ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENJUALAN DI APOTEK GENERIK
TUGAS KELOMPOK
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah
Analisa Perancangan Sistem Informasi
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer
BSI Karawang
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena hanya atas berkah dan karuniaNya kami dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah yang berjudul “ Analisa Sistem
Informasi Penjualan Di Apotek Generik”.Makalah ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah
Metode Penelitian
Penelitian ini, bertujuan untuk mendapatkan nilai ujian akhir semester, yang kami rangkum dari
hasil pengamatan langsung dan wawancara narasumber yang berkaitan dengan judul makalah
kami.
Dalam penyusunan makalah ini penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak,untuk
itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada karyawan Apotek Generik
Ciherang Raya yaitu :
1.Anisa Wari Murti,S.Si,Apt (Apoteker)
2.Ikeu Pratiwi Spd,(Store Manager)
3.Nadha Maulani (Ast.Apoteker)
4..Nurhasanah (Kasir)
Yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk kami wawancarai sehingga kami dapat
menyelsaikan makalah ini tepat pada waktunya.
Kami menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna, untuk itu kami
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan kami di
masa yang akan datang. Semoga makalah penelitian ini dapat berguna bagi kami khususnya dan
bagi pembaca yang berminat pada umumnya.
Karawang, 31 Mei 2014
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ii
DAFTAR ISI iii
DAFTAR SIMBOL v
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Maksud dan Tujuan 2
1.3 Metode Penelitian 2
1.4 Ruang Lingkup 2
1.5 Sistematika Penulisan 2
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem 4
2.2 Peralatan Pendukung 10
2.2.1 Diagram Arus Data 10
2.2.2 Kamus Data 19
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Profil Perusahaan 31
3.2 Deskripsi Perusahaan 31
3.3 Struktur Organisasi 32
3.4 Prosedur Sistem Berjalan 33
3.5 Diagram Alir Data (DAD) 35
3.5 Kamus Data Sitem Berjalan 38
3.6 Spesifikasi Sitem Berjalan 41
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 41
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 42
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan 43
4.2 Saran 43
DAFTAR PUSTAKA 44
DAFTAR SIMBOL
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber tujuan pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data atau aliran data yang berjalan.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berjalan.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar II. 1. Daur Hidup Sistem............................................................9
2. Gambar II. 2. Jenis simbol menurut Yourdan Dan DeMarco.. .........................10
3. Gambar II. 3. Jenis Simbol menurut Gene & Serson..............................11
4. Gambar II. 4. Jenis-jenis terminator...................................................11
5. Gambar II. 5. Contoh Proses Input.........................................................13
6. Gambar II. 6. Contoh proses output...........................................................13
7. Gambar II. 7. Contoh proses....................................................................14
8. Gambar II. 8. Implementasi data store.....................................................15
9. Gambar II. 9. Konsep paket data............................................................16
10. Gambar II. 10. Konsep alur data mengumpul.....................................................17
11. Gambar II. 11. Konsep sumber atau tujuan alur data.........................................18
12. Gambar III. 12. Struktur organisasi.............................................32
13. Gambar III. 13. Prosedur sistem berjalan...................................................34
14. Gambar III. 14. Diagram Konteks................................................................35
15. Gambar III. 15. Diagram Nol....................................................................35
16. Gambar III. 16. Diagram level 1 proses 1................................................36
17. Gambar III. 17. Diagram level 1 proses 2......................................36
18. Gambar III. 18. Diagram level 1 proses 3.........................................37
19. Gambar III. 19. Diagram level 1 proses 4...................................37
DAFTAR TABEL
1. Tabel II. 1. Klasifikasi Sistem.............................................7
2. Tabel II. 2. Hirarki dari form kamus data...................................19
3. Tabel II. 3. Notasi kamus data.............................................26
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam pelayanan kesehatan, obat merupakan komponen yang penting karena diperlukan dalam
sebagian besar upaya kesehatan baik untuk menghilangkan gejala/symptom dari suatu penyakit,
obat juga dapat mencegah penyakit bahkan obat juga dapat menyembuhkan penyakit. Tetapi di
lain pihak obat dapat menimbulkan efek yang tidak diinginkan apabila penggunaannya tidak
tepat. Oleh sebab itu, penyediaan informasi obat yang benar, objektif dan lengkap akan sangat
mendukung dalam pemberian pelayanan kesehatan yang terbaik kepada masyarakat sehingga
dapat meningkatkan kemanfaatan dan keamanan penggunaan obat .
Salah satunya apotek, yaitu tempat penjualan obat-obatan resmi dibawah naungan BPOM. Oleh
karenanya Apotek sangatlah penting bagi seluruh kesehatan masyarakat.
