SOLUSI UNTUK MENGATASI GANGGUAN DAN KETIDAKKONDUSIFAN KORIDOR DI SEKITAR RUANG DISKUSI UNIVERSITAS PERTAMINA DENGAN SOSIALISASI DAN PENAYANGAN VIDEOGRAFIS TUGAS BESAR Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Berpikir Solusi Kreatif KELOMPOK 5: ARIEF AKHMAD SYARIFUDIN (101318005) YOSHUA IMMANUEL CHANDRA (101318071) HISYAM RAFIF (101318021) SEPTYAND SAPTAHADI BACHTIAR (101318059) ANTONIUS FELIX (101318037) PROGRAM STUDI TEKNIK PERMINYAKAN FAKULTAS TEKNOLOGI EKSPLORASI DAN PRODUKSI UNIVERSITAS PERTAMINA 2018 BAB I LATAR BELAKANG DAN PENDEFINISIAN MASALAH 1.1 LatarBelakangMasalah Ruang diskusi pada dasarnya merupakan suatu wadah bagi mahasiswa untuk bertukar pikiran, belajar bersama, hingga mendiskusikan ragam masalah yang terjadi baik di lingkungan universitas maupun di luar lingkungan universitas. Ruang diskusi seharusnya menjadi ruangan yang nyaman digunakan untuk berdiskusi dan bebas dari interupsi, namun pada kasus yang ada di Universitas Pertamina,fungsi dari ruang diskusi dirasa tidak efektif dan tidak memiliki bentuk yang membuatnya bebas dari interupsi. Diskusi seringkali terganggu oleh suara keramaian orang-orang yang berlalu lalang didepan ruang diskusi. Atas dasar hal inilah, kami sebagai mahasiswa Universitas Pertamina bermaksud memberikan solusi untuk efektifikasi sarana dan prasarana yang ada di Universitas Pertamina, khususnya ruang diskusi. 1.2 DefinisiMasalah Penentuan akar permasalahaan sebenarnya (real root cause) dan pendefinisian masalah yang kami lakukan adalah melalui metode Kepner-Tregoe Problem Analysis (KTPA). Berikut ini adalah table analisis dalam proses penentuan real root cause menggunakan KTPA : Tabel 1.1 KTPA Ketidakefektifan ruang diskusi Universitas Pertamina Is Is Not Distinction Budaya mahasiswa yang tidak bisa menjaga ketenangan di area Distraksi pada What saat sekitar ruang diskusi. Situasitenang Ruang diskusi tidak kedap suara melakukan sehingga distraksi berupa suara diskusi di dari luar bisa masuk ruang diskusi akibat kegaduhan di koridor ruang diskusi Banyak interaksi antar mahasiswa Where Ruang diskusi Selain koridorlt.7 dan di koridor lt. 7 lt. 8 Griya Legita yang terjadi karena ruang diskusi berdekatan dengan ruang kelas dan lt. 8 Griya Legita When Pada Selain saat saatpenggunaa penggunaan ruang nruangdiskusi diskusi Saat jam pergantian mata kuliah dan sebelum dimulainya jam pembelajaran Keramaian selalu terjadi terlebih Extent Koridorlt. 7 Bagian Universitas dan lt. 8 Lainnya saat terjadi jam pergantian kelas GriyaLegita Dari kolom distinction, kami dapat menyimpulkan : - Budaya mahasiswa menjaga ketenangan dan menghargai keperluan orang lain masih belum tertanam pada diri mahasiswa Universitas Pertamina sehingga interupsi seringkali terjadi. - Keramaian yang menyebabkan distraksi pada saat diskusi berlangsung seringkali terjadi saat jam pergantian pembelajaran berlangsung. Pada saat tersebut banyak interaksi antarmahasiswa yang terjadi di sepanjang koridorlt.7 dan lt.8 Griya Legita. - Kondisi ruang diskusi yang tidak kedap suara sehingga interupsi secara gangguan suara bisa masuk. Berdasarkan analisis kolom distinction ersebut dapat diambil suatu kesimpulan bahwa rata-rata dari mahasiswa Universitas Pertamina belum memiliki cukup kesadaran untuk menjaga ketenangan disekitar area ruang diskusi sehingga pada akhirnya mengganggu keberlangsungan diskusi yang ada. Selain itu wujud ruang diskusi yang tidak tertutup sepenuhnya memudahkan suara-suara dari luar untuk masuk ke dalam ruang diskusi. Oleh karena itu, problem statement yang dapat kami tarik dari beragam kesimpulan yang didapat adalah “Bagaimana cara menjaga ketenangan di sekitar area ruang diskusi di lt. 7 