PANDUAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Organisasi Kemahasiswaan Organisasi Kemahasiswaan UNIMAL merupakan wahana pengembangan diri mahasiswa yang diharapkan dapat menampung kebutuhan, menyalurkan minat dan kegemaran, meningkatkan kesejahteraan dan sekaligus menjadi wadah kegiatan peningkatan penalaran dan keilmuan serta arah profesi mahasiswa. Mengingat pula mahasiswa merupakan bagian dari sivitas akademika UNIMAL Strategi pengembangan kemahasiswaan di Universitas Malahayati melalui organisasi kemahasiswaan yang diharapkan dapat menampung kebutuhan untuk menyalurkan minat dan kegemaran, serta meningkatkan kesejahteraan dan sekaligus menjadi wadah kegiatan peningkatan penalaran dan keilmuan serta arah profesi mahasiswa. Dalam mewujudkan tujuan dan sasarannya organisasi kemahasiswaan Universitas Malahayati telah menetapkan suatu strategi pengembangan kemahasiswaan. Strategi dimaksudkan sebagai kiat bagaimana memanfaatkan berbagai potensi yang ada secara tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan memperhatikan hakekat pendidikan tinggi sebagai masyarakat dan lembaga ilmiah, serta menyadari bahwa pengembangan kemahasiswaan merupakan kegiatan ekstrakurikuler dalam mewujudkan tujuan pendidkan nasional, telah disusun pokok-pokok strategi pengembangan kemahasiswaan. Pokok-pokok strategi pengembangan kemahasiswaan, merujuk ciri dan cara masyarakat ilmiah dalam menghadapi dan mengatasi masalah yang ada, mempertimbangkan karaktristik mahasiswa sebagai individu yang tergolong dewasa muda atau generasi muda bangsa, menciptakan iklim atau komunikasi dialogis dalam mengatasi masalah yang dihadapi., memandang mahasiswa sebagai mitra dalam menjunjung tinggi harkat dan martabat almamater masing-masing, mengupayakan agar wadah kegiatan kemahasiswaan dapat berfungsi sebagai wahana dan sarana bagi perwujudan aktualisasi diri, memegang prinsip diri, oleh dan untuk mahasiswa dalam penataan organisasi kemahasiswaan dan penyusunan program kemahasiswaan, memanfaatkan secara optimal prasarana dan sarana kampus masing-masing dalam mengembangkan program atau kegiatan kemahasiswaan, mengupayakan terwujudnya prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) baik antar unit kerja di dalam maupun dengan unit kerja/instansi lain yang terkait dengan program kemahasiswaan di luar kampus, menata sistem informasi kemahasiswaan secara terencana, terarah dan berkesinambungan, mengalokasikan sejumlah dana sebagai pendukung pelaksanaan program kemahasiswaan, dan memanfaatkan secara optimal pembimbing kemahasiswaan atau tenaga dosen yang telah mengikuti pelatihan kemahasiswaan, disamping membentuk wadah pemikir (think-thank) yang berfungsi membantu pimpinan Universitas dalam menghadapi dan menyelesaikan masalah kemahasiswaan Mahasiswa Mahasiswa merupakan peserta didik yang terdaftar pada salah satu Program Studi/Jurusan di lingkungan UNIMAL Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 1 Kegiatan Kemahasiswaan Kegiatan Kemahasiswaan terbagi atas 2 macam, yakni: a. Kegiatan Kurikuler Kegiatan yang dilakukan di dalam proses belajar-mengajar, baik di dalam maupun di luar kampus b. Kegiatan Ekstra Kurikuler Kegiatan kemahasiswaan di luar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, pengabdian pada masyarakat, pengembangan organisasi kemahasiswaan, yang dapat dilakukan di dalam maupun di luar kampus perguruan tinggi. Dalam batasan ini termasuk pula kegiatan ekstra kurikuler yang secara langsung menunjang kegiatan kurikuler (yang masa lalu sering disebut sebagai kegiatan ko-kurikuler) namun tidak dimaksudkan untuk memperoleh SKS (Satuan Kredit Semester) Uraian dari kegiatan Ekstra kurikuler kita kelompokan dalam empat bidang Standar kegiatan ditentukan dengan mengacu kepada sasaran yang ingin dicapai oleh suatu kegiatan. standar pada keempat bidang kegiatan kemahasiswaan tersebut : - Bidang penalaran. Keikutsertaan mahasiswa dalam kegiatan ilmiah di luar kegiatan kademik, dapat diselenggarakan satu kali dalam satu tahun, baik di dalam maupun di luar kampus. Pelatihan diperlukan untuk meningkatkan mutu hasil kegiatan bidang penalaran. - Bidang minat, bakat dan kegemaran. Mencakup beberapa kegiatan seperti SAR Medis,, Resimen mahasiswa, pers kampus, pencinta alam, Rohani Islam Mahasiswa (ROHIMA), olahraga dan kesenian. Standar kualitas kegiatan ini dapat ditentukan dari keteraturan dalam melakukan kegiatan latihan. Dapat pula dimasukkan persentase kehadiran anggota dalam mengikuti kegiatan, maupun peranserta tim dalam kesempatan-kesempatan tertentu - Bidang organisasi. Mahasiswa mengikuti kegiatan organisasi baik yang sifatnya kepanitiaan maupun kelembagaan, intra maupun ekstra kampus. Standar mutu kegiatan ini dapat ditentukan dari jumlah mahasiswa dan frekuensi keterlibatan mahasiswa dalam aktivitas organisasi. - Kesejahteraan dan bakti sosial. Mahasiswa mengikuti kegiatan bakti sosial, baik dalam bentuk kegiatan terprogram maupun yang insidental, di dalam dan di luar kampus. Standar kegiatan ini dapat ditentukan berdasarkan jumlah mahasiswa dan frekuensi kegiatan. 