Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB I PENDAHULUAN Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar. Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis. Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit. Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit “x”. 1 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB II GAMBARAN UMUM II.1. Sejarah Rumah Sakit “X” Rumah Sakit “Y” didirikan pada tahun 1990, oleh Bapak Bambang. Pada awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas 3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18 Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai sarana pemeliharaan kesehatan bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada umumnya. Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit “Y” melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif yang terdiri dari 8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh proses pengembangan ini dapat diselesaikan pada tahun 2003. Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8 Agustus, Rumah Sakit “Y” menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi yang baru lahir di Rumah Sakit “Y” memiliki sistem kekebalan tubuh yang prima serta dapat tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan ASI eksklusif sampai dengan usia 6 bulan. Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005 klinik “Y” yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY “Y” menjadi pusat pelayanan masalah tumbuh kembang anak. Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit “Y” telah mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan membuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik. Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit “Y” kembali melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan 2 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” rumah sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040 m2. Perluasan bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah kapasitas tempat tidur yang tersedia menjadi 200 tempat tidur. Selain bangunan rumah sakit, sarana penunjang kesehatan lainnya senantiasa terus ditingkatkan dengan menyediakan alat-alat canggih. Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah Sakit “Y” juga melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Salah satu pengembangan yang telah dilakukan adalah penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia melalui Yayasan Pengembangan Medik Indonesia (YAPMEDI) dengan No. 001/K/SK/YPMI/III/2005 tentang keputusan bersama Ketua Yayasan Pengembangan Medik Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama Yayasan Medik Indonesia dan Rumah Sakit “Y”. Tujuan dari kerja sama ini adalah untuk meningkatkan kemampuan mutu pelayanan medik serta mewujudkan Rumah Sakit “Y” sebagai rumah sakit pendidikan dengan menyediakan lahan bagi staf pengajar FKUI untuk berkarya. Kerja sama ini akan meningkatkan pelayanan rumah sakit yaitu dengan menyediakan tenaga-tenaga profesional. Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit “Y” berubah menjadi Rumah Sakit Rumah Sakit “X”. II.2. Permasalahan Selama periode 2002 – 2006 Rumah Sakit “Y” mempunyai berbagai macam permasalahan, antara lain : II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan maupun rawat inap sejak tahun 2002 – 2006. Penurunan produktivitas tersebut juga diikuti penurunan pelayanan penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, hal tersebut merupakan masalah penting yang harus segera diatasi. II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah fasilitas dan peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran demikian cepat berkembang, sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran yang semula dianggap canggih akan cepat dianggap ketinggalan jaman. Bila rumah sakit akan terus mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti 3 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” akan berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada kinerja keuangan rumah sakit. II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter sebanyak 3 tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan rumah sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain, ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter Spesialis, terutama dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang telah terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X” Rumah Sakit “X” merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 188 tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress. “x” mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan motto melayani dengan penuh cinta kasih. Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, “x” mempunyai tugas pokok berupa : 1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi. 2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia “x” agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat. 3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa. 4 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB III VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN RUMAH SAKIT “X” 1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu 2. Misi : Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif & rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. 3. Motto : Melayani dengan penuh kasih sayang 4. Nilai : Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di “x”. Nilai “x” secara umum adalah PROGRESS. PRO : Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan “x” G : Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi dan berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim. R : Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani E : Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan. S : Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi. S : Saling menguntungkan 5. Tujuan : GOAL 1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. 2. Pelayanan kesehatan “x” terus meningkat dan berkembang. 3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan “x” 4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, memiliki integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi. 5 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB IV Struktur Organisasi Rumah Sakit “X” Struktur organisasi “x” efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007. Organisasi “x” dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur “x”, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum dan Keuangan. Direktur Pelayanan membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan membawahi 2 Kepala bagian. Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lini adalah Unit, yang dipimpin oleh Kepala Unit. Struktur organisasi “x” tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi “x”. Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurangkurangnya memuat : 1. 2. 3. 4. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya. Posisi rumah sakit saat ini. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan. Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.”X” dipimpin oleh seorang direktur utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan. Struktur organisasi Rumah Sakit “x” dan kedudukan Instalasi Rekam Medis digambarkan sebagai berikut : 6 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB V VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN INSTALASI REKAM MEDIS (IRM) 1. Visi Instalasi Rekam Medis Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 2. Misi Instalasi Rekam Medis Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat 3. Falsafah Instalasi Rekam Medis Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien 4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu 1. C : Cepat Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga 2. I : Inofatif Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan 3. T : Tepat dan Terpercaya Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit 4. R : Rahasia Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik. 5. A : Akurat Informasi yang dikeluarkan selalu akurat. 5. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit 7 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB VI STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS Instalasi Rekam Medis “x” dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis. Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan). Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan. Direktur Pelayanan Manager Pelayanan AssMen JangMed Ka. Instalasi RM Pj. Admission & Registrasi Pj. Managemen Rekam Medis Penyimpanan Penerimaan Pasien RI (Admission) Penerimaan Pasien RJ (Registrasi) Assembling &Indeks Kode Pengyakit & Distribusi RM Statistik & Pelaporan Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff 8 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” URAIAN JABATAN VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis Unit Kerja : Penunjang Medis Ikhtisar Jabatan : Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis. Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen. Hasil Kerja : 1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis. 2. Uraian tugas bawahan. 3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur. 4. Petunjuk kerja bawahan. 5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan. 6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak. 7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis. 8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x” 9 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Bahan Kerja : 1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI. 2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. “x” 3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan. 4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap. 5. Surat tugas dari manajemen. 6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis. 7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan. Perangkat Kerja : 1. Komputer & ATK. 2. Telepon. Sifat Jabatan : Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00 Sabtu : jam 08.00 – 13.00. Uraian Tugas : 1. Menyusun sistem dan SPO, tentang : Penerimaan pasien. Pencatatan rekam medis. Pengelolaan data medis. Penyimpanan berkas rekam medis. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis. 2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap. 3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis.. 4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis. 5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis. 6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis. 10 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis. 8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis. 9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan. 10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi. 11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak. 12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit. 13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur. 14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”. 15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya. 16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan. 17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan. 18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa. 19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. 20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis. Tanggung jawab : 1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis. 2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan: Admission Dan Registrasi Assembling dan indeks kode penyakit. Statistik dan pelaporan rumah sakit. Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis. Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan 3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi. 4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen. 11 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Wewenang : 1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis. 2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis. 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Nama Bawahan Langsung : 1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf 2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf Korelasi Jabatan : NO JABATAN UNIT DALAM HAL ORGANISASI 1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis 2 6 Penanggung jawab Managemen Rekam Medis Penanggung jawab Admission Dan Registrasi Karu Instalasi Rawat Jalan 8 Karu Instalasi Rawat Inap Instalasi Rekam Medis Instalasi Rekam Medis Bagian Keperawatan Bagian Keperawatan Pelaporan Pengarahan Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien. Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap 9 Karu Instalasi Gawat Darurat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien 10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK 11 Kepala Unit lain yang terkait Bagian lain yang terkait Koordinasi tugas 3 Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1 ASPEK FAKTOR Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berAC rekam medis 2 Tempat kerja : Admission Dan Registasi Diruang terbuka, umum dan berAC 12 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK FAKTOR Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas Syarat Jabatan : NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN PENDIDIKAN 1 Minimal DIII - Pelatihan ICD 10 Rekam Medis. - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit - Pengalaman di Rekam Medis min 5 tahun. - Pelatihan manajerial rumah sakit Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 22 tahun 13 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi. Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat. Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi. Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap. Hasil Kerja : 1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO. 2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan. 3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya. 4. Data base pasien pada sistem komputerisasi. 5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa. 6. Uraian tugas, petunjuk tugas. 7. Laporan kunjungan pasien. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang. 3. Daftar tarif yang berlaku. 4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan. 5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi. 14 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Perangkat Kerja : 1. Komputer dan ATK. 2. Telepon. Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. Uraian Tugas : 1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : Penerimaan pasien. Pencatatan indentifikasi pasien. Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit. 2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang tugasnya. 