BAB I

1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kegunaan komputer pada aplikasi bisnis adalah untuk menyediakan
informasi dengan cepat dan tepat. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam
tubuh suatu perusahaan, jika informasi tersebut terhenti atau terlambat, maka
sistem perusahaan akan menjadi sulit untuk berkembang. Keadaan pasar yang
bersaing dan berkembang serta kompleknya suatu perusahaan, membuat informasi
yang dapat diandalkan dan tepat pada waktunya, sangat penting untuk semua
tingkatan manajemen.
Perguruan tinggi merupakan tempat proses belajar mengajar antara
mahasiswa dan dosen. Sistem informasi berbasis komputer sangat dibutuhkan
oleh setiap perguruan tinggi baik itu digunakan untuk mengelola data akademik,
sember daya manusia, promosi, pendidikan dan hiburan. Mengolah data secara
manual atau tanpa menggunakan komputer akan memperlambat proses pekerjaan
manajemen di suatu perguruan tinggi dan ini merupakan suatu masalah dalam
organisasi karena informasi yang akan dihasilkan menjadi terlambat. Oleh karena
masalah tersebut diatas maka dibuat sistem informasi berbasis komputer yang
sanggup mengatasi masalah tersebut sesuai dengan tuntutan jaman dan kebutuhan
organisasi.
Sistem informasi yang berbasis komputer untuk mengelola data akademik
akan membantu manajemen organisasi perguruan tinggi untuk mempermudah
2
pekerjaannya. Sistem informasi tersebut akan memberikan atau menghasilkan
informasi yang tepat waktu dan akurat untuk membantu para pimpinan
perusahaan dalam mengambil suatu keputusan yang strategis demi tercapainya
tujuan perusahaan.
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi harus
didukung oleh teknologi komputer yang memadai sesuai dengan perkembangan
organisasi. Teknologi yang di masuksud diatas adalah teknologi perangkat keras
dan teknologi perangkat lunak. Perangkat keras dan perangkat lunak harus saling
mendukung artinya jika terjadi proses pengolahan data pada sistem, agar tidak
menjadi halangan atau proses gagal. Oleh karena hal-hal diatas maka penulis
terdorong untuk melakukan penelitian tentang sistem informasi akademik pada
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis Indonesia Yogyakarta. Sistem
informasi yang dibuat adalah sistem informasi yang berbasis multi user yang
berjalan diatas sistem operasi windows.
1.2. Pokok Masalah
Pokok permasalahan dititikberatkan pada pengolahan data akademik yaitu
yang menyangkut pengolahan data matakuliah, dosen yang mengampu
matakuliah, mahasiswa yang mengambil matakuliah, nilai semester matakuliah
dan transkipnilai yang telah ditempu oleh mahasiswa.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada, penulis membatasi ruang lingkup
pembahasan tentang masalah Sistem Informasi Akademik yang ada pada Sekolah
3
Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis Indonesia Yogyakarta yang menyangkut atara
lain sebagai berikut :
a. Pengolahan data matakuliah
b. Pengolahan data dosen yang mengampu matakuliah
c. Pegolahan data mahasiswa yang mengambil matakuliah tertentu
d. Pengolahan data nilai matakuliah yang telah diambil oleh setiap
mahasiswa.
e. Pengolahan data dosen sebagai wali mahasiswa
f. Pembuatan laporan
1.4. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan bagian yang sangat penting dalam
menyusun karya tulis. Tanpa adanya kelengkapan data, suatu karya tulis tidak
akan berhasil dengan baik, karena data merupakan syarat dalam penyusunan
karya tulis. Adapun cara pengumpulan data dan informasi yang digunakan
penulis dalam penyusunan karya tulis ini adalah sebagai berikut:
a. Wawancara
Data diperoleh dengan menggunakan tanya jawab secara langsung yang
berdasarkan obyek yang akan direncanakan untuk memperoleh data yang
lengkap. Dalam hal ini wawancara dilakukan dengan Pembantu direktur III
dan bagian pengajaran.
b. Studi Kepustakaan
Bahan kepustakaan diperoleh dengan mengumpulkan data dengan membaca
bahan-bahan teori yang digunakan sebagai landasan penyusunan skripsi.
4
c. Metode Observasi
Pegambilan data dilakukan dengan pengamatan langsung dilapangan sesuai
dengan kebutuhan sistem.
1.5. Sistematika Penulisan Skripsi
Penyusunan skripsi terdiri dari lima bab yang secara sistematik diuraikan
sebagai berikut :
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, pokok masalah, batasan
masalah,metode pengumpulan data, dan sistematika karya tulis,
maksud dan tujuan penulisan skripsi, rencana kegiatan penulisan
skripsi.