1.2. Kode Etik Organisasi & Kegiatan Kemahasiswaan a. Kode Etik Organisasi 1. Tidak bertentangan dengan Pancasila, Undang-undang Dasar 1945, Agama serta Visi & Misi UNIMAL serta menunjang kegiatan kurikuler dan ekstra kurikuler 2. Mempunyai Visi & Misi yang jelas, benar & rasional 3. Mempunyai anggota aktif minimal 15 mahasiswa, kecuali Dewan Perwakilan Mahasiswa sebagai Lembaga Tertinggi Mahasiswa, dan berstatus mahasiswa aktif UNIMAL 4. Mempunyai Anggaran Dasar & Anggaran Rumah Tangga serta Program kerja 5. Mempunyai kantor / sekretariat / tempat menjalankan proses administrasi 6. Mempunyai Kepengurusan organisasi (struktur organigram) dan uraian tugas yang jelas 7. Kepengurusan organisasi bertanggungjawab sesuai dengan struktur kemahasiswaan di UNIMAL Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 2 b. Kode Etik Kegiatan Kemahasiswaan 1. Tidak bertentangan dengan kode etik organisasi 2. Mendapat izin resmi dari Pimpinan UNIMAL atau petugas yang ditunjuk Pimpinan UNIMAL 3. Mempunyai disiplin administrasi, disiplin organisasi dan transparansi 4. Kegiatan dan aktifitasnya dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan formal 5. Kegiatan dapat meningkatkan iman & takwa, ilmu pengetahuan & teknologi 6. Kegiatan tidak bersifat destruktif & anarkis 7. Lokasi kegiatan jelas, acara yang terkoordinir dan kepanitiaan yang bekompeten c. Tata tertib Organisasi Kemahasiswaan 1. Mematuhi kode etik organisasi 2. Anggotanya mematuhi peraturan / tata tertib organisasi yang ada di UNIMAL, seperti, Dewan Perwakilan Mahasiswa, BEM, UKM, HMJ, 3. Mempunyai daftar nama dan data pribadi para anggotanya yang jelas dan benar 4. Terjalin komunikasi yang harmonis, demokratis, terbuka dan kekeluargaan sebagai sivitas akademika UNIMAL. d. . Pembina Organisasi Kemahasiswaan Pada dasarnya adalah para Dosen atau tenaga kependidikan di perguruan tinggi yang karena tugas atau jabatannya di perguruan tinggi ditetapkan menangani bidang kemahasiswaan e. Unsur Pendukung Kemahasiswaan Adalah tenaga administrasi yang ditetapkan oleh pimpinan UNIMAL untuk mendukung pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan f. Fasilitas Mahasiswa Merupakan sarana dan prasarana yang dapat dipergunakan untuk pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan g. Struktur Organisasi Kemahasiswaan h. Dewan Perwakilan Mahasiswa Dewan Perwakilan Mahasiswa adalah Lembaga Kemahasiswaan Tertinggi yang merupakan perwakilan dari mahasiswa Jurusan dan perwakilan mahasiswa dari organisasi yang dipilih. Dewan Perwakilan Mahasiswa berfungsi sebagai Lembaga Legislatif dan Yudikatif i. Badan EksekutifMahasiswa (BEM) Badan Eksekutif Mahasiswa adalah Organisasi Kemahasiswaan sebagai Lembaga Eksekutif Tertinggi di UNIMAL j. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Unit Kegiatan Mahasiswa adalah Lembaga Pelaksana dalam satu bidang peminatan di UNIMAL, yang bertanggungjawab kepada Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) k. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Himpunan Mahasiswa Jurusan adalah Organisasi Kemahasiswaan sebagai Lembaga Eksekutif di setiap Jurusan, yang hanya melaksanakan kegiatan penalaran dan keilmuan, dan bertanggungjawab kepada Dewan mahasiswa UNIMAL Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 3 BAB II TUGAS POKOK DAN FUNGSI ORGANISASI KEMAHASISWAAN 2.1 Dewan mahasiswa UNIMAL 1. Menentukan Visi dan Misi DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA 2. Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja Organisasi Kemahasiswaan sesuai dengan Visi dan Misi UNIMAL 3. Membuat Program Kerja DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA 4. Melaksanakan Pemilihan Raya (Pemira) untuk memilih Anggota DEWAN MAHASISWA , Ketua BEM dan Ketua HMJ 5. Melaksanakan pengawasan pada organisasi kemahasiswaan 6. Membuat dan menetapkan Tata Tertib/Peraturan Organisasi Kemahasiswaan 7. Mensyahkan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM 8. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan 2.2 Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) 1. Menentukan Visi dan Misi BEM 2. Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja BEM yang ditetapkan Dewan Perwakilan Mahasiswa 3. Membuat Program Kerja BEM 4. Melakukan Koordinasi atas Program Kerja masing-masing UKM, HMJ 5. Melalui prosedural mekanisme organisasi memberi persetujuan pada pelaksanaan kegiatan UKM 6. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan 2.4 Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) 1. Menentukan Visi dan Misi UKM 2. Mematuhi tata tertib yang ditetapkan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa 3. Membuat Program Kerja Unit Kegiatan Mahasiswa 4. Metaksanakan kegiatan Unit Kegiatan Mahasiswa sesuai Program Kerja 5. Melakukan koordinasi dan meminta persetujuan kegiatan kepada BEM dan rekomendasi dari Pembina Organisasi 6. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan 2.5 Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) 1. Menentukan Visi dan Misi HMJ 2. Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja HMJ yang ditetapkan DEWAN MAHASISWA 3. Membuat Program Kerja Himpunan Mahasiswa Jurusan 4. Melaksanakan kegiatan Himpunan Mahasiswa Jurusan 5. Melaksanakan koordinasi dengan BEM atas program kerjanya 6. Meminta persetujuan kegiatan kepada Ketua Jurusan masing-masing 7. Membuat laporan pertanggungjawaban Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 4 BAB III STANDAR PROSEDUR KEGIATAN MAHASISWA A. Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan Kegiatan Program Kerja 1. Kegiatan Berdasarkan Program Kerja 2. Kegiatan-kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu periode kepengurusan sesuai visi, misi, dan tujuan organisasi 3. Kegiatan-kegiatan tersebut harus disyahkan Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan dan dikordinasikan dengan pihak terkait Kegiatan Non Program Kerja 1. Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai kebutuhan Organisasi 2. Kegiatan-kegiatan yang berdasarkan undangan dari pihak luar Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan B. Ketentuan Pokok Kegiatan Kemahasiswaan Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur seperti tersebut di bawah. 1. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus lebih mendahulukan kepentingan mahasiswa daripada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu perkuliahan. 2. Setiap program kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan akademik serta dapat dipertanggungjawabkan. 3. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang berlaku di UNIMAL dengan tidak mengabaikan ketertiban dilingkungan sekitar luar kampus 4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan. 5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup penggunaan biaya hasil kegiatan. 6. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi berupa teguran untuk tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya. C. Ketentuan Umum mengenai Administrasi Dalam melaksanakan kegiatan organisasi kemahasiswaan di lingkungan UNIMAL diatur sistem administrasi seperti tersebut di bawah. 1. Administrasi Kesekretariatan a. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Poposal Penyelenggaraan Kegiatan 1. Pengurus UKM//panitia mengajukan surat penyelenggaraan kegiatan kepada Wakil Rektor III melalui Bagian Kemahasiswaan yang telah ditandatangani dan disetujui (Rekomendasi) oleh Pembina Unit kegiatan /BEM/ yang berkaitan dengan kegiatan 2. Selanjutnya panitia/Unit kegiatan kemahasiswaan membawa surat rekomendasi dan proposal ke Bagian Kemahasiswaan, 3. Bagian kemahasiswaan memproses atau mengoreksi proposal yang diajukan kemudian menyerahkan proposal dan surat rekomendasi kepada Wakil Rektor III dan berdiskusi Mengenai kegiatan tersebut. 4. Wakil Rektor III menyetujui/tidak menyetujui penyelengaraan kegiatan setelah mengadakan dialog dengan panitia/pengurus kegiatan, 5. Proposal yang sudah disetujui Wakil Rektor III dibuatkan surat permohonan Dana oleh bagian kemahasiswaan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor II untuk pemrosesan pencairan dana yang disetujui. 6. Wakil Rektor II mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan kepada Kepala Bagian Keuangan setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan masukan dari Wakil Rektor III. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 5 7. Wakil Rektor II meneruskan proposal tersebut ke Bagian Keuangan untuk pencairan dana kegiatan. 8. Bagian Keuangan memberi informasi mengenai pencairan/pengambilan Dana kepada Bagian Kemahasiswaan, 9. Bagian kemahasiswaan menyampaikan kepada panitia/pengurus pencairan dana dan mengisi form pengambilan dana 10. Surat permohonan dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 20 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. Surat permohonan yang diajukan kurang dari 20 hari kerja tidak akan diproses. 11. Dalam surat permohonan penyelenggaraan kegiatan harus mencantumkan nama kegiatan, biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelenggaraan kegiatan. 12. Panitia/Pengurus melaksanakan kegiatan, atau membatalkan kegiatan jika tidak mendapat persetujuan dari Pimpinan UNIMAL. Informasi persetujuan/pembatalan penyelenggaraan kegiatan disampaikan kepada panitia pada 10 hari kerja setelah pengajuan surat permohonan dan proposal kegiatan. 13. Panitia/Pengurus membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya kepada Wakil Rektor III b. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas 1. Panitia/pengurus pelaksana kegiatan membuat surat permohonan penggunaan fasilitas dan atau peralatan kampus yang akan digunakan untuk kegiatan melalui Bagian kemahasiswaan dengan mengetahui Pembina Unit kegiatan Mahasiswa atau yang bertanggung jawab ditujukan kepada Wakil Rektor III. 2. Wakil Rektor III memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan kebutuhan penggunaan fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan Kepala BAU. 3. Wakil Rektor III member disposisi surat permohonan ke panita/pengurus untuk diteruskan kepada BAU untuk ditindak lanjuti oleh Kepala BAU. 4. Panitia/Pengurus berkoordinasi dengan Kepala BAU dan bagian bidang Kemahasiswaan mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas. 5. Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di BAU sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui. 6. Bagian Administrasi umum menyerahkan copy formulir peminjaman kepada panitia untuk diserahkan kepada bagian Logistik dan pihak keamanan sebagai kontrol terhadap penggunaan fasilitas dan atau peralatan yang digunakan. 7. Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada BAU 8. Pengajuan Penggunaan Fasilitas kampus paling lambat 6 hari kerja sebelum kegiatan c. Prosedur Pengajuan Penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus 1. Panitia/Pengurus/UKM mengajukan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Wakil Rektor III berdasarkan persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Pembina penanggunga jawab dari Kegiatan tersebut atau Pembina UKM/DEKAN?KAJUR melalui bagian kemahasiswaan 2. Bagian Kemahasiswaan mengadakan dialog dengan Panitia/Pengurus/UKM mengenai tujuan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus. 3. Bagian Kemahasiswaan Melaporkan permohonan tersebut kepada Wakil Rektor III 4. Wakil Rektor III menyetujui/tidak menyetujui penyelenggaraan kegiatan di luar kampus setelah mendapat masukan dari Bagian Kemahasiswaan dan mengadakan dialog dengan panita/pengurus bila diperlukan. 5. Wakil Rektor III mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada Sekretaris Rektor/ Bagian Kemahasiswaan untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 6 6. Sekretaris/bagian kemahasiswaan meneruskan surat izin untuk diteruskan kepada Panitia/Pengurus/UKM yang salinannya diteruskan ke Rektor atau yang berwenang 7. Panitia/Pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di bagian Kemahasiswaan Kemahasiswaan. 8. Panitia/Pengurus melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan kepada Wakil Rektor III 2. Proposal a. Persyaratan Pengajuan Proposal 1. Tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan sebelumnya. 2. Mendapat persetujuan dari BEM dan diketahui oleh Pembina UKM dan atau Dekan/Ketua Jurusan. 3. Setiap mencantumkan nama mahasiswa dalam Proposal, wajib mencantumkan juga Nomor Pokok Mahasiswa / Nomor Induk Mahasiswa yang bersangkutan. 4. Menyertakan surat pengantar pengajuan proposal yang berisi maksud pengajuan proposal dan ditandatangani oleh Ketua Panitia Pelaksana kepada Wakil Rektor III. 5. Diserahkan paling lambat 20 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan melalui Bagian kemahasiswaan, Proposal yang diajukan kurang dari 20 hari kerja tidak akan diproses. 3. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan a. Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Wakil Rektor III, paling lambat 15 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan. 2. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru. 3. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD. 4. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Bagian Kemahasiswaan Kemahasiswaan untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke Wakil Rektor III untuk ditandatangani. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 7 BAB IV TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEMBINA ORGANISASI MAUPUN UNSUR PENDUKUNG KEMAHASISWAAN 4.1. Pembina Organisasi Kemahasiswaan 1. Membimbing dan mengarahkan kegiatan dan aktifitas ektra kurikuler, agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan terarah 2. Membimbing kegiatan / aktifitas organisasi yang sifatnya administratif maupun organisasi 3. Bertanggungjawab terhadap oganisasi yang dibina / dibimbingnya untuk mencapai prestasi yang terbaik dalam penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, kesejahteraan dan bakti sosial 4. Ikut serta merencanakan melaksanakan kegiatan /aktifitas organisasi para anggotanya bersama Staf Wakil Rektor III UNIMAL dan orang yang ditunjuk Pimpinan 5. Bertanggung jawab kepada Pimpinan UNIMAL serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya apabila diperlukan oleh institusi ataupun Wakil Rektor III UNIMAL 4.2. Unsur Pendukung Kemahasiswaan Unsur pendukung Kemahasiswaan adalah Subbagian Kemahasiswaan yang berfungsi: 1. Pelayanan administrasi kegiatan kemahasiswaan 2. Menangani proses pengajuan proposal kegiatan kemahasiswaan 3. Pengurusan beasiswa 4. Pelayanan kebutuhan perlengkapan kegiatan kemahasiswaan 5. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Wakil Rektor III Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 8 BAB V FASILITAS, SARANA DAN PRASARANA 5.1. Penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana 5.1.1. Sekretariat: Setiap Organisasi Kemahasiswaan memperoleh sebuah ruangan yang diperuntukkan sebagai pusat kegiatan administrasi Organisasi yang disebut Sekretariat, dan gedung yang terdapat beberapa Sekretariat disebut Pusat Kegiatan Mahasiswa yang berlokasi didalam kampus UNIMAL dan tata tertib penggunaan sekretariat diatur oleh Dewan Mahasiswa dengan persetujuan Wakil Rektor III 5.1.2. Gedung Serba Guna (GSG) : Untuk penggunaan GSG atau Aula harus dikoordinasikan terlebih dahulu dengan Kepala Urusan Rumah Tangga, untuk disetujui oleh Wakil Rektor III, kemudian oleh pihak penyelenggara kegiatan, tembusannya dikirimkan kepada Satpam UNIMAL. 5.1.3. Sarana diluar lingkungan UNIMAL tetapi masih didalam Kampus : Untuk hal ini harus mendapatkan rekomendasi secara tertulis dari Wakil Rektor III UNIMAL dan selanjutnya diteruskan kepada Biro Administrasi Umum (BAU) untuk mendapatkan persetujuan, kemudian panitia penyelenggara kegiatan memberikan tembusannya kepada Satpam. 5.1.4. Kesehatan: Mahasiswa yang telah melaksanakan kewajiban akademik (registrasi) berhak mendapatkan pelayanan Fasilitas Kesehatan di Pusat Kesehatan Mahasiswa (PKM) yaitu Rumah Sakit Bintang Amin Husada dengan menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa yang masih berlaku dan Kwitansi bukti pembayaran Kartu Jaminan Kesehatan. 5.1.7. Sarana Ibadah: Sarana ibadah dapat digunakan sesuai dengan fungsi dan penggunaannya yang telah ditetapkan oleh Pimpinan. 5.1.8. Fasilitas Oiah Raga: 5.1.8.1. Lapangan Olahraga : Lapangan Basket, dan lapangan lain yang ada di UNIMAL, penggunaannya harus memperoleh izin secara tertulis Wakil Rektor III Kostum Olahraga dapat digunakan dengan cara mengajukan permohonan peminjaman secara tertulis kepada Subbag Kemahasiswaan dengan persetujuan Wakil Rektor III. Dan peminjam harus bertanggung jawab atas keutuhan dan kebersihannya. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 9 BAB VI BEASISWA A. Jenis Beasiswa : 1. Beasiswa Mahasiswa berprestasi (Akademik) 2. Beasiswa Bantuan Mahasiswa tidak mampu (Ekonomi) B. Sumber Beasiswa 1. Pemerintah: ,Peningkatan Prestasi Akademik (PPA),Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM) dan 2. Swasta / Industri : C. Kriteria Mahasiswa Penerima Beasiswa Criteria penerima beasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari instansi/pemberi beasiswa. PROSEDUR PENGAJUAN BEASISWA PPA & BBM 1. Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa Peningkatan Akademik (PPA) dan Beasiswa Bantuan Mahasiswa (BBM). a. Bagian kemahasiswaan mengumumkan pembukaan pendaftaran permohonan beasiswa BBM dan PPA dengan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pendaftar, di antaranya: mahasiswa hanya diperkenankan mengajukan permohonan untuk salah satu dari kedua beasiswa tersebut. (Persyaratan sesuai peraturan yang ditetapkan dari instansi pemberi beasiswa) mengambil form pengajuan beasiswa b. Mahasiswa mengajukan permohonan beasiswa BBM/PPA kepada Ketua Jurusan . c. Ketua Jurusan memberi rekomendasi kepada mahasiswa yang memenuhi persyaratan beasiswa BBM/PPA. d. Mahasiswa menyerahkan berkas persyaratan beasiswa dan kelengkapannya kepada bagian bidang kemahasiswaan untuk divalidasi (Dicek Kembali Kelengkapan Sesuai Persyaratan) e. Bagian Kemahasiswaan menyerahkan berkas hasil validasi kepada Wakil Rektor III untuk mendapatkan persetujuan Penerima Beasiswa BBM/PPA. Dan mengusulkan nama mahasiswa penerima beasiswa kepada Kopertis Wilayah II. f. Bagian Kemahasiswaan mengumumkan hasil seleksi penerimaan beassiswa yang sudah disetujui oleh Kopertis Wilayah II. g. Mahasiswa melengkapi berkas persyaratan yang kurang kepada Bagian Kemahasiswaan dan mendapat bukti penerimaan beasiswa. h. Mahasiswa memproses pencairan uang beasiswa kepada bagian keuangan atau uang yang telah ditransper ke Rekening Mahasiswa yang mendapat beasiswa BBM/PPA. Dari Kopertis. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 10 BAB VII TATA TERTIB UMUM DAN KODE ETIK 7.1. Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan 7.1.1. Dewan mahasiswa UNIMAL 7.1.2. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM 7.1.3. Badan Otonom (BO) 7.1.4. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) 7.1.5. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) 7.2. Tata Tertib Penggunaan Fasilitas Kegiatan Kemahasiswa 7.3. Kode Etik Kemahasiswaan 7.3.1. Kode Etik Organisasi Kemahasiswaan 1. Tidak bertentangan dengan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945, Agama, serta Visi, Misi UNIMAL 2. Mempunyai visi dan misi yang jelas serta rasional 3. Mempunyai anggota aktif minimal 30 mahasiswa UNIMAL 4. Mempunyai AD/ART serta program kerja 5. Mempunyai sekretariat organisasi 6. Mempunyai struktur organigram dengan uraian tugas yang jelas 7. Kepengurusan bertanggungjawab kepada Pimpinan 8. Saling membantu dan menghargai kegiatan organisasi kemahasiswaan lainnya yang sah dalam lingkup UNIMAL 7,3.2. Persyaratan Menjadi Pengurus Organisasi Kemahasiswaan 1. Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa 2. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif di UNIMAL 3. Memiliki prestasi akademis IPK minimal 2,50 4. Tidak pernah mendapat Surat Peringatan ataupun sanksi dari UNIMAL 5. Mempunyai kemampuan manajerial organisasi 6. Tidak terlibat dengan organisasi maupun kegiatan yang terlarang 7. Tidak terlibat dengan tindak kriminal dan narkoba 8. Bersedia diskorsi Pimpinan 7.3.3. Persyaratan Pendirian dan Pembubaran Unit Kegiatan Mahasiswa 7.3.3.1. Persyaratan Pendirian Unit Kegiatan Mahasiswa 1. Memiliki arah tujuan dan rencana kerja organisasi yang jelas 2. Tidak memiliki kesamaan bentuk maupun program kerja dari UKM yang sudah berdiri 3. Didukung melalui tandatangan setidaknya 10% dari jumlah seluruh mahasiswa UNIMAL dengan persetujuan DEWAN MAHASISWA 4. Mendapat persetujuan dari Wakil Rektor III 7.3.3.2. Persyaratan Pembubaran Unit Kegiatan Mahasiswa 1. Melanggar Peraturan UNIMAL, dan atau Kode Etik dan atau Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan UKM bersangkutan 2. Kepengurusan tidak berjalan sesuai Program Kerja UKM bersangkutan 3. Mendapat mosi tidak percaya dari anggota Organisasi Kemahasiswaan bersangkutan yang disetujui oleh rapat DEWAN MAHASISWA 4. Untuk satu dan lain hal, Pimpinan UNIMAL mempunyai kewenangan penuh untuk membubarkan UKM bersangkutan Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 11 7 3.4. Kode Etik kegiatan mahasiswa 1. Tidak bertentangan dengan Kode Etik Organisasi 2. Mendapat izin tertulis dari Wakil Rektor III 3. Tidak bertentangan dengan Peraturan Pendidikan UNIMAL (misal: Tidak berambut panjang, memakai sandal, memakai kaos oblong dll) 4. Menjalankan disiplin administrasi, disiplin organisasi dan transparansi 5. Menghargai / tidak melakukan intervensi kegiatan sesama Organisasi 6. Personalia kepanitian kegiatan harus secara bergantian. 7.4. Sanksi-sanksi Organisasi Sanksi diberikan kepada organisasi kemahasiswaan dengan tahapan-tahapan sbb: 1. Perinqatan Lisan : Secara berjenjang peringatan lisan dapat diberikan atas pelanggaran kode etik dan tata tertib yang dilakukan oleh Organisasi Kemahasiswaan. 2. Peringatan Tertulis : Peringatan tertulis diberikan atas dasar tidak diindahkannya peringatan lisan. 3. Bila peringatan tertulis pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan tertulis kedua. 4. Pembekuan Organisasi: diberlakukan bila Organisasi Kemahasiswaan tidak mengindahkan peringatan tertulis kedua. 5. Pembubaran Organisasi: pembubaran organisasi kemahasiswaan dapat dilakukan terhadap Organisasi Kemahasiswaan yang : a. Tidak memiliki program kerja organisasi b. Sering melaksanakan kegiatan diluar / tanpa program kerja c. Tidak pernah melaksanakan program kerja Organisasi. d. Aktivitas anggota organisasi sudah tidak berjalan Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 12 BAB VIII KODE ETIK ORGANISASI KEMAHASISWAAN Guna menciptakan kepribaciian sebagai Anggota Organisasi Kemahasiswaan dalam melaksanakan tugasnya dan terpanggil untuk menghayati, menjiwai etika oganisasi yang senantiasa dalam sikap, perilaku, sehingga terhindar dari perbuatan tercela dan penyalaligunaan wewenang. Etika organisasi kemahasiswaan merupakan kristalisasi dari nilai-nilai TR1DHARMA Perguruan Tinggi yang dilandasi dan di jiwai oleh Pancasila serta mencerminkan jati diri sehingga anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN dalam mewujudkan komitmen moral yang meliputi Etika Pendidikan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat yang dicerminkan ke dalam Kode Etik. Kompetisi dalam organisasi yang berkaitan dengan wawasan, perilaku, kemampuan, penerapan IPTEK dan IMTAQ dalam kehidupan realitas dibutuhkan tanggung jawab moral dan etika, tanggung jawab tersebut merupakan tanggung jawab sebagai mahasiswa, hasil dan dampaknya terhadap masyarakat. Kode Etik ORGANISASI KEMAHASISWAAN juga merupakan "Self Regulation" yang merupakan perwujudan nilai-nilai moral yang hakiki serta " Social Control" bagi anggota dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabny a. Dengan kesadaran dan rasa tanggung jawab ORGANISASI KEMAHASISWAAN merumuskan Kode Etik sebagai berikut PASAL1 Tugas Profesional sangat dipercayakan kepadanya dalam melaksanakan TRIDHARMA Perguruan