BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4) “Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bukanlah sesuatu yang baru dilingkungan suatu organisasi, khususnya dibidang bisnis yang disebut perusahaan. Bersamaan dengan kecenderungan manusia untuk bekerjasama di dalam organisasi itu, telah berlangsung juga perilaku manusia untuk memanfaatkan atau mendayagunakan manusia dalam rangka mencapai suatu tujuan. Usaha itulah dalam abad modern sekarang ini yang disebut manajemen. Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-orang yang memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga terdiri dari departemen yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu oleh beberapa staf. Oleh karena itu agar setiap orang didalam organisasi dapat memahami tugas dan kewajibannya maka perlu dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan tersebut sering disebut dengan Job Analysis (Analisis Jabatan). Analisis jabatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan orang yang dibutuhkan pada pekerjaan tersebut. Dessler (2003;116) beberapa informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku manusia, 1 mesin perangkat, peralatan dan bantuan pekerjaan, standar prestasi, konteks pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian analisis jabatan adalah merupakan suatu kegiatan untuk menentukan pekerjaan dan orang yang pantas untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan merupakan acuan bagi suatu organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang dibutuhkan. Harapannya adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap anggota organisasi dapat memahami apa hak dan kewajiban mereka. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Apakah Definisi Analisi Jabatan ? 2. Apakah Informasi yang diperoleh dari job analysis ? 3. Apakah Tujuan Analisis Jabatan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ? 4. Apakah Metode dan Proses Pengumpulan Informasi Analis Jabatan ? 5. Apakah Teknik Melakukan Analisis Jabatan ? 6. Bagaimanakah Proses Analisis Pekerjaan ? 7. Apakah Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ? 1.3 Tujuan Penulisan Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui secara umum konsep analisis jabatan 2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Definisi Analisi Jabatan Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Menurut Dessler (2003;116) “analisis jabatan adalah prosedur yang di lalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut”. Analisis mengumpulkan, jabatan secara mengevaluasi sistematik dan meliputi kegiatan-kegiatan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Analisis jabatan adalah sebuah kegiatan atau proses manajemen yang paling sering dipahami secara keliru, dianggap rendah, dan seringkali dilaksanakan dengan asal-asalan. Richard L. Henderson, Profesor si Amerika Serikat pun, di mana teknik-teknik manajemen modern banyak dikembangkan, kegiatan analisis jabatan ini baru dapat diperhatikan yang cukup besar dari manajemen, mahasiswa dan praktisi manajemen sumber daya manusia setelah diberlakukan Equal Employment Opporttunity Act (Undang-undang Anti Diskriminasi dalam Hubungan Kerja) yang cukup keras itu. Perusahaan yang menjadi khawatir rasa perlu sangan berhati-hati dalam menerapkan segala teknik dan metode dalam manajemen SDM. Terutama dalam proses seleksi untuk rekrutmen dan promosi, mereka merasa perlu mengundang semua keputusan mereka dengan data dan fakta yang pasti. Data dan fakta tentang sebuah pekerjaan 3 termasuk persyaratannya harus dihasilkan melalui sebuah yang disebut Analisis Jabatan. Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented job description). 1. Traditional Job analysis Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2) merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan; dan (3) kualifikasikualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syaratsyarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya. 2. Result-Oriented Job Description (RODs) Analisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam programoriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification. 4 Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur. 2.2 Informasi yang diperoleh dari job analysis Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem). Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut. 1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection) Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat. 2. Kompensasi (Compensation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) 5 orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya. 3. Evaluasi Jabatan Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan tersebut. 4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal) Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. 5. Latihan (Training) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan. 6. Promosi dan Pemindahan Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan. 7. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. 8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment) Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu. 9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification) Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan 6 spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi. 10. Penempatan (Placement) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif. 11. Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan. 12. Orientasi dan Induksi Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya. 2.3 Tujuan Analisis Jabatan Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu: 1. Job description, yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan. 2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelaskelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu 3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat 4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok 5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan 7 6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja 7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja 8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu 9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja 10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan 11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi 12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi. 2.4 Metode dan Proses Pengumpulan Informasi Analis Jabatan Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004) memperbincangkan beberapa motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan Questionaire (angket), metode dengan “Check-List”, dengan wawancara individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah metode teknik critical incident 1. Wawancara Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Pro dan Kontra. Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan. b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas. Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas. c. Pedoman Wawancara 8 2. Kuesioner Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan. 3. Observasi Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. 4. Buku Harian (diary/log) Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang 9 akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan. 2.5 Teknik Melakukan Analisis Jabatan Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan, yaitu: 1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. 2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. 3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi. 10 Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi. Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan struktur organisasi 2.6 Proses Analisis Pekerjaan Dalam prosesnya, analisis jabatan pekerjaan harus dilaksanakan secara terencana, dan berdasar pada tujuan yang dimiliki oleh setiap organisasi. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur yang benar dalam pelaksanaannya. Adapun proses analisis pekerjaan tersebut, yaitu: 1. Tahap Persiapan, meliputi : a. Mempelajari Visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan; b. Mempelajari struktur organisasi perusahaan, kebijakan, peraturan, dan berbagai pedoman; c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian; 11 d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang terlibat dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan diadakannya analisis pekerjaan; e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja; f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya; g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan. 2. Tahap Pengumpulan Data Dalam proses ini, metode yang digunakan untuk menjaring informasi pekerjaan ada berbagai macam, antara lain : a. Wawancara; b. Daftar pertanyaan; c. Pengamatan (observasi); d. Buku catatan harian. Adapun pendekatan dalam upaya pengumpulan data menurut Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993:39), antara lain: 1. Analisis Pekerjaan Fungsional (APF), adalah proses klasifikasi kerja berdasarkan faktor tugas dan teknologi. Analisis ini difokuskan pada apa yang dikerjakan karyawan metode dan sarana yang dipakai karyawaan, dan apa yang dihasilkan karyawan. 2. Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ), adalah proses klasifikasi pekerjaan menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi. Analisis ini berfokus pada persyaratan informasional dan antarpribadi serta persyaratan fisik dan kondisi kerja. Agar dapat memperoleh hasil analisis pekerjaan yang baik, metode yang paling efektif digunakan yaitu dengan mengkombinasikan semua metode pengumpulan data yang ada dan kemudian mengadakan diskusi yang diperlukan. Karena masing-masing metode memiliki kekurangan dan kelebihan sehingga dapat saling melengkapi informasi yang dibutuhkan. 12 3. Tahap Pengolahan Data Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli. 4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan oleh para penganalisis dengan para penyelia dan pengarah dari masing-masing unit kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut dapat digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan (Job Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification) 2.7 Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan 1. Deskripsi Jabatan (Job Descriptions) Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.Uraian pekerjaan (job descriptions) dan uraian jabatan diketahui serta disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Uraian pekerjaan atau jabatan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan 13 dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat bersangkutan menjadi overacting. Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut. 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas. 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya. 6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga mis manajemen dapat dihindari. 14 Langkah-langkah Pelaksanaan Job Description Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.: 1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu. 2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. 3. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu. 4. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya. 5. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang. 6. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik. Kualifikasi dalam Deskripsi Pekerjaan Deskripsi ataupun uraian pekerjaan merupakan dokumen penting untuk memandu proses seleksi yang mana digunakan untuk memberikan perkerjaan tersebut kepada calon pegawai yang berpotensi. Oleh karena itu, uraian pekerjaan hendaknya dapat mendeskripsikan dengan tepat isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi pekerjaan. Menurut Ardana, Mujiati dan Utama (2012:37), terdapat enam kualifikasi yang harus diperhatikan dalam pembuatan uraian jabatan, antara lain : 1. Sistematis, artinya deskripsi pekerjaan terdiri dari komponen-komponen tertentu yang mempunyai fungsi dan tersusun dalam tata hubungan yang membentuk suatu sistem sehingga mudah dipahami. 2. Jelas, artinya deskripsi pekerjaan dapat memberikan pembacanya isi dan maksud yang jelas, terang, gemilang, dan tidak meragukan. 15 3. Ringkas, artinya deskripsi pekerjaan perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat, pendek sehingga pembaca tidak memerlukan waktu yang lama untuk membaca dan memahaminya. 4. Tepat, artinya deskripsi pekerjaan dapat menyajikan uraian yang memberikan pengertian yang cocok, sesuai dan tepat seperti apa yang dimaksud oleh isi pekerjaan sehingga pembacanya dapat memperoleh gambaran yang sama dengan isi yang sebenarnya. 