dan lt. 8 Griya Legita sehingga fungsi dari ruang diskusi menjadi optimal?” BAB II PENGUMPULAN IDE 2.1 Teknik SCAMPER Dari sekian banyak masalah dan berbagai kemungkinan penyebab masalah dapat disimpulkan akar permasalahan sebenarnya (realroot cause), setelah menemukan akar permasalahan sebenarnya kami berusaha mencari solusi yang tepatuntuk mengatasi permasalahan tersebut. Kami sebagai mahasiswa Universitas Pertamina mencoba menemukan suatu solusi yang tepatuntuk memecahkan masalah yang terkait dengan ruang diskusi ini. Dalam menentukan suatu solusi yang tepat kami menggunakan metode SCAMPER (Substitute, Combination, Adapt, Modify/Magnify/Minify, Put to Other Use, Eliminate, Rearrange) yang terlihat pada tabel dibawahini. Tabel 2.1Metode SCAMPER Substitute Mengganti wujud ruang diskusi dengan ruangan kedap suara. Combine Bekerjasama dengan UKM Perisai UP perihal sosialisasi, infografis, dan video grafis mengenai tata cara berperilaku di koridor yang terdapat ruang diskusinya. Adapt Menempatkan 1 unit computer di tiap ruang diskusi yang di dalamnya terdapat database E-Book perpustakaan; Menggunakan LCD yang tidak terpakai di koridor ruang diskusi sebagai sarana penampil video grafis. Modify/ Memodifikasi ruang diskusi menjadi ruangan yang sepenuhnya Magnify/ tertutup sehingga suara dari luar ruangan diskusi tidak terdengarke Minify dalam ruang diskusi; Memperbesar kapasitas ruang diskusi; Menambah poster-poster untuk menjaga ketenangan di sekitar ruang diskusi di sepanjang koridor. Put to Menambah fungsi ruang diskusi,tidak hanya sebagai sarana diskusi Other Use antar mahasiswa tetapi juga ruang diskusi kecil dengan para ahli. Eliminate Menghilangkan meja yang rusak karena dapat membahayakan mahasiswa yang memakai fasilitas di dalamnya. Rearrange Menata ulang posisi pintu ruang diskusi sehingga pintu tidak menghadap langsung ke koridor tempat orang berlalu lalang. Berdasarkan pencarian solusi menggunakan metode tersebut kami menemukan beberapa solusi alternatif,yaitu : 1. Persuasi untuk menjaga ketenangan di sekitar ruang diskusi melalui media poster; 2. Memodifikasi dan menataulang bentuk dan struktur ruang diskusi; 3. Sosialisasi untuk menjaga ketenangan di area ruang diskusi ke tiap kelas dan penayangan videografis melalui LCD di koridor lt. 7 dan lt. 8. BAB III ANALISIS KEPUTUSAN 3.1 MetodeKepner Tregoe Decision Analysis (KTDA) Berdasarkan tiga jenis solusi yang telah kami tentukan melalui metode SCAMPER, kami lanjutkan dengan metode Kepner-Tregoe Decision Analysis (KTDA) sebagai metode untuk membantu memilih solusi utama sekaligus solusi terbaik dari ketiga solusi sebelumnya. Sebelum beranjak lebih jauh, Decision statement yang kami tentukan adalah “Memilih solusi terbaik untuk mengatasi permasalahan ketidakkondusifan di sekitar ruang diskusi Universitas Pertamina yang mengganggu fungsi ruang diskusi itu sendiri”. Tabel 3.1 KTDA untuk solusi ketidakkondusifan di area sekitar ruang diskusi Universitas Pertamina AlternatifSolusi Pembuatan dan Memodifikasi dan Sosialisasi dan penempelan menata ulang pemutaran poster peringatan struktur ruang videografis dilarang berbicara diskusi mengenai regulasi terlaru keras di tentang tata cara koridor sekitar berperilaku di ruang diskusi koridor yang terdapat ruang diskusinya MUSTS : 1. Biaya ≤ 1 juta 2. Bisa di handle sendiri oleh mahasiswa secara langsung GO NO GO GO 3. Persiapan pelaksanaan≤ 1 GO NO GO GO GO NO GO GO bulan WANTS : 1. Memberikan Bobot Rating Score 8 7 8 8 Rating Score Rating Score 56 9 72 64 7 56 perubahan secara signifikan terhadap perilaku mahasiswa 2. Perizinan dari universitas mudah Total : Total : 120 128 Pemilihan keputusan atas solusi terbaik melalui