Tinggi Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN harus mcmiliki kepribadian yang mantap, mandiri. penuh rasa tanggung jawab terhadap Universitas, Masyarakat, IPTEK, IMTAQ. Bangsa dan Negara serta Budi Pekerti yang luhur sebagai pengabdian kepada Tuhan Yang Maha Esa. PASAL 2 Atas dasar kepercayaan, keutuhan integritas, keahlian, kejujuran, kearifan dan rasa sosial yang dilimpahkannya, maka seorang Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN harus mendahulukan kewajiban dan tanggung jawab dari pada hak dan kepentingan individu atau kelornpok. PASAL3 Seorang Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN harus menempatkan diri, menata pemikiran dan hasil, dari pembelajaran, bukan sebagai tujuan melainkan sarana yang digunakan secara maksimal dalam tujuan kemanusiaan dengan berupaya menghindarkan dampak negatif. PASAL 4 Dalam landasan pola pikir Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN menggunakan pola pikir ilmiah, baik dalam pola penyusunan strategi, pencapaia tujuan maupun dalam mengarahkan potensi organisasi dengan prinsip - prinsip rasionalitas, objektif, analitis, kritis dan inovatif. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 13 PASAL5 ORGANISASI KEMAHASISWAAN merupakan institusi bagi setiap anggota sebagai komitmen moral yang patut dijunjung tinggi sebagai ikatan lahir bathin dan senantiasa mewujudkan rasa kesetiakawanan yang tulus atas dasar kesadaran bagi semua anggota dengan semua martaat dan kehormatannya. PASAL 6 Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN harus mendahulukan kehormatan dan meletakkan kepentingan organisai di atas kepentingan pribadi serta tidak menuntut perlakuan yang lebih tinggi terhadap anggota lainya. PASAL 7 Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAANdalam menggunakan wewenangnya senantiasa tunduk kepada norma hukum yang berlaku dan mengindahkan norna agama, kesopanan, kesusilaan dan nilai - nilai kemanusiaan. PASAL 8 Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAANsenantiasa menghindan diri dari perbuatan tercela yang dapat merusak kehormatan sebagai mahasiswa, institusi dan organisasi. PASAL 9 Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN harus menjaga institusinya untuk senantiasa bersikap netral, mandiri, tidak terpengamh oleh kepentingan politik praktis dan golongan dalam rangka menjaga tegaknya keutuhan organisasi. PASAL 10 Anggota ORGANISASI KEMAHASISWAAN tidak diperkenankan mendirikan organisasi yang maksud, tujuan dan sifat yang sama dengan ORGANISASI KEMAHASISWAANdan atau mempengarulii sesama anggota profesi untuk membentuk kelornpok - kelornpok yang merugikan organisasi. PASAL 11 Kode Etik ORGANISASI KEMAHASISWAANmengikat secara moral, sikap dan perilaku setiap anggota, pelanggaran terhadap Kode Etik harus dipertanggungjawabkan di hadapan Dewan Kehonnatan Kode Etik guna pemulihan Organisasi. 1. Etika Mahasiswa Universitas Malahayati adalah : a) Berpakaian sopan; b) Berperilaku sopan, santun,dan menghormati orang lain. c) Bertegur sapa dengan sesama mahasiswa, senior dan yuniornya, dosen, dan pimpinan jurusan/ fakultas/ universitas ; d) Menghargai waktu, antara lain dengan menepati waktu ; e) Tidak mengobrol di dalam kelas saat mengikuti kuliah; f) Meminta izin masuk ruangan kepada dosen jika datang terlambat dan sewaktu meninggalkan ruang kuliah seberlum perkuliahan selesai ; g) Memelihara kebersihan. h) Memelihara keindahan Kampus, antara lain tidak mencoret-coret, tidak menganggu tanamtanaman i) Berusaha meluruskan dan menasehati teman sejawat yang melakukan perbuatan tercela ; j) Tidak membuat gaduh baik di dalam maupun di luar ruang kuliah ; Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 14 k) l) m) n) o) p) Tidak merokok di tempat dilarang merokok, antara lain di dalam ruang kelas. Tidak memakai sandal dan kaos oblong bila ke Kampus Tidak memalsukan tanda tangan siapapun Tidak berbuat curang dalam proses akademik seperti nyontek, menjadi joki dan lain-lain. Memelihara nama baik Universitas Malahayati. Tidak melakukan demo yang merusak nama baik Universitas Malahayati. Pasal 12 HAK MAHASISWA 1. Memperoleh pendidikan dan pengajaran dan layanan akademik sebaik-baiknya, sesuai dengan minat, kemampuan dan bakat ; 2. Memperoleh pelayanan administrasi yang baik ; 3. Memanfaatkan fasilitas akademik dan fasilitas umum di Universitas Malahayati . 4. Mendapat bimbingan dari Dosen Pembimbing Akademik. 5. Memperoleh layanan informasi tentang program studi yang diikutinya dan hasil belajarnya; 6. Menggunakan kebebasan akademik secara bertanggung jawab ; 7. Alih program studi di lingkungan Universitas Malahayati dengan memenuhi persyaratan yang ketentuan dan daya tampung program studi yang bersangkutan masih memungkinkan. 