Uploaded by User32742

PEDOMAN PENGORGANISASIAN RM

Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu
kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui
SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban
rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya.
Demikian
juga
dengan
diberlakukannya
Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi
semua
tenaga
medis
dan
para
medis
dan
SK
Dir
Jen
Yan
Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata
cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit
“x”.
1
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB II
GAMBARAN UMUM
II.1. Sejarah Rumah Sakit “X”
Rumah Sakit “Y” didirikan pada tahun 1990, oleh Bapak Bambang. Pada awal
pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas
3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18
Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan
RI Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai sarana pemeliharaan
kesehatan bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada
umumnya.
Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan
masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit “Y” melakukan pengembangan
sarana fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif
yang terdiri dari 8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh proses pengembangan
ini dapat diselesaikan pada tahun 2003.
Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8
Agustus, Rumah Sakit “Y” menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh
Menteri Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi
yang baru lahir di Rumah Sakit “Y” memiliki sistem kekebalan tubuh yang prima serta
dapat tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan ASI eksklusif
sampai dengan usia 6 bulan.
Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005
klinik “Y” yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY “Y” menjadi pusat
pelayanan masalah tumbuh kembang anak.
Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit “Y” telah
mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan
membuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal
dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik.
Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit “Y” kembali melakukan
pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan
2
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
rumah sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040
m2. Perluasan bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah kapasitas tempat
tidur yang tersedia menjadi 200 tempat tidur. Selain bangunan rumah sakit, sarana
penunjang kesehatan lainnya senantiasa terus ditingkatkan dengan menyediakan alat-alat
canggih.
Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah Sakit “Y” juga
melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan
mutu pelayanan rumah sakit. Salah satu pengembangan yang telah dilakukan adalah
penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas
Indonesia melalui Yayasan Pengembangan Medik Indonesia (YAPMEDI) dengan No.
001/K/SK/YPMI/III/2005 tentang keputusan bersama Ketua Yayasan Pengembangan
Medik Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama Yayasan Medik Indonesia
dan Rumah Sakit “Y”.
Tujuan dari kerja sama ini adalah untuk meningkatkan
kemampuan mutu pelayanan medik serta mewujudkan Rumah Sakit “Y” sebagai rumah
sakit pendidikan dengan menyediakan lahan bagi staf pengajar FKUI untuk berkarya.
Kerja sama ini akan meningkatkan pelayanan rumah sakit yaitu dengan menyediakan
tenaga-tenaga profesional.
Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit “Y” berubah menjadi Rumah
Sakit Rumah Sakit “X”.
II.2. Permasalahan
Selama periode 2002 – 2006 Rumah Sakit “Y” mempunyai berbagai macam
permasalahan, antara lain :
II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan maupun rawat inap sejak
tahun 2002 – 2006. Penurunan produktivitas tersebut juga diikuti penurunan
pelayanan penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat,
hal tersebut merupakan masalah penting yang harus segera diatasi.
II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah fasilitas dan
peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran demikian cepat berkembang,
sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran yang semula
dianggap canggih akan cepat dianggap ketinggalan jaman. Bila rumah sakit akan
terus mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti
3
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
akan berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan berpengaruh
pada kinerja keuangan rumah sakit.
II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang
Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter
sebanyak 3 tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter
Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit menjadi
agak sulit karena bila Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan kepentingannya
dan meninggalkan rumah sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat
menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain, ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang
semakin ketat, sangat dibutuhkan adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter
Spesialis, terutama dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.
Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain
merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang
telah terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X”
Rumah Sakit “X” merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 188 tempat
tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress.
“x” mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan
motto melayani dengan penuh cinta kasih.
Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, “x” mempunyai tugas pokok berupa
:
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia “x” agar selalu
memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat.
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta
menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.
4
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
RUMAH SAKIT “X”
1. Visi
: Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta
lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu
2. Misi
: Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif
& rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan berorientasi
pada kepuasan pelanggan.
3. Motto
: Melayani dengan penuh kasih sayang
4. Nilai
: Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di “x”.
Nilai “x” secara umum adalah PROGRESS.
PRO
: Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan “x”
G
: Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi dan
berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim.
R
: Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani
E
: Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.
S
: Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.
S
: Saling menguntungkan
5. Tujuan
: GOAL
1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.
2. Pelayanan kesehatan “x” terus meningkat dan berkembang.
3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan “x”
4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, memiliki
integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan
pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.
5
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB IV
Struktur Organisasi Rumah Sakit “X”
Struktur organisasi “x” efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007. Organisasi “x”
dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur “x”, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum
dan Keuangan. Direktur Pelayanan membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan
membawahi 2 Kepala bagian.
Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lini adalah Unit,
yang dipimpin oleh Kepala Unit.
Struktur organisasi “x” tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya perubahan sesuai
dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi “x”.
Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun yang
memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurangkurangnya memuat :
1.
2.
3.
4.
Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.
Posisi rumah sakit saat ini.
Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra
Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.
Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.”X” dipimpin oleh seorang direktur utama rumah
sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan. Struktur
organisasi Rumah Sakit “x” dan kedudukan Instalasi Rekam Medis digambarkan sebagai
berikut :
6
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)
1. Visi Instalasi Rekam Medis
Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Misi Instalasi Rekam Medis
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang
cepat, tepat dan akurat
3. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan
bagi pasien
4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu
1. C
: Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga
2. I
: Inofatif
Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan
3. T
: Tepat dan Terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
4. R
: Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.
5. A
: Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.
5. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan
rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil
sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
7
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rekam Medis “x” dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2
penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab
Managemen Rekam Medis.
Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission
(Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).
Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode
Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.
Direktur Pelayanan
Manager Pelayanan
AssMen JangMed
Ka. Instalasi RM
Pj. Admission &
Registrasi
Pj. Managemen
Rekam Medis
Penyimpanan
Penerimaan
Pasien RI
(Admission)
Penerimaan
Pasien RJ
(Registrasi)
Assembling
&Indeks
Kode
Pengyakit
& Distribusi
RM
Statistik &
Pelaporan
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
8
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
URAIAN JABATAN
VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan
: Kepala Instalasi Rekam Medis
Unit Kerja
: Penunjang Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan
rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan,
mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber
daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis di RS. “x”.