Di apotek biasanya pasien menyerahkan resep dari dokter ataupun hanya membeli obat obatan
tertentu tanpa resep, dari situlah sistem penjualan di apotek sangatlah penting agar pasien tahu
harga obat yang dijual ataupun kondisi obat tersebut.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan Laporan Riset ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem yang digunakan di perusahaan tempat penulis melakukan kegiatan
riset.
2.
Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi di perusahaan tempat penulis
melakukan kegiatan riset.Tujuan dari penulisan laporan riset ini adalah untuk memenuhi nilai
Ujian Semester Akhir pada mata kuliah Analisis Perancangan Sistem informasi di semester IV
(empat) pada Program Diploma Tiga (DIII) di Akademi Manajemen Informatika dan komputer
Bina saranaInformatika (AMIK BSI) jurusan manajemen Informatika.
1.3 Metode Penelitian
Dalam penulisan makalah riset penulis menggunakan beberapa metode, adapun metode yang
digunakan adalah sebagai berikut:
1.Pengamatan langsung (Observasi)
Suatu metode yang digunakan untuk mencari dan menggumpulkan data yang langsung dari
sumbernya dengan cara pengamatan langsung ke tempat objek riset.
2.Wawancara (Interview)
Suatu metode pegumpulan data dengan melakukan pengumpulan data dengan tanya jawab
mengenai keterangan yang diperlukan untuk bahan penulisan makalah.
1.4.Ruang Lingkup
Penyajian dan analisa yang dilakukan berdasarkan data yang ada pada hasil penelitian pada
perusahaan yang kami riset, maupun pihak yang terkait dalam masalah ini. Penulis akan
membatasi ruang lingkup penelitian pada masalah sistem penjualan obat dan profil perusahaan.
Ruang lingkup meliputi ;
• Sejarah Apotek generik
• Struktur Organisasi Apotek generik
• Prosedur Sistem Berjalan Apotek generik
• Pembayaran Obat dengan member dan non member
• Pengiriman obat dari supplier ke apotek
• prosedur pemesanan obat habis ke supplier
• prosedur penggantian obat kadaluarsa
• Data Flow Diagram
• Kamus Data
• Spesifikasi Dokumen masukan dan keluaran
1.5 Sistematika Penulisan
Cara penulisan dalam makalah ini terdiri dari empat bab, dan setiap bab yang satu dengan yang
lainnya saling berhubungan satu sama lain. Adapun sistematika penulisan makalah ini adalah
sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menerangkan mengenai latar belakang pemilihan judul,maksud dan tujuan dari
penulisan makalah ini, metode penelitian yang dilakukan untuk mendapat data-data yang
dibutuhkan, ruang lingkup dan sistematika penulisan tiap-tiap bab.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan menerangkan tentang konsep dasar dari sistem dan peralatan pendukung (tool
system) yang meliputi diagram alir data (DAD) dan kamus data.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini berisikan umum,profil perusahaan, stuktur organisasi, prosedur sistem berjalan
diagram alir data, kamus data sistem berjalan.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini menjelaskan tentang beberapa kesimpulan akhir dari sistem yang ada dan saransaran yang berisikan mengenai hal-hal yang terdapat dalam makalah ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.Konsep Dasar Sistem
Pengertian Sistem
Menurut Gordon B. Davis :
Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan
prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan yang sama.
Menurut Raymond Mc. Leod :
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
suatu tujuan.
Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau
subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.
Karakteristik Sistem
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4-6) Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1.Mempunyai Komponen (components)
komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen dapat
berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut juga sebagai subsistem, dapat
berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat dalam sistem.
2.Mempunyai batas (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya
batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan
scope tinjauan terhadap sistem.
3.Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat
menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu
dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang
merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika
mungkin ditiadakan.
4.Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen Penghubung/antar muka
(interface)
merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar
komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap
komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masingmasing komponen.
5.Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam
sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6.Mempunyai pengolahan (processing)
Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar
menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Pengolahan dapat berupa program
aplikasi komputer yang kemudian dikembangkan untuk keperluan khusus.Dimana program
aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan
sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
7.Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam
bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8.Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar
mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran
sistemadalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek.
Sedangkan tujuan merupakan kondisi/ hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka
waktu yang panjang. Dalam hal ini, tahapan merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang
mendukung upaya pencapaian tujuan.
9.Mempunyai Kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses dalam sistem dapat
berlangsung secara normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kendali
dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang
dandikembangkan secara terprogram.
10.Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya
penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
KLASIFIKASI SISTEM
Tujuan suatu sistem :
1. Untuk memudahkan pengenalan sistem
2. Untuk mencapai suatu tujuan atau mencapai sasaran
Tabel 1. Klasifikasi sistem
1. Sistem abstrak (Abstract System)
Sistem yang berupa pemikiran atau ide ide yang tidak ada secara fisik.