metode KTDA ini didasarkan atas pertimbangan terpenuhinya aspek yang harus dicapai (musts), dalam hal ini solusi harus mampu di handle sendiri oleh mahasiswa dengan estimasi biaya yang kurang dari 1 juta rupiah serta waktu persiapan yang kurang dari satu bulan. Dengan aspek yang diinginkan (wants) adalah solusi ini diharapkan mampu memberikan dampak yang signifikan terhadap kesadaran mahasiswa serta mudahnya perizinan dari pihak universitas yang mudah. Setelah melakukan analisis melalui metode KTDA,memberikan sosialisasi kepada mahasiswa melalui media kreatif dan inovatif melalui brosur dan penayangan videografis berikut dengan sosialisasi ke tiap kelas memiliki total skor yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan pembuatan dan penempelan poster di koridor sekitar ruang diskusi. Sedangkan untuk memodifikasi bentuk dan struktur ruang diskusi sendiri tidak termasuk dalam kategori musts kami sehingga solusi tersebut bukanlah solusi terbaik 3.2 Adverse Consequences Adverse Consequences merupakan representasi dari konsekuensi atau dampak negative yang mungkin terjadi pada solusi yang telah kita pilih pada metode sebelumnya, yakni metode KTDA. Pada table adverse consequences, solusi yang telah lolos terhadap kriteria yang terdapat pada KTDA diseleksi lagi untuk mendatkan solusi terbaik untuk permasalahan yang sedang kita hadapi. Berbeda dengan KTDA, solusi dengan total skor threat terkecillah yang menjadi solusi terbaik. Tabel di bawah ini menunjukan analisis dari segi adverse consequences. Tabel 3.2 Adverse Consequences untuk solusi ketidakkondusifan di area sekitar ruang diskusi Universitas Pertamina Adverse Consequences Probability of Seriousness If It Occurance Occurs Threat Pembuatan dan PenempelanPoster Tidak dibaca dan 8 8 64 7 10 70 5 9 45 diabaikan oleh mahasiswa Jangka waktu penempelan terbatas Adanya tangantangan jahil yang merusak poster Total : 179 SosialisasiTentangRegulasi dan Videografis Waktu untuk 4 8 32 7 8 32 sosialisasi ke kelas terbatas Kurangnya atensi dan kepedulian mahasiswa LCD tidak berfungsi 4 9 36 Total : 100 ; Berdasarkan table adverse consequences, sosialisasi dan penayangan videografis memiliki total skor threat yang paling kecil apabila dibandingkan dengan solusilain. Hambatan yang mungkin terjadi pada solusi ini adalah waktu sosialisasi yang terbatas sehingga materi dari sosialisasi tidak tersampaikan dengan baik, mengakibatkan mahasiswa tidak mendapat esensi dari kegiatan sosialisasi tersebut dan tetap tidak menghiraukan regulasi baru yang harus ditaati selama berada di koridor yang terdapat ruang diskusinya. Sedangkan untuk pembuatan dan penempelan poster sendiri seringkali menghadapi ancaman terbesarnya adalah poster tersebut sama sekali tidak dibaca oleh mahasiswa yang berlalu lalang di koridor lt. 7 dan lt. 8. Berdasarkan analisis di atas, maka solusi terbaik bagi permasalahan ini adalah melakukan sosialisasi melalui media yang kreatif dan inovatif seperti brosur dan LCD yang berada di dekat dengan ruang diskusi serta sosialisasi secara langsung ke dalam setiap kelas setelah mata kuliahnya berakhir. 3.3 Metode Kepner-Tregoe Potential Problem Analysis (KTPPA) Setelah solusi terbaik dipilih melalui metode-metode sebelumnya, tahapan selanjutnya adalah kami perlu mengcross-check atau meninjau kembalipermasalahan yang mungkin terjadi pada saat pelaksanaan solusi tersebut. Karenanya, tahapan analisis KTPPA ini menjadi penting untuk meminimalisir risiko yang ditimbulkan akibat kemungkinan masalah yang dapat muncul tersebut. Aspek pada metode KTPPA ini meliputi masalah yang berpotensi untuk terjadi (potential problems), penyebab dari potensi masalah tersebut (problem