3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan. 4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan. 5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan. 6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain. 7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien.. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien. 9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan. 15 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tanggung Jawab : 1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien. 2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa. 3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien. 4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit. 5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi. Wewenang : 1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi. 2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi. 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Nama Bawahan Langsung : 1. Staf Admission. 2. Staf Registrasi Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis UNIT ORGANISASI Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Pengkoordinasian kegiatan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan Managemen Rekam Medis 3 Karu Instalasi Rawat Inap registrasi RI 4 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan registrasi RJ 5 Karu Intalasi Gawat Darurat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan registrasi IGD 6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas 16 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1 ASPEK FAKTOR Tempat kerja : Admission dan Registrasi Diruang terbuka, umum dan berAC Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK FAKTOR Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas Syarat Jabatan : NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN PENDIDIKAN 1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer Service. -Pengalaman di Admission dan Registrasi min 2 tahun. Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 21 tahun 17 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis. Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam medis. Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu pelayanan. Hasil Kerja : 1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO. 2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama. 3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO. 4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram. 5. Uraian tugas. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis 3. Buku sistem pelaporan rumah sakit Perangkat Kerja : 1. Komputer dan ATK. 2. Telepon. Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. 18 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Uraian Tugas : 1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : Assembling Dan Indeks Kode Penyakit. Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis. Statistik Dan Pelaporan. 2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya 3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan. 4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan. 5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan. 6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain. 7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis. 9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan. Tanggung Jawab : 1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis. 2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan rekam medis. 3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis. 4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis. Wewenang : 1. Memotivasi petugas rekam medis. 2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis. 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 19 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Nama Bawahan Langsung : 1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit 2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis 3. Staf Statistik Dan Pelaporan Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN UNIT ORGANISASI Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Admission Dan Registrasi 3 Karu Instalasi Rawat Inap Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan rekam medis RI 4 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan rekam medis RJ 5 Karu Intalasi Gawat Darurat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan rekam medis IGD 6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1 ASPEK FAKTOR Tempat kerja : Ruang Rekam Medis Diruang tertutup dan berAC Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK Stress manajerial FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas Syarat Jabatan : NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN 1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer Service. PENGALAMAN -Pengalaman di rekam medis min 2 tahun. 20 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 21 tahun 21 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.4. Staf Admission Nama Jabatan : Staf Admission. Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis. Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”. Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis Hasil Kerja : 1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya. 2. Data base pasien pada sistem komputerisasi. 3. Pasien mendapatkan layanan informasi. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap 2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”. 3. Formulir isian pasien. 4. Daftar tarif yang berlaku. 5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan. Perangkat Kerja : 1. Komputer 2. ATK. Sifat Jabatan : Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III. 22 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Uraian Tugas : 1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap. 2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap. 3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial. 4. Entry data identitas sosial. 5. Membuat slip pembayaran. 6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan. 7. Mengambil berkas rekam medis. 8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap. Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry. 2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan. 3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap. 4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja. Wewenang : 1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya. 2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi. 3. Memberikan masukan kepada atasan langsung Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis UNIT ORGANISASI Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Staff Admission Instalasi Rekam Medis Penugasan Pengkoordinasian kegiatan 23 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1 ASPEK FAKTOR Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK FAKTOR Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat inap. Syarat Jabatan : NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN PENDIDIKAN 1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer Service. Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : jarang 3. Berjalan : jarang 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 18 tahun 24 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.5. Staf Registrasi Nama Jabatan : Staf Registrasi Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”. Memberikan informasi produk RS. “x”. Hasil Kerja : 1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan. 2. Data base pasien pada sistem komputerisasi. 