BAB 1 PENDAHULUAN Universitas Rahmatan Lil’alamin (URL) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Indonesia yang saat ini memiliki visi yaitu menjadi universitas berstandar internasional berbasis teknologi informasi tahun 2025. Dalam menjalankan tri darma perguruan tinggi, sejak tahun 1994 URL telah memanfaatkan teknologi informasi seperti sistem informasi akademik baik secara offline maupun online. Dampak dari pemanfaatan ini telah terciptanya kecepatan informasi dan integrasi data antar civitas akademik mulai dari mahasiswa, dosen, administrasi, sampai ke level manajemen yaitu ketua program studi, dekan, wakil rektor, dan rektor. Namun URL belum memanfaatkan teknologi informasi untuk pengolahan data SDM dan penunjang lainnya sehingga belum dapat terintegrasi dengan baik. SDM perguruan tinggi yang dimaksud meliputi dosen, pustakawan, laboran, teknisi, tenaga administrasi, dan tenaga pendukung yang bertanggung jawab atas pencapaian sasaran mutu keseluruhan program tri darma perguruan tinggi. Pengolahan data SDM URL dilaksanakan oleh Bagian TU (Personalia) dimana data yang diolah adalah rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja karyawan meliputi data sertifikasi dosen, data pendidikan dan pelatihan, data seminar ilmiah/workshop/pelatihan, SK pengajaran, serta data surat tugas untuk kegiatan tertentu seperti surat tugas belajar, surat tugas pelatihan dan lain sebagainya. Data-data ini sangatlah dibutuhkan terhadap administrasi pengembangan universitas dalam rangka pemantauan dan keberhasilan maupun sebagai ukuran kinerja karyawan dan dosen. Namun ketika data-data tersebut dibutuhkan maka TU harus melakukan secara manual, misalnya pada saat membuat statistik kinerja karyawan dan dosen, rekap seminar ilmiah/workshop/pelatihan belum bisa terotomatisasi dengan sistem yang ada saat ini. Di samping itu, TU sulit memantau masa SK dosen atau karyawan untuk proses pengangkatan lebih lanjut. Padahal dengan dukungan teknologi informasi proses pengambilan keputusan dapat diberikan secara cepat, tepat dan akurat. Dan dengan informasi yang demikian, pimpinan dapat gambaran yang komplek dan spesifik dari suatu keputusan yang akan dirumuskan. Keputusan pun akan efisien dari aspek waktu karena data dapat diakses secara instan. Selain hal-hal di atas, TU juga belum memiliki arsip daftar pendidikan (perkuliahan), penelitian, pengabdian, pelatihan, dan data pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja serta pengambilan cuti secara komputerisasi yang tersimpan ke dalam database. Data-data ini hanya tersedia dalam bentuk arsip kertas yang disimpan ke dalam lemari arsip. Dampak dari sistem ini, penyediaan laporan menjadi sangat lambat, butuh perekapan secara berulang-ulang karena data tidak dapat diakses secara instan. Dari proses penelitian juga Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) URL merasa kesulitan mengumpulkan data penelitian dosen. BAB 2 PERENCANAAN (PLANNING) 2.1 Pembentukan dan pembagian tugas tim pengembang No Nama Tugas 1 Andri Rahman LPPM 2 Ranti Melia Sari Dosen 3 Rizka Aulia Pimpinan 4 Fryendy Fathony Serigar Personalia 2.2 Identifikasi masalah Permasalahan penelitian yang penulis ajukan ini dapat diidentifikasi permasalahannya sebagai berikut: 1. Pengolahan data SDM pada URL masih manual dan belum memanfaatkan teknologi informasi sehinggga belum terintegrasi dengan baik 2. Belum terciptanya dampak dari pemanfaatan pada kecepatan informasi dan integrasi data antar civitas akademik maupun manajemen 2.3 Mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup pengembangan Dengan masalah dari penelitian dapatlah diambil tujuan dalam suatu penelitain sebagai berikut 1. Dengan menggunakan komputersasi pada sistem informasi Sumber daya manusia di URL akan lebih mempermudah jalannya pekerjaan bagi karyawan 2. Agar terciptanya dampak komputerisasi pada sistem informasi SDM di URL sehingga kecepatan dalam pengolahan data akan lebih cepat selesainya BAB 3 ANALISIS 3.1 Analisis masalah dan risiko sistem yang sedang berjalan Masalah yang terjadi pada Universitas Rahmatan Lil’alamin (URL) adalah belum menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi sebagai pengolahan data di divisi SDM dan juga penunjang lainnya, sehingga belum dapat dilakukan dengan baik. Selanjutnya, pengolahan data SDM URL dilaksanakan secara manual oleh TU dan tidak melaksanakan secara otomatis untuk mengolah data SDM, salah satu contoh pelaksanaan secara manual yang dimaksud adalah TU membuat statistic kinerja karyawan dan dosen tidak menggunakan sistem yang ada di URL. Dengan pengerjaan serba manual masalah yang lain timbul lagi seperti TU mendapatkan kesulitan untuk memantau masa SK dosen atau karyawan sebagai proses pengangkatan jabatan. Kurangnya promosi tentang teknologi terbaru yang dipakai URL membuat TU belum bisa membiasakan diri dengan sistem otomatis. Masalah selanjutnya adalah, TU belum memiliki arsip daftar pendidikan (perkuliahan), penelitian, pengabdian, pelatihan, dan data pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja serta pengambilan cuti secara komputerisasi yang tersimpan ke dalam database. Data-data ini hanya tersedia dalam bentuk arsip kertas yang disimpan ke dalam lemari arsip. Dampak dari sistem ini, penyediaan laporan menjadi sangat lambat, butuh perekapan secara berulang-ulang karena data tidak dapat diakses secara instan. Dari proses penelitian juga Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) URL merasa kesulitan mengumpulkan data penelitian dosen. Resiko dari sistem yang sedang berjalan adalah keterlambatan dalam penyediaan laporan yang diminta atasan dan juga sering terjadi human error karena melakukan semua perekapan secara manual dan harus melakukan pengecekan secara berulang-ulang. 3.2 Analisis kebutuhan sistem (solusi masalah) Solusi masalah yaitu pada bagian pimpinan (Wakil Rektor, Dekan, Ketua Program studi) tidak diberikan kebutuhan sistem berupa informasi statistic karyawan, informasi pelamar kerja, informasi wawancara dan psikologi. Dan penambahan divisi pada URL yaitu bagian statistic karyawan dikerjakan oleh bagian divisi personalia, sedangkan informasi pelamar kerja dan juga informasi wawancara dan psikologi diletakkan pada divisi SDM yang berfokus pada bidang psikologi untuk karyawan, dan di pimpin oleh seorang HRD. 3.3 Analisis user/aktor (mendefinisikan user/aktor yang terlibat dalam system baru Adapun aktor yang berperan dalam sistem ini yaitu bagian TU/Personalia, Dosen, Pimpinan (Rektor/Wakil Rektor/Dekan/Ketua Program Studi), Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM). 1) TU/Personalia, a) adanya proses penyimpanan data perekrutan yang meliputi proses pendataan pelamar,wawancara, dan psikologi secara komputerisasi. b) adanya informasi tentang statistik dosen dan karyawan meliputi statistik berdasarkan pendidikan, jenis kelamin, golongan, jabatan akademik, program studi, ikatan kerja, dan status kondisi bekerja, c) Informasi KTP dosen dan karyawan yang masa berlakunya dapat secara mudah diketahui dan data copynya dapat diperoleh dengan cepat, d) Informasi dosen/karyawan yang mengambil cuti, e) Informasi nomor telpon dosen dan karyawan yang update f) Informasi dosen yang g) belum memiliki NIDN h) Informasi dosen yang sudah memiliki sertifikasi dosen, i) Informasi peringatan SK habis masa berlaku j) Adanya proses pendataan mutasi yang jelas dan informasi yang tepat k) Data dan infroemasi tri darma perguruan tinggi meliputi pendidikan,pengajaran dan pelatiha dosen. l) Informasi riwayat hidup dosen atau karyawan. (l) Dosen (a) Dapat mengakomodir data-data pribadi dan data keluarga (b)Dapat mengakomodir data tridarma perguruan tinggi meliputi pendidikan, pengajaran, penelitian, pengabdian, dan unsur penunjang sehingga dapat dijadikan sebagai database dalam penyusunan penetapan angka kredit dosen (jenjang jabatan akademik) 2) Pimpinan, Adanya informasi yang cepat tentang: Informasi riwayat dosen dan karyawan,Informasi daftar penelitian dosen,Informasi dosen yang memiliki sertifikasi dosen,Informasi dosen dan karyawan yang mengambil cuti baik cuti tahunan, melahirkan, pernikahan, dan cuti studi, informasi statistik dosen meliputidata berdasarkan pendidikan, golongan, jenis kelamin, jenjang jabatan akademik, status kerja (tenagapengajar, balon, calon, dan dosen tetap), informasi statistik karyawan, informasi pelamar kerja,Informasiwawancara dan psikologi. 3) LPPM, dapat menginventarisir dan mengakomodir data-data penelitian dan pengabdian dosen. 3.4 Analisis teknologi (mendefinisikan teknologi yang dibutuhkan sistem baru) 3.4.1 Kebutuhan hardware 3.4.2 Kebutuhan software BAB 4 PERANCANGAN (DESIGN) 4.1. Rancangan sistem baru: Context Diagram/Use Case Diagram 4.2. Rancangan database: Entity Relationship Diagram/Class Diagram 4.3. Rancangan interface: Rancangan menu untuk masing-masing user BAB 5 PENUTUP LAMPIRAN A. Pembagian tugas anggota kelompok yang ditandatangani masing-masing