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan
sumber daya yang dipergunakan.

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit,
sebagai dasar perencanaan,
mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan
manajemen.
Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x”
9
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. “x”
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00
Sabtu
: jam 08.00 – 13.00.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
 Pengelolaan data medis.
 Penyimpanan berkas rekam medis.
 Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.
3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam
medis.
6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan
pendistribuasian berkas rekam medis.
10
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.
8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan
manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.
11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam
medis bernilai guna atau tidak.
12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit.
13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”.
15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.
16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai
bahan pelaporan dan analisa.
19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis
sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait
dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Admission Dan Registrasi
 Assembling dan indeks kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
11
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT
DALAM HAL
ORGANISASI
1
Ka. Instalasi Rekam Medis
Penunjang Medis
2
6
Penanggung jawab
Managemen Rekam Medis
Penanggung jawab Admission
Dan Registrasi
Karu Instalasi Rawat Jalan
8
Karu Instalasi Rawat Inap
Instalasi Rekam
Medis
Instalasi Rekam
Medis
Bagian
Keperawatan
Bagian
Keperawatan
Pelaporan
Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Koordinasi tentang pelayanan
registrasi pasien.
Koordinasi tentang pelayanan
registrasi rawat inap
9
Karu Instalasi Gawat Darurat
Bagian
Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
registrasi pasien
10
Karu Logistik
Bagian Umum
Pengadaan ATK
11
Kepala Unit lain yang terkait
Bagian lain yang
terkait
Koordinasi tugas
3
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berAC
rekam medis
2
Tempat kerja : Admission Dan Registasi
Diruang terbuka, umum dan berAC
12
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1
Minimal DIII
- Pelatihan ICD 10
Rekam Medis.
- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit
- Pengalaman di Rekam
Medis min 5 tahun.
- Pelatihan manajerial rumah sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun
13
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi
Nama Jabatan
: Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan
pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan
berobat.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas
Admission dan Registrasi.

Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien
rawat jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan
kasus penyakitnya.
4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/
poliklinik sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.
14
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan indentifikasi pasien.

Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang
tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada
atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.
9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan
laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
15
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien
yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Penanggung jawab
Instalasi Rekam Medis
Pengkoordinasian kegiatan
Bagian Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
Managemen Rekam Medis
3
Karu Instalasi Rawat Inap
registrasi RI
4
Karu Instalasi Rawat Jalan
Bagian Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
registrasi RJ
5
Karu Intalasi Gawat Darurat
Bagian Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
registrasi IGD
6
Unit lain yang terkait
Bagian yang terkait
Koordinasi tugas
16
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Admission dan Registrasi
Diruang terbuka, umum dan berAC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam Medis.
Medis/SLTA Plus
- Pelatihan Customer Service.
-Pengalaman di Admission dan
Registrasi min 2 tahun.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun
17
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis
Nama Jabatan
: Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan
dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat
inap.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam
medis.

Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu
pelayanan.
Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
18
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.

Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.

Statistik Dan Pelaporan.
2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai
bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan
Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan
pelaporan rekam medis.
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.
4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
19
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Nama Bawahan Langsung :
1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
3. Staf Statistik Dan Pelaporan
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
UNIT ORGANISASI
Ka. Instalasi Rekam Medis
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Penanggung jawab
Instalasi Rekam Medis
Admission Dan Registrasi
3
Karu Instalasi Rawat Inap
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Bagian Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
rekam medis RI
4
Karu Instalasi Rawat Jalan
Bagian Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
rekam medis RJ
5
Karu Intalasi Gawat Darurat
Bagian Keperawatan
Koordinasi tentang pelayanan
rekam medis IGD
6
Unit lain yang terkait
Bagian yang terkait
Koordinasi tugas
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Ruang Rekam Medis
Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress manajerial
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
1
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam Medis.
Medis/SLTA Plus
- Pelatihan Customer Service.
PENGALAMAN
-Pengalaman di rekam medis
min 2 tahun.
20
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal
: 21 tahun
21
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.4. Staf Admission
Nama Jabatan
: Staf Admission.
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry)
data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.

Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.

Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan
kasus penyakitnya.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”.
3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu
: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Minggu
: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin – Minggu
: jam 21.00 - jam 07.00 shift III.
22
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien
rawat inap.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
7. Mengambil berkas rekam medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi
pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.
2.
Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Staff Admission
Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
23
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Admission
Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Stress operasional
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.
Syarat Jabatan :
NO
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam Medis.
Medis/SLTA Plus
- Pelatihan Customer Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: jarang
3. Berjalan
: jarang
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal
: 18 tahun
24
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.5. Staf Registrasi
Nama Jabatan
: Staf Registrasi
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi
penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip
pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik

Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.

Memberikan informasi produk RS. “x”.
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS “x”
3. Daftar fasilitas RS. “x”
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
25
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien
rawat jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.
9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien.
10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke
managemen rekam medis.
11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.
12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah
selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.
26
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Wewenang :
1. Menghubungi
dokter
yang
akan
praktek
untuk
mengetahui
kepastian
kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Staff Registrasi
Instalasi Rekam Medis
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
ASPEK
Tempat kerja : Registrasi
FAKTOR
Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
DIII Rekam Medis/
- Pelatihan Rekam Medis.
SLTA Plus
- Pelatihan Customer Service.
PENGALAMAN
27
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal
: 18 tahun
28
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
Nama Jabatan
: Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap,
meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam
medis sesuai urutan yang telah ditentukan.

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan
menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.

Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk
dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta
susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling
dan belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
29
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :
 Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung
jawab berkas rekam medis.
 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
 Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas
rekam medis.
 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.
 Mengentry kode penyakit.
 Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan
stiker tahun kunjungan terakhir.
 Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada
penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak /
berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat
inap untuk petugas Admission.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani
bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode
penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.
30
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Penanggung jawab Assembling
Instalasi Rekam Medis
dan indeks kode penyakit
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Tempat kerja : Managemen Rekam Medis
Diruang tertutup dan terbuka
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
DIII Rekam Medis/SLTA Plus
PELATIHAN
PENGALAMAN
- Pelatihan ICD
- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.
31
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 18 tahun
32
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
Nama Jabatan
: Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai
permintaan.

Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.

Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
4. A T K
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.
33
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :
 Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
 Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
 Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis
yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar.
 Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang
perawatan dalam buku ekspedisi.
 Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan
ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun
admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.
 Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan
Admission.
 Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas
Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan
Indeks Kode Penyakit.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit
untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak
penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon
peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan
rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani
bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan
pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.
34
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua
kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar
dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan
dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan
mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.
Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Staf Penyimpanan dan
Pendistribusian berkas RM
Penunjang Medis
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
35
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
ASPEK
FAKTOR
1
Tempat kerja : Penyimpanan
Diruang tertutup dan berAC
2
Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit
Diruang terbuka
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
DIII Rekam Medis/SLTA Plus
PELATIHAN
PENGALAMAN
- Pelatihan ICD
- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1
Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2
Berbadan
3
Umur minimal : 21tahun
: sehat jasmani dan rohani
36
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan
Nama Jabatan
: Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja
: Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan
:

Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.

Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan
kinerja mutu instalasi rekam medis.

Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan
jajarannya.
Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern “x”
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
37
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
 Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
 Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.
 Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter
prakteknya.
 Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas,
spesialisasi dan dokter yang merawat.
 Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah
sakit.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
 Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
 Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit
Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat
jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular,
efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
38
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.
Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari
pihak ketiga yang berwenang.
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Korelasi Jabatan :
NO
1
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
UNIT ORGANISASI
Penunjang Medis
DALAM HAL
Pelaporan
Pengarahan
2
Penanggung jawab
Instalasi Rekam Medis
Statistik dan Pelaporan
Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
ASPEK
FAKTOR
1
Tempat kerja : Pengolahan Data
Diruang tertutup dan berAC
2
Tempat kerja : Penyimpanan
Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress manajerial
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
DIII Rekam
- Pelatihan ICD
Medis/SLTA Plus.
- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit
PENGALAMAN
39
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
: sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal
: 21 tahun
40
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja
IRJ
IRNA
Keuangan
Manajemen
INTERN
INSTALASI
REKAM MEDIS
PASIEN
DOKTER
EKSTERN
ASURANSI
REKANAN
Dep.Kes/Pem
LAIN-LAIN
 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat
dinas.
Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan
rekam medis.
41
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.
42
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis “x”
adalah sebagai berikut :
43
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X”
NAMA JABATAN
KUALIFIKASI
FORMAL & INFORMAL
Ka. Instalasi Rekam Medis
D III Rekam Medis
TENAGA YANG
DIBUTUHKAN
1
(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 5 tahun )
Penanggung jawab Admission Dan
Registrasi
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
(Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)
1
Penanggung jawab Managemen
Rekam Medis
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
(Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)
1
Staf Admission
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
(Pelatihan Customer Service)
5
Staf Registrasi
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
(Pelatihan Customer Service)
6
Staf Assembling dan Indeks Kode
Penyakit
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
1
Staf Penyimpanan dan Distribusi
Berkas RM
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
Staf Statistik dan Pelaporan Rumah
Sakit
DIII Rekam Medis / SLTA Plus
Jumlah
(Pelatihan ICD 10)
2
(Pelatihan Rekam Medis)
1
(Pelatihan Pelaporan RS)
18
44
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan
1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas
untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan
jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.
Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:
1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih
yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding
menarik calon dari luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat
mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan
tenaga di Unit Rekam Medis.
2. Dari luar RS. “x” (external resources)
Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut.
 Iklan media cetak.
 Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
45
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tahapan seleksi terdiri dari :
A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak
rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi
Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan
fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :
1.
Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
5.
Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6.
Sistem informasi kesehatan
46
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat
kematian, register handi cap.
7.
Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8.
Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
9.
Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
47
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :
1.
Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis
seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.
2.
Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
-
Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
-
Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar
-
Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi /
tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
-
Sehat, tidak buta warna.
-
Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan
rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang
berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.
48
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
X. 1. Penilaian Kinerja SDM
Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi
tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya
saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional
maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan
kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang
selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart
prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas
dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1
(satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja,
kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting
untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan
pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran
A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan
bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan
penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat
mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat
manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan
misi bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha
dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam
karyanya.
49
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress
dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan
kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi
perusahaan.
X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja
Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3
bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi /
Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.
X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja
A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah
ditentukan.
Penilaian
Cepat
Nilai
Sangat Baik
Jauh lebih cepat
5
Baik
Lebih cepat
4
Cukup
Susuai
3
Kurang
Lebih lama
2
Buruk
Jauh lebih lama
1
Catatan :
-
Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional
bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
-
Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.
50
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur
Operasional)
Penilaian
Cepat
Nilai
≥ 99 %
5
96 % - 98 %
4
Cukup
95 %
3
Kurang
93 % - 94 %
2
Buruk
≤ 92 %
1
Sangat Baik
Baik
3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan
Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang
diharapkan.
Penilaian
Cepat
Nilai
Sangat Baik
Jauh lebih banyak
5
Baik
Lebih banyak
4
Cukup
Susuai
3
Kurang
Lebih sedikit
2
Buruk
Jauh lebih sedikit
1
Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag
sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan
direksi.
51
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
4. Kepuasan pemakai hasil kerja
Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.
Penilaian
Cepat
Nilai
Sangat Baik
Jauh lebih banyak
5
Baik
Lebih banyak
4
Cukup
Susuai
3
Kurang
Lebih sedikit
2
Buruk
Jauh lebih sedikit
1
Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para
pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing
bagian.
B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilaian
Pendengar
Jelas
Lugas
Yang baik
Tepat
Nilai
Waktu
Sangat Baik
Selalu
Selalu
Selalu
Selalu
5
Baik
Selalu
Selalu
Selalu
Kadang-kadang
4
Selalu
Selalu
Kadang-kadang
Selalu
4
Cukup
Selalu
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
3
Kurang
Kadang-kadang
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
2
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
2
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
1
Buruk
52
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang
berpengaruh pada kepentingan perusahaan.
Penilaian
Menerima
Menerima
Memberi
kritik
saran
pemikiran
Nilai
konstruktif
Sangat baik
Selalu
Selalu
Selalu
5
Baik
Hampir Selalu
Selalu
Hampir Selalu
4
Cukup
Kadang-kadang
Selalu
Kadang-kadang
3
Kurang
Sesekali
Hampir Selalu
Sesekali
2
Buruk
Sesekali
Kadang-kadang
Sesekali
1
3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama
baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.
Penilaian
Bangga
Jaga citra
Membela
perusahaan
perusahaan
Nilai
Sangat baik
Selalu
Selalu
Selalu
5
Baik
Selalu
Hampir Selalu
Hampir Selalu
4
Cukup
Selalu
Kadang-kadang
Kadang-kadang
3
Kurang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
Kadang-kadang
2
Buruk
Kadang-kadang
Sesekali
Sesekali
1
4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.
Penilaian
Yakin
Nilai
Sangat Baik
Selalu
5
Baik
Hampir selalu
4
Cukup
Kadang-kadang
3
Kurang
Sesekali
2
Buruk
Tidak pernah
1
53
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan
perusahaan.
Penilaian
Bertindak Adil
Nilai
Sangat Baik
Selalu
5
Baik
Hampir selalu
4
Cukup
Kadang-kadang
3
Kurang
Sesekali
2
Buruk
Tidak pernah
1
C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.
Penilaian
Murah Senyum
Nilai
Sangat Baik
Selalu
5
Baik
Hampir selalu
4
Cukup
Kadang-kadang
3
Kurang
Sesekali
2
Buruk
Tidak pernah
1
2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian
Rapi
Nilai
Sangat Baik
Selalu
5
Baik
Hampir selalu
4
Cukup
Kadang-kadang
3
Kurang
Sesekali
2
Buruk
Tidak pernah
1
54
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian
Pelanggaran & Tata
Nilai
tertib
Sangat Baik
Ox
5
Baik
3x
4
Cukup
5x
3
Kurang
7x
2
Buruk
>7x
1
4. Sikap mental positif
Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan
pekerjaannya.
Penilaian
Berpikir dan
Nilai
berperilaku
Sangat Baik
Selalu
5
Baik
Hampir selalu
4
Cukup
Kadang-kadang
3
Kurang
Sesekali
2
Buruk
Tidak pernah
1
5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang
diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari
manapun juga.
55
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Penilaian
Memberikan
Nilai
Gagasan
Sangat Baik
>3x
5
Baik
3x
4
Cukup
2x
3
Kurang
1x
2
Buruk
Tidak pernah
1
X.4. Peningkatan Kompetensi SDM
Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui
pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan
kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas
dan efisiensi kerja.
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai
berikut :

DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan

S3 Manajemen Rumah Sakit.
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit “x”,
meliputi:

Pelatihan Manajemen Umum

Pelatihan Sistem Dokumentasi

Pelatihan Manajemen Mutu

Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
56
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”

Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan
kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.
57
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan
materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS
I
II
III
Ka. IRM
Pengenalan personil
60
Orientasi ruangan dan produk RS. “x”
60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP
60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM
60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP
60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM
60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja
60
Sosialisasi pedoman kerja
60
Sosialisasi keselamatan kerja
60
Sosialisasi indikator kinerja
60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja
60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan
nama dan jabatan
PENGARAH
60
58
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
B. ADMISSION & REGISTRASI
I
II
III
IV
PENGARAH
Pj.Admission & Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi
60
Penerimaan pasien rawat jalan
60
Penerimaan pasien rawat inap
60
Penerimaan pasien TTKP
60
Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam
60
Penerimaan pasien perusahaan rekanan
60
Menyiapkan berka RM pasien baru
60
Entry data pasien ke dalam komputer
60
Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan
60
Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap
60
Penerimaan telpon singkat
60
Penerimaan telpon panjang
60
Penerimaan telpon pendaftaran
60
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT
I
PENGARAH
Pj. Manaj. RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis
60
Assembling berkas RM rawat jalan
60
Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak,
60
kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak,
60
kebidanan, bayi dan ODC )
II
Pemilahan berkas RM yang belum lengkap
60
III
Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim
60
59
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
D. STATISTIK DAN PELAPORAN
I
II
III
IV
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan
PENGARAH
Pj. Manaj. RM
20
penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan
60
Rekapitulasi sensus harian rawat inap
60
Rekapitulasi sensus harian penunjang medis
60
Pengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form
20
perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir
20
Pengetikan Resume Medis
20
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis
HARI
MATERI
WAKTU
E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN
PENGARAH
Pj. Manaj. RM
BERKAS REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis.
15
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM
15
II
Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran
40
III
Sosialisasi sistem perawatan berkas RM
40
I
60
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu
: Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam
: 12.00 s.d selesai
Tempat
: Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta
: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi
:
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
Kelengkapan Rapat :
Undangan,
daftar
hadir,
notulen
rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
XII.2 Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu
: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam
: Sesuai undangan
Tempat
: Sesuai undangan
Peserta
: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi
: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi
/usulan kepada pimpinan
61
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB XIII
PELAPORAN
XIII.1 Laporan Harian
Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari
XIII.2. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :
1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap
Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan
Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial
XIII.3. Laporan Tahunan
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
62
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain
yang berkaitan di RS. “x”, antara lain:
-
Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
63
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. “x” secara
umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit,
seperti :
-
Laporan Asuransi
-
Laporan Visum Et Repertum
-
Resume
Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
NAMA FORMULIR
KODE
PERIODE
JADWAL LAPORAN
LAPORAN
1
Data Kegiatan Rumah Sakit
2
3
RL1
Triwulan
4
Tanggal 15
Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien
RL2a
Triwulan
Rawat Inap RS
Data Keadaan Morbiditas Pasien
Bulan berikutnya
RL2b
Triwulan
Rawat Jalan RS
Data Keadaan Penyakit Khusus
Tanggal 15
Tanggal 15
Bulan berikutnya
RL2a1
Bulanan
Tanggal 15 Bulan Berikut
RL2b1
Bulanan
Tanggal 15 Bulan Berikut
RL2c
Bulanan
Tanggal 15 Bulan Berikut
Pasien Rawat InapRumah Sakit
Data Keadaan Penyakit Khusus
Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit
Data Status Immunisasi
64
Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
Data Individual Morbiditas Pasien
Triwulan
Rawat Inap
Sampling
-
Pasien Umum
RL2.1
-
Pasien Obstetri
RL2.2
-
Bayi Baru Lahir/Lahir Mati
RL2.3
Data Inventarisasi Pelayanan Rumah
RL.3
Sakit
Data Individual Ketenagaan Rumah
Tahunan per
Tanggal 15 Januari
31 Desember
RL4a
Sakit
Data Peralatan Medik Rumah Sakit
Tanggal 25 Bulan
Tahunan per
Tanggal 15 Januari
31 Desember
RL5
Tahunan per
Tanggal 15 Januari
31 Desember
Data Infeksi Nosokomial Rumah
RL6
Bulanan
Tanggal 15 Bulan Berikut
Sakit
65
Download
Random flashcards
Rekening Agen Resmi De Nature Indonesia

9 Cards denaturerumahsehat

Rekening Agen Resmi De Nature Indonesia

9 Cards denaturerumahsehat

sport and healty

2 Cards Nova Aulia Rahman

Nomor Rekening Asli Agen De Nature Indonesia

2 Cards denaturerumahsehat

Secuplik Kuliner Sepanjang Danau Babakan

2 Cards oauth2_google_2e219703-8a29-4353-9cf2-b8dae956302e

Create flashcards