3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa. 4. Pasien mendapatkan layanan informasi. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter RS “x” 3. Daftar fasilitas RS. “x” 4. Formulir isian pasien. 5. Daftar tarif yang berlaku. 6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan. Perangkat Kerja : 1. Perangkat SIRS ( komputer ). 2. ATK. 25 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Sifat Jabatan : Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. Uraian Tugas : 1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan 2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan. 3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial. 4. Entry data identitas sosial. 5. Membuat slip pembayaran. 6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik. 7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan. 8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman. 9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien. 10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke managemen rekam medis. 11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan. 12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan. Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry. 2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan. 3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. 4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai berobat. 5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja. 6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter. 7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan. 26 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Wewenang : 1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian kedatangannya. 2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien. 3. Memberikan masukan kepada atasan langsung Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis UNIT ORGANISASI Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Medis Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1 ASPEK Tempat kerja : Registrasi FAKTOR Diruang tertutup ber AC Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK Stress operasional FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan. Syarat Jabatan : NO 1 JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis. SLTA Plus - Pelatihan Customer Service. PENGALAMAN 27 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 18 tahun 28 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan. Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir. Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir. Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya. Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap. Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer). Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap. Hasil Kerja : 1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi. 2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer). Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit. 2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi). 3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling dan belum dikoding. Perangkat kerja : 1. SIRS (Komputer) dan ATK 2. Telepon. 29 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Sifat Jabatan : Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II. Uraian Tugas : 1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi : Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawab berkas rekam medis. Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis. Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat. Mengentry kode penyakit. Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir. Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir 2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut. 3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission. 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap. 30 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tanggung jawab : 1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM. 2. Kebenaran indeks kode penyakit. Wewenang : 1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis UNIT ORGANISASI Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Penanggung jawab Assembling Instalasi Rekam Medis dan indeks kode penyakit Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1 ASPEK FAKTOR Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup dan terbuka Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK Stress operasional FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas. Syarat Jabatan : NO 1 JENIS PENDIDIKAN DIII Rekam Medis/SLTA Plus PELATIHAN PENGALAMAN - Pelatihan ICD - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit. 31 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 18 tahun 32 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai permintaan. Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi. Hasil Kerja : 1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat. 2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan. 3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan. 4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi. Bahan Kerja : 1. Berkas rekam medis. 2. Tracer 3. Buku ekspedisi. 4. A T K 5. Berkas rekam medis. 6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis. Perangkat Kerja : 1. SIRS (Komputer) dan ATK. 2. Telepon. Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II. 33 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Uraian Tugas : 1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi : Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran. Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar. Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar. Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi. Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan. Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan Admission. Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik. 2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi. 3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit. 4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor. 5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam. 6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman. 7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu. 8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain. 9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap. 34 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. 2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis. 3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam. 4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan pengobatan pasien. 5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi. 6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor. 7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya. Wewenang : 1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission. 2. Koordinasi dengan petugas poliklinik. 3. Koordinasi dengan petugas IGD 4. Koordinasi dengan petugas IRNA. 5. Meminta arahan dari atasan. 