BAB I PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG Bagaimana suatu perusahaan mengukur pencapaian kinerjanya dengan baik, khususnya agar mampu bersaing dalam industri, kalau tidak melakukan studi perbandingan dengan aktivitas bisnis pada perusahaan lain yang sejenis. Benchmarking adalah sebuah metode peningkatan kinerja secara sistematis dan logis melalui pengukuran dan perbandingan kinerja dan kemudian menggunakannya untuk meningkatkan kinerja. Best practices merujuk pada praktek bisnis yang dilakukan dengan sangat baik melebihi apa yang dapat dilakukan perusahaan lain yang melakukannya lebih baik. Best practices dapat diraih melalui inovasi yang dilakukan dan diterapkan oleh banyak perusahaan di mana saja.Karenanya untuk mencapai best practices di dalam suatu industri, sebaiknya kita melihat keluar dinding perusahaan untuk melihat apa yang sesungguhnya sedang terjadi. Di makalah ini penulis akan bicara tentang benchmarking yang merupakan salah satu metodologi yang membantu untuk melakukan seperti itu, benchmarking mengukur proses atau praktik yang sangat penting bagi peningkatan kinerja perusahaan, dan melakukan hal itu di seluruh industri. Benchmarking ini mengidentifikasi best practices yang digunakan, dan selanjutnya mempelajari dengan sungguh-sungguh proses tersebut dan menerapkan proses terbaik itu di dalam suatu perusahaan. Benchmarking bukanlah suatu pekerjaan yang mudah dilakukan. Pengalaman beberapa perusahaan menunjukan hanya kalau direncanakan dan dilakukan dengan baik, ia dapat berhasil membuka perusahaan terhadap metode dan ide-ide baru. 1.2. RUMUSAN MASALAH Adapun rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Defenisi Patok Duga ? 2. Bagaimana Dasar Pemikiran Perlunya Patok Duga ? 3. Bagaimana Evaluasi Konsep Patok Duga ? 4. Jenis-Jenis Patok Duga ? 5. Patok Duga Sebagai Instrumen Perbaikan ? 6. Bagaimana Peranan Manajemen Dalam Patok Muda ? 1 7. Apa Saja Prasyarat Patok Duga ? 8. Bagaimana Aturan Main Dan Kode Etik ? 9. Hambatan-Hambatan Terhadap Kesuksesan Patok Duga ? 1.3. TUJUAN Tujuan dari rumusan masalah yang dibahas dalam makalah ini adalah sebagai berikut: 1.Mengetahui Defenisi patok duga 2. Mengetahui dasar pemikiran perlunya patok duga 3.Mengetahui evaluasi konsep patok duga 4.Mengetahui Jenis-jenis patok duga 5. Mengetahui Patok duga sebagai instrumen perbaikan 6. Mengetahui peranan manajemen dalam patok muda 7. Mengetahui prasyarat patok duga 8. Mengetahui aturan main dan kode etik 9. Mengetahui Hambatan-hambatan terhadap kesuksesan patok duga 2 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Definisi Patok Muda Menurut kamus yang ditulis Drs. Peter Salim, benchmarking dipadankan dengan patok duga. Maksudnya, sebuah perusahaan akan ‘mematok’ perusahaan lain yang mereka anggap sebagai pesaing terberat , lalu bila dibandingkan , ‘menduga’ perusahaan mereka berada pada posisi setinggi apa. Patok duga sendiri mulai muncul pada permulaan 1980an, tetapi baru menjadi trend dalam manajemen sebagai alat untuk menigkatkan kinerja perusahan pada awal 1990an ini. Bahkan pada tahun 1990, separuh dari perusahaan-perusahan yang termasuk dalam fortune 500 menggunakan teknik ini. Ada beberapa defenisi mengenai patok . beberapa diantaranya akan dibahas di sini 1. Gregory H. Watson mendefenisikan patok duga sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktik-praktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif yang unggul. 2. Robert Camp menyatakan bahwa patok duga adalah proses pengukuran yang kontinyu menyangkut produk, jasa dan praktik-praktik terhadap competitor terbaik. Ada perbedan cukup besar antara patok duga dan analisis persaingan. Analisis persaingan meliputi perbandingan antara produk pesaing dengan produk yang dihasilkan perusahaan. Sedangkan patok duga jauh lebih itu, yaitu membandingkan bagaimana suatu produk direkayasa, diproduksi, didistribusikan dan didukung. 