Contoh: sistem teologi
-------------VS------------Sistem Fisik (Phisical System)
Merupakan sistem yang ada secara fisik.
contoh : sistem komputer
2. Sistem alamiah (Natural System)
Sistem yang terjadi melalui proses alam , tidak di buat oleh manusia.
Contoh : Rotasi Bumi
-------------VS------------Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sstem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
Contoh :
3. Determinan Sistem (Sistem tertentu)
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.
Contoh :Komputer
-------------VS------------Probabilistik Sistem (Sistem tak tentu)
Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung kemungkinan
(probabilitas)
Contoh :sistem prakiraan ramalan cuaca
4. Sistem tertutup (Closed system)
Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya serta bekerja
secara otomatis tanpa campur tangan dari pihak luar.
Contoh : Assembling System/Sistem perakitan
--------------VS------------Sistem Terbuka (Opened System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
contoh :sistem administrasi kepegawaian.
KLASIFIKASI SISTEM DARI SISTEM KOMPUTER:
1. Sistem Fisik
2. Sistem Buatan Manusia
3. Sistem Deterministik
4. Sistem Terbuka
DAUR HIDUP SISTEM
2.2 Peralatan Pendukung
DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional
sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan
satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram
alur kerja, atau model fungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsifungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang
dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang
memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep
dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang
mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
KOMPONEN DATA FLOW DIAGRAM
Menurut Yourdan dan DeMarco
Gambar 1. Jenis-jenis simbol menurut Yourdan dan DeMarco
Menurut Gene dan Serson
Gambar 2. Jenis-jenis simbol menurut Gene dan Serson
Komponen Terminator / Entitas Luar
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang
dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity).
Terdapat dua jenis terminator :
1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber.
2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan data/informasi sistem.
Gambar 3. Jenis-jenis terminator
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau
perusahaan yang sama tetapi diluar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator
dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dikembangkan.
Komponen terminator
ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang
dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda, misalnya Bagian Penjualan, Dosen,
Mahasiswa.
Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator :
1. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang menghubungkan terminator
dengan berbagai proses sistem, menunjukkan hubungan sistem dengan dunia luar.
2. Profesional Sistem Tidak berhak mengubah isi atau cara kerja organisasi atau prosedur yang
berkaitan dengan terminator. Hubungan yang ada antar terminator yang satu dengan yang lain
tidak digambarkan pada DFD.
Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi
output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan
dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata
kerja yang membutuhkan obyek), seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS, Menghitung Jumlah
SKS.
Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan
dengan input dan output :
Gambar 4. Contoh proses input
Gambar 5. Contoh proses input
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :
1. Proses harus memiliki input dan output.
2. Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur data.
3. Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan
dengan komponen proses.
Berikut ini merupakan suatu contoh proses yang salah :
Gambar 6. Contoh proses
Umumnya kesalahan proses di DFD adalah :
1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black
hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti
dimasukkan ke dalam lubang hitam (lihat proses 1).
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan
miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input (lihat proses 2).
Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan
kata benda jamak, misalnya
Mahasiswa.
Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang
berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita
magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file
folder, dan agenda. Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses,
tidak dengan komponen DFD lainnya. Alur data yang menghubungkan data store dengan suatu
proses mempunyai pengertian sebagai berikut :
1. Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan satu paket tunggal
data, lebih dari satu paket data,sebagian dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebih dari
satu paket data untuk suatu proses (lihat gambar 2 (a)).
2. Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti menambah satu paket data
baru atau lebih, menghapus satu paket atau lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paket data
atau lebih (lihat gambar 2 (b)).
Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu paket data/informasi
berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada pengertian kedua data store berubah
sebagai hasil alur yang memasuki data store. Dengan kata lain, proses alur data bertanggung
jawab terhadap perubahan yang terjadi pada data store.
Gambar 7. Implementasi data store
Komponen Data Flow / Alur Data
Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan
keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Selain menunjukkan arah, alur
data pada model yang dibuat oleh profesional sistem dapat merepresentasikan bit, karakter,
pesan, formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitan dengan komputer.
Alur data juga dapat merepresentasikan data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer.
Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama
pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan Penjualan.
Ada empat konsep yang perlu diperhatikan dalam penggambaran alur data, yaitu :
1. Konsep Paket Data (Packets of Data)
Apabila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yang sama menuju ke tujuan yang sama dan
mempunyai hubungan, dan harus dianggap sebagai satu alur data tunggal, karena data itu
mengalir bersama-sama sebagai satu paket.