BAB II : DASAR TEORI
Bab ini berisi tentang pengenalan sistem informasi manajemen, basis
data, sistem perangkat lunak yang digunakan untuk membuat skripsi,
dan sistem perangkat keras yang digunakan untuk membuat skripsi. Di
bab ini ini juga berisi tentang sejarah singkat perusahaan, Organisasi
Manajemen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis Indonesia,
Program Studi yang di selenggarakandan Program Pendidikan.
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisikan konsep perancangan sistem basis data, diagram aliran
data dan penjelasannya, bagan alir sistem, hubungan antar tabel,
rancangan masukan, dan rancangan keluaran.
5
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini berisikan tentang, penjelasan program yang ada secara umum
mulai program utama sampai menutup program.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari skripsi yang telah dibuat serta
saran-saran yang sifatnya membangun dari karya tulis ini dan
lampiran.
1.6. Maksud Dan Tujuan
Maksud penyusunan skripsi ini adalah untuk menyusun sistem informasi
akademik yang dapat digunakan untuk mengelola data akademik Sedangkan
tujuan dari skripsi ini adalah untuk menganalisis, mendesain dan membangun
sistem informasi yang berbasis komputer untuk pengolahan data akademik.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengenalan Sistem Informasi Manajemen
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Jika dalam sebuah sistem
terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang
sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.
Menurut Barry E. Cushing : “ suatu sistem adalah suatu kesatuan yang
terdiri dari dua atau lebih komponen subsistem yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan”.1
Elemen-elemen yang menbentuk sistem, yaitu :
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), tujuan utama yang umum yaitu :
1) untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen
2) untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan
3) untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.
b. Masukan
Masukan sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan
selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Pada sistem informasi, masukan
dapat berupa data transaksi.
1
Dr. Jogianto H.M.,M.B.A.,Akt, Sistem Informasi Berbasis Komputer,BPFE, Yogyakarta,
1999,hal.3
7
c. Keluaran
Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran bisa berupa sesuatu
informasi, saran dan cetakan laporan.
d. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya informasi dan produk.
Proses dapat berupa meringkas data, melakukan perhitungan, mengurutkan
data.
e. Mekanisme Pengendalian, dan umpan balik
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan mengunakan umpan balik yang
mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik
masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem
berjalan sesuai dengan tujuan.
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
mengambil keputusan. Informasi didapat dari sistem informasi.
Gordon B. Davis, mengemukakan : “ informasi adalah data yang telah
diolah kedalam suatu bentuk yang berguna bagi penerima dan nyata atau berupa
nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan”.2
Dengan demikian maka informasi merupakan kebutuhan mendasar bagi yang
membutuhkannya, dimanan dengan adanya informasi maka suatu kegiatan dapat
berjalan secara maksimal. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal,
yaitu :
2
Dr. Jogianto H.M.,M.B.A.,Akt, Sistem Informasi Berbasis Komputer,BPFE, Yogyakarta,
1999,hal.24
8
a. Akurat
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi
merupakan landasan di dalam mengambil keputusan.
c. Relevan
Infromasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi
untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Sistem informasi adalah sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk
menyediakan semua informasi yang diperlukan sebuah organisasi.
Menurut Henry C.Lucas “sistem informasi adalah suatu kegiatan dari
prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam
bidang organisasi.3”. Jadi sangat jelas bahwa sistem informasi sangat dibutuhkan
oleh sebuah organisasi sebagai penyedia informasi guna mengambil langkah yang
strategis untuk kemajuan sebuah organisasi.
Sistem informasi manajemen (management information system) adalah
sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Biasanya sistem informasi
3
Dr. Jogianto H.M.,M.B.A.,Akt, Sistem Informasi Berbasis Komputer,BPFE, Yogyakarta,
1999,hal.35
9
manajemen menghasilkan informasi untuk memantau kenerja, memelihara
koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya
sistem informasi manajemen mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi.
Menurut Gordon B. Davis dan Margareth H. Olson mendefinisikan sistem
informasi manajemen sebagai berikut “Sistem informasi manajemen merupakan
sebuah sistem mesin pemakai yang terintegrasi yang menyediakan informasi
untuk menunjang operasi-operasi menejemen dan fungsi-fungsi pengambilan
keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat
keras dan perangkat lunak komputer, dan prosedur-prosedur manual, modelmodel untuk analisis, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan, dan
suatu basis data”.4 Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem
informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
2.2. Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan salah satu
komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam
menyediakan informasi bagi para pemakai. Sistem basis data adalah suatu sistem
informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang
bermacam-macam dalam suatu organisasi.