2.2 Dasar Pemikiran Perlunya Patok Duga Salah satu dasar pemikiran perlunya patok duga adalah bahwa tidak ada gunanya pengasingan diri di dalam suatu laboratorium khusus untuk berusaha menemukan proses baru yang dapat meningkatkan kualitas atau mengurangi biaya, apabila proses itu sendiri sudah ada. Konsep patok duga mengarah pada reorientasi budaya menuju usaha belajar (learning), 3 peningkatan keterampilan dan efisiensi, yang pada gilirannyamengarah pada proses perkembangan yang berkelanjutan. Faktor-fakor pertimbangan yang mendorong suatu perusahaan untuk melakukan patok duga terutama adalah: Komitmen terhadap TQM Fokus pada pelanggan Product-to-market time Waktu siklus pemanufakturan Laba. Secara umum manfaat yang diperoleh dari patok duga dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok besar, yaitu perubahan budaya, perbaikan kinerja, dan penigkatan kemampuan sumber daya manusia. 2.3 Evolusi Konsep Patok Duga Menurut Watson (dalam Widayanto, 1994), konsep duga sebenarnya telah mengalami setidaknya lima generasi, yaitu: 1. Reverse Engineering 2. Competitive Benchmarking 3. Process Benchmarking 4. Strategic Benchmarking 5. Global Benchmarking Perlu diperhatikan bahwa dengan pengklasifikasian lima generasi ini tidak berarti bahwa generasi-generasi terdahulu sudah tidak berlaku saat ini. Pada praktiknya kelima generasi tersebut masih berlangsung saat ini. 4 2.4 Jenis-Jenis Patok Duga Dalam praktik umumnya dikenal ada empat jenis dasar dari patok duga, yaitu : 1. Patok duga internal 2. Patok duga kompetitif 3. Patok duga fungsional 4. Patok duga generic. Selain keempat jenis dasar tersebut, ada pula jenis khusus misalnya patok duga strategic (aplikasi patok duga pada tingkat strategic), patok duga operasional (hanya ruang lingkupnya berbeda dari patok duga strategic), patok duga global (perluasan patok duga strategic, termasuk mitra patok duga global) dan lain-lain. 2.5 Patok Duga Sebagai Instrumen Perbaikan Pada hakikatnya patok duga merupakan suatu instrument untuk melakukan perbaikan. Langkah awal yang dilakukan adalah mengidentifikasi proses dan praktik pemanufakturan serta operasi lainnya dalam suatu perusahaan yang membutuhkan perbaikan. Pengembangan keterampilan yang dibutuhkandalam patok duga meliputi empat faktor, yaitu : 1. Pengetahuan, terutama yang berkenaan dengan aspek proses dan praktik suatu pekerjaan 2. Motivasi, misalnya melalui berbagai bentuk dorongan dan reward yang dapat memotivasi setiap orang dalam organisasi untuk terus belajar. 3. Situasi, yaitu peluang bagi setiap orang untuk menerapkn pengetahuannya dalam rangka meningkatkan efisiensi dan produktivitas. 4. Kemauan setiap individu untuk mengembangkan pengetahuannya. Pada hakikatnya proses patok duga terdiri atas lim tahap yaitu meliputi tahap keputusan mengenai ap yang akan dipatok duga, identifikasi mitra patok duga, pengumpulan informasi, anlisis dan implementasi. Kelima proses ini diperinci oleh Goetsch dan Davis menjadi 14 langkah berikut : 5 1. Komitmen manajemen 2. Basis pada proses perusahaan itu sendiri 3. Identifikasi dan dokumentasi setiap kekuatan dan kelemahan proses perusahan. 4. Pemilihan proses yang akan dipatok duga 5. Pemebentukan tim patok duga 6. Penelitian tarhadap objek yang terbaik dikelasnya 7. Pemilihan calon mitra patok duga best-in-class 8. Mencapai kesepakatan dengan mitra patok duga 9. Pengumpulan data 10. Analisis data dan penentuan gap 11. Perencanaan tindakan untuk mengurangi kesenjangan yang ada atau bahkan mengungulinya 12. Implementasi perubahan 13. Pemantauan 14. Memperbarui patok duga ; melanjutkan siklus tersebut. 2.6 Peranan Manajemen Dalam Patok Duga 1. Komitmen terhadap perubahan Patok duga merupakan usaha yang membutuhkan komitmen sungguh-sungguh terhadap perubahan secara radikal dalam proses suatu perusahaan agar dapat menjadi yang terbaik dalam kelasnya. 2. Pedanaan Hanya pihak manajemen yang berwenang atas pengeluaran dana untuk patok duga. Dana ini akan mendukung perjalanan bagi tim untuk mengunjungi organisasi-organisasi yang memiliki proses terbaik di kelasnya. 3. Sumber daya manusia Manajemen juga merupakan satu-satunya pihak yang dapat memutuskan dan menugaskan sumber daya manusia yang tersedia untuk melakukan patok duga. Meskipun biaya sumber daya manusia biasanya jauh lebih tinggi daripada biaya perjalanan, ketersediaan personil jarang sekali merupakan persoalan kecuali bagi perusahaan sasaran. 