Gambar 8. Konsep paket data
Konsep Alur Data Menyebar (Diverging Data Flow)
Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang yang berasal dari sumber
yang sama menuju ke tujuan yang berbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi
beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda, atau alur data ini
membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda.
Konsep Alur Data Mengumpul (Converging Data Flow)
Beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.
Gambar 10. Konsep alur data mengumpul
Konsep Sumber atau Tujuan Alur Data
Semua alur data harus minimal mengandung satu proses. Maksud kalimat ini adalah :
1. Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu data store dan/atau terminator
(lihat gambar 6 (a)).
2. Suatu alur data dihasilkan dari suatu data store dan/atau terminator dan menuju ke suatu proses
(lihat gambar 6 (b)).
3. Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu proses (lihat gambar 6 (c)).
Gambar 11. Konsep sumber atau tujuan alur data
Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai
dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input,
output, dan komponen data strore.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam
sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur.
Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang
data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang
informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus data
digunakan untuk merancang input, laporan dan database.
Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur data pada DFD ini
bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari
alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus
data yang didasarkan pada alur data di dalam DFD.
Form Kamus Data
Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data yang menerangkan isi database sistem
dalam bentuk hirarki seperti yang digambarkan sebagai berikut :
Tabel 2. Hirarki dari Form Kamus Data
Dari gambar di atas tampak bahwa data flow dan data store ada pada level tertinggi. Di sini lebih
baik menganggap data flow dan data store sebagai file dari data. Selanjutnya struktur data yang
ada pada data flow dan data store terletak pada level kedua atau middle level. Di sini struktur
data dianggap sebagai record data. Yang terakhir adalah data element yang terletak pada level
terendah, karena data element merupakan bagian dari struktur data. Di sini data element
dianggap sebagai field.
Data Flow Dictionary Entry
Data flow dictionary entry ini menerangkan setiap data flow pada DFD. Data flow ini dapat berupa :
1. Satu struktur yang terdiri dari satu elemen data tunggal.
2. Satu struktur yang terdiri dari satu paket elemen data.
3. Multiple struktur.
Berdasarkan uraian di atas, maka hubungan antara alur data pada DFD dan alur data pada elemen
kamus data adalah one to one relationship (relasi satu-satu). Jika DFD berisi 40 alur data, maka
kamus data harus mempunyai 40 elemen alur data.
Data flow dictionary entry berisi hanya summary data atau data ringkasan, dan menerangkan alur
yang mengidentifikasikan dari mana alur itu berasal dan kemana alur itu menuju. contoh :
Gambar 12. Form Data Flow Dictionary Entry
Contoh ini merupakan contoh data flow untuk order penjualan. Data Flow Name adalah nama
yang digunakan pada DFD. Description menerangkan secara singkat aturan flow di dalam
sistem.
Field From menunjukan asal dari data flow, yang dapat berupa proses (satu proses atau lebih),
data store atau terminator. Field To menunjukkan tujuan dari data flow, yang berupa prosesproses, data store atau terminator.
Pengidentifikasian proses ini harus menggunakan nomor dan label dari proses yang ada pada
DFD, sedangkan bila tujuan atau asal dari data flow berupa data store atau terminator, maka
yang digunakan hanya nama dari data store atau terminator. Field Data Structures mendaftarkan
setiap struktur yang ada pada data flow. Pada umumnya yang ada hanya struktur tunggal.
Terakhir, field Comments memberikan keterangan-keterangan yang penting saja.
Data Store Dictionary Entry
Data store dictionary enty menerangkan setiap data store yang unik dalam DFD. Jika data store
yang sama muncul lebih dari satu, maka hanya satu bentuk tunggal yang akan digunakan.
Seperti halnya data flow dictionary entry, data store dictionary entry hanya berisi summary data.
Contoh :
Gambar 13. Form Data Store Dictionary Entry.
Data Store Name sama dengan nama data store pada DFD. Description menerangkan secara
singkat jenis data yang terkandung dalam data store dan mungkin juga tentang bagaimana data
itu digunakan di dalam sistem. Data Structures memberikan daftar struktur yang ada pada data
store. Field Volume menunjukan ukuran dari data store. Ukuran ini berupa berapa kali struktur
data digunakan di dalam data store.
Oleh sebab itu, akan lebih baik jika batas bawah, batas atas dan batas rata-rata diidentifikasikan
jika volume berubah-ubah sepanjang waktu.
Field Activity menunjukan informasi yang berhubungan dengan record yang aktif di dalam file,
terutama pada saat peng-update-an master file. Misalnya, dalam inventory file ada 18750 record,
tetapi hanya 20% dari record itu yang aktif setiap harinya. Hal ini berarti bahwa dalam satu hari
hanya kira-kira 3700 record yang terlibat dalam setiap tipe transaksi inventory.