5. Taat azas, artinya deskripsi pekerjaan berisi kata dan kalimat yang isinya menunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras dan tidak bertentangan satu sama lain. 6. Akurat, artinya deskripsi pekerjaan disusun secara teliti, dengan memaparkan keadaan yang lengkap, tidak kurang dan tidak lebih. Unsur / Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan Pada sebuah deskripsi pekerjaan, umumnya dicantumkan informasi mengenai pekerjaan yang ditetapkan oleh seorang pegawai. Menurut Garry Dessler dalam Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:39), bahwa tidak ada format standar dalam menulis suatu deskripsi pekerjaan. Namun kebanyakan uraian pekerjaan memuat bagian-bagian tentang identifikasi jabatan, ikhtisar/ringkasan jabatan, hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban, wewenang pemegang jabatan, standar kerja tugas tugas yang dilaksanakan, kondisi kerja, dan spesifikasi jabatan. Selain itu, menurut Edwin Flippo dalam Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39), menjelaskan pula bahwa deskripsi pekerjaan meliputi indentitas pekerjaan; uraian singkat tentang pekerjaan; tugas-tugas yaang dilaksanakan; pengawasan yang diberikan atau diterima; hubungan dengan pekerjaan lain; mesin, alat dan bahan; kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di tersebut atas. Beberapa elemen menurut Mr. Sahala P. Sinurat dan Twela Gunawan berdasar pada hasil penelitiannya dengan judul “Training of trainers”, antara lain : 16 1. Informasi Pekerjaan (Job Information) Job Information atau informasi tentang jabatan berisi : - Judul Jabatan - Indentitas Jabatan 2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role) Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya. 3. Dimensi (Dimentions) Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan yang berada di bawah pengawasannya. 4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability) 5. Pengukuran Performa (Performance Measurement) Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama 6. Hubungan Kerjasama (Relationship) Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola oleh seorang pemegang jabatan demi kelancaran tugas yang dikerjakannya. 7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship) Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan secara internal. 8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill) Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja professional yang diperlukan jabatan tersebut. 9. Pembuatan Keputusan (Decision Making) Hal ini merupakan wewenang untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan. Bagaimana seorang pegawai memiliki keluwesannya dalam menentukan alternatif pemecahan masalah yang terjadi serta mengahadapi konsekwensi dari alternatif tersebut. Sesuai dengan penjelasan tersebut, maka pemerintah berupaya membentuk sebuah konsep mengenai deskripsi pekerjaan secara jelas yang 17 termuat dalam Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) yaitu berisi : 1. Nama Jabatan, yaitu tugas-tugas yang telah dikelompokkan diberi nama yang mana harus mencerminkan isi dari tugasnya. 2. Ringkasan tugas, yaitu ikhtisar dari keseluruhan tugas yang ada dalam suatu jabatan dan disusun dalam satu kalimat. 3. Hasil kerja, yaitu produk atau luaran (output) pekerjaan yang dapat berupa benda atau sesuatu yang bersifat fisik; data, informasi, layanan atau sesuatu yang bersifat non-fisik. 4. Bahan kerja, yaitu sesuatu yang diolah atau diproses dalam pelaksanaan tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja. 5. Peralatan kerja, yaitu alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas. 6. Rincian tugas, yaitu tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan yang berisi antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Dalam rincian tugas juga dijelaskan mengenai gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya. 29 7. Kondisi tempat kerja, yaitu gambaran tentang kondisi tempat beserta lingkungan di sekitar tempat kerja yang mempengaruhi pegawai. 8. Upaya Fisik, yaitu gambaran penggunaan anggota tubuh dalam melaksanakan tugas jabatan. Upaya fisik yang esensi diuraikan adalah upaya fisik yang dalam pelaksanaan tugas menyerap tenaga berlebihan atau berdampak negatif bagi pegawai. 9. Resiko bahaya, Resiko baik fisik maupun mental yang mungkin timbul dan menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya. 10. Syarat jabatan, yaitu rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan jabatan. Syarat tersebut berupa keahlian, keterampilan, pengetahuan kerja serta kondisi fisik atau kemampuan jasmani dan kemampuan mental. 18 Manfaat Deskripsi Pekerjaan Sesuai dengan pengertiannya bahwa deskripsi pekerjaan adalah kumpulan informasi tertulis tentang suatu jabatan, maka menurut Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39), deskripsi pekerjaan tersebut memberikan beberapa manfaat, antara lain : 1. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan; 2. Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan tugas; 3. Memudahkan prosedur rekrutment, seleksi, pelatihan dan berbagai aktivitas SDM 4.Membantu pegawai dalam merencanakan karier, mengurangi praktik deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan untuk memastikan adanya keadilan dalam pemberian kompensasi; 5. Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan tindakan yang berbahaya dan mengadakan perubahan dalam pelaksanaan; 6. Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan; 7. Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan; 8. Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pegawai yang memegang jabatan tersebut. Pembagian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan untuk pegawai yang memegang jabatan tersebut. Penguraian kerja yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pegawai kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak beres. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap perusahaan atau organisasi (Hasibuan, 2007) 19 2. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut: 1. Tingkat pendidikan pekerja. 2. Jenis kelamin pekerja. 3. Keadaan fisik pekerja. 4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja. 5. Batas umur pekerja. 6. Nikah atau belum. 7. Minat pekerja. 8. Emosi dan temperamen pekerja. 9. Pengalaman pekerja 3. Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan. Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benar diperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga ada efektitifias dan efisiensi SDM. 20 Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasi pekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orang yang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasi atau lembaga lain. 21 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Analisis jabatan adalah prosedur yang di lalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalah job analsis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisis untuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harus dikerjakan. 3.2. Saran Dengan telah mengetahui tentang manajemen analisis jabatan, deskripsi dan spesifikasi jabatan maka hendaknya kita bisa membangun kesepahaman bersama terhadap analisi jabatan yang akan digunakan dalam manajemen sumber daya manusia di instansi kesehatan. 22