6 4. Pengungkapan Masing-masing perusahaan yang terlibat dalam patok duga harus mengungkapkan informasi mengenai proses dan praktiknya. 5. Keterlibatan Manajemen harus terlibat secara aktif dan nyata dalam setiap aspek proses patok duga. Manajemen harus terlibat dalam penentuan proses yang akan dipatok duga dan mitra patok duga. Manajemen memiliki kemudahan dalam membentuk sasaran komunikasi antar perusahaan, karena manajer puncak biasanya terlibat dalam organisasi profesi. Hal-hal penting berkaitan dengan peranan manajemen dalam patok duga adalah: Agar patok duga dapat produktif, manajemen harus memiliki komitmen yang tinggi terhadap perubahan Manajemen harus menyediakan dana yang dibutuhkan Manajemen harus mengalokasikan sumber daya yang tepat Informasi yang dapat diungkapkan kepada mitra patok duga hanya dapat disiapkan dan ditentukan pihak manajemen Manajer puncak harus terlibat secara lansung dalam kegiatan patok duga 2.7. Prasyarat Patok Duga 1. Kemauan dan komitmen Tanpa adanya kemauan dan komitmen terhadap patok duga maka organisasi tidak dapat maju 2. Keterkaitan tujuan strategik Patok duga membutuhkan fokus yang kuat. Tujuan patok duga harus dikaitkan denga tujuan strategik perusahaan serta memberikan pedoman spesifik dan fokus pada setiap usaha yang dilakukan 3. Tujuan untuk menjadi terbaik, bukan hanya untuk perbaikan Perbaikan bertahap merupakan suatu upaya yang baik untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Akan tetapi usaha ini tidaklah cukup bila kinerja perusahaan saat ini tertinggal jauh dari perusahaan kelas dunia. Dalam kondisi demikian diperlukan patok 7 duga untuk mencapai perubahan radikal dan meraih peningkatan kinerja yang sangat besar, bukan hanya beberapa persen pertambahan dari kinerja sebelumnya. 4. Keterbatasan terhadap ide-ide Inti dari patok duga adalah menyerap dan mengadaptasi hasil kerja dan ide pihak lain. Oleh karena itu, perusahaan harus terbuka terhadap ide-ide baru untuk patok duga yang memberikan nilai baru. 5. Pemahaman terhadap proses, produk, dan jasa yang ada Sudah menjadi keharusan bagi suatu organisasi untuk memahami proses, produk, jasa, dan praktiknya secara keseluruhan sehingga organisasi tersebut dapat menentukan apa yang duga perlu dipatok. 6. Proses yang terdokumentasi Pemahaman terhadap proses saja tidak cukup, tetapi proses tersebut harus didokumentasikan. 7. Keterampilan analisis proses Perusahaan membutuhkan orang yang memiliki keterampilan dalam menggolongkan dan mendokumentasi proses. 8. Keterampilan riset, komunikasi, dan pembentukan tim Keterampilan tambahan juga dibutuhkan, seperti keterampilan riset, komunikasi, dan pembentukan tim. Riset dibutuhkan untuk mengidentifikasi pemilik proses yang terbaik di kelasnya. Komunikasi dan pembentukan tim diperlukan untuk melaksanakan patok duga 8 2.8 Aturan Main Dan Kode Etik Ada aturan main yang berlaku dalam pengumpulan data yang lengkaptentang bagaimana sebuah perusahaan memutar roda bisnisnya. Berikut beberapa penjelasan yang bersumber dari Internasional Benchmarking Clearnighouse (IBC) yakni: Pertama, langkah yang baik menuju patok duga adalah dengan memperhatikan hal-hal berikut : 1. Manfaat penelitian sekunder untuk mendapatkan dat-data umum tentang perusahaan yang akan dipatok duga. 2. Membeli produk pesaing pada tempat penjualan umum kemudian melakukan reverse engieering. 3. Melakukan riset pasar dan survei mengenai kepuasan pelanggan. 4. Sedapat mungkin mengumpulkan informasi atau data saat transaksi terjadi. 5. Meminta perusahaan lain untuk secara langsung berbagi informasi tentang proses yang mereka jalankan. 6. Memotivasi karyawan agar membangun data base menyangkut apa saja yang mereka ketahui tentang pesaing. Kedua menyangkut langkah-langkah yang keliru antara lain: 1. Masuk secara diam-diam ke dalam sistem sebuah perusahaan untuk menggali informasi. 2. Menyuap seseorang untuk menjadi informan. 