Field Access menunjukan batasan-batasan pada persediaan data. Hal ini digunakan untuk
merancang keamanan database, seperti penggunaan password. Komentar yang penting
dimasukan ke dalam field comments.
Data Structure Dictionary Entry.
Data structure dictionary entry ini dilengkapi dengan setiap struktur yang ada pada bentuk data
store dan data flow.
Tujuan dari data structure dictionary entry adalah untuk menghubungkan summary description
(deskripsi ringkasan) dari data flow dan data strore dictionary entry ke deskripsi detail dari data
element dictionary entry.
Contoh :
Gambar 14. Form Data Structure Dictionary Entry.
Field Structure Name berisi nama yang sama dengan form data store dan data flow. Field
Description menerangkan bagaimana struktur itu digunakan. Field Data Elements mendaftarkan
setiap elemen data yang terkandung dalam struktur itu.Field Comments berisi keterangan yang
dianggap penting.
Data Element Dictionary Entry
Data element dictionary entry menyediakan dasar untuk skema database. Bentuk ini
menyediakan data element dictionary (DED) dari kamus data yang berdasarkan komputer.
Bentuk elemen data digunakan oleh setiap elemen data, termasuk semua struktur, baik yang ada
pada data flow maupun data store. Hanya bentuk tunggal yang digunakan untuk masing-masing
elemen data, walaupun elemen data itu muncul beberapa kali di dalam sistem.
Tujuan dari data element dictionary entry adalah untuk menstandarkan deskripsi dari suatu
elemen sehingga elemen itu direferensikan dengan cara yang sama setiap kali digunakan.
Hal ini sangat penting, khususnya jika suatu sistem dikembangkan dan dimaintain oleh
sekelompok user dan information specialists. Jadi mereka dapat menggunakan istilah yang sama
untuk satu elemen yang sama pula, dan tidak akan ada penggunaan istilah yang berbeda untuk
elemen yang sama.
Contoh :
Gambar 15. Form Elements Dictionary Entry
Contoh ini merupakan field Salesperson Number pada order penjualan. Field-field Data Element
Name dan description, dan Type ditunjukan dengan alphabet, numerik dan alphanumerik. Length
menunjukan ukuran elemen dalam jumlah posisi atau byte. Jika elemen yang digunakan adalah
numerik, maka Number of Decimal Position dapat diisi. Field-field element Name, Type, Length
dan Number of Decimal Positions berhubungan dengan spesifikasi data dalam bahasa
pemrograman atau DBMS.
Filed Aliases memberikan daftar nama lain dari suatu elemen data yang dipergunakan. Misalnya,
invoice disebut juga bill, purchase order disebut PO. Field Range of Values adalah suatu
informasi yang digunakan oleh seorang programmer untuk mendeteksi kesalahan data. Demikian
juga dengan field-field Typical Value, dan Specific Values diisi apabila diperlukan. Field
Specific Values akan diisi apabila data elemen mengidentifikasikan daerah penjualan.
Misalnya kode daerah :
1 = Daerah Bagian Timur.
2 = Daerah Bagian Tengah.
3 = Daerah Bagian Barat.
Field Other Editing Details, menambahkan keterangan-keterangan yang dianggap penting,
misalnya Employee Age dapat diganti dengan menggunakan elemen data Date of Birth. Dari
form kamus data di atas dapat dilihat bahwa database dibentuk secara terstruktur, yaitu dengan
form data flow dan data store, suatu file diuraikan dan record yang berhubungan dengan file itu
diidentifikasikan. Form struktur data menerangkan record secara detail dan mengidentifikasikan
elemen data yang bersangkutan. Form elemen data menerangkan setiap elemen data secara
detail.
Pendefinisian Data Elemen Dalam Kamus Data
Kamus data mendefinisikan data elemen dengan cara :
1. Menguraikan arti dari alur data dan data store dalam DFD
2. Menguraikan komposisi paket data pada alur data ke dalam alur yang lebih elementary (kecil)
contoh : alamat langganan yang terdiri dari nama jalan, kota dan kode pos.
3. Menguraikan komposisi paket data dalam data store.
4. Menspesifikasikan nilai dan unit informasi dalam alur data dan data store.
5. Menguraikan hubungan yang terinci antara data strore dalam suatu entity relationship diagram
(ERD)
Notasi Notasi Kamus Data
Kamus data menggunakan beberapa notasi. Notasi itu adalah :
Tabel 3. Notasi Kamus Data
1.Notasi “=“
Elemen data elementary adalah suatu dekomposisi yang tidak mempunyai arti dalam konteks
lingkungan user.