causes), tindakan pencegahan (preventive actions), dan yang terakhir adalah tindakan yang dilakukan apabila masalah tersebut sudah terlanjur terjadi (contingency actions). Tabel 3.3 KTPPA untuk solusi ketidakkondusifan di area sekitar ruang diskusi Universitas Pertamina Potential Possible Causes Preventive Actions Problems Contingency Actions Sosialisasi Waktu yang terbatas Kegiatan sosialisasi Sosialiasi tidak di sela-sela jadwal dilakukan di tiap kelas dilakukan dengan tersampaika kuliah mahasiswa yang memiliki jarak antar singkat, padat, n mata kuliah yang cukup dan jelas denganbaik lama Brosur Kurangny aatensi dan Brosur sosialisasi dibuat Materi di brosur sosialisasi kepedulian mahasiswa semenarikmungkin disampaikan juga tidak dibaca secara lisan lewat mahasiswa sosialisasi Kurangnya Acara sosialisasi Kegiatan sosialisasi Adanya fee untuk volunteer dilaksanakan dilakukan jauh sebelum volunteer untuk menjelang ujian ujian dilaksanakan LCD tidak Adanya kerusakan Pengecekan teknis Pengaduan ke berfungsi teknis, baik dari LCD dilakukan secara berkala rektorat perihal dengan baik nya sendiri maupun melakukan sosialisasi kerusakan dari media playernya Videografis Mahasiswa Videografis diganti setiap Videografis tidak merasabosan saat jangka waktu tertentu diganti dihiraukan melihat videografis oleh yang sama dalam mahasiswa jangka waktu yang lama secepatnya BAB IV IMPLEMENTASI Pada tahap implementasi ini kami menyusun rancangan kegiatan yang akan kami lakukan dalam rangka sosialisasi regulasi dan pembuatan videografis untuk menjaga ketenangan disekitar area ruang diskusi. Melalui acara ini kedepannya diharapkan agar ketenangan disekitar area ruang diskusi bisa terjaga seperti di daerah perpustakaan. Dengan terjaganya ketenangan diharapkan diskusi yang dilakukan bisa lebih lancar dan menghasilkan pemikiran-pemikirank reatif dan inovatif serta hasil diskusi yang maksimal. 4.1 Gantt Chart Untuk memudahkan dalam eksekusi acara sosialisasi tersebut kami menggunakan Gantt Chart agar penggunaan waktu bisa lebih efisien dan juga mengindikasikan kapan suatu tugas harus dimulai hingga jadwal terselesaikannya tugas tersebut. Berikut merupakan table Gantt Chart sosialisasi menjaga ketenangan di area ruang diskusi. Tabel 4.1 Gantt Chart Kegiatan Sosialisasi dan Penayangan Videografis Minggu Aktivitas Pembentukan panitia dan identifikasi kebutuhan (Bekerjasama dengan UKM Perisai UP) Perekrutan volunteer Pembuatan dan pengajuan proposal ke pihak universitas Pencarian dana (Optional, Pertama Kedua Ketiga Keempat apabila pihak universitas tidak memberikan dana untukkegiatanini) Pembuatan videografis dan pembuatan serta pencetakan desain brosur Pelaksanaan sosialisasi berikut mulainya pemutaran videografis 4.2 Deployment Chart Deployment chart berisi pembagian tugas terhadap mahasiwa yang tergabung dalam panitia sosialisasi tata cara berperilaku di koridor sekitar ruang diskusi. Pihakpihak yang dibutuhkan antara lain: divisi acara, divisi publikasi dan desain, divisi dana usaha (optional), dan volunteer. Tabel 4.2 Deployment Chart Kegiatan Sosialisasi dan Penayangan Videografis Tugas Pembuatan dan pengajuan proposal ke pihak universitas Pencarian dana (optional) Pembuatan videografis serta pembuatan dan pencetakan brosur Pelaksanaan sosialisasi Divisi Divisi Dana Divisi Publikasi dan Usaha Acara Desain (Optional) Volunteer 4.3 Budget Dengan proyeksi dana yang kami tentukan sebelumnya tidak lebih dari 1 juta rupiah, maka kami susun table budgeting di bawahini. Tabel 4.3 Budget Sosialisasi untuk solusi ketidakkondusifan di area sekitar ruang diskusi Universitas Pertamina Kebutuhan Jumlah Unit Harga Per Total Unit Harga (IDR) (IDR) 10.000 100.000 