6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait. 7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis UNIT ORGANISASI Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Staf Penyimpanan dan Pendistribusian berkas RM Penunjang Medis Penugasan Pengkoordinasian kegiatan 35 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Kondisi Lingkungan Kerja : NO ASPEK FAKTOR 1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC 2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK FAKTOR Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas Syarat Jabatan : NO 1 JENIS PENDIDIKAN DIII Rekam Medis/SLTA Plus PELATIHAN PENGALAMAN - Pelatihan ICD - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2 Berbadan 3 Umur minimal : 21tahun : sehat jasmani dan rohani 36 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis Ikhtisar Jabatan : Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis. Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit. Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak. Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis. Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya. Hasil Kerja : 1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis. 2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit. 3. Laporan intern “x” 4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6. Bahan Kerja : 1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit. 2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap. 3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan. Perangkat Kerja : 1. SIRS (Komputer) dan ATK. 2. Telepon. 37 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Sifat Jabatan : Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu : Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I. Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II. Uraian Tugas : 1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi: Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap. Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya. Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya. Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat. Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang. Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit. Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya. 2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak. 3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ). 4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. 5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan. Tanggung Jawab : 1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian. 2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS. 38 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang. 4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan. Wewenang : 1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan 2. Meminta arahan dari atasan. 3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang. 4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. Korelasi Jabatan : NO 1 JABATAN Ka. Instalasi Rekam Medis UNIT ORGANISASI Penunjang Medis DALAM HAL Pelaporan Pengarahan 2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Statistik dan Pelaporan Penugasan Pengkoordinasian kegiatan Kondisi Lingkungan Kerja : NO ASPEK FAKTOR 1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC 2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC Resiko Bahaya : NO 1 ASPEK Stress manajerial FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas Syarat Jabatan : NO 1 JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN DIII Rekam - Pelatihan ICD Medis/SLTA Plus. - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit PENGALAMAN 39 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Upaya Fisik : 1. Duduk : sering 2. Berdiri : sering 3. Berjalan : sering 4. Memegang : sering Kondisi Fisik : 1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita 2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani 3. Umur minimal : 21 tahun 40 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA Skema Hubungan Kerja IRJ IRNA Keuangan Manajemen INTERN INSTALASI REKAM MEDIS PASIEN DOKTER EKSTERN ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas. Hubungan Intern : Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis. 41 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Hubungan Ekstern: Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan Pemerintah. 42 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB IX POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis “x” adalah sebagai berikut : 43 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tabel 9.1 POLA KETENAGAAN INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X” NAMA JABATAN KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis TENAGA YANG DIBUTUHKAN 1 (Pelatihan ICD 10 + Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman Kerja minimal 5 tahun ) Penanggung jawab Admission Dan Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service) 1 Penanggung jawab Managemen Rekam Medis DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service) 1 Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service) 5 Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service) 6 Staf Assembling dan Indeks Kode Penyakit DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1 Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RM DIII Rekam Medis / SLTA Plus Staf Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit DIII Rekam Medis / SLTA Plus Jumlah (Pelatihan ICD 10) 2 (Pelatihan Rekam Medis) 1 (Pelatihan Pelaporan RS) 18 44 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan 1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada. Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu: 1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources) Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui : Informasi dari mulut ke mulut Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri. Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis. 2. Dari luar RS. “x” (external resources) Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan dengan cara : Dari mulut ke mulut. Iklan media cetak. Lembaga-lembaga pendidikan 2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. 45 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tahapan seleksi terdiri dari : A. Umum. Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak rumah sakit. B. Khusus Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah : 1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi : - Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan. - Proses Problem solving - Proses Pengambilan Keputusan 2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi : - Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit - Prosedur Dokumentasi Rekam Medis - Sistem Pelaporan Rekam Medis 3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan : - Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien. - Informed consent. - Keterangan Medis untuk asuransi. - Visum et repertum. - Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi. - Kode etik profesi. 