4
Dr. Winardi, SE, Sistem Informasi Manajemen, Bandung, Nova, 1987, hal 94
10
2.2.1. Konsep Basis data
Pemrosessan data dari waktu ke waktu mengalami perubahan. Sistem
pemrosesan secara manual merupakan bentuk pemrosesan data yang paling dasar.
Sistem ini kurang luwes, data akan sulit sekali untuk di urutkan berdasarkan
kategori yang di inginkan apabila data berjumlah besar. Pada awal perkembangan
komputer, sekelompok rekaman disimpan dalam sejumlah berkas yang terpisah,
dan disebut sistem pemrosesan berkas. Tentu saja sistem ini lebih baik, dari pada
sistem manual, namun masih terdapat kekurangan yaitu program hanya
didasarkan pada kebutuhan individual pengguna. Setiap ada pengguna kebutuhan
baru dari pengguna, segera diterjamahkan ke dalam komputer, dampak yang
timbul adalah setiap program aplikasi menuliskan program data tersendiri.
Sementara itu ada kemungkinan data yang sama juga terdapat pada berkas lain
yang digunakan oleh program aplikasi lain.
2.2.2. Model Data Relasional
Proses pemecah satu tabel tunggal menjadi beberapa tabel yang saling
berhunbungan disebut normalisasi. Pengelolaan database dimana beberapa tabel
dimasukkan dalam satu file dan tabel satu dengan lainnya saling berhubungan
melalui field yang sama (kunci) disebut pengelolaan database secara relasional.
Hubungan antara tabel satu dengan lainnya melalui field yang sama disebut relasi.
Relasi dibuat dengan menggunakan kunci. Ada dua macam kunci. Pertama
primary key (kuncy utama) yaitu field unik yang mengidentifikasikan suatu record
sehingga dapat dihubungakan dengan tabel lain yang berkaitan. Kedua foreign key
11
(kunci tamu) yaitu field yang berisi nilai identifikasi dengan record yang berkaitan
dalam tabel lain.
Ada tiga bentuk relasi antar tabel, yaitu :
a) Relasi one-to-one (satu ke satu), ketika satu record pada suatu tabel hanya
berhubungan dengan satu record pada satu tabel lainnya.
b) Relasi one-to-many (satu ke banyak), ketika satu record pada suatu tabel
berhubungan dengan banyak record pada tabel lainnya.
c) Relasi many-to-many (banyak ke banyak), ketika banyak record pada
suatu tabel berhubungan dengan bayak record pada tabel lain.
Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua
(yang biasa disebut relasi atau tabel) dengan masing masing tabel tersusun atas
sejumlah baris dan kolom.
Normalisasi memiliki tiga tujuan utama :5
1. untuk mencari dan mengelompokkon seluruh sifat yang berkenaan dengan
objek tertentu.
2. untuk menghilangkan informasi yang berlebihan.
3. untuk memberikan identifikasi unik bagi record individu.
Model basis data yang terkenal adalah model basis data relasional. Model data
yang menyusun model data relasional adalah entitas dan relasi serta normalisasi.
a. Entitas atau terkadang disebut dengan tipe entitas atau kelas entitas adalah
sesuatu yang mewakili objek nyata dan dapat dibedakan dari objek yang
5
Mark whitehorn dan Bill Marklyn, Seluk Beluk Database Relasional,Bandung, Erlangga, edisi
kedua, hal 213
12
lain. Entitas merupakan objek riil yang dapat dibedakan satu sama lainnya
dan tidak saling ketergantungan.
2.3. Sejarah Singkat Perusahaan
Kami, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis Indonesia yang berdiri
sejak tahun 1994, merasa prihatin dan tertantang dengan fenomena pengangguran
terdidik yang semakin meningkat jumlahnya. Kami telah mengidentifikasi
kualifikasi yang dibutuhkan pasar kerja, yang pada prinsipnya memerlukan
lulusan perguruan tinggi dengan kompetensi dan keterampilan jelas serta
kemampuan plus. Merespon kebutuhan pasar kerja itu, kami menyelenggarakan
pendidikan yang realistis dengan membangun kemampuan intelektual dan
keterampilan teknis mahasiswa secara memadai sesuai tuntutan pasar kerja.