Contoh :
Nama = Nama_Depan + Nama_Belakang
Nama_Depan dan Nama_Belakang dari contoh di atas tidak mempunyai arti, dan tidak ada
komentar yang ditunjukan dengan “* *“
Contoh :
Current_Height = *Unit : 150 Cm*
1. Notasi “ ( ) “
Berdasarkan contoh di atas dapat diberikan kamus datanya sebagai berikut :
Nama_Langganan = (Title) + Nama_Depan + (Nama_Tengah) + Nama_Belakang
Customer_Address = (Shipping_Address) + (Billing_Address)
2. Notasi “ { } “
Notasi ini digunakan untuk menggambarkan suatu komponen data secara berulang
Contoh :
Order = Customer_Name + Shipping_Address + 1{item}10
3. Notasi “ [ ] “
Contoh :
Jenis_Kelamin = [ Pria I Wanita ]
4. Notasi “ * * “
Contoh :
Gambar 16. Data Flow untuk Perhitungan Pajak
Penjualan = *Jumlah penjualan selama satu tahun*
*Dalam ribuan rupiah*
Pajak rate = *Satuan pajak yang berlaku ditentukan oleh pemerintah dalam %*
Jumlah Pajak = *Jumlah pajak yang harus dibayar hasil perkalian dari sales*
*pajak rate dalam ribuan rupiah*
5. Notasi “ Alias “
Contoh :
Client = Alias untuk customer.
Contoh Kasus :
ORDER SLIP
NOMOR
:
NAMA PELANGGAN
:
ALAMAT
: TOP
TANGGAL ORDER
: HEADER
UNTUK DIKIRIM PADA TGL :
ALAMAT PENGIRIMAN :
DISCOUNT
=
FOOTER PAJAK =
TOTAL AKHIR
=
Jakarta, .....
Kamus data dari slip order di atas adalah :
ORDER = TOP HEADER + ISI + FOOTER
*Slip Order yang valid*
TOP HEADER
=
NOMOR+NAMA_LANGGANAN+ALAMAT+TANGGAL_ORDER+UNTUK_DIKIRIM_PA
DA_TANGGAL+ALAMAT_PENGIRIMAN
NOMOR
= *nomor order terdiri dari 8 digit*
NAMA_LANGGANAN = (Title) + Nama_Depan + Nama_Belakang
ISI =1{NO+NAMA_BARANG+NOMOR_BARANG+
JUMLAH_BARANG +
HARGA_SATUAN+JUMLAH}10
NO
= *Nomor unit dari barang yang diorder*
*maksimum 10 macam setiap order formulir*
NOMOR_BARANG
= * 10 digit *
HARGA_SATUAN
= * dalam rupiah*
FOOTER
= TOTAL+DISCOUNT+PAJAK+TOTAL_AKHIR
TOTAL
= *Total dari jumlah barang yang diorder*
DISCOUNT
= *Jumlah potongan yang dibentuk untuk pembelian > 3 macam*
PAJAK
= *Jumlah pajak penjualan yang harus dibayar oleh langganan*
*Total dikali persentase pajak penjualan*
TOTAL_AKHIR
= *Jumlah yang harus dibayar oleh langganan*
*Total ditambah pajak dikurang discount*
IMPLEMENTASI KAMUS DATA
Kamus data dapat diimplementasikan dengan menggunakan beberapa pendekatan, diantaranya :
1. Automatisasi kamus data
2. Manual kamus data.
3. Hybrid kamus data.
Automatisasi kamus data
Pembuatan kamus data dapat dilakukan secara automatissasi dengan menggunakan program
kamus data prosessor, yang berfungsi :
Menerima definisi sebagai input yang mendukung alur data, elemen data, file-file, proses dan
memberikan format dan prosedur definisi
contoh : Paket ISDOS
Sebagai paket program kamus data
Contoh : ISFOD
Manual Kamus Data
Kamus data ini dibuat secara manual atau dengan kata lain pembuatan kamus data ini dilakukan
dengan :
1. Membuat kartu indeks untuk masing-masing item yang didefinisikan
2. Menulis nama item tersebut dan tingkatannya.
3. Menulis definisi dengan menggunakan operator-operator.
4. Menggunakan bagian belakang dari kartu untuk membuat catatan tentang karakteristik fisik
5. Membuat masing-masing satu kartu untuk suatu nama alias
6. Membuat satu entry untuk masing-masing satu istilah
7. Membuat entry secara berurutan.
Hybrid Kamus Data
Cara lain dalam membuat kamus data adalah dengan mengembangkan kamus data yang dibuat
secara manual dengan menggunakan tool-tool yang sederhana
BAB III
Analisa Sistem Berjalan
3.1 Profil Perusahaan
Century Healthcare adalah branch apotek yang dimiliki oleh PT. Perintis Pelayanan Paripurna.
PT.Perintis Pelayanan Paripurna merupakan perusahaan yang bergerak di bidang ritel farmasi di
bawah naungan PHAROS group yang didirikan oleh Bapak Drs. Eddi Lembong tahun 1993.
Saat ini Century Healthcare memiliki jaringan apotek dan outlet yang tersebar di mal-mal,
perkantoran dan perumahan. Century Healthcare memiliki lebih dari 500 outlet yang tersebar di
seluruh Indonesia dan akan terus berkembang.
3.2 Deskripsi Perusahaan
Tentang Apotek Generik. Apotek Generik adalah jaringan apotek yang tumbuh dengan cepat yang
mempunyai misi untuk menyediakan obat generik yang berkualitas dengan harga terjangkau
Bagi seluruh masyarakat Indonesia Fokus kami pada obat generik sebagai produk alternatif atas
produk bermerek dengan harga yang terjangkau. Apotek Generik dipercaya dan didukung oleh
pemerintah sehingga kami akan menyediakan produk generik yang berkualitas dan harga
terjangkau bagi penduduk Indonesia Apotek Generik menjamin kualitas yang konsisten atas
produk yang ditawarkan pada konsumen dan hanya menjual produk yang telah disetujui
BPPOM. Kami mengutamakan kualitas produk yang kami jual demi keselamatan konsumen
kami. Apakah Obat Generik Itu ? Obat Generik adalah obat yang hak patennya sudah berakhir
sehingga bisa diproduksi oleh setiap perusahaan farmasi. Sama seperti obat bermerek, yang
disebut sebagai penemu obat, yang meliputi : Dosis – takaran yang harus dipakai Keamanan
Kekuatan Kualitas Efektivitas Komposisi di atas inilah yang membuat obat generik sama dengan
obat bermerek. Semua obat-obatan mempunyai nama generik yang mengacu pada perusahaan
pembuat atau zat aktif yang terkandung dalam obat tersebut. Ketika pertama kali formula obat
baru diluncurkan, maka obat tersebut memiliki hak paten, yang lamanya sekitar 15-20 tahun. Jika
obat ini lolos percobaan dan tes dari BPPOM, maka perusahaan farmasi pencipta obat baru
tersebut mendapat hak eksklusif untuk memproduksi dan memasarkan produk secara nasional
selama periode hak paten. Saat periode hak paten habis, produk dapat diproduksi dan dipasarkan
oleh perusahaan farmasi lain. Obat inilah yang disebut obat generik. Obat generik terbukti telah
dipakai oleh banyak orang selama 20 tahun lebih. Dimana semua manfaat dan efek sampingnya
sudah diketahui. Obat generik dapat diproduksi lebih dari satu perusahaan farmasi. Serta bisa
memakai nama yang sama dengan zat aktifnya. Obat generik dapat mengganti obat bermerek.
3.3Struktur Organisasi
3.4 Prosedur Sistem Berjalan
1.Proses pembelian
Konsumen membeli obat dari apotek generik baik resep dari dokter ataupun membeli tanpa resep
dokter dan memberikannya kepada Store Manager (kasir). Kemudian mengecek persediaan
barang.
2.Pengecekan Barang
Bagian assisten apotek mengecek persediaan barang (obat obatan) yang ada di penyimpanan obat,
stelah itu menginformasikannya kepada Store manager apakah barang itu ada atau tidaknya.
3.Proses Penjualan
Store manager (penginput data pembelian) memasukan apa saja obat yang dibeli oleh konsumen
baik berdasarkan resep dokter atau bukan dengan menggunakan aplikasi visual basic, mulai dari
jenis obat dan kuantiti.
4.Proses Pembayaran
Setelah store manager menginput data pembelian dari konsumen dan selanjutnya menginformasikan
harga barang, maka selanjutnya konsumen membayar total beli, dalam pembayaran ini jenis
pembayaran berdasarkan cash member payment atau cash non member payment.
Jika jenis pembayaran berdasarkan cash member payment maka konsumen mendapat diskon.
Kemudian store manager mencetak struk pembelian dan memberikannya pada konsumen.