Keterangan Konsumsi Panitia 10 Box Isi box makanan: Gorengan tahu Lemper Puding mangga Air mineral Volunteer 10 Box 10.000 100.000 Isi box makanan: Gorengan tahu Lemper Puding mangga Air mineral Desain dan Publikasi Proposal Brosur Jasa pembuatan 2 Pcs 10.000 20.000 1000 Pcs 2.750 275.000 1 Pcs 200.000 200.000 videografis (optional) Total Anggaran 695.000 Ukuran 10,7 cm x5,9 cm HVS 100gr Anggaran ini dapat dicut apabila ada salah satu panitia yang dapat membuat videografis 4.4 Prototype Prototype atau purwarupa yang kami buat merupakan prototype berwujud, yaitu berupa desain brosur dan contoh videografis. Berikut ini merupakan desain brosur yang kami gunakan untuk menunjang kegiatan sosialisasi yang kami lakukan BAB V EVALUASI Berdasarkan rangkaian metode analisis untuk menentukan solusi terbaik bagi masalah ketidak kondusifan area ruang diskusi Universitas Pertamina akibat lalu lalang mahasiswa di koridor sekitar ruangdiskusi, maka kami memilih metode Build and Test Method. Metode ini digunakan untuk mengetahui umpan balik (feedback) mengenai solusi yang dipilih. Berikut hasil evaluasi darisolusi yang kami tawarkan : +What Worked Mahasiswa lebih tertarik untuk melihat videografis jika dibandingkan dengan -What Could Be Improved Suara pada videografis volumenya bisa dinaikkan sehingga tidak hanya visual, namun audio-visual dapat dirasakan oleh mahasiswa Sosialisasi dilakukan pada sela-sela jadwal perkuliahan sehingga sosialisasi kurang efektif mengingat waktu yang terlalu singkat poster Sosialisasi dirasa tersampaikan dengan baik karena sosialisasi dilakukan langsung ke tiap kelas ?Questions ! Ideas Setiap berapa saat Agar mahasiswa yang melanggar regulasi baru tersebut tidak sekali videografis mengulangi kesalahan yang sama, maka bagi siapapun yang diganti? melanggar diberi sanksi tegas berupa teguran atau yang lainnya Bagaimana apabila Selain videografis mengenai tata cara berperilaku di koridor LCD tidak berfungsi yang terdapat ruang diskusinya, alangkah lebih baik LCD dengan baik? tersebut juga menayangkan hal-hal lain yang terkait dengan Mengapa tidak bentuk ruang diskusinya saja yang diubah? Universitas Pertamina BAB VI SIMPULAN Kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian yang kami lakukan terkait dengan ruang diskusi yang berjudul “Solusi Untuk Mengatasi Gangguan dan Ketidakkondusifan Koridor di Sekitar Ruang Diskusi Universitas Pertamina Dengan Sosialisasi dan Penayangan Videografis” adalah mahasiswa Universitas Pertamina belum memiliki kesadaran untuk menjaga ketenangan dan kekondusifan suatu tempat, terlepas dari tempat tersebut merupakan sarana kegiatan akademik atau hal lainnya. Terlebih, area tempat kami melakukan penelitian merupakan area ruang diskusi yang terintegrasi dengan perpustakaan. Sudah sepantasnya area tersebu terbebas dari distraksi atau kebisingan suara di sekitarnya. Melalui tahapan creative problem solving yang meliputi tahapan define problem, generate ideas, decide, implement, dan evaluate, didapatkan solusi terbaik untuk mengatasi masalah ini, yaitu melalui sosialisasi dan penayangan videografis perihal regulasi tata cara berperilaku di koridor lantai 7 dan lantai 8 Gedung Griya Legita Universitas Pertamina (area di sekitar ruang diskusi). Solusiini kami dapatkan melalui beberapa metode, yakni Kepner-Tregoe Problem Analysis, SCAMPER Method, Kepner-Tregoe Decision Analysis, Adverse Consequences, Kepner-Tregoe Potential Problems Analysis, Gantt Chart, Deployment Chart, Budgeting Table hinggaBuild and Test Method. Kami berharap solusi ini dapat benar-benar diterapkan oleh Universitas Pertamina untuk mengefektifkan dan mengoptimalkan fungsi dari ruangdiskusi itu sendiri.