4. Statistik Kesehatan - Dasar-dasar statistik kesehatan. - Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan. 5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit. 6. Sistem informasi kesehatan 46 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” - Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporamn - Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram) - Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya. - Menjaga keamanan data dan informasi - Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung - Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care. - Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap. 7. Sumber daya pelayanan kesehatan - Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi - Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya - Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran. 8. Manajemen mutu pelayanan - Penyusunan dan penyajian indikator - Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu. - Menyiapkan data-data untuk keperluan audit - Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran maupun kehilangan. - Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan. - Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis. 9. Teknologi informasi - Kemampuan jalankan komputer - Internet dan berbagai akses LAN - Gunakan multi media 47 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas : 1. Tes Tertulis Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar. 2. Tes Keterampilan Tes ketrampilan yang diujikan meliputi : - Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling - Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar - Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan. 3. Tes Kesehatan Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis : - Sehat, tidak buta warna. - Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi). 4. Tes Wawancara Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan. 48 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB X PENILAIAN KINERJA SDM X. 1. Penilaian Kinerja SDM Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh. Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian. Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan. X.2. Tujuan dan Sasaran A. Tujuan ( > 1 tahun ) Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah : Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan. Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya. 49 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih. B. Sasaran ( < 1 tahun ) Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan. X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut : 1. Penilaian Staf Pelaksana 2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi / Sederajat 3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi. X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja A. Hasil Kerja 1. Kecepatan Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan. Penilaian Cepat Nilai Sangat Baik Jauh lebih cepat 5 Baik Lebih cepat 4 Cukup Susuai 3 Kurang Lebih lama 2 Buruk Jauh lebih lama 1 Catatan : - Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study. - Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi. 50 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 2. Ketepatan Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur Operasional) Penilaian Cepat Nilai ≥ 99 % 5 96 % - 98 % 4 Cukup 95 % 3 Kurang 93 % - 94 % 2 Buruk ≤ 92 % 1 Sangat Baik Baik 3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan. Penilaian Cepat Nilai Sangat Baik Jauh lebih banyak 5 Baik Lebih banyak 4 Cukup Susuai 3 Kurang Lebih sedikit 2 Buruk Jauh lebih sedikit 1 Catatan : Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi. 51 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 4. Kepuasan pemakai hasil kerja Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja. Penilaian Cepat Nilai Sangat Baik Jauh lebih banyak 5 Baik Lebih banyak 4 Cukup Susuai 3 Kurang Lebih sedikit 2 Buruk Jauh lebih sedikit 1 Catatan : Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian. B. Kerja sama 1. Komunikasi Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu. Penilaian Pendengar Jelas Lugas Yang baik Tepat Nilai Waktu Sangat Baik Selalu Selalu Selalu Selalu 5 Baik Selalu Selalu Selalu Kadang-kadang 4 Selalu Selalu Kadang-kadang Selalu 4 Cukup Selalu Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 3 Kurang Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 2 Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 2 Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 1 Buruk 52 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 2. Keterbukaan. Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan. Penilaian Menerima Menerima Memberi kritik saran pemikiran Nilai konstruktif Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5 Baik Hampir Selalu Selalu Hampir Selalu 4 Cukup Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang 3 Kurang Sesekali Hampir Selalu Sesekali 2 Buruk Sesekali Kadang-kadang Sesekali 1 3. Kebanggaan Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif. Penilaian Bangga Jaga citra Membela perusahaan perusahaan Nilai Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5 Baik Selalu Hampir Selalu Hampir Selalu 4 Cukup Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 3 Kurang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 2 Buruk Kadang-kadang Sesekali Sesekali 1 4. Kepercayaan Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan. Penilaian Yakin Nilai Sangat Baik Selalu 5 Baik Hampir selalu 4 Cukup Kadang-kadang 3 Kurang Sesekali 2 Buruk Tidak pernah 1 53 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 5. Keadilan Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan. Penilaian Bertindak Adil Nilai Sangat Baik Selalu 5 Baik Hampir selalu 4 Cukup Kadang-kadang 3 Kurang Sesekali 2 Buruk Tidak pernah 1 C. Kepribadian 1. Keramahan Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya. Penilaian Murah Senyum Nilai Sangat Baik Selalu 5 Baik Hampir selalu 4 Cukup Kadang-kadang 3 Kurang Sesekali 2 Buruk Tidak pernah 1 2. Kerapihan Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya. Penilaian Rapi Nilai Sangat Baik Selalu 5 Baik Hampir selalu 4 Cukup Kadang-kadang 3 Kurang Sesekali 2 Buruk Tidak pernah 1 54 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” 3. Disiplin Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya. Penilaian Pelanggaran & Tata Nilai tertib Sangat Baik Ox 5 Baik 3x 4 Cukup 5x 3 Kurang 7x 2 Buruk >7x 1 4. Sikap mental positif Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya. Penilaian Berpikir dan Nilai berperilaku Sangat Baik Selalu 5 Baik Hampir selalu 4 Cukup Kadang-kadang 3 Kurang Sesekali 2 Buruk Tidak pernah 1 5. Inisiatif Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga. 55 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Penilaian Memberikan Nilai Gagasan Sangat Baik >3x 5 Baik 3x 4 Cukup 2x 3 Kurang 1x 2 Buruk Tidak pernah 1 X.4. Peningkatan Kompetensi SDM Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Pendidikan - Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut : DIII Rekam Medis S1 Informasi Kesehatan S3 Manajemen Rumah Sakit. Pelatihan Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui: - Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit “x”, meliputi: Pelatihan Manajemen Umum Pelatihan Sistem Dokumentasi Pelatihan Manajemen Mutu Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja. 56 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran Pelatihan Evaluasi Kinerja - Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis. 57 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB XI PROGRAM ORIENTASI Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi : 1. Penerimaan pasien 2. Pencatatan 3. Pengolahan data medis 4. Penyimpanan 5. Pengambilan kembali 6. Penyusutan/Pemusnahan Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini : Tabel 11.1 Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis HARI MATERI WAKTU A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS I II III Ka. IRM Pengenalan personil 60 Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60 Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP 60 Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM 60 Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60 Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60 Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja 60 Sosialisasi pedoman kerja 60 Sosialisasi keselamatan kerja 60 Sosialisasi indikator kinerja 60 Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60 Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan nama dan jabatan PENGARAH 60 58 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tabel 11.2 Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis HARI MATERI WAKTU B. ADMISSION & REGISTRASI I II III IV PENGARAH Pj.Admission & Registrasi Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi 60 Penerimaan pasien rawat jalan 60 Penerimaan pasien rawat inap 60 Penerimaan pasien TTKP 60 Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam 60 Penerimaan pasien perusahaan rekanan 60 Menyiapkan berka RM pasien baru 60 Entry data pasien ke dalam komputer 60 Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan 60 Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap 60 Penerimaan telpon singkat 60 Penerimaan telpon panjang 60 Penerimaan telpon pendaftaran 60 Tabel 11.3 Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit Instalasi Rekam Medis HARI MATERI WAKTU C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT I PENGARAH Pj. Manaj. RM Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis 60 Assembling berkas RM rawat jalan 60 Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak, 60 kebidanan, bayi, ODC ) Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak, 60 kebidanan, bayi dan ODC ) II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60 III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60 59 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Tabel 11.4 Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis HARI MATERI WAKTU D. STATISTIK DAN PELAPORAN I II III IV Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan PENGARAH Pj. Manaj. RM 20 penunjang medis. Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60 Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60 Rekapitulasi sensus harian penunjang medis 60 Pengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form 20 perusahaan rekanan Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20 Pengetikan Resume Medis 20 Tabel 11.5 Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM Instalasi Rekam Medis HARI MATERI WAKTU E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN PENGARAH Pj. Manaj. RM BERKAS REKAM MEDIS Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15 Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM 15 II Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran 40 III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40 I 60 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB XII RAPAT XII.1 Rapat Rutin Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan Jam : 12.00 s.d selesai Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas. Materi : 1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis. 2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis 3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis 4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis. 5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis. Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan XII.2 Rapat Insidentil Rapat Insidentil diselenggarakan pada : Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera. Jam : Sesuai undangan Tempat : Sesuai undangan Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas. Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan 61 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” BAB XIII PELAPORAN XIII.1 Laporan Harian Laporan harian instalasi rekam medis meliputi : 1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap 2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan 3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang 4. Laporan rekam medis yang keluar per hari XIII.2. Laporan Bulanan Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern. Laporan intern meliputi : 1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x” 2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis 3. Laporan produktifitas dokter Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari : 1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit 2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah Sakit 3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi 4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial XIII.3. Laporan Tahunan Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari : 1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x” 2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis 62 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Laporan Intern Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal. 1. Laporan yang bersifat Vertikal Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain: a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang. b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular. c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR. d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis. e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap. f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis. g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan. 2. Laporan yang bersifat Horisontal Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. “x”, antara lain: - Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis. Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil. a. Laporan Rutin meliputi 1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang 2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular 3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS 4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis. 5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap 6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis. 7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan. 63 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” b. Laporan Insidentil Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. “x” secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti : - Laporan Asuransi - Laporan Visum Et Repertum - Resume Laporan Ekstern RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT NAMA FORMULIR KODE PERIODE JADWAL LAPORAN LAPORAN 1 Data Kegiatan Rumah Sakit 2 3 RL1 Triwulan 4 Tanggal 15 Bulan berikutnya Data Keadaan Morbiditas Pasien RL2a Triwulan Rawat Inap RS Data Keadaan Morbiditas Pasien Bulan berikutnya RL2b Triwulan Rawat Jalan RS Data Keadaan Penyakit Khusus Tanggal 15 Tanggal 15 Bulan berikutnya RL2a1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut RL2b1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut Pasien Rawat InapRumah Sakit Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Data Status Immunisasi 64 Instalasi Rekam Medis RS. ”X” Data Individual Morbiditas Pasien Triwulan Rawat Inap Sampling - Pasien Umum RL2.1 - Pasien Obstetri RL2.2 - Bayi Baru Lahir/Lahir Mati RL2.3 Data Inventarisasi Pelayanan Rumah RL.3 Sakit Data Individual Ketenagaan Rumah Tahunan per Tanggal 15 Januari 31 Desember RL4a Sakit Data Peralatan Medik Rumah Sakit Tanggal 25 Bulan Tahunan per Tanggal 15 Januari 31 Desember RL5 Tahunan per Tanggal 15 Januari 31 Desember Data Infeksi Nosokomial Rumah RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut Sakit 65