Gambar 13. Prosedur Sistem Berjalan
3.5 Diagram Alir Data (DAD)
3.5.1 Diagram Konteks
3.5.2 Diagram Nol
3.5.3 Diagram Detail
A. Diagram level 1 proses 1 pendataan obat
B. Diagram level 1 proses 2 penjualan
C. Diagram level 1 proses 3 pendataan supplier
D. Diagram level 1 proses 4 laporan
3.6 Kamus Data Sistem Berjalan
1. Data Konsumen
• Nama Arus Data : Data konsumen
• Alias : DK
• Bentuk Data : Cetak Komputer
• Arus Data : konsumen– Proses 2.0 –Proses 2.0 - Arsip Data konsumen/ struk
• Penjelasan : Untuk pendataan konsumen yang membeli obat
• Periode : Setiap ada pemesanan
• Volume : Rata-rata 40 orang setiap hari
• Struktur Data : Header + isi
• Header : ID konsumen+ Tgl konsumen+ obat + harga + payment
• Id konsumen : *Terdiri dari 12 digit*
• Tgl konsumen : tgl + bulan + tahun
• obat : kode obat + nama obat
• Harga : kuantiti + harga + total
• Payment : [ member | non member]
• Isi : 1{ kode obat + nama Obat + jumlah beli }
pembelian
2. Data Penjualan
• Nama Arus Data : Data penjualan
• Alias : DP
• Bentuk Data : Cetak komputer
• Arus Data : store manager– Proses 2.0 –Proses 2.0 - Arsip Data penjualan konsumen
• Penjelasan :Untuk pendataan penjualan obat yang di beli
• Periode : Setiap ada pembelian
• Volume : Rata-rata 60 setiap hari
• Struktur Data : Header + isi
• Header : tgl penjualan + kode obat+ nama obat+ tipe obat + harga + payment
• kode obat : *Terdiri dari 7digit*
• Tgl penjualan : tgl + bulan + tahun
• Tipe obat : [ kapsul | tablet | cair |serbuk ]
• Harga : kuantiti + harga + total
• Payment : [ member | non member]
• Isi : 1{ kode obat + nama Obat + jumlah beli }
3.Purchase Order
• Nama Arus Data : purchase order
• Alias : PO
• Bentuk Data : Cetak komputer
• Arus Data : store manager– Proses 3.0 –Proses .0 - Arsip PO - Supplier
• Penjelasan :Untuk pemesanan obat ke supplier
• Periode : Setiap stok obat habis
• Volume : Rata-rata perhari 7 pesanan
• Struktur Data : Header + isi
• Header : No_PO + tgl_PO + nama_supplier – alama_supplier – kondisi _barang
• No po : *Terdiri dari 8 digit*
• Tgl PO : tgl + bulan + tahun
• kondisi _barang : [ biasa| segera | mendesak]
• Isi
: 1{ kode obat + nama Obat + jumlah pesan}7
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input), dan dokumen keluaran
(output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan (input) adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada suatu sistem yang
dihasilkan dari proses masukan data, yang kemudian digunakan untuk menghasilkan keluaran
yang diinginkan sesuai kebutuhan. Adapun bentuk dokumen masukan yang digunakan adalah
sebagai berikut :
3.6.1.1 Spesifikasi Dokumen Masukan
• Nama dokumen : Data Konsumen
• Fungsi : Sebagai data pembeli obat
• Frekuensi : setiap ada pembelian
• Sumber : konsumen
• Tujuan : Store manager
• Media : Kertas
• Nama Dokumen : Purchase Order
• Fungsi : Sebagai bukti customer memesan barang
• Sumber : Customer
• Tujuan : Bagian Pemasaran
• Frekuensi : Setiap customer memesan barang
• Media : Kertas
• Jumlah Rangkap : 1 Lembar
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran (output) adalah hasil akhir dari proses penjualan obat.Adapun bentuk dokumen
keluarannya adalah sebagai berikut :
3.6.2.1 Spesifikasi Dokumen Keluaran
• Nama dokumen : Data Penjualan
• Fungsi : Sebagai bukti transaksi penjualan
• Frekuensi : setiap ada penjualan
• Sumber : Store manager
• Tujuan : Regional Operasional manager
• Media : Kertas
BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Adapun kesimpulan sebagai hasil dari penelitian yang telah dilaksanakan,khususnya mengenai
sistem informasi stok obat apotek adalah sebagai berikut :
1. Penyajian sistem informasi stok obat yaitu dari pembelian, penjualan dan
stok obat yang dilakukan secara elektronik akan lebih mudah dan cepat.
2. Aplikasi program yang dibuat sedikit banyak dapat membantu apotek
dalam mengelola stok obat.
Selain itu, permasalahan mengenai sistem di apotek ini menurut kelompok kami adalah :
1. Store manager/ kasir sering kali tidak menginput data pembelian ke dalam sistem taupun lupa
menginput.
2. Belum adanya pembaharuan secara berkala dari sistem penjualan, dikarenakan ini merupakan
apotek cabang.
4.2 SARAN
Dari kesimpulan diatas kami mempunyai satu saran bagi sistem penjualan di Apotek Generik agar
sistem yang digunakan tetap berjalan lancar,yaitu :
Perlu dilakukannya pemeliharaan secara berkala dan sistem yang digunakan harus terus di update
mengikuti perkembangan jaman.
