahwa informasi digolongkan menjadi dua yaitu: 1. Informasi berdasarkan sumbernya a. Informasi Internal Informasi yang diperoleh dengan mengolah data yang berasal dari dalam perusahaan sendiri. Informasi internal menggambarkan kondisi atau keadaan dari perusahaan. Analisis dari informasi ini biasanya untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan perusahaan (Strengh and weakness). b. Informasi Eksternal Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Analisis dari informasi ini biasanya untuk mengetahui peluang dan ancaman dari usaha yang kita jalankan (Opportunity and thread). 2. Informasi berdasarkan tujuannya: a. Informasi untuk perencanaan Informasi ini digunakan untuk membuat keputusan atau penetepan kebijakan ke depan, misalnya untuk membuat perencanaan pembelian bahan, perencanaan promosi, dan lainlain. b. Informasi untuk pengendalian Informasi ini digunakan untuk evaluasi yang selanjutnya untuk perbaikan dan pengendalian operasional, misalnya analisis tentang performance perusahaan, kinerja karyawan, dan lain-lain. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Submission Date: 01/09/2019, Accepted Date: 11/09/2019, Published Date: 21/09/2019, No. 1, Vol. 1, Issue 1, Sept 2019 Page: 3 Http: //dinastipub.org/DIJMS [email protected] P-ISSN: 2686-5211, E-ISSN: 2686-522X Doi/xxx/999/xxx Gambar 2 Siklus Informasi Sumber: Sutanta (2008:10). Tujuan Sistem Informasi Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage). Komponen Sistem Informasi Menurut Kadir (2003:70) menjelaskan bahwa sistem informasi dalam mendukung beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah Hardware, software, prosedur, pengguna dan data base. Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Perangkat keras (Hardware), mencakup peranti-peranti fisik seperti monitor dan printer. b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembamasyarakatn keluaran yang dikendaki. d. Pengguna: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. e. Data Base: merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan data lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untukl memanipulsinya, diantaranya; data, user dan sistem. 3. Latar Belakang Institusi PT SIP berdiri pada tahun 2007 merupakan perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa konsultan keuangan. Kantor pusat PT SIP berada di Jalan Arjuna Utara No 10A Tanjung Duren Selatan, Jakarta serta memiliki cabang di Batam. 4. Metode Penelitian Metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data dan informasi penelitian dan menyajikannya sesuai dengan keadaan sebenarnya sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas tentang objek yang akan diteliti. Sugiyono (2010:13) mendefinisikan objek penelitian adalah sasaran ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu tentang sesuatu hal objektive, valid dan reliable tentang suatu hal (variabel tertentu). Submission Date: 01/09/2019, Accepted Date: 11/09/2019, Published Date: 21/09/2019, No. 1, Vol. 1, Issue 1, Sept 2019 Page: 4 Http: //dinastipub.org/DIJMS [email protected] P-ISSN: 2686-5211, E-ISSN: 2686-522X Doi/xxx/999/xxx Strategi yang digunakan dalam penelitian ini adalah strategi penelitian deskriptif. Pendekatan deskriptif yaitu metode yang menerapkan atau menggambarkan secara sistematis, faktual dan akurat dengan cara mengungkapkan keadaan yang sebenarnya terjadi dalam perusahaan atau objek penelitian dengan mengumpulkan data-data relevan yang tersedia, kemudian dianalisis dan dibandingkan dengan teori-teori yang ada, sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas atas objek penelitian. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi langsung. Dengan metode observasi langsung penulis yakin bahwa data yang diperoleh akan lebih akurat, dan mengetahui lebih rinci mengenai perlakuan akutansi pengakuan pendapatan pada PT SIP penulis dapat secara langsung mengamati kejadian atau fakta yang terjadi di tempat dilakukanya penelitian, yaitu pada PT SIP. 5. Hasil dan Pembahasan PT SIP merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan keuangan. Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 2007 di Jakarta. Seiring dengan kemajuan dunia bisnis yang sangat pesat, menuntut perusahaan adanya penataan sistem yang cermat, akurat dan tepat. PT SIP sudah menerapkan perkembangan teknologi komputer untuk mendukung transaksi yang terkait dalam bidang usahannya sebagai dasar penerapan aplikasi dalam penggunaan media komunikasi dan pengolahan data perusahaan. Sistem Pendukung Operasi / Operations Support System a. Sistem Pemrosesan Transaksi / Transaction Processing Systems (TPS) Sistem pemrosesan transaksi menjadi laporan keuangan yang dilakukan pada PT SIP ini berupa pencatatan transaksi kas, bank, data penjualan dan pembelian serta transaksi lainnya yang diinput pada program Accurate for Accounting. Program tersebut hanya di gunakan sebagai pencatatan transaksi saja untuk menjadi laporan keuangan. Padahal program tersebut dapat di manfaatkan untuk membuat seperti invoice maupun purchasing order. Dalam hal pembuatan invoice, PT SIP sengaja tidak memanfaatkan dari program tersebut karena kebutuhannya masih sederhana. Di khawatirkan jika program tersebut digunakan secara full modul, akan terasa sulit jika ada transaksi yang salah di ujung laporan. b. Sistem Pengendalian Proses / Process Control Systems (PCS) Sistem pengendalian proses yang dilakukan pada PT SIP meliputi pengecekan transaksi keuangan pada mutasi rekening bank (untuk transaksi transfer) dengan menggunakan internet banking dan dokumen fisik berupa rekening koran. Selain itu transaksi yang sudah di input ke system harus di lakukan rekonsiliasi data kembali pada setiap akhir periode, seperti rekonsiliasi data perpajakan, invoice terutang, data kas, dan dokumen lainnya. c. Sistem Kerja sama Perusahaan / Enterprise Collaboration Systems (ECS) Dalam hal komunikasi dengan pihak eksternal (clients) PT SIP menggunakan phone, e-mail dan grup chat forum. Hal ini dilakukan untuk kerja sama dengan pihak eksternal perusahaan. Seperti pengiriman proposal kerjasama, penagihan maupun pembayaran ke vendor. Sistem Pendukung Manajemen / Management Support Systems a. Sistem Informasi Manajemen / Management Informasi System (MIS) PT SIP menerapkan system informasi manajemen berdasarkan tingkatan atau level manajemen dalam perusahaan maupun divisi. Setiap manager dalam suatu divisi memiliki akses server pada semua karyawan. Namun terkait transaksi perusahaan sendiri, informasi tersebut hanya di ketahui oleh divisi keuangan dengan direktur sendiri. Hal ini di karenakan tidak ada divisi khusus yang menangani penjualan. b. Sistem Informasi Eksekutif / Executive Information Systems (EIS) Sistem Informasi Eksekutif yang digunakan oleh Direktur pada PT SIP dengan masuk pada akses server untuk mengetahui operasional perusahaan dan keuangan perusahaan serta catatan-catatan penting mengenai suatu kejadian yang berpengaruh pada perusahaan. Submission Date: 01/09/2019, Accepted Date: 11/09/2019, Published Date: 21/09/2019, No. 1, Vol. 1, Issue 1, Sept 2019 Page: 5 Http: //dinastipub.org/DIJMS [email protected] P-ISSN: 2686-5211, E-ISSN: 2686-522X Doi/xxx/999/xxx 6. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Dari hasil penelitian yang penulis lakukan melalui observasi dan wawancara serta pengamatan langsung, dapat disimpulkan bahwa secara umum PT SIP telah menjalankan dan memanfaatkan system informasi secara baik. Hal ini diharapkan agar Direktur maupun manajemen dapat menggunakan data perusahaan melalui system informasi secara akurat, relevan dan tepat waktu. Selain itu pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan lebih mudah dan cepat dengan menggunakan system informasi. Melalui system informasi juga Direktur dapat melakukan control kapan saja untuk meminimalkan kesalahan data informasi. Saran Walapun transaksi yang terjadi pada PT SIP masih cukup sederhana dan dirasa sudah cukup dalam penggunaan system informasi sejauh ini. Namun diharapkan PT SIP dapat memanfaatkan lebih banyak lagi teknologi informasi yang sudah dimiliki agar keefektifan dan keefisien dapat lebih dicapai lagi. Daftar Pustaka Admin. 2017. https://berkahsistem.com/blog/detail/7 (21 Oktober 2019, 20:00) Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta. Kadir, Abdul. 2003. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Andi. Yogyakarta. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Yogyakarta. Setianingsih, Ririn dan Hapzi, Ali. 2018. Sitem Informasi dan Pengendalian Internal. Universitas Mercu Buana. Jakarta Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi. Jakarta. Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif. Alfabeta. Bandung. Submission Date: 01/09/2019, Accepted Date: 11/09/2019, Published Date: 21/09/2019, No. 1, Vol. 1, Issue 1, Sept 2019 Page: 6