8. Pindah program studi ke luar Universitas Malahayati, tetapi setelah pindah tidak diizinkan kembali ke Universitas Malahayati ; 9. Mengikuti berbagai kegiatan organisasi kemahasiswaan Universitas Malahayati ; 10. Memperoleh pelayanan khusus bagi yang menyandang cacat sesuai dengan kemampuan Universitas Malahayati ; 11. Membela diri jika terkena tuduhan melanggar Peraturan Akademik dan Kode Etik Mahasiswa sebelum dikenakan sanksi ; 12. Naik banding jika sanksi telah dijatuhkan. Pasal 13 KEWAJIBAN MAHASISWA 1. Belajar tekun sampai menyelesaikan program studi yang diikutinya ; 2. Menanggung biaya penyelenggaraan pendidikan, kecuali bagi mahasiswa yang dibebaskan dari kewajiban tersebut berdasarkan keputusan Yayasan; 3. Mematuhi pelaksanaan kalender akademik; 4. Menjunjung tinggi, mengindahkan, dan melaksanakan Norma Umum dan Etika Umum bagi warga Universitas Malahayati. 5. Mematuhi dan melaksanakan peraturan akademik Universitas Malahayati. 6. Menjaga dan memelihara nama baik Universitas Malahayati. Pasal 14 SANKSI 1. Sanksi terdiri atas sanksi administratif dan sanksi akademik. 2. Sanksi dapat dikenakan kepada perorangan (mahasiswa,), dan kelembagaan/ organisasi (penanggung jawab) ; 3. Sanksi yang dikenakan kepada mahasiswa dan kelembagaan mahasiswa berdasarkan urutan ringan ke barat adalah : a) Teguran biasa; b) Teguran tertulis; c) Dikeluarkan dari kelas d) Hukuman bersyarat e) Pencabutan fasilitas kegiatan dan pelayanan administratif ; Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 15 f) g) h) i) j) k) l) m) Mengganti kerugian ; Pembubaran organisasi kemahasiswaan ; Hukuman bersyarat ; Dinyatakan tidak lulus atau pembatalan nilai mata kuliah tertentu ; Dinyatakan tidak lulus atau pembatalan nilai mata kuliah satu semester ; Penghentian sementara status sebagai mahasiswa ; Pencabutan sebagai mahasiswa secara permanen ; Pembatalan ijazah. 4. Sanksi pelanggaran normatif : Apabila mahasiswa melakukan pelanggaran normatif akan diberikan sanksi khusus : A. Pelanggaran hukum ; Mahasiswa yang melakukan pelanggaran hukum, baik berupa tindak pidana maupun penyalahgunaan obat, narkotika dan sejenisnya, minuman keras dan sejenisnya akan dikenakan sanksi skorsing sampai dengan pemutusan studi, masalah pidananya akan diserahkan kepada yang berwajib ; B. Pelanggaran Etika Moral dan Etika Profesi ; Mahasiswa yang melakukan pelanggaran etika moral, profesi (memeriksa pasien/ klien tanpa supervisi, membuat resep, melakukan konsultasi tanpa supervisi, membocorkan soal, dsb) atau sejenisnya akan dikenakan sanksi sampai dengan pemutusan studi ; C. Pelanggaran Etika Akademik ; Mahasiswa yang melakukan pelanggaran akademik, seperti nyontek, menjiplak, merusak rekaman dalam komputer, membocorkan soal atau sejenisnya akan dikenai sanksi sampai dengan pemutusan studi. 5. Tata cara pemberian sanksi diatur dalam Pedoman Teknis yang ditetapkan dengan keputusan Rektor setelah mendapat persetujuan dari Senat Universitas Malahayati. Pasal 15 PENGHARGAAN 1. Penghargaan terdiri atas penghargaan berupa materi dan penghargaan nonmateri. 2. Penghargaan yang dapat diberikan kepada mahasiswa adalah : a) Pembebasan sebagian atau SPP ; b) Beasiswa dan bantuan skripsi ; c) Hadiah (uang, buku, dll) d) Piagam/ plakat penghargaaan mahasiswa terbaik ; e) Piagam/ plakat penghargaan mahasiswa berprestasi ; f) Piagam/ plakat penghargaan wisudawan terbaik. 3. Tatacara pemberian penghargaan diatur dalam Pedoman Teknis yang ditetapkan dengan keputusan Rektor setelah mendapat persetujuan Senat Universitas Malahayati. BAB XI KOMISI DISIPLIN 1. Komisi disiplin dan komisi Etika, adalah badan non struktural yang dibentuk oleh Rektor yang berfungsi untuk menegakkan Peraturan Akademik dan Kode Etik Universitas Malahayati serta bertindak sebagai penilai kasus pelanggaran yang dilakukan oleh warga Universitas Malahayati. 2. Komisi Disiplin terdiri tas komisi disiplin fakultas dan komisi disiplin Universitas yang ditetapkan dengan keputusan Rektor. Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 16 BAB XII PENUTUP Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 17 Prosedur Pengajuan Surat Permohonan dan Poposal Penyelenggaraan Kegiatan Panitia/pengurus UKM BEM Pembina Bidang kemahasiswaan T WR III T WRII Y Bagian keuangan Y Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas Panitia/pengurus UKM/BEM Pembina Bidang kemahasiswaan WR III BAU Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 18 Prosedur Pengajuan Permohonan Beasiswa Peningkatan Akademik (PPA) dan Beasiswa Bantuan Mahasiswa (BBM). BIDANG MAHASISWA Pengumuman beasiswa MAHASISWA Rekomendasi Beasiswa PPA/BBM KETUA JURUSAN Rekomendasi Pengajuan Beasiswa MAHASISWA Pengajuan Berkas Ke BK BIDANG EMAHASISWAAN Validasi dan pengiriman ke WR III WR III Persetujuan Hasil Validasi pengiriman berkas Ke Kopertis II BIDANG KEMAHASISWAAN Pengumuman Penerima MAHASISWA Melengkapi Berkas MAHASISWA Pencairan dana Panduan Kegiatan Kemahasiswaan Universitas Malahayati 19