3. Menyadap rahasia perusahaan yang akan dipatok dugaataupun terhadap aktivitas komunikasinya. 4. Mempelajari secara semberono langkah-langkah penetapan harga yang dilakukan pesaing. 5. Melakukan pertukaran informasi sebelum informasi itu dipublikasikansecara luas kepada masyarakat. 9 Ketiga menyangkut langkah-langkah yang masih diperlukan untuk dipertimbangkan lagi: 1. Merekrut karyawan dari perusahaan pesaing dengan maksud menggali informasi tentang perusahaan tersebut. 2. Bertanya tanpa menyebut nama dan asal perusahaan suatu pertemuan teknis patok duga 3. Menjadi pelanggan jurnal yang diterbitkan pesaing atau mengikuti pertemuan yang diadakan pesaing sebagai pesaing individual . 2.9 Hambatan-Hambatan Terhadap Kesuksesan Patok Duga Ada beberapa faktor penghambat yang menyebabkan kegagalan pelaksanaan patok duga adalah : 1. Fokus internal Agar patok duga dapat memberikan hasil yang diharapakan, maka organisasi harus memahami bahwa ada organisasi lain yang memiliki proses yang jauh lebih baik. 2. Tujuan patok duga terlalu luas Tujuan patok duga yang terlalu luas seperti “meningkatkan laba” dapat mengakibatkan kegagalan. Patok duga membutuhkan tujuan yang lebig spesifik dan berorientasi pada bagiamana (proses) bukan pada (hasil). 3. Skedul yang tidak realistis Patok duga membutuhkan kesabaran, karena merupakan proses keterlibatan yang membutuhkan waktu apabila dilakukan terburu-buru dalm aktu yang amat singkat, kemugkinan gagalnya sangat besar. 4. Kompetisi tim yang kurang tepat Bila suatu proses ditetapkan untuk dipatok duga, maka orang-orang yang berhubungan dengaan suatu proses dan menjalankan proses tersebut sehari-hari harus dilibatkan, merekalah yang paling memahami proses operasi yang dilaksanakan dan mereka pulalah yang paling siap untuk mendeteksi perbedan yang ada antara proses organisasi dan patok duganaya. 5. Bersedia menerima “OK-in-Class Seringkali organiasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaik dalam kelasnya. 10 6. Penekanan yang tidak tepat Salah satu penyebab kegagalan yang seringkali timbul adalah tim terlalu menekankan aspek pengumpulan dan jumlah data padahal aspek yang paling penting adalah proses itu sendiri sedangkan data dan angka-angka hanyalah faktor pendukungnya. 7. Kekurangan terhadap mitra Kepekaan terhadap mitra merupakan faktor yang paling penting dalam hubungan kemitraan. 8. Dukungan manajemen puncak yang terbatas Dukungan manajemen puncak merupakan faktor yang sangat penting bagi kesuksesan setiap tahap aktivitas patok duga. Dukungan terus-menerus dari manajemen puncak dibutuhkan untuk memulai patok duga, membantu tahap persiapan, dan juga untuk menjamin tercapainya manfaat yang dijanjikan. 11 BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Fokus dari kegiatan benchmarking diarahkan pada praktik terbaik dari perusahaan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk dan jasa menjalar kearah proses, fungsi, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, dll. Benchmarking juga berwujud perbandingan yang terus menerus, jangka panjang tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada. Praktek branchmarking berlansung secara sistematis dan terpadu dengan praktek manajemen lainnya, misalnya TQM, corporate reengineering, analisis pesaing. Proses benchmark bukan sekedar menyontek, tetapi membandingkan keberadaan suatu proses di satu pihak dengan pihak lain yang melakukan proses yang sama. Hasil analisa yang diperoleh digunakan sebagai alat untuk melakukan perbaikan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja. Walaupun benchmarking gencar dilakukan di kalangan dunia usaha (organisasi bisnis). Tetapi prinsip-prinsipnya dapat juga diberlakukan dalam administrasi negara/pemerintahan (organisasi publik) atau organisasi-organisasi non profit, dengan produk yang wujudnya berbeda. Pada dunia usaha berupa kualitas barang dan jasa yang unggul dan memuaskan pelanggan, pada organisasi publik dan non profit berupa pelayanan yang publik/jasa kepada masyarakat prima. 12 DAFTAR PUSTAKA Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana.Total Quality Management : Edisi Revisi 13