Kemampuan plus kami kembangkan melalui program kuliah bahasa Inggris secara
intensif dan pelatihan teknologi informasi secara terpadu.
Membangun Sumber Daya Manusia dengan wawasan keilmuan yang
tinggi dan penguasaan Teknologi Informasi. Disamping itu untuk menjawab
tantangan dunia kerja kami mengutamakan penguasaan bahasa Inggris secara
aktif. Agar para lulusan lebih mengenal dunia kerja secara nyata, kami
menggunakan sistem magang melalui program kerja sama dengan berbagai
perusahaan dan industri. Sistem magang ini juga sekaligus dimaksudkan
membangun jaringan dengan kalangan mitra usaha, sehingga mempercepat
lulusan memperoleh kerja.
13
2.4.
Organisasi Manajemen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis
Indonesia.
a. Nama yayasan STIE SBI
: Solusi Bisnis Indonesia
b. Pengurus yayasan
1) Ketua yayasan
: Prof. Dr. H. Husya Asy’arie
2) Wakil ketua
: Dr. Ir. Suharyadi, Msi
3) Sekretaris
: Prof. Hj. Eko Sri Margianti, SE., MM
4) Bendahara
: Ir. Bambang Gunadi
c. Pimpinan manajemen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi bisnis
Indonesia
1) Ketua STIESBI
: Dr. Sugeng Bayu Wahyono M.si
2) Pembantu ketua II
: Alief Indita, SE
3) Staf Pembantu Ketua II
: Krisna Wijayanti, SE
d. Program studi manajemen
1) Ketua jurusan manajemen : Heru Noor Rahmawati, SE., MM
2) Ketua jurusan akuntansi : Suprihadi, SE
e. Bagian perpustakaan
1) Kepala bagian perpustakaan
: Muh. Supriyanto
2) Staf bagian perpustakaan
: Kawisono
f. Bagian akademik
1) Kepala bagian akademik
: Heru Noor Rahmawati, SE., MM
2) Staf
: Mukharomah, S.pd
: Surya widya S.Sos
14
2.5.
Program Studi yang diselenggarakan
1. Program Studi Sarjana S1
Program studi sarjana S1 memiliki dua jurusan yaitu :
a) Jurusan akuntansi
Jurusan kauntasi memiliki 3 konsentrasi yaitu :
a. Akuntasi umum
b. Sistem informasi akuntansi
c. Auditing bank syariah
b) Jurusan manajemen
Jurusan manajemen memiliki empat konsentrasi yaitu :
a. Manajemen pemasaran
b. Manajemen sumberdaya manusia
c. Manajemen keuangan
d. Manajemen bank syariah
2. Progam pendidikan diploma 1 (D1)
Program studi diploma 1 (D1) memiliki tiga jurusan yaitu :
a. Komputer akuntansi
b. Akuntansi perpajakan
c. Manajemen perkantoran
2.6.
Program Pendidikan
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis Indonesia memiliki dua
kelas program pendidikan yaitu antara lain:
15
a) Kelas reguler
Kelas reguler dikhususkan untuk para lulusan SLTA dan sederajat
pada umumnya. Kuliah diselenggarakan pagi, siang, dan sore hari.
b) Kelas executive
Kelas executive dikhususkan untuk orang yang sudah bekerja, tetapi
masih bersemangat tinggi untuk belajar diperguruan tinggi, sekaligus
meraih gelar kesarjanaan. Kuliah diselenggarakan hari sabtu dan
minggu dengan sistem paket.
2.7. Aturan Perkuliahan
Jurusan manajemen tidak boleh mengambil mata kuliah jurusan akuntansi
dan sebaliknya jurusan akuntansi tidak boleh mengambil mata kuliah manajemen.
Jurusan manajemen executive dengan jurusan manajemen reguler memiliki mata
kuliah yang sama dan jurusan akuntansi executive dengan jurusan akuntansi
reguler memiliki mata kuliah yang sama artinya mata kuliah reguler sama dengan
matakuliah executive. Mahasiswa yang mengambil kuliah reguler, aktif kuliah
mulai hari senin sampai dengan hari sabtu sedangkan mahasiswa yang mengambil
kuliah executive, aktif kuliah hari sabtu dan hari minggu dengan sistem paket.
Setiap mahasiswa masuk kuliah sesuai dengan mata kuliah yang diambilnya dan
dosen yang mengampu mata kuliah tersebut. Mahasiswa tidak boleh masuk kuliah
yang diajarkan oleh dosen yang bukan dosen yang mengampu mata kuliah